Про затвердження Інструкції з діловодства в системі Міністерства внутрішніх справ України

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в системі Міністерства внутрішніх справ України (далі - Інструкція), що додається.

2. Першому заступникові Міністра генерал-лейтенанту міліції Черних С.П., заступникові Міністра - керівнику апарату Лекарю С.І., заступнику Міністра генерал-майору міліції Ратушняку В.І., керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства, начальникам головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на залізницях, керівникам вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МВС організувати вивчення Інструкції та неухильне дотримання її вимог.

3. Вважати таким, що втратив чинність, наказ МВС від 24.11.2003 № 1440 "Про затвердження Інструкції про організацію діловодства в системі МВС України".

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Лекаря С.І.

5. Наказ надіслати за належністю.

1.1. Ця Інструкція встановлює обов'язковий для виконання в структурних підрозділах апарату Міністерства внутрішніх справ України, головних управліннях, управліннях МВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на залізницях (далі - ГУМВС, УМВС), органах та підрозділах внутрішніх справ, науково-дослідних установах, вищих навчальних закладах МВС, підприємствах, установах, організаціях, що належать до сфери управління МВС (далі - ОВС, органи внутрішніх справ), порядок підготовки, обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, що не містять секретних відомостей (далі - Інструкція).

1.2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві установи, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами та зверненнями народних депутатів, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

1.3. У цій Інструкції вживаються наступні терміни:

МВС України, Міністерство - Міністерство внутрішніх справ України;

керівництво МВС України (Міністерства) - Міністр внутрішніх справ, перший заступник, заступник Міністра внутрішніх справ, заступник Міністра внутрішніх справ - керівник апарату;

керівництво структурних підрозділів апарату Міністерства - начальники (директори), заступники начальників (директорів) департаментів, головних управлінь, управлінь, відділів, які мають самостійний статус і входять до структури апарату Міністерства внутрішніх справ України та Робочого апарату Укрбюро Інтерполу;

УДЗ - Управління документального забезпечення МВС;

підрозділи документального забезпечення - Управління документального забезпечення, управління, відділи, сектори документального забезпечення, канцелярії структурних підрозділів апарату Міністерства, ГУМВС, УМВС, науково-дослідних установ, вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління МВС;

уповноважений працівник - працівник, на якого покладено функції організації і ведення діловодства в підрозділі апарату Міністерства, де не передбачено введення посад діловода, завідувача канцелярії;

АІПС "Канцелярія" - автоматизована інформаційно-пошукова система "Канцелярія", що використовується для автоматизації процесів діловодства (облік документів шляхом створення електронних реєстраційних карток та накопичення інформації про рух і виконання документів) за допомогою комп'ютерної техніки;

ЕОТ - електронна обчислювальна техніка;

службовий документ - документ, що стосується діяльності структурних підрозділів апарату МВС України, ГУМВС, УМВС, органів та підрозділів внутрішніх справ, вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління МВС.

1.4. Діловодство в системі МВС ведеться українською мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

1.5. Діловодство в Робочому апараті Укрбюро Інтерполу ведеться українською мовою з використанням на бланках символіки Інтерполу відповідно до вимог цієї Інструкції з урахуванням рекомендацій Генерального секретаріату Інтерполу.

1.6. Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

1.7. Безпосереднє ведення діловодства в апараті МВС та його структурних підрозділах, органах внутрішніх справ покладається на Управління документального забезпечення (далі - УДЗ), відділи, сектори документального забезпечення, канцелярії.

1.8. Завдання, функції, порядок роботи УДЗ регламентуються Положенням про нього, затвердженим наказом Міністерства внутрішніх справ.

1.9. Основним завданням УДЗ є встановлення в апараті МВС єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах МВС.

