Про затвердження Інструкції з діловодства у Верховному Суді Автономної Республіки Крим, обласному, міжобласному, Київському і Севастопольському міських, районному (міському) судах

У зв'язку із змінами чинного законодавства та з метою підвищення рівня організації роботи канцелярій судів

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Верховному Суді Автономної Республіки Крим, обласному, міжобласному, Київському і Севастопольському міських, районному (міському) судах, що додається.

2. Інструкцію з діловодства у Верховному Суді Автономної Республіки Крим, обласному, міжобласному, Київському і Севастопольському міських, районному (міському) судах ввести в дію з 1 квітня 1997 року.

3. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського і Севастопольського міських управлінь юстиції, головам Верховного Суду Автономної Республіки Крим, обласних, міжобласного, Київського і Севастопольського міських судів організувати вивчення даної Інструкції з працівниками судів та забезпечити виконання вимог цієї Інструкції.

4. Визнати такими, що втратили чинність:

Інструкцію по діловодству в районному (міському) народному суді, затверджену наказом Міністра юстиції Української РСР від 9 лютого 1978 р. N 8/26;

Інструкцію по діловодству в обласному суді, затверджену наказом Міністра юстиції Української РСР від 30 вересня 1975 р. N 36/5;

Зміни та доповнення до Інструкції по діловодству в районному (міському) народному суді, схвалені постановою колегії Міністерства юстиції України від 15 травня 1992 р. N 7;

Зміни та доповнення до Інструкції по діловодству в обласному суді, схвалені постановою колегії Міністерства юстиції України від 20 липня 1992 р. N 33.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра Хандуріна М.І.

1.1. Інструкція з діловодства у Верховному Суді Автономної Республіки Крим, обласному, міжобласному, Київському і Севастопольському міських, районному (міському) судах (далі - суди) встановлює єдиний порядок документування діяльності суду, регламентує методику складання документів, порядок роботи з ними від моменту надходження до передачі їх в архів, обсяг компетенції працівників канцелярії, звернення до виконання вироків, рішень, ухвал, постанов; приймання, облік і збереження речових доказів, організацію архіву тощо.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Порядок ведення таємного діловодства з документами, що мають гриф секретності, виконання судових вироків, рішень, ухвал, постанов визначається чинним законодавством. Ведення судової статистики регламентується Інструкцією по судовій статистиці, затвердженій наказом Міністра юстиції України від 28 липня 1994 року N 21/5.

1.3. Викладені в Інструкції правила грунтуються на вимогах чинного законодавства, у тому числі кримінального та цивільного права і процесу.

1.4. Відповідальність за організацію роботи суду в цілому, в тому числі і роботи канцелярії, покладається на голову суду.

Забезпечення дотримання вимог даної Інструкції покладається на завідувача канцелярії.

Голова суду має право в разі службової необхідності провадити перерозподіл обов'язків між працівниками суду залежно від штатної чисельності працівників та обсягу роботи.

2.1. Голова суду здійснює загальне керівництво роботою канцелярії суду, своєчасно вживає заходів до усунення недоліків і упущень в її роботі.

2.2. Заступники голови суду відповідають за стан діловодства у відповідних судових колегіях.

2.3. Завідувач канцелярії організує роботу канцелярії, керує роботою секретарів, діловодів, друкарки, архіваріуса. На завідувача канцелярії покладається:

а) розподіл роботи між працівниками канцелярії суду і контроль за виконанням ними своїх обов'язків;

б) розподіл кореспонденції, що надійшла до суду;

в) контроль за веденням документів первинного обліку, нарядів, обліку і реєстрації звернень громадян і юридичних осіб та строками їх вирішення;

г) організація роботи по обліку і збереженню судових справ, речових доказів та канцелярського приладдя;

д) контроль за виконанням постанов про помилування;

е) контроль за своєчасною відправкою справ зі скаргами, поданнями, протестами до вищої ланки суду та витребуваних для перевірки порядком нагляду;

є) контроль за відкликанням виконавчих документів у разі припинення виконання;

ж) забезпечення збереження та правильного заповнення трудових книжок працівників суду, особистих справ та карток обліку;

з) ведення фінансової звітності;

и) контроль за веденням контрольних та зведених виконавчих проваджень;

і) облік явки на роботу працівників суду;

ї) впровадження науково-технічних засобів в роботу працівників канцелярії.

2.4. На секретарів суду покладається ведення діловодства з судових справ, зокрема:

а) реєстрація, облік і зберігання справ кримінальних, цивільних, про адміністративні правопорушення та інших справ і матеріалів;

б) ведення картотек, журналів, нарядів;

в) оформлення документів по зверненню до виконання вироків, рішень, ухвал, постанов суду і контроль за одержанням повідомлень про виконання;

г) облік і зберігання речових доказів (може бути покладено на судового розпорядника);

д) реєстрація і облік виконавчих документів, що передаються на виконання судовим виконавцям;

е) ведення контрольних та зведених виконавчих проваджень;

є) підготовка і передача до архіву закінчених провадженням справ, картотек, журналів, нарядів;

ж) підготовка та видача копій судових рішень та інших документів по судових справах;

з) виконання інших доручень голови суду, завідувача канцелярії.

