• Посилання скопійовано
Документ підготовлено в системі iplex

Перелік документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання

Міністерство юстиції України  | Перелік від 04.11.2002 № 94/5 | Документ не діє
Реквізити
  • Видавник: Міністерство юстиції України
  • Тип: Перелік
  • Дата: 04.11.2002
  • Номер: 94/5
  • Статус: Документ не діє
  • Посилання скопійовано
Реквізити
  • Видавник: Міністерство юстиції України
  • Тип: Перелік
  • Дата: 04.11.2002
  • Номер: 94/5
  • Статус: Документ не діє
Документ підготовлено в системі iplex
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
04.11.2002 N 94/5
( z0866-02 )
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
4 листопада 2002 р.
за N 867/7155
( Документ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2804/5 від 30.12.2013 ) ( Перелік вводиться в дію з набранням чинності Сімейним кодексом України згідно з Наказом Міністерства юстиції N 4/5 від 17.01.2003 )
ПЕРЕЛІК
документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання
N
статті
Найменування документівТермін
зберігання у
відділі
реєстрації
актів
цивільного
стану
Головного
управління
юстиції
Міністерства
юстиції
України в
Автономній
Республіці
Крим,
обласних,
Київського
та Севас-
топольського
міських
управлінь
юстиції
Термін
зберігання
у відділі
реєстрації
актів
цивільного
стану
районного,
районного в
місті,
міського
(міст
обласного
значення)
управління
юстиції
Примітка
12345
1. Керівництво та контроль
1Копії нормативно-правових актів з
питань діяльності державних
органів реєстрації актів
цивільного стану (постанов
Верховної Ради України, указів
Президента України, постанов і
розпоряджень Кабінету Міністрів
України, наказів Міністерства
юстиції України, Головного
управління юстиції Міністерства
юстиції України в Автономній
Республіці Крим, обласних,
Київського та Севастопольського
міських, районних, районних у
містах, міських (міст обласного
значення) управлінь юстиції,
актів органів місцевого
самоврядування та місцевих
державних адміністрацій, які
стосуються безпосередньої
діяльності державних органів
реєстрації актів цивільного
стану)
Доки не мине
потреба
Доки не
мине
потреба
2Копії наказів Міністерства
юстиції України, Головного
управління юстиції Міністерства
юстиції України в Автономній
Республіці Крим, обласних,
Київського та Севастопольського
міських управлінь юстиції,
районних, районних у містах,
міських (міст обласного значення)
управлінь юстиції, розпоряджень
органів виконавчої влади,
місцевого самоврядування
Доки
не мине
потреба
Доки не
мине
потреба
Надіслані
для відома
3Документи (правила, положення,
інструкції, методичні
рекомендації, вказівки тощо)
Міністерства юстиції України,
Головного управління юстиції
Міністерства юстиції України в
Автономній Республіці Крим,
обласних, Київського та
Севастопольського міських
управлінь юстиції
До
заміни новими
До
заміни
новими
4Документи
(огляди, інформації тощо) з
питань реєстрації актів
цивільного стану з іноземцями та
особами без громадянства
ПостійноПостійно
5Документи (довідки, доповідні
записки, акти тощо) комплексних,
цільових, контрольних перевірок
роботи державних органів
реєстрації актів цивільного стану
ПостійноПостійно
6Документи (довідки, акти,
службові записки) ревізій
державних органів реєстрації
актів цивільного стану,
проведених фінансовими органами
5
років
5
років
За умови
проведення
ревізії
2. Організаційні питання
7Положення про відділ реєстрації
актів цивільного стану та
розподіл обов'язків між
працівниками відділу реєстрації
актів цивільного стану
3 роки після
заміни новим
3 роки
після
заміни
новим
8Плани
роботи відділу реєстрації актів
цивільного стану
1 рік1 рік
9Номенклатура
справ відділу реєстрації актів
цивільного стану
До заміни
новою
До заміни
новою
10Звіти про
реєстрацію актів цивільного стану
(форма 97, форма 97-А та додаток
до неї)
5 років5 років
11Звіти про витрачання
бланків свідоцтв, що видаються
державними органами реєстрації
актів цивільного стану на
підтвердження юридичних фактів в
Україні
ПостійноПостійноНа дер-
жавне
зберігання
не переда-
ються
12Документи (протоколи
засідань, рішення тощо)
атестаційної, кваліфікаційної
комісії
5 років5 років
13Документи (навчальні
програми, плани, довідки,
відомості тощо) з питання
підвищення ділової кваліфікації
працівників відділів реєстрації
актів цивільного стану та
посадових осіб виконавчих органів
сільських, селищних, міських
(крім міст обласного значення)
рад
5 років5 років
14Документи (положення,
перелік, тарифи та інше),
пов'язані з організацією роботи
щодо надання працівниками
відділів реєстрації актів
цивільного стану додаткових
платних послуг правового та
технічного характеру
До заміни
новими
До заміни
новими
15Документи
(виступи, статті, доповіді тощо)
з питань правової пропаганди
серед населення
3 роки3 роки
16Документи
(огляди, інформації, довідки
тощо) узагальнення практики
роботи державних органів
реєстрації актів цивільного стану
5 років ЕПК5 років ЕПК
17Журнал особистого приймання
громадян керівником відділу
реєстрації актів цивільного стану
5 років5 років
18Журнал обліку звернень громадян,
що надійшли до відділу відповідно
до Закону України "Про звернення громадян"
5 років5 років
19Звернення громадян, що
надійшли до відділу реєстрації
актів цивільного стану відповідно
до Закону України "Про звернення громадян"
:
а) що містять
пропозиції про суттєві зміни в
роботі державних органів
реєстрації актів цивільного
стану, усунення недоліків та
зловживань;
б) особистого та
другорядного характеру





