Голові Комісії невідкладно, відразу після реєстрації, передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України.
Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти, листи інших органів виконавчої влади, підписані керівниками, рішення органів місцевого самоврядування, пропозиції, заяви, скарги громадян, адресовані на ім'я Голови та Членів Комісії, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності НКРЕ і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.
Решту документів після реєстрації передають начальникам підрозділів.
3.2.5. Документи, які підлягають реєстрації, після попереднього розгляду реєструються в загальному відділі управління справами, після чого передаються керівництву НКРЕ і підрозділам для розгляду по суті питань, порушених у документах.
3.2.6. Документи, які одержані до 16-00, реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, одержані після 16-00 - на другий день, термінові - негайно.
3.2.7. Кореспонденцію, яка надійшла на розгляд Голови Комісії, попередньо розглядає його помічник і готує проекти резолюцій (доручень). Резолюції (доручення) на документах, які надійшли на розгляд Членів Комісії, пишуть самі Члени Комісії.
3.2.8. Наслідки розгляду документів відображаються у резолюціях керівництва НКРЕ і начальників підрозділів. У резолюціях має бути зрозуміла і вичерпна вказівка про порядок і характер виконання документів та виконавця. У резолюціях, як правило, зазначаються: прізвище та ініціали виконавців і співвиконавців; пропонована дія; термін виконання (у необхідних випадках); особистий підпис, дата.
Резолюції (доручення) Голови та Членів Комісії пишуться або друкуються на окремих аркушах встановленої форми (формат А5). Начальники підрозділів резолюцію пишуть безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту або на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеного для підшивки.
У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції. Наступні резолюції необхідні тоді, коли в них деталізується порядок виконання документа.
Розгляд документів керівництвом повинен провадитись у найкоротший термін (як правило, в день надходження документа).
3.2.9. Після розгляду документів керівництвом НКРЕ помічники та секретарі приймальних* заносять резолюції керівництва НКРЕ в електронні реєстраційні картки, а потім повертають документи в загальний відділ управління справами для передачі виконавцям.
---------------
* Спеціалісти I категорії приймальних керівництва - далі пишуться секретарі приймальних.
3.2.10. У разі необхідності внесення змін у попередній склад виконавців документа готується нова резолюція з позначкою "ПЕРЕПИСАНО" за підписом керівництва НКРЕ. Секретарем приймальної нова резолюція переноситься у електронну реєстраційну картку, в якій у правому верхньому куті також проставляється позначка "ПЕРЕПИСАНО".
Передача "переписаних" документів з одного підрозділу в інший здійснюється обов'язково через загальний відділ управління справами.
Резолюції начальників підрозділів у електронні реєстраційні картки переносять працівники підрозділів, які відповідають за діловодство.
3.2.11. Виконані документи підшиваються до справи згідно з затвердженою номенклатурою.
Документи, що мають позначку "Підлягає поверненню", повертаються виконавцями до загального відділу управління справами.
На документі з позначкою "для ознайомлення" ставиться підпис особи, яка з ним ознайомилась, і дата ознайомлення. Ніякі інші позначки на них не робляться.
3.3. Порядок проходження вихідних і внутрішніх документів та процес їх підготовки
3.3.1. Порядок проходження вихідних документів полягає у складанні проекту документа, його виготовленні, погодженні, візуванні (у необхідних випадках), підписанні (затвердженні), реєстрації та відправленні.
До передачі підготовленого документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, правильність оформлення, наявність необхідних розшифрованих віз і додатків до документа. Документ подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він готувався.
3.3.2. Вихідні документи передаються до загального відділу управління справами для реєстрації та відправлення тільки за підписом Голови та Членів Комісії.
3.3.3. Під час отримання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряються:
правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
правильність зазначення адреси;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на копії документа, що залишається у справах загального відділу управління справами НКРЕ;
наявність на документі відмітки про додатки.
3.3.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.
3.3.5. У реєстрі розсилки зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, кому направлений документ (кореспондент), вид документа.
3.3.6. Структурні підрозділи здають вихідну кореспонденцію в загальний відділ з усіма необхідними реквізитами. Відповідальність за правильне оформлення адреси та достатність документів (наявність додатків), що відправляються, несуть структурні підрозділи. Працівники загального відділу мають право перевіряти правильність оформлення документів та повертати їх виконавцям на доопрацювання в разі порушення встановлених цією Інструкцією вимог до оформлення документів.
3.3.7. Вихідні документи надсилаються централізовано загальним відділом в день реєстрації від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.
