Про внесення змін до Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України

З метою вдосконалення встановленого порядку роботи з документами у Міністерстві економіки України

1. Внести зміни до Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України, затвердженої наказом Міністерства від 27.03.98 N 36, виклавши її в новій редакції, що додається.

2. Першим заступникам Міністра, заступникам Міністра, керівникам структурних підрозділів забезпечити неухильне додержання вимог зазначеної Інструкції.

3. Керівникам структурних підрозділів:

забезпечити ознайомлення під розпис усіх працівників підпорядкованих структурних підрозділів з Інструкцією;

до 17.01.2011 подати списки ознайомлених з Інструкцією відділу внутрішньої та вихідної документації.

4. Керівникам підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства економіки України, взяти до відома та керівництва в роботі з документами зазначену Інструкцію.

5. Департаменту документального забезпечення, взаємодії з органами законодавчої та виконавчої влади і громадськістю здійснювати контроль за додержанням вимог Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Максюту А.А.

1.1. Інструкція з діловодства у Міністерстві економіки України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності в Міністерстві економіки України (далі - Міністерство) і регламентує порядок роботи з документами від моменту їх створення, надходження до відправлення або передачі в архів Міністерства чи знищення.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі в електронному вигляді. Автоматизовані технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Міністерстві розроблені відповідно до положень Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 (далі - Примірна інструкція з діловодства).

1.4. У Міністерстві застосовується децентралізоване ведення діловодства.

1.5. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Примірної інструкції з діловодства та цієї Інструкції у Міністерстві забезпечується департаментом документального забезпечення, взаємодії з органами законодавчої та виконавчої влади і громадськістю, у структурних підрозділах - працівниками, відповідальними за ведення діловодства, або спеціально визначеними особами.

1.6. Відповідальність за організацію діловодства в Міністерстві несе перший заступник Міністра відповідно до розподілу обов'язків.

Перші заступники та заступники Міністра відповідно до розподілу обов'язків зобов'язані забезпечувати дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надходять до Міністерства.

1.7. Перші заступники та заступники Міністра відповідно до розподілу обов'язків забезпечують дотримання структурними підрозділами Міністерства вимог цієї Інструкції.

1.8. Відповідальність за організацію і стан діловодства згідно з цією Інструкцією, а також за організацію збереження документів у кожному структурному підрозділі покладається на їхніх керівників.

1.9. Методичне керівництво організацією діловодних процесів, координацію ведення діловодства в Міністерстві, контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції здійснює департамент документального забезпечення, взаємодії з органами законодавчої та виконавчої влади і громадськістю.

1.10. Керівники структурних підрозділів у межах наданих їм прав зобов'язані:

забезпечувати дотримання працівниками підрозділів вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією;

розглядати і передавати документи виконавцям у структурний підрозділ у день їх надходження або не пізніше наступного дня;

вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування, не допускати листування з питань, які можна вирішити в робочому порядку;

сприяти підвищенню кваліфікації всіх працівників підрозділу щодо роботи з документами;

забезпечувати ознайомлення новоприйнятих працівників з вимогами цієї Інструкції, положеннями про відповідні структурні підрозділи, посадовими інструкціями і порядком організації роботи відповідно до Регламенту Міністерства економіки України, затвердженого наказом Міністерства від 26.05.2008 N 184;

покладати на період відсутності працівника, відповідального за ведення діловодства (відпустка, хвороба, відрядження тощо), виконання його обов'язків на одного з працівників структурного підрозділу;

у разі звільнення або переходу на іншу роботу працівника, відповідального за ведення діловодства, організовувати передавання справ і документів згідно з актом приймання-передачі новопризначеному на цю посаду працівникові (додаток 1);

у разі свого звільнення або переходу на іншу роботу передати справи і документи за актом приймання-передачі визначеній керівництвом особі (додаток 1).

1.11. У разі звільнення працівника структурного підрозділу Міністерства, його відпустки або відрядження, всі невиконані та неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, яка його заміщає.

