Про затвердження Умов зберігання книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг у відділах реєстрації актів громадянського стану та порядку передачі цих книг на зберігання до державних архівів

На виконання Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України з питань реєстрації актів громадянського стану"

1. Затвердити та ввести в дію з 1 січня 2001 року Умови зберігання книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг у відділах реєстрації актів громадянського стану та порядок передачі цих книг на зберігання до державних архівів, а також Типовий перелік документів відділів реєстрації актів громадянського стану зі строками їх зберігання (додаються).

2. Умови зберігання книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг в органах загсу, а також порядок передачі цих книг на зберігання в державний архів, затверджені постановою колегії Міністерства юстиції України від 17.06.93 N 14, з 1 січня 2001 року не застосовувати.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на Першого заступника Міністра юстиції Стичинського Б.С. та директора Департаменту у справах цивільного стану громадян В.Кунду.

1.1. Відповідно до статті 23 Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" ці Умови встановлюють порядок зберігання, а також передачі відділами реєстрації актів громадянського стану до державних архівів книг державної реєстрації актів громадянського стану, які містять перші примірники записів актів громадянського стану, і метричних книг, складених до утворення чи поновлення органів реєстрації актів громадянського стану (далі - метричні книги).

1.2. Книги реєстрації актів громадянського стану та метричні книги є однією із складових частин Національного архівного фонду України.

Книги реєстрації актів громадянського стану, які містять перші примірники записів актів громадянського стану, та метричні книги після сімдесяти п'яти років з дня їх складання передаються відділами реєстрації актів громадянського стану на постійне зберігання до відповідних державних архівів.

1.3. Перебіг строку зберігання книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг у відділах реєстрації актів громадянського стану починається з року, наступного за роком складання записів актів громадянського стану та метричних записів, та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п'ятого) року їх зберігання.

Перебіг терміну зберігання об'єднаних книг реєстрації актів громадянського стану у відділах реєстрації актів громадянського стану починається з року, наступного за роком складання останніх з тих записів, що ввійшли до книги реєстрації актів громадянського стану.

2.1. Записи актів громадянського стану підбираються та брошуруються у книги в хронологічному порядку за видами тим відділом реєстрації актів громадянського стану, на зберіганні якого перебувають ці записи, за районами (містами), а всередині району - в алфавітному порядку - за виконавчими органами сільських, селищних та міських (крім міст обласного значення) рад.

Книги реєстрації актів громадянського стану складаються у двох примірниках, в одному з яких розміщуються перші примірники, а в другому - другі примірники записів актів громадянського стану.

У кожній книзі реєстрації актів громадянського стану зосереджується до 250 аркушів записів одного виду актів громадянського стану в межах календарного року. Якщо протягом року записів одного виду недостатньо, то допускається об'єднання книг реєстрації актів за кілька років.

2.2. Перші примірники книг реєстрації актів громадянського стану, складені на території даного району (міста), у тому числі виконавчими органами сільських, селищних та міських (крім міст обласного значення) рад, а також метричних книг зберігаються у районному (міському) відділі реєстрації актів громадянського стану.

Другі примірники книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг, складених на території України, області (міста), зберігаються у відділі реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

Книги реєстрації актів громадянського стану систематизуються і розкладаються в архівосховищах у хронологічному порядку за роками, у межах років - за видами (умовні знаки 1, 2, 3, 4, 5, 6 (додаток 1)), а метричні книги - за видами записів у хронологічному порядку.

2.3. Перші примірники записів актів громадянського стану разом з документами, які є підставою для реєстрації і надійшли через Міністерство закордонних справ України з дипломатичних представництв та консульських установ України, зберігаються у відділі реєстрації актів громадянського стану Київського міського, а другі примірники - у відділі реєстрації актів громадянського стану Київського обласного управлінь юстиції.

2.4. Перші примірники метричних книг полкових церков, кірх, костьолів, мечетей та синагог, складених на території даного району (міста), зберігаються у відділах реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, а другі - у відділах реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

2.5. Книги реєстрації актів громадянського стану в обов'язковому порядку беруться в оправу і нумеруються простим м'яким олівцем у правому верхньому куті.

Кожна книга реєстрації актів громадянського стану починається відповідною титульною сторінкою.

Після титульної сторінки оформляється зміст книги. У змісті в алфавітному порядку зазначаються найменування районів, міст, виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, номери записів актів та аркуші книг, де знаходяться записи.

