Про затвердження Інструкції з діловодства у Верховному Суді Автономної Республіки Крим, обласному, міжобласному, Київському і Севастопольському міських, районному (міському) судах

Касаційна скарга чи подання, подані після закінчення строку на оскарження без клопотання про поновлення строку, повертаються особі, яка їх подавала.

8.8. Справи до касаційної інстанції надсилаються з супровідним листом, підписаним суддею. Якщо засуджений перебуває під вартою, в листі зазначається місце його утримання і ставиться штамп "під вартою" та готується лист, де зазначається, що засуджений, який утримується під вартою, рахується за відповідним судом. Адміністрації місця попереднього ув'язнення надсилається повідомлення про подані скарги чи подання, а вона повідомляє про це засудженого і забезпечує його доставку (форма N 26).

9.1. Звернення до виконання зазначених документів покладається на суд, який їх виніс. Вироки, рішення, ухвали і постанови звертаються до виконання після того, як вони набрали законної сили, крім випадків негайного їх виконання (ст.ст.217, 218 ЦПК України).

Все листування по зверненню до виконання вироків, рішень, ухвал і постанов покладається на канцелярію суду (секретарів відповідних колегій).

Про дії, пов'язані із зверненням до виконання вироків, рішень, ухвал, постанов, зазначається в довідковому листі справи.

9.2. Звернення до виконання і контроль за виконанням вироків, рішень, ухвал, постанов покладається на суддів, під головуванням яких розглядалися справи, та на секретарів.

Копії вироків, рішень, ухвал і постанов, що надсилаються на виконання, а також виконавчі листи, що видаються судом, завіряються підписами голови суду або судді, головуючого по справі, і секретаря суду з проставленням гербової печатки суду, супровідні листи, що надсилаються разом із копіями зазначених документів, підписуються тими ж особами.

Якщо вирок, рішення, ухвала, постанова були залишені без змін судом касаційної, наглядної інстанцій, секретар робить про це відповідний запис на копіях зазначених документів, засвідчує своїм підписом і гербовою печаткою.

У тих випадках, коли вирок, рішення, ухвала, постанова були змінені обласним (Верховним) судом, про це зазначається на копії, що видається. До копії вироків, рішень, ухвал, постанов, змінених у касаційному порядку і порядком нагляду, приєднуються копії ухвал, постанов касаційної чи наглядної інстанцій.

Копії окремих ухвал надсилаються відповідним установам, організаціям, підприємствам, службовим особам, зазначеним в ухвалах.

9.3. Щодо особи, яка засуджена до позбавлення волі і не перебуває під вартою, секретар не пізніше трьох діб після закінчення строку на оскарження або одержання справи з касаційної інстанції надсилає органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого дві копії вироку, копію касаційної ухвали та розпорядження про виконання вироку (форма N 21). Розпорядження підписується головуючим по першій інстанції і секретарем.

Вирок, яким особу, що не перебуває під вартою, засуджено до позбавлення волі, повинен бути звернений до виконання не пізніше ніж через три доби з дня набрання ним законної сили.

9.4. Відповідно до ст.404 КПК України у разі звернення до виконання вироку щодо особи, засудженої до позбавлення волі, яка перебуває під вартою, секретар не пізніше трьох діб з дня набрання вироком законної сили надсилає розпорядження про виконання вироку адміністрації місця попереднього ув'язнення (форма N 20).

Якщо по справі декілька засуджених і відносно деяких з них подано касаційні скарги чи подання, вирок суду звертається до виконання не пізніше ніж через три доби після повернення справи з касаційної інстанції відносно всіх засуджених.

Якщо судом касаційної інстанції засуджений підлягає звільненню з-під варти, звернення до виконання такої ухвали на підставі ст.381 КПК України покладається на суд касаційної інстанції.

Адміністрація місця попереднього ув'язнення зобов'язана протягом доби повідомити суд, який виніс вирок, про виконання такої касаційної ухвали.

9.5. Якщо суд закриває кримінальну справу з передачею винного на поруки або покладенням обов'язку по перевихованню і виправленню умовно засудженого на громадську організацію або трудовий колектив, копія ухвали чи вироку надсилається відповідній організації чи колективу, ще одна копія надсилається органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого.

Матеріали по контролю за виконанням таких ухвал і вироків знаходяться в спостережному провадженні на кожну особу в канцелярії суду, також ведеться журнал (форма N 25). У випадку здачі кримінальної справи до архіву зазначені матеріали приєднуються до справи.

9.6. Щодо особи, засудженої до виправних робіт, секретар надсилає інспекції виправних робіт дві копії вироку та підписку засудженого про явку до інспекції виправних робіт за відповідними формами, якщо особу засуджено до виправних робіт за місцем роботи або за місцем відбуття покарання, що визначається органами, які відають застосуванням цього покарання (форми NN 22, 23).

9.7. У випадку умовного незастосування покарання у вигляді позбавлення волі або виправних робіт (ст.45 КК України копія вироку надсилається органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого, аналогічні дії і у випадку застосування відстрочки виконання вироку (ст.46-1 КК України).