1.12. У разі реорганізації чи зміни структури Міністерства складається відповідний акт приймання-передачі справ (додаток 1), які підлягають передаванню від одного до іншого структурного підрозділу Міністерства.

Акт складається у трьох примірниках, один з яких передається до відділу внутрішньої та вихідної документації департаменту документального забезпечення, взаємодії з органами законодавчої та виконавчої влади і громадськістю (далі - відділ внутрішньої та вихідної документації).

1.13. Використання службових документів і відомостей, пов'язаних із діяльністю Міністерства, у відкритій пресі, у передачах по радіо і телебаченню, а також у науково-дослідних роботах допускається тільки з дозволу Міністра економіки України або його заступників.

1.14. Міністерство здійснює діловодство, веде документацію та листування державною мовою.

1.15. Правила і положення цієї Інструкції обов'язкові для всіх працівників Міністерства.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у Міністерстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У Міністерстві визначається конкретний перелік документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документаційного забезпечення його діяльності.

2.3. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання таких документів: наказів, інструкцій, положень, окремих доручень, протокольних доручень апаратних нарад, протоколів нарад, доповідних записок, телеграм, листів, статутів, договорів, актів тощо.

Міністерство в разі потреби та на виконання актів законодавства може видавати нормативно-правові акти разом з іншими центральними і місцевими органами виконавчої влади (спільні накази).

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності Міністерства є: Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

доручення вищих органів влади;

здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань відповідно до компетенції;

потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

2.5. У разі коли діючими нормами не встановлено обов'язкового видання документа, вибір письмової чи іншої форми відображення управлінських дій покладається на керівництво Міністерства і визначається доцільністю в кожному конкретному випадку.

2.6. Розпорядчі документи, що надходять до Міністерства від органів влади вищого рівня, згідно з дорученням керівництва Міністерства доводяться до структурних підрозділів, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Міністерства.

2.7. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, текст документа передається засобами зв'язку (телефон, телефакс, факс та електронна пошта).

3.1. Приймання документів

3.1.1. Усі документи, що надходять до Міністерства поштою, телефаксом, електронною, кур'єрською поштою тощо (крім анонімних), у тому числі в електронному вигляді, приймаються й опрацьовуються централізовано працівниками відділу вхідної документації департаменту документального забезпечення, взаємодії з органами законодавчої та виконавчої влади і громадськістю (далі - відділ вхідної документації), які перевіряють правильність адреси доставленої кореспонденції та в разі необхідності розписуються за її одержання, зазначаючи дату і час одержання.

Працівникам структурних підрозділів Міністерства забороняється безпосередньо приймати кореспонденцію від інших органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій, крім кореспонденції, що надходить електронною поштою безпосередньо до структурних підрозділів.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються відповідальним черговим Міністерства, який наступного робочого дня передає одержану кореспонденцію до відділу вхідної документації, а за необхідності негайного виконання - інформує телефоном керівництво Міністерства.

3.1.2. У відділі вхідної документації розкриваються всі конверти, за винятком тих, що містять пропозиції конкурсних торгів або мають позначку "особисто". Кореспонденція з позначкою "особисто" передається під розпис працівникам відповідних служб. Якщо після розкриття конверта адресатом кореспонденція виявиться службовою, вона підлягає обов'язковому поверненню до відділу вхідної документації для реєстрації та опрацювання в установленому порядку.

3.1.3. Під час розкриття конвертів працівниками відділу вхідної документації перевіряється правильність адресування документа, наявність підпису на документі, відповідність номерів документів номерам, зазначеним на конвертах, та наявність додатків до нього.

У разі виявлення відсутності підпису на документі чи документ не адресований Міністерству, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику разом із документом, а другий залишається у відділі вхідної документації.

У разі невідповідності номера, зазначеного на конверті, номеру документа або відсутності додатків до документа чи неповної їх кількості документ береться для опрацювання, актом фіксуються вказані порушення із зазначенням на документі номера акта та дати його складання.

