Формуляр розпорядження має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Національна комісія регулювання електроенергетики України, назву виду документа (розпорядження), місце видання, дату, номер, заголовок, підпис, візи погодження.
При підготовці розпорядження виконавець визначає необхідний тираж документа і складає реєстраційну картку розсилання документів (форма 4).
3. Постанова - це нормативно-правовий акт.
Постанова оформляється на бланку (форма 5). Формуляр постанови має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Національна комісія регулювання електроенергетики України, назву виду документа (постанова), місце видання, дату, номер, заголовок, підпис, візи погодження.
Текст постанови складається із таких частин:
констатуючої (викладаються мотиви дій, дається посилання або викладається підстава для видання постанови);
постановляючої (розпорядча частина постанови починається словом ПОСТАНОВЛЯЮ. Воно друкується великими літерами і з окремого рядка. Намічувані заходи подаються пунктами, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті постанови перераховуються дії, виконавці (організація, підрозділ або особа)) і термін виконання.
Постанови НКРЕ набирають чинності з моменту їх прийняття, якщо не встановлено пізніший термін набрання ними чинності. Датою постанови, прийнятої на засіданні Комісії, - є дата засідання, на якому її прийнято.
При підготовці постанови виконавець визначає необхідний тираж документа і складає реєстраційну картку розсилання документів (форма 4).
4. Інструкція - це документ, що видається керівництвом НКРЕ з метою встановлення правил, які регулюють організаційні, фінансові та інші спеціальні напрями діяльності НКРЕ та стосунки установ і службових осіб. Інструкція набуває чинності після затвердження її наказом.
Окрему групу інструкцій складають посадові інструкції. Посадова інструкція - це документ, що визначає організаційно-правове становище працівників у підрозділах НКРЕ. Посадова інструкція має такі розділи: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини, відповідальність працівника. Її підписують начальники підрозділів.
5. Протокол - один з найпоширеніших документів. У ньому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень на відкритих засіданнях НКРЕ, а також різних нарад, зборів, засідань, конференцій та ін. У протоколах відображаються всі думки з питання, що розглядається, і прийняті в результаті обговорення рішення.
Відкриті засідання Комісії підлягають обов'язковому протоколюванню, а також найважливіші наради, що проводяться керівництвом і начальниками підрозділів НКРЕ. Протоколи ведуть співробітники протокольного відділу.
Формуляр протоколу (форми 6) має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Національна комісія регулювання електроенергетики України, назву виду документа (протокол), дату та номер, місце засідання, найменування колегіального органу або конкретної наради, підписи голови і секретаря.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної. У першій частині зазначаються прізвища та ініціали голови і секретаря засідання, а також всіх присутніх і запрошених на засідання.
У списку присутніх спочатку перелічуються співробітники НКРЕ, а потім запрошені з зазначенням їх посад, організацій, які вони представляють; прізвища пишуться в алфавітному порядку. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо, у вигляді додатка до протоколу. Тоді у вступній частині протоколу зазначається тільки загальна кількість присутніх. У цій частині протоколу також пишеться порядок денний засідання з переліком питань, що підлягають розгляду.
Основний текст протоколу поділяється на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ будується за традиційною формулою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).
Слово СЛУХАЛИ друкується великими літерами, після чого ставиться двокрапка; в наступному рядку (абзаці) зазначаються ініціали та прізвище доповідача, ставиться тире, а потім викладається основний зміст доповіді.
Аналогічно оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.
Розділ ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) друкують через три міжрядкових інтервали після попереднього тексту. В ньому повністю формулюється прийняте рішення. Якщо в рішенні є різні за характером питання, то вони виділяються в пункти, які нумеруються арабськими цифрами.
Крім зазначеної повної форми протоколу існує коротка форма. Вона являє собою перелік питань, що розглядаються, з зазначенням прізвищ та ініціалів доповідачів і тих, що виступили, а також прийнятих рішень (без викладу виступів). У разі виникнення принципових розбіжностей з будь-яких питань фіксуються особливі думки присутніх. Коротка форма протоколювання застосовується лише в тих випадках, коли всі необхідні матеріали, тексти доповідей і виступів, списки присутніх додаються до протоколів.
