Про затвердження Стандарту N 4 "Корпоративне управління в професійних учасниках ринків капіталу та організованих товарних ринків. Організація та функціонування системи внутрішнього контролю в професійних учасниках, які не належать до підприємств, що становлять суспільний інтерес та до системно важливих професійних учасників"

5. Члени комітету з питань аудиту (аудиторського комітету) мають необмежений доступ в повному обсязі до інформації щодо бухгалтерського обліку професійного учасника (у тому числі до первинних облікових документів), його фінансової діяльності, а також до всієї інформації, пов'язаної з проведенням зовнішнього аудиту.

У разі надання члену комітету з питань аудиту (аудиторського комітету) інформації з обмеженим доступом, така особа зобов'язана забезпечити дотримання режиму користування та розкриття такої інформації, встановленого законодавством та внутрішніми документами професійного учасника.

6. Комітет з питань аудиту (у разі нестворення комітету - відповідальна особа, на яку покладені обов'язки забезпечення функцій такого комітету) доповідає органу, відповідальному за здійснення нагляду, про результати своєї діяльності не рідше ніж одного разу на шість місяців.

Зазначені у доповідях відомості щодо діяльності комітету повинні містити інформацію про персональний склад комітету (визначення відповідальної особи), кількість проведених засідань комітету та основну діяльність комітету (відповідальної особи). Звіт комітету з питань аудиту (відповідальної особи) повинен також містити оцінку незалежності суб'єктів аудиторської діяльності, які надають послуги з обов'язкового аудиту.

1. До предмета відання (функцій) комітету з питань призначень належать:

1) розроблення та періодичний перегляд політики (положення) професійного учасника з питань призначень;

2) визначення та рекомендування до схвалення органом, відповідальним за здійснення нагляду, кандидатур на заміщення вакантних посад у виконавчому органі (за однорівневої структури управління - виконавчих директорів), а у випадках, передбачених статутом або внутрішніми документами професійного учасника, - інших вакантних посад, оцінювання рівня компетенції членів (кандидатів у члени) органу, відповідального за здійснення нагляду (за однорівневої структури управління - невиконавчих директорів);

3) періодичне оцінювання структури, розміру, складу та роботи виконавчого органу (за однорівневої структури управління - виконавчих директорів) та надання рекомендацій органу, відповідальному за здійснення нагляду, щодо змін;

4) періодичне оцінювання членів виконавчого органу на відповідність кваліфікаційним вимогам та звітування щодо зазначеного питання органу (за однорівневої структури управління - виконавчих директорів), відповідальному за здійснення нагляду, професійного учасника;

5) розроблення плану наступництва для посад голови та членів органу, відповідального за здійснення нагляду (за однорівневої структури управління - голови ради директорів та невиконавчих директорів), внесення у разі, якщо це передбачено внутрішніми документами професійного учасника, пропозицій акціонерам (учасникам) щодо кандидатур на посади членів органу, відповідального за здійснення нагляду (за однорівневої структури управління - голови ради директорів та невиконавчих директорів);

6) розроблення плану наступництва для посад виконавчого органу (за однорівневої структури управління - виконавчих директорів) професійного учасника, забезпечення наявності належного плану наступництва інших осіб, які здійснюють управлінські функції в професійному учаснику;

7) надання органу, відповідальному за здійснення нагляду, рекомендацій щодо персонального складу кожного з його комітетів (у разі нестворення комітету - щодо кандидатури відповідальної особи, на яку покладаються обов'язки забезпечення виконання функцій комітету), розробка опису компетенцій для посад осіб, що здійснюють управлінські функції, оцінювання необхідних витрат часу на виконання обов'язків голови або члену комітету (відповідальної особи), а також періодичної ротації членів органу, відповідального за здійснення нагляду, між комітетами;

8) розроблення та надання органу, відповідальному за здійснення нагляду, для затвердження правил (кодексу) етичної поведінки посадових осіб органів професійного учасника, які, зокрема, можуть бути складовою частиною політики (положення) з питань призначень, та регулюють питання конфлікту інтересів, конфіденційності, чесного ведення справ, захисту та належного використання активів професійного учасника, дотримання вимог застосовуваного законодавства та внутрішніх документів, а також необхідність надання органу, відповідальному за здійснення нагляду, інформації про відомі факти порушень вимог законодавства або етичних норм;

9) забезпечення проведення програм з професійної орієнтації та навчання для членів органу, відповідального за здійснення нагляду, та виконавчого органу, необхідних для ефективного виконання ними своїх обов'язків у запроваджуваній в професійного учасника моделі корпоративного управління;

10) інші питання, передбачені законодавством, цим Стандартом, статутом професійного учасника та/або положенням про комітет, які відповідають напряму діяльності комітету.

Питання, передбачені підпунктом 8 цього пункту, передаються до предмета відання комітету з питань етики (у разі його створення). До предмета відання такого комітету можуть бути віднесені також інші питання, визначені органом, відповідальним за здійснення нагляду.

2. Предмет відання комітету з питань призначень може бути об'єднаний з предметом відання комітету з винагород.

3. Комітет з питань призначень також повинен вивчати політику професійного учасника щодо добору та призначення осіб, які здійснюють управлінські функції в професійному учаснику.

Пропозиції щодо призначення посадових осіб професійного учасника, призначення яких належить до компетенції наглядової ради або ради директорів відповідно до закону чи статуту професійного учасника, мають бути попередньо погоджені комітетом з питань призначень.