3.1.4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, дату і час відправлення та одержання документа; у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів, зазначених на документі, номерам, зазначеним на конверті.

3.1.5. Конверти додаються обов'язково до документів, що надходять до Міністерства від судових, правоохоронних органів та прокуратури.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Усі документи, що надійшли до Міністерства, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється працівниками відділу вхідної документації.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є визначення необхідності реєстрації документів, розподіл їх для розгляду між Міністром, його першими заступниками та заступниками, а також структурними підрозділами відповідно до розподілу обов'язків та компетенції.

3.2.3. Попередній розгляд документів здійснюється в день одержання або в перший робочий день у разі їх надходження у святкові, вихідні або неробочі дні.

3.2.4. Працівники відділу вхідної документації розподіляють кореспонденцію для розгляду між Міністром, його першими заступниками та заступниками й керівниками структурних підрозділів відповідно до розподілу обов'язків та компетенції.

Під час опрацювання документів відділ вхідної документації керується Положенням про Міністерство економіки України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26.05.2007 N 777, та положеннями про його структурні підрозділи, номенклатурами справ, відповідними організаційно-розпорядчими документами.

3.2.5. Працівники відділу вхідної документації в день одержання вхідних документів, які надходять від Кабінету Міністрів України та Верховної Ради України і стосуються розроблення та проведення експертизи законопроектів, розподіляють їх для розгляду між Міністром, його першими заступниками та заступниками відповідно до розподілу обов'язків. Працівники відділу вхідної документації готують копії всіх реєстраційно-контрольних карток (далі - РКК) до зазначених документів у день їх одержання і передають працівникам відділу взаємодії з Верховною Радою України департаменту документального забезпечення, взаємодії з органами законодавчої та виконавчої влади і громадськістю (далі - відділ взаємодії з Верховною Радою України).

3.2.6. На розгляд Міністра подаються:

доручення за підписом перших посадових осіб держави (Президента України, Голови Верховної Ради України, Прем'єр-міністра України);

доручення Кабінету Міністрів України, у яких Міністерство є головним виконавцем, а також до законодавчих актів щодо ознайомлення членів Кабінету Міністрів України;

доручення Кабінету Міністрів України щодо особистої участі в нарадах чи делегування для участі когось із перших заступників або заступників Міністра;

доручення Кабінету Міністрів України щодо відряджень перших заступників, заступників Міністра та керівників структурних підрозділів за кордон;

протоколи та витяги з протоколів засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів, членом яких є Міністр;

закони України, акти Президента України та Верховної Ради України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, ухвали судів;

листи голів обласних державних адміністрацій та обласних рад;

листи Адміністрації Президента України за підписом Глави;

запити та звернення народних депутатів України, голів фракцій, комітетів та тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, адресовані безпосередньо Міністру;

листи голів Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Рахункової палати, СБУ, Служби зовнішньої розвідки, Антимонопольного комітету, Фонду державного майна, Головдержслужби та Національного банку, Генерального прокурора України, Секретаря та заступників Секретаря Ради національної безпеки і оборони, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;

листи-запрошення інших міністерств за підписом міністрів до участі в нарадах особисто Міністра чи направлення для цього одного з перших заступників чи заступників Міністра;

листи посольств інших держав в Україні з проханням про зустріч з Міністром чи посольств України в інших державах аналогічного змісту;

звернення громадян (жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці та інвалідів Великої Вітчизняної війни) згідно із Законом України "Про звернення громадян";

кореспонденція з питань, що належать до компетенції безпосередньо підпорядкованих Міністрові структурних підрозділів Міністерства, а також центральних органів виконавчої влади, діяльність яких координується і спрямовується Міністром.

3.2.7. На розгляд перших заступників та заступників Міністра відповідно до розподілу обов'язків подаються:

листи і доручення першого заступника і заступників Голови Верховної Ради України, доручення Кабінету Міністрів України, у яких Міністерство не є головним виконавцем;

листи від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій і відповідних рад, а також підприємств, установ та організацій;

листи від комітетів і фракцій Верховної Ради України;

запити і звернення народних депутатів України, що надійшли на їх ім'я;

кореспонденція, що надходить безпосередньо на їх ім'я.