9.8. Засудженому до штрафу надсилається повістка про добровільну сплату штрафу в місячний строк в установу банку. Після спливу місячного строку судовим виконавцем вживаються заходи примусового стягнення штрафу.

9.9. У разі засудження особи до позбавлення права займати певні посади або займатися певною діяльністю копії вироку надсилаються:

а) адміністрації за місцем роботи засудженого;

б) органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого для контролю.

Канцелярією суду здійснюється контроль за надходженням документів про виконання вироку, підтвердженням чому буде копія наказу про звільнення засудженого.

9.10. Звернення до виконання вироку в частині конфіскації майна засудженого полягає в передачі судовому виконавцеві за місцем знаходження майна документів: виконавчого листа, копії вироку, копії протоколу опису майна (витяг) або довідки про відсутність майна, повідомлення про направлення виконавчого листа державній податковій адміністрації (ст.356 ЦПК України.

У випадку відсутності в справі відомостей щодо опису майна виконавчий лист надсилається для виконання суду за останнім місцем проживання засудженого, а також довідка про те, що опис майна не проводився.

Якщо судом касаційної чи наглядної інстанцій з вироку виключено міру покарання у вигляді конфіскації майна, копія ухвали (постанови) надсилається суду, що постановив вирок, для передачі його судовому виконавцеві для припинення виконання та повідомлення органові, в розпорядження якого надійшло конфісковане майно для реалізації.

9.11. У разі набрання вироком, яким засуджено призовника, законної сили секретар у семиденний строк повинен повідомити про це районний військовий комісаріат за місцем проживання засудженого.

9.12. У тих випадках, коли особа зобов'язана до відшкодування збитків, заподіяних злочином державному, кооперативному, громадському, приватному майну, секретар суду виписує виконавчі листи не пізніше другого дня після набрання вироком чи рішенням законної сили або після повернення справи з обласного (Верховного) суду.

У виконавчому листі обов'язково має бути вказаний залишок невідшкодованої суми, розмір відшкодувань у відсотках до заробітку боржника, банківські реквізити стягувача.

У супровідному листі до виконавчого листа про звернення стягнення на заробіток боржника має бути зазначений розмір стягнення в відсотках або ж вказано, що стягнення збитків відбувається за рахунок майна боржника.

У випадках, коли провадиться відшкодування збитків, заподіяних злочином, незалежно від того, як вирішувалось питання стягнення - вироком суду чи в порядку цивільного судочинства, у виконавчому листі обов'язково зазначається стаття кримінального кодексу, за якою кваліфіковано злочин засудженого або за якою особа притягувалась до кримінальної відповідальності, коли справу закрито з підстав, передбачених ст.ст.7-10 КПК України.

У тих випадках, коли відшкодування збитків покладено солідарно на декількох осіб, виконавчі листи виписуються за кількістю боржників з обов'язковим зазначенням у кожному виконавчому листі загальної суми, що підлягає стягненню, та всіх осіб, які зобов'язані відшкодувати збитки. Виконавчі листи нумеруються (N 1, N 2).

Суд, що виніс вирок чи рішення про солідарне відшкодування збитків, повинен вести виконавче провадження в справі, що зберігається в канцелярії суду до повного стягнення присудженої суми. Аналогічно ведеться контрольне виконавче провадження.

У зведеному та контрольному виконавчих провадженнях повинні бути:

1) копія вироку чи рішення суду або їх резолютивна частина про майнові стягнення; у випадках, коли розмір збитків змінено ухвалою обласного (Верховного) суду,- копія або резолютивна частина ухвали цього суду;

2) дані про те, куди надіслано виконавчі листи;

3) дані про суму, яку стягнуто з усіх солідарних боржників разом і з кожного окремо;

4) інші документи по виконанню.

У цьому провадженні секретар зазначає про одержання повідомлень, що надходять з канцелярії та від судових виконавців про стягнені суми в рахунок відшкодування збитків.

Виконавче провадження реєструється в обліковій картці (форма N 43).

9.13. У разі позбавлення засудженого військового або спеціального звання, рангу, чину, кваліфікаційного класу суд направляє органу, який присвоїв звання або який особу нагородив: копію вироку, подання, нагороди та документи про нагороди або присвоєння звання.

9.14. Звернення до виконання такого виду покарання, як громадська догана, полягає в направленні копії вироку адміністрації, громадським організаціям за місцем роботи, навчання, проживання засудженого або органу преси, залежно від того, хто має бути поінформований про зазначене покарання.

9.15. Вирок, яким визначена міра покарання у вигляді позбавлення батьківських прав, звертається до виконання направленням копії вироку та виконавчого листа органам опіки та піклування за місцем знаходження дитини та копії вироку органу реєстрації актів громадянського стану за місцем народження дитини, в разі примусового виконання виконавчий лист передається судовому виконавцеві.

9.16. Кримінальна справа вважається закінченою після звернення до виконання вироку, ухвали, постанови, зокрема постанови про звільнення від покарання або пом'якшення покарання внаслідок акта амністії чи помилування і одержання повідомлення про виконання зазначених рішень.