Постійно





5 років





Постійно





5 років
20Листування
з органами державної влади,
місцевого самоврядування,
підприємствами, установами,
організаціями з питань діяльності
державних органів реєстрації
актів цивільного стану (запити
стосовно витребування копій
актових записів цивільного стану,
підтверджень щодо проведеної
реєстрації актів цивільного стану
тощо, відповіді)
5 років
ЕПК
5 років
3. Реєстрація актів цивільного стану
21Книги реєстрації актів про
народження
75 років75 років
22Медичні довідки та
списки про народження дітей,
заяви про реєстрацію народження
дитини
-3 роки
23Заяви матерів, які не
перебувають у шлюбі, щодо
внесення відомостей про батька до
актового запису про народження
дитини
-3 роки
24Акти, протоколи, довідки,
що представлені у зв'язку з
реєстрацією знайденої дитини
-20 років
25Копії рішень органів опіки та
піклування щодо вирішення питань
відносно неповнолітніх дітей
-3 роки
26Корінці довідок про виплату
одноразової допомоги у зв'язку з
народженням дитини
-3 роки
27Корінці
довідок про реєстрацію народження
дитини для одержання щомісячної
допомоги
-3 роки
28Книги реєстрації актів
про смерть
75 років75 років
29Списки дітей, померлих
у віці до одного року
-3 роки
30Копії
повідомлень про померлих дітей у
віці до 16 років
-3 роки
31Копії
повідомлень про громадян, які
померли, для зняття з обліку в
Державному реєстрі фізичних
осіб - платників податків та
інших обов'язкових платежів
-3 роки
32Копії
рішень судів про оголошення
громадянина померлим,
установлення факту смерті або
реєстрації смерті
-3 роки
33Корінці довідок
про виплату одноразової допомоги
у зв'язку зі смертю
-3 роки
34Копії списків
паспортів, паспортних документів,
пільгових посвідчень,
військово-облікових документів,
зданих у зв'язку з реєстрацією
смерті померлих громадян
-3 роки
35Книги
реєстрації актів про шлюб
75 років75 років
36Заяви
громадян про реєстрацію шлюбу, а
також документи, необхідні для
реєстрації шлюбу з іноземцями та
особами без громадянства
(доручення або їх копії, довідки
про сімейний стан, переклади з
витягів паспортів, квитанції про
сплату держмита тощо)
-3 роки
37Заяви про
реєстрацію шлюбу осіб, які не
з'явилися на призначений їм день
-3 роки
38Журнал обліку заяв про шлюб-3 роки
39Книги
реєстрації актів про розірвання
шлюбу
75 років75 років
40Документи про розірвання
шлюбу стосовно подружжя, яке не
має (неповнолітніх) дітей; щодо
одного із подружжя, якщо другий
із подружжя визнаний безвісно
відсутнім, визнаний недієздатним,
засуджений за вчинення злочину до
позбавлення волі на строк не
менше як три роки (заяви,
постанови відділу реєстрації
актів цивільного стану про
розірвання шлюбу, копії вироків
суду (виписки з вироків), копії
повідомлень про розірвання шлюбу
для внесення відповідної відмітки
до актового запису про шлюб,
копії повідомлень про доповнення
актового запису про розірвання
шлюбу, квитанції про сплату
держмита тощо)
-20 років
41Документи про
розірвання шлюбу від подружжя на
підставі рішень судів (витягів з
рішень) про розірвання шлюбу
(заяви, рішення суду (витяги з
рішень), копії повідомлень про
розірвання шлюбу для внесення
відповідної відмітки до актового
запису про шлюб, копії
повідомлень про доповнення
актового запису про розірвання
шлюбу)
-20 років
42Заяви осіб, які не
з'явилися на реєстрацію
розірвання шлюбу
-3 роки
43Журнал обліку
заяв про розірвання шлюбу за
взаємною згодою подружжя, на
підставі рішення (вироку) суду
про визнання громадян безвісно
відсутніми, недієздатними, а
також копії вироків суду (виписки
з вироків) про засудження
громадян до позбавлення волі на
строк не менше як три роки
-3 роки
44Журнал
обліку заяв про розірвання шлюбу
на підставі рішення суду (витягу
з рішення) про розірвання шлюбу
-3 роки
45Заяви подружжя про поновлення
шлюбу у разі, якщо з'явився один
з подружжя, визнаний раніше судом
безвісно відсутнім, та копія
рішення (ухвали) суду про
скасування такого рішення
-3 роки
46Повідомлення про реєстрацію
розірвання шлюбу, отримані від
інших відділів реєстрації актів
цивільного стану
1 рік3 роки
47Книги реєстрації
актів про встановлення
батьківства
75 років75 роківЩо велися
до 2003
року
48Заяви про визнання
батьківства та документи,
пов'язані з унесенням змін до
актового запису про народження
30 років30 років
49Журнал реєстрації заяв про
визнання батьківства
-3 роки
50Повідомлення
про внесення змін та доповнень до
актового запису про народження, у
зв'язку з визнанням батьківства
-3 роки
51Книги реєстрації актів про
переміну прізвища, імені та по
батькові
75 років75 років
52Журнали обліку заяв
громадян про переміну прізвища,
імені, по батькові
-10 років
53Документи про
переміну прізвища, імені, по
батькові (заява, витяг з
паспорта, копії свідоцтв та
актових записів цивільного стану,
висновок, копії дозволу на
