НАЦІОНАЛЬНА КОМІСІЯ РЕГУЛЮВАННЯ ЕЛЕКТРОЕНЕРГЕТИКИ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 28.07.2006 N 51 |
Про затвердження Інструкції з діловодства НКРЕ
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", а також з метою удосконалення організації праці, зміцнення трудової і виконавської дисципліни, забезпечення єдиного порядку та встановлення загальних правил документування управлінської діяльності Комісії і регламентування порядку роботи з документами
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства Національної комісії регулювання електроенергетики України, що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів:
2.1. Забезпечити неухильне додержання Інструкції з діловодства;
2.2. Покласти виконання обов'язку за веденням діловодства в підрозділах на працівника відповідно до його функціональних обов'язків.
3. Управлінню справами довести цей наказ до керівників структурних підрозділів НКРЕ.
4. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника загального відділу управління справами Соловей Т.Г.
| Голова Комісії | В.Кальченко |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ НКРЕ
28.07.2006 N 51
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства Національної комісії регулювання електроенергетики України
Зміст
1. Загальні положення
2. Підготовка службових документів
2.1. Документування управлінської діяльності
2.2. Складання документів
2.3. Оформлення документів
2.4. Підготовка та оформлення документів до засідань Комісії
2.5. Вимоги до документів, що виготовляються друкарським способом
2.6. Оформлення документів про відрядження
3. Організація документообігу
3.1. Загальні правила організації документообігу
3.2. Порядок проходження і виконання вхідних документів
3.3. Порядок проходження вихідних і внутрішніх документів та процес їх підготовки
3.4. Організація доставки документів в межах центрального апарату НКРЕ
4. Реєстрація документів і побудова обліково-довідкових картотек
4.1. Загальні правила реєстрації документів
4.2. Індексація документів
4.3. Реєстраційно-контрольні картки і порядок їх заповнення
4.4. Побудова обліково-довідкової картотеки
5. Організація контролю за виконанням документів
5.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
5.2. Строки виконання документів
5.3. Здійснення контролю за виконанням документів
6. Складання номенклатури справ
6.1. Складання номенклатур справ
6.2. Формування справ
6.3. Систематизація окремих категорій документів
6.4. Оперативне зберігання документів.
7. Підготовка документів до наступного зберігання і використання
7.1. Експертиза наукової і практичної цінності документів
7.2. Оформлення справ
7.3. Описи документів постійного і тимчасового зберігання
7.4. Забезпечення схоронності документів
7.5. Передача справ до архіву НКРЕ
8. Механізація діловодних процесів
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Інструкція з діловодства Національної комісії регулювання електроенергетики України (далі - НКРЕ), встановлює правила і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.
1.2. Додержання вимог цієї Інструкції є обов'язковим для всіх працівників НКРЕ.
Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними інструкціями.
1.3. В НКРЕ застосовується часткова централізація діловодства.
1.4. Відповідальність за стан діловодства у підрозділах* НКРЕ, додержання вимог цієї Інструкції, а також за збереження документів покладається на керівництво структурних підрозділів.
---------------
* Управління та самостійні відділи (далі - підрозділи).
Ведення діловодства у підрозділах здійснює відповідальний за діловодство працівник. У підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу.
1.5. Вимоги загального відділу управління справами з питань ведення діловодства і роботи з документами обов'язкові для всіх працівників НКРЕ.
Контроль за правильністю застосування вимог Інструкції НКРЕ здійснює загальний відділ управління справами.
1.6. Начальники підрозділів НКРЕ зобов'язані:
розглядати і передавати виконавцям документи в день їх надходження у підрозділ;
забезпечити своєчасне отримування та якісне виконання документів і доручень керівництва НКРЕ;
аналізувати стан листування, не допускаючи його з питань, які не потребують документального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку;
вживати заходів до скорочення службового листування; не вимагати від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, організацій різноманітних відомостей (звітів), подання яких не передбачено нормативно-правовими актами і не викликається необхідністю;
вдосконалювати форми і засоби роботи з документами на основі розвитку комплексної комп'ютеризації та автоматизації діловодних процесів;
у разі звільнення, відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин відповідального за діловодство працівника організувати передачу справ, документів і реєстраційних карток за актом особі, що його заміщає. Один примірник акта передається в загальний відділ управління справами;
забезпечити ознайомлення новоприйнятого відповідального за діловодство працівника протягом трьох днів з цією Інструкцією та направити до загального відділу управління справами для проходження інструктажу.