2.5. На секретаря судового засідання покладається:

а) виконання необхідної роботи під час прийому суддею громадян (підготовка листів, повісток тощо);

б) виклик учасників процесу і свідків;

в) складання і вивішування списків справ, призначених до розгляду в судовому засіданні;

г) перевірка явки осіб, які викликались в судове засідання, та зазначення на повістках часу перебування їх у суді;

д) ведення протоколів розпорядчих і судових засідань;

е) оформлення справ після їх розгляду;

є) ведення журналу судових засідань;

ж) виписування виконавчих листів у справах, по яких судом допущено негайне виконання рішень;

з) виклик засідателів і облік їх роботи;

и) виконання іншої роботи за дорученням голови суду, судді, завідувача канцелярії.

2.6. На консультанта покладається:

а) ведення роботи з обліку законодавства та судової практики, участь у проведенні узагальнень судової практики та облік цієї роботи;

б) інформування працівників суду про чинне законодавство та судову практику судів вищої інстанції;

в) облік окремих ухвал і контроль за їх виконанням;

г) облік та контроль за виконанням рішень по справах, що направляються на розгляд товариських судів;

д) виконання іншої роботи за дорученням голови суду, його заступників.

2.7. На помічника голови суду покладається:

а) збір, узагальнення пропозицій та підготовка проекту плану роботи суду;

б) контроль за виконанням плану роботи суду;

в) організація та аналіз роботи з вирішення звернень громадян і юридичних осіб;

г) діловодство по кадрах, ведення книги наказів;

д) ведення судової статистики, правильне та своєчасне складання звітів (в обласних судах введена посада консультанта по статистиці);

е) підготовка даних судової статистики та інших матеріалів для розгляду на оперативних нарадах, засіданнях президії;

є) контроль за виконанням рішень оперативних нарад та засідань президії;

ж) забезпечення зв'язку з громадськими організаціями, засобами масової інформації, правоохоронними органами та підготовка відповідних матеріалів.

2.8. На судового розпорядника покладається:

а) забезпечення додержання порядку в залі судового засідання та в приміщенні суду;

б) контроль за наявністю наочної довідкової інформації - покажчиків кабінетів, графіків прийому громадян, відповідних зразків процесуальних документів, списків розгляду справ тощо;

в) виконання розпоряджень головуючого щодо порушників в судовому засіданні - складання відповідного протоколу, у разі необхідності - виклик працівників міліції для наведення порядку в залі судового засідання та в приміщенні суду;

г) озвучення залу судового засідання, запрошення свідків до залу, слідкування, щоб недопитані свідки не спілкувалися з допитаними;

д) у виняткових випадках для забезпечення оперативного розгляду справ термінова доставка листів, запитів, інших документів, відправка телеграм;

е) контроль за своєчасною доставкою в суд конвойною службою осіб, які перебувають під вартою, та своєчасним виготовленням і врученням конвойній службі необхідних документів;

є) облік і зберігання речових доказів; у разі необхідності - забезпечення доставки речових доказів у встановленому порядку на судове засідання;

ж) надання допомоги судовим виконавцям по примусовому виконанню судових рішень.

2.9. На діловода покладається прийом і обробка вхідної і вихідної кореспонденції, виконання іншої роботи за дорученням голови суду, завідувача канцелярії.

2.10. На архіваріуса покладається:

а) ведення архіву;

б) видача копій судових документів по справах, що знаходяться в архіві;

в) складання графіка передачі справ до архіву канцелярією суду, судовими колегіями;

г) облік і зберігання архівних справ;

д) виконання іншої роботи за дорученням голови суду, завідувача канцелярії.

2.11. На завідувача господарством покладається:

а) ведення первинного обліку інвентаря, матеріалів, друкованої продукції (бланків, журналів, карток), оргтехніки, меблів; відповідальність за їх видачу, збереження та своєчасне списання;

б) складання заявок на фактичну потребу в друкованій продукції, оргтехніці, меблях, інших засобах, необхідних для діяльності суду, та подання заявок до управління юстиції з питань матеріально-технічного забезпечення;

в) слідкування за забезпеченням належних умов роботи працівників суду - опаленням, освітленням, засобами зв'язку, іншими комунікаціями, засобами по охороні приміщення, протипожежної охорони, вжиття відповідних заходів щодо нормального їх функціонування;

г) забезпечення складання кошторису на поточний ремонт приміщення, меблів та іншого інвентаря, контроль за проведенням ремонту або будівництвом приміщення суду;

д) контроль за роботою прибиральниць, кочегара, двірника, забезпечення їх необхідним інвентарем та миючими засобами;

е) контроль за санітарним станом та благоустроєм приміщення суду та прилеглої території;

є) організація проведення інвентаризацій.

3.1. Приймання всіх судових справ і кореспонденції, що надійшла до суду (за винятком матеріалів, прийнятих на прийомі), відправка справ та інших документів за призначенням покладається на експедицію суду або діловода.

3.2. Працівник експедиції або діловод розкриває пакети, перевіряє наявність усіх документів, зазначених в опису, і ставить на першій сторінці обгортки справи, листа чи іншого документа штамп, в якому зазначається дата надходження матеріалу до суду та умовне позначення (індекс) підрозділу, до якого має бути передана справа.

Кореспонденція на ім'я працівників суду з відміткою "Особисто" не розкривається і передається адресату.

Якщо буде встановлено, що якогось документа або додатка до нього не вистачає, про це негайно доповідається завідувачу канцелярії; про відсутність документа або додатка складається акт, один примірник якого надсилається відправнику, другий приєднується до справи або матеріалу.