1.10. Управління документального забезпечення відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ установи;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до Державного архіву або особі, відповідальній за ведення архіву (далі - архів);

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами апарату МВС, підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління МВС, вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів з питань діловодства;

уживає заходів до зменшення обсягу службового листування в апараті МВС, підприємствах, установах та організаціях, що належать до сфери управління МВС;

проводить регулярно (не рідше одного разу на рік) перевірку стану діловодства в структурних підрозділах МВС, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери управління МВС;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства у МВС;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в МВС;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними, у тому числі в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду установи та користування ним до передачі їх в архів;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників МВС з питань діловодства;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані (погоджені, затверджені) керівництвом МВС (примірний перелік документів - додаток 1 ), а також інші документи, засвідчення яких гербовою печаткою вимагається чинним законодавством, крім тих, які завіряються печаткою РСО;

завіряє за запитами, здійсненими в установленому порядку, копії;

погоджує структурним підрозділам апарату МВС матеріали щодо виготовлення гербової печатки цього підрозділу.

1.11. На підрозділи документального забезпечення ГУМВС, УМВС, органів та підрозділів внутрішніх справ, вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління МВС, покладається підготовка власних інструкцій з діловодства на підставі Інструкції з діловодства.

1.12. В органах та підрозділах внутрішніх справ, де за штатним розписом не передбачено посаду працівника, який повинен займатися діловодством, цю роботу покладають на спеціально уповноваженого на те працівника наказом керівника або визначають функціональними обов'язками (посадовими інструкціями).

1.13. Управління, відділи, сектори документального забезпечення ГУМВС, УМВС, науково-дослідних установ, вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління МВС, канцелярії, спеціально уповноважені особи зобов'язані:

1.13.1. Здійснювати методичне керівництво підрозділами документального забезпечення, канцеляріями підвідомчих органів, перевіряти й контролювати їх діяльність.

1.13.2. Розробляти і здійснювати заходи, спрямовані на вдосконалення організації і ведення діловодства, а також поліпшення методів роботи працівників служби діловодства, організовувати та проводити їх навчання.

1.13.3. Разом із підрозділами інформаційно-аналітичного забезпечення, матеріального забезпечення, іншими підрозділами запроваджувати в процес ведення діловодства сучасну оргтехніку та новітні технології.

1.13.4. Організовувати, забезпечувати й контролювати приймання, облік, розсилання, систематизацію, зберігання документів, ведення справ за документами, що знаходяться в підрозділах з діловодства і безпосередньо у виконавців.

1.13.5. Відповідно до Інструкції з організації контролю за виконанням документів у системі МВС України здійснювати контроль за строками виконання завдань та підготовки інформацій щодо документів, узятих на контроль підрозділом документального забезпечення.

1.13.6. Систематично вивчати й аналізувати стан відомчого листування. На основі аналізу розробляти заходи щодо його впорядкування та скорочення. Про результати і пропозиції доповідати керівництву.

1.14. За зміст, якість, строки підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, за винятком тих, що стосуються стану розслідування конкретних кримінальних справ, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають перший заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату та заступник Міністра згідно з розподілом покладених на них обов'язків.

За зміст, якість, строки підготовки та оформлення на належному рівні відповідей на запити та звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад з питань організації роботи органів досудового слідства органів внутрішніх справ та стану розслідування конкретних кримінальних справ, що перебувають у провадженні слідчих органів внутрішніх справ, відповідає начальник Головного слідчого управління.

За зміст, якість, строки підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах апарату МВС відповідають їх керівники.

1.15. На керівників підрозділів документального забезпечення покладається обов'язок зберігання печатки органу або підрозділу внутрішніх справ із зображенням Державного Герба України. У виключних випадках (вакантна посада керівника підрозділу документального забезпечення, відсутність такої посади, тощо) наказом керівника органу такий обов'язок покладається на визначену ним особу.

1.16. Керівники підрозділів документального забезпечення або інші особи, визначені в порядку, передбаченому пунктом 1.15 цієї Інструкції, засвідчують копії лише тих документів, які створюються в органі або підрозділі внутрішніх справ. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра, його першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, керівника структурного підрозділу - автора документа, крім копій за запитами на інформацію, якщо вони не містять інформацію з обмеженим доступом.

Копії документів структурних підрозділів видають з дозволу керівника структурного підрозділу - автора документа, крім копій за запитами на інформацію, якщо вони не містять інформацію з обмеженим доступом.