3.2.8. На розгляд директорів департаментів та керівників інших структурних підрозділів подається вхідна кореспонденція від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій, надіслана на виконання доручень, у яких Міністерство визначено головним виконавцем, та кореспонденція, адресована безпосередньо відповідним структурним підрозділам.

У разі передавання керівництву або структурному підрозділу Міністерства вхідної кореспонденції, що за змістом не відповідає покладеним на них функціям, працівники відділу вхідної документації здійснюють у день надходження або не пізніше наступного дня повторний розгляд вхідних документів і вносять до реєстраційно-контрольної картки автоматизованої системи "Діловодство та КВД" необхідні зміни щодо визначених виконавців.

Якщо вирішення питань, порушених у кореспонденції, що адресована структурним підрозділам, виходить за межі повноважень директорів департаментів та інших самостійних підрозділів, то вона передається в день надходження або не пізніше наступного дня на розгляд керівництва Міністерства відповідно до розподілу обов'язків.

3.2.9. Документи, не зареєстровані у Міністерстві, не підлягають розгляду, крім документів, що містять пропозиції конкурсних торгів.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного штрих-коду з подальшим відображенням у реєстраційній формі автоматизованої системи "Діловодство та КВД" (далі - АС "Діловодство та КВД") необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за їх виконанням і оперативного використання наявної в них інформації.

3.3.2. Реєстрації підлягають такі документи: вхідні (документи, що надходять на адресу Міністерства від вищих органів влади, міністерств, підприємств, установ та організацій тощо), вихідні (документи, що надсилаються Міністерством на адресу вищих органів влади, міністерств, підприємств, установ та організацій тощо) і внутрішні (документи, що створюються у Міністерстві, - накази, окремі доручення, протоколи нарад керівного складу Міністерства, доповідні записки тощо), крім документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію.

Реєстрації підлягають машинописні (рукописні) документи та документи, створені в електронному вигляді.

Перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено в додатку 2.

3.3.3. Уся кореспонденція, що надходить до Міністерства і підлягає реєстрації, централізовано протягом робочого дня реєструється у відділі вхідної документації шляхом створення в АС "Діловодство та КВД" електронної реєстраційно-контрольної ( додаток 3) та реєстраційно-контрольної (додаток 4) карток документа і проставлення у правому куті нижнього поля на першій сторінці вхідного документа (у разі коли немає вільного місця - вгорі) реєстраційного штрих-коду встановленого зразка (додаток 5), на якому зазначаються дата та вхідний номер.

Реєстрація документів здійснюється до їх розгляду керівництвом Міністерства.

3.3.4. Кожний документ, що надходить до Міністерства, реєструється в АС "Діловодство та КВД" працівниками відділу вхідної документації лише один раз - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. Якщо документ надійшов у святкові, вихідні або неробочі дні, такий документ реєструється в перший робочий день. У разі передавання зареєстрованого документа від одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.

3.3.5. Для забезпечення чіткої, швидкої та правильної реєстрації вхідних документів, відділ вхідної документації складає перелік індексів керівництва Міністерства, структурних підрозділів центрального апарату, урядових органів державного управління, що діють у системі Міністерства, центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Міністром, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, який затверджується наказом Міністерства (додаток 6).

3.3.6. Документи реєструються у відповідних журналах АС "Діловодство та КВД" в межах груп залежно від їх виду, автора і змісту. Окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Президента України, Адміністрації Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України; документи, що надійшли від міністерств, центральних органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій; накази Міністерства з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань тощо.

3.3.7. Під час реєстрації вхідному документу присвоюється реєстраційний номер, який складається з індексу в межах групи кореспондентів, що реєструються (примірний перелік подано в додатку 7), та порядкового номера.