Конверти, в яких надійшли позовні заяви, касаційні та окремі скарги, подання і протести або виконавчі документи, інші документи по судових справах, обов'язково приєднуються до листування.

3.3. Справи та інша кореспонденція, що надійшла поштою або з прийому, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції за встановленою формою N 1 (додаток до Інструкції з діловодства у Верховному Суді Автономної Республіки Крим, обласному, міжобласному, Київському і Севастопольському міських, районному (міському) судах (далі - форма N ...).

Не реєструються в журналі, а додаються до справи з написом про надходження до суду:

а) судові повістки, що повернулися до суду через відсутність адресата;

б) розписки про одержання судових повісток, копій обвинувальних висновків, копій позовних заяв тощо;

в) особиста кореспонденція, яка передається адресатові.

3.4. Завідувач канцелярії переглядає всю кореспонденцію в день її надходження та передає голові суду, суддям, іншим працівникам.

Кримінальні справи, що надійшли від органів слідства, кримінальні і цивільні справи, повернуті із скасованими або зміненими вироками і рішеннями, скарги особливого контролю і скарги на дії працівників суду передаються голові суду.

3.5. Справи про адміністративні правопорушення, про звільнення від покарання чи його заміну, направлення в ЛТП розглядаються суддями після їх реєстрації в канцелярії суду.

3.6. Позовні заяви і матеріали, що прийняли судді безпосередньо від громадян, у той же день мають бути передані до канцелярії суду для реєстрації і оформлення.

3.7. Все листування, що стосується окремих судових справ та матеріалів, зареєстрованих у відповідних картках і журналах, ведеться за номером справи, матеріалу або наряду.

Інше листування ведеться за тим номером, який має матеріал по журналу реєстрації вхідної кореспонденції (форма N 1).

Листи та інші матеріали, що надсилаються за ініціативою суду і не мають номера по справі, відправляються за номером наряду, в якому повинен бути зафіксований цей матеріал.

3.8. Судові справи та інше листування, що надсилаються з розсильним, записуються в розносну книгу і здаються за призначенням під розписку в цій книзі (форма N 2).

3.9. Судові справи надсилаються за призначенням рекомендованими бандеролями, а позовні матеріали і виконавчі документи - рекомендованими листами.

На рекомендовані бандеролі і листи складається окремо опис на бандеролі та опис на листи. Опис підшивається в наряд (наряд N 1.14).

3.10. Описи документів, що надсилаються простою поштою, підшиваються в хронологічному порядку в той же наряд (наряд N 1.14).

3.11. Реєстрація справ та інших матеріалів забезпечує організацію належного обліку, контролю та оперативного їх розшуку. Основним принципом реєстрації є одноразовість. Кожен документ, справа повинні реєструватись в даному суді лише один раз.

3.12. Судові справи та інші матеріали, що надійшли до суду, реєструються на обліково-статистичних картках, в журналах і алфавітних покажчиках.

3.13. Кримінальні справи, що надійшли до суду, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках по першій, касаційній, наглядній інстанціях та в алфавітному покажчику. Алфавітний покажчик ведеться на кожного обвинуваченого (форми NN 3, 4, 27, 33).

3.14. Цивільні справи по першій, касаційній, наглядній інстанціях, а також позовні заяви, що залишені без руху на підставі ст.139 ЦПК України, реєструються на обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми NN 5, 6, 28, 35).

3.15. Справи про адміністративні правопорушення, а також кримінальні справи, закриті на стадії попереднього слідства чи дізнання на підставі ст.51 КК України і ст.7-2 КПК України, що надійшли до суду для застосування заходів адміністративного стягнення, реєструються в обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми NN 7, 8).

3.16. Справи про умовно-дострокове звільнення від покарання; заміна покарання більш м'яким; скорочення або зняття іспитового строку; скасування відстрочки виконання вироку або звільнення від покарання після закінчення відстрочки; звільнення від покарання у зв'язку з хворобою; зняття судимості; зміна умов утримання осіб, засуджених до позбавлення волі; заміна виправних робіт штрафом, громадською доганою, позбавленням волі; включення часу відбування виправних робіт і часу роботи в колоніях-поселеннях у трудовий стаж; направлення в ЛТП алкоголіків і наркоманів; встановлення адміністративного нагляду та інші справи реєструються в обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми NN 9, 10).

3.17. Справи щодо неповнолітніх, у тому числі закриті провадженням, до яких застосовуються примусові заходи виховного характеру, реєструються в обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми NN 4, 11).

3.18. Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках окремо за формами реєстрації.

В обліково-статистичних картках, відповідно до руху справи, повинні заповнюватись всі реквізити, передбачені формами.

3.19. Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, вилучаються і переставляються в картотеку наступного року із зазначенням на них нового порядкового номера, наприклад:

Після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ, що надходять.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, на яких ставиться номер по картотеці минулого року, робиться напис про перенесення у картотеку наступного року і зазначається новий номер.