Керівник архівного підрозділу засвідчує копії лише тих документів, які знаходяться в архіві на постійному зберіганні.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з МВС України, а також під час формування особових справ працівників Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

1.17. УДЗ, управління, відділи, сектори документального забезпечення, канцелярії ГУМВС, УМВС, вищих навчальних закладів МВС і науково-дослідних установ, спеціально уповноважені особи регулярно перевіряють (згідно з планами інспектування органів, планами роботи цих служб, за дорученням керівництва) стан діловодства в органах, надають їм відповідну практичну та методичну допомогу. Про наслідки перевірок інформують їх керівників і доповідають відповідно керівництву МВС, ГУМВС, УМВС, вищого навчального закладу МВС, уносять необхідні пропозиції.

1.18. Права та обов'язки працівників, які безпосередньо здійснюють діловодство в структурних підрозділах Міністерства, ГУМВС, УМВС, науково-дослідних установах і вищих навчальних закладах МВС та інших органах, визначаються функціональними обов'язками (посадовими інструкціями), затвердженими їх керівниками.

1.19. Працівники органів внутрішніх справ несуть персональну відповідальність за дотримання встановленого порядку організації діловодства та збереження службових документів.

1.20. У зв'язку з відпусткою, хворобою, відрядженням працівника або його звільненням не виконані ним службові документи за вказівкою безпосереднього начальника передаються іншому працівникові або до підрозділу документального забезпечення з відміткою про це у відповідних обліках. У разі звільнення працівник повинен здати до канцелярії документи, журнали, справи, печатки, штампи тощо, що за ним числяться. Контроль за повним і своєчасним поверненням документів покладається на керівників структурних підрозділів органів внутрішніх справ та працівників канцелярій.

1.21. У разі виявлення факту втрати службового документа працівник зобов'язаний негайно доповісти про це безпосередньому керівникові, а також повідомити підрозділ документального забезпечення.

1.22. Інформація, викладена в службових документах, не підлягає розголошенню. Публічне використання таких відомостей та ознайомлення з цими документами посадових осіб, які не зазначені в резолюції до документа, допускається з дозволу керівництва органу на підставі законодавства.

2.1. Основні положення

2.1.1. Організація роботи з документами здійснюється відповідно до цієї Інструкції та Типової інструкції з діловодства в центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242.

2.1.2. Порядок організації роботи з документами, які містять службову інформацію, визначається спеціальним нормативно-правовим актом, затвердженим Кабінетом Міністрів України.

2.1.3. Відповідальність за організацію діловодства:

в апараті Міністерства покладається на Міністра внутрішніх справ;

у структурних підрозділах апарату Міністерства - на їх керівників;

в ГУМВС, УМВС, їх структурних підрозділах, міськрайлінорганах - на їх начальників;

у вищих навчальних закладах, науково-дослідних установах, на підприємствах, установах, організаціях, що перебувають у сфері управління МВС, - на їх керівників.

2.1.4. Організація діловодства в структурних підрозділах апарату Міністерства внутрішніх справ покладається на їх підрозділи з діловодства (канцелярії), спеціально уповноважених осіб, на яких функціональними обов'язками (посадовими інструкціями) покладено виконання зазначених функцій.

2.2. Документування управлінської інформації

2.2.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

2.2.2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями (статутами) ОВС, положеннями про структурні підрозділи і функціональними обов'язками (посадовими інструкціями).

2.2.3. В ОВС визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

2.2.4. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, доручення), зумовлюється правовим статусом органу чи підрозділу внутрішніх справ, компетенцією його керівника та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

2.2.5. Документ повинен відповідати положенням законодавчих актів, інших нормативно-правових актів органів державної влади, спрямовуватися на виконання МВС покладених на нього завдань і функцій.

2.2.6. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються спеціальним нормативно-правовим актом, виданим відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).

2.2.7. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

2.2.8. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи.

2.2.9. Окремі внутрішні документи (рапорти, заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

2.3. Організація документообігу та виконання документів

2.3.1. Документообіг в ОВС - це проходження документів у системі МВС з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються у МВС на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

2.3.2. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів у системі МВС найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування у МВС структурних підрозділів і робочих місць.