У разі реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, до вхідного номера документа додається позначка "КД".

3.3.8. Реєстрація внутрішніх документів здійснюється:

протоколів нарад, окремих доручень керівного складу Міністерства після підписання - у відділі вхідної документації;

наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань після підписання керівництвом Міністерства і заповнення розрахунка розсилки структурним підрозділом, відповідальним за його підготовку, у відділі внутрішньої та вихідної документації;

наказів з особового складу після підписання керівництвом Міністерства - у департаменті кадрового забезпечення та проходження державної служби;

листів, що передаються від одного структурного підрозділу Міністерства до іншого, - безпосередньо в самих структурних підрозділах.

3.4. Сканування вхідної кореспонденції

Сканування - це перетворення зображення документів (текстів, графіків, малюнків тощо) у цифрову форму за допомогою сканера з подальшим збереженням на персональному комп'ютері.

Сканування документів здійснюється працівниками відділу вхідної документації після їх реєстрації.

Не скануються:

прошиті, зброшуровані, переплетені матеріали;

додатки до листів, які за попереднім розглядом надіслані безпосередньо відділу (сектору);

матеріали, що містять зібрану державними органами влади та органами місцевого самоврядування інформацію про особу;

окремі документи, щодо яких керівництво Міністерства прийняло рішення про недоцільність сканування.

3.5. Резолюція

3.5.1. Резолюція - це напис, зроблений керівником Міністерства безпосередньо на документі паралельно до основного тексту, який містить вказівки щодо виконання цього документа.

3.5.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата (додаток 8). У разі коли виконавцями доручення є кілька посадових осіб, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо інше не передбачено документом.

3.5.3. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі лише тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки.

Резолюція може бути змінена посадовою особою - її автором або керівником вищого рівня.

У разі коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок його виконання та уточнюються виконавці, написання резолюції здійснюється на окремих аркушах і зберігається разом із документом.

3.5.4. Щодо кореспонденції, яка надається на розгляд Міністру, працівники департаменту забезпечення роботи Міністра (патронатна служба) у день надходження документів або не пізніше наступного дня формують проект резолюції. Якщо до проекту резолюції під час підписання внесені виправлення, працівники департаменту забезпечення роботи Міністра (патронатна служба) вносять відповідні зміни до резолюції в АС "Діловодство та КВД" та передають вхідну кореспонденцію з остаточною резолюцією до відділу вхідної документації.

3.5.5. Щодо кореспонденції, яка надається на розгляд першим заступникам та заступникам Міністра, працівник відповідного сектору координації роботи департаментів перших заступників та заступників Міністра у день надходження документів або не пізніше наступного дня формує проект резолюції. Якщо до проекту резолюції під час підписання внесені виправлення, працівник відповідного сектору координації роботи департаментів перших заступників та заступників Міністра вносить відповідні зміни до резолюції в АС "Діловодство та КВД" та передає вхідну кореспонденцію з остаточною резолюцією до відділу вхідної документації.

Перші заступники та заступники Міністра під час розгляду кореспонденції дають доручення безпосередньо підпорядкованим їм структурним підрозділам, а також залучають до виконання доручення як співвиконавців не підпорядковані їм безпосередньо структурні підрозділи.

3.5.6. Відповідальність за доведення до виконавців доручень Міністра до доповідних записок перших заступників Міністра, заступників Міністра, директорів департаментів, інших самостійних структурних підрозділів покладається на посадову особу, яка ініціювала розгляд відповідного питання.

3.5.7. Резолюція Міністра, перших заступників та заступників Міністра є обов'язковою для виконання.

3.6. Організація доставки кореспонденції

3.6.1. Для забезпечення ритмічності роботи департамент документального забезпечення, взаємодії з органами законодавчої та виконавчої влади і громадськістю за погодженням із керівництвом Міністерства вносить пропозиції щодо розроблення графіка доставки кореспонденції структурним підрозділам, розміщеним в інших адміністративних будинках.

