МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 03.03.2004 N 20/5 |
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
3 березня 2004 р.
за N 283/8882
( Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства юстиції N 296/5 від 22.02.2012 )
Про затвердження Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 40/5 від 24.05.2004 N 33/5 від 07.04.2005 N 88/5 від 15.08.2005 N 110/5 від 28.12.2006 N 111/5 від 28.12.2006 N 703/5 від 29.08.2007 N 1101/5 від 19.11.2007 N 1295/5 від 25.07.2008 N 1789/5 від 17.10.2008 N 1062/5 від 15.06.2009 N 1625/5 від 09.09.2009 N 2053/5 від 04.11.2009 N 2152/5 від 16.11.2009 N 615/5 від 26.03.2010 N 884/5 від 23.03.2011 N 2010/5 від 19.08.2011 )
З метою приведення нормативно-правових актів Міністерства юстиції України у відповідність до чинного законодавства України
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (далі - Інструкція), що додається.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 14.06.94 N 18/5 "Про затвердження Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України", зареєстрований у Мін'юсті України 07.07.94 за N 152/361 (із змінами і доповненнями).
3. Директору Департаменту у справах цивільного стану громадян і нотаріату (Павлова Л.М.) надіслати Інструкцію Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, Київському та Севастопольському міським управлінням юстиції для застосування в роботі та доведення до відома нотаріусів.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Єфіменка Л.В. та директора Департаменту у справах цивільного стану громадян і нотаріату Павлову Л.М.
| Міністр | О.В.Лавринович |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції
України
03.03.2004 N 20/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
3 березня 2004 р.
за N 283/8882
ІНСТРУКЦІЯ
про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України
( У тексті Інструкції слова "Єдиний реєстр заповітів та спадкових справ" у всіх відмінках замінено на слова "Спадковий реєстр" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )( У тексті Інструкції слова "Єдиний реєстр довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку" в усіх відмінках замінено словами "Єдиний реєстр довіреностей" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції N 111/5 від 28.12.2006 )( У тексті Інструкції слова " Положення про Єдиний реєстр довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку" в усіх відмінках замінено словами "Положення про Єдиний реєстр довіреностей" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції N 111/5 від 28.12.2006 )( У тексті Інструкції слова "Державний реєстр застав рухомого майна" в усіх відмінках замінено словами "Державний реєстр обтяжень рухомого майна" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції N 111/5 від 28.12.2006 )( У тексті Інструкції слова "Державний реєстр застав нерухомого майна" в усіх відмінках замінено словами "Державний реєстр іпотек" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції N 111/5 від 28.12.2006 )( У тексті Інструкції слова "Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України" в усіх відмінках замінено словами "Єдиний державний реєстр юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" у відповідному відмінку згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )( У тексті Інструкції слова "ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів", "ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" в усіх відмінках замінено словами "реєстраційний номер облікової картки платника податків за даними Державного реєстру фізичних осіб - платників податків, код платника податків згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або податковий номер" у відповідному відмінку згідно з Наказом Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )
ГЛАВА I
ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1. Вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, які працюють у державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах (далі - державні нотаріуси) або займаються приватною нотаріальною діяльністю (далі - приватні нотаріуси).
2. Відповідно до Закону України "Про нотаріат" (далі - Закон), Цивільного та Сімейного кодексів України нотаріуси вчиняють такі нотаріальні дії:
1) посвідчують правочини (договори, заповіти, довіреності тощо);
2) вживають заходів щодо охорони спадкового майна;
3) видають свідоцтва про право на спадщину;
4) видають свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя;
5) видають свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів);
6) видають свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися;
7) провадять опис майна фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою або місце перебування якої невідоме;
8) видають дублікати нотаріальних документів, що зберігаються у справах нотаріуса;
9) накладають та знімають заборону щодо відчуження нерухомого майна (майнових прав на нерухоме майно) і транспортних засобів, що підлягають державній реєстрації;
10) засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;
11) засвідчують справжність підпису на документах;
12) засвідчують вірність перекладу документів з однієї мови на іншу;
13) посвідчують факт, що фізична чи юридична особа є виконавцем заповіту;
14) посвідчують факт, що фізична особа є живою;
15) посвідчують факт перебування фізичної особи в певному місці;
16) посвідчують час пред'явлення документів;
17) передають заяви фізичних та юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам;
18) приймають у депозит грошові суми та цінні папери;
19) вчиняють виконавчі написи;
20) вчиняють протести векселів;
21) вчиняють морські протести;
22) приймають на зберігання документи.