2.3.3. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, регламентом МВС, положеннями про структурні підрозділи тощо.

2.3.4. Особливості організації електронного документообігу визначаються відповідними інструкціями, розробленими підрозділами документального забезпечення спільно з іншими зацікавленими підрозділами органів та підрозділів внутрішніх справ, у яких використовуються такі технології організації діловодства з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

Під час упровадження у МВС системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу УДЗ разом з ДІАЗ розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

2.3.5. Організація документообігу в разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів з можливостями засобів автоматизації діловодства.

2.4. Приймання та первинне опрацювання кореспонденції, що надходить до МВС

2.4.1. Доставка документів до МВС здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою або безпосередньо працівниками органів і підрозділів внутрішніх справ (крім кореспонденції, яка має гриф обмеження доступу).

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні повідомлення, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

2.4.2. Приймання кореспонденції, адресованої МВС, його керівництву та структурним підрозділам здійснює УДЗ.

Кореспонденцію, адресовану структурним підрозділам апарату Міністерства, розташованим в інших місцях, а також начальникам ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на залізницях, керівникам науково-дослідних установ, ректорам вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС, командувачу внутрішніх військ МВС, приймають підрозділи документального забезпечення, канцелярії або спеціально уповноважені особи.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

Документи, що надійшли до МВС у неробочий час, приймаються оперативним черговим чергової частини МВС.

2.4.3. Працівники УДЗ, підрозділів документального забезпечення, канцелярій або спеціально уповноважені особи структурних підрозділів під час приймання кореспонденції перевіряють збереження її упаковки, правильність адресування, після чого ставлять свій підпис у реєстрі за одержання документів.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка в поштовому реєстрі.

2.4.4. Листи, звернення громадян, запити і звернення народних депутатів України, подані на особистому прийомі, приймають працівники відділу організації розгляду звернень та прийому громадян УДЗ з реєстрацією дати, а за необхідності й часу звернення.

2.4.5. Запити на інформацію та запити на декларацію, надіслані відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 січня 2012 року № 16 "Про затвердження Порядку зберігання документів і використання відомостей, зазначених у декларації про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру, та відомостей щодо відкриття валютного рахунка в установі банку-нерезидента", приймають працівники відділу забезпечення доступу до публічної інформації УДЗ з реєстрацією дати, а за необхідності й часу запиту.

2.4.6. Пакети з документами, адресованими керівництву Міністерства, з позначкою "Терміново", а також кореспонденцію, що надійшла з центральних органів виконавчої влади після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та інші неробочі дні передаються працівниками фельдзв'язку до чергової частини МВС (ГУМВС, УМВС), де черговий реєструє їх у журналі обліку пакетів. Наступного робочого дня вони передаються до УДЗ МВС (підрозділів документального забезпечення, канцелярій).

Пакети з позначкою "Терміново" за відсутності працівників підрозділів документального забезпечення (канцелярії або спеціально уповноважених осіб) черговий розпечатує пакети та передає одному з присутніх керівників органу. Після його розгляду керівником (накладення резолюції) його копія черговим під розпис у пакетно-контрольному журналі, із зазначенням усіх установчих реквізитів документа, передається виконавцю (виконавцям) для оперативного опрацювання та виконання. Оригінал цього документа з резолюцією керівництва передається представникам УДЗ. У разі відсутності керівництва МВС, за умови негайної потреби виконання цього документа, черговий передає його копії структурним підрозділам апарату МВС, питань діяльності яких стосується цей документ, про що робиться відповідна відмітка в нижньому лівому куті першого аркуша документа (наприклад: "К - ДКР, ДКЗ, УЮЗ"). Зазначені документи підлягають обов'язковій реєстрації в підрозділі документального забезпечення, канцелярії або спеціально уповноваженою особою.