3.20. Для реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції встановлено реєстраційні індекси:

"1" - кримінальні справи, перша інстанція;

"1-н" - справи неповнолітніх, щодо яких застосовуються примусові заходи виховного характеру;

"11" - кримінальні справи, касаційна інстанція;

"2" - цивільні справи, перша інстанція;

"22" - цивільні справи, касаційна інстанція;

"3" - справи про адміністративні правопорушення, а також кримінальні справи, закриті провадженням у стадії попереднього слідства чи дізнання на підставі ст.51 КК України та ст.7-2 КПК України, що надійшли до суду для застосування заходів адміністративного стягнення;

"4-к" - президія, скарги порядком нагляду у кримінальних справах;

"44-к" - президія, кримінальні справи порядком нагляду;

"4-ц" - президія, скарги порядком нагляду у цивільних справах;

"44-ц" - президія, цивільні справи порядком нагляду;

"5" - справи про умовно-дострокове звільнення від покарання; заміна покарання більш м'яким; скорочення або зняття іспитового строку; скасування відстрочки виконання вироку або звільнення від покарання після закінчення відстрочки; звільнення від покарання у зв'язку з хворобою; зняття судимості; зміна умов утримання осіб, засуджених до позбавлення волі; заміна виправних робіт штрафом, громадською доганою, позбавленням волі; включення часу відбування виправних робіт і часу роботи в колоніях-поселеннях у трудовий стаж; направлення в ЛТП алкоголіків і наркоманів; встановлення адміністративного нагляду та інші справи;

"6" - судові виконавці;

"7" - бухгалтерія;

"8" - листування за заявами, пропозиціями, скаргами на роботу суду.

3.21. Номер судової справи та інших матеріалів складається з індексу, порядкового номера із зазначенням року згідно з номером обліково-статистичної картки або реєстраційного журналу. Наприклад, 1-20-1995 р. (кримінальна справа, перша інстанція), 2-25-1995 р. (цивільна справа, касаційна інстанція), 3-26-1995 р. (справа про адміністративне правопорушення). Цей номер зазначається на обгортці справи або матеріалу і в алфавітному покажчику. За цим номером ведеться і все листування по справі.

3.22. Кримінальні справи публічного і приватного обвинувачення та цивільні справи підшиваються в обкладинку (форма N 12).

3.23. Для кримінальних справ, що надійшли з органів попереднього слідства, може бути використана та обкладинка, в якій справа надійшла. При цьому на обкладинці потрібно заповнити необхідні реквізити (штамп та найменування суду, порядковий номер справи, коли розпочато провадження в даному суді тощо).

Якщо кримінальну справу, що надійшла з органу попереднього слідства, підшито в нову обкладинку, тоді повинна бути збережена і стара обкладинка, в якій справа надійшла. На новій обкладинці також заповнюються всі реквізити. На обкладинках справ, по яких обвинувачені знаходяться під вартою, ставиться штамп "під вартою".

На внутрішньому боці обкладинки кримінальної і цивільної справи міститься довідковий лист (форма N 12), де зазначаються всі дії по справі (надіслання повісток, копії обвинувального висновку, позовної заяви, вироку, рішення, по виконанню судового вироку, рішення тощо).

По кримінальних справах, що розглядаються касаційною і наглядною інстанціями, обкладинки не замінюються.

3.24. Інші справи та матеріали підшиваються в обкладинки відповідної форми (форма N 13).

3.25. Дата надходження справи, що зазначається на обкладинці, в обліково-статистичній картці або реєстраційному журналі повинна відповідати даті фактичного надходження справи до суду.

По справах і позовних заявах, що надійшли до суду поштою, ця дата зазначається відповідно до штампу, який проставлено канцелярією в день прийому заяви; по справах і позовних заявах, прийнятих суддею на прийомі, дата надходження справи зазначається відповідно до резолюції, вчиненої суддею під час прийому.

3.26. Кримінальні, цивільні та інші справи, що надійшли з вищої судової інстанції після скасування вироку, рішення або ухвали, а також справи, що надійшли після додаткового розслідування, реєструються як такі, що надійшли вперше, і їм дається новий номер.

До алфавітного покажчика зазначені справи заносяться вдруге, а до попереднього запису додається новий номер.

3.27. Відповідно до ст.139 ЦПК України, коли позовну заяву подано без додержання вимог, викладених у ст.137 і 138 ЦПК України, суддя постановляє ухвалу про залишення заяви без руху і надає заявникові строк для виправлення недоліків.

Протягом встановленого суддею строку матеріали зберігаються в наряді N 1.12. Коли заявник у призначений строк виконає вказівки судді, заява вважається поданою в день її першого подання, якщо у визначений строк заявник не виконає цих вказівок, заява вважається неподаною і повертається заявникові, про що суддя постановляє мотивовану ухвалу.

Зазначена ухвала судді підшивається в наряд, а копія надсилається заявникові, відповідний запис робиться в обліково-статистичній картці.

3.28. Матеріали про роз'яснення рішень, з інших питань, пов'язаних з виконанням вироків і рішень по скаргах на дії судових виконавців, про видачу дублікатів виконавчих листів, окремо не реєструються, а приєднуються до відповідних судових справ чи виконавчих проваджень.

3.29. Матеріали про розшук боржників (в стадії виконання рішень) зберігаються в наряді N 1.15. В наряді необхідно вести список матеріалів із зазначенням прізвища особи, яка розшукується, дати винесення ухвали та дати надіслання її на виконання.

3.30. Скарги потерпілих (ст.27 КПК України, за якими відмовлено в порушенні кримінальної справи, а також позовні заяви, в прийнятті яких відмовлено (ст.136 ЦПК України), відповідно реєструються.

