Про затвердження Інструкції про організацію діловодства в системі МВС України

З метою встановлення єдиного порядку роботи з документами, уникнення дублювання і паралелізму у сфері документообігу, удосконалення організації і ведення діловодства в центральному апараті Міністерства внутрішніх справ України, органах і підрозділах внутрішніх справ, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління МВС України, навчальних закладах та урядових органах державного управління, які діють у складі МВС України,

1. Затвердити Інструкцію про організацію діловодства в системі МВС України (додається).

2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Міністерства внутрішніх справ України, органів і підрозділів внутрішніх справ, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС України, навчальних закладів та урядових органів державного управління, які діють у складі МВС України:

2.1. Організувати вивчення у системі службової підготовки та неухильне дотримання вимог цього наказу особовим складом;

2.2. Забезпечити виготовлення журналів, бланків, які необхідні для ведення діловодства в системі МВС України, через відповідні підрозділи ресурсного забезпечення.

3. Вважати такими, що втратили чинність, накази МВС України від 22.07.93 № 435, від 04.10.2003 № 1150 та вказівки МВС України від 27.10.2003 № 11551/Гс.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра, генерал-лейтенанта міліції Гусарова С.М.

1.1. Інструкція з діловодства встановлює обов'язковий для виконання в центральному апараті Міністерства внутрішніх справ України, органах і підрозділах внутрішніх справ, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління МВС України**, навчальних закладах та урядових органах державного управління, які діють у складі МВС України, порядок підготовки, обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, що не містять секретних відомостей.

1.2. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, а також за зверненнями громадян визначається у спеціальних нормативно-правових актах.

Вимоги цієї Інструкції не поширюються на створення й обіг електронних нормативно-правових і організаційно-розпорядчих документів***.

1.3. Діловодство в системі МВС ведеться українською мовою.

1.4. Діловодство в Укрбюро Інтерполу ведеться українською мовою з використанням на бланках символіки Інтерполу відповідно до вимог цієї Інструкції з урахуванням рекомендацій Генерального секретаріату Інтерполу.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства, додержання встановлених правил і порядку роботи з документами, зверненнями громадян, запитами та зверненнями народних депутатів, своєчасність, повноту і якість виконання, а також за забезпечення належних умов роботи працівників, що виконують функції, пов'язані з діловодством, несуть керівники органів.

1.6. Безпосереднє ведення діловодства в МВС та його структурних підрозділах, органах внутрішніх справ покладається на Департамент управління справами та режиму*, перші відділи, секретаріати, канцелярії або на секретарів-друкарок**.

1.7. В органах, де за штатним розписом не передбачено посаду працівника, який повинен займатися діловодством, цю роботу покладають на спеціально уповноваженого на те працівника.

1.8. Керівники органів зобов'язані:

1.8.1. Забезпечувати організацію і ведення діловодства згідно з вимогами цієї Інструкції, регулярну (не рідше ніж один раз на рік) перевірку його стану, а також здійснювати постійний контроль за роботою канцелярій, не вимагати від підвідомчих органів звітів, зведень та інших документів, не передбачених номенклатурою справ чинними нормативно-правовими актами, та вживати необхідні заходи для скорочення службового листування.

1.8.2. Усебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації процесів діловодства, уживати необхідних заходів до оснащення підрозділів із діловодства сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними інформаційними мережами на базі персональних комп'ютерів.

1.8.3. Забезпечувати організацію навчання та підвищення кваліфікації працівників підрозділів із діловодства органів внутрішніх справ та їх структурних підрозділів.

1.9. Методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Міністерства, підпорядкованих йому підрозділах, контроль за дотриманням встановленої системи діловодства, а також розроблення і здійснення заходів щодо раціоналізації процесів діловодства, скорочення службового листування, усунення бюрократизму і зволікань під час виконання документів, організація і проведення навчання начальників перших відділів, секретаріатів, заступників начальників секретаріатів ГУМВС, УМВС, навчальних закладів, інших органів внутрішніх справ покладається на ДУСР.

1.10. Завдання, функції, порядок роботи ДУСР регламентуються Положенням про нього, затвердженим Міністром внутрішніх справ України.

1.11. Перші відділи, секретаріати ГУМВС, УМВС, науково-дослідних установ, вищих навчальних закладів, підприємств, установ, організацій системи МВС України, інших органів зобов'язані:

1.11.1. Здійснювати методичне керівництво першими відділами, секретаріатами, канцеляріями підвідомчих органів, перевіряти й контролювати їх діяльність.

1.11.2. Розробляти і здійснювати заходи, спрямовані на вдосконалення організації і ведення діловодства, а також поліпшення методів роботи працівників служби діловодства, організовувати та проводити їхнє навчання.

1.11.3. Разом із підрозділами інформаційних технологій, матеріально-технічного і ресурсного забезпечення, іншими підрозділами запроваджувати в процес ведення діловодства сучасну оргтехніку та новітні технології.

1.11.4. Організовувати, забезпечувати й контролювати приймання, облік, розсилання, систематизацію, зберігання документів, ведення справ за документами, що знаходяться в підрозділах з діловодства і безпосередньо у виконавців.

1.11.5. Відповідно до Інструкції з організації контролю в апараті МВС України, затвердженої наказом МВС України від 12.04.2003 № 394, здійснювати контроль за строками та повнотою виконання завдань, що містяться в документах.