У кінці книги на окремому чистому аркуші робиться засвідчувальний напис, який підписується керівником відділу реєстрації актів громадянського стану або завідуючим архівом і скріплюється мастиковою печаткою. Після закінчення оформлення книги її заносять до журналу (додаток 2) обліку книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг (фондової книги). Книга актів громадянського стану, у якій вміщені записи актів одного виду за кілька років, заноситься до журналу обліку книг реєстрації актів громадянського стану за останній рік складання.

На корінці книги зверху зазначаються умовний знак (додаток 1) виду запису акта громадянського стану, початкові та остаточні дати складання записів, номер книги за порядком відповідно до фондової книги, найменування районів, міст, районів у містах, у яких складені записи.

2.6. На всі види записів актів громадянського стану відділи реєстрації актів громадянського стану заводять алфавітні книги, а за наявності автоматизованої системи записи вводяться до комп'ютера.

Відомості про проведену відділами реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції реєстрацію вносяться до алфавіту зразу ж після реєстрації акта громадянського стану, а про реєстрацію у виконавчих органах сільських, селищних та міських (крім міст обласного значення) радах - щомісячно при здачі відповідного звіту про проведену реєстрацію.

При цьому відомості про проведену реєстрацію одруження вносяться щодо обох з подружжя як на дошлюбне прізвище, так і на прізвище, обране після одруження.

3.1. Книги реєстрації актів громадянського стану і метричні книги зберігаються у відділах реєстрації актів громадянського стану впродовж 75 років з часу їх складання.

Після закінчення 75 років перші примірники книг реєстрації актів громадянського стану та метричних книг передаються відділом реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції до відділу реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

Разом з книгами реєстрації актів громадянського стану та метричними книгами передаються довідково-пошукові матеріали до них (алфавітні книги, комп'ютерні бази даних).

Передача книг реєстрації актів громадянського стану і довідково-пошукових матеріалів до них (алфавітів) оформлюється актом (додаток 3), який засвідчується підписами керівників відділів реєстрації актів громадянського стану, що передають та приймають документи, та мастиковими печатками.

Відділ реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції провадить звірку книг реєстрації актів громадянського стану шляхом порівняння (зіставляння) першого та другого примірників кожного запису акта громадянського стану.

Якщо перший примірник запису акта громадянського стану не містить виправлень та змін, які внесені до другого примірника запису акта громадянського стану у випадках, передбачених законодавством, то до першого примірника запису акта громадянського стану вносяться відповідні виправлення та зміни.

Запис про внесення виправлень чи змін у даному випадку повинен містити, крім реквізитів документа, на підставі якого вони були внесені, також указівку про те, що виправлення чи зміни внесені до першого примірника запису акта громадянського стану при звірці з другим примірником запису акта громадянського стану. Проведений запис засвідчується підписом керівника відділу реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції та мастиковою печаткою.

Якщо в книгах реєстрації актів громадянського стану, складених з перших примірників записів актів громадянського стану, не вистачає записів актів громадянського стану або вони непоправно пошкоджені, то ці книги розшиваються та доповнюються записами актів, яких не вистачає, а пошкоджені записи актів замінюються на ті записи, які краще збереглися. Необхідні для доповнення та заміни записи актів громадянського стану вилучаються з книг реєстрації актів громадянського стану, складених з других примірників записів актів громадянського стану.

На сторінці, що містить засвідчувальний напис щодо кількості прошитих, пронумерованих та скріплених печаткою аркушів у книзі реєстрації актів громадянського стану, проставляється відмітка про проведення звірки, яка засвідчується підписом керівника відділу реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції та мастиковою печаткою. Можливе здійснення такої відмітки шляхом проставляння відповідного штампа, який засвідчується аналогічним чином (додаток 4).

Якщо книга реєстрації актів громадянського стану була розшита з метою доповнення записами актів, яких не вистачає, або заміни в ній пошкоджених записів актів, то вона знову прошивається, нумерується, засвідчується підписом керівника відділу реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції та мастиковою печаткою.

Відмітка щодо проведення звірки в цьому разі повинна містити відомості про доповнення книги реєстрації актів громадянського стану записами актів, яких не вистачало, та щодо заміни в ній пошкоджених записів актів громадянського стану і може бути проведена шляхом проставляння відповідного штампа, який засвідчується аналогічним чином (додаток 5).