Копія постанови судді про відмову в порушенні кримінальної справи і копія ухвали про відмову в прийнятті позовної заяви надсилаються заявникам з належними їм матеріалами і документами. Оригінал постанови, ухвали зберігається в наряді N 1.12.

3.31. При відмові в прийнятті позовної заяви суддя розписується на марках або квитанції про сплачене мито і виносить ухвалу про повернення заявникові мита (ст.69 ЦПК України). Копія ухвали видається заявникові, а також надсилається фінансовому органу, оригінал зберігається в наряді N 1.12.

3.32. Заяви і матеріали, які вирішено передати на розгляд товариських судів або громадськості, реєструються в спеціальному журналі.

3.33. Для реєстрації документів може використовуватися обчислювальна техніка. Запис здійснюється з обліково-статистичних карток, побудованих на базі обов'язкових реквізитів реєстрації.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних.

Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації і точну адресу місцезнаходження документа або справи.

4.1. Прийом громадян у суді здійснюється головою суду, його заступниками, суддями і судовими виконавцями в певні дні і години відповідно до графіка, затвердженого головою суду.

Графік прийому громадян має бути вивішений в приміщенні суду на видному місці.

Видача довідок і документів канцелярією суду повинна проводитись протягом усього робочого дня.

В суді має бути спеціальне місце і створені належні умови для ознайомлення громадян зі справами та для складання заяв, скарг тощо.

4.2. Всі пропозиції, заяви і скарги (крім тих, що підлягають розгляду в порядку, встановленому кримінально-процесуальним, цивільно-процесуальним законодавством) реєструються в обліково-статистичних картках (форма N 41). На кожну заяву і скаргу заводиться окреме провадження, де зазначається номер відповідно до обліково-статистичної картки. У цьому провадженні містяться всі матеріали перевірки за скаргою або заявою, копія відповіді заявникові. У разі надходження повторної скарги вона приєднується до провадження за попередньою скаргою, а в обліково-статистичній картці зазначається, за яким номером об'єднано провадження.

4.3. Контроль за вирішенням пропозицій, заяв, скарг здійснюється шляхом завчасного перегляду картотеки або спеціально обладнаних стендів завідувачем канцелярії.

4.4. Після реєстрації пропозиції, заяви і скарги вони в той же день передаються на розгляд голови суду, який встановлює строк їх вирішення і дає конкретні вказівки виконавцям.

4.5. Відповідно до резолюції голови суду завідувач канцелярії передає заяву або скаргу виконавцеві під розписку в обліково-статистичній картці не пізніше ніж на другий день. Завідувач канцелярії систематично контролює строки розгляду заяв і скарг, нагадує при необхідності виконавцеві про закінчення строку та доповідає голові суду про скарги, по яких закінчується встановлений строк.

4.6. Пропозиції, заяви і скарги після їх вирішення знімаються з контролю тільки за резолюцією голови суду. Про наслідки вирішення скарги, заяви зазначається в обліково-статистичній картці. Закінчені провадження зберігаються в канцелярії суду до закінчення року, після чого здаються до архіву.

5.1. Про день розгляду кримінальної справи в розпорядчому засіданні секретар судового засідання згідно зі ст.239 КПК України сповіщає прокурора не пізніше ніж за три доби.

5.2. Коли у розпорядчому засіданні кримінальну справу закрито провадженням, секретар судового засідання передає її секретареві суду.

Якщо ухвала розпорядчого засідання про закриття справи не оскаржена, секретар суду після закінчення строку на оскарження вилучає заповнені суддею картки на осіб, які обвинувачувались по даній справі, та оформляє справу для передачі до архіву, а на осіб, щодо яких справу закрито і вирішено притягнути їх до адміністративної відповідальності, передає справу судді для розгляду в адміністративному порядку. Копія ухвали про закриття справи, відповідно до вимог ст.248 КПК України, вручається обвинуваченому, потерпілому і направляється прокурору, а також адміністрації місця попереднього ув'язнення, якщо обвинувачений перебуває під вартою.

5.3. Закрита провадженням справа, яку вирішено передати на розгляд товариського суду, після закінчення строку на оскарження (подання), разом з ухвалою надсилається секретарем до товариського суду.

До товариського суду може бути направлена справа або копії необхідних матеріалів. Якщо надсилається справа, то в супровідному листі зазначається про необхідність повернення справи.

Копія ухвали залишається в суді і разом з повідомленням товариського суду про наслідки розгляду підшивається в наряд (N 1.13).

У тих випадках, коли по справі притягнуто до відповідальності декілька обвинувачених, а справа тільки щодо деяких з них передається до товариського суду, разом з копією ухвали суду надсилаються матеріали тільки відносно цих осіб.

Про надіслання справи секретар суду робить запис в обліково-статистичній картці (форма N 3).

5.4. По справах, які вирішено в розпорядчому засіданні повернути на додаткове розслідування або направити за підсудністю, секретар суду готує супровідний лист про надіслання їх до відповідного органу. Цей лист підписує суддя. Якщо по справі, яка надсилається на додаткове розслідування або за підсудністю, обвинувачений утримується під вартою, секретар суду повинен заготовити лист начальнику місця попереднього ув'язнення, в якому пропонується рахувати обвинуваченого за тим органом, якому надсилається справа.

Копії ухвал про повернення справи на додаткове розслідування або за підсудністю зберігаються в наряді N 1.13.