1.7. Стан діловодства у підрозділах НКРЕ перевіряється один раз на рік (січні - лютому за минулий рік) експертними комісіями підрозділів (ЕК).
Комісії перевіряють виконання вимог цієї Інструкції, проводять вибіркову перевірку наявності службових документів із числа найбільш важливих.
Про наслідки перевірки складається акт, доповідають начальнику підрозділу для вжиття у разі потреби заходів щодо усунення виявлених недоліків. Один примірник акта передається в загальний відділ управління справами.
1.8. Використання службових документів і відомостей, пов'язаних з діяльністю НКРЕ, у відкритій пресі, в передачах по радіо і телебаченню, а також у науково-дослідних роботах допускається тільки з дозволу Голови або Членів НКРЕ.
1.9. Діловодство в НКРЕ ведеться державною мовою.
2. ПІДГОТОВКА СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
2.1. Документування управлінської діяльності
2.1.1. Для документів управлінської діяльності визначено перелік видів службових документів, що вживаються в діяльності НКРЕ, порядок їх складання і оформлення згідно з додатками 1, 18.
2.1.2. Підставою для виникнення розпорядчих документів у діяльності НКРЕ є: Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України;
конкретні доручення вищих органів;
здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання НКРЕ покладених на неї завдань відповідно до її компетенції;
потреба у правовому регулюванні діяльності.
2.1.3. Із питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних державних органів та громадських організацій, приймаються спільні розпорядчі документи.
2.1.4. Розпорядчі документи, що надходять до НКРЕ від органів вищого рівня, доводяться до структурних підрозділів та виконавців за вказівкою керівництва.
2.1.5. В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів державної влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.
2.1.6. НКРЕ здійснює зв'язок з іншими установами та організаціями, окремими громадянами шляхом листування.
Як правило, лист складається у разі, коли неможливо або важко здійснити обмін інформацією, дати усні роз'яснення, провести інструктування тощо.
Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону (телефонограма) або телефаксу.
2.2. Складання документів
2.2.1. Для складання службових документів в НКРЕ використовується папір форматів А3 (420х297), А4 (210х297), А5 (148х210).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
2.2.2. Всі службові документи оформляються на бланках, що виготовляються друкарським способом. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції.
2.2.3. Зміст документів повинен викладатись стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів та зворотів, які не несуть смислового навантаження.
Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні (статуті) про установу.
2.2.4. Тексти документів, як правило, складаються із двох основних частин. У першій частині вказується обґрунтування або підстава для складання документа, у другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій її частині також повідомляється підстава або причина для складання документа, а у другій - рішення, розпорядження, прохання.
В окремих випадках текст документів може мати одну частину: накази та розпорядження - без преамбули, лист - прохання без пояснень та ін.
2.2.5. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності НКРЕ (доповіді, положення, звіти, інструкції тощо), поділяються на розділи, підрозділи і пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Розділи і підрозділи повинні мати заголовки, що відображають суть документа. Підрозділи нумеруються в межах розділу. Номер підрозділу складається із номера розділу і підрозділу, розділених крапкою. Пункти нумеруються в межах розділу, якщо нема підрозділів. Номер пункту складається із номера розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками, наприклад: 1.1.13, 5.17.3.
Допускається наскрізна порядкова нумерація складових частин тексту арабськими цифрами.
Для складання документів з великою кількістю розділів зручно складати зміст, у якому перераховуються всі розділи з зазначенням сторінок.
2.2.6. Цифровий матеріал, який наводиться в документах, як правило, оформляється у вигляді таблиць.
Заголовки таблиць повинні бути короткими і повністю відображати зміст таблиці. Заголовки розміщуються над таблицею посередині і пишуться з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапка і двокрапка не ставляться.
Слово "таблиця" і порядковий номер таблиці вказуються у правому верхньому куті таблиці, над іншими пишеться слово "Продовження табл. 1".
Слова, що повторюються одне під одним в одній і тій самій графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр, математичних знаків, знаків процента і номерів позначень марок матеріалів - не допускаються. Якщо повторюється лише частина фрази, то допускається цю частину заміняти словами "Те ж", із зазначенням додаткових відомостей.