3.2. Відділи реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції передають у державні архіви книги реєстрації актів громадянського стану та метричні книги за описом затвердженої форми (додаток 6) та оформляють передачу актом затвердженої форми (додаток 7).

Разом з книгами реєстрації актів громадянського стану та метричними книгами до державних архівів передаються довідково-пошукові матеріали до них (алфавітні книги, комп'ютерні бази даних).

Опис документів постійного зберігання складається щорічно в чотирьох примірниках та затверджується керівником відділу реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції.

Описи також підлягають затвердженню головою експертно-перевірної комісії архівного органу.

Опис метричних книг, що передаються до державного архіву, складається окремо.

Можливе складання окремого опису книг реєстрації актів громадянського стану, складених із записів актів громадянського стану одного виду, що передаються до державного архіву.

Акт про передачу матеріалів до державних архівів складається у двох примірниках.

Три примірники опису та один примірник акта залишаються в державних архівах, четвертий примірник опису разом з другим примірником акта повертаються у відділ реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

3.3. Для передання та прийняття книг реєстрації актів громадянського стану та метричних книг утворюється комісія у складі не менше 3 осіб з представників:

- відділу реєстрації актів громадянського стану, у якому зберігалися книги реєстрації актів громадянського стану, складені з перших примірників записів актів громадянського стану;

- відділу реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, який здійснює передачу до державного архіву книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг;

- державного архіву.

Комісія перевіряє фізичний та санітарний стан книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг. Виявлені недоліки підлягають обов'язковому усуненню (дезінфекція, знепилення, реставрація і таке інше). Усунення провадиться відділом реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції.

3.4. Після передання книг реєстрації актів громадянського стану та метричних книг до державних архівів другі примірники цих книг, які залишились у відділах реєстрації актів громадянського стану, а також пошкоджені перші примірники записів актів громадянського стану, які були замінені, підлягають знищенню.

Акт про відбір до знищення книг реєстрації актів громадянського стану та метричних книг затверджується керівником відділу реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції.

Знищення провадиться шляхом спалення або подрібнення. При знищенні шляхом подрібнення паперова маса направляється для утилізації. Не допускається утилізація книг реєстрації актів громадянського стану та записів актів громадянського стану в цілому вигляді.

3.5. При зверненні громадян до відділу реєстрації актів громадянського стану з питання видачі повторного свідоцтва в тих випадках, коли запис акта громадянського стану вже передано на зберігання до державного архіву, відділ реєстрації актів громадянського стану витребовує з державного архіву архівну довідку, на підставі якої виписує свідоцтво і видає його заявнику в установленому законодавством порядку. При цьому архівна довідка повинна містити всі дані, які наведені на лицьовому боці запису акта громадянського стану й потрібні для оформлення відповідного свідоцтва про реєстрацію акта громадянського стану.

3.6. При необхідності внесення змін, доповнень та виправлень у записи актів громадянського стану, які зберігаються в державних архівах, відділ реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції надсилає повідомлення до державного обласного (міського) архіву або Центрального державного історичного архіву в м. Києві, який у 10-денний термін вносить зміни в метричні книги, та після цього готує архівну довідку з внесеними змінами, яку надсилає до відділу реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції. На підставі архівної довідки відділ реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції видає повторне свідоцтво.

3.7. Документи (матеріали перевірок, висновки), на підставі яких уносяться зміни, доповнення та виправлення у записи актів громадянського стану, а також поновлено втрачені записи у порядку, який затверджується Мін'юстом, зберігаються впродовж 5 років у відділі реєстрації актів громадянського стану, який вніс зміну, доповнення, виправлення або поновив запис акта.

Документи (матеріали перевірок, висновок), на підставі яких анульовано запис акта, а також які отримані з районних, міських відділів реєстрації актів громадянського стану, у разі потреби внесення змін, доповнень та виправлень до записів актів громадянського стану, які передані до державних архівів, зберігаються впродовж 5 років у відділі реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

Після закінчення вказаного строку документи (матеріали та висновки) знищуються в установленому законодавством порядку.

3.8. Документи, які накопичилися в процесі діяльності органів реєстрації актів громадянського стану, зберігаються відповідно до Переліку документів відділів реєстрації актів громадянського стану зі строком їх зберігання, який затверджується Мін'юстом.