6. Положення - нормативно-правовий акт, який визначає функції, обов'язки, права і організацію роботи установи та її структурних підрозділів на тривалий проміжок часу.
Текст положення повинен мати такі основні розділи: загальна частина, основні завдання і функції, права, організація роботи.
В НКРЕ розробляються положення про управління, відділи, сектори та положення про територіальні представництва НКРЕ.
Положення про НКРЕ затверджується Указом Президента України, інші положення - наказами НКРЕ.
7. Статут - установчий документ, що визначає структуру, функції і права ліцензіатів НКРЕ. Статути затверджуються загальними зборами підприємств і підлягають обов'язковій реєстрації у державних органах.
8. Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує встановлені факти або події.
Акти готуються за результатами ревізій, при прийманні-передачі справ, прийнятті закінчених об'єктів тощо. У деяких встановлених законодавством випадках акти підлягають затвердженню вищими організаціями.
Формуляр акта (форма 7) має такі реквізити: найменування установи - Національна комісія регулювання електроенергетики України, назву виду документа (акт), місце складання, дату, номер, гриф затвердження, заголовок до тексту, підпис.
Заголовок акта коротко відображає подію або факт, що актується.
Текст акта складається з двох частин: вступної і констатуючої. У вступній частині зазначають підставу для складання акта та перелічують укладачів і присутніх. Після слова "підстава" вказується розпорядчий документ або усна вказівка. Після слова "складений" перелічують посади, ініціали та прізвища осіб, що склали акт. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови. Прізвища інших членів комісії пишуть в алфавітному порядку. Після слова "присутні" перелічуються посади, ініціали та прізвища осіб, які були присутніми при складанні акта.
В констатуючій частині викладається мета і завдання складання акта, суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки і пропозиції.
В кінці тексту акта (перед підписом) поміщають відомості про кількість примірників акта і їх місцезнаходження.
Наприклад: складений у 2-х примірниках
1-й прим. - загальному відділу управління
справами
2-й прим. - до справи.
Кількість примірників може визначатися кількістю заінтересованих сторін або відповідними нормативними документами.
Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. При оформленні підпису посади не зазначаються.
Наприклад:
Голова комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
За наявності особливої думки у складачів акта або присутніх її слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші.
9. Службовий лист - це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності НКРЕ.
Існують листи-запити, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги, листи-скарги, листи-відповіді, інформаційні, супровідні тощо.
Листи не можуть встановлювати нові правові норми або змінювати чи скасовувати їх.
Формуляр листа (форми 8-10) має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Національна комісія регулювання електроенергетики України, адресу НКРЕ, поштовий індекс, дату, вихідний індекс, заголовок, адресат, посилання на номер і дату документа, підпис, прізвище виконавця і номер його телефону. Листи можуть бути написані на бланках або на чистих аркушах паперу.
Текст листа повинен складатися з двох логічно пов'язаних частин. У першій описуються факти або події, що стали основою для складання листа. У другій викладають висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо суті питання. Навіть якщо лист складається з однієї фрази, то її побудова повинна відповідати запропонованому принципу.
Лист слід складати з кожного питання окремо, що значно спрощує і прискорює всі операції щодо виконання і обробки документа.
Супровідні листи складають тільки у тому випадку, коли вони містять пояснення відносно характеру виконання або мети надсилання документа, що додається.
У супровідному листі повинні точно вказуватись заголовок, індекс і дата документа, що надсилається.
10. Доповідна записка - документ, адресований керівництву НКРЕ України або керівництву вищих органів, який містить детальний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача.
Формуляр доповідної записки (форма 11) має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Національна комісія регулювання електроенергетики України, назву виду документа (доповідна записка), дату, вихідний індекс, місце складання, заголовок до тексту, посаду, підпис, прізвище і телефон виконавця.
Текст доповідної записки складається з двох основних частин. У першій викладаються факти, що стали приводом для складання документа, у другій - висновки і пропозиції автора.
11. Телеграма - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту (телеграфом).
