3.5.3. Робити будь-які підчищення, а також виправлення із застосуванням коректувальної рідини в актах на знищення забороняється.
Про внесення будь-яких поправок робиться застереження, що засвідчується підписами всіх членів комісії.
3.5.4. Зі справ, що підлягають знищенню, можна вилучати окремі документи, необхідні для подальшої роботи, про що робляться відповідні відмітки в акті форми 7.
3.5.5. Після знищення документів працівники, які виконали цю роботу, затверджують факт знищення підписами в акті, а в журналах обліку роблять відмітки про знищення справ, документів із зазначенням номера акта і дати його реєстрації.
3.6. Облік обсягу документообігу
3.6.1. Документообіг - це рух документів із моменту їх прийняття або створення до завершення виконання, відправлення або підшивання до справи.
3.6.2. Обсяг документообігу в органі - кількість одержаних і створених структурними підрозділами органу документів за певний період часу.
3.6.3. Загальний документообіг в органі встановлюють відповідні структурні підрозділи за групами і видами документів відповідно до реєстраційних форм.
3.6.4. Документи, створені в органі, підраховують окремо від документів, які надходять до органу (вхідні, вихідні, внутрішні).
3.6.5. Під час визначення обсягу документообігу окремо підраховують кількість документів і кількість їх примірників через правобічну косу риску, де чисельник означає кількість документів, а знаменник - кількість примірників.
3.6.6. Обсяг документообігу в органі щоквартально аналізують, інформацію про нього подають керівництву для прийняття управлінських рішень щодо вдосконалення роботи з документами.
Додаток 1
до п. 2.2.11.1 Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації законів, постанов та інших законодавчих актів Верховної Ради України, указів, розпоряджень Президента України, постанов, декретів і розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень Верховної Ради та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних (міських) рад народних депутатів, їх виконавчих органів, розпоряджень і рішень місцевої державної адміністрації - форма 3
| Порядковий обліковий номер (вхідний) і дата реєстрації | Номер і дата одержаного документа | Кількість листів | Короткий зміст | Хто ознайомлений | Виконання | Повернення документа або номер справи |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
Додаток 2
до п. 2.2.11.2 Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку сховищ (сейфів), металевих шаф, ключів від них - форма 6
| Порядковий обліковий номер | Найменування сховища (сейф, металева шафа, односекційна одностулкова, односекційна двостулкова, двосекційна
одностулкова, двосекційна двостулкова, картотечна шафа, кладова, сховище) | Інвентарний номер | Місцезнаходження сховища (підрозділ, номер кімнати,
будинку) | Прізвище особи, відповідальної за сховище | Кількість комплектів ключів та їх номери | Підписи | Примітка |
| особи, відповідальної за сховище, в одержанні ключа і дата | працівника канцелярії у прийомі ключа і дата | особи, у якої знаходяться дублікати ключів і дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
Додаток 3
до п. 2.2.11.3 Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку робочих зошитів, книг внутрішнього опису, стенографічних зошитів, спецблокнотів та окремих листів для складання таємних документів - форма 7
| Порядковий обліковий номер | Дата реєстрації | Гриф секретності | Кількість листів | Кому виданий (прізвище, ініціали) | Розписка за отримання і дата | Направлений | Повернений | Знищення |
| виконавець | працівник секретаріату | куди | вихідний номер, дата | вхідний номер, дата | номер акта | дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
Додаток 4
до п. 2.2.11.4 Інструкції
РОЗНОСНА КНИГА -
форма 11
№
з/п | Дата і час передачі | Номери переданих документів (пакетів) | Кому адресовані документи | Прізвище та завірений печаткою підпис особи, яка одержала документ (пакет), і дата. Кількість одержаних документів (словами) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
Додаток 5
до п. 2.2.11.5 Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку печаток та штампів - форма 13
| Порядковий обліковий номер | Найменування печаток (штампів) | Відбиток печаток (штампів) | Посада та прізвище співробітника, у якого
знаходиться печатка (штамп) | Розписка в отриманні печатки (штампа) і дата | Розписка працівника секретаріату в отриманні
печатки (штампа) від співробітника | Відмітка про повернення або знищення печатки