1.11.6. Систематично вивчати й аналізувати стан відомчого листування. На основі аналізу розробляти заходи щодо його впорядкування та скорочення. Про результати і пропозиції доповідати керівництву.

1.12. ДУСР, перші відділи, відділення ГУМВС, УМВС, навчальних закладів регулярно перевіряють (згідно з планами інспектування органів, планами роботи цих служб, за вказівкою керівництва) стан діловодства в підпорядкованих органах, надають їм відповідну практичну та методичну допомогу. Про наслідки перевірок інформують їх керівників і доповідають відповідно керівництву МВС, ГУМВС, УМВС, навчального закладу, вносять необхідні пропозиції.

1.13. Права, обов'язки і відповідальність працівників, які безпосередньо здійснюють діловодство в структурних підрозділах Міністерства, ГУМВС, УМВС, науково-дослідних і навчальних закладах та інших органах, визначаються посадовими функціональними обов'язками, затвердженими відповідними керівниками.

1.14. Працівники органів внутрішніх справ персонально відповідають за дотримання встановленого порядку організації діловодства та збереження службових документів.

1.15. У зв'язку з відпусткою, хворобою працівника або його відрядженням не виконані ним службові документи за вказівкою безпосереднього начальника передаються іншому працівникові або до канцелярії з відміткою про це у відповідних обліках. У разі звільнення працівник повинен здати до канцелярії документи, журнали, справи, печатки, штампи тощо, що за ним числяться. Контроль за повним і своєчасним поверненням документів покладається на керівників структурних підрозділів органів внутрішніх справ та працівників канцелярій.

У разі виявлення факту втрати службового документа працівник зобов'язаний негайно доповісти про це безпосередньому керівникові, а також повідомити підрозділ з діловодства.

1.16. Зміст службових документів не підлягає розголошенню. Публічне використання таких відомостей допускається з дозволу керівництва органу на підставі чинного законодавства.

2.1. Порядок опрацювання вхідних документів

2.1.1. Приймання кореспонденції, адресованої МВС України, його керівникам та структурним підрозділам здійснює ДУСР.

2.1.2. Кореспонденцію, адресовану структурним підрозділам центрального апарату Міністерства, розташованим в інших місцях, а також начальникам ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м. Києві та Київській області, УМВС України в областях, м. Севастополі та на транспорті, керівникам відомчих навчальних закладів, підприємств, установ і організацій, командувачу внутрішніх військ МВС України, приймають перші відділи, секретаріати (канцелярії) цих структур.

2.1.3. Працівники групи діловодства ДУСР, перших відділів, секретаріатів (канцелярій) органів і підрозділів внутрішніх справ під час приймання кореспонденції перевіряють збереження її упаковки, правильність адресування, після чого ставлять свій підпис у реєстрі за одержання документів.

2.1.4. Листи, звернення громадян, запити і звернення народних депутатів України, подані на особистому прийомі, приймають працівники відділу розгляду звернень, прийому громадян, працівників і пенсіонерів МВС ДУСР з реєстрацією дати, а за необхідності й часу звернення.

Пакети з документами, адресованими керівництву Міністерства, з позначками "Терміново", "Вручити терміново", а також кореспонденцію, що надійшла з центральних органів виконавчої влади після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові дні передають працівникам фельдзв'язку до чергової частини МВС України (ГУМВС, УМВС), де черговий реєструє їх в журналі обліку пакетів. Наступного робочого дня вони передаються до ДУСР МВС України.

Пакети з позначкою "Терміново" за відсутності працівників першого відділу, секретаріату (канцелярії) черговий передає одному з присутніх керівників органу. Зазначені документи підлягають обов'язковій реєстрації в першому відділі, секретаріаті (канцелярії) органу.

2.1.6. За потреби оперативний черговий чергової частини МВС України доповідає про надходження пакетів керівництву Міністерства або керівництву ДУСР. У виняткових випадках, за вказівкою останніх, документи, що потребують термінового виконання, передають до відповідних служб. При цьому ДУСР повідомляє їхні відповідні реквізити для подальшого обліку і контролю за їх проходженням.

2.1.7. Пакети з документами, а також кореспонденція, що надходить до ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м. Києві та Київській області, УМВС України в областях, м. Севастополі та на транспорті, навчальних закладів, підприємств, установ і організацій, внутрішніх військ МВС України, приймають підрозділи з діловодства, а в неробочий час - черговий органу внутрішніх справ, який їх реєструє в пакетно-контрольному журналі (форма 52) і, не розпечатуючи, передає працівникам першого відділу, секретаріату (канцелярії).

2.1.8. Працівникам органів незалежно від їх службового становища забороняється приймати для виконання незареєстровані в першому відділі, секретаріаті (канцелярії) документи (крім випадків, передбачених пп. 2.1.5, 2.1.6 Інструкції).

2.1.9. Службові документи, отримані, як виняток, безпосередньо працівниками органу й адресовані цьому органу або конкретно комусь із його керівників, а також документи, одержані електронною поштою та факсимільним зв'язком, необхідно передавати до першого відділу, секретаріату (канцелярії) для реєстрації.

2.1.10. Письмові повідомлення про злочини, що надійшли до органу внутрішніх справ, негайно передають до чергової частини, де вони реєструються у встановленому порядку.