Складати телеграми (форма 12) треба з додержанням таких правил:
телеграми повинні складатись коротко і зрозуміло;
у телеграмі зазначають точне найменування адресата з обов'язковим проставленням номера поштового відділення зв'язку;
текст телеграми друкують через півтора інтервалу великими літерами без абзаців;
телеграми однакового змісту, що надсилаються кільком адресатам, підписують на першому примірнику. Засвідчені печаткою копії готують у кількості примірників, що відповідає кількості адресатів;
у телеграмах-відповідях перед текстом обов'язково зазначають номер або назву того документа, на який дають відповідь;
розділові знаки в тексті телеграм проставляють скороченими позначеннями; в кінці останнього рядка тексту телеграми проставляють вихідний номер;
через 2-4 інтервали після тексту телеграми зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала телеграму;
у нижній частині телеграми під рискою пишуть поштову адресу НКРЕ і номер авансу. Підпис і дата підписання телеграми проставляється під рискою;
телеграми на одну адресу друкують у трьох примірниках, один із яких передається у відділення зв'язку, один залишається у справах підрозділу, один - в загальному відділі управління справами. Телеграму на багато адрес для відділення зв'язку готують у стількох примірниках, скільки в ній зазначено адрес;
при оформленні телеграм на відправку секретарем відділу складається реєстр у двох примірниках.
12. Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається телефоном і записується одержувачем).
Телефонограма (форма 13) застосовується у необхідних випадках для оперативного вирішення службових питань з установами і організаціями.
Телефонограми, підписані керівництвом НКРЕ, передають телефоном секретарі приймальних, а телефонограми, підписані начальниками підрозділів або їх заступниками, передають діловоди підрозділів. На телефонограмі позначається час її передачі, прізвище працівника, який передав телефонограму, прізвище і номер телефону працівника, який прийняв телефонограму.
Телефонограми, адресовані керівництву НКРЕ і начальникам підрозділів, приймають, відповідно, секретарі приймальних або діловоди підрозділів.
13. Довідка - документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або подій.
Формуляр довідки має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Національна комісія регулювання електроенергетики України, назву виду документа (довідка), дату, номер, місце складання, заголовок до тексту, підпис, прізвище виконавця і номер його телефону.
14. Договір - документ, що фіксує угоду сторін про встановлення будь-яких відносин і регулює ці відносини.
15. Доповідь - документ, що містить виклад певних питань, висновків, пропозицій і призначений для усного виступу.
16. Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту).
17. Державне прогнозування економічного і соціального розвитку - це система науково обґpунтованого передбачення напрямів економічного і соціального розвитку, можливого стану економіки держави у майбутньому, альтернативних шляхів і термінів його досягнення у разі прийняття тієї чи іншої стратегії економічного розвитку.
18. Програма економічного і соціального розвитку - визначає цілі та стратегію вирішення економічних і соціальних проблем розвитку, є комплексною системою ефективних шляхів і конкретних заходів у досягненні зазначених цілей, узгоджених за термінами їх реалізації.
19. Звіт - документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, підготовку і здійснення доручень та заходів, який подається вищій установі або службовій особі.
20. Зведення - документ, який містить узагальнені відомості з якогось питання (зведення пропозицій, зауважень, вимог тощо).
21. Список - документ, що містить перелік осіб або предметів у певному порядку, складений з метою інформації або реєстрації.
22. Особова картка - документ, який необхідний для аналізу складу і обліку руху кадрів.
Додаток 2
до п. 2.3.2
СКЛАД РЕКВІЗИТІВ,
організаційно-розпорядчих документів НКРЕ
Державний Герб України;
найменування Національна комісія регулювання електроенергетики України;
найменування структурного підрозділу;
адресат;
резолюція;
гриф затвердження;
індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси, номер телефону, номер телефаксу;
назва виду документа;
дата;
індекс;
посилання на індекс і дату вхідного документа;
місце складання або видання;
відмітка про контроль;
заголовок до тексту;
текст;
позначка про наявність додатків;
підпис;
гриф погодження;
позначка про засвідчення копій;
візи;
відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
позначка про надходження;
прізвище виконавця і номер його телефону.
---------------
У конкретних документах окремі реквізити можуть бути відсутні.