Голова колегіального виконавчого органу (одноосібний виконавчий орган) професійного учасника при призначенні осіб, які здійснюють управлінські функції, має погоджувати їхні кандидатури з комітетом з питань призначень.

4. Члени комітету з питань призначень повинні мати відповідні знання, навички та професійний досвід, необхідні для розробки та підтримання в актуальному та адекватному стані політики (положення) професійного учасника з питань призначень.

5. Комітет з питань призначень (у разі нестворення комітету - відповідальна особа, на яку покладені обов'язки забезпечення функцій такого комітету) доповідає органу, відповідальному за здійснення нагляду, про результати своєї діяльності не рідше ніж одного разу на рік.

Зазначені у доповідях відомості щодо діяльності комітету повинні містити інформацію про персональний склад комітету (визначення відповідальної особи), кількість проведених засідань комітету та основну діяльність комітету (відповідальної особи).

1. До предмета відання (функцій) комітету з винагород належать:

1) розроблення та періодичний перегляд політики (положення) професійного учасника з питань винагороди;

2) внесення пропозицій акціонерам (учасникам) щодо винагороди членів органу, відповідального за здійснення нагляду (за однорівневої структури управління - невиконавчих директорів);

3) надання пропозицій до органу, відповідального за здійснення нагляду, щодо винагороди членів виконавчого органу (за однорівневої структури управління - виконавчих директорів). Такі пропозиції повинні стосуватися форм винагороди, включаючи, зокрема, фіксовану винагороду, змінну винагороду, добровільне пенсійне забезпечення або схеми дострокових пенсійних виплат та компенсацію при звільненні. Пропозиції щодо схем винагороди за досягнутими результатами повинні супроводжуватися рекомендаціями щодо відповідних цілей та критеріїв оцінки;

4) надання пропозицій до органу, відповідального за здійснення нагляду, щодо індивідуальної винагороди, що надається члену виконавчого органу (за однорівневої структури управління - виконавчому директору), гарантуючи їх сумісність з політикою винагороди, прийнятою професійним учасником, та їх відповідність оцінці роботи зазначених членів;

5) надання пропозицій до органу, відповідального за здійснення нагляду, щодо форм та істотних умов договорів та контрактів для членів виконавчого органу (за однорівневої структури управління - виконавчих директорів);

6) надання пропозицій до органу, відповідального за здійснення нагляду, щодо ключових показників результативності (ефективності) членів виконавчого органу (за однорівневої структури управління - виконавчих директорів) професійного учасника, критеріїв та процедур періодичної оцінки їх виконання членами виконавчого органу (за однорівневої структури управління - виконавчими директорами) професійного учасника;

7) надання загальних рекомендацій щодо рівня та структури винагороди для осіб, які здійснюють управлінські функції;

8) контроль рівня та структури винагороди для осіб, які здійснюють управлінські функції, базуючись на достовірній інформації, наданій виконавчим органом (за однорівневої структури управління - виконавчими директорами);

9) інші питання, передбачені законодавством, цим Стандартом, статутом професійного учасника та/або положенням про комітет, які відповідають напряму діяльності комітету.

2. Предмет відання комітету з винагород може бути об'єднаний з предметом відання комітету з питань призначень.

3. У разі якщо професійним учасником застосовуються механізми стимулювання шляхом участі у капіталі осіб, які здійснюють управлінські функції, та інших працівників професійного учасника, до компетенції комітету також належать:

1) надання пропозицій органу, відповідальному за здійснення нагляду, щодо загальної політики використання таких механізмів;

2) визначення обсягу інформації, що надається з цього питання у річному звіті з урахуванням вимог законодавства;

3) надання пропозицій органу, відповідальному за здійснення нагляду, щодо механізмів такого стимулювання з аргументуванням таких пропозицій.

4. Члени комітету з винагород повинні мати відповідні знання та професійний досвід, необхідні для розробки та підтримання в актуальному та адекватному стані політики (внутрішнього положення) професійного учасника з питань винагороди.

5. Комітет з винагород (у разі нестворення комітету - відповідальна особа, на яку покладені обов'язки забезпечення функцій такого комітету) доповідає органу, відповідальному за здійснення нагляду, про результати своєї діяльності не рідше ніж одного разу на рік.

Зазначені у доповідях відомості щодо діяльності комітету повинні містити інформацію про персональний склад комітету (визначення відповідальної особи), кількість проведених засідань комітету та основну діяльність комітету (відповідальної особи).

1. Система внутрішнього контролю є складовою частиною системи корпоративного управління професійного учасника та включає підсистеми:

1) комплаєнсу;

2) управління ризиками;

3) внутрішнього аудиту.

У функціонуванні кожної із зазначених у підпунктах 1 - 3 цього пункту підсистем задіяні:

орган, відповідальний за здійснення нагляду, що утворює кожну з підсистем та регулює її подальше функціонування;

відповідний комітет органу, відповідального за здійснення нагляду (у разі нестворення комітету - відповідна відповідальна особа, на яку покладено обов'язок із забезпечення реалізації функцій комітету), що забезпечує здійснення нагляду за функціонуванням підсистеми та готує проєкти рішень органу, відповідального за здійснення нагляду, згідно до предмету відання комітету (відповідальної особи);

відповідний підрозділ системи внутрішнього контролю (у разі нестворення підрозділу - комплаєнс-менеджер, ризик-менеджер або внутрішній аудитор), що в залежності від напряму своєї діяльності виконує функції, визначені у главах 2, 3 або 4 цього розділу;

особи, які здійснюють виконавчі функції, та, згідно з розподілом обов'язків, зобов'язані забезпечувати підсистему необхідними інформаційними та матеріальними ресурсами, виконувати під час керівництва поточною діяльністю професійного учасника вимоги відповідних політик (положень) з питань внутрішнього контролю та здійснювати належне управління ризиками в ході здійснення професійної діяльності.

