Про затвердження Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання

Відповідно до пункту 6 частини першої статті 152 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", з метою вдосконалення порядку ведення діловодства та архіву в судах

1. Затвердити Перелік судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року № 22, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 03 березня 2010 року за № 201/17496.

3. Управлінню організаційного забезпечення та контролю (Парубченко Т.В.) не пізніше наступного робочого дня за днем видання цього наказу довести його до відома начальників територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, голів апеляційних судів.

4. Управлінню інформатизації та судової статистики (Слоніцький О.Є.) забезпечити повідомлення Міністерства юстиції України про втрату чинності відповідного наказу Державної судової адміністрації України.

5. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України не пізніше наступного робочого дня за днем отримання цього наказу довести його до відома голів місцевих судів.

6. Прес-службі (на правах сектору) (Пастухова В.М.) не пізніше наступного робочого дня за днем видання цього наказу розмістити його на офіційному сайті Державної судової адміністрації України в розділі "Нормативно-правова база" рубрики "Інше".

7. Цей наказ набирає чинності з дня його видання.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Булку О.А.

1. Цей Перелік складений відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Господарського процесуального кодексу України та інших кодексів України.

Перелік є основним нормативним актом, який встановлює строки зберігання судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду.

2. Перелік є обов'язковим і включає судові справи і документи обліку судових справ, що утворюються в діяльності місцевих та апеляційних судів.

3. Строки зберігання інших документів, що відображають діяльність суду (організація роботи, судова статистика, кадрова робота, бухгалтерія, архів тощо), визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884 (із змінами).

Строки зберігання судових справ і документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання судових справ і документів на паперових носіях.

4. Перелік використовується під час формування справ, підготовки номенклатур і описів справ, розробки схем класифікації документів, проведення експертизи цінності документів, а також виконання інших робіт, пов'язаних із визначенням строків зберігання документів.

5. Судові справи, строк зберігання яких визначений Переліком "Постійно", належать до Національного архівного фонду України (далі - НАФ) і підлягають передаванню до державних архівів. Документи постійного зберігання передаються на архівне зберігання у вигляді оригіналів або засвідчених відповідальною особою суду копій (за відсутності оригіналів).

6. Документи тимчасового зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених цим Переліком строків. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними і не можуть бути скорочені.

У разі потреби за рішенням експертної комісії (далі - ЕК) суду строки зберігання судових справ можуть бути збільшені.

7. Статтям у Переліку присвоєно окрему наскрізну нумерацію (графа 1). Перелік дає узагальнене найменування судових справ (графа 2). Строки зберігання судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, подаються у Переліку з урахуванням кодексів України та рекомендацій фахівців судових органів (графа 3). Примітки (графа 4), що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють строк зберігання справ.

8. Перелік складається з семи розділів:

Pозділ 1. Кримінальні провадження (справи), розглянуті в судах першої інстанції.

Pозділ 2. Справи про адміністративні правопорушення.

Pозділ 3. Цивільні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Pозділ 4. Адміністративні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Pозділ 5. Господарські справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Pозділ 6. Справи, розглянуті в судах апеляційної інстанції.

Pозділ 7. Документи, що утворюються в діяльності суду.

9. Позначка "ЕПК" (експертно-перевірна комісія (ЕПК)), яку встановлено в Переліку для деяких категорій справ та видів документів, передбачає, що частина таких документів відбирається для внесення до НАФ. Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою "ЕПК" приймаються ЕПК державного архіву.

При визначенні строків зберігання справ потрібно враховувати всі примітки до статей Переліку, уточнення та роз'яснення.

10. Обчислення строків зберігання справ, розгляд яких передбачено кримінальним процесуальним законодавством, провадиться з моменту:

а) закінчення терміну відбування покарання (основного і додаткового), визначеного вироком суду, що набрав законної сили;

б) фактичного звільнення від покарання засудженого (у разі умовно-дострокового звільнення від відбування покарання, звільнення від покарання у зв'язку з амністією тощо);

в) закінчення іспитового строку (у справах засудження із випробуванням). У разі скасування випробування обчислення строку зберігання справи проводиться з урахуванням підпункту "а" цього пункту;

г) набрання виправдувальним вироком законної сили;

ґ) набрання ухвалою (постановою) про закриття провадження у справі законної сили;

д) набрання судовим рішенням (крім обвинувального вироку) у справах, що порушуються не інакше як за скаргою потерпілого, кримінальних провадженнях у формі приватного обвинувачення, законної сили. У разі ухвалення у справі цієї категорії обвинувального вироку обчислення строку зберігання справи провадиться з урахуванням підпунктів "а" - "в" цього пункту;

е) набрання ухвалою (постановою) у справах, розглянутих судом за поданням правоохоронних органів, за клопотанням слідчого, прокурора та інших осіб, законної сили;

є) набрання ухвалою (постановою) у справах, розглянутих судом за скаргами на дії та рішення правоохоронних органів, на дії чи бездіяльність слідчого, прокурора та інших осіб під час досудового розслідування, законної сили;

ж) набрання ухвалою (постановою) у справах, розглянутих у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах, законної сили;

з) набрання ухвалою (постановою) про припинення примусових заходів медичного характеру у справах щодо осіб, які вчинили суспільно небезпечне діяння у стані неосудності, законної сили;

и) набрання ухвалою (постановою) про вирішення питання щодо подальшого відбування покарання осіб, які вчинили злочин у стані осудності, але захворіли до постановлення вироку або під час відбування покарання, законної сили.

11. Обчислення строків зберігання справ, розгляд яких передбачено законодавством про адміністративні правопорушення, провадиться з моменту:

а) набрання постановою законної сили - для справ, у яких провадження закрито чи у яких застосовано до неповнолітніх заходи впливу;

б) виконання постанови про накладення адміністративного стягнення - для справ, у яких притягнуто особу до адміністративної відповідальності;

в) після закінчення строку, на який було позбавлено особу спеціального права, права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю.

12. Обчислення строків зберігання справ господарської, цивільної чи адміністративної юрисдикції провадиться з моменту набрання судовим рішенням законної сили, у тому числі апеляційної чи касаційної інстанцій (крім судового рішення, яким скасовано судові рішення судів першої та/або апеляційної інстанцій з направленням справи для продовження розгляду або на новий розгляд), або закінчення строку на касаційне оскарження.

Якщо за наслідками перегляду в апеляційній чи касаційній інстанціях скасовано судові рішення судів першої та/або апеляційної інстанцій з направленням справи для продовження розгляду або на новий розгляд, обчислення строків зберігання справ провадиться за правилами, встановленими в абзаці першому цього пункту.

13. Обчислення строків зберігання судових справ щодо стягнення на користь держави провадиться після надходження матеріалів про виконання судового рішення.

14. Обчислення строків зберігання документів обліку судових справ провадиться після закінчення календарного року.

15. Під час проведення експертизи цінності та вилучення для знищення судових справ (кримінальних, цивільних, адміністративних, господарських та справ про притягнення до адміністративної відповідальності), що не належать до НАФ, оригінали судових рішень вилучаються з усіх судових справ та зберігаються постійно.

Копії судових рішень (ухвал, постанов тощо), що не входять до судових справ, а сформовані в окремі справи за номенклатурою справ суду, зберігаються "доки не мине потреба".

Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається судами, але не може бути менше одного року.

16. Для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, відбору їх для зберігання або знищення утворюється ЕК суду. Утворення та діяльність ЕК суду здійснюються на підставі Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України 8 серпня 2007 року № 1004.

17. Експертиза цінності документів та оформлення її результатів у судах проводяться в порядку, визначеному Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.