Секретар, у разі неодержання повідомлення про виконання вироку, ухвали чи постанови, повинен своєчасно доповісти про це судді, який головував по справі.

Якщо за вироком чи ухвалою суду належить взяти під варту засудженого, який знаходиться на підписці про невиїзд, справа вважається закінченою після одержання від відповідного органу внутрішніх справ повідомлення про те, що засудженого взято під варту.

Якщо засуджений після постановлення вироку переховується, справа вважається закінченою і здається до архіву тільки після одержання повідомлення про його розшук та виконання вироку.

9.17. Після набрання вироком законної сили секретар судового засідання, колегії заповнює довідку для органів слідства за формою N 6 про результати судового розгляду; за підписом головуючого довідка повертається органові слідства, що закінчував справу.

9.18. Для виконання рішення суду в цивільній справі, що набрало законної сили, як правило, стягувачеві на його вимогу видається виконавчий лист.

По справах, що виникають з адміністративно-правових відносин, справах окремого провадження замість виконавчого листа видається копія рішення суду.

По справах про розірвання шлюбу видається копія судового рішення або резолютивна частина рішення суду.

9.19. Виконавчі листи виписуються не пізніше другого дня після набрання рішенням суду законної сили, а по справах, по яких рішення підлягає негайному виконанню,- в день винесення рішення.

9.20. Виконавчі листи повинні заповнюватись чітко і грамотно. Ніякі помарки і виправлення у виконавчих листах не допускаються.

При заповненні виконавчих листів про стягнення грошових сум на користь організацій, вказуються відомості про їх поточний рахунок на підставі даних, що є в матеріалах судової справи.

9.21. Виконавчі листи надсилаються рекомендованим відправленням стягувачеві з супровідним листом.

У разі особистої явки стягувача виконавчий лист видається йому на руки під розписку.

На прохання стягувача виконавчий лист надсилається безпосередньо судом для виконання.

Відповідно до ст.403 ЦПК України виконавчі документи про стягнення з громадян на користь державних установ, підприємств, кооперативних і громадських організацій грошових сум, що не перевищують тієї частини місячної заробітної плати або іншого заробітку, пенсії чи стипендії боржника, на яку за законом може бути звернено стягнення, надсилаються стягувачами на виконання безпосередньо до установи, підприємства, організації за місцем роботи боржника або за місцем одержання ним пенсії чи стипендії.

9.22. По справах про стягнення аліментів, про відшкодування збитків, завданих злочином, про відшкодування шкоди, заподіяної каліцтвом чи іншим ушкодженням здоров'я або втратою годувальника, про стягнення грошових сум з службових осіб, винних у незаконному звільненні чи переведенні працівників або в невиконанні рішення суду про поновлення на роботі, про конфіскацію майна, а також про стягнення сум до державного бюджету, виконавчий лист передається судом безпосередньо судовому виконавцеві для виконання, про що повідомляється відповідно фінансовий орган чи стягувач.

Якщо стягнення аліментів здійснюється не тільки з заробітної плати, а й з інших доходів - пенсії, майна боржника, виписується кілька виконавчих листів з точним зазначенням місця виконання.

У випадку виплати грошової допомоги на дітей на період розшуку їх батьків, з боржника стягується ця сума з нарахуванням 10% на суму допомоги за виконавчим листом.

9.23. Про передачу чи надіслання виконавчого листа повідомляється стягувач з точним зазначенням часу передачі чи надіслання листа, найменування і адреси суду або місця роботи боржника, куди надіслано виконавчий лист.

9.24. Судовому виконавцеві передаються лише ті виконавчі документи, за якими повинно бути проведено примусове виконання на території району (міста), що обслуговується даним судом.

Виконавчі документи, за якими виконання повинно бути проведено на території суду іншого району (міста), направляються канцелярією до відповідного суду.

9.25. Всі виконавчі документи, за якими повинно бути проведено стягнення судовим виконавцем даного суду, реєструються секретарем суду в книзі обліку виконавчих документів, переданих судовому виконавцеві (форма N 42).

У цій книзі реєструються всі перераховані в ст.349 ЦПК України виконавчі документи, передані для виконання безпосередньо даним судом, пред'явлені особисто стягувачами, одержані поштою, а також повернуті установами, підприємствами і організаціями, адміністрацією місць позбавлення волі для подальшого виконання.

Якщо в суді є декілька судових виконавців, то книги обліку виконавчих документів заводяться на кожного з них.

На кожному виконавчому провадженні, на обліково-статистичній картці і в книзі, крім порядкового номера, проставляється відповідний індекс, встановлений для кожного судового виконавця.

Книга зберігається у завідувача канцелярією суду. Книга повинна бути прошнурована, пронумерована, засвідчена підписом голови суду та скріплена печаткою суду.

Секретар проставляє на кожному виконавчому документі дату його надходження до суду і порядковий номер по книзі обліку і передає судовому виконавцеві під розписку в книзі.

9.26. На кожний переданий судовому виконавцеві виконавчий документ секретарем заводиться виконавче провадження та заповнюється обліково-статистична картка на виконавче провадження за формами, встановленими інструкцією про виконавче провадження.