3.4. Організація доставки документів в межах центрального апарату НКРЕ
3.4.1. Доставка вхідних і внутрішніх документів у приймальні Голови та Членів Комісії здійснюється працівниками загального відділу управління справами.
Термінові доручення Верховної Ради України, Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, урядові телеграми доставляються у приймальні керівництва НКРЕ негайно.
3.4.2. Для забезпечення ритмічності роботи загального відділу управління справами розроблено графік доставки і отримання кореспонденції керівництвом і підрозділами НКРЕ.
Доставка кореспонденції у приймальні керівництва провадиться о 10-00, 12-00, 15-00 та 17-00 - щоденно, у п'ятницю - о 10-00, 12-00, 14-00 та 16-00.
Доставка кореспонденції для підрозділів здійснюється працівниками загального відділу управління справами періодично по мірі накопичення документів.
У разі надходження термінової кореспонденції працівники загального відділу управління справами негайно доставляють її у підрозділи, для яких призначаються службові документи.
4. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ І ПОБУДОВА ОБЛІКОВО-ДОВІДКОВИХ КАРТОТЕК
4.1. Загальні правила реєстрації документів
4.1.1. Реєстрація документів (вхідних, вихідних і внутрішніх) проводиться з метою їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання наявної в них інформації.
4.1.2. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, звернення народних депутатів, листи міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, пропозиції, заяви і скарги громадян та ін., проводиться централізовано.
4.1.3. Відповідно до специфіки діяльності НКРЕ реєстрація інших документів проводиться децентралізовано оскільки існують територіально роз'єднані представництва, за винятком документів, що мають інформаційний характер і не підлягають реєстрації відповідно до примірного переліку (додаток 7).
4.1.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ в НКРЕ реєструється лише один раз: вхідні документи реєструються в день їх одержання або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створені - у день підписання або затвердження.
4.2. Індексація документів
4.2.1. Індексація документів у діловодстві - це проставлення їх реєстраційних номерів і необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують місце виконання (складання) і зберігання.
4.2.2. Індекс вхідного документа складається з реєстраційного (порядкового) номера документа (за кожного кореспондента окремо), справи за номенклатурою та індексу поточного року.
4.2.3. Індекс внутрішнього (крім розпорядчих) і вихідного документа складається з реєстраційного (порядкового) номера документа, індексу підрозділу-відправника, справи за номенклатурою і індексу поточного року.
4.2.4. Індекси наказів, постанов і розпоряджень складаються з їх реєстраційних номерів, які щорічно присвоюються у межах кожного виду документа.
4.3. Реєстраційно-контрольні картки і порядок їх заповнення
4.3.1. Для реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка з певним складом реквізитів і порядком їх заповнення (додаток 8).
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, додатки тощо.
4.3.2. Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, які ведуться в НКРЕ і відповідають потребам.
4.3.3. Оскільки в НКРЕ довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки (третій - для сектору контролю).
4.4. Побудова обліково-довідкової картотеки
4.4.1. Реєстраційно-контрольні картки на вхідні, вихідні і внутрішні документи у підрозділах і загальному відділі управління справами групуються в обліково-довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.
4.4.2. В НКРЕ існує банк реєстраційних даних, який забезпечує працівників інформацією про документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і роздрукування необхідної реєстраційно-контрольної картки.
4.4.3. Пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувачі мають можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.
5. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ
5.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
5.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
5.1.2. Контролю підлягають зареєстровані вхідні, вихідні і внутрішні документи, в яких встановлено завдання.
Обов'язково контролюються виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністру України, запитів та звернень народних депутатів України, доручень органів вищого рівня та заяв, пропозицій і скарг громадян.
Підставою для взяття на контроль інших документів та рішень колегіальних органів є резолюція або усне розпорядження Голови або Членів Комісії, а для структурних підрозділів - розпорядження їхніх керівників.
5.1.3. Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції Голови, Членів Комісії або керівника структурного підрозділу та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.
5.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює Голова Комісії відповідно до розподілу обов'язків.
Безпосередній контроль за виконанням документів у центральному апараті НКРЕ покладається на сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, відповідальний за діловодство.
5.2. Строки виконання документів
5.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені нормативно-правовими актами законодавства відповідно до переліку, вказаному у додатку 9.
5.2.2. Документи без зазначення терміну виконання мають бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, накази та розпорядження Голови і Членів Комісії (якщо в самому документі не зазначено інше), а також документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дня підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.
5.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщує. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше, як за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.