2.1.11. У канцелярії розпечатують всі конверти, за винятком тих, що мають позначку "Особисто".

2.1.12. Під час розпечатування конвертів перевіряють відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, укладають акт у трьох примірниках, один з яких надсилають відправникові, другий залишають у канцелярії, а третій передають з документом виконавцю.

Конверти зберігаються і долучаються до документів у тому разі, коли лише за ними можна встановити адресу відправника, час їхнього відправлення й одержання, або коли в них відсутні певні документи чи встановлено невідповідність їхніх номерів номерам, зазначеним на конверті. Конверти долучають також до судових, арбітражних справ, позовних заяв, касаційних скарг, скарг, заяв та листів громадян.

2.1.13. Незасвідчені (непідписані), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертають відправникові.

2.1.14. Кореспонденцію, що надходить до Міністерства іноземною мовою, у тому числі й листи громадян, надсилають до підрозділів міжнародних зв'язків для перекладу (або анотації).

2.1.15. Після перекладу (або анотації) не пізніше ніж через три доби ці документи передають для розгляду службам-адресатам. Документи, адресовані керівництву МВС України, передають до ДУСР. Якщо в них викладено питання, віднесені до компетенції підрозділів міжнародних зв'язків, ці підрозділи подають відповідні пропозиції.

Про кореспонденцію, що надходить до ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м. Києві та Київській області, УМВС України в областях, м. Севастополі та на транспорті, навчальних закладів, підприємств, установ і організацій, до внутрішніх військ МВС України іноземною мовою, доповідають керівникові органу для прийняття відповідного рішення.

2.2. Реєстрація документів

2.2.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовної позначки - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про нього.

Реєстрацію документів здійснюють для забезпечення їх обліку, контролю за їх виконанням і оперативним використанням наявної в них інформації.

2.2.2. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструють лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо він надійшов у неробочий час; створювані - у день підписання або затвердження. Якщо зареєстрований документ передають з одного структурного підрозділу в інший, його повторно не реєструють.

Реєстрації підлягають зовнішні і внутрішні документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо).

2.2.4. Для реєстрації законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, а також інших документів упроваджується автоматизований режим, що зумовлено відповідною нормативно-правовою базою.

2.2.5. Реєстрацію документів, наказів, розпоряджень, вказівок тощо щороку розпочинають із першого номера.

2.2.6. ДУСР (підрозділ з діловодства) щороку затверджує перелік індексів, які присвоюються структурним підрозділам Міністерства (органу). Під одним індексом можна об'єднати кілька управлінь, відділів, що входять до складу департаменту (головного управління). У такому разі кожному структурному підрозділу присвоюється свій номер, доданий до основного індексу через правобічну косу риску (наприклад 9/1, 9/2, 9/3 тощо).

2.2.7. На кожну категорію вхідних, вихідних та внутрішніх документів, у тому числі й таких, що надійшли для ознайомлення, заводять окремі журнали реєстрації. Реєстрацію документів внутрішнього обігу ведуть у журналі реєстрації вихідних документів, при цьому в графі "Кому адресовано" робиться позначка "Внутрішній".

2.2.8. Не підлягає обов'язковій реєстрації така кореспонденція: періодичні видання (газети, журнали тощо), наукові праці, плакати, рекламні повідомлення і проспекти, вітання (листи, телеграми тощо), повідомлення про засідання, наради й заняття, первинні документи бухгалтерського обліку, прейскуранти, листи й рапорти про дозвіл на відрядження, відпустку, малозначне листування із внутрішніх, адміністративно-господарських питань тощо, перелік якої визначають ДУСР, перші відділи, секретаріати та канцелярії за попереднім погодженням з керівництвом відповідного органу.

2.2.9. Обов'язковій реєстрації підлягають документи, одержані від вищих органів, найважливіші внутрішні документи (накази, рішення, протоколи колегії, доповідні записки, інструкції, положення, правила тощо), а також пропозиції, заяви, звернення громадян (крім анонімних).

2.2.10. На кожному документі, що підлягає реєстрації, ставиться штамп.

Штамп не ставлять на документах, що надійшли для ознайомлення з одного структурного підрозділу центрального апарату Міністерства, ГУМВС, УМВС до іншого та підлягають поверненню, а здійснюється запис у журналі обліку про їх місцезнаходження.

2.2.11. Для ведення діловодства в органі необхідно мати такі основні журнали та картки:

2.2.11.1. Журнали (журнал) реєстрації законів, постанов й інших актів Верховної Ради України, указів, розпоряджень Президента України, постанов, декретів і розпоряджень Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних (міських) рад, їх виконавчих органів, розпоряджень і рішень місцевої державної адміністрації - форма 3 (додаток 1).

2.2.11.2. Журнал обліку сховищ (сейфів), металевих шаф, ключів від них - форма 6 (додаток 2).

2.2.11.3. Журнал обліку робочих зошитів, книг внутрішнього опису, стенографічних зошитів, спецблокнотів, окремих листів для укладання таємних документів - форма 7 (додаток 3).

2.2.11.4. Розносна книга - форма 11 (додаток 4).

2.2.11.5. Журнал обліку печаток і штампів - форма 13 (додаток 5).

2.2.11.6. Журнал приймання громадян - форма 14 (додаток 6).