У функціонуванні системи внутрішнього контролю професійного учасника приймають участь також інші комітети органу, відповідального за здійснення нагляду (або відповідальні особи), предмет відання яких пов'язаний із здійсненням нагляду за виконанням внутрішніх політик (положень) професійного учасника та управлінням тими чи іншими ризиками його діяльності (комітет з питань призначень, комітет з винагород, комітет з питань етики тощо).

Система внутрішнього контролю професійного учасника створюється з урахуванням особливостей виду професійної діяльності, характеру та обсягів операцій, що здійснюються професійним учасником під час провадження такої діяльності, а також ризиків, властивих такій діяльності.

Професійні учасники зобов'язані здійснювати контроль за функціонуванням такої системи в порядку, встановленому внутрішніми документами.

Створення професійним учасником системи внутрішнього контролю та забезпечення функціонування такої системи є невід'ємною частиною його професійної діяльності.

2. Професійний учасник під час визначення організаційної структури системи внутрішнього контролю враховує необхідність забезпечення взаємозамінності працівників з метою уникнення негативного впливу на ефективність функціонування такої системи в разі тимчасової відсутності працівника або його звільнення.

Професійний учасник забезпечує наявність належної кількості кваліфікованих і досвідчених працівників, виходячи з потреб організаційної структури системи внутрішнього контролю, напрямів діяльності та ризиків професійного учасника.

Організаційна структура системи внутрішнього контролю професійного учасника має складатися з:

наглядової ради за дворівневої структури управління або невиконавчих директорів (невиконавчого директора) ради директорів за однорівневої структури управління;

комітетів органу, відповідального за здійснення нагляду, та/або відповідальних осіб, на яких покладаються обов'язки забезпечення функцій відповідного комітету;

виконавчого органу за дворівневої структури управління або виконавчих директорів (виконавчого директора) ради директорів за однорівневої структури управління;

підрозділу комплаєнсу (комплаєнс-підрозділу) або менеджера з питань комплаєнсу (комплаєнс-менеджера);

підрозділу з управління ризиками або менеджера з управління ризиками (ризик-менеджера);

підрозділу з внутрішнього аудиту або внутрішнього аудитора.

Положення про виконавчий орган професійного учасника повинно встановлювати обов'язки цього органу (виконавчих директорів при застосуванні однорівневої структури управління) щодо ефективного управління ризиками поточної діяльності, а також щодо своєчасного надання до системи внутрішнього контролю повної та достовірної інформації про діяльність професійного учасника та її ризики.

Організаційна структура системи внутрішнього контролю професійного учасника є складовою його організаційної структури.

3. Професійний учасник створює наступні самостійні структурні підрозділи: підрозділ, який виконує функції комплаєнсу, підрозділ, який виконує функції з управління ризиками, підрозділ, який виконує функції внутрішнього аудиту та забезпечує їх ефективну діяльність. Вимоги цього пункту щодо створення зазначених підрозділів можуть не застосовуватися у випадках, визначених у пункті 4 цієї глави.

4. Професійний учасник може визначати організаційну структуру системи внутрішнього контролю з урахуванням особливостей виду професійної діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках, характеру та обсягів операцій, що здійснюються ним під час провадження такої діяльності, а також ризиків, властивих такій діяльності в межах наступних вимог:

професійні учасники, замість створення підрозділів, які виконують функції з управління ризиками, комплаєнсу та внутрішнього аудиту мають право призначити окремих посадових осіб для виконання відповідних функцій: комплаєнс-менеджера, ризик-менеджера та внутрішнього аудитора (такі особи повинні дотримуватися вимог, встановлених, відповідно, у главах 2 - 4 цього розділу);

професійні учасники мають право визначити, що функції підрозділу з управління ризиками (ризик-менеджера) та комплаєнсу (комплаєнс-менеджера) виконуватимуться об'єднаним підрозділом (однією особою);

професійні учасники мають право покласти виконання функцій комплаєнс-менеджера та/або ризик-менеджера на особу (осіб), яка здійснює виконавчі функції у професійному учаснику, та/або на іншого працівника (працівників) професійного учасника, якщо ця особа (особи) та/або працівник (працівники) задовольняють вимогам відповідно пунктів 1 та/або 2 глави 4 розділу IV цього Стандарту та при цьому не виникає неврегульований конфлікт інтересів;

професійні учасники мають право не створювати окремий підрозділ внутрішнього аудиту та не призначати внутрішнього аудитора у випадку прийняття органом, відповідальним за здійснення нагляду, рішення про передання функцій, передбачених пунктом 2 глави 4 розділу III цього Стандарту, до компетенції комітету, до предмету відання якого віднесені питання аудиту (з визначенням члена зазначеного комітету, на якого покладено безпосереднє виконання функцій, передбачених пунктом 2 глави 4 розділу III цього Стандарту) або, у разі не створення комітету, до предмету відання якого віднесені питання аудиту, до компетенції відповідальної особа з числа членів органу, відповідального за здійснення нагляду, на яку покладаються обов'язки забезпечення функцій комітету з питань аудиту.