5.2.4. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, шляхом підписання резолюції, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, Голова Комісії особисто (відразу після реєстрації документа).
5.2.5. Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України на доопрацювання, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.
Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.
5.3. Здійснення контролю за виконанням документа
5.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
інформування керівництва про хід і підсумки виконання документів (доручень);
повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях Комісії;
зняття документів з контролю;
формування картотеки виконаних документів.
5.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки (додаток 8).
5.3.3. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються у спеціальній контрольній картотеці за терміном виконання документів, за виконавцями, за групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).
5.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.
5.3.5. Контроль за виконанням документів провадитись за допомогою ПК.
При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.
5.3.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дана відповідь по суті.
5.3.7. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання і зняття його з контролю вносяться до РКК (додаток 8).
5.3.8. При автоматизованій формі контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання в архів одночасно з документами.
5.3.9. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву НКРЕ.
6. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР І ФОРМУВАННЯ СПРАВ
6.1. Складання номенклатур справ
6.1.1. Номенклатура справ (додаток 10) - це систематизований перелік найменувань справ, які заводяться у діловодстві підрозділів НКРЕ, з зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура складається з метою встановлення єдиної системи формування справ, обґрунтованого розподілу документів, забезпечення їх пошуку і обліку, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
6.1.2. Основними принципами побудови номенклатури справ є: одностайність у підході до обліку, систематизації, описання і розшуку документів; застосування індексації документів, яка забезпечує внесення у відповідні розділи номенклатури змін, доповнень і виправлень; стабільність індексів справ.
6.1.3. Кожний підрозділ НКРЕ повинен мати номенклатуру справ, що розробляється керівником підрозділів із залученням провідних спеціалістів.
Номенклатура справ складається у трьох примірниках, підписується начальником підрозділу, головою експертної комісії і діловодом підрозділу, погоджується з працівником архіву НКРЕ. Три примірники номенклатури справ підрозділи щорічно, до 15 грудня, передають в управління документального забезпечення. Перший примірник - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі; другий примірник передається у загальний відділ управління справами НКРЕ; третій примірник використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.
6.1.4. Номенклатура справ розробляється на основі вивчення і аналізу діяльності підрозділу. При складанні номенклатури справ користуються положеннями про управління, відділи і підвідділи, штатним розписом, номенклатурою і описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними картотеками, Переліком типових документів, що затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 N 41 (далі - Перелік).
6.1.5. У номенклатуру справ включаються всі без винятку справи і документи, які утворюються у діяльності підрозділів НКРЕ.
У номенклатуру вносяться також незакінчені діловодством справи, які надійшли від інших підрозділів для їх продовження, а також всі реєстраційно-контрольні картки до цих документів.
Справи з питаннями, вирішення яких триває більше одного року (перехідні), вносяться в номенклатуру щорічно протягом всього періоду вирішення питань із зазначенням попереднього номера справи. Ведення справ, не врахованих у номенклатурі, забороняється.
6.1.6. У номенклатуру справ не включаються друковані видання, відомості Верховної Ради України, збірники указів і розпоряджень Президента України, Офіційний вісник України, довідники та інші подібні документи.
6.1.7. Кожна справа, включена в номенклатуру справ підрозділу, повинна мати індекс. Індекси справ складаються із позначення присвоєних підрозділам індексів і порядкових номерів справ у межах підрозділу.
Протягом усього періоду дії номенклатури у ній необхідно своєчасно проставляти позначки про заведення справ, передачу їх у архів, перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ.
Терміни зберігання справ у номенклатурі визначаються відповідно до Переліку.
6.1.8. В середині розділів справи розміщуються за ступенем їх важливості, з урахуванням взаємозв'язку документів. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів, потім - документація НКРЕ: накази, протоколи, положення, статути, далі - програмна, звітна документація (проекти прогнозів, програм, інше) і в кінці - листування. У групі листування першими розміщуються справи, які містять листування з вищими органами.
Заголовки справ зазначаються у відповідних розділах номенклатури. Формулювання заголовків справ у номенклатурі повинні бути стислими, конкретно відображати склад і зміст документів, що групуються в справу, і відповідати на питання: чиї документи і про що?
6.1.9. Якщо протягом року у підрозділах виникають нові документовані ділянки роботи і питання діяльності, не передбачені раніше справи, вони, за пропозицією спеціалістів підрозділів і за погодженням з загальним відділом управління справами, додатково вносяться в номенклатуру. З цією метою у кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.