2.2.11.7. Журнал реєстрації звернень, заяв і пропозицій громадян - форма 15 (додаток 7).

2.2.11.8. Картка обліку видачі справи (документа) - форма 8 (додаток 8).

2.2.11.9. Журнал обліку закінчених упровадженням справ - форма 43а (додаток 9).

2.2.11.10. Журнал обліку вихідних і внутрішніх документів - форма 45 (додаток 10).

2.2.11.11. Журнал обліку вхідних документів - форма 50 (додаток 11).

2.2.11.12. Пакетно-контрольний журнал - форма 52 (додаток 12).

2.2.11.13. Внутрішній опис документів, що знаходяться у виконавця - форма 55 (додаток 13).

2.2.11.14. Журнал обліку наказів, розпоряджень, вказівок, рішень колегії - форма 61 (додаток 14).

У процесі ведення діловодства за потреби заводять інші журнали обліку.

2.2.12. Облік звернень, заяв і пропозицій громадян ведуть окремо від службової кореспонденції в журналах або на картках відповідно до відомчих нормативних актів.

2.2.13. Документи, які підлягають реєстрації, необхідно реєструвати в день їх надходження і передавати на розгляд керівництву органу або до відповідних структурних підрозділів за належністю.

Якщо зареєстрований документ є відповіддю на запит або в ньому є посилання на документи, що надійшли раніше, то під час реєстрації в журналі обліку необхідно зазначити їх номер і дату

2.3. Облік законодавчих і підзаконних актів органів державної влади

2.3.1. Облік законів, постанов, законодавчих актів Верховної Ради України, указів, розпоряджень Президента України, постанов, декретів та розпоряджень Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів міністерств і відомств України, рішень Верховної Ради України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних (міських) рад, їх виконавчих органів, розпоряджень та рішень місцевої державної адміністрації, областей здійснюється окремо від іншої службової кореспонденції в журналах форми 3.

2.3.2. З документів, зазначених у п. 2.3.1 Інструкції, що надійшли до ДУСР (підрозділів з діловодства) і не мають обмежувальних грифів, знімають ксерокопії, які, з дотриманням вимог Інструкції, передають до управління правового забезпечення й аналогічних підрозділів ГУМВС, УМВС для систематизованого юридичного обліку.

2.4. Попередній розгляд документів

2.4.1. Кореспонденцію, що надійшла до МВС чи органу внутрішніх справ, обов'язково попередньо розглядають керівники ДУСР і начальники підрозділів із діловодства у день її надходження. Телеграми розглядають негайно.

2.4.2. Керівництву МВС, ГУМВС, УМВС доповідають про всі документи і звернення, що вимагають їхнього рішення. Інші документи за вказівкою начальника ДУСР, першого відділу (секретаріату) передають до відповідних структурних підрозділів.

2.4.3. Кореспонденцію, що надходить до структурних підрозділів МВС, ГУМВС, УМВС, міських, районних, лінійних органів внутрішніх справ і підпорядкованих їм підрозділів, доповідають керівництву, після чого передають виконавцям.

Телеграми і телефонограми, що надходять до чергової частини, доповідаються керівництву і передаються виконавцям працівниками чергової частини.

2.4.4. Результати розгляду документів керівництво фіксує в резолюції, яка обов'язково повинна визначити конкретного виконавця (виконавців), передбачити дії щодо їх виконання, встановити термін виконання, мати особистий підпис керівника і дату.

2.4.5. Резолюцію накладають безпосередньо на документах, що не підлягають поверненню. На документах, які підлягають поверненню, а також на текстах законів, указів, постанов, розпоряджень, наказів, указівок тощо резолюції не пишуть - для цього використовують спеціальні бланки.

2.4.6. У разі, коли виконання документа доручено кільком особам і не визначено на кого покладено виконання (скликання, узагальнення), відповідальною за виконання є особа, зазначена в резолюції першою.

Інші співвиконавці зобов'язані на вимогу відповідального виконавця подавати необхідні матеріали і однаковою мірою відповідають за своєчасне, повне і якісне його виконання.

2.4.7. Видачу з канцелярії документів для виконання проводять тільки під розписку у відповідних формах обліку з проставленням дати.

2.5. Порядок опрацювання й відправлення вихідної кореспонденції

2.5.1. Вихідну кореспонденцію опрацьовують підрозділи з діловодства і надсилають централізовано в день її одержання від структурних підрозділів. За неможливості організувати опрацювання і надсилання вихідної кореспонденції у визначеному порядку, її направляють структурні підрозділи самостійно через поштове відділення зв'язку. Працівникам органу заборонено надсилати або передавати документи без реєстрації в канцелярії.

2.5.2. Вихідні документи, які підписав Міністр, перші заступники чи заступники Міністра (у ГУМВС, УМВС - начальник або його заступники), надсилають адресатам тільки за вихідними номерами ДУСР (перших відділів, відділень ГУМВС, УМВС). Копії таких документів зберігають у ДУСР (перших відділах, відділеннях) і структурних підрозділах, що їх підготували.

2.5.3. Якщо запит органу не потребує аргументованого пояснення, дозволяється відповідь писати на запиті й повертати його за тим же вхідним номером. При цьому в обліковому журналі роблять відповідну позначку.