Крім того, всі виконавчі документи заносяться до алфавітного покажчика, що зберігається в канцелярії суду (форма N 44).

9.27. Виконавчі документи для надіслання за призначенням передаються судовим виконавцем секретарю під розписку у виконавчому провадженні і з обов'язковим записом про передачу в книзі обліку виконавчих документів (форма N 42).

9.28. Секретар, який одержав від судового виконавця виконавчий документ для надіслання адресату, зазначає в книзі обліку виконавчих документів дату одержання документа від судового виконавця і місце знаходження адресата, якому він надсилається.

Після виконання рішення виконавчий лист, виданий судом, при якому знаходиться судовий виконавець, додається до відповідної справи, про що зазначається у виконавчому провадженні і в книзі обліку виконавчих документів із зазначенням номера справи, до якої додається виконавчий лист. У виконавчому листі вказуються номери квитанцій про сплату стягнених грошей в банк. Ці дані засвідчуються суддею та скріплюються печаткою суду. Інші закінчені провадженням виконавчі листи повертаються судам, що їх видали.

9.29. На кожному виконавчому провадженні, що закінчене і передане на зберігання до архіву, повинна бути резолюція судді про передачу справи до архіву, яку він вчиняє після ретельної перевірки всіх документів у виконавчому провадженні.

Без такої резолюції секретар не може прийняти виконавче провадження від судового виконавця.

Закінчені виконавчі провадження зберігаються в архіві суду відповідно до хронології у пачках по сотнях, при цьому обов'язково має бути зроблений опис переданих до архіву проваджень (форма N 47).

9.30. Як правило, звернення до виконання ухвал та рішень по цивільних справах проводиться шляхом видачі копії судового рішення заявникові, органу або службовій особі, зокрема, по справах, що виникають з адміністративно-правових відносин, справах окремого провадження, оскарження нотаріальних дій або відмови в їх вчиненні, скарги на рішення, прийняті щодо релігійних організацій, тощо.

9.31. Цивільна справа, що вирішена з задоволенням позову, вважається закінченою і підлягає передачі до архіву після вручення виконавчих листів позивачам або передачі їх судовому виконавцеві.

У справах, вирішених із задоволенням позову про стягнення грошових сум на користь фізичних чи юридичних осіб, закінченою може вважатися та справа, по якій є запис про сплату зазначеної суми.

У справі повинно бути зазначено про надходження такої суми стягувачеві, запис судового виконавця повинен бути скріплений підписом судді і печаткою суду на виконавчому документі, а також підписами керівника і бухгалтера та печаткою підприємства, установи, організації.

Цивільна справа, у якій в позові було відмовлено, вважається закінченою після набрання рішенням законної сили.

9.32. Копії постанов суддів про заходи адміністративного стягнення надсилаються для виконання до відповідних органів, а також за місцем роботи, навчання або проживання порушника для відома.

Виконавчий лист по цих справах не виписується.

9.33. Справа про адміністративне правопорушення вважається закінченою за наявності даних про отримання відповідним органом копії постанови для виконання та надходження документа про виконання постанови, що додається до справи.

9.34. Постанова про накладення адміністративного стягнення підлягає виконанню з моменту її винесення. Постанова передається до виконання органом, який виніс постанову, він же здійснює контроль за правильним, своєчасним її виконанням.

Не підлягає виконанню постанова про накладення адміністративного стягнення, якщо її не було передано до виконання протягом трьох місяців з дня винесення.

У разі відстрочки виконання постанови перебіг строку давності може бути зупинено на строк до 1 місяця.

9.35. Звернення до виконання постанови, що передбачає застосування адміністративного арешту, полягає в надісланні копії постанови органу внутрішніх справ за місцем скоєння правопорушення для виконання, друга копія постанови надсилається колективу за місцем роботи, навчання, проживання особи для відома (останнє може мати місце при застосуванні інших видів адміністративного стягнення).

9.36. У випадку застосування виправних робіт копія постанови надсилається інспекції виправних робіт за місцем роботи чи проживання правопорушника.

9.37. Звернення до виконання постанови про накладення штрафу передбачає пропозицію правопорушникові сплатити штраф добровільно в 15-денний строк, у випадку несплати копія постанови надсилається за місцем його роботи або судовому виконавцеві за місцем проживання.

9.38. Попередження як адміністративне стягнення вважається виконаним, якщо порушнику вручено копію постанови або проголошено її зміст.

9.39. Конфіскація предмета, який став знаряддям вчинення або безпосереднім об'єктом правопорушення, може бути як основним, так і додатковим адміністративним стягненням.

Конфісковуватися можуть лише предмети, які є особистою власністю порушника (ст.313 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Конфіскація - це стягнення, яке не пов'язане з відшкодуванням матеріальних збитків, це примусове, безоплатне звернення конфіскованого предмета у власність держави.

Дві копії постанови надсилаються на виконання судовому виконавцеві або органу, на те уповноваженому.