Цифри в графах таблиць повинні проставлятись так, щоб класи чисел у всій графі були розташовані один під одним.
2.2.7. При підготовці текстів документів необхідно:
заміняти складні речення простими, застосовувати сталі (трафаретні) словосполучення, вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудку) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на об'єкт дії;
вживати зворотний порядок слів у реченні (присудок передує підмету) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на саму дію або на суб'єкт дії;
заміняти віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих документах, відповідними дієсловами, вживати в розпорядчих документах дієслова неозначеної форми, наприклад, "затвердити", "зобов'язати", "скасувати";
заміняти займенники іменниками (наприклад: "НКРЕ просить", "Підрозділу потрібно", а не "Ми просимо", "Нам потрібно");
вживати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового (імперативного) характеру; застосовувати сталі словесні формули (наприклад: "наказую", "пропоную", "НКРЕ повідомляє").
2.2.8. Для економії часу спеціалістів на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи уніфікуються. Розробляються макети текстів і трафаретні тексти, які заздалегідь виготовляються друкарським способом.
2.2.9. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:
таких, що розробляються на виконання Конституції і законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України - за рішенням Голови Комісії на одного з Членів Комісії відповідно до розподілу обов'язків;
інших службових документів - на керівників структурних підрозділів НКРЕ.
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.
2.3. Оформлення документів
2.3.1. Види службових документів, що вживаються в діяльності НКРЕ, порядок їх складання, оформлення і місце розміщення реквізитів зазначені у переліку видів службових документів, що вживаються в діяльності НКРЕ, порядок їх складання і оформлення згідно з додатками 1, 18.
2.3.2. Кожний службовий документ, що складається в НКРЕ, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення ( додатки 2, 3. Назва виду документа (наказу, розпорядження, постанови) зазначається на бланках друкарським способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту діяльності, наприклад:
"НАЦІОНАЛЬНА КОМІСІЯ РЕГУЛЮВАННЯ ЕЛЕКТРОЕНЕРГЕТИКИ УКРАЇНИ
(НКРЕ)
НАКАЗ
_____________ N _____________
Київ
Про внесення змін до наказу..."
2.3.3. Найменування виду документа повинно зазначатись на кожному документі (за винятком листа).
2.3.4. Заголовок до тексту - це короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.
Заголовок повинен бути максимально стислим і точним. Формулювати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання "Про що документ?", "Чого?", наприклад: "про виділення додаткових коштів...", "Про забезпечення..." тощо.
Якщо в документі відображено кілька питань, заголовок може формуватись узагальнено. Заголовок формулюється складачем документа і розміщується у лівому верхньому куті під позначенням дати і номера. Максимальна довжина рядка - 28 знаків.
У документі великого обсягу або такому, що відображає кілька питань, поряд із заголовком складаються підзаголовки. Вони пишуться у лівій частині аркуша не перериваючи тексту.
Заголовок не складається до телеграм, телефонограм, повідомлень та інших документів, текст яких друкується на папері формату А5.
2.3.5. Адресування документів. При адресуванні документів необхідно додержуватись таких правил:
документи адресують установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі (структурний підрозділ або посадова особа зазначаються при внутрішньовідомчому листуванні, листуванні з постійними кореспондентами та в інших випадках, коли встановлення точного адресата не викликає труднощів);
найменування установи та її структурного підрозділу необхідно писати у називному відмінку, наприклад:
Міністерство освіти і науки
України
Головне управління
при надсиланні документа посадовій особі найменування установи пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, уживаючи паралельні форми давального відмінка: посада - закінчення(-ові), прізвище(-у) чи навпаки, наприклад:
Міністерство інформації
України
Начальнику
планово-економічного
управління
Петренку О.І.
Міністерство фінансів
України
Начальникові(-у) юридичного
управління
Петренку(-ові) О.І.
при надсиланні документа керівнику установи її найменування входить у найменування посади і пишеться в давальному відмінку, наприклад:
Міністру економіки України
Сидоренку М.І.
