Про внесення змін до Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України

9.3.3. Вилучення справ або документів зі справ, як правило, забороняється.

В окремих випадках на письмову постанову судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому провадженні, таке вилучення провадиться з письмового дозволу керівництва Міністерства. Про вилучення оригіналів справ або документів зі справ складається акт у двох примірниках (додаток 24), перший з яких залишається у структурному підрозділі, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії.

9.3.4. У разі ліквідації структурного підрозділу Міністерства керівником цього ж підрозділу забезпечується повна передача справ підрозділу постійного та тимчасового термінів зберігання до архіву Міністерства в установленому порядку. Справи формуються за роками та термінами зберігання і передаються до архіву Міністерства до моменту ліквідації згідно з описами.

9.3.5. В окремих випадках керівництво Міністерства може прийняти рішення про передачу справ структурного підрозділу, що ліквідується, іншому структурному підрозділу, на який покладається виконання функцій структурного підрозділу, що ліквідується.

Приймання-передача справ здійснюється в присутності представників двох сторін (керівників структурних підрозділів, посадових осіб, відповідальних за ведення діловодства в структурних підрозділах).

Справи постійного зберігання передаються прошитими, з внутрішнім описом, підписаним у встановленому порядку, та готовими до передавання на зберігання до архіву Міністерства.

Справи тимчасового зберігання не підшиваються та не містять внутрішнього опису. В акті при їх передаванні зазначається тільки кількість документів у справі.

Справи під назвою "Документи з грифом "ДСК" приймаються тільки з внутрішнім описом.

Сторона, що приймає, має право перевірити наявність документів у сформованих справах (користуючись при цьому журналом обліку вхідної-вихідної кореспонденції підрозділу, що здійснює передачу, або даними автоматизованої системи "Діловодство та КВД") і зафіксувати в акті приймання-передачі нестачу документів (фіксується перелік реєстраційних номерів відсутніх документів).

Приймання-передача справ здійснюється окремо за кожний рік згідно з номенклатурою підрозділу, що ліквідується.

Акти приймання-передачі справ (додаток 1) складаються у трьох примірниках (1-й - стороні, що передає, 2-й - стороні, що приймає, 3-й - відділу внутрішньої та вихідної документації, підписуються представниками обох сторін і затверджуються керівником структурного підрозділу (департаменту), підрозділ якого здійснює приймання справ.

Документи, що передаються, з моменту підписання обома сторонами акта приймання-передачі справ уважаються документами підрозділу, що їх прийняв.

Справи з терміном зберігання "Доки не мине потреба" структурним підрозділом, що ліквідується, відбираються до знищення, про що складається протокол експертної комісії структурного підрозділу, та знищуються згідно з актом.

10.1. Закінчені у діловодстві справи тимчасового зберігання (до 10 років включно), постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання та з особового складу повинні здаватися до архіву Міністерства для подальшого зберігання та використання.

Для передавання документів до архіву Міністерства необхідно здійснити:

забезпечення схоронності документів;

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ.

10.2. Експертиза цінності документів

10.2.1. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх для передачі в архів Міністерства чи до знищення.

10.2.2. Експертиза цінності документів проводиться за такими принципами:

об'єктивність - проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу;

історизм - урахування особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;

всебічність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

10.2.3. Експертиза цінності документів проводиться за такими критеріями:

походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;

зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;

зовнішні ознаки - форма фіксації та передачі змісту, засвідчення й особливості оформлення документа, стан його збереженості.

10.2.4. Експертиза цінності документів у Міністерстві проводиться:

у поточному діловодстві під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ;

під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі в складі Національного архівного фонду.

10.2.5. Експертиза цінності документів Міністерства, їх відбір для наступного зберігання здійснюються ЕК структурних підрозділів та ЕК Міністерства.

Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву Міністерства, уточнення строків зберігання справ тимчасового зберігання, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

За результатами експертизи цінності документів, що оформляються протоколами засідань ЕК структурних підрозділів (додаток 25), складаються описи справ постійного та тимчасового термінів зберігання і описи справ з особового складу за формою згідно з додатками 26 і 27 та акт про вилучення для знищення документів (справ), що не підлягають зберіганню у структурному підрозділі, за формою згідно з додатком 28.

10.3. Оформлення справ

10.3.1. Оформлення справ, заведених у діловодстві структурних підрозділів Міністерства, покладається на працівників цих підрозділів за методичною допомогою архіву Міністерства.

10.3.2. Документи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню:

підшивання в обкладинку з твердого картону;

валова нумерація аркушів у справі (починаючи з першого дня поточного року, нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо);

складання підсумкового напису та внутрішнього опису документів (додаток 29);

оформлення обкладинки справи.

10.3.3. Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

10.3.4. Окремі групи справ постійного терміну зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з наказами, розпорядженнями, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі.

Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

10.3.5. Обкладинка справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляється за встановленою формою згідно з додатком 30.

10.3.6. Після закінчення календарного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності).

10.3.7. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".

10.3.8. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються крайні дати документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

10.3.9. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і номенклатурою і за погодженням з працівником архіву Міністерства номер опису і фонду.

10.3.10. У разі зміни назви Міністерства (його структурного підрозділу) протягом періоду, за який зібрано документи у справу, або під час передачі справи до іншого Міністерства (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва Міністерства (структурного підрозділу).