9.40. Оплатне вилучення предмета, який став знаряддям вчинення або безпосереднім об'єктом адміністративного правопорушення, також може бути застосовано як основне, так і як додаткове адміністративне стягнення. Це специфічний вид матеріального стягнення, це примусове позбавлення правопорушника володіння предметом, забороненим до використання, або такого, що використовується з порушенням загальнообов'язкових правил, встановлених уповноваженими на те органами.

Копія постанови надсилається на виконання судовому виконавцеві.

9.41. Позбавлення спеціального права, наданого даному громадянинові, як адміністративне стягнення, не може застосовуватись відносно всіх категорій осіб.

У порядку виконання постанови дві її копії надсилаються на виконання органові, яким було надано спеціальне право.

9.42. Вилучення речей та документів, що є знаряддям або безпосереднім об'єктом правопорушення, здійснюється службовими особами органів, зазначених у статтях 262, 264 Кодексу України про адміністративні правопорушення. Залежно від результатів розгляду справи, речі і документи у встановленому порядку конфіскують, повертають володільцеві, знищують, при оплатному вилученні - реалізують.

9.43. Все листування по зверненню до виконання покладається на секретарів відповідних колегій.

Про дії по зверненню до виконання зазначається в довідковому листі справи.

Копії документів, що надсилаються на виконання, і виконавчі листи, які видаються судом, завіряються підписом голови обласного (міського) суду або його заступника чи головуючого по справі і секретаря колегії з обов'язковим скріпленням гербовою печаткою.

Копії касаційних ухвал можуть бути завірені доповідачем по справі і секретарем.

Виконавчі листи і документи, що прирівнюються до них, надсилаються на виконання рекомендованими відправленнями з супровідними листами.

Якщо по справі декілька засуджених і відносно деяких з них подано касаційні скарги чи подання, вирок суду звертається до виконання після повернення справи з касаційної інстанції відносно всіх засуджених разом.

На кожного засудженого секретар колегії заповнює довідку про судимість, яка направляється в органи внутрішніх справ.

9.44. Звернення до виконання і контроль за виконанням ухвал і постанов покладається на секретарів колегій, головуючих по справах, голів судів та їх заступників.

9.45. Ухвали та постанови касаційної і наглядної інстанцій набирають законної сили після їх проголошення.

9.46. Ухвали касаційної інстанції надсилаються на виконання разом зі справою до суду, який постановив вирок чи рішення, не пізніше трьох діб після їх проголошення.

9.47. По кримінальних справах секретар колегії звіряє наявні статкартки на підсудного з числом карток, зазначених у супровідному листі по справі. У разі відсутності карток або неналежного їх заповнення інформує доповідача по справі.

Доповідач повинен вимагати від головуючого в суді першої інстанції відповідно заповнених карток або заповнює їх сам.

Консультант по статистиці обласного суду перевіряє правильність заповнення статкарток, обробляє їх на комп'ютері та надсилає дискети до управління юстиції.

9.48. Якщо засуджений на підставі ухвали касаційної інстанції підлягає звільненню з-під варти, копія зазначеної ухвали згідно зі ст.381 КПК України протягом доби надсилається для виконання адміністрації місця попереднього ув'язнення.

9.49. Про наслідки розгляду справи в касаційній чи наглядній інстанціях секретарі роблять запис в обліково-статистичних картках (форми NN 27, 28, 33, 35).

В нарядах обласного (міського) суду залишаються копії касаційних ухвал та наглядних постанов по кожній справі. Зазначені судові рішення необхідні для вивчення якості роботи цих інстанцій, окремих суддів та проведення узагальнень.

10.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних, цивільних справах та справах про адміністративні правопорушення, крім цієї інструкції, провадиться відповідно до чинного законодавства.

10.2. У разі надходження речових доказів у кримінальних справах наявність їх звіряється за довідкою про речові докази, складеною органами слідства. Речові докази реєструються в журналі обліку речових доказів (форма N 40). Зберігаються речові докази в спеціальному приміщенні (камері), сейфі, шафі тощо.

За відсутності зазначених в довідці речових доказів складається акт, який підписує голова суду (заступник) і секретар.

Приміщення, шафи, сейфи, де зберігаються речові докази, мають бути замкнені та опечатані.

10.3. Вилучені у арештованих паспорти, військові квитки, трудові книжки та інші особисті документи зберігаються в окремому опечатаному пакеті, який підшивається до справи і нумерується черговим номером аркуша справи.

У випадках закриття справи або звільнення з-під варти володільця документи повертаються йому під розписку.

У разі засудження до позбавлення волі військовий квиток і приписне свідоцтво призовника не пізніше семи днів після набрання вироком законної сили надсилаються у військкомат за місцем останньої прописки, паспорт надсилається в місця попереднього ув'язнення.

Всі інші документи зберігаються в справі до звільнення і витребування їх засудженим.

10.4. Паспорти та інші документи осіб, які перебувають під вартою, надсилаються в місця попереднього ув'язнення, а щодо осіб, які знаходяться на волі,- органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого.