при розсиланні документів адресат може зазначатись узагальнено, наприклад:
Міністерствам і іншим
центральним органам
виконавчої влади України
поштова адреса кореспондента пишеться після назви адресата або його прізвища у правому верхньому куті документа і вказується повністю: поштовий індекс, область, місто, номер поштового відділення, вулиця, номер будинку;
якщо кореспонденція надсилається на адресу Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, то їх поштова адреса вказується лише на конвертах;
документ не повинен мати більше чотирьох адресатів; слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться; у разі надсиланні документа більше ніж на чотири адреси складається список на розсилку, і на кожному документі зазначається тільки один адресат;
при надсиланні документа особі, що не представляє організацію або структурний підрозділ (особливо це стосується відповідей на скарги і заяви громадян), можна зазначити лише прізвище, не вказуючи посади.
У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаться поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:
02183, м. Київ-183,
пр-т Генерала Ватутіна,
буд. 26А, кв. 101
Петренку(-ові) О.І.
2.3.6. Датування документів. Дата є обов'язковим реквізитом будь-якого документа.
Датою документа є дата його підписання, затвердження або події, яка зафіксована в документі.
Наприклад: датою наказу і листа є дата їх підписання, датою протоколу і акта - дата зафіксованої у них події, датою звіту та інших документів, які затверджуються, - дата їх затвердження.
Датою видання (прийняття) розпорядчого документа вважається дата його підписання керівником або дата прийняття документа колегіальним органом.
Дата є пошуковою ознакою і вживається при посиланнях на даний документ разом з його назвою і реєстраційним індексом. Вона проставляється безпосередньо особою, яка підписала або затвердила документ.
До складу дати входять число, місяць і рік, що позначаються арабськими цифрами, розділеними крапками; перша пара цифр - число місяця, друга пара цифр - порядковий номер місяця, третя пара - дві останні цифри року. Якщо порядковий номер місяця або число складаються з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль, наприклад: 5 травня 1997 року слід писати 05.05.97 або 05.05.1997. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, та при посиланні на дату затвердження документа вищого органу влади застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: від 30 травня 2000 р. Записи календарних дат із зазначенням століття 10.05.1997 роблять у наказах, постановах, розпорядженнях, протоколах, доповідних записках, довідках, актах, листах, у написах ПОГОДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО.
Без століття дати пишуться в додатках до наказів, реєстраційних і контрольних картках, штампах для реєстрації вхідних документів, резолюціях, візах, написах "До справи" та інших документах внутрішнього характеру.
Всі службові позначення на документі, пов'язані з його проходженням і виконанням, датуються і підписуються (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
2.3.7. Погодження документів. Погодження є способом попереднього розгляду і оцінки проекту документа.
Погодження повинно забезпечити правильне і всебічне вирішення питань: про якість підготовленого документа, його доцільність, своєчасність, економічну і науково-технічну обґрунтованість змісту; про відповідність документа чинному законодавству і нормативно-правовим актам, що визначають компетенцію установи, яка прийняла документ.
Погодження може здійснюватись в апараті НКРЕ із структурними підрозділами і посадовими особами, а також з іншими організаціями.
Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівництвом НКРЕ невідкладно.
Зовнішнє погодження проектів документів вищих органів влади проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації в НКРЕ.
Внутрішнє погодження документа провадять у такій послідовності: із підрозділами НКРЕ, юридичним управлінням і літредактором, із членами Комісії, до компетенції яких відносяться питання, що порушуються в проекті документа.
Формою внутрішнього погодження проекту документа є візування.
Віза включає в себе особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. При необхідності зазначають найменування посади цієї особи.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у підрозділах НКРЕ.
Наприклад: Начальник підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші. У цьому випадку віза може мати таку форму:
Начальник підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Зауваження додаються
Дата
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
Зовнішнє погодження проектів документів оформляється візою, грифом погодження, довідкою погодження або протоколом обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.
Гриф погодження включає в себе такі елементи: слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, з якою документ погоджується, дату погодження.
Наприклад: ПОГОДЖЕНО
Голова Національної комісії
регулювання
електроенергетики України
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Позначки про внутрішнє і зовнішнє погодження (віза або гриф) проставляються на останньому аркуші документа нижче підпису або на окремому аркуші погодження за встановленою формою.
У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади Найменування посади
(Підпис) (Ініціали та прізвище) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата Дата
2.3.8. Засвідчення документів є формою вираження відповідальності за їх зміст і законність. Основними способами засвідчення документів є підписання, затвердження та проставлення печатки.
Підпис - обов'язковий реквізит кожного документа.
Відповідно до Положення про НКРЕ право ведення листування із службових питань і підписання документів надається тільки Голові та Членам Комісії.