(штампа) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
Додаток 6
до п. 2.2.11.6 Інструкції
ЖУРНАЛ
прийому громадян - форма 14
| Обліковий номер | Дата прийому і хто приймав | Прізвище, ім'я по батькові відвідувача | Адреса | Короткий зміст прохання або заяви відвідувача | Результат розгляду прохання або заяви | Відмітка про виконання |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
Додаток 7
до п. 2.2.11.7 Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку пропозицій, заяв і скарг громадян - форма 15
| Обліковий номер | Дата надходження | Прізвище, ім'я по батькові заявника | Адреса | Короткий зміст звернення | Прізвище керівника, що розглянув лист | Прізвище виконавця, якому доручено виконання
листа | Відмітка про прийняте рішення і повідомлення
заявника про результати роботи | Відмітка про здійснення контролю за вирішенням
листа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
Додаток 8
до п. 2.2.11.8 Інструкції
КАРТКА
обліку видачі справи (документа) - форма 8
СПРАВА № ________
_____________________________________________________________________
(вид документа, короткий зміст справи або документа,
_____________________________________________________________________
обліковий номер і дата, гриф секретності,
_____________________________________________________________________
номер тому чи примірника, кількість аркушів)
| Дата видачі | Кому видана(ий)
(підрозділ, прізвище виконавця, сл. телефон) | Кількість аркушів справи | Підпис виконавця, який одержав справу (документ)
або ознайомився з нею (ним) | Підпис працівника секретаріату в прийомі і дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
Додаток 9
до п. 2.2.11.9 Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку закінчених провадженням справ - форма 43а
Порядковий обліковий (інвентарний) номер і гриф
таємності | Індекс підрозділу | Найменування (назва справи в номенклатурі) | Номер справи за номенклатурою | Номер тому | Кількість аркушів | Дата заведення |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| Дата закінчення | Відповідальний за зберігання справи, його підпис і
дата | Строк зберігання і стаття за переліком | Позначка про рух справи | Примітка |
номер і дата здавального опису, номер справи, до
якої підшито опис | порядковий номер у здавальному описі | куди, коли і за яким номером відправлена | номер і дата акта про знищення, номер справи, до
якої підшито акт |
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
Додаток 10
до п. 2.2.11.10 Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку вихідних та внутрішніх документів - форма 45
| Порядковий обліковий номер і гриф таємності | Кому адресований, ким підписаний | Вид і короткий зміст документа, облікові номери
додатків | Обліковий машинописний номер | Номери спецблокнота і аркушів чернетки | Кількість примірників основного документа | Номери основного документа | Кількість примірників додатка | Номери примірників додатка | Кількість аркушів у примірниках |
| основного документа | додатка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| Який вхідний номер виконано | Прізвище виконавця і найменування структурного
підрозділу | Підпис в одержанні документа для відправки, а
чернетки для знищення і дата | Підписи про знищення чернеток і дата | Підпис виконавця в одержанні копії документа і
дата | Підпис працівника в одержанні документа від
виконавця для підшивки до справи і дата | Куди підшито документ | Номер акта про знищення документа і дата | Номер реєстру (розносної книги), за яким
відправлено документ | Позначка про перевірку наявності документа | Примітка |
| номери справи і тому | номери аркушів |
| 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
Додаток 11
до п. 2.2.11.11 Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку вхідних документів - форма 50
Порядковий обліковий номер (вхідний) і гриф
таємності | Номер і дата одержаного документа | Звідки поступив, кому адресований | Вид документа і його короткий зміст | Номер примірника | Кількість аркушів |
| основного документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| Номер примірника | Кількість аркушів | Підпис особи, якій передано документ на виконання,
і дата | Підпис працівника секретаріату в одержанні
документа від виконавця і дата | Номер справи (тому), до якої (якого) підшито
документ, і номери аркушів. Номер і дата акта про знищення | Яким номером виконано документ | Позначка про перевірку наявності документа | Примітка |
| додатка | основного