Про затвердження Порядку ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України

Відповідно до статті 24 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"

1. Затвердити Порядок ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України (додається).

2. Зазначений документ направити центральним державним архівам України, Державному архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державним архівам областей, мм.Києва і Севастополя, галузевим державним архівам, Міністерству культури і мистецтв України, Національній академії наук України, Українській академії аграрних наук, Академії медичних наук України, Академії педагогічних наук України, Академії правових наук України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на помічника начальника Головного управління з правових питань Г.І.Бєлоусову.

1. Цей Порядок визначає організацію та ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України.

2. Дія цього Порядку поширюється на всі документи, що зберігаються в архівних установах, архівних підрозділах самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек, архівних підрозділах державних органів, підприємств, установ і організацій, архівах (архівних підрозділах) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, науково-дослідних установах у галузі архівної справи, архівах громадян незалежно від виду, ступеня секретності, типу носія і форми власності на них, що віднесені до складу Національного архівного фонду, а також копії страхового фонду і фонду користування документів.

3. Архівні установи і громадяни, які є власниками документів Національного архівного фонду, повинні дотримуватися встановленого порядку ведення їх державного обліку, у визначені строки інформувати Головархів України та уповноважені ним державні архівні установи про наявність, стан обліку, поточні зміни у складі документів.

4. Державний облік документів будується згідно з принципами централізації, наступності облікових документів на всіх стадіях роботи (у діловодстві, в архівних підрозділах державних органів, підприємств, установ, організацій, державних архівах), динамічності.

4.1. Централізація забезпечується зосередженням в органах управління архівною справою відомостей про кількість та склад архівних фондів і одиниць зберігання.

4.2. Наступність досягається регламентацією системи облікової документації, вимог до її заповнення; єдиним методичним керівництвом.

4.3. Динамічність забезпечується внесенням змін в облікові документи та щорічним поданням до Центрального фондового каталогу Головархіву України відомостей про зміни у складі та обсязі фондів.

5. Державний облік документів Національного архівного фонду здійснюється відповідно до чинного законодавства.

5.1. Центральні державні архіви, Державний архів при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, галузеві державні архіви здійснюють державний облік документів Національного архівного фонду відповідно до "Основных правил работы государственных архивов СССР".

5.2. Міські державні архіви й архівні відділи районних державних адміністрацій здійснюють державний облік документів Національного архівного фонду згідно з "Правилами работы государственных районных и городских архивов".

5.3. Архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек здійснюють державний облік документів Національного архівного фонду відповідно до "Основных правил работы государственных архивов СССР".

5.4. Архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ і організацій, архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, здійснюють державний облік документів Національного архівного фонду відповідно до "Основных правил работы ведомственных архивов".

5.5. Архіви, що зберігають науково-технічну документацію, в роботі з організації державного обліку зазначених документів керуються "Правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР".

5.6. Архіви, що зберігають кінофотофонодокументи і відеофонограми, в роботі з організації державного обліку зазначених документів керуються "Основными правилами работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах" і "Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами".

6. Облік документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівах громадян, здійснюється їх власниками в журналах і книгах довільної форми.

7. Державні архіви областей є регіональними науково-методичними центрами з питань архівної справи, що подають методичну допомогу з обліку документів та здійснюють контроль за правильністю його ведення на відповідній території.

8. Архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек, архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, науково-дослідні установи в галузі архівної справи, громадяни, що є власниками документів Національного архівного фонду, подають щорічно до центральних державних архівів, Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархівів областей, міст Києва і Севастополя, де їх документи пройшли державну реєстрацію, відомості про зміни у складі та обсязі фондів, а також картки фондів.

9. Центральні державні архіви, Державний архів при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, галузеві державні архіви разом із відомостями про зміни у складі та обсязі фондів і картками фондів подають у встановлені строки відомості музеїв, бібліотек, архівів громадських об'єднань, заснованих на колективній і приватній формах власності, архівів громадян, документи яких пройшли державну реєстрацію у вищезазначених державних архівних установах, безпосередньо до Головархіву України.

10. Керівництво та контроль за державним обліком Національного архівного фонду здійснює Головархів України через Центральний фондовий каталог.