2.4.7. За потреби оперативний черговий чергової частини МВС України доповідає про надходження пакетів керівництву Міністерства або керівництву УДЗ. У виняткових випадках, за вказівкою керівництва Міністерства, документи, що потребують термінового виконання, передають до відповідних структурних підрозділів. При цьому повідомляє УДЗ їх відповідні реквізити для подальшого обліку і контролю за їх проходженням.

2.4.8. Пакети з документами, а також кореспонденція, що надходить до ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, містах Києві та Севастополі, на залізницях, науково-дослідних установ, вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС, внутрішніх військ МВС України, приймають підрозділи з діловодства, а в неробочий час - черговий органу внутрішніх справ, який їх реєструє в пакетно-контрольному журналі (форма 52) і, не розпечатуючи, передає працівникам підрозділів документального забезпечення.

2.4.9. Працівникам органів внутрішніх справ незалежно від їх службового становища забороняється приймати для виконання незареєстровані в підрозділах документального забезпечення документи (крім випадків, передбачених п.п. 2.4.6, 2.4.7 Інструкції).

2.4.10. Службові документи, отримані, як виняток, безпосередньо працівниками органу й адресовані цьому органу або конкретно комусь із його керівників, а також документи, одержані електронною поштою та факсимільним зв'язком, необхідно передавати до підрозділу документального забезпечення для реєстрації.

2.4.11. Письмові повідомлення про злочини, що надійшли до органу внутрішніх справ, негайно передають до чергової частини, де вони реєструються в установленому порядку.

2.4.12. У підрозділах документального забезпечення розпечатують усі конверти, за винятком тих, що мають позначку "Особисто".

2.4.13. Під час розпечатування конвертів перевіряють відповідність номерів на документах і конвертах.

Конверти зберігаються і долучаються до документів у тому разі, коли лише за ними можна встановити адресу відправника, час їх відправлення й одержання або коли в них відсутні певні документи чи встановлено невідповідність їх номерів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів. Конверти долучають також до матеріалів судових, арбітражних справ, позовних заяв, касаційних скарг, скарг, заяв та листів громадян, запитів на інформацію.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється та не розглядається і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати і часу запиту (розмови телефоном, номер телефону), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит. У випадку, коли впродовж одного робочого дня від відправника документа не було отримано відсутні додатки, зазначені в документі, або окремі аркуші, а також не були виправлені помилки в оформленні документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилають відправникові, інший - зберігається у службі діловодства.

Якщо виявлено відсутність або нецілісність вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилають відправникові, інший - зберігається в службі діловодства. При цьому документ не реєструється та не розглядається.

2.4.14. Незасвідчені (не підписані), незареєстровані відправником або надіслані не за адресою документи повертають відправникові без їх розгляду та реєстрації.

2.4.15. Електронні носії інформації обов'язково передаються до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

2.4.16. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється цілісність отриманого документа за кількістю сторінок відповідно їх до нумерації, а також за змістом документа. Крім того, візуально перевіряється належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

2.4.17. Кореспонденцію, що надходить до Міністерства іноземною мовою, у тому числі й листи громадян, надсилають для організації її перекладу або підготовки анотації до структурних підрозділів апарату Міністерства, у яких проходять службу працівники, які володіють іноземною мовою, використовують її в роботі та відповідно до вимог нормативно-правових актів отримують відповідну надбавку.

Після перекладу або анотації не пізніше ніж через три доби (термінові - протягом робочого дня) ці документи передають для розгляду службам-адресатам. Документи, адресовані керівництву МВС, передають до УДЗ. Якщо в них викладені питання, які належать до компетенції підрозділів міжнародних зв'язків, ці підрозділи подають відповідні пропозиції.

2.4.18. Про кореспонденцію, що надходить до головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, містах Києві та Севастополі, на залізницях, науково-дослідних установ, вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС, внутрішніх військ МВС іноземною мовою, доповідають керівникові органу для прийняття відповідного рішення.