Телеграми підписують Голова та Члени Комісії.
Документи, що надсилаються на розгляд до Верховної Ради України, Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, підписуються Головою Комісії та Членами Комісії. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня підписуються всі примірники.
Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається.
Зміст документів, підготовлених за підписом Голови та Членів Комісії, викладається від імені Національної комісії регулювання електроенергетики України.
При тимчасовій відсутності службової особи, якій надається право підписувати документи, ці документи підписує особа, яка тимчасово її заміщає. Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, якщо вирішувані при цьому питання не виходять за межі їх повноважень.
У відповідях на будь-які запити або документи необхідно обов'язково посилатися на їх вихідний номер і дату.
Документи, як правило, мають один підпис.
Підписи двох службових осіб проставляються, наприклад, на протоколи засідань Комісії, які підписують Голова комісії і секретар засідання.
Два підписи або більше проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (наприклад: акти, фінансові документи, документи, що виходять від кількох установ).
До складу підпису входить найменування посади особи, яка підписала документ (повне, коли документ складено не на бланку, і скорочене - на документах, складених на бланках), особистий підпис і його розшифрування, наприклад:
Голова Комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Якщо документ повинні підписувати кілька посадових осіб, їх підписи розміщають один під одним у послідовності, що відповідає посаді, причому найменування посад розділяють двома-чотирма міжрядковими інтервалами, наприклад:
Начальник управління
справами (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Якщо документ повинні підписувати кілька осіб, що займають однакові посади, то їх підписи розміщають на одному рівні, наприклад:
Член Комісії Заступник Міністра фінансів
України
(Підпис) (Ініціали та прізвище) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
При підписанні документів, складених комісією, зазначають не посади осіб, які склали документ, а обов'язки в складі комісії, наприклад:
Голова комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії: (Підписи) (Ініціали та прізвище)
Затвердження - особливий спосіб засвідчення документа.
Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або розпорядчого документа.
Затверджуються, як правило, такі види документів: положення (про підрозділи НКРЕ, дорадчі органи та ін.), звіти і баланси, структура і штатні розписи, акти контрольно-ревізійного характеру, акти приймання в експлуатацію закінчених будівництвом або реконструкцією будівель і споруд, акти приймання і передачі справ, окремі види протоколів тощо.
Коли документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Національної комісії
регулювання
електроенергетики України
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом НКРЕ
від 2 травня 2000 р. N 12
Якщо документ потребує і затвердження, і погодження, то грифи розміщуються так:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова НКРЕ
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Міністр праці України Міністр фінансів України
(Підпис) (Ініціали та прізвище) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата Дата
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.
В НКРЕ гербовою печаткою засвідчуються підписи Голови та Членів Комісії, начальника управління справами та головного бухгалтера.
Печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.
Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається НКРЕ на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 4).
Печатка, яка відтворює найменування НКРЕ (печатка управління справами), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
2.3.9. Оформлення копій документів. Копія документа - відтворення всіх реквізитів документа - виготовляється і видається в інші організації і установи з дозволу керівництва або начальників підрозділів НКРЕ.
У НКРЕ можуть засвідчуватися копії тільки тих документів, які складаються безпосередньо в апараті Комісії.
Разом з тим, при вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, при задоволенні їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ дозволяється виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів і свідоцтв про одержану освіту та ін.).
Копія документа, розробленого в НКРЕ, засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналу.
На першому аркуші у верхньому правому куті лицьового боку копії документа ставиться позначка "копія".
Засвідчуваний напис складається за формою: слово "Згідно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчила копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Найменування посади", наприклад:
Згідно
Начальник підрозділу НКРЕ (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
При пересиланні копії в інші установи або видачі на руки окремим особам вона завіряється працівником підрозділу, що видав копію, та засвідчується печаткою управління справами.
Під час оформлення копій документа, що стосується особистих прав та інтересів громадян, на документі, з якого знято копію, робиться позначка кому і коли вона видана.
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:
Дата, індекс
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Член Комісії (Ініціали та прізвище)
Згідно
Спеціаліст підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
На копіях вихідних документів, що лишаються у справі, мають бути розшифровані візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
При засвідченні копії документа печаткою її слід проставляти перед реквізитом "підпис" так, щоб вона захопила частину найменування посади особи, яка підписала документ.