6.1.10. Після закінчення діловодного року в номенклатурі справ обов'язково робиться підсумковий запис, у якому вказується кількість фактично сформованих за рік справ (томів).
Підсумковий запис скріплює підписом діловода підрозділу. Для контролю за повною передачею документів підрозділи у зведеній номенклатурі НКРЕ роблять позначки про фактично сформовані справи.
6.1.11. Загальним відділом управління справами складається зведена номенклатура справ (додаток 11), що відображає документи НКРЕ в цілому.
Зведена номенклатура справ складається на основі номенклатур справ підрозділів, підписується начальником загального відділу управління справами, працівником архіву, погоджується з Центральною експертною комісією НКРЕ (ЦЕК), Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України, і затверджується Головою НКРЕ.
Зведена номенклатура справ, як і номенклатури справ підрозділів, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується в установленому порядку.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним органом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.
Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути гриф погодження з архівним органом. Установлюється такий порядок розподілу примірників номенклатури:
1-й примірник - зберігається у справі в загальному відділі;
2-й примірник - передається в архів НКРЕ для контролю за формуванням справ у підрозділах;
3-й примірник - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;
4-й примірник - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.
6.1.12. Розділами зведеної номенклатури справ є назви управлінь, відділів, окремих секторів, підрозділами номенклатури - найменування відділів та секторів в управліннях.
Як перший розділ зведеної номенклатури зазначається управління справами, потім - підрозділи НКРЕ відповідно до затвердженого штатного розпису.
6.2. Формування справ
6.2.1. Усі виконані документи формуються у справи відповідно до номенклатури. Формування справ у підрозділах, як правило, здійснюється діловодами підрозділів за безпосередньою участю спеціалістів, які відповідають за ведення відповідних справ.
6.2.2. При формуванні справ необхідно додержуватися таких вимог: групувати справи з документами постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно)* термінів зберігання;
---------------
* Постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно) (далі - постійного і тимчасового).
розміщувати документи всередині справи в порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації (нумерації). Ці принципи можуть комбінуватися. При цьому документ-відповідь розміщується після документа-запиту.
Переважне значення має питальний принцип систематизації, що передбачає розміщення документів у логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація, в своїй основі, співпадає з розміщенням документів за їх датами (підписання, надходження, виконання).
При хронологічному порядку розміщення документів постійного терміну зберігання найбільш ранні документи розміщуються на початку справи; далі необхідно:
групувати в справи документи одного діловодного року, за винятком справ, продовження яких більше одного року викликається необхідністю (перехідні);
перевіряти правильність оформлення кожного документа, що підшивається до справи (наявність підписів, дати, індексу, позначок "До справи N", засвідчувального підпису копії та ін.). Недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються безпосереднім виконавцям на доопрацювання, після чого передаються для включення у відповідні справи;
групувати в окремі томи додатки великого обсягу. Невеликі додатки приєднувати до тих документів, яких вони стосуються;
включати у кожну справу не більше 250 аркушів (30-40 мм завтовшки);
включати у справу тільки один примірник кожного документа;
перевіряти склад документів, які повинні поміщатися в ту чи іншу справу. Не допускати включення у справи документів, що не стосуються питання, а також чернеток, варіантів, розмножених копій і документів, що підлягають поверненню.
6.2.3. Методичне керівництво і контроль за правильністю формування справ здійснюється управлінням документального забезпечення.
6.3. Систематизація окремих категорій документів
6.3.1. Службові документи (накази, інструкції, положення та ін.) групуються у справи за видами, всередині окремих видів - за хронологією.
6.3.2. Документи засідань Комісії групуються у дві справи:
1) протоколи засідань Комісії (протокольні рішення, порядок денний, доповідні записки, довідки, доповіді, список запрошених осіб та інші документи);
2) документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо);
6.3.3. Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу - за порядком денним.
6.3.4. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності структурних підрозділів. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
6.3.5. Накази НКРЕ з основної діяльності і з особового складу групуються в самостійні справи.
6.3.6. Прогнози, програми, звіти, кошториси групуються окремо від проектів цих документів.
6.3.7. Проекти прогнозів, програм, заявки, кошториси, звіти, розрахунки до них і листування, пов'язане із складанням проектів прогнозів, програм або їх виконанням, повинні зберігатися в документах того року, до якого відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання і дати одержання. Наприклад, звіт за 1996 рік, складений у 1997 році, повинен бути віднесений до 1996 року, а не до 1997 року; проект програми, прогнозу на 1997 рік, складений у 1996 році, повинен бути віднесений до 1997 року, а не до 1996 року.