Додаток 3
до п. 2.3.2
РОЗТАШОВАНІСТЬ
реквізитів і меж зон на форматі А4 повздовжнього бланка ( vb051227-06 )
Додаток 4
до п. 2.3.8
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, на які ставиться гербова печатка
Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо)
Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо)
Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення
Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо)
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо)
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції
Посвідчення про відрядження
Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо)
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо)
Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями)
Протоколи (погодження планів поставок)
Реєстри (чеків, бюджетних доручень)
Статути державних підприємств (об'єднань)
Титульні списки
Штатні розписи
Додаток 5
до п. 2.5.3
ВИМОГИ
до документів, що виготовляються друкарським способом
Всі організаційно-розпорядчі документи друкуються на бланках або на папері формату А4 (210х297), А5 (148х210) і А3 (297х420).
На бланку формату А4 виготовляються тільки документи великого обсягу. Якщо друкарський текст не перебільшує семи рядків, то документ друкується на бланку формату А5 незалежно від того, кому він адресований.
На бланку друкується перша сторінка документа, наступний текст розміщується на чистих аркушах паперу однакового формату і якості з бланком.
Документи виготовляють за допомогою комп'ютерної техніки. Подані у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12-14 друкарських пунктів.
У документах, що оформляються на двох і більше аркушах, другий і наступні аркуші нумеруються посередині верхнього поля на віддалі не менше 10 мм від верхнього зрізу арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
Для зручності обробки документа та відповідно до стандартів з усіх боків аркуша залишаються вільні поля (береги). Поле з лівого краю становить 30 мм, верхнє і нижнє - не менше 20 мм, праве - 10 мм.
Текст документів повинен друкуватись через півтора міжрядкових інтервала. Допускається друкування через один міжрядковий інтервал текстів документів формату А5. З двома інтервалами друкуються тільки документи, призначені для усного читання (доповіді) або для видання друкарським способом.
Окремі закінчені думки виділяються в абзаци. Перший рядок кожного абзацу тексту друкують, відступивши п'ять знаків від межі лівого поля, тобто текст на початку абзацу друкується з нового рядка.
Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. При цьому складові частини реквізитів "адресат", "гриф затвердження", "позначка про наявність додатків", "гриф погодження" слід відділяти один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.
ПОГОДЖЕНО
Голова НКРЕ
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
Реквізити розділяють між собою 2-3 міжрядковими інтервалами.
Назва виду документа друкується великими літерами.
Реквізит "Підпис" друкується від шостого положення табулятора без пропуску між ініціалами і прізвищем.
Розшифровка підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка найменування посади. За наявності кількох підписів, що розміщуються один під одним, найменування посад і розшифровка підписів розділяються 2-3 міжрядковими інтервалами.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати за межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
При друкуванні використовують 8 стандартних положень табулятора:
0 - від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до тексту", Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади в реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";
1 - після 5 друкарських знаків від межі лівого поля - для початку абзаців у тексті;
2 - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;
3 - після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;
4 - після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";
5 - після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
6 - після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";
7 - після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів.
Якщо в тексті документа є примітки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, то слова "Примітка" і "Підстава" друкуються від нульового положення табулятора, а текст, що до них відноситься, - через один міжрядковий інтервал.
Найменування адресата друкується малими літерами, крім заголовної.
Примітки: 1) Реквізити "назва виду документа" і "місце складання і видання" на бланках з центральним розміщенням реквізитів друкуються центровано;
2) За наявності кількох грифів погодження їх розміщують двома вертикальними рядами. Перший ряд друкується від нульового положення табулятора, другий - від п'ятого.
При зазначенні в адресаті прізвища особи, якій надсилається документ, його слід друкувати малими літерами, крім заголовної. Після прізвища перед ініціалами робиться пропуск в один друкарський знак.
У розпорядчих документах, а також у протоколах і актах, які не мають грифів затвердження і оформляються на основі поздовжнього варіанта розміщення реквізитів, заголовок слід продовжувати до межі правого поля документа.
Заголовок до тексту друкується малими літерами (крім заголовних) через один міжрядковий інтервал.
Позначка про наявність додатка друкується через один міжрядковий інтервал. Після слова "Додаток", яке пишеться малими літерами, крім заголовної, ставиться двокрапка. Слова "аркуші" і "примірники" друкуються скорочено - "арк." і "прим.".