5.5. Якщо в розпорядчому засіданні вирішено змінити запобіжний захід обвинуваченому з підписки про невиїзд на взяття під варту, копія ухвали розпорядчого засідання надсилається відповідному органові внутрішніх справ для виконання. Коли змінено запобіжний захід з взяття під варту на підписку про невиїзд, копія ухвали розпорядчого засідання надсилається до місця попереднього ув'язнення для звільнення обвинуваченого. Відповіді про виконання зазначених ухвал приєднуються до справи.

5.6. Кримінальна справа з підшитою постановою судді (ухвалою розпорядчого засідання) про віддання обвинуваченого до суду не пізніше наступного дня повертається до канцелярії суду, після чого заповнюється обліково-статистична картка (форма N 3).

6.1. Справи до розгляду призначаються в межах установлених законом строків, відповідно до графіка проведення судових засідань, графіка днів, визначених для доставки осіб, що перебувають під вартою, при цьому вказується не тільки дата, а й година розгляду справи.

6.2. По справах, які призначено до розгляду в судовому засіданні по першій інстанції, секретар судового засідання забезпечує виготовлення і надіслання повісток (форма N 14) про виклик в судове засідання підсудних, потерпілих, позивачів, відповідачів, третіх осіб, свідків, експертів, перекладачів, сповіщає про день і годину розгляду справи прокурора, адвоката, представників громадськості.

Доцільно передбачити призначення допиту свідків таким чином, щоб вони не гаяли часу в суді, чекаючи допиту.

Допитані і недопитані свідки повинні перебувати в різних приміщеннях, або хоча б і в одному, але щоб вони не могли спілкуватися.

У необхідних випадках зазначені особи можуть бути викликані в судове засідання телефонограмою або телеграмою.

Якщо підсудний - призовник, тоді районний військовий комісаріат за місцем проживання призовника сповіщається про розгляд кримінальної справи.

6.3. У випадках відмови в порушенні кримінальної справи або закриття провадженням справи про адміністративне правопорушення та передачі її на розгляд товариського суду, постанова (ухвала) судді після закінчення строку на оскарження разом з документами надсилається до товариського суду.

Про надіслання матеріалів секретар суду зазначає в обліково-статистичній картці (журналі).

6.4. По справах про умовно-дострокове звільнення від покарання, заміну покарання більш м'яким, зміну умов утримання осіб, засуджених до позбавлення волі тощо, органу, що відає виконанням покарання, та органу, який порушив клопотання, надсилаються повідомлення про час і місце розгляду справи.

6.5. Повістки про виклик підсудних та інших осіб по всіх судових справах складаються за відповідною формою (форма N 14).

6.6. Повістки повинні бути виготовлені і надіслані не пізніше ніж на другий день після призначення справи до розгляду незалежно від того, на який строк вона призначена. Як виняток, повістку можна видати на руки стороні або її представникові за їх згодою для вручення відповідним особам.

6.7. У тих випадках, коли надіслану повістку не вручено адресату і вона повернулась до суду, секретар судового засідання негайно повинен з'ясувати причини невручення, доповісти про це судді та за його вказівкою вжити заходів до вручення повістки. Другий примірник повістки (розписка) підшивається до справи.

6.8. Підсудному, який не перебуває під вартою, копія обвинувального висновку разом з повідомленням про виклик його в судове засідання вручається через розсильного або рекомендованим відправленням із зворотною розпискою про їх одержання (форма N 16).

Копія обвинувального висновку підсудному, який перебуває під вартою, разом з повідомленням надсилається адміністрації місця попереднього ув'язнення для вручення йому під розписку, що повинна бути повернута до суду (форма N 15).

Коли підсудний тримається під вартою, разом з документами начальникові місця попереднього ув'язнення надсилається розпорядження про доставку підсудного в суд (форма N 15).

У випадку оголошення перерви секретар судового засідання готує лист на адресу адміністрації місця попереднього ув'язнення про дальше утримання підсудного під вартою та одночасно повідомляє про доставку його на визначену дату суду (форма N 19).

6.9. Коли при вирішенні питання про віддання до суду по справах публічного та приватного обвинувачення змінено обвинувальний висновок, кваліфікацію злочину або список осіб, які мають бути викликані до суду, підсудному вручається і копія ухвали суду чи постанови судді.

Підсудному, який не володіє українською мовою, зазначені документи вручаються перекладеними на його рідну мову або мову, якою він володіє. Якщо підсудний неповнолітній, копія обвинувального висновку вручається йому і його законному представникові.

Копія обвинувального висновку та інші зазначені документи вручаються підсудному під розписку в строки, передбачені ст.254 КПК України. Всі зазначені документи мають бути вручені підсудному не пізніше ніж за три доби до розгляду справи.

6.10. У цивільних справах відповідачеві разом з повісткою надсилається копія позовної заяви, за необхідності і копії документів, доданих до неї позивачем.

Особи, які беруть участь у розгляді справи, сповіщаються про дії суду відповідно до вимог ст.ст.90, 91, 93, 94 ЦПК України.

Судові повістки (форма N 14) повинні бути виписані секретарем судового засідання та вручені сторонам не пізніше ніж за п'ять діб до судового засідання (ст.91 ЦПК України).

6.11. Про виклик до суду громадян України або іноземних громадян, що проживають за кордоном, надсилаються спеціальні повідомлення, звичайною повісткою користуватись не слід (форми NN 17, 18).