На нотаріусів може бути покладено вчинення інших нотаріальних дій згідно із законом.
( Пункт 2 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )( Пункт 3 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
4. Державні нотаріуси в державних нотаріальних архівах видають дублікати і засвідчують вірність копій і виписок з документів, які зберігаються в справах цих архівів.
( Пункт 4 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
5. Тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком заяв у електронній формі та тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів з лицьового та зворотного боку цих бланків. Зразок, опис, порядок витрачання, зберігання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів установлюються Кабінетом Міністрів України.
( Абзац перший пункту 5 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 2053/5 від 04.11.2009, N 2010/5 від 19.08.2011 )
Зазначені нотаріальні дії, вчинені без використання спеціальних бланків нотаріальних документів, є нечинними.
Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, які встановлюють заборгованість. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа.
Вчинення інших нотаріальних дій здійснюється без використання спеціальних бланків нотаріальних документів.
На примірнику, що залишається у справах нотаріуса, нотаріус після просвічувального напису у правому нижньому куті аркуша зазначає серію та номери використаних на нотаріальну дію спеціальних бланків нотаріальних документів. Серія та номер використаного бланка зазначаються також у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у графі "Зміст нотаріальної дії. Місце вчинення нотаріальної дії. Номер спеціального бланка нотаріального документа, на якому викладено зміст вчиненої нотаріальної дії. Дата та номер перевірки спеціального бланка нотаріального документа".
Для виготовлення витягів та довідок з Єдиних та державних реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України використовуються спеціальні бланки документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України (далі - спеціальні бланки). Перелік витягів та довідок з реєстрів, для виготовлення яких використовуються спеціальні бланки, установлюється Міністерством юстиції України. Зразок та опис спеціальних бланків, а також порядок постачання, зберігання, обліку та звітності їх витрачання встановлюються Міністерством юстиції України.
( Пункт 5 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
6. Нотаріуси відповідно до статті 7 Закону України "Про нотаріат" у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, а на території Республіки Крим, крім того, - законодавством Республіки Крим; наказами Міністерства юстиції України; нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.
При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси в установленому порядку та в межах своєї компетенції вирішують питання, що випливають з норм міжнародного права, а також чинних міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
7. Нотаріуси зобов'язані зберігати нотаріальну таємницю.
Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса, видаються нотаріусом виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. У разі смерті особи чи визнання її померлою такі довідки видаються спадкоємцям померлого. У разі визнання особи безвісно відсутньою опікун, призначений для охорони майна безвісно відсутнього, має право отримувати довідки про вчинені нотаріальні дії, якщо це необхідно для збереження майна, над яким встановлена опіка.
Довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються нотаріусом протягом десяти робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв'язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з обов'язковим зазначенням номера справи та прикладенням гербової печатки відповідного органу.
Довідки про суму нотаріально посвідчених договорів, які необхідні виключно для встановлення додержання законодавства з питань оподаткування, надаються нотаріусом протягом 10 робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу органів державної податкової служби.
Довідки про наявність складеного заповіту та витяги із Спадкового реєстру, за винятком заповідача, видаються тільки після смерті заповідача.
На вимогу Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі з метою регулювання організації нотаріальної діяльності нотаріуси видають підписані ними копії документів та витяги з них, а також пояснення у строк, встановлений цими органами.
Вилучення (виїмка) реєстрів нотаріальних дій та документів, що передані нотаріусу на зберігання в порядку, передбаченому Законом України "Про нотаріат", а також печатки нотаріуса не допускається. Такі реєстри нотаріальних дій, документи чи печатка нотаріуса можуть бути надані суду за мотивованою постановою суду тільки для огляду і повинні бути повернуті судом негайно після огляду.
( Пункт 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
8. Нотаріуси зобов'язані здійснювати свої професійні обов'язки відповідно до Закону України "Про нотаріат" і складеної присяги, сприяти фізичним та юридичним особам у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права й обов'язки, попереджати про наслідки нотаріальних дій, що вчиняються для того, щоб юридична необізнаність не могла їм зашкодити, зберігати в таємниці відомості, одержані ними у зв'язку з вчиненням нотаріальних дій, відмовляти у вчиненні нотаріальної дії у разі її невідповідності законодавству України або чинним міжнародним договорам, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, вести нотаріальне діловодство та архів відповідно до встановлених правил, дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву, не допускати їх пошкодження чи знищення, надавати документи, інформацію і пояснення на вимогу Міністерства юстиції, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі при здійсненні ними повноважень щодо контролю за організацією діяльності та виконанням нотаріусами правил нотаріального діловодства, постійно підвищувати свій професійний рівень, а у випадках, встановлених Законом, проходити підвищення кваліфікації і виконувати інші обов'язки, передбачені цим Законом.