Зазначені у цьому пункті та у додатку 1 до цього Стандарту можливості впровадження посад комплаєнс-менеджера, ризик-менеджера, внутрішнього аудитора замість створення відповідних підрозділів та об'єднання функцій системи внутрішнього контролю професійного учасника, у тому числі їх об'єднання з іншими функціями професійного учасника або покладання функцій системи внутрішнього контролю на осіб, що здійснюють виконавчі функції у професійному учаснику, а також можливість не створювати окремий підрозділ внутрішнього аудиту та не призначати внутрішнього аудитора можуть використовуватися тільки на підставі прийнятого органом, відповідальним за здійснення нагляду, обґрунтованого рішення та за умови, що професійний учасник після впровадження такої організаційної структури забезпечує протягом здійснення своєї діяльності ефективне функціонування системи внутрішнього контролю.

На вимогу (запит) Національній комісії з цінних паперів та фондового ринку такий професійний учасник повинен надати копію рішення органу, відповідального за здійснення нагляду, з письмовим обґрунтуванням зазначеного у абзаці шостому цього пункту рішення або відповідний витяг з такого рішення.

5. У разі, якщо за оцінкою органу, відповідального за здійснення нагляду, організаційна структура системи внутрішнього контролю професійного учасника в частині здійснення функцій комплаєнсу та/або управління ризиками, та/або внутрішнього аудиту перестає відповідати особливостям виду професійної діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках, характеру та обсягам операцій, що здійснюються ним під час провадження такої діяльності, а також ризикам, властивим такій діяльності та не забезпечує ефективного функціонування системи внутрішнього контролю, професійний учасник зобов'язаний якнайшвидше (в мінімально можливий розумний строк) внести до організаційної структури системи внутрішнього контролю відповідні зміни.

Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку у разі наявності достатніх підстав, підтверджених відповідними документами, вважати, що система внутрішнього контролю професійного учасника або будь-якої з її підсистем функціонує неефективно, має право видати розпорядження про усунення порушень законодавства, а саме зобов'язати професійного учасника усунути вказане порушення шляхом приведення організаційної структури системи внутрішнього контролю або якоїсь з її підсистем у відповідність до вимог пункту 3 цієї глави (тобто без застосування вимог пункту 4 цієї глави).

6. Структурні підрозділи або окремі посадові особи системи внутрішнього контролю, підпорядковуються органу, відповідальному за здійснення нагляду, та звітують перед ним.

7. Професійні учасники повинні здійснювати функції з управління ризиками, комплаєнсу та внутрішнього аудиту самостійно та забезпечувати відповідність належного виконання зазначених функцій.

Професійні учасники можуть передавати окремі завдання або процеси в рамках функцій системи внутрішнього контролю на аутсорсинг тільки у випадках, в порядку та на умовах, визначених нормативно-правовим актом Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку.

8. Відомості щодо системи внутрішнього контролю подаються до Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку у порядку та строки, визначені нормативно-правовими актами Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку з питань ліцензування та провадження ліцензійної діяльності.

1. Професійний учасник повинен розробити, запровадити, підтримувати адекватні внутрішні документи та процедури, спрямовані на виявлення будь-яких комплаєнс-ризиків в рамках провадження ним професійної діяльності, а також вживати ефективні та адекватні заходи, спрямовані на мінімізацію зазначених ризиків та сприяння здійсненню Національною комісією з цінних паперів та фондового ринку ефективного нагляду за таким учасником. При цьому професійні учасники повинні брати до уваги економічну сутність, обсяг та складність операцій, які ними здійснюються, та перелік послуг, які надаються в рамках такої діяльності.

2. З метою забезпечення виконання вимог, передбачених пунктом 1 цієї глави, професійні учасники повинні створити та підтримувати постійно діючий та ефективний комплаєнс-підрозділ або визначити окрему посадову особу (комплаєнс-менеджера), який (яка) діє незалежно від функціональних підрозділів професійного учасника на підставі положення про комплаєнс-підрозділ (комплаєнс-менеджера) та виконує наступні функції:

1) в межах повноважень, визначених цим Стандартом та внутрішніми політиками (положеннями) професійного учасника, приймає участь у забезпеченні розробки, запровадження, актуалізації та контролю внутрішніх документів та процедур, що регламентують усі внутрішні процеси, пов'язані з провадженням професійної діяльності та спрямовані на дотримання таким професійним учасником вимог:

законодавства про ринки капіталу та організовані товарні ринки;

стандартів, правил, інших внутрішніх документів саморегулівної організації, членом якої є такий професійний учасник;

правил організованого ринку, учасником якого є такий професійний учасник або на якому його цінні папери допущені до торгів;

бізнес-плану (бізнес-стратегії), ухваленого органом, відповідальним за здійснення нагляду, професійного учасника;

2) здійснює на постійній основі моніторинг та оцінку адекватності та ефективності внутрішніх документів та процедур, запроваджених відповідно до підпункту 1 цього пункту, та заходів, вжитих для усунення недоліків у цих внутрішніх документах та процедурах;

3) надає поради та допомагає органам управління, працівникам професійного учасника дотримуватися вимог, передбачених підпунктом 1 цього пункту;

4) розробляє обов'язкові до розгляду органами управління професійного учасника рекомендації щодо внутрішніх документів та процедур, передбачених підпунктом 1 цього пункту;