2.5. Реєстраційний індекс документа

2.5.1. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

2.5.2. УДЗ (підрозділ документального забезпечення) щороку або при зміні організаційно-штатної структури апарату Міністерства (органу) затверджує перелік індексів, які присвоюються структурним підрозділам апарату Міністерства (органу). Під одним індексом можна об'єднати кілька управлінь, відділів, секторів, що входять до складу департаменту (головного управління, управління, відділу). У такому разі кожному структурному підрозділу присвоюється свій номер або літерний код, доданий до основного індексу через правобічну косу риску (наприклад, Ус, 9/1, 9/2, 9/3 тощо).

2.5.3. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера або індексу за номенклатурою справ, наприклад: 140, де 140 - порядковий номер або 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15дск, де дск застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування" або 145/км, де км - індекс, який зазначає, що документ надійшов з Кабінету Міністрів України.

У вихідного документа реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа та додаткового індексу, який зазначає, хто з керівництва органу підписав документ, наприклад: № 256/Ів, де 256 - порядковий номер, Ів - індекс, який зазначає керівника органу, який підписав документ. Управлінням документального забезпечення за погодженням з Міністром, першим заступником Міністра, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату визначається індекс, який проставляється після реєстраційного номера документа, підписаного або затвердженого (погодженого) Міністром, першим заступником Міністра або заступниками Міністра. Індекс складається з двох літер прізвища ("Ів" - літери прізвища Іванов). Такі індекси на наказах після реєстраційного номера не проставляються. На вихідних документах, які реєструються в підрозділах діловодства структурних підрозділів апарату Міністерства, проставляється індекс структурного підрозділу відповідно до пункту 2.5.2 Інструкції та порядковий номер, наприклад: 9/1-1267, де 9/1 - індекс підрозділу, 1267 - порядковий номер. Дозволяється використання інших додаткових індексів.

У разі використання в реєстраційному індексі документа індексу номенклатури справи вони розміщуються у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатися також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, у якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 450/Ус/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код.

2.6. Реєстрація документів

2.6.1. Реєстрація документа - це здійснення запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставляння на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

2.6.2. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструють лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо він надійшов у неробочий час; створювані - у день підписання або затвердження. Якщо зареєстрований документ передають з одного структурного підрозділу в інший, його повторно не реєструють.

2.6.3. Реєстрації підлягають зовнішні і внутрішні документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо).

2.6.4. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 2.5.3 цієї Інструкції.

2.6.5. Для реєстрації законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, а також інших документів упроваджується автоматизований режим, що зумовлено відповідною нормативно-правовою базою.

2.6.6. Реєстрація може здійснюватися за допомогою засобів електронно-обчислювальної техніки у формі електронної картотеки (інформаційно-пошукової системи), при цьому реквізити електронно-контрольної картки повинні передбачати всі позиції, що підлягають заповненню при журнальній формі обліку.

Створюється також електронна реєстраційно-контрольна та (або) реєстраційна картка і на документ наносяться відмітки про реєстрацію (у вигляді штампа або штрих-коду із зазначенням дати і реєстраційного номера).

Під час реєстрації документа до реєстраційно-контрольних карток (далі - РКК) або реєстраційних карток (далі - РК) шляхом уведення або сканування здійснюється внесення встановленого обов'язкового складу реквізитів.

2.6.7. Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра, наказів, листів за підписом Міністра, першого заступника Міністра, заступника Міністра та заступника Міністра - керівника апарату, протоколів і рішень колегії, нарад керівництва Міністерства (під головуванням Міністра, особи, яка виконує його обов'язки, першого заступника Міністра та заступників Міністра) здійснюється централізовано Управлінням документального забезпечення.

2.6.8. У першочерговому порядку реєструються закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України, акти Президента України, копії законів України, що надійшли із Секретаріату Президента України для вивчення і візування, акти Президента України, які підлягають скріпленню підписом Міністра, кореспонденція на ім'я Міністра від Президента України, Прем'єр-міністра, Голови Верховної Ради та його заступників, керівників депутатських фракцій, голів комітетів Верховної Ради, Голови Конституційного суду, Голови Верховного Суду та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора, Секретаря Ради національної безпеки і оборони, Голови Рахункової палати України, запити та звернення народних депутатів України, а також кореспонденція з позначками ступеня терміновості доставки або виконання (далі - термінова кореспонденція).