3.6.2. Доставка вхідної та внутрішньої кореспонденції, що потребує розгляду керівництвом Міністерства, здійснюється працівниками відділу вхідної документації до відповідних служб о 10.00, 12.00, 15.00 та 17.00 - щодня, у п'ятницю - о 10.00, 12.00, 14.00 та 16.00.

Термінова кореспонденція негайно доставляється у відповідні служби керівництва Міністерства, розташовані за адресою: вул. М.Грушевського, 12/2, а розташовані в інших адміністративних будинках повідомляються телефоном про надходження кореспонденції на розгляд та необхідність її перегляду в АС "Діловодство та КВД".

3.6.3. Вхідна та внутрішня кореспонденція для структурних підрозділів одержується у відділі вхідної документації працівником, відповідальним за ведення діловодства, з 11.00 по 12.00 і з 16.00 по 17.00, у п'ятницю - з 11.00 по 12.00 і з 15.00 по 16.00.

У разі надходження термінової кореспонденції працівники відділу вхідної документації негайно викликають працівників, відповідальних за ведення діловодства, для яких призначається кореспонденція.

3.6.4. Кореспонденція заступникам Міністра та структурним підрозділам, розташованим за адресами: Львівська пл., 8, та бульв. Дружби народів, 28, доставляється двічі на день відповідно до затвердженого графіка руху службового автомобіля.

3.7. Порядок приймання та передачі кореспонденції

3.7.1. Приймання та передача вхідної та внутрішньої кореспонденції керівництву та структурним підрозділам Міністерства здійснюється під розпис за реєстрами (додаток 9).

3.7.2. Передача документів виконавцям у межах структурного підрозділу провадиться через працівника, відповідального за ведення діловодства структурного підрозділу, під розпис у журналі обліку вхідної кореспонденції.

3.8. Порядок опрацювання структурними підрозділами Міністерства матеріалів до засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів

3.8.1. Після одержання у Секретаріаті Кабінету Міністрів України матеріалів до засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів відділ взаємодії із Секретаріатом Кабінету Міністрів України та іншими органами державної влади департаменту документального забезпечення, взаємодії з органами законодавчої та виконавчої влади і громадськістю (далі - відділ взаємодії із Секретаріатом Кабінету Міністрів України та іншими органами державної влади) здійснює розгляд одержаних матеріалів та протягом години з моменту одержання забезпечує їх передавання головним виконавцям для опрацювання.

3.8.2. Довідкові матеріали та доповіді з питань порядку денного засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів щодо проектів, головним розробником яких є Міністерство, готуються за формою згідно з додатком 10. У разі наявності розбіжностей в оцінці проектів заінтересованих органів виконавчої влади додається інформація про вжиті заходи щодо їх урегулювання та погодження проекту (до матеріалів у разі потреби додаються відповідні розрахунки, обґрунтування, пояснення щодо необхідності прийняття акта та наслідків його реалізації в довільній формі).

3.8.3. До інших питань порядку денного засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів довідки готуються за формою згідно з додатком 11 (за винятком підготовки матеріалів до проектів висновків Кабінету Міністрів України до проектів законів України, суб'єктами законодавчої ініціативи яких є народні депутати України). До матеріалів у разі потреби додаються попередні зауваження Міністерства до проекту, інформаційно-аналітичні матеріали та оцінка (прогноз) економічних наслідків при впровадженні запропонованого нормативно-правового акта.

3.8.4. Довідки (матеріали) до проектів висновків Кабінету Міністрів України, до проектів законів України, суб'єктами законодавчої ініціативи яких є народні депутати України, готуються за формою згідно з додатком 12.

До цих матеріалів Міністерством додаються висновки, що надавалися до законопроекту раніше.

3.8.5. Доповіді з питань порядку денного засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів щодо проектів, головним розробником яких є Міністерство, подаються структурними підрозділами Міністерства до відділу взаємодії з Секретаріатом Кабінету Міністрів України та іншими органами державної влади у стислі терміни за підписом керівника структурного підрозділу та в обов'язковому порядку візуються першими заступниками та заступниками Міністра відповідно до розподілу обов'язків.