10.5. Додані до справи як речові докази дорогоцінні метали, вироби з дорогоцінних металів, лом, дорогоцінне каміння, перли, монети з дорогоцінних металів, іноземна валюта, платіжні документи в іноземній валюті, банківські платіжні документи в національній валюті, сертифікати до набуття вироком (ухвалою) законної сили зберігаються у відповідних фінансових установах органів слідства або здаються ними на зберігання до установ Національного банку України.

Приймаючи таку справу, секретар перевіряє наявність документів про передачу зазначених вище речових доказів для зберігання до відповідних установ.

10.6. Наркотичні засоби, що є речовими доказами, зберігаються у камері схову речових доказів органів слідства і судом на зберігання не приймаються. Копія вироку або його резолютивна частина надсилається на виконання в органи слідства, де зберігаються речові докази. У супровідному листі пропонується повідомити суд про виконання.

10.7. Речові докази у цивільних справах, що подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом, зберігаються в справі або за окремим описом здаються секретарем до камери схову відповідно до ст.54 ЦПК України.

Після набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речі відповідно до ст.56 ЦПК України.

10.8. Про рух речових доказів по справах секретарі роблять відповідні записи у журналі (форма N 40).

До матеріалів справи приєднуються акти про знищення речових доказів чи розписки осіб, яким повернуто речові докази.

10.9. Працівникам суду категорично забороняється реалізація і придбання речових доказів.

11.1. Реєстрація, облік, оформлення проваджень по скаргах порядком нагляду.

11.2. Скарги, надіслані поштою або прийняті на особистому прийомі, реєструються секретарем колегії на обліково-статистичних картках у день їх надходження (форми NN 32, 34).

Повторні скарги реєструються під номером первинних скарг з індексом "П" (повторно), що ставиться попереду номера.

Повторною вважається скарга, що надійшла від однієї і тієї ж особи з одного і того ж питання на рішення, про обгрунтованість якого її вже повідомлялося, а також на несвоєчасний розгляд попередніх скарг.

11.3. Кожна скарга заноситься до алфавітного покажчика окремо по кримінальних і цивільних справах, де зазначається номер обліково-статистичної картки (форми NN 4, 6).

На кожну справу заводиться окреме провадження за номером обліково-статистичної картки (форма N 31).

На скарзі проставляється номер, який складається з індексу (4), позначення категорії справи ("к" - кримінальна, "ц" - цивільна) і порядкового номера обліково-статистичної картки.

11.4. Після розгляду скарги виконавцем в обліково-статистичній картці секретар зазначає наслідки її розгляду, дату витребування або відмови у витребуванні справи.

У разі витребування справи надсилається вимога про її надіслання.

Провадження за скаргою, залишеною без задоволення (без витребування справи), вважається завершеним після накладення резолюції і відповіді заявникові.

Скарга, за якою витребувано справу і після її вивчення не встановлено підстав для опротестування судового рішення, вважається закінченою провадженням з часу надіслання відповіді заявникові.

Надіслані зі скаргою документи у випадку відхилення скарги підлягають поверненню заявникові.

Разом з відхиленою скаргою в провадженні зберігаються висновок про відмову в опротестуванні судового рішення та копія відповіді заявникові.

11.5. Дата надходження до суду витребуваної справи зазначається в обліково-статистичній картці (форми NN 32, 34).

11.6. На кримінальні і цивільні справи, по яких принесено протести головою обласного (міського) суду, а також на справи, що надійшли за протестами Голови Верховного Суду України (заступників) і прокурорів, заводяться обліково-статистичні картки (форми NN 33, 35) і всі справи вносяться до алфавітних покажчиків. Обліково-статистичні картки заводяться на кожну особу, щодо якої винесено протест.

11.7. Номер, який зазначається на обліково-статистичній картці, в алфавітному покажчику і на обкладинці справи, складається з індексу президії суду, повтореного двічі, позначення категорії справи ("к" - кримінальна, "ц" - цивільна) і порядкового номера обліково-статистичної картки.

Наприклад: кримінальна наглядна справа N 44-к-20; цивільна наглядна справа N 44-ц-18.

11.8. На справи, внесені на розгляд президії, складаються списки, які вручаються головуючому і прокуророві. По закінченні засідання президії суду перші примірники списків із зазначенням наслідків розгляду справ поміщаються у відповідні наряди.

11.9. Постанови президії в триденний строк разом зі справою повертаються у відповідний суд для їх виконання (крім випадків звільнення засуджених з-під варти).

У цей же строк направляються копії постанов голові вищої ланки суду і прокурорам, які принесли протести.

Якщо засуджений перебуває під вартою, копія постанови надсилається начальникові місця відбуття покарання для оголошення засудженому.

Постанова про звільнення засудженого з-під варти надсилається для виконання судом наглядної інстанції, в супровідному листі начальникові місця позбавлення волі вказується на необхідність повідомити про виконання постанови суд, який постановив вирок.

В обліково-статистичних картках завідувач канцелярії суду першої інстанції своїм підписом засвідчує дату повернення справи до суду.

12.1. На суди покладено важливу державну функцію по організації архівної справи. Завдання її полягають в організації діловодства в архівах, веденні канцеляріями обліку справ і документів та формування їх для здачі до архіву суду, забезпеченні збереження архівних справ і проведенні експертизи цінності справ та документів з метою здачі їх до державного архіву.