( Абзац перший пункту 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
На прохання фізичних чи юридичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, нотаріуси мають право витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення цих нотаріальних дій, складати проекти правочинів і заяв, виготовляти копії (фотокопії) документів та витягів з них, а також давати роз'яснення з питань вчинення нотаріальних дій і консультації правового характеру, одержувати плату за надання консультацій правового характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, та за надання додаткових інформаційно-технічних послуг.
( Абзац другий пункту 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Чинним законодавством нотаріусу можуть бути надані й інші права.
9. Мова нотаріального діловодства визначається у відповідності до статті 15 Закону України "Про нотаріат". Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй нотаріусом або перекладачем у письмовій або усній формі, про що зазначається в посвідчувальному написі.
Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, яку вона знає.
ГЛАВА II
ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА ВЧИНЕННЯ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ
10. Нотаріальні дії можуть вчинятися будь-яким нотаріусом на всій території України, за винятком обмежень у праві вчинення нотаріальних дій, установлених Законом України "Про нотаріат" та іншими актами законодавства України.
11. Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні державної нотаріальної контори, у державному нотаріальному архіві, приміщенні, яке є робочим місцем (конторою) приватного нотаріуса. В окремих випадках, коли фізична особа не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваного правочину, такі нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями, але в межах нотаріального округу.
Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приміщенням, яке є робочим місцем (конторою) приватного нотаріуса, у посвідчувальному написі та в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій зазначається місце вчинення нотаріальної дії (удома, у лікарні, за місцезнаходженням юридичної особи та ін.) із зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза вказаними приміщеннями.
Нотаріус не вправі здійснювати нотаріальну діяльність за межами свого нотаріального округу, за винятком заміщення інших нотаріусів у випадках, передбачених Законом.
( Пункт 11 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
12. Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати, а також у передбачених законом випадках після сплати до бюджету податку з доходів фізичних осіб (1), у день подачі нотаріусу всіх необхідних документів.
---------------
(1) Див. Закон України від 22.05.2003 N 889-IV "Про податок з доходів фізичних осіб".
Учинення нотаріальної дії може бути відкладене в разі необхідності витребування додаткових відомостей або документів від фізичних та юридичних осіб або направлення документів на експертизу, а також якщо відповідно до закону нотаріус повинен упевнитись у відсутності в зацікавлених осіб заперечень проти вчинення цієї дії.
Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця.
За обґрунтованою письмовою заявою заінтересованої особи, яка звернулася до суду, та на підставі отриманого від суду повідомлення про надходження позовної заяви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.
( Абзац четвертий пункту 12 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )( Абзац п'ятий пункту 12 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )( Абзац шостий пункту 12 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Законами України можуть бути встановлені також інші підстави для відкладення або зупинення вчинення нотаріальних дій.
( Абзац п'ятий пункту 12 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
13. При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси встановлюють особу учасників цивільних відносин, які особисто звернулися за вчиненням нотаріальних дій.
Установлення особи здійснюється за паспортом або іншими документами, які унеможливлюють будь-які сумніви щодо особи громадянина (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи).
( Абзац другий пункту 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Посвідчення водія, особи моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час укладення правочинів.
( Абзац третій пункту 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Особа неповнолітнього, до 16 років, установлюється за свідоцтвом про народження за умови підтвердження батьків (одного з батьків) про те, що ця особа є їх дитиною.
У разі якщо за фізичну особу, яка внаслідок фізичної вади, хвороби не може власноручно підписати правочин, заяву або інший документ, підписується інша фізична особа, нотаріус установлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписався за нього.
( Абзац п'ятий пункту 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Реквізити документа, за яким встановлено особу громадянина, записуються нотаріусом у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.
( Абзац шостий пункту 13 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Копія документа, на підставі якого встановлюється особа, долучається нотаріусом до примірника правочину (свідоцтва), що залишається в його справах.
( Пункт 13 доповнено абзацом сьомим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
14. При посвідченні правочину визначається обсяг цивільної дієздатності фізичних осіб, які беруть участь у ньому.
Визначення обсягу цивільної дієздатності фізичної особи здійснюється за паспортом або іншими документами, передбаченими статтею 43 Закону (крім посвідчення водія, особи моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, виданого за місцем роботи фізичної особи), які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії. У разі потреби нотаріусу надається довідка про те, що особа не страждає на психічний розлад, який може вплинути на її здатність усвідомлювати свої дії та (або) керувати ними.