Всі документи, що направляються, повинні бути віддруковані, акуратно оформлені з проставленням печатки, текст викладено чітко і зрозуміло. Судами ці документи направляються в управління юстиції.

6.12. Напередодні розгляду справи секретар судового засідання складає список справ (форма N 36), призначених до розгляду на день судового засідання, та заносить ці справи до журналу судових засідань (форма N 37). В день судового засідання список справ вивішується на спеціально відведеному місці.

6.13. Секретар судового засідання завчасно перевіряє відомості про вручення повісток, копій обвинувальних висновків та інших матеріалів і за відсутності даних про їх вручення негайно доповідає судді для вжиття відповідних заходів.

6.14. Перед початком розгляду справи секретар судового засідання повинен перевірити, чи всі особи, яких викликано, з'явились в судове засідання, хто з них не з'явився і з яких причин, чи доставлені підсудні, які перебувають під вартою. Про все це секретар судового засідання доповідає судді.

6.15. По справах, що розглядаються касаційною інстанцією, учасникам процесу, заінтересованим особам судом першої інстанції, який вирішив справу, надсилається повідомлення про час і місце розгляду справи.

Якщо слухання справи в день, визначений судом першої інстанції, не відбулося і перенесено на інший день, повістки надсилаються касаційною інстанцією не пізніше наступного дня після винесення ухвали про відкладення справи.

Секретар колегії також перевіряє, чи повідомлені заінтересовані особи судом першої інстанції про час і місце розгляду справи касаційною інстанцією, чи надіслано їм копії касаційної скарги, подання (форми NN 29, 30).

6.16. У разі розгляду справ за протестами судом наглядної інстанції секретар цієї інстанції надсилає копії протесту особам, які беруть участь у справі, а за необхідності повідомляє зазначених осіб про час і місце розгляду справи (форма N 30).

7.1. Після розгляду справи або відкладення її на інший час секретар судового засідання зазначає на повістках осіб, викликаних до суду, про час їх явки та залишення суду, завіряє цей запис своїм підписом з проставленням штампа суду.

7.2. Після розгляду справи і постановлення судом вироку, рішення або ухвали секретар судового засідання (секретар касаційної інстанції) виконує такі дії:

а) підшиває до справи документи в хронологічному порядку: постанови, ухвали і листування, які передували судовому розглядові, протокол судового засідання, складений протягом 3 діб після розгляду справи (ст.87 КПК України), перевірений і підписаний суддею і секретарем судового засідання, всі документи, додані до справи в ході судового розгляду в порядку їх надходження, вирок, рішення, ухвалу суду, ухвали за касаційними скаргами та поданнями, а також за окремими скаргами і поданнями;

б) продовжує нумерацію аркушів справи і складає опис документів, які знаходяться в справі, підписуючи його, а в справах з попереднім розслідуванням продовжує опис, складений органами слідства;

в) приєднує до справи заповнені суддею після розгляду по першій та в касаційній інстанціях статистичні картки на засуджених, виправданих, осіб, щодо яких справи закриті, а також на осіб, визнаних неосудними, до яких застосовані примусові заходи медичного характеру (обліково-статистична картка на підсудного), а також картки по обліку сум збитків, заподіяних злочинами;

г) робить відповідний запис у журналі судового засідання про результати розгляду справи;

д) виписує виконавчі листи по справах, рішення по яких підлягають негайному виконанню;

е) забезпечує у разі необхідності ознайомлення з протоколом протягом 3 діб з дня його складення осіб, які брали участь у судовому засіданні, про що вказані особи роблять запис на звороті останнього аркуша протоколу.

7.3. Якщо суд обрав запобіжний захід підсудному - підписку про невиїзд або замінив раніше обраний запобіжний захід у вигляді взяття під варту на підписку про невиїзд, секретар судового засідання відбирає у підсудного підписку про невиїзд (ст.148 КПК України).

7.4. Якщо розгляд кримінальної або цивільної справи було відкладено і призначено на інший день, тоді викликаним і присутнім у судовому засіданні особам (крім підсудних, які перебувають під вартою) вручаються повістки про виклик до суду або оголошується про це під розписку на окремому аркуші, доданому до протоколу судового засідання, роз'яснюються наслідки їх неявки. Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, але участь яких суд визнав необхідною, надсилаються не пізніше, ніж на наступний день повістки про виклик їх до суду. Для повторного виклику підсудних, які перебувають під вартою, начальнику місця попереднього ув'язнення надсилається відповідне повідомлення (форма N 19).

7.5. За наявності ухвали про зупинення провадженням кримінальної, цивільної справи у зв'язку з розшуком підсудного або відповідача, копія цієї ухвали надсилається секретарем в районний (міський) відділ (управління) внутрішніх справ за місцем розташування суду з супровідним листом за підписом судді.

7.6. Копії вироку, рішення чи ухвали, що набрали законної сили, виготовляються секретарем судового засідання (секретарем судової колегії), завіряються підписом судді з проставленням печатки суду та надсилаються за належністю. Якщо копія викладена на кількох аркушах, ці аркуші мають бути прошнуровані і скріплені печаткою із зазначенням їх кількості.

У тих випадках, коли вирок, рішення, ухвала не набрали законної сили, про це зазначається на копії, що видається.

Видача копій судових рішень, вироків, ухвал, постанов, що не відповідають зазначеним вимогам, забороняється.