2.5.4. Під час приймання від виконавців вихідних документів для реєстрації обов'язково необхідно перевіряти правильність адреси отримувача, наявність необхідних підписів на них та їхніх додатках, позначку про додатки і їх фактичну наявність, наявність віз на примірниках, що залишаються у справах органу, правильність оформлення й розміщення реквізитів. Документи, оформлені з порушенням передбачених правил, до відправлення не приймаються.

На документах, що підлягають поверненню відправнику, на верхньому березі першої сторінки під час реєстрації проставляється штамп "Підлягає поверненню".

2.5.6. Документи, що надсилають одному адресату, вкладають в один конверт, на якому проставляють всі їхні реєстраційні номери.

У разі, коли додатки надсилають у кількох пакетах, супровідний лист укладають у перший пакет, на якому ставлять його номер, а на інших пакетах до нього додається прийменник "до".

2.5.7. Під час надсилання документів до військових частин, розміщених на території України, а також на території країн СНД, на конверті зазначають поштовий індекс, найменування області, населеного пункту або пункту приписки до підприємства зв'язку, умовна назва військової частини і слова "Командирові частини (начальникові органу або закладу)".

2.5.8. Під час надсилання документів до військових частин, розміщених за межами України і СНД, зазначають поштовий індекс, умовну назву ("Польова пошта 0000" без зазначення пункту дислокації) і слова "Командирові частини".

2.5.9. Документи, що адресують постійним кореспондентам, рекомендується надсилати в конвертах із заздалегідь надрукованою повною адресою одержувача та відправника.

2.5.10. Пересилання кримінальних справ, бланків суворої звітності, печаток і штампів здійснюють через фельд'єгерський і спеціальний зв'язок. На пакетах із такими матеріалами у правому верхньому куті проставляють позначку "Службовий", нижче - адреса отримувача, їхні номери або номери супровідних листів, а також адреса відправника. На зворотному боці пакета, у місцях з'єднання клапанів, проставляють відбитки мастикової печатки відправника.

2.6. Реєстрація і порядок зберігання наказів, розпоряджень, вказівок, рішень колегії та оперативних нарад

2.6.1. Накази, розпорядження, вказівки керівництва МВС, а також рішення колегії та нарад керівництва МВС реєструють у ДУСР (підписані керівництвом ГУМВС, УМВС - у перших відділах, відділеннях) у журналі форми 61.

2.6.2. Накази щодо особового складу (про призначення, звільнення, присвоєння спеціальних звань) реєструють окремо від інших наказів, на них після номера проставляють "о/с".

2.6.3. Рішення колегії реєструють в журналі форми 61 окремо від наказів, розпоряджень і вказівок, на них після номера проставляють позначку "КМ" (для ГУМВС, УМВС - "КУ").

2.6.4. Розсилання наказів, розпоряджень, вказівок (рішень колегії, наради керівництва) здійснюється згідно зі списком розсилки, підписаним керівництвом підрозділу - автора документа. Оригінали наказів, розпоряджень, вказівок, рішень колегії тощо в ДУСР МВС України, перших відділах, відділеннях ГУМВС, УМВС підшивають до окремих справ, вносять до описів і зберігають не менше одного року, після чого передають до відомчого архіву. Підпорядкованим органам надсилають виготовлені копії.

2.6.5. Копії наказів, розпоряджень, вказівок, інструкцій, положень, рішень колегії та протоколів нарад керівництва МВС, що надходять до органу, реєструють у журналі форми 61 за розділами (наприклад, видані МВС України, органами внутрішніх справ за підпорядкованістю, іншими міністерствами й відомствами), але до справ не підшивають, зберігаючи в папках - накопичувачах, до номенклатури справ не заносять.

2.7.Реєстрація і порядок зберігання договорів

З метою контролю за використанням державного майна і фінансових ресурсів МВС укладення, реєстрація та зберігання договорів здійснюються відповідно до Порядку здійснення договірної роботи в Міністерстві внутрішніх справ України.

2.8. Тиражування документів

2.8.1. Порядок тиражування документів засобами розмножувальної техніки визначає керівник органу, а необхідність тиражування окремих документів - керівники структурних підрозділів за погодженням із керівництвом ДУСР, перших відділів, відділень, секретаріатів (канцелярій) органів.

2.8.2. Тиражування невеликих за обсягом і тиражем документів можуть здійснювати перші відділи, секретаріати (канцелярії) органів та структурних підрозділів за допомогою наявних засобів оргтехніки.

2.8.3. Документи тиражують тільки після підписання керівником і реєстрації в канцелярії. Винятком є бланки із трафаретними текстами, різні форми обліку тощо.

2.8.4. Для копіювання передають, як правило, перші примірники (оригінали) документів або рукописні тексти, що відповідають необхідним технічним вимогам.

2.8.5. Тиражування великих за обсягом документів повинен здійснювати спеціалізований підрозділ (друкарня) за такими правилами:

- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 15 );

- документи для тиражування передають до розмножувального цеху (друкарні) разом із замовленням із одночасним наданням йому номера, зазначенням дати передачі, встановленням терміну виконання замовлення;

- замовлення реєструють у спеціальному журналі обліку роботи розмножувального цеху (друкарні). Під час одержання розмноженого документа отримувач розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

- оригінали документів після виготовлення з них копій повертають за належністю.