6.3.8. Документи з особових справ розміщуються у такому порядку:
особовий листок з обліку кадрів або форма П-2ДС, автобіографія; документи про освіту; заява про прийом на роботу; направлення або подання; виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення, зміну прізвища тощо; довідки та інші документи, що стосуються даної особи. У межах цих груп документи розміщуються за хронологією.
Копії наказів про стягнення, заохочення тощо у зв'язку з внесенням цих записів на доповнення до особового листка з обліку кадрів, в особову справу не підшиваються.
Справа, сформована з декількох особових справ, повинна мати внутрішній опис цих справ.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші документи другорядного значення групуються окремо від особових справ у справи тимчасового зберігання.
6.3.9. Особові рахунки працівників та інші подібні документи групуються у самостійні справи в межах року і розміщуються за підрозділами, а прізвища в них - за алфавітом.
6.3.10. Пропозиції, заяви і скарги громадян формуються в окремі справи. Документи в цих справах розміщуються в хронологічному порядку.
Кожна заява (скарга) і документи з її розгляду становлять у справі самостійну групу. У разі одержання повторної заяви (скарги) або виникнення додаткових документів вони підшиваються в дану групу документів.
6.3.11. Листування групується в справи за період календарного року. До справи "Листування" поміщаються документи, що виникли в ході вирішення питання.
При поновленні листування з певного питання документи включаються до справи поточного року з зазначенням індексу справи за минулий рік, у якій зберігалися попередні документи з цього питання.
6.3.12. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в структурних підрозділах НКРЕ здійснює загальний відділ управління справами.
6.4. Оперативне зберігання документів
6.4.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів НКРЕ зберігаються за місцем їхнього формування у справах.
З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
6.4.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
6.4.3. З метою забезпечення збереження документів справи мають зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, які закриваються.
6.4.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їхню схоронність.
6.4.5. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
6.4.6. Видача справ у тимчасове користування іншим установам здійснюється з дозволу Голови Комісії. На видану справу заводиться картка-замінник, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів про одержання і передачу справи.
6.4.7. Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу Голови Комісії з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
7. ПІДГОТОВКА СПРАВ ДО ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ
Підготовка документів до зберігання і використання включає:
експертизу наукової і практичної цінності документів;
оформлення справ;
опис справ тимчасового та постійного зберігання;
забезпечення схоронності документів;
передачу справ до архіву НКРЕ.
7.1. Експертиза наукової і практичної цінності документів
7.1.1. Експертиза наукової і практичної цінності документів - це визначення економічного, соціально-культурного та іншого значення документів з метою їх відбору на зберігання і установлення термінів зберігання.
7.1.2. Експертиза наукової і практичної цінності документів здійснюється постійно діючими експертними комісіями підрозділів (ЕК) і Центральною експертною комісією НКРЕ (ЦЕК).
7.1.3. Експертні комісії підрозділів і Центральна експертна комісія НКРЕ призначаються наказом Голови Комісії у складі: у підрозділах - не менше трьох-п'яти осіб і ЦЕК - семи-дев'яти осіб.
7.1.4. У своїй роботі експертні комісії підрозділів і Центральна експертна комісія НКРЕ керуються вказівками Центрального державного архіву вищих органів влади та управління, інструкціями та положеннями, що приймаються в НКРЕ.
7.1.5. Експертні комісії підрозділів здійснюють такі функції:
щорічно організовують відбір документів і справ на зберігання;
проводять експертизу наукової і практичної цінності документів, що знаходяться в підрозділах;
перевіряють правильність формування справ з постійними термінами зберігання;
перевіряють правильність оформлення описів на справи, відібрані на постійне і тимчасове зберігання;
перевіряють правильність оформлення актів про виділення до знищення документів, справ підрозділу, що не підлягають передачі в архів НКРЕ;
розглядають і узгоджують номенклатури справ.
7.1.6. Центральна експертна комісія НКРЕ здійснює такі функції:
розглядає описи на справи постійного зберігання, що підлягають передачі в державний архів, та описи на справи з особового складу і приймає рішення про подання їх на погодження експертно-перевірочною комісією, далі (ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;
після погодження ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України описів на справи постійного зберігання розглядає акти про виділення на знищення за відповідний період документів НКРЕ із закінченими термінами зберігання, складені працівниками архіву НКРЕ;
бере участь у підготовці проектів Переліку документів з термінами зберігання, Інструкції з діловодства та інших методичних посібників з діловодства і архівної справи;
розглядає і узгоджує зведену номенклатуру справ НКРЕ.