5) регулярно, але не рідше ніж одного разу на рік (якщо законодавством та/або внутрішніми документами не встановлений менший інтервал між періодичними звітами), готує та подає органу, відповідальному за здійснення нагляду, звіт про комплаєнс, який містить відомості про виконання обов'язків підрозділу та стан справ з питань комплаєнсу, зокрема, щодо виконання наданих рекомендацій відносно внутрішніх документів та процедур, передбачених підпунктом 1 цього пункту, щодо послуг, видів діяльності, процесів, що піддають професійного учасника значному комплаєнс-ризику та впливають на професійного учасника у разі реалізації цього ризику, а також пропозицій щодо уникнення чи пом'якшення вказаного ризику, щодо випадків порушень вимог законодавства та внутрішніх документів професійного учасника та застосованих до професійного учасника санкцій або інших негативних наслідків у результаті припущених порушень, щодо випадків та причин порушень працівниками професійного учасника наявних внутрішніх кодексів та правил поведінки із запропонуванням заходів щодо запобігання таким подіям надалі, щодо випадків формування недостовірної звітності для регуляторних і контролюючих органів або для її оприлюднення, а також застосованих через це до професійного учасника санкцій, щодо значних змін у законодавстві та їх потенційних наслідків для професійного учасника, щодо випадків конфлікту інтересів, щодо проведених навчань працівників з питань, що належать до функцій підрозділу комплаєнсу, щодо рекомендацій підрозділу стосовно усунення виявлених недоліків та загроз, інші відомості, визначені законодавством або внутрішніми документами професійного учасника;

6) здійснює моніторинг процесу розгляду звернень, які стосуються функціонування такого професійного учасника, аналізує відповідність внутрішнього положення про розгляд звернень вимогам законодавства та бізнес-плану (бізнес-стратегії) професійного учасника. Висновки за результатами проведеного моніторингу та аналізу включаються до звіту про комплаєнс;

7) на основі інформації, отриманої з відкритих джерел, а також інформації, що перебуває у володінні професійного учасника або була повідомлена керівнику комплаєнс-підрозділу (комплаєнс-менеджеру) працівником або посадовою особою професійного учасника, систематично здійснює перевірку наявності у працівників професійного учасника конфлікту інтересів, за результатами якої повідомляє про випадки наявності такого конфлікту інтересів органи управління професійного учасника та надає рекомендації щодо його врегулювання;

8) розробляє та передає для розгляду визначеному органом, відповідальним за здійснення нагляду, комітету (у разі його створення) та/або для затвердження органу, відповідальному за здійснення нагляду, проєкт політики (положення) про організацію контролю (про комплаєнс) та забезпечує підтримання цієї політики (положення) в актуальному стані. Політика (положення) про організацію контролю (про комплаєнс) розробляється з урахуванням бізнес-плану (бізнес-стратегії) професійного учасника та, зокрема, містить:

організаційну структуру професійного учасника, порядок формування інформаційної бази про чинні внутрішні документи професійного учасника; порядок (програму) здійснення моніторингу змісту зазначених внутрішніх документів на відповідність одне одному, вимогам законодавства та бізнес-плану (бізнес-стратегії) професійного учасника;

порядок звітування у ході виконання працівниками професійного учасника своїх обов'язків, яким, зокрема, визначається перелік та обсяги звітності, яка готується підрозділами або окремими працівниками професійного учасника та доступ до якої необхідний підрозділу комплаєнсу для належного здійснення покладених на цей підрозділ функцій, а також способи отримання доступу підрозділом комплаєнсу до такої звітності;

порядок здійснення комплаєнс-підрозділом контрольних процедур з питань, що віднесені до компетенції цього підрозділу, у тому числі порядок та способи (методи) проведення внутрішніх перевірок;

визначення кола документів, що регламентують внутрішні процеси, пов'язані з провадженням професійної діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках, які потребують погодження керівником підрозділу комплаєнсу;

інші вимоги, визначені законодавством або внутрішніми документами професійного учасника;

9) забезпечує ознайомлення працівників професійного учасника з внутрішніми документами та процедурами, а також стандартами корпоративного управління, яких вони зобов'язані дотримуватися, та організовує проведення заходів в галузі освіти та підготовки кадрів для забезпечення адекватного розуміння працівниками професійного учасника вимог внутрішніх документів та процедур, затверджених професійним учасником;

10) використовуючи контрольні процедури, передбачені політикою (положенням) про організацію контролю (про комплаєнс), постійно проводить аналіз:

виконання працівниками внутрішніх документів та процедур, затверджених професійним учасником, та випадків перевищення повноважень посадовими особами професійного учасника;

дотримання професійним учасником та його працівниками законів, нормативно-правових актів, рішень органів управління професійного учасника;

11) виявляє недоліки контролю, що здійснюється керівниками структурних підрозділів професійного учасника, за виконанням працівниками, які перебувають у їх підпорядкуванні, вимог внутрішніх документів та процедур, затверджених професійним учасником, визначає заходи, необхідні для усунення цих недоліків, повідомляє про такі недоліки осіб, які здійснюють виконавчі функції, контролює вжиття заходів, необхідних для усунення виявлених недоліків;

12) комплаєнс-підрозділ (комплаєнс-менеджер) надає консультації з питань розробки та затвердження політики (положення) з питань винагороди.

Для цілей цього Стандарту керівник комплаєнс-підрозділу або комплаєнс-менеджер, що здійснює ці функції одноосібно, належить до керівного складу професійного учасника. У разі призначення комплаєнс-менеджера замість створення комплаєнс-підрозділу, така особа виконує усі функції комплаєнс-підрозділу, має усі повноваження керівника цього підрозділу та повинна дотримуватися усіх вимог, що передбачені цією главою.