2.6.9. Реєстрація кореспонденції, яка надходить на адресу керівників структурних підрозділів, здійснюється підрозділом документального забезпечення (канцелярією або спеціально уповноваженої особою) цього підрозділу.

2.6.10. У разі якщо до структурного підрозділу надійшов документ, адресований його керівникові, який потребує розгляду Міністром, першим заступником Міністра, заступником Міністра або заступником Міністра - керівником апарату, керівник цього підрозділу, після реєстрації в підрозділі, рапортом (доповідною запискою) доповідає керівництву Міністерства. Після визначення керівництвом Міністерства основного виконавця (виконавців) цього документа та доручень щодо його виконання зазначений рапорт (доповідна записка) передаються до Управління документального забезпечення для їх реєстрації та передачі виконавцям.

Звернення (рапорти) військовослужбовців, працівників внутрішніх справ і державної безпеки з питань, що не стосуються їх службової діяльності, реєструються та розглядаються відповідно до вимог Положення про порядок роботи зі зверненнями громадян і організації їх особистого прийому в системі Міністерства внутрішніх справ затвердженого наказом МВС від 10.10.2004 № 1177, зареєстрованого Міністерством юстиції України 26 жовтня 2004 року за № 1361/9960. Звернення (рапорти), які стосуються їх службової діяльності, у разі необхідності, реєструються в підрозділі документального забезпечення органу або підрозділу, в якому проходять службу такі особи, та опрацьовуються відповідно до вимог цієї Інструкції, якщо інше не встановлено законодавчими або нормативно-правовими актами.

2.6.11. При реєстрації формується централізована база даних РКК і РК.

2.6.12. Автоматизована база даних забезпечує працівників інформацією про всі документи, що надійшли до Міністерства, та місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей створених РК і РКК .

2.6.13. Пошук інформації щодо вхідної, внутрішньої та вихідної кореспонденції проводиться на автоматизованих робочих місцях (далі - АРМ) і здійснюється за номером, датою, змістом, підписом, індексом структурного підрозділу тощо.

2.6.14. Після реєстрації законів України, постанов Верховної Ради України, указів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, які стосуються питань діяльності органів внутрішніх справ, їх копії направляються до Управління юридичного забезпечення для кодифікації.

2.6.15. З нормативних актів, що мають гриф обмеження доступу, копії не знімаються. Відповідальні працівники Управління юридичного забезпечення ознайомлюються зі змістом цих документів згідно з резолюціями керівництва Міністерства.

2.6.16. Звернення громадян, у яких вбачається наявність відомостей, що становлять державну таємницю, негайно передаються до РСУ для опрацювання.

2.6.17. Реєстрацію документів, наказів щороку розпочинають із першого номера.

2.6.18. На кожну категорію вхідних, вихідних та внутрішніх документів, у тому числі й таких, що надійшли для ознайомлення, заводять окремі журнали реєстрації. Реєстрацію документів внутрішнього обігу ведуть у журналі реєстрації вихідних документів, при цьому в графі "Кому адресовано" робиться позначка "Внутрішній".

2.6.19. Обов'язковій реєстрації підлягають документи, одержані від вищих органів державної влади, найважливіші внутрішні документи (накази, рішення, протоколи колегії, нарад, доповідні записки, інструкції, положення, правила, методичні рекомендації тощо), а також пропозиції, заяви, звернення громадян, запити на інформацію (крім анонімних).

2.6.20. На кожному документі, що підлягає реєстрації, робиться відмітка про його надходження до МВС шляхом проставляння на лицьовому полі в правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа відповідного запису від руки або відбитку штампа, автоматичного нумератора. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи-одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

Якщо кореспонденція не підлягає розкриттю (з позначкою "Особисто"), відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

2.6.21. У разі коли установа - автор документа подає підрозділу документального забезпечення (канцелярії або спеціально уповноваженій особі) оригінал документа разом з його копією, на копії документа, що повертається установі-авторові, відмітка про реєстрацію не проставляється.