7.1.7. Засідання ЦЕК і ЕК відділів оформляються протоколом.
7.1.8. Рішення ЦЕК затверджується Головою НКРЕ, а в деяких випадках - ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України.
Обов'язковому узгодженню ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України підлягають рішення ЦЕК НКРЕ про затвердження описів на справи, що підлягають постійному зберіганню, у тому числі і з особового складу; пропозиції про скорочення термінів зберігання документів; пропозиції про встановлення термінів зберігання документів, не передбачених діючими переліками.
7.1.9. Відбір документів і справ, що підлягають зберіганню у підрозділах (з терміном зберігання "Доки не мине потреба"), до знищення оформляється актом. Акт, після розгляду ЕК підрозділів, підписується головою і членами комісії, затверджується керівництвом підрозділів і погоджується з працівником архіву НКРЕ (додаток 12).
Знищення включених в акти документів, що зберігаються в архіві НКРЕ, термін зберігання яких скінчився, проводиться після розгляду акта ЦЕК НКРЕ, підписання його членами комісії та затвердження Головою НКРЕ (додаток 13).
Самовільне знищення підрозділами справ або документів забороняється.
7.2. Оформлення справ
7.2.1. Оформлення справ включає в себе комплекс робіт з описання справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання засвідчувального напису.
7.2.2. Справи постійного терміну зберігання (понад 10 років) підшиваються в тверду обкладинку за встановленою формою.
7.2.3. Підшивання документів у справи проводиться так, щоб збереглась повна можливість вільного читання тексту і щоб аркуші не виступали за край обкладинки. У випадках, коли текст на документі розташований близько краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні його в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається в справу.
7.2.4. Карти, схеми та інші подібні матеріали додаються до справи в конвертах, прикріплених до нижньої обкладинки справи з внутрішнього боку, а при великих кількостях групуються в окремі папки з клапанами.
7.2.5. Аркуш, складений і підшитий за середину, нумерується як два окремих аркуші. Аркуш, складений в кілька разів і пришитий за один край, нумерується на верхній складці як один аркуш. Аркуш з наклеєними документами (вирізками, виписками, фотографіями тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа одним краєм підклеєні інші документи (вирізки, перекази, вставки тексту тощо), то кожен документ нумерується окремо черговим порядковим номером.
7.2.6. Металеві скріплення (скріпки, шпильки та ін.) при формуванні справ видаляються.
7.2.7. На обкладинці кожної справи зазначається: повне найменування НКРЕ; назва підрозділу; N фонду; N опису; N справи за списком; індекс справи за номенклатурою; заголовок (коротке, чітке формулювання основного змісту документальних матеріалів справи); кількість аркушів у справі; дати початку і закінчення справи; термін зберігання справи. Всі написи на обкладинках виконуються чітко (додаток 14).
7.2.8. На багатотомних справах крім номера справи, присвоєного першому тому, зазначається номер тому (справа N 12-20, том 2). На останньому томі після номера тому пишеться слово "останній" (справа 12-20, том 4, останній).
7.2.9. Для річних документів (програм, звітів та ін.), які датуються у заголовках справ, дата їх складання на обкладинках не зазначається.
7.2.10. Якщо в справі є документи-додатки за роки, що передують року утворення тому, на її обкладинці над датою робиться запис: "Є документи за такі роки".
7.2.11. Датою початку справи вважається найбільш рання дата вхідного, вихідного або внутрішнього документа, датою закінчення - найпізніша.
7.2.12. Присвоювати справам назви, які не визначають змісту підшитих у них документів (різне листування, із загальних питань тощо) - не дозволяється.
7.2.13. Всі аркуші, що мають на лицьовому чи зворотному боці будь-які записи, незалежно від їх формату, нумеруються порядковими номерами в правому верхньому куті чорним графітним олівцем. Якщо в справі понад 250 аркушів, вона повинна бути розділена на томи. Кожен том нумерується окремо. Чисті аркуші і аркуші з засвідчувальним написом не нумеруються.
7.2.14. У разі виявлення помилок, допущених при нумерації справи, а також пошкоджень документів, їх наявність повинна бути обумовлена в засвідчувальному написі. Наприклад: у цій справі N 42-1 за 1995 рік пронумеровано 201 аркуш (двісті один), у тому числі, літерні N 50а, 50б, аркуш 130 забруднено чорнилом. Посада, підпис, дата.