12.2. Відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення - на архіваріуса.

12.3. Організація обліку і зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентується чинним законодавством та даною інструкцією.

12.4. Правильна організація архівної справи полягає в підготовці номенклатури справ та їх формуванні.

Номенклатура справ являє собою систематизований перелік категорій справ та документів, що передаються до архіву, із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ є основою для забезпечення обліку, швидкого відшукування документів за змістом та їх відбору на зберігання, постійне чи тимчасове.

12.5. Для забезпечення зберігання справ та документів у архіві повинні бути створені відповідні умови: охоронні та протипожежні засоби, стелажі, шафи, санітарно-гігієнічний, температурний та світловий режими, система обліку архівних документів.

12.6. Закінчені судові справи, наряди, журнали, картотеки після закінчення календарного року зв'язуються у пачки по сотнях та передаються на зберігання до архіву суду (форма N 47).

У судових справах підшиваються і нумеруються всі документи, приєднані до них, закінчується їх опис, після чого загальна кількість аркушів завіряється підписом секретаря.

На обкладинках справ і матеріалів, що здаються до архіву, а також обліково-статистичних картках або в реєстраційних журналах вказується порядковий архівний номер.

Судові справи зберігаються в архіві за роками, у порядку архівних номерів, зв'язані у пачки по сотнях.

12.7. Видача справ з архіву оформляється заявою за резолюцією голови (заступника) суду. Реєструється видача справ в журналі та обліково-статистичній картці, яка виставляється в спеціальну картотеку.

12.8. Справи, що повертаються до архіву після використання, повинні перевірятися архіваріусом у присутності особи, яка повертає їх. У випадку виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження архіваріусом складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий - залишається в архіві.

13.1. Відповідно до ст.255 КПК України та ст.99 ЦПК України суд надає можливість особам, які беруть участь у справі, знайомитися з матеріалами справи.

Судові справи видаються для ознайомлення з ними в приміщенні суду з дозволу голови суду (заступника), а справи, не закінчені провадженням,- з дозволу головуючого чи доповідача.

13.2. Справи видаються:

а) обвинуваченим, їх законним представникам і потерпілим у кримінальних справах; сторонам, їх представникам та іншим особам, які беруть участь у розгляді цивільних справ,- після пред'явлення документа, що посвідчує особу;

б) адвокатам, які беруть участь у розгляді справ,- після пред'явлення ордера юридичної консультації та посвідчення особи;

в) цивільним позивачам та їх представникам, які виступають у кримінальних справах,- після пред'явлення довіреності на ведення справи і документа, який посвідчує особу;

г) громадським обвинувачам і захисникам - документа, який посвідчує особу і її повноваження;

д) працівникам суду вищої інстанції, прокурорам, працівникам органів Міністерства юстиції - посвідчення особи;

е) працівникам державних податкових адміністрацій - посвідчення особи.

Особа, яка одержує справу для ознайомлення, повинна розписатись в контрольному журналі (форма N 38). У графах журналу про час видачі та повернення справи вказується не тільки число, місяць і рік, але й година видачі і повернення справи.

При поверненні справи після ознайомлення завідувач канцелярії чи секретар судового засідання повинен ретельно перевірити наявність всіх матеріалів у справі, зазначити в контрольному журналі про час повернення справи та розписатися про її отримання.

Про видачу справи для ознайомлення і часу, протягом якого відповідна особа знайомилася зі справою, вказується у поданій заяві, що підшивається до справи.

Видача справ для проведення аналізів, узагальнень та для інших цілей, що не пов'язані з розглядом справ, проводиться за усним або письмовим розпорядженням голови суду (заступника) під розписку в контрольному журналі.

13.3. Судові справи, які знаходяться під час судового розгляду у головуючого, для ознайомлення, як правило, не видаються. При необхідності ознайомлення зі справою головуючий або доповідач передає справу секретареві судового засідання, який у встановленому порядку, із заповненням всіх реквізитів контрольного журналу, видає справу та отримує її після ознайомлення.

13.4. Судові справи надсилаються поштою або кур'єром тільки на письмову вимогу суду вищої інстанції і органів, яким законом надано право витребування справ. Справи надсилаються тільки на підставі резолюції голови суду (заступника) на письмовій вимозі.

До повернення справи до суду ця письмова вимога, копія вироку, рішення, ухвали, постанови та копія супровідного листа, з яким надіслано справу, знаходяться в наряді N 1.13. Після повернення справи зазначені документи додаються до неї.

Категорично забороняється надсилати іншим органам судові справи, не закінчені провадженням.

В обліково-статистичних картках на справу зазначається, коли, кому та згідно з яким запитом її надіслано і коли повернуто до суду (на вільному місці). Такі картки доцільно виставляти в спеціальну картотеку до повернення справи.

13.5. Окремі документи з судових справ, копії цих документів і письмові довідки по справах видаються секретарями колегій або архіваріусом за письмовою заявою з дозволу голови суду (заступника), головуючого чи доповідача по справі після оплати заявником в належних випадках державного мита (форма N 39).