2.6.22. Відмітку про реєстрацію не ставлять на документах, що надійшли для ознайомлення з одного структурного підрозділу апарату Міністерства, ГУМВС, УМВС до іншого та підлягають поверненню, а здійснюється запис у журналі обліку про їх місцезнаходження.

2.6.23. На вимогу громадян на першому аркуші копії їх звернень, які подаються під час особистого прийому, проставляється штамп із зазначенням найменування органу, дати надходження та реєстраційного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

2.6.24. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до установи;

накази з основних питань діяльності установи (про затвердження положення, інструкції, оголошення рішення колегії, створення робочої групи (комісії), проведення перевірки звернення громадянина, службового розслідування, проведення інспекторської (контрольної) перевірки органу, вивчення стану оперативно-службової діяльності, підготовка проведення засідання колегії, наради, визначення окремих завдань (доручень) з питань оперативно-службової діяльності тощо);

накази про відрядження та накладання стягнень;

накази з кадрових питань про заохочення, призначення, звільнення (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити та звернення народних депутатів;

запити на інформацію;

запити на декларацію, надіслані відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 січня 2012 року № 16 "Про затвердження Порядку зберігання документів і використання відомостей, зазначених у декларації про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру, та відомостей щодо відкриття валютного рахунка в установі банку-нерезидента".

2.6.25. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються із додаванням до реєстраційного номера додаткового літерного індексу "ф" та з обов'язковим зазначенням у реєстраційній формі, у разі його наявності, номера факсу відправника. У разі надходження паперового примірника такого документа до реєстраційної форми додається запис про дату отримання оригіналу документа, при цьому літерний індекс не знищується, а накладені на факсограму резолюції долучаються до оригіналу документа.

2.6.26. Документи, що передаються електронною поштою в сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються із додаванням до реєстраційного номера додаткового літерного індексу "еп" та з обов'язковим зазначенням у реєстраційній формі електронної адреси відправника та адресата. У разі надходження паперового примірника такого документа до реєстраційної форми додається запис про дату отримання оригіналу документа, при цьому літерний індекс не знищується, а накладені на факсограму резолюції долучаються до оригіналу документа.

2.6.27. В органах та підрозділах внутрішніх справ може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів - журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).

2.6.28. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається в органах та підрозділах внутрішніх справ з обсягом документообігу до 600 документів на рік (форма 45 та форма 50).

2.6.29. Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз.

Кількість примірників карток визначається органом чи підрозділом внутрішніх справ і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та кількості картотек в ОВС. Як правило, роздруковуються три примірники карток: два - розміщуються в довідковій і контрольній картотеках, один - передається виконавцю разом із документом.

Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (210 х 148 міліметрів) або А6 (105 х 148 міліметрів).

2.6.30. У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

2.6.31. У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 2) із зазначенням обов'язкових реквізитів (додаток 3).

Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки в разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-контрольній картці може визначатися органом внутрішніх справ.

2.6.32. Для ведення діловодства в органі необхідно мати такі основні журнали та картки:

Журнали (журнал) реєстрації законів, постанов та інших законодавчих актів Верховної Ради України, указів, розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень Верховної Ради та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних (міських) рад народних депутатів, їх виконавчих органів, розпоряджень і рішень місцевої державної адміністрації - форма 3 (додаток 4).

Журнал обліку сховищ (сейфів), металевих шаф, ключів від них - форма 6 (додаток 5).

Журнал обліку робочих зошитів, книг внутрішнього опису, стенографічних зошитів - форма 7 (додаток 6).

Розносна книга - форма 11 (додаток 7).

Журнал обліку печаток та штампів - форма 13 (додаток 8 ).

Картка обліку видачі справи (документа) - форма 8 (додаток 9).

Журнал обліку журналів, картотек і закінчених упровадженням справ - форма 43а (додаток 10).

Журнал обліку вихідних та внутрішніх документів - форма 45 (додаток 11).

Журнал обліку вхідних документів - форма 50 (додаток 12).

Пакетно-контрольний журнал - форма 52 (додаток 13 ).

Внутрішній опис документів, що знаходяться у виконавця - форма 55 (додаток 14).