реєстрацію, повідомлень про
внесення змін до актових записів
цивільного стану, повідомлень до
паспортної служби органу
внутрішніх справ, військового
комісаріату, квитанція про сплату
держмита та інше)
-10 років
54Книги
реєстрації поновлених актів про
народження
75 років75 років
55Книги реєстрації
поновлених актів цивільного стану
(про смерть, одруження,
розірвання шлюбу, переміну
прізвища, імені, по батькові)
75 років75 років
56Копії рішень судів про
встановлення фактів реєстрації
актів цивільного стану
-5 років
57Копії
рішень судів про усиновлення, про
скасування усиновлення або
визнання його недійсним
-5 років
58Повідомлення про внесення змін до
актових записів про народження у
зв'язку з усиновленням
5 років5 років
59Повідомлення про внесення змін,
доповнень та виправлень до
актових записів цивільного стану,
отримані від інших відділів
реєстрації актів цивільного стану
3 роки3 роки
60Копії повідомлень про зміну
військовозобов'язаними і
призовниками прізвища, по
батькові у зв'язку з реєстрацією
шлюбу, розірванням шлюбу,
визнанням батьківства
-3 роки
61Алфавітні
журнали до книг реєстрації актів
цивільного стану (за кожним видом
окремо)
75 років75 років
62Алфавітні журнали про
видане свідоцтво при усиновленні
на підставі рішення суду
75 років75 років
63Журнали
обліку заяв про внесення змін,
доповнень та виправлень до
актових записів цивільного стану
-5 років
64Документи про внесення змін,
доповнень та виправлень до
актових записів цивільного стану
(заяви громадян, витяги з
паспортів, копії свідоцтв та
актових записів цивільного стану,
висновок, копії повідомлень про
внесення змін, виправлень,
доповнень до актових записів
цивільного стану та інше)
-10 років
65Журнали
обліку заяв про поновлення
втрачених актових записів
цивільного стану, у тому числі
про реєстрацію народження з
пропуском установленого строку
-5 років
66Документи про поновлення
втрачених актових записів
цивільного стану (заяви громадян,
витяги з паспортів, повідомлення
про відсутність актових записів,
копії свідоцтв та актових записів
цивільного стану, висновок та
інші) і документи перевірок за
заявами про реєстрацію народження
з пропуском установленого строку
-10 років
67Журнали обліку заяв про
анулювання актових записів
цивільного стану
3 роки3 роки
68Документи про
анулювання актових записів
цивільного стану, у тому числі
рішення судів (заяви громадян,
витяги з паспортів, копії
свідоцтв та актових записів
цивільного стану, висновок та
інше)
10 років10 років
69Заяви громадян про видачу
повторних свідоцтв, довідок про
реєстрацію актів цивільного
стану, довідок про сімейний стан
1 рік1 рік
70Журнал обліку виданих довідок про
проведену реєстрацію акта
цивільного стану
3 роки3 роки
71Журнал обліку
виданих громадянам України та
особам без громадянства довідок
про сімейний стан для подальшого
їх використання за кордоном
3 роки3 роки
72Свідоцтва, що надійшли з інших
відділів реєстрації актів
цивільного стану для вручення
громадянам, та документи,
пов'язані з видачею цих свідоцтв
(супровідні листи, заяви про
отримання свідоцтв, квитанції про
сплату державного мита тощо)
1 рік1 рік
73Книги обліку оприбуткування й
витрачання бланків свідоцтв
ПостійноПостійноНа держав-
не збері-
гання не
передають-
ся
74Книги
обліку бланків свідоцтв, які
видаються керівництвом відділу
реєстрації актів цивільного стану
працівникам відділу
ПостійноПостійноНа держав-
не збері-
гання не
передають-
ся
75Книги обліку
оприбуткування й витрачання
бланків свідоцтв про народження,
смерть, шлюб, розірвання шлюбу,
переміну прізвища, імені, по
батькові і усиновлення
ПостійноПостійноНа держав-
не збері-
гання не
передають-
ся
76Книги
особових рахунків з обліку
бланків свідоцтв
ПостійноПостійноНа держав-
не збері-
гання не
передають-
ся
77Книги обліку
бланків свідоцтв, які надійшли з
інших відділів реєстрації актів
цивільного стану для вручення
громадянам
ПостійноПостійноНа держав-
не збері-
гання не
передають-
ся
78Реєстри бланків
свідоцтв, виданих виконавчими
органами сільської, селищної,
міської (міст обласного значення)
ради
-3 роки
4. Діловодство та архів
79Книги обліку поштових витрат,
реєстри, квитанції на відправку
рекомендованої кореспонденції,
акти про відсутність вкладень у
конверті
1 рік1 рік
80Справа архівного фонду
(історичні довідки до фондів,
акти перевірки наявності й стану
документів, акти
приймання-передавання документів
від структурних підрозділів та на
держзберігання, акти про
виділення документів до знищення,
про нестачу й непоправні
пошкодження документів, огляди
фондів, свідоцтва про державну
реєстрацію документів
Національного архівного фонду)
ПостійноПостійно
81Журнал обліку книг реєстрації
актів цивільного стану і
метричних книг
ПостійноПостійно
82Описи справ:
а) постійного зберігання