У разі наявності сумнівів щодо обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, нотаріус зобов'язаний звернутися до органу опіки та піклування за місцем проживання відповідної фізичної особи для встановлення факту відсутності опіки або піклування над такою фізичною особою.
Нотаріус при посвідченні правочинів, вчиненні інших нотаріальних дій за участю уповноваженого представника встановлює його особу відповідно до вимог статті 43 Закону, а також перевіряє обсяг його повноважень.
Нотаріусу подається довіреність або інший документ, що надає повноваження представникові. Дійсність довіреності перевіряється нотаріусом за допомогою Єдиного реєстру довіреностей, за винятком довіреностей, які складено за кордоном з участю іноземних властей або які від них виходять, за умови їх легалізації уповноваженими органами. Без легалізації такі довіреності приймаються нотаріусами у тих випадках, коли це передбачено законодавством України, міжнародними договорами, в яких бере участь Україна. За результатами перевірки дійсності довіреності (її дубліката) виготовляється витяг з Єдиного реєстру довіреностей, який додається до примірника правочину, що залишається у справах нотаріуса.
У разі наявності сумнівів щодо уповноваженого представника, а також його цивільної дієздатності та правоздатності нотаріус має право зробити запит до відповідної фізичної особи, яка видала довіреність.
( Пункт 14 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
15. При посвідченні правочинів і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством України (наприклад, при засвідченні справжності підпису на документі), нотаріус перевіряє справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії.
16. Нотаріально посвідчувані правочини, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Якщо правочин, заява чи інший документ підписаний за відсутності нотаріуса, громадянин повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним.
Якщо фізична особа внаслідок фізичної вади або хвороби не може власноручно підписати документ, то за її дорученням у її присутності та в присутності нотаріуса цей документ може підписати інша особа. Про причини, з яких фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не могла підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Правочин за особу, яка не може підписати його, не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено.
( Абзац другий пункту 16 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Якщо фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії є сліпою, нотаріус, крім того, прочитує їй текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка. Якщо сліпа особа письменна, вона сама підписує документ.
( Абзац третій пункту 16 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Глуха, німа або глухоніма фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, сама прочитує документ і підписує його. Якщо така особа у зв'язку з хворобою або фізичною вадою не може підписати документ, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня особа (сурдоперекладач), яка може порозумітися з глухою, німою або глухонімою особою і підтвердити своїм підписом, що зміст правочину, заяви чи іншого документа відповідає волі учасника нотаріальної дії. Підпис особи (сурдоперекладача) проставляється після тексту правочину. Від зазначеної особи вимагається документ, що підтверджує його кваліфікацію.
( Абзац четвертий пункту 16 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Підписання правочину, заяви чи іншого документа здійснюється за правилами, встановленими абзацом другим цього пункту.
( Абзац пункту 16 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )( Пункт 17 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )( Пункт 18 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
19. При посвідченні правочинів майнового характеру нотаріусом у текстах правочинів зазначаються: для фізичних осіб - ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб - платників податків, для юридичних осіб - реєстраційний номер облікової картки платника податків за даними Державного реєстру фізичних осіб - платників податків, код платника податків згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або податковий номер. На підтвердження наявності ідентифікаційного номера (коду) нотаріусу подається відповідна, завірена уповноваженою особою, довідка або (витяг), фотокопія якої(го) долучається до примірника правочину, який залишається у справах нотаріуса.
Якщо особа через свої релігійні або інші переконання у встановленому законом порядку відмовилась від прийняття ідентифікаційного номера, нотаріус перевіряє цей факт за її паспортом. Копія сторінки паспорта з відміткою про наявність у такої особи права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера залишається в справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.
( Пункт 19 доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )( Пункт 19 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
20. У відповідності до статті 46 Закону України "Про нотаріат" нотаріус управі витребувати від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій. Такі відомості і (або) документи повинні бути подані в строк, указаний нотаріусом. Проте цей строк не може перевищувати одного місяця.
Ненадання відомостей або документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.
( Пункт 20 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
21. Нотаріус не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників даної нотаріальної контори та працівників, що перебувають у трудових відносинах з нотаріусом.
( Абзац перший пункту 21 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються будь-якими іншими нотаріусами чи посадовими особами будь-якого органу місцевого самоврядування в межах його компетенції.
22. Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.
( Абзац перший пункту 22 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом посадової (уповноваженої на те) особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.
Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, у яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як, наприклад, документи, залиті чорнилом, потерті та ін.
Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошито у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, а аркуші не пронумеровано і не скріплено підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної особи, яка видала документ.
( Абзац четвертий пункту 22 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
22-1. Нотаріус перевіряє справжність кожного аркуша документа, який викладений на спеціальних бланках нотаріальних документів та подається для вчинення нотаріальних дій, за допомогою Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів у порядку, передбаченому Порядком ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.
Інформаційна довідка про перевірку спеціального бланка нотаріального документа долучається до примірника нотаріального документа (договору, довіреності, свідоцтва тощо), для яких бланки перевірені, або зберігається в окремому наряді, якщо у справах нотаріуса не залишається примірник нотаріального документа, до якого вона може бути долучена.
Бланки, відомості про витрачання яких були внесені до Єдиного реєстру безпосередньо перед вчиненням нотаріальних дій з використанням документів, викладених на цих бланках, вважаються перевіреними для вчинення наступних (за реєстровими номерами) нотаріальних дій. (Наприклад: заява, згода).
( Інструкцію доповнено пунктом 22-1 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 110/5 від 28.12.2006; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2053/5 від 04.11.2009 )
23.
( Абзац перший пункту 23 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац другий пункту 23 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац третій пункту 23 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац четвертий пункту 23 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац п'ятий пункту 23 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац шостий пункту 23 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац сьомий пункту 23 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац восьмий пункту 23 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )
У разі якщо документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути прошиті або скріплені у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення їх цілісності, з проставленням печатки нотаріуса і зазначенням кількості скріплених аркушів.
( Абзац дев'ятий пункту 23 глави II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Пункт 23 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
24. При посвідченні правочинів, засвідченні вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, при посвідченні часу пред'явлення документа, при видачі дублікатів на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи за формами, установленими Правилами ведення нотаріального діловодства.
( Абзац другий пункту 24 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац третій пункту 24 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац четвертий пункту 24 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац п'ятий пункту 24 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац шостий пункту 24 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )
На підтвердження права на спадщину, права власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя, повноважень виконавця заповіту, про придбання майна з прилюдних торгів (аукціону), про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися, а також посвідчення фактів, що фізична особа є живою, про перебування її у певному місці, про прийняття на зберігання документів видаються відповідні свідоцтва, форми яких установлені Правилами ведення нотаріального діловодства.
( Пункт 24 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
25.
( Абзац перший пункту 25 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )
Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, позначається на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.
Запис у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій є доказом вчинення нотаріальної дії.
( Абзац пункту 25 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )( Абзац четвертий пункту 25 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац п'ятий пункту 25 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац шостий пункту 25 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац сьомий пункту 25 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Записи в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій провадяться особисто нотаріусом чи іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом, у присутності нотаріуса.
( Абзац восьмий пункту 25 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Абзац дев'ятий пункту 25 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )
Реєстр для реєстрації нотаріальних дій заповнюється від руки чорнилом або кульковою ручкою чорного, синього чи фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком, з прокресленням вільних місць між записами про вчинювані нотаріальні дії. Запис у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій олівцем не допускається. Записи в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій повинні бути повними і скороченню не підлягають.
( Абзац пункту 25 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009, N 884/5 від 23.03.2011 )
Використання факсимільного підпису не допускається.
Дописки та виправлення, зроблені в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою.
( Абзац тринадцятий пункту 25 глави II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 884/5 від 23.03.2011 )( Пункт 25 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1101/5 від 19.11.2007 )
26. Державні нотаріуси державних нотаріальних архівів вправі видавати виписки з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, що зберігаються в архіві, в порядку, установленому пунктом 7 цієї Інструкції.
Виписки з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій щодо заповітів видаються тільки після смерті заповідача.
( Пункт 26 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
27. Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, та документи або копії з них, які необхідні для вчинення нотаріальної дії, обов'язково долучаються до примірника правочину, свідоцтва тощо, які залишаються у справах нотаріуса.
( Абзац перший пункту 27 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Оригінали документів (наприклад, акти цивільного стану про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що їх подали, а в нотаріуса залишаються їх копії (фотокопії).
Копії (фотокопії) подаються заінтересованими особами або на їх прохання виготовляються нотаріусом чи іншим працівником нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з нотаріусом. На таких копіях нотаріус робить напис "згідно з оригіналом", ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою.