13.6. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов по справах мають бути підписані та скріплені гербовою печаткою. Коли зазначені рішення були змінені, про це слід вказати в копії, що видається. Особа, яка одержала копію, повинна розписатись в її одержанні. У випадку надіслання копії документа поштою зазначається про це в довідковому листі по справі.

14.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір відповідних форматів (А3 - 297 х 420 мм, А4 - 210 х 297, А5 - 148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

14.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках. Бланки документів повинні мати поля: ліве - 20 мм; верхнє - не менше 10 мм; праве і нижнє - не менше 8 мм.

14.3. При складанні і оформленні документів слід дотримуватися таких основних правил: документи повинні бути викладені стисло, ясно, не мати помарок, виправлень, їх зміст повинен бути повним і виключати підстави для повторного листування з цього ж питання.

Кожний вид документів повинен мати строго визначений комплекс реквізитів (складових частин) і стабільний порядок їх розташування.

При зазначенні адресата додержують таких правил: якщо документи адресуються організації, відомству або конкретній службовій особі - вказується найменування організації, відомства в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - в давальному відмінку; поштова адреса вказується послідовно - країна, республіка, поштовий індекс, місто, вулиця, номер будинку, квартири. При адресуванні документа приватній особі зазначається поштова адреса, прізвище та ініціали одержувача.

У відповідях на запити на початку тексту вказується номер і дата документа, на який дається відповідь.

14.4. До тексту документа повинен бути заголовок - короткий виклад змісту документа. Заголовок повинен відповідати на питання "про що?".

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок повинен бути узагальнений.

Заголовки до текстів не складаються на судові рішення, вироки, постанови, ухвали, на телефонограми, телеграми, телефаксограми та повідомлення.

14.5. Документи можуть бути виготовлені друкованим, рукописним або змішаним текстом.

14.6. Дати підписання, затвердження документа, а також дати в тексті повинні оформлятися цифровим способом, трьома парами цифр (13.12.95 або 03.12.95).

Дата підписання документа проставляється на спеціально відведеному для цього місці бланку, не на бланку дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

Внизу на звороті останнього аркуша вказується прізвище, ініціали та телефон виконавця.

14.7. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та скріплення печаткою.

До складу підпису входить: найменування посади особи, яка підписує документ, її особистий підпис, ініціали і прізвище.

Печатка проставляється таким чином, щоб її відтиск захоплював частину підпису на документі.

14.8. Копія з документа відтворюється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії.

У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа справа проставляється відмітка "копія".

Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово "згідно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення проставляються нижче реквізиту "підпис".

Якщо надсилається документ кільком адресатам, підписуються всі примірники, що надсилаються.

14.9. Супровідний лист до справ та документів, що надсилаються, повинен бути належно оформлений.

У супровідному листі після слова "додаток" повинно бути зазначено найменування справи (документа), її номер, кількість томів або аркушів.

Назва додатка у супровідному листі повинна відповідати назві справи (документа). За наявності великої кількості додатків на них складається опис. Слово "Додаток" друкується нижче тексту супровідного листа через три інтервали.

Посада службової особи, яка підписує супровідний лист, її прізвище та ініціали друкуються без скорочень, розбірливо.

14.10. При оформленні документів на кількох сторінках друга та інші сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами, без розділових знаків.

14.11. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, відправляються за наявності супровідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної та іншої інформації. Копія супровідного листа підшивається у справу чи наряд на загальних умовах.

14.12. Телеграфне листування допускається тільки в термінових випадках.

Складання телеграм проводиться з додержанням таких правил: текст повинен бути коротким, без сполучників, прийменників і розділових знаків, якщо при цьому не перекручується зміст. Не допускаються переноси слів, виправлення; телеграма друкується в трьох примірниках; під текстом телеграми вказується скорочено посада особи, від якої вона надсилається, а під рискою - прізвище і посада особи, яка безпосередньо її відправляє, адреса суду пишеться без скорочень. Телеграма завіряється гербовою печаткою.

14.13. Усі підписані документи відправляються тільки через канцелярію суду. Працівник канцелярії до передачі в експедицію документа перевіряє правильність написання адреси, наявність зазначених у документі додатків і підписів. На листах з кількома адресатами підкреслює адресу того кореспондента, якому надсилається даний примірник листа.

14.14. Відповідальність за виконання документа несуть особи, визначені як виконавці. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за виконання (складання) є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для виготовлених у суді документів та від дати надходження для вхідних документів.

14.15. Документи формуються в наряди згідно з номенклатурою. Номенклатура являє собою систематичний перелік найменування справ, створюваних у діловодстві суду, з зазначенням строків їх зберігання, оформлений у відповідному порядку.

14.16. В кінці року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість документів. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство із зазначеного питання.

14.17. Механізація і автоматизація процесів діловодства є обов'язковою умовою раціональної постановки діловодства в суді, засобом підвищення продуктивності праці.

Дата надходження документів пишеться через усю сторінку поперек граф журналу.