7.2.15. Справи тимчасового зберігання оформляються спрощено: аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться, документи залишаються на швидкозшивачах, без додаткового опису на обкладинці, засвідчувальні написи не заповнюються.
7.2.16. При формуванні справ з документами на виконання постанов Верховної Ради України, доручень Секретаріату Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів, протокольних рішень колегії, керівництва НКРЕ складаються внутрішні описи документів, що знаходяться у справі (додаток 15). Внутрішній опис поміщається на початку справи і включає зазначення індексів документів, короткого змісту, дат і номерів аркушів у справі. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо; їх кількість зазначається у засвідчувальному написі.
7.3. Описи документів постійного і тимчасового зберігання
7.3.1. Описи складаються окремо на справи постійного і тимчасового зберігання.
7.3.2. Описи складаються працівниками підрозділів, відповідальними за діловодство, за методичною допомогою працівника архіву НКРЕ.
7.3.3. При внесенні справ до опису необхідно керуватись таким:
кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів, то кожен том вноситься у справу під самостійним номером;
справи в описах систематизуються відповідно до номенклатури справ. У порядок систематизації справ архівом НКРЕ можуть вноситися уточнення. Документи з особового складу систематизуються в описі за алфавітом, тематикою, хронологією;
у графі опису "Індекси справ" проставляється відповідне позначення, закріплене за справами по номенклатурі;
викладений на обкладинці справи заголовок без змін і скорочень вписується в 3-ю графу опису. У цій самій графі з нового рядка пишеться номер тому;
дати справ проставляються у відповідній графі опису з обкладинки справ. У цій самій графі опису робиться зауваження про дати документів-додатків ("Є документи за такий рік");
кількість аркушів вноситься у відповідну графу опису з обкладинки справ;
у графі "Примітки" робляться позначки про особливості документів справи (пошкодження тексту та ін.), передачу справ у інші підрозділи.
7.3.4. Опис нумерується поаркушно порядковою нумерацією.
7.3.5. Річні розділи описів (додатки 16, 17) складаються: постійного зберігання - у трьох примірниках, тимчасового зберігання - у двох примірниках; підписуються секретарем підрозділу і головою ЕК та затверджуються начальником підрозділу.
7.3.6. Зведені річні описи на справи постійного зберігання, що підлягають передачі на державне зберігання, складаються працівниками архіву НКРЕ у чотирьох примірниках, підписуються начальником загального відділу управління справами і головою ЦЕК, погоджуються з Головою НКРЕ і передаються на затвердження ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України. Один примірник після затвердження залишається в Центральному архіві, а решта повертається до НКРЕ. Відповідно до затверджених описів архів НКРЕ передає справи на державне зберігання у встановлені терміни.
7.4. Забезпечення схоронності документів
7.4.1. Особи, відповідальні за ведення діловодства і формування справ, зобов'язані забезпечити збереженість документів.
Справи з часу їх заведення в діловодстві і до передачі в архів НКРЕ зберігаються в робочих кімнатах у шафах канцелярського типу, які надійно замикаються і захищають документи від пилу, впливу сонячного світла і забезпечують їх збереженість.
Зберігання справ і документів у робочих кімнатах у відкритому вигляді (на столах, на шафах та ін.) забороняється.
7.4.2. Вилучення і видача будь-яких документів із справ постійного зберігання не дозволяється. Як виняток (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів) таке вилучення провадиться з дозволу керівництва НКРЕ з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії вилученого документа і складанням акта про причини вилучення оригіналу.
7.4.3. При зберіганні документів і роботі з ними необхідно додержуватись всіх застережних заходів, що забезпечують повну їх збереженість. Про факти втрати службових документів треба негайно повідомляти керівника.
7.4.4. Порядок зберігання і видачі у тимчасове користування справ із архіву НКРЕ визначається Положенням про архівний підрозділ.
7.5. Передача справ до архіву НКРЕ
7.5.1. До архіву НКРЕ передаються справи постійного і тривалого зберігання через рік після завершення їх у діловодстві підрозділів. Справи тимчасового терміну зберігання можуть передаватись в архів НКРЕ за номенклатурою справ.
7.5.2. Передача справ до архіву НКРЕ здійснюється за графіком, складеним працівниками архіву, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Головою НКРЕ. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів НКРЕ оформляє видачу справ у тимчасове користування.
7.5.3. Справи, оформлення і опис яких не відповідає встановленим вимогам, до архіву не приймаються без внесення необхідних виправлень.
