Про затвердження Змін до Порядку ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 11.06.2002 N 43, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25.06.2002 за N 533/6821

Відповідно до Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення протидії незаконному обігу архівних документів"

1. Затвердити Зміни до Порядку ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 11 червня 2002 року N 43, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2002 року за N 533/6821, що додаються.

2. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду управління формування та зберігання Національного архівного фонду (Кисельова Л.А.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державного комітету архівів України Г.В.Боряка.

1. Пункти 2, 3 Порядку викласти в такій редакції:

"2. Державний облік документів - це встановлення їх належності, кількості, складу і стану в одиницях обліку та відображення цих відомостей в облікових документах. Облік документів фіксує їх приналежність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує їх організаційну упорядкованість, адресний пошук та контроль за їх наявністю, належністю, станом, місцем та умовами зберігання.

2.1. Обліковим документом є документ установленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів.

2.2. Одиницею обліку архівних документів є одиниця виміру кількості архівних документів.

Для документів з паперовими носіями основними обліковими одиницями є архівний фонд, справа.

Для документів зі спеціальними носіями основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку. Одиницею зберігання є класифікаційна одиниця, яка є фізично відокремленим архівним документом чи сукупністю документів, що має самостійне значення. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами; науково-технічні документи - за групами і комплексами.

3. Дія цього Порядку поширюється на всі документи Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних установах незалежно від форми власності й підпорядкування та в громадян незалежно від виду документів, виду матеріального носія інформації, ступеня секретності інформації, що міститься в них, та форми власності на них, а також на копії страхового фонду і фонду користування документами".

2. У пункті 4 виключити слово "державні".

3. В абзаці першому пункту 5 слово "наступності" замінити словами "уніфікації, достовірності".

4. Підпункти 5.2 і 5.3 пункту 5 викласти в такій редакції:

"5.2. Уніфікація обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що забезпечує наступність обліку на всіх стадіях роботи з документами - у діловодстві, в архівному підрозділі, в архівній установі - через регламентацію системи основних облікових документів та вимог до їх ведення.

5.3. Динамічність забезпечується своєчасним та оперативним внесенням змін до основних облікових документів і облікових баз даних або складанням нових облікових документів та щорічним поданням документів для централізованого державного обліку".

5. У пункті 8 слово "подають" замінити словом "надають".

6. У пунктах 9 і 10 слова "пройшли державну реєстрацію" замінити словами "внесено до Національного архівного фонду".

7. Пункт 11 доповнити словами "та на офіційному веб-порталі Держкомархіву України".