Найменування посади в реквізиті "Підпис" друкується через один інтервал малими літерами, крім заголовної. Якщо документ друкується на бланку, то в найменуванні посади не зазначається назва установи.
Слово ПОГОДЖЕНО в реквізиті "гриф погодження" друкується великими літерами без лапок, після слова ПОГОДЖЕНО двокрапка не ставиться. Найменування посади в цьому реквізиті розміщують через один інтервал, причому в одному рядку може бути не більше 28 знаків. Розшифрування підпису розміщується так, щоб остання його літера була приблизно під останньою літерою в найменуванні посади.
Додаток 6
до п. 3.1.2
СХЕМА
документообігу в НКРЕ ( vc051227-06 )
Додаток 7
до п.п. 3.2.3, 4.1.3
ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ,
що не підлягають реєстрації в загальному відділі управління справами НКРЕ
------------------------------------------------------------------
| N | Найменування видів документів |
|з/п | |
|----+-----------------------------------------------------------|
| 1. |Повідомлення про засідання, наради, збори, порядок денний |
| |засідань Кабінету Міністрів України |
|----+-----------------------------------------------------------|
| 2. |Поздоровні листи, телеграми і запрошення |
|----+-----------------------------------------------------------|
| 3. |Зведення та інформації, надіслані до відома |
|----+-----------------------------------------------------------|
| 4. |Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій|
| |тощо |
|----+-----------------------------------------------------------|
| 5. |Друковані видання (книги, журнали, бюлетені) |
|----+-----------------------------------------------------------|
| 6. |Телеграми і листи (заяви) про дозвіл на відрядження і |
| |відпустки |
|----+-----------------------------------------------------------|
| 7. |Наукові звіти за темами |
|----+-----------------------------------------------------------|
| 8. |Місячні, квартальні, піврічні звіти |
|----+-----------------------------------------------------------|
| 9. |Навчальні плани, програми (копії) |
|----+-----------------------------------------------------------|
|10. |Графіки, наряди, заявки, рознарядки |
|----+-----------------------------------------------------------|
|11. |Прейскуранти (копії) |
|----+-----------------------------------------------------------|
|12. |Форми статистичної звітності |
------------------------------------------------------------------
Примітка. Документи, зазначені у пунктах 5, 7, 8, 9, 10, 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах НКРЕ.
Додаток 8
до п.п. 4.3.1, 5.3.2, 5.3.7
------------------------------------------------------------------
| НАЦІОНАЛЬНА КОМІСІЯ РЕГУЛЮВАННЯ |2. |
| ЕЛЕКТРОЕНЕРГЕТИКИ УКРАЇНИ |-------------------|
| 1. РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА |(Контрольний |
| Вид документа |термін) |
| |<Дата виконання> |
| |-------------------|
| |(Дата виконання, |
| |підпис) |
|--------------------------------------------+-------------------|
|3. Дата та |4. Кореспондент |5. Вихідні дата та |
|реєстраційний | |реєстраційний |
|N документа | |N документа |
|--------------------------------------------+-------------------|
|6. Короткий зміст |7. На N |
| |-------------------|
| |8. Кому направлено |
| ---------+-------------------|
|Примірників <Примірників>, Аркушів |Дата |Дата |Індекс та|
|<Аркушів>, Опис додатків <Опис |передачі|отримання|П.І.Б. |
|додатків> | | |начальни-|
|-----------------------------------| | |ка |
|9. Відповідальний підрозділ | | |підрозді-|
| | | |лу |
|-----------------------------------+--------+---------+---------|
|10. Резолюція та її автор | | | |
| |--------+---------+---------|
| | | | |
| |--------+---------+---------|
| | | | |
| |--------+---------+---------|
| | | | |
------------------------------------------------------------------
Зворотня сторінка:
------------------------------------------------------------------
|11. Відмітка про виконання документа |
|----------------------------------------------------------------|
|Справа N <Справа N> Том N <Том N> Аркуш N <Аркуш N> Інв. N |
|<Інв. N> |
|----------------------------------------------------------------|
|Дата | |
------------------------------------------------------------------
ПОЯСНЕННЯ
до заповнення реєстраційно-контрольної картки вхідних документів
1. Реєстраційно-контрольна картка заповнюється друкарським способом.