( Абзац третій пункту 27 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Документи, за якими встановлено особу громадянина, в інтересах якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника або представника юридичної особи, повертаються особам, що їх подали. У реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записуються назва документа, серія, номер, дата його видачі і найменування установи, яка його видала. Копія цього документа долучається до справ нотаріуса.
( Абзац четвертий пункту 27 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )( Абзац п'ятий пункту 27 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Документи, що підтверджують сплату в передбачених законом випадках податку з доходів громадян, повертаються з відповідною відміткою про вчинену нотаріальну дію особам, які здійснили таку оплату. У цьому разі нотаріус у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записує найменування документа, його номер, дату та найменування установи банку, у якому здійснено платіж. Фотокопія платіжного документа долучається до примірника правочину, що залишається у справах нотаріуса.
( Абзац п'ятий пункту 27 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
28. У справах нотаріуса залишаються копії (фотокопії):
документів, які підтверджують право власності фізичних чи юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частини, інше нерухоме майно, - якщо посвідчується договір про заставу (іпотеку), оренду чи найм (позичку) житла, відчуження власником (власниками) частини належного йому (їм) майна, а також якщо учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлювальний документ на згадане майно і один з них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); договорів про визначення чи зміну розміру ідеальних часток у спільній частковій власності, а також договорів про порядок володіння та користування майном тощо.
При посвідченні договорів про відчуження частки (або частки від частки) майна або видачі свідоцтв про право на спадщину на правовстановлювальних документах, що повертаються відчужувачам (співвласникам), здійснюється відмітка про перехід права власності на відчужувану частку (або частку від частки) майна до набувача чи спадкоємця, проставляються дата, підпис нотаріуса та його печатка. Наприклад: "Мною, Івановим І.І., приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу, 20 січня 2009 року за реєстровим N 245 посвідчено договір купівлі - продажу 1/2 частини цієї квартири від імені Петрова К.Ф. на ім'я Писаренко У.Д.";
державного акта на право власності на земельну ділянку - при посвідченні договору купівлі-продажу, міни, дарування, пожертви, довічного утримання (догляду), ренти, спадкового договору, а також при видачі свідоцтва про право на спадщину. На оригіналі державного акта нотаріусом проставляється відповідна відмітка про перехід права власності на земельну ділянку до набувача чи спадкоємця. Порядок здійснення відмітки про перехід права власності на земельну ділянку затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 6 травня 2009 року N 439;
сертифікатів про право на земельну частку (пай) - при видачі свідоцтва про право на спадщину;
свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів, технічних паспортів на транспортні засоби, інші самохідні машини і механізми - при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку, при видачі свідоцтва про право на спадщину.
На копіях (фотокопіях) зазначених документів проставляється відмітка "згідно з оригіналом" з проставленням дати, підпису та печатки нотаріуса.
Про наявність оригіналів зазначених документів робиться відмітка на примірниках правочинів, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності або на інших документах, що долучаються до нотаріально оформлених документів, після чого оригінали повертаються особі, яка їх подала.
Відмітка, у якій зазначаються назва документа, ким, коли, за яким номером та на чиє ім'я він виданий, підписується нотаріусом.
( Пункт 28 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
29. У разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом, за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, державним нотаріусом державного нотаріального архіву видається дублікат утраченого або зіпсованого документа.
( Абзац перший пункту 29 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.
( Абзац другий пункту 29 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Державний нотаріус державного нотаріального архіву видає також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у статті 40 Закону.
( Абзац третій пункту 29 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. У цьому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, які підтверджують їх родинні стосунки (свідоцтво виконавця заповіту).
( Абзац четвертий пункту 29 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.
До заяви про видачу дубліката заповіту або видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть та засвідчені фотокопії інших документів, які підтверджують їх родинні стосунки (фотокопія свідоцтва виконавця заповіту).
Дублікат секретного заповіту не видається.
( Абзац восьмий пункту 29 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 1062/5 від 15.06.2009 )
Нотаріус при видачі дубліката втраченої довіреності перевіряє дійсність цієї довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей.
( Пункт 29 доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 88/5 від 15.08.2005 )
Дублікати втрачених довіреностей підлягають обов'язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей відповідно до Положення про Єдиний реєстр довіреностей, затвердженого наказом Мін'юсту України від 29.05.99 N 29/5 та зареєстрованого в Мін'юсті України 10.06.99 за N 362/3655.
( Пункт 29 доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 88/5 від 15.08.2005 )
Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність.
На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.