Умови зберігання книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг в органах реєстрації актів громадянського стану, а також порядок передачі цих книг на зберігання в державний архів

1.1. Записи актів громадянського стану підбираються і брошуруються в книги у хронологічному порядку по роках тим органом реєстрації актів громадянського стану, на зберіганні якого знаходяться ці записи, по районах (містах), а всередині району в алфавітному порядку - по сільських та селищних Радах народних депутатів.

Книги реєстрації актів громадянського стану складаються у двох примірниках, в одному з яких розміщуються перші примірники, а у другому - другі примірники записів актів громадянського стану.

У кожній книзі зосереджується до 250 аркушів записів одного виду актів громадянського стану в межах календарного року. Якщо протягом року записів одного виду виявлено мало, допускається об'єднання книг реєстрації актів за кілька років.

1.2. Перші примірники книг реєстрації актів громадянського стану, складені на території даного району (міста), а також метричні книги, складені до утворення органів запису актів громадянського стану, зберігаються в архіві відділу реєстрації актів громадянського стану за місцем їх складання.

Другі примірники книг реєстрації актів громадянського стану і метричні книги, складені на території області (міста), зберігаються в архівах відділів реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

Метричні книги систематизуються і розкладаються у сховищах архіва по видах записів у хронологічному порядку по колишніх установах релігійного культу.

1.3. Перші примірники записів актів громадянського стану разом з документами, які служать підставою для реєстрації і надійшли з Міністерства закордонних справ України, дипломатичних представництв та консульських установ, зберігаються у відділі реєстрації актів громадянського стану управління юстиції Київської міської державної адміністрації, а другі примірники записів актів громадянського стану зберігаються у відділі реєстрації актів громадянського стану управління юстиції Київської обласної державної адміністрації.

1.4. Перші примірники метричних книг полкових церков, кірх, костьолів, мечетей та сінагог, складених на території даного району (міста), зберігаються в архівах відділів реєстрації актів громадянського стану за місцем їх складання, другі примірники - в архівах відділів реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

1.5. Книги реєстрації актів громадянського стану в обов'язковому порядку беруться в оправу і нумеруються простим чорним олівцем у правому верхньому куту.

Кожна книга реєстрації актів громадянського стану починається відповідним заголовним аркушем.

Після заголовного аркуша оформляється зміст книги. У змісті в алфавітному порядку вказуються найменування районів, міст, сільських, селищних Рад, номери записів актів та аркуші книг, де знаходяться записи.

На корінці книги зверху вказуються умовний знак (додаток N 1)* виду запису акта громадянського стану, початкові та кінцеві дати складання записів, номер книги по порядку відповідно до опису, найменування районів (міст), по яких скдадені записи.

* Додатки не наводяться.

У кінці книги на окремому чистому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів книги.

Засвідчувальний напис повинен бути підписаний керівником відділу реєстрації актів громадянського стану або завідуючим архівом відділу реєстрації актів громадянського стану і скріплений печаткою. Після закінчення оформлення книги її заносять у журнал (додаток N 2) обліку книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг. Книга актів громадянського стану, в якій вміщені записи актів одного виду за кілька років, заноситься у журнал обліку книг реєстрації актів громадянського стану за останній рік складання.

1.6. На всі види записів актів громадянського стану відділи реєстрації актів громадянського стану ведуть алфавітні книги, а при наявності автоматизованої системи записи вводяться в комп'ютер.

2.1. Книги реєстрації актів громадянського стану і метричні книги зберігаються у відділах реєстрації актів громадянського стану протягом 75 років з часу їх складання.

По закінченні 75 років перші примірники книг реєстрації актів громадянського стану та метричних книг передаються у відділ реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

Відділ реєстрації актів громадянського стану доповнює книги записами, яких не вистачає, а також замінює непоправно пошкоджені записи книг, які є у відділі реєстрації актів громадянського стану, і після оформлення книг передає їх на зберігання в державний архів.

2.2. Відділи реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій здають у державний архів книги реєстрації актів громадянського стану та метричні книги за описом (додаток N 3) затвердженої форми та оформляють здачу актом (додаток N 4) затвердженої форми.

Опис документів постійного зберігання скдадається у чотирьох примірниках та затверджується керівником органу реєстрації актів громадянського стану.

Акт про здачу матеріалів у державний архів складається у двох примірниках.

Три примірники опису та один примірник акта залишаються в державному архіві, четвертий примірник опису разом з другим примірником акта повертається у відділ реєстрації актів громадянського стану.

2.3. Після передачі книг реєстрації актів громадянського стану та метричних книг у державний архів другі примірники цих книг, які залишилися у відділах реєстрації актів громадянського стану, підлягають знищенню. Акт про виділення до знищення книг реєстрації актів громадянського стану та метричних книг затверджується керівником відділу реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

2.4. При зверненні громадян у відділ реєстрації актів громадянського стану з питання видачі повторного свідоцтва у тих випадках, коли запис акта громадянського стану вже переданий на зберігання в державний архів, відділ реєстрації актів громадянського стану витребовує з державного архіву архівну довідку, на підставі якої виписує свідоцтво і видає заявнику.

2.5. Для внесення змін, доповнень та виправлень у записи актів громадянського стану, які знаходяться на зберіганні в державному архіві, відділ реєстрації актів громадянського стану надсилає повідомлення до державного обласного (міського) архіву або Центрального державного історичного архіву в м.Києві, який вносить у 10-денний строк зміни в метричні книги, готує архівну довідку з внесеними змінами та направляє її у відділ реєстрації актів громадянського стану.