2. У графі 2 зазначається термін виконання.
3. У графі 3 "Дата та реєстраційний N документа" - зазначається дата надходження документа та індекс, який йому присвоєно в загальному відділі.
4. У графі 4 "Кореспондент" пишеться назва організації, звідки надійшов документ.
5. У графі 5 "Вихідні дата та N документа" проставляється дата та індекс (вихідний N), присвоєний документу організацією-автором.
6. У графі 6 "Короткий зміст" зазначається короткий зміст документу.
7. У графі 7 "На N" при реєстрації вказується номер документа, на який посилається даний документ.
8. У графі 8 "Кому напралено" зазначається дата отримання, дата передачі та індекс підрозділу, П.І.Б. начальника підрозділу, екземпляр документу, який надійшов до підрозділу.
9. У графі 9 "Відповідальний підрозділ" проставляється підрозділ, який є головним виконавцем документу.
10. У графі 10 "Резолюція та її автор" пишуться резолюції керівництва і начальників підрозділів.
11. У графі 11 "Відмітка про виконання" на зворотній стороні проставляється реєстраційний N документу, яким було надано відповідь, адресат та виконавець документу, дата виконання і прописуються всі архівні дані.
Додаток 9
до п. 5.2.1
ПЕРЕЛІК
документів із зазначенням термінів виконання
Депутатський запит - не пізніше ніж у 15-денний термін з дня його одержання або інший термін, встановлений Верховною Радою України.
Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради народних депутатів - протягом не більше ніж 10 днів з дня одержання.
Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом семи робочих днів від дати підписання документа.
Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до двох днів, решта - протягом 10 днів.
Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.
Підрозділи-співвиконавці зобов'язані подати свої пропозиції підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше ніж за два дні до закінчення встановленого терміну.
Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають листи на підпис керівництву НКРЕ не пізніше ніж за день до закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою "Терміново".
Додаток 10
до п. 6.1.1
НАЦІОНАЛЬНА КОМІСІЯ РЕГУЛЮВАННЯ
ЕЛЕКТРОЕНЕРГЕТИКИ УКРАЇНИ
(НКРЕ)
(Найменування структурного підрозділу)
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
________ N _______________
На ___________________ рік
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(Назва підрозділу)
-----------------------------------------------------------------
| N |Індекс| Найменування |Кількість| Термін | Примітка |
|з/п|справи| справи (тому, | справ |зберігання|(відповідальний|
| | | частини) | (томів, | (тому, | за ведення |
| | | | частин) | частини) | справ та ін.) |
| | | | |та стаття | |
| | | | | за | |
| | | | |Переліком | |
|---+------+---------------+---------+----------+---------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
-----------------------------------------------------------------
ОСТАННЯ СТОРІНКА
Начальник підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Відповідальний за ведення
діловодства у підрозділі
(Посада) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Голова ЕК підрозділу Керівник архівного підрозділу
(особа, відповідальна
за архівний підрозділ)
(Посада) (Підпис) (Ініціали (Посада) (Підпис) (Ініціали
та прізвище) та прізвище)
Підсумковий запис про кількість та категорії справ:
------------------------------------------------------------------
| За термінами зберігання |Всього | У тому числі |
| | |-------------------------|
| | |перехідних | з позначкою |
| | | | ЕПК |
|------------------------------+-------+-----------+-------------|
|Постійного | | | |
|------------------------------+-------+-----------+-------------|
|Тимчасового (понад 10 років) | | | |
|------------------------------+-------+-----------+-------------|
|Тимчасового (до 10 років, | | | |
|включно) | | | |
|------------------------------+-------+-----------+-------------|
|До того, як мине потреба | | | |
|------------------------------+-------+-----------+-------------|
|Всього | | | |
------------------------------------------------------------------
Підсумкові відомості, передані до архіву управління
документального забезпечення
Найменування посади того,
хто передав зведення
Дата (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Додаток 11
до п. 6.1.11
НАЦІОНАЛЬНА КОМІСІЯ РЕГУЛЮВАННЯ ЗАТВЕРДЖУЮ
ЕЛЕКТРОЕНЕРГЕТИКИ УКРАЇНИ Голова НКРЕ
(НКРЕ) (Підпис) (Ініціали
та прізвище)
(Дата)
ЗВЕДЕНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
________ N ______________
На __________________ рік
------------------------------------------------------------------
|N з/п|Індекс | Найменування |Кількість | Термін | Примітка |
| |справи | справи (тому, | справ |зберігання| (відпові-|
| | | частини) | (томів, | (тому, |дальний за|
| | | | частин) | частини) | ведення |
| | | | |та стаття | справ та |
| | | | | за | ін.) |
| | | | |Переліком | |
|-----+-------+-----------------+----------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
ОСТАННЯ СТОРІНКА
Начальник загального відділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Управління справами
Працівник архіву НКРЕ
(Посада) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
ПОГОДЖЕНО
Голова ЦЕК НКРЕ
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Підсумковий запис про кількість та категорії справ:
------------------------------------------------------------------
| За термінами зберігання |Всього | У тому числі |
| | |-----------------------|
| | |перехідних|з позначкою |
| | | | ЕПК |
|--------------------------------+-------+----------+------------|
|Постійного | | | |
|--------------------------------+-------+----------+------------|
|Тимчасового (понад 10 років) | | | |
|--------------------------------+-------+----------+------------|
|Тимчасового (до 10 років, | | | |
|включно) | | | |
|--------------------------------+-------+----------+------------|
|До того, як мине потреба | | | |
|--------------------------------+-------+----------+------------|
|Всього | | | |
------------------------------------------------------------------
Працівник архіву НКРЕ
(Посада) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Додаток 12
до п. 7.1.9
НАЦІОНАЛЬНА КОМІСІЯ РЕГУЛЮВАННЯ
ЕЛЕКТРОЕНЕРГЕТИКИ УКРАЇНИ
(НКРЕ)
ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ Найменування посади
керівника підрозділу
________ N ________ (Підпис) (Ініціали
та прізвище)
м. Київ Дата
Про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню
На підставі Переліку типових документів, затверджених наказом
Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від
20.07.1998 N 41, та Інструкції з діловодства НКРЕ комісія у
складі:
відібрала до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи (Назва
структурного підрозділу)
------------------------------------------------------------------
| N |Індекс |Дата |Заголовок справи,| Кількість | Термін |При- |
|з/п|справи,|доку-| документа | томів |зберігання|мітка|
| | тому, |мента| | справи, | справи | |
| | доку- | | |екземплярів| (тому), | |
| | мента | | | документа |документа,| |
| | | | | |стаття за | |
| | | | | |Переліком | |
|---+-------+-----+-----------------+-----------+----------+-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
Разом Цифрами та прописом справ за ____ роки
СХВАЛЕНО:
Голова ЕК підрозділу: (Дата) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії: (Дата) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Документи у кількості ____________ знищені шляхом подрібнення
(цифрами та прописом)
Найменування посади
особи, яка склала акт (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Додаток 13
до п. 7.1.9
НАЦІОНАЛЬНА КОМІСІЯ РЕГУЛЮВАННЯ
ЕЛЕКТРОЕНЕРГЕТИКИ УКРАЇНИ
(НКРЕ)
ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ Голова НКРЕ
(Підпис) (Ініціали
________ N ________ та прізвище)
Дата
м. Київ
Про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню
На підставі Переліку типових документів, затверджених наказом
Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від
20.07.1998 N 41, та Інструкції з діловодства в НКРЕ, комісія у
складі:
відібрала до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи НКРЕ;
------------------------------------------------------------------
| N |Роки | Заголовки справ, NN | NN статей |Кількість|Примітка|
|з/п|справ| описів та справ | Переліку, | справ | |
| | | | термін | | |
| | | | зберігання | | |
| | | | справи | | |
|---+-----+----------------------+------------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Разом Цифрами та прописом справ за ____ роки
СХВАЛЕНО
Протокол ЦЕК
від ____________ N _____
Голова ЦЕК (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Секретар комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Документи у кількості __________ справ вагою _____ кг здано
(Цифрами та прописом)
в _______________ на переробку за приймально-здавальною накладною
(Найменування установи)
від _______ N _____.