4.1. Для забезпечення збереження книг реєстрації актів громадянського стану, а також метричних книг і створення необхідних умов для роботи над ними відділу реєстрації актів громадянського стану виділяється спеціально обладнане для цього приміщення.

Архівосховища повинні бути ізольованими від інших приміщень і санітарно-технічних комунікацій, відповідати нормам схоронності документів. Сховища книг реєстрації актів громадянського стану відокремлюються від робочих кімнат архівосховища. На вікнах першого поверху архівосховища встановлюються металеві грати.

Приміщення, виділені під архівосховища, повинні відповідати протипожежним нормам.

За відсутності спеціального приміщення для архівосховища у відділі реєстрації актів громадянського стану районного, районного в місті, міського (міст обласного значення) управлінь юстиції книги реєстрації актів громадянського стану і метричні книги повинні зберігатися в металевих шафах.

4.2. Архівосховища обладнуються металевими стелажами, які встановлюються на відстані 45 см від стін; якщо торці стелажів торкаються стін, то встановлюються обмежувачі, які унеможливлюють укладення книг щільно до стін.

Відстань від підлоги до нижньої полиці стелажа повинна бути не менше 20 см. Ширина основних проходів між стелажами може досягати 1 - 1,2 м, решти проходів - 70 - 80 см. Для зменшення впливу світла на архівні книги стелажі рекомендується встановлювати перпендикулярно до стін у простінках між віконними прорізами. Висота стелажа - 2,2 м, відстань між полицями - 40 см.

5.1. У приміщенні архівосховища встановлюється спеціальний режим зберігання, тобто певні технічні і санітарно-гігієнічні умови, які забезпечують найкраще збереження книг реєстрації актів громадянського стану та метричних книг, а також необхідні умови для роботи з ними.

5.2. В архівосховищах рекомендується підтримувати постійну температуру в межах від +17 до +19 градусів і відносну вологість повітря від 50 до 65 %.

Для контролю за температурою і вологістю повітря в архівосховищі встановлюються термометри і гігрометри або психрометри, згідно з показаннями яких вживаються заходи до забезпечення нормальної температури і вологості повітря.

5.3. Для охорони архівосховища від пилу необхідно:

- забезпечити максимальну герметичність архівосховища і обладнати вентиляційну систему протипиловими фільтрами;

- періодично проводити знепилювання документів за допомогою пилососів і практикувати вологе прибирання підлоги не менше одного разу на тиждень;

- для ретельної обробки приміщення архівосховища встановлюється один санітарний день на місяць.

5.4. В архівосховищах забороняється паління, застосування нагрівальних електроприладів, а також зберігання сторонніх предметів.

5.5. Двері архівосховища в неробочий час зачиняються, опечатуються або пломбуються. Печатка або пломбір зберігаються у керівника відділу реєстрації актів громадянського стану або в співробітника, відповідального за архівосховище. Архівосховище відчиняється і зачиняється в їх присутності. Забезпечується зовнішня охорона архівосховища.

5.6. Вхід у приміщення архівосховища та ознайомлення з записами в книгах реєстрації актів громадянського стану та метричних книгах дозволяється тільки працівникам відділів реєстрації актів громадянського стану. Про наявність архівного фонду населення може дізнатися з довідково-інформаційного матеріалу.

5.7. У разі пожежі, повені чи іншого стихійного лиха, а також зловмисного проникнення в приміщення архіву сторонніх осіб з участю представника відповідних органів (пожежної охорони, внутрішніх справ, технічного нагляду, державного архіву тощо) складається відповідний акт і вживаються заходи до охорони матеріалів.

5.8. Забезпечення належних умов зберігання книг реєстрації актів громадянського стану та метричних книг у відділах реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції покладається на відповідні управління юстиції.

1 - запис акта про народження та поновлений запис акта про народження;

2 - запис акта про смерть;

3 - запис акта про одруження;

4 - запис акта про розірвання шлюбу;

5 - запис акта про встановлення батьківства;

6 - запис акта про переміну прізвища, імені, по батькові.

Проведено звірку.

Ця книга реєстрації актів громадянського стану доповнена такими записами актів громадянського стану:

з N __________ до N _________________, у тому числі:

Примітки:

справа - книга реєстрації актів громадянського стану (метрична книга);

індекс справи - номер, який присвоюється книзі записів актів громадянського стану (метричній книзі) відповідно до виду записів актів громадянського стану та його порядкового номера;

заголовок справи - найменування книги записів актів громадянського стану (метричної книги).