3. З метою дотримання вимог пункту 2 цієї глави комплаєнс-підрозділ (комплаєнс-менеджер) повинен провести оцінку ризиків, передбачених пунктом 1 цієї глави, за результатами якої запровадити програму моніторингу відповідності внутрішніх документів та процедур зобов'язанням професійного учасника, взятим в рамках провадження професійної діяльності, та моніторингу виконання працівниками професійного учасника вимог таких внутрішніх документів та процедур.

Програма моніторингу повинна враховувати всі послуги, які надаються професійним учасником, а також відповідну інформацію, зібрану у зв'язку з моніторингом процесу розгляду скарг. Сформована за результатами оцінки комплаєнс-ризиків, програма моніторингу повинна з урахуванням контрольних процедур та методів проведення перевірки, передбачених політикою (положенням) про організацію контролю (про комплаєнс), встановити пріоритети перевірки відповідності внутрішніх документів та процедур для забезпечення належного нагляду за ризиками невиконання професійним учасником своїх зобов'язань, взятих в рамках провадження професійної діяльності, та перевірки виконання працівниками професійного учасника вимог внутрішніх документів та процедур, затверджених професійним учасником.

4. З метою забезпечення належного та незалежного виконання комплаєнс-підрозділом (комплаєнс-менеджером) функцій, передбачених пунктами 2 та 3 цієї глави, професійний учасник повинен дотримуватись таких вимог:

1) комплаєнс-підрозділ (комплаєнс-менеджер) діє у відповідності до політики (положення) про організацію контролю (про комплаєнс);

2) працівники комплаєнс-підрозділу (комплаєнс-менеджер) мають (має) необхідні повноваження, ресурси, рівень кваліфікації для досягнення цілей і завдань, поставлених перед ними (ним), та доступ до усієї необхідної інформації;

3) керівник комплаєнс-підрозділу (комплаєнс-менеджер) призначається та звільняється органом, відповідальним за здійснення нагляду, професійного учасника та є підзвітним безпосередньо органу, відповідальному за здійснення нагляду;

4) працівники комплаєнс-підрозділу призначаються та звільняються в порядку, визначеному положенням про підрозділ, органом, відповідальним за здійснення нагляду, або за поданням керівника комплаєнс-підрозділу відповідною особою, яка здійснює виконавчі функції, та з урахуванням вимог чинного законодавства про працю;

5) у порядку, встановленому нормативно-правовими актами Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку з питань ліцензування та провадження професійної діяльності, професійний учасник інформує Національну комісію з цінних паперів та фондового ринку про призначення або звільнення керівника комплаєнс-підрозділу (комплаєнс-менеджера) та про зміст звіту про комплаєнс;

6) працівники професійного учасника повідомляють керівника комплаєнс-підрозділу (комплаєнс-менеджера) про виникнення та про припинення існування у них або членів їх сім'ї особистих інтересів, які конфліктують або можуть у майбутньому конфліктувати з інтересами професійного учасника та суперечити цілям, закріпленим в бізнес-плані (бізнес-стратегії) такого професійного учасника. Для цілей цього пункту термін "члени сім'ї" вживається у значенні, наведеному в Законі України "Про запобігання корупції";

7) внутрішні документи та процедури, передбачені пунктом 1 цієї глави, розробляються комплаєнс-підрозділом (комплаєнс-менеджером) із залученням, у разі необхідності, інших підрозділів професійного учасника та затверджуються органом, відповідальним за здійснення нагляду. Внутрішні документи та процедури підлягають щорічному перегляду органом, відповідальним за здійснення нагляду, з урахуванням висновків звіту про комплаєнс та висновків звіту щодо питань внутрішнього аудиту;

8) керівник комплаєнс-підрозділу (комплаєнс-менеджер) в кожному конкретному випадку виявлення істотного ризику невиконання професійним учасником своїх зобов'язань, взятих в межах провадження професійної діяльності, подає інформацію безпосередньо органам управління професійного учасника. З цією метою керівник комплаєнс-підрозділу (комплаєнс-менеджер) має бути наділеним у статуті правом вимоги щодо скликання засідання органу, відповідального за здійснення нагляду, та правом приймати участь у засіданнях цього органу.

Для цілей цього підпункту до істотних ризиків невиконання професійним учасником своїх зобов'язань щонайменше відносяться:

ризик завдання шкоди інвестору (клієнту) професійного учасника;

ризик застосування Національною комісією з цінних паперів та фондового ринку до професійного учасника фінансових санкцій та нефінансових санкцій у формі зупинення дії або анулювання ліцензії на окремі види професійної діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках.

Керівник комплаєнс-підрозділу має право бути присутнім на засіданнях виконавчого органу, комітетів та інших колегіальних органів, утворених виконавчим органом, і, якщо це передбачено внутрішніми документами професійного учасника, може накладати заборону (вето) на рішення цих органів, якщо реалізація таких рішень призведе до порушення вимог законодавства, відповідних стандартів саморегулівних організацій, дія яких поширюється на професійного учасника, конфлікту інтересів, а також в інших випадках, установлених органом, відповідальним за здійснення нагляду, та невідкладно інформує орган, відповідальний за здійснення нагляду, та/або комітет питань комплаєнсу (відповідальну особу, на яку покладено обов'язок із забезпечення реалізації функції комплаєнсу) про такі рішення;

9) працівники комплаєнс-підрозділу (комплаєнс-менеджер), які (який) виконують (виконує) в тому самому професійному учаснику іншу роботу, не можуть (не може) проводити моніторинг та оцінку адекватності та ефективності, передбачених підпунктом 1 пункту 2 цієї глави, внутрішніх документів, процедур та заходів у відношенні роботи, яку вони (він) виконують (виконує) поряд із здійсненням функцій комплаєнсу у тому самому професійному учаснику;