3.1. Укладання номенклатури справ

3.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, які з'являються в діловодстві органу, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання.

3.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожного органу документом, який укладається для створення в органі їхньої єдиної системи формування справ, забезпечення їхнього обліку, швидкого розшуку документа за його змістом і видом, а також відбору документів для державного зберігання у процесі діловодства.

3.1.3. МВС України має індивідуальну номенклатуру справ, що складається з номенклатур справ його структурних підрозділів.

3.1.4. Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство в цьому підрозділі, із залученням фахівців, підписує його керівник із обов'язковим погодженням із керівником Державного архіву МВС України, архівів ГУВВ, ГУМВС, УМВС*.

3.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу укладається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

3.1.6. Під час розроблення єдиної номенклатури справ органу, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність органу загалом. При цьому використовуються положення (статути) про орган та його структурні підрозділи, штатні розписи, типові чи взірцеві номенклатури, номенклатури й описи справ за минулі роки, класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в органах, контрольні картки, оголошені наказом МВС України від 04.06.2002 № 519 із зазначенням термінів їх зберігання, а також враховують завдання органу на наступний рік.

3.1.7. До номенклатури справ структурного підрозділу і до зведеної номенклатури справ органу вносять назву справ, що відбивають задокументовані ділянки роботи органу, а також не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, зокрема довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносять до номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх вирішення.

3.1.8. Після виконання документів їх групують у справи, яким дають назви (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є викладення питання (предмета), з якого її завели. Не допускається використання в заголовку справи неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

3.1.9. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості розв'язуваних питань з урахуванням взаємозв'язку документів, уведених до конкретних справ.

Як правило, першою розміщують групу справ, до якої належать документи органів вищого рівня, за нею - група організаційно-розпорядчої документації самого органу (накази, розпорядження, вказівки тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня.

3.1.10. Кожна справа, уведена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з його індексу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. За наявності у справі томів (частин) індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

3.1.11. У кінці року номенклатуру справ структурного підрозділу обов'язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають кількість і категорію фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.

Номенклатуру справ структурного підрозділу органу укладають у двох примірниках, на кожному з яких обов'язково зазначають гриф погодження з експертною комісією (ЕК*) структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадова особа, відповідальна за архівний підрозділ органу):

- перший примірник - недоторканний, зберігається у структурному підрозділі, в якому створюється номенклатура справ;

- другий - передається до підрозділу з діловодства.

3.1.13. До складу експертних комісій входить не менше трьох кваліфікованих працівників, у тому числі працівник підрозділу з діловодства (у центральному апараті МВС, ГУМВС, УМВС до експертних комісій департаментів, головних управлінь, самостійних управлінь і відділів входить працівник Державного архіву МВС України або відповідного його підрозділу), а також включаються працівники, які безпосередньо причетні до документів і можуть правильно визначити політичне, наукове, історичне значення документів. Головою експертної комісії призначають одного із заступників начальника органу (у центральному апараті МВС, ГУМВС, УМВС - один із заступників начальника департаменту, головного управління, самостійного управління, відділу).

3.1.14. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу підрозділи з діловодства зводять в єдину (зведену) номенклатуру справ органу.

3.1.15. До номенклатури справ не вносять друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.

3.1.16. Зведену номенклатуру справ органу після її остаточного доопрацювання погоджують із експертною комісією органу й експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву МВС України або відповідного його підрозділу в ГУВВ, ГУМВС, УМВС, після чого затверджує керівник органу.

3.1.17. У номенклатурі справ структурного підрозділу, у зведеній номенклатурі справ органу впродовж року в графі "Примітка" роблять відмітки про початок уведення нових справ, перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за їх формування, про передачу справ до архівного підрозділу органу, в інші органи для їх продовження тощо.

• Типове положення про Експертну комісію департаменту, головного управління, самостійного управління, відділу МВС України та порядок проведення експертизи цінності документів викладено у Настанові з організації архівної роботи в органах внутрішніх справ, внутрішніх військах, навчальних закладах та науково-дослідних установах системи МВС України.

3.1.18. У кінці року номенклатуру справ органу обов'язково закривають підсумковим записом, який скріплює своїм підписом керівник підрозділу з діловодства. Про наявність заведених за рік справ повідомляють до архівного підрозділу органу.

3.1.19. Зведену номенклатуру справ укладають у трьох примірниках, у кожному з яких повинен бути гриф погодження з архівними установами.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігають у справі в підрозділах з діловодства;

другий - передають до архівного підрозділу органу для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

третій - надсилають до Державного архіву МВС України, з яким погоджувалися примірники номенклатури справ.

3.1.20. Зведену номенклатуру справ органу, як і номенклатуру справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядають, аналізують й уточнюють. Після внесення змін номенклатуру справ передруковують, тоді її затверджує керівник органу.

Зведена номенклатура справ підлягає перепогодженню з відповідним архівним підрозділом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи органу.

3.2. Формування справ

3.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до їхньої номенклатури. До справ вносять документи, які за змістом відповідають заголовку справи.

3.2.2. Після підшиття документів у справи здійснюють відповідні позначки в журналах реєстрації документів.