Порядок виготовлення печаток та штампів визначається Міністерством внутрішніх справ України. Вони підлягають спеціальному обліку в органах внутрішніх справ за місцем розташування НКРЕ та в режимно-секретному секторі НКРЕ.
Видача печаток та штампів режимно-секретним сектором здійснюється тільки особисто відповідальним посадовим особам під розписку в журналі обліку печаток та штампів.
Печатки та штампи необхідно зберігати у сейфах або металевих шафах.
Відпрацьовані печатки та штампи структурні підрозділи передають режимно-секретному сектору НКРЕ, а останній - органам МВС для знищення. В цьому випадку складається акт, в якому вказуються повні найменування печаток та штампів, що ліквідуються, а також подаються їхні відбитки. Ці акти - постійного терміну зберігання.
Акт складається також у випадку заміни керівника у структурному підрозділі, в якому зберігаються та використовуються печатки і штампи. Приймання і передача печаток і штампів відображається в приймально-здавальному акті, а також засвідчується особистими підписами осіб, які здають та приймають посаду, в журналі обліку печаток та штампів режимно-секретного сектору.
2.3.10. Оформлення додатків до документів. Додатки до документів можуть бути таких видів:
додатки, що затверджуються відповідними нормативними документами;
додатки, що пояснюють чи доповнюють зміст основного документа.
Додатки повинні мати всі необхідні для документа елементи (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, позначки про погодження, затвердження).
Додатки до розпорядчого документа мають у верхньому правому куті першого аркуша позначку із зазначенням назви розпорядчого документа, дати і номера за формою:
Додаток
до наказу НКРЕ
20.05.99 N 42
При наявності кількох додатків до розпорядчого документа на них проставляється порядковий номер: Додаток 1, Додаток 3. Якщо додаток має продовження, то на другій, третій... сторінках пишеться: Продовження додатка 1, Продовження додатка 2 тощо.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати (візувати) керівники структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
Наявність додатків вказується в основному або супровідному документі після його тексту (але вище підпису) із зазначенням назви, кількості аркушів і примірників, що додаються.
Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, то позначка про наявність додатка має таку форму:
Додаток: на " " арк. в " " примірниках.
Якщо документ має додатки, не названі у тексті, то їх найменування необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості примірників, наприклад:
Додатки: 1. Проект постанови Кабінету Міністрів України на 3 арк.
в 1 прим.
2. Пояснювальна записка на 1 арк. в 1 прим. та дискета.
3. Довідка про погодження на 1 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то позначка про наявність додатка має таку форму:
Додаток: лист Держкомстату України від 10.05.97 N 4/133 і додаток
до нього, всього на 7 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Кількість аркушів у зброшурованих додатках (книги, брошури) не зазначається.
2.3.11. Позначки про надходження і виконання документів.
Проходження документа супроводжується відповідними позначками:
про надходження (реєстрацію) документа - проставляється штамп;
про контроль документа - проставляється штамп "Контроль";
про виконання документа - даються вказівки у формі резолюції керівництва або підрозділів НКРЕ;
про направлення виконаного документа до справи - проставляється штамп на нижньому полі першого аркуша документа, який містить такі дані: коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ про виконання), слово "До справи N ___", в яку має бути підшито документ, дату направлення документа в справу, підпис виконавця, наприклад:
До справи N 11-33.
Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 06.05.2005
Посада (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Відмітка "До справи N ___" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
Про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.
Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього виконавця. Прізвище виконавця (укладача) і номер його службового телефону проставляються у нижньому лівому куті лицьового або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко
293-40-01
2.4. Підготовка та оформлення документів до засідань Комісії
2.4.1. Засідання Комісії проводяться відповідно до затверджених планів роботи, в міру потреби та згідно з Регламентом Національної комісії регулювання електроенергетики України.
Регламент визначає: порядок підготовки та оформлення матеріалів до розгляду на засіданні Комісії; порядок розгляду питань на засіданнях Комісії; функції посадових осіб Комісії; основні правила етикету на засіданнях Комісії; інші питання внутрішньої діяльності Комісії.
Комісія вирішує питання відповідно до вимог Конституції України, інших актів законодавства України в порядку, передбаченому Регламентом.
2.4.2. Засідання Комісії поділяються на пленарні та робочі.