Довідкові та аналітичні матеріали, підготовлені до засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів, подаються структурними підрозділами Міністерства до відділу взаємодії із Секретаріатом Кабінету Міністрів України та іншими органами державної влади у стислі терміни за підписом керівника відповідного структурного підрозділу. Матеріали, підготовлені неналежним чином, повертаються відділом взаємодії із Секретаріатом Кабінету Міністрів України та іншими органами державної влади виконавцям для негайного доопрацювання.

3.8.6. Підготовлений до засідання Кабінету Міністрів України (урядового комітету) пакет документів подається департаментом документального забезпечення, взаємодії з органами законодавчої та виконавчої влади і громадськістю Міністрові, першим заступникам та заступникам Міністра в установленому порядку для участі в засіданні Кабінету Міністрів України (урядового комітету).

Обсяг документообігу Міністерства складається з кількості вхідних, внутрішніх і вихідних документів за певний проміжок часу. Кількісному обліку підлягають усі вхідні, внутрішні та вихідні документи. Зазначений облік документів ведеться в кожному структурному підрозділі у відповідному журналі обліку згідно з формами, наведеними в додатках 13 і 14.

5.1. Працівники, відповідальні за ведення діловодства у структурних підрозділах, отримують документи у відділі вихідної документації за реєстрами (крім випадків, передбачених пунктом 3.7.2) і перевіряють відповідність надходження та наявність усіх документів.

Помилково отримані документи повертаються до відділу вхідної документації.

5.2. У першу чергу працівники, відповідальні за ведення діловодства, опрацьовують кореспонденцію з позначками, що характеризують ступінь терміновості її виконання. Документи передаються на розгляд керівнику структурного підрозділу в день їх надходження.

Термінова кореспонденція або РКК до термінових документів одержуються негайно працівниками, відповідальними за ведення діловодства у структурних підрозділах, у відділі вхідної документації для першочергового розгляду їх керівником. У разі необхідності після отримання РКК (попереджувального повідомлення) документ опрацьовується в електронному вигляді або роздруковується з АС "Діловодство та КВД" та передається на розгляд керівнику структурного підрозділу в установленому порядку.

5.3. Керівник структурного підрозділу визначає виконавця документа шляхом накладення резолюції, у якій може надавати додаткові вказівки, і повертає документ працівнику, відповідальному за ведення діловодства, який вносить індекс структурного підрозділу та/або прізвище виконавця в АС "Діловодство та КВД" та без затримки передає документ за належністю.

5.4. У разі коли документ, який надійшов на виконання до структурного підрозділу, не відповідає покладеним на нього функціям, передавання його до іншого структурного підрозділу здійснюється в день надходження або не пізніше наступного дня (терміновий - невідкладно) з відома керівника структурного підрозділу, до функцій якого належить розгляд порушених питань, лише через відділ вихідної документації.

5.5. Якщо доручення дається кільком виконавцям, то виконавець, зазначений у дорученні першим, є головним і координує роботу з його виконання.

Головний виконавець зобов'язаний узагальнити матеріали та підготувати проект відповіді.

Посадові особи, які визначені співвиконавцями, повинні подати пропозиції головному виконавцю не пізніше ніж за чотири дні до настання терміну виконання, а якщо документ терміновий - невідкладно.

Відповідальність за якісне та своєчасне виконання документа однаково несуть усі посадові особи, зазначені в резолюції, у межах компетенції кожного структурного підрозділу, який бере участь у виконанні цього документа.

5.6. Проходження і виконання документа фіксується в АС "Діловодство та КВД".

Після остаточного вирішення питання і реєстрації вихідної кореспонденції відповідна інформація вноситься працівником, відповідальним за ведення діловодства, або спеціально визначеною особою до електронної реєстраційно-контрольної картки (далі - ЕРКК).