10.3.11. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання робляться чітко, світлостійким чорнилом або тушшю чорного кольору.

10.4. Описи справ

10.4.1. Описи справ складаються за встановленою формою згідно з додатками 26 і 27.

10.4.2. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за ведення діловодства у структурному підрозділі, методичну допомогу якій надає працівник архіву Міністерства.

10.4.3. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу згідно з номенклатурою справ з додаванням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис справ тривалого терміну зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, передачу справ іншим структурним підрозділам Міністерства, наявність копій тощо;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером;

якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі протягом двох років, після чого передається до архіву Міністерства на постійне зберігання;

для передавання до архіву формується архівна особова справа. На обкладинці архівної особової справи відповідно до номенклатури та опису особових справ, що здаються на зберігання до архіву, позначається її номер, дата початку та закінчення формування особової справи, кількість аркушів, що в ній зберігаються (аркуші в особовій справі нумеруються);

у разі повернення особи на державну службу використовується сформована раніше особова справа.

10.4.4. Опис справ структурного підрозділу підписується особою, яка його склала, розглядається і ухвалюється ЕК структурного підрозділу, погоджується з керівником служби діловодства, після чого затверджується керівником структурного підрозділу.

10.4.5. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у трьох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Міністерства, другий залишається як контрольний у структурному підрозділі, а третій додається як підстава до протоколу засідання ЕК структурного підрозділу.

10.4.6. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Міністерства, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.

10.4.7. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання Міністерства складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому погодженню ЕПК ЦДАВО через два роки після закінчення справ у діловодстві.

Для погодження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після погодження залишається у державному архіві, а решта повертається Міністерству. Відповідно до погоджених описів Міністерство зобов'язане передавати свої справи у ЦДАВО у встановлені терміни.

10.5. Передача справ до архіву Міністерства

10.5.1. Справи постійного і тривалого термінів зберігання передаються до архіву Міністерства через два роки після закінчення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2004 рік передаються до архіву у 2007 році).

Передавання справ до архіву Міністерства структурними підрозділами здійснюється за рішенням керівництва Міністерства згідно з номенклатурою справ.

10.5.2. Приймання (передача) кожної справи здійснюється працівником сектору архіву в присутності працівника, відповідального за ведення діловодства, лише після проведення експертизи їх науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться примітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису працівник сектору архіву розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і словами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в секторі архіву Міністерства.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

10.5.3. Справи передаються до архіву Міністерства зв'язаними належним чином з прикріпленням до зав'язок ярликів, на яких зазначаються назва структурного підрозділу, крайні дати та номери справ, уміщених у в'язку, відповідно для постійного або тимчасового термінів зберігання.

10.5.4. Справи до архіву Міністерства доставляються працівниками структурних підрозділів.

10.5.5. Схоронність документів у Міністерстві забезпечується згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" сектором архіву Міністерства.

10.5.6. Зберігання, видача в тимчасове користування та передача справ на відповідне зберігання до ЦДАВО здійснюється відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву від 16.03.2001 N 16, зареєстрованих у Мін'юсті 04.05.2001 за N 407/5598.

11.1. Автоматизація діловодних процесів здійснюється для раціональної організації діловодства у Міністерстві і є засобом підвищення продуктивності управлінської діяльності.

11.2. Автоматизація діловодних процесів у Міністерстві забезпечується засобами АС "Діловодство та КВД" згідно з Інструкцією для роботи з документами в автоматизованій системі "Діловодство та КВД", затвердженою наказом Міністерства від 14.09.2007 N 303.

Забезпечення технологічного функціонування АС "Діловодство та КВД" покладено на департамент інформатизації.

11.3. Під час упровадження нових технологій роботи з документами враховуються:

доцільність упровадження технічних засобів;

можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

наявність придатних приміщень;

можливість підготовки або залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

Примітка. Документи, зазначені в пунктах 5, 7-10, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Міністерства.

Примітка. Доповідь повинна бути на одну - дві сторінки.

У разі коли питання виноситься на розгляд Кабінету Міністрів України, необхідно обов'язково зазначати стан проходження проекту в урядових комітетах.

У разі коли є посилання на абревіатури чи специфічні терміни, обов'язково надавати розшифрування.

У разі коли є посилання на статті нормативно-правових актів, обов'язково наводити текст статей, до яких уносяться зміни.

У разі коли в експертному висновку Секретаріату Кабінету Міністрів України є зауваження в частині, що стосується компетенції Мінекономіки, надається аргументація Мінекономіки щодо необхідності врахування зауважень (або підтримки рішення головного розробника).

Примітка. У разі коли питання виноситься на розгляд Кабінету Міністрів України, необхідно обов'язково зазначати стан його проходження в урядових комітетах та чи були підтримані/відхилені зауваження Мінекономіки.

Державний Герб України

Найменування Міністерства економіки України

Найменування структурного підрозділу

Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телефаксу

Назва виду документа

Дата

Індекс

Посилання на дату та індекс вхідного документа

Місце складення або видання

Гриф обмеження доступу до документів

Адресат

Гриф затвердження

Резолюція

Заголовок до тексту

Відмітка про контроль

Текст

Відмітка про наявність додатків

Підпис

Гриф погодження

Візи

Печатка

Відмітка про засвідчення копій

Прізвище виконавця і номер його телефону

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Відмітка про надходження документа