10) винагорода працівників комплаєнс-підрозділу (комплаєнс-менеджера) не повинна бути пов'язана з результатами діяльності професійного учасника та формується в порядку, що регулюється розділом V цього Стандарту, таким чином, щоб забезпечити їх (його) незалежність та неупередженість рішень;

11) комплаєнс-підрозділ (комплаєнс-менеджер) організаційно не залежить від інших функціональних підрозділів професійного учасника;

12) орган, відповідальний за здійснення нагляду, затверджує політику (положення) про організацію контролю (про комплаєнс);

13) працівники комплаєнс-підрозділу (комплаєнс-менеджер) повинні (повинен) володіти спеціальними знаннями відповідно до виду професійної діяльності професійного учасника, а також мати професійний досвід, необхідний для здійснення своїх повноважень.

5. Професійні учасники можуть не виконувати вимоги, передбачені підпунктами 9 та/або 10 пункту 4 цієї глави, якщо до виникнення ситуації, у якій та сама особа виконує у професійному учаснику роботу комплаєнс-менеджера або керівника чи працівника комплаєнс-підрозділу та іншу роботу, та/або до початку виплати винагороди працівникам комплаєнс-підрозділу (комплаєнс-менеджеру), пов'язаної з результатами роботи професійного учасника, органом, відповідальним за здійснення нагляду, буде прийняте обґрунтоване рішення, що з огляду на економічну сутність, обсяг та складність операцій, які здійснюються таким професійним учасником, та на перелік послуг, які надаються в рамках професійної діяльності, такі вимоги є непропорційними, а функція комплаєнсу може виконуватися ефективно без їх додержання.

На вимогу (запит) Національній комісії з цінних паперів та фондового ринку такий професійний учасник повинен надати копію рішення органу, відповідального за здійснення нагляду, з письмовим обґрунтуванням зазначеного у абзаці першому цього пункту рішення або відповідний витяг з такого рішення.

У разі, якщо за оцінкою органу, відповідального за здійснення нагляду, професійного учасника зазначене у абзаці першому цього пункту рішення перестає відповідати економічній сутності, обсягу та складності операцій, які здійснюються таким професійним учасником, переліку послуг, які надаються в рамках такої діяльності та/або з інших причин створює ризики для ефективного функціонування підсистеми комплаєнсу, професійний учасник зобов'язаний якнайшвидше (в мінімально можливий розумний строк) забезпечити виконання вимог, передбачених підпунктами 9 та/або 10 пункту 4 цієї глави, та повідомити про це Національну комісію з цінних паперів та фондового ринку.

Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку у разі наявності достатніх підстав, підтверджених відповідними документами, вважати, що підсистема комплаєнсу професійного учасника функціонує неефективно, має право видати розпорядження про усунення порушень законодавства, а саме зобов'язати професійного учасника усунути вказане порушення шляхом приведення функціонування підрозділу з комплаєнсу (комплаєнс-менеджера) у відповідність з вимогами, передбаченими підпунктами 9 та/або 10 пункту 4 цієї глави.

1. Професійні учасники повинні визначити схильність до ризиків та прийнятний рівень ризику, розробити, запровадити, підтримувати адекватні внутрішні документи та процедури, спрямовані на управління ризиками, які стосуються діяльності, процесів і систем професійного учасника, а також вживати ефективні заходи, спрямовані на мінімізацію зазначених ризиків з врахуванням схильності до ризиків та прийнятного рівня ризику. При цьому професійні учасники повинні брати до уваги економічну сутність, обсяг та складність операцій, які ними здійснюються, та перелік послуг, які надаються в межах такої діяльності.

2. З метою забезпечення виконання вимог, передбачених пунктом 1 цієї глави, професійні учасники повинні створити та підтримувати постійно діючий та ефективний підрозділ з управління ризиками або визначити окрему посадову особу (ризик-менеджера), який (яка) діє незалежно від функціональних підрозділів професійного учасника на підставі положення про підрозділ з управління ризиками (ризик-менеджера), затвердженого органом, відповідальним за здійснення нагляду, та виконує наступні функції:

1) забезпечує розробку та вносить на розгляд комітету з управління ризиками проєкти внутрішніх документів (або змін до них), які регулюють функціонування підсистеми управління ризиками професійного учасника з урахуванням, у тому числі, особливостей здійснюваних ним видів професійної діяльності на ринках капіталу, характеру та обсягів операцій, що здійснюються ним під час провадження такої діяльності, а також ризиків, властивих такій діяльності. До таких внутрішніх документів, зокрема, належать стратегія управління ризиками, політика (положення) про управління ризиками, декларація схильності до ризиків, інші документи, які зідно з законодавством та/або внутрішніми документами професійного учасника стосуються діяльності підсистеми управління ризиками та підлягають затвердженню органом, відповідальним за здійснення нагляду. При здійсненні розробки зазначених внутрішніх документів та змін до них підрозділом з управління ризиками забезпечується проведення обміну інформацією та консультації з особами, які здійснюють виконавчі функції, розглядаються пропозиції, що надавалися з цього приводу виконавчим органом професійного учасника.