5.7. У працівників структурних підрозділів зберігаються лише ті документи, які опрацьовуються. Опрацьовані документи передаються відповідальному за ведення діловодства для формування їх у справи.

5.8. Опрацьовані документи зберігаються працівником, відповідальним за ведення діловодства, або спеціально визначеною особою у відповідних справах згідно із затвердженою номенклатурою справ.

5.9. Службові документи зберігаються у шафах або столах, які зачиняються.

6.1. Складання документів

6.1.1. Складання документів Міністерства здійснюється відповідно до ДСТУ 4163-2003.

6.1.2. Для складання службових документів у Міністерстві використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

6.1.3. У Міністерстві використовуються бланки листів ( додаток 15) .

6.1.4. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

бланки документів повинні мати такі поля (мм):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі доручення, доповідні записки тощо) і документи, створювані від імені кількох організацій, оформляються не на бланках.

6.1.5. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Найменування Міністерства повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про нього. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксовано в положенні про Міністерство.

6.1.6. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину; накази - розпорядчу частину без констатуючої, листи - прохання без пояснень, відповіді тощо.

6.1.7. Частини текстів (розділи, підрозділи, пункти) складних документів, наказів, інструкцій, вказівок і актів перевірок розміщуються в логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу, пункту відповідного числового знака через крапку (1.1.2, 1.1.3, 2.1.1, 2.1.2).

Прізвища, найменування розміщуються в тексті в алфавітному або іншому, прийнятому для цього виду документа, порядку.

Службові документи, однорідні або близькі за змістом, уніфікуються. Макети і табличні тексти виготовляються друкарським способом і розмножуються необхідним тиражем.

Форма анкети використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак.

Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак.

Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах об'єкти, ознаки та їх показники в разі потреби кодуються.

6.2. Оформлення документів

6.2.1. Оформлення документів Міністерства здійснюється відповідно до ДСТУ 4163-2003.

6.2.2. Кожний вид документа, що складається у Міністерстві, повинен мати обов'язкові реквізити (додаток 16) і відповідний порядок їх розміщення.

При підготовці та оформленні документа перелік обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 см) для запису про державну реєстрацію.

6.2.3. Найменування Міністерства повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про нього. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксовано в положенні про Міністерство. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

6.2.4. Назва виду документа зазначається на бланку друкарським способом і повинна відповідати змісту управлінської діяльності Міністерства.

6.2.5. Заголовок до тексту документа, надрукований на папері формату А4, повинен містити короткий виклад змісту документа. Він повинен бути лаконічним і ємним, відповідати змісту тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про утворення установи; протокол (чого?) засідання комісії.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. У разі складання документа на основі уніфікованої форми, постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Заголовки не складаються для телеграм, повідомлень, для документів, текст яких друкується на папері формату А5.

6.2.6. Текст документів, оформлених на папері формату А4, друкується шрифтом Times New Roman не менше 13 кегля через 1,5 міжрядкового інтервалу і вирівнюється по всій ширині аркуша. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснення), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформляти рукописним способом.

6.2.7. Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються одна від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

6.2.8. Реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

6.2.9. Назву виду документа друкують великими літерами.

6.2.10. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади з пробілом між ініціалами та прізвищем.

6.2.11. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту "Текст") - 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6.2.12. Під час оформлення документів потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту "Адресат";

104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

121 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис";

не роблять відступу від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади в реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Копія відповідає оригіналу", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ".

6.2.13. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм.

6.2.14. Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

6.2.15. Якщо документ складається з двох і більше сторінок, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

6.3. Адресування документів

6.3.1. Документи адресуються установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку,

наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата і пишеться в давальному відмінку, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться, при цьому оригінал документа надсилається адресату, зазначеному першим, усім іншим - його копії, наприклад:

Якщо документ адресується одночасно кільком установам вищого рівня (Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Кабінет Міністрів України), Міністр підписує всі примірники і на кожному документі зазначається тільки один адресат.