б) тимчасового зберігання

Постійно

3 роки

Постійно

3 роки



Після
знищення
справ
83Довідки
обласного державного архіву про
підтвердження або відсутність
проведеної реєстрації акта
цивільного стану, на підставі
яких видаються повторні свідоцтва
10 років10 років
84Копії повідомлень, надісланих
обласними управліннями юстиції до
державних архівів, про видачу
повторних свідоцтв
3 роки3 роки
85Акти про
прийняття, передавання бланків
свідоцтв
ПостійноПостійноНа
державне
зберігання
не переда-
ються
86Акти про знищення
бланків свідоцтв, що видаються
державними органами реєстрації
актів цивільного стану на
підтвердження юридичних фактів в
Україні
ПостійноПостійноНа
державне
зберігання
не переда-
ються
87Акти
приймання-передавання документів
та матеріальних цінностей відділу
реєстрації актів цивільного стану
у зв'язку зі зміною кадрів
ПостійноПостійно
88Журнали реєстрації вхідних та
вихідних документів
3 роки3 роки
89Акти про
знищення других примірників книг
реєстрації актів цивільного стану
у зв'язку з передачею перших
примірників до державного архіву
ПостійноПостійноНа
державне
зберігання
не переда-
ються
90Акти про передачу на зберігання
до державного архіву книг
реєстрації актів цивільного стану
та метричних книг
ПостійноПостійно
91Журнал
реєстрації копій наказів
Доки не мине
потреба
Доки не
мине
потреба
92Розносна
книга для місцевої кореспонденції
3 роки3 роки
Директор Департаменту
у справах цивільного
стану громадян


В.В.Кунда