Внутрішні документи, які регулюють функціонування підсистеми управління ризиками професійного учасника, встановлюють:

у стратегії управління ризиками - зокрема, основні цілі управління ризиками, перелік суттєвих (істотних) ризиків із зазначенням видів операцій, які генерують ці ризики, принципи та підходи щодо визначення прийнятного співвідношення дохідності та ризиків, загальні принципи управління ризиками. В залежності від виду професійної діяльності на ринках капіталу для професійного учасника щонайменше суттєвими (істотними) можуть вважатись кредитні, операційні, ринкові ризики та ризики ліквідності, інші ризики, визначені законодавством або внутрішніми документами професійного учасника;

у політиці (положенні) про управління ризиками - зокрема, в розрізі кожного із суттєвих ризиків мету, завдання та принципи управління ризиком, організаційну структуру процесу управління ризиком з урахуванням розподілу функцій учасників процесу, їх повноваження, відповідальність та порядок взаємодії; перелік лімітів для контролю за ризиком та порядок їх установлення за ризиками, що піддаються кількісному вимірюванню; підходи щодо виявлення, вимірювання, моніторингу, контролю, звітування та пом'якшення ризику; перелік та зміст форм управлінської звітності щодо ризику, порядок та періодичність/терміни їх надання визначеним у цьому документі учасникам процесу управління ризиками, інші положення згідно з законодавством та рішенням професійного учасника. Політика (положення) про управління ризиками професійного учасника є сукупністю політик (положень) про управління різними групами та видами ризиків, які можуть бути оформлені як один документ або як окремі документи;

у декларації схильності до ризиків - зокрема, сукупний рівень схильності до ризику (ризик-апетиту) та види ризиків, які професійний учасник має намір приймати та утримувати для досягнення цілей бізнес-плану (бізнес-стратегії), максимальний рівень допустимого для професійного учасника ризику, виходячи із розміру наявних ресурсів (капіталу та потреб у ліквідності) та з урахуванням вимог обов'язкових для дотримання нормативів, рівень схильності до ризиків (ризик-апетиту) щодо кожного з видів ризику (індивідуальний рівень), який має стати основою для встановлення лімітів, види ризиків, яких професійний учасник має уникати, внутрішні та зовнішні чинники та обмеження, що впливають на прийняття професійним учасником ризиків, інші показники згідно з законодавством та рішенням професійного учасника, інші відомості, визначені законодавством або внутрішніми документами професійного учасника.

Стратегія управління ризиками та декларація схильності до ризиків можуть бути складовими частинами політики (положення) управління ризиками, якщо така політики (положення) управління ризиками оформлена як один документ.

Професійні учасники зобов'язані якнайшвидше (в мінімально можливий розумний строк після затвердження) розмістити на своєму вебсайті стратегію управління ризиками або витяг з політики (положення) про управління ризиками в частині стратегії з управління ризиками та своєчасно оновлювати її у разі внесення змін до неї;

2) на виконання політики (положення) про управління ризиками спільно з комплаєнс-підрозділом (комплаєнс-менеджером) забезпечує розробку, запровадження та підтримку адекватних внутрішніх документів та процедур управління ризиками, спрямованих на ідентифікацію, аналіз, оцінювання, обробку, моніторинг та перегляд ризиків, які стосуються діяльності, процесів та систем професійного учасника, та вживає ефективних заходів з мінімізації таких ризиків з врахуванням схильності до ризиків та прийнятного рівня ризику;

3) розробляє рекомендації для працівників професійного учасника (в тому числі осіб, які здійснюють виконавчі функції) щодо внутрішніх документів, процедур та заходів, передбачених підпунктом 2 цього пункту, надає поради та методичну допомогу щодо дотримання вимог політики (положення) про управління ризиками;

4) здійснює на постійній основі моніторинг рівня практичного впровадження професійним учасником внутрішніх документів, процедур та заходів, передбачених підпунктом 2 цього пункту;

5) здійснює на постійній основі моніторинг дотримання у поточній діяльності працівниками професійного учасника внутрішніх документів, процедур та заходів, передбачених підпунктом 2 цього пункту;

6) здійснює на постійній основі моніторинг адекватності та ефективності внутрішніх документів, процедур управління ризиками професійного учасника та заходів, здійсненних для усунення недоліків у цих внутрішніх документах та процедурах, а також моніторинг адекватності та ефективності заходів, передбачених підпунктом 2 цього пункту, у тому числі здійснює моніторинг здатності окремих працівників професійного учасника дотримуватися таких заходів або внутрішніх документів та виконувати такі процедури;

7) регулярно, але не рідше ніж одного разу на шість місяців, подає органу, відповідальному за здійснення нагляду, звіт про управління ризиками, у якому містяться відомості про виконання обов'язків підрозділу з управління ризиками, зокрема, щодо виконання наданих рекомендацій щодо внутрішніх документів, процедур та заходів, що спрямовані на управління ризиками професійного учасника, а також інформація про виявлені ризики та рекомендації щодо управління ними, інші відомості, визначені законодавством або внутрішніми документами професійного учасника. При підготовці звіту про управління ризиками підрозділ з управління ризиками може залучати інших працівників професійного учасника, які мають необхідні знання та досвід у сфері управління ризиками;

8) здійснює на постійній основі оцінку та моніторинг ризиків професійного учасника з точки зору негативного впливу на його діяльність (виникнення збитків або додаткових втрат або недоотримання запланованих доходів).

Для цілей цього Стандарту керівник підрозділу з управління ризиками або ризик-менеджер, що здійснює ці функції одноосібно, належить до керівного складу професійного учасника. У разі призначення ризик-менеджера замість створення підрозділу з управління ризиками, така особа виконує усі функції підрозділу з управління ризиками, має усі повноваження керівника цього підрозділу та повинна дотримуватися усіх вимог, що передбачені цією главою.