7.5.4. Працівник архіву розписується про прийняття справ на всіх примірниках описів документів постійного і тривалого термінів зберігання із зазначенням дати приймання документів і фактичної кількості прийнятих справ. Один примірник описів повертається підрозділу, решта залишається в архіві НКРЕ.
7.5.5. До передачі в Центральний державний архів вищих органів влади та управління України справи, що підлягають постійному зберіганню, зберігаються в архіві НКРЕ.
Справи, що мають термін зберігання "Доки не мине потреба", в архів НКРЕ не передаються, залишаючись у відділі доки не мине потреба.
Термін зберігання такої документації визначається співробітниками підрозділу. Знищуються ці документи за актом встановленої форми.
8. МЕХАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДНИХ ПРОЦЕСІВ
8.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в НКРЕ, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.
8.2. Найбільш ефективне виконання апаратом НКРЕ діловодних робіт забезпечує комплексна механізація, яка передбачає застосування технічних засобів для всієї послідовності операцій з вхідними, вихідними і внутрішніми документами.
8.3. Впровадження у практику апарату НКРЕ технічних засобів для механізації діловодних процесів здійснює відділ інформаційних технологій.
Додаток 1
до п.п. 2.1.1, 2.3.1
ПЕРЕЛІК
видів службових документів, що вживаються в управлінській діяльності НКРЕ, порядок їх складання і оформлення
1. Наказ - розпорядчий документ, який видається в НКРЕ на виконання законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, рішень НКРЕ, а також за дорученням керівництва НКРЕ або за ініціативою структурних підрозділів з найважливіших питань діяльності НКРЕ.
Накази мають підпорядкований характер і за призначенням видаються з таких питань:
із основної діяльності;
з кадрових питань;
надання відпусток;
надання відряджень та з адміністративно-господарських питань.
Накази із основної діяльності, в свою чергу, поділяються на ініціативні і ті, що видаються на виконання документів вищих органів.
Накази із загальних питань (форма 1) підписуються Головою або членом Комісії, який його заміщає у разі його тимчасової відсутності.
Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. У констатуючій викладаються факти, що стали підставою для видання наказу, в розпорядчій перелічуються пропоновані дії.
Якщо наказ видається на підставі документа вищого органу влади, то в констатуючій частині має бути посилання на номер і дату цього документа.
Розпорядча частина наказу починається словом НАКАЗУЮ. Воно друкується великими літерами і з окремого рядка. Намічувані заходи подаються пунктами, які нумеруються арабськими цифрами. Кожний пункт слід починати з зазначення конкретного виконавця - структурного підрозділу або службової особи (в давальному відмінку). Потім викладається пропонована дія, яка виражається дієсловом в неозначеній формі, і визначається термін виконання.
Наприклад: Відділу кадрів у першому півріччі 2006 р. організувати групи вивчення української мови.
В останньому пункті розпорядчої частини зазначають структурний підрозділ або осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.
У процесі підготовки наказ погоджується з юридичним управлінням, літредактором, заінтересованими підрозділами НКРЕ, відповідними членами Комісії. Візи погодження проставляються на першому примірнику, на зворотному боці останнього аркуша наказу.
Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6х10) для запису про державну реєстрацію (форма 1).
При підготовці наказу виконавець визначає необхідний тираж документа і складає реєстраційну картку розсилання документів (форма 4).
Накази з особового складу (форма 2) готуються відділом кадрів і підписуються у порядку, визначеному наказом по НКРЕ.
Формуляр наказу має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Національна комісія регулювання електроенергетики України, назву виду документа (наказ), місце видання, дату, номер, заголовок, підпис, візи погодження.
2. Розпорядження - це нормативно-правовий акт, що видається керівництвом НКРЕ з метою виконання питань організаційного, організаційно-технічного і розпорядчого характеру.
В НКРЕ розпорядження поділяються на ініціативні і ті, що видаються на виконання рішень, які були прийняті на відкритих засіданнях Комісії.
Розпорядження оформляються з дотриманням вимог, які пред'являються до наказів (форма 3). В тих випадках, коли розпорядження видається на виконання рішень, прийнятих на відкритих засіданнях Комісії, розпорядча частина починається словом ЗОБОВ'ЯЗУЄ. Воно друкується великими літерами і з окремого рядка. Намічувані заходи подаються пунктами, які нумеруються арабськими цифрами. Наприклад: Ліцензіатів, що отримали ліцензію на провадження господарської діяльності з постачання природного газу за регульованим тарифом, надати НКРЕ до 13 червня 2006 року інформацію...