7.7. Копії вироків у кримінальних справах на засуджених, які утримуються під вартою, в тому числі і на осіб, які підлягають негайному звільненню з-під варти у зв'язку з їх виправданням чи засудженням до міри покарання, не пов'язаної з позбавленням волі, надсилаються начальнику місця попереднього ув'язнення негайно, після розгляду справи. Якщо обвинувальний або виправдувальний вирок постановлено відносно кількох осіб, начальнику місця попереднього ув'язнення надсилаються копії вироків за числом засуджених чи виправданих, які перебувають під вартою.

Якщо згідно з вироком засудженого треба взяти під варту із залу суду, копія вироку з супровідним листом на ім'я начальника місця попереднього ув'язнення вручається начальнику конвою під розписку.

У виняткових випадках, коли виготовлення копій негайно після закінчення справи неможливе (нічний час, великий обсяг вироку), допускається заміна копії вироку випискою з резолютивної частини вироку на кожного засудженого.

В таких випадках копії вироків мають бути виготовлені і надіслані не пізніше наступного дня.

7.8. Відповідно до ст.344 КПК України копія вироку вручається засудженому або виправданому в триденний строк після його проголошення. Якщо вирок викладено мовою, якої не знає засуджений чи виправданий, йому повинен бути вручений письмовий переклад вироку на його рідну мову або мову, якою він володіє.

Копія вироку засудженому, який перебуває під вартою, вручається під розписку.

7.9. Відповідно до ст.216 ЦПК України сторонам та третім особам, які не були присутні в судовому засіданні при розгляді цивільної справи, копії рішення чи ухвали про залишення заяви без розгляду, про зупинення чи закриття справи надсилаються протягом п'яти днів з дня їх оголошення. В інших випадках копії рішення, ухвали, постанови видаються сторонам на їх прохання.

7.10. По розглянутих справах за скаргами на процесуальні дії судового виконавця чи нотаріальні дії копії ухвали (рішення) суду надсилаються для відома судовому виконавцеві, нотаріусу чи посадовій особі, яка вчиняє нотаріальні дії.

7.11. Після закінчення всіх дій по оформленню справи, але не пізніше трьох днів після її розгляду секретар судового засідання передає її секретареві суду (секретареві колегії). Секретар перевіряє виконання секретарем судового засідання всіх дій, заповнює відповідні реквізити в обліково-статистичних картках щодо дати і наслідків розгляду справи та розписується в журналі судового засідання про її одержання.

8.1. Особою, яка прийняла касаційну або окрему скаргу чи подання, проставляється штамп суду із зазначенням часу надходження її до суду.

До скарги, подання, одержаних поштою, додається конверт для визначення дати відправлення.

8.2. Про день розгляду справи в касаційній інстанції (згідно з графіком обласного суду) особі, яка подала скаргу особисто, оголошується під розписку на скарзі, а тому, хто надіслав скаргу поштою, надсилається повідомлення (форма N 29).

8.3. У разі надходження подання або скарги на вирок чи ухвалу суду у кримінальній справі в суд першої інстанції, секретар за вказівкою судді сповіщає про це учасників судового розгляду відповідно до вимог ст.349 КПК України (форми NN 29, 30), роз'яснює їх право на ознайомлення з документами та право подати свої заперечення. Заперечення, що надійшли на скаргу чи подання, приєднуються до справи або надсилаються як додаток до справи не пізніше трьох діб з моменту їх надходження.

Якщо прокурор вносить окреме подання або потерпілий подає окрему скаргу на ухвалу про закриття справи, тоді відповідно до ст.356 КПК України про це повідомляється підсудний (форми NN 29, 30), йому роз'яснюється, що він має право подати письмове заперечення на подання чи скаргу.

Одержавши касаційну скаргу або подання на рішення чи ухвалу в цивільній справі, секретар суду, відповідно до вимог ст.294 ЦПК України, не пізніше наступного дня надсилає копії касаційної скарги або подання особам, які брали участь у справі. Разом з копіями надсилаються і повідомлення про день розгляду справи в касаційній інстанції.

8.4. Після закінчення строку на оскарження вироку (рішення) справа разом зі скаргою чи поданням, не пізніше ніж на другий день, має бути надіслана до обласного (Верховного) суду з супровідним листом, підписаним суддею (форма N 26).

8.5. Разом з кримінальною справою до обласного (Верховного) суду надсилаються заповнені суддею статистичні картки на підсудного та на всіх осіб, які по цій справі були засуджені, виправдані, справа щодо яких була закрита провадженням, і осіб, визнаних судом неосудними, до яких застосовані примусові заходи медичного характеру. На осіб, відносно яких справа повернута на додаткове розслідування, статистичні картки не заповнюються. Контрольні талони на статистичні картки залишаються в суді першої інстанції.

8.6. Про дату надіслання справи до касаційної інстанції, дату повернення справи до суду та наслідки розгляду справи за скаргою чи поданням зазначається секретарем у відповідних обліково-статистичних картках.

8.7. Касаційна скарга по цивільній справі, оформлена без додержання вимог ст.292 ЦПК України, ухвалою судді залишається без руху.

Копія цієї ухвали надсилається особі, яка подала скаргу, і їй надається строк для виправлення недоліків. Якщо зазначені вимоги в наданий строк не будуть виконані, мотивованою ухвалою судді скарга вважається неподаною і разом з копією цієї ухвали повертається особі, яка її подавала (ухвали підшиваються до справи).