Пленарні засідання Комісії проводяться, як правило, не рідше двох разів на тиждень. В період між пленарними засіданнями Голова або Члени Комісії можуть скликати робочі засідання.
2.4.3. Про кожне засідання Комісії складається протокол, який оформляється відповідно до правил.
У протоколі засідання Комісії вказують такі реквізити: назву органу (Комісія, оперативна нарада тощо), вид документа (протокол, стенограма), дата та час проведення.
У вступній частині протоколу вказують: ініціали і прізвище голови та секретаря, кількість присутніх за окремим списком, що додається, а при невеликій кількості присутніх - ініціали та прізвища, порядок денний засідання із зазначенням доповідачів з кожного питання.
Основний текст протоколу викладається з кожного питання порядку денного окремо: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", які друкуються великими літерами від нульового положення табулятора.
2.4.4. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань Комісії покладається на керівників відповідних структурних підрозділів НКРЕ.
2.4.5. Рішення, прийняті на пленарному засіданні, оформлюються постановами НКРЕ; рішення, прийняті на робочому засіданні, - постановами і розпорядженнями.
Рішення Комісії оформлюються протягом трьох днів після закінчення засідання та підписуються Головою Комісії або виконуючим його обов'язки на момент підписання рішення.
2.5. Вимоги до документів, що виготовляються друкарським способом
2.5.1. У структурних підрозділах НКРЕ друкуються документи тільки службового характеру.
Документи для друкування мають бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені.
2.5.2. Щоб не допускати повторного передрукування, тексти службових документів, що підлягають друкуванню, мають бути попередньо погоджені з керівництвом підрозділів (завізовані виконавцем і начальником підрозділу).
2.5.3 Вимоги до документів, що виготовляються друкарським способом, викладені в додатку 5.
2.6. Оформлення документів про відрядження
2.6.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи НКРЕ з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.
Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я Голови або Члена Комісії за напрямком діяльності зазначає куди, на який термін, з якою метою необхідно відрядити працівника.
Доповідна записка разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається Голові Комісії, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації наказів та посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал.
Заповнений бланк відрядження, підписаний Головою Комісії передається загальному відділу для реєстрації.
2.6.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.
Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії НКРЕ.
3. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
3.1. Загальні правила організації документообігу
3.1.1. Рух документів з часу їх одержання або складання до завершення виконання або відправлення формує документообіг НКРЕ.
3.1.2. Організація документообігу має відповідати таким вимогам:
у процесі проходження і обробки основних категорій документів слід домагатися оперативності, цілеспрямованості, максимальної одноманітності;
інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені діловою необхідністю, потрібно вилучати, максимально обмежувати зворотні переміщення документів відповідно до схеми документообігу НКРЕ ( додаток 6).
3.2. Порядок проходження і виконання вхідних документів
3.2.1. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України та інших документів, що надходять до ЦА НКРЕ, здійснюється тільки централізовано в загальному відділі управління справами і в автоматизованому режимі.
Працівникам НКРЕ, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати кореспонденцію від представників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, регіонів та інших організацій.
Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.
Початкова обробка кореспонденції, що надходить, полягає в перевірці правильності доставки і цілості вкладень, фіксації факту надходження документів і підготовці кореспонденції до передачі за призначенням.
3.2.2. Всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", розкриваються. При розкритті конвертів перевіряється їх цілість, наявність вкладених у них документів. При виявленні пошкодження, відсутності документів або додатків до них, невідповідності номера на конверті номеру документа загальним відділом управління справами повідомляється відправнику. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені) і надіслані не за призначенням документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю. Конверти, в яких надійшли службові документи, знищуються, за винятком випадків, коли на документах немає дати і адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою одержання, і поштові штемпелі є доказом часу відправлення та одержання кореспонденції. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, листів, заяв і скарг громадян.
На всіх вхідних документах на нижньому полі першого аркуша документа, у правому куті, проставляється реєстраційний штамп, що фіксує факт одержання документа в НКРЕ.
3.2.3. Документи, які не реєструються в загальному відділі управління справами відповідно до переліку (додаток 7), а також документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням.
3.2.4. Всі документи, що надходять до НКРЕ, підлягають попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюють працівники загального відділу управління справами в день надходження.
Мета попереднього розгляду документів - розподілення їх між Головою та Членами НКРЕ і підрозділами відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів.