3.2.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких основних вимог:

- документи постійного і тимчасового термінів зберігання групувати в окремі справи;

- до справи вносити один примірник кожного документа;

- у справи загального провадження групувати документи одного календарного року, за винятком перехідних справ;

- справи повинні бути товщиною 30 - 40 мм і мати не більше ніж 250 аркушів.

3.2.4. Протоколи й матеріали колегії формують в окремі справи.

3.2.5. Накази щодо особового складу (про призначення, звільнення, присвоєння спеціальних звань) формують у справи окремо від інших наказів.

3.2.6. Планові та звітні документи вносять до справ того року, до якого вони належать за своїм змістом незалежно від дати їх укладання або надходження. Перспективні плани роботи формують у справи першого року їх дії, а звіти про їх виконання - у справи останнього року.

3.2.7. Листи та заяви громадян із питаннями поліпшення роботи органів, а також із запитами соціально-правового характеру формують в окремі справи.

Кожний лист (заява) і документи щодо його розгляду становлять у справі самостійну групу. Якщо надійшли повторні заяви або з'явилися додаткові документи, останні приєднуються до цієї групи документів.

3.2.8. Листування з питань службової діяльності групується до справи за календарний рік в логічній послідовності вирішення питання за хронологією: документ-відповідь розміщують після документа-запиту або ініціативного документа.

3.2.9. У разі поновлення листування документи вносять до справи поточного року із зазначенням номера справи за попередній рік, у якій зберігають документи з цього питання.

3.2.10. Документи-додатки незалежно від їх дат групують в одну справу з документами, до яких вони додаються. Додаток, який має понад 250 аркушів, формують в окрему справу, зазначаючи на основному документі, що додаток оформлено окремою справою.

3.2.11. Невиконані документи формувати у справи забороняється. Не допускається підшивати до них документи не за призначенням, зайві примірники, різні варіанти чернеток.

3.2.12. Забороняється вилучати документи зі справ або переміщати їх з однієї справи до іншої без санкції керівника підрозділу з діловодства.

3.2.13. Працівникам органів внутрішніх справ дозволяється формувати передбачені номенклатурою справи тільки з питань, що належать до їх компетенції.

3.2.14. Документи, створені за допомогою персонального комп'ютера, групують у справи на загальних підставах.

Окремі документи, які виготовлено на інших носіях (кіно-, фото-, відеоплівки та ін.), вкладають у конверти, які підшивають до справи.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці та коробці роблять відмітки про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх збереження.

3.3. Оформлення справ

3.3.1. Оформлення справ обов'язково передбачає оформлення титулу, нумерацію аркушів, брошурування (переплетення), укладання внутрішнього опису, засвідчувальний підпис в кінці справ, скріплення їх печаткою, інвентарний облік.

3.3.2. Під час заведення справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі, на її початку, перед внутрішнім описом документів, підшивають аркуш використання, який до її передачі до архівного підрозділу не заповнюють. Облік користування справою на стадії діловодства здійснюють в установленому порядку.

3.3.3. Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання роблять чорним чорнилом або чорною тушшю, справ тимчасового зберігання - синім чорнилом, пастою або за допомогою наклеєних на ній паперових ярликів.

3.3.4. На обкладинці справи загального провадження зазначають повну й офіційно прийняту скорочену назву органу, структурного підрозділу, в якому заведено і закінчено справу, гриф обмеження доступу, її номер і номер тому, заголовок, початкова і кінцеві дати документів, кількість аркушів, термін зберігання, номер статті переліку (за потреби додають інші відомості).

3.3.5. Якщо назву органу або структурного підрозділу змінювали впродовж періоду, який охоплює документи справи, на обкладинці також зазначають нову назву. Якщо справу розпочав один орган, установа, структурний підрозділ, а закінчував інший, то на обкладинці вказують обидві назви.

3.3.6. На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі, необхідно передбачити місце для архівного шифру (номер фонду, номер опису, власне номер справи).

3.3.7. Заголовок справи загального провадження, перенесений на обкладинку з номенклатури, у кінці року уточнюють. У справах з наказами, протоколами засідань колегій і нарад зазначають початковий і кінцевий номери. У справах з листуванням уточнюють склад кореспондентів. За потреби, на окремі документи, які мають важливе значення, укладають анотацію.

3.3.8. Датою справи є дата першого (за терміном) і останнього документа справи, а саме:

- для протоколів - дата (день, місяць, рік) проведення нарад, колегії;

- для вхідних документів - дата їх реєстрації в органі;

- для вихідних документів, а також наказів, розпоряджень, вказівок, інструкцій, правил тощо - дата підписання або затвердження;

- плани, звіти та документи, що до них належать, підшивають до того року, коли їх укладено, незалежно від дати укладання.

Якщо у справі є документи за попередні роки, то на її обкладинці під початковою і кінцевою датами роблять застереження: "Знаходяться документи зароки", за потреби після заголовка зазначають також назви цих документів. У позначенні дати вказують послідовно день, місяць, рік.

3.3.9. Документи постійного і тривалого зберігання (10 і більше років) підшивають або переплітають в обкладинки з цупкого картону.

Документи тимчасового зберігання (до 10 років) допускається підшивати в м'які обкладинки.

3.3.10. Документи до справ підшивають міцною ниткою в 3 - 4 проколи або переплітають друкарським способом. Під час підшивання справи з документів виймають шпильки, скріпки.

Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а також особисті, фотокартки тощо вкладають у конверти, які потім підшивають до справи.

Якщо текст документа близько підходить до краю аркуша і може бути пошкодженим під час підшивання, до нього підклеюють смугу цупкого паперу, за яку він підшивається. Аналогічно підшиваються документи великого формату, які зберігають у справі згорнутими.

Статистичні таблиці, креслення, інші документи великого формату з постійним терміном зберігання перед підшиванням наклеюють на марлю, полотно або кальку.

3.3.11. Підшиті до справи документи нумерують простим графітовим олівцем або нумератором у правому верхньому кутку аркуша, не зачіпаючи тексту. Застосування чорнила, пасти та кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

Аркуші справи, поділеної на самостійні розділи або томи, нумерують у кожному розділі, томі окремо.

Фотокартки, інші ілюстровані матеріали нумерують на зворотному боці, у лівому верхньому куті.

Аркуш, складений та підшитий за середину, нумерують як два аркуші.

Аркуш з наклеєними документами і фотокартками нумерують як один.

3.3.12. Підшиті до справи конверти з написами або вкладенням також нумерують (кожне вкладення в конверт нумерують наступним за ним номером). Якщо вкладення пронумерувати неможливо (наприклад, особисті документи, нагороди тощо), то про їх наявність робиться застереження в засвідчувальному підписі справи.

3.3.13. Підшиті до справи документи з власною нумерацією аркушів, у т.ч. друковані видання, нумерують загальним порядком або зберігають власну нумерацію, якщо вона відповідає порядковому розміщенню аркушів у справі.

3.3.14. Аркуші ознайомлення з нормативними документами, а також аркуші з резолюціями керівників щодо їх виконання нумерують і підшивають до справи разом із цими документами.

3.3.15. Документи, справи, незалежно від терміну зберігання, вносять до їх внутрішнього опису, який підшивають на початку справи (тому).

У внутрішньому описі (у графі "Примітка") зазначають факт вилучення документів зі справи (тому) з посиланням на відповідний акт.

У кінці внутрішнього опису справи працівник, який її оформив, робить підсумковий запис: зазначення посади укладача і дати укладання опису, кількість внесених до неї документів і обсяг їх в аркушах, окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису, що мають свою нумерацію.

3.3.16. У кінці справи (тому) працівник, який її оформив, із зазначенням своєї посади і дати укладання робить засвідчувальний підпис, у якому цифрами та словами вказує кількість підшитих у справі (томі) аркушів, окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису, наявність аркуша використання справи, а також конвертів із вкладеннями, особливість нумерації, стан документів тощо.

У засвідчувальному підписі справи, яка складається із самостійних розділів, зазначається кількість аркушів у кожному розділі та загальна кількість аркушів у справі.

3.3.17. Справи скріплюють печаткою (незалежно від того, прошиті вони ручним способом чи переплетені друкарським).

3.3.18. Закінчені провадженням томи справ беруть на інвентарний облік за журналом обліку журналів, картотек і закінчених провадженням справ.

3.3.19. Видача справ у тимчасове користування проводиться за картками форми 8.

3.4. Відбір документів і справ на зберігання і знищення

3.4.1. Відбір справ загального провадження для передачі на зберігання до архівного підрозділу, встановлення для справ, що мають термін зберігання з позначкою "ЕК", визначеного терміну, а також відбір справ для знищення здійснюють експертні комісії органів внутрішніх справ.

3.4.2. Порядок підготовки і передачі справ на зберігання до архівного підрозділу, а також правила користування архівними документами регламентує відповідна Інструкція з архівної роботи в органах внутрішніх справ.

3.4.3. Документи з моменту створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу органу зберігаються за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до їхньої номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначають їх індекси за номенклатурою.

3.4.4. Збереження документів і справ забезпечують керівники структурних підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство.

3.4.5. Для забезпечення збереження документів справи мають зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, шафах і столах, що замикаються.

3.4.6. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігають в канцелярії підрозділів оперативного зв'язку. На стрічці і коробці роблять відмітку про дату засідання і час запису.

3.4.7. Документи, створені за допомогою персонального комп'ютера, зберігаються на загальних підставах.

3.4.8. Видача справ у тимчасове користування представникам інших організацій здійснюється відповідно до Настанови з організації архівної роботи в органах внутрішніх справ, внутрішніх військах, навчальних закладах і науково-дослідних установах системи МВС. На видану справу заводять картку-замінник справи, у якій зазначають структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому справу видано, дату її повернення. Передбачено графи для підписів в одержанні і прийнятті справи.

3.4.9. Під час користування архівними справами забороняється робити будь-які позначки, підкреслення, загортати аркуші, розшивати справи, вилучати зі справ окремі документи і передавати їх у користування іншим органам (підрозділам) й установам.

3.5. Знищення документів

3.5.1. Знищенню підлягають документи, термін зберігання яких закінчився, або зайві примірники.

3.5.2. Документи знищують згідно з рішенням експертної комісії за актом форми 6, 7 (додатки 16, 17) залежно від видів документів, що підписують члени комісії й затверджує начальник органу (у МВС України - керівник департаменту, головного управління, самостійного управління, відділу; у ГУМВС, УМВС - начальник структурного підрозділу). Знищення документів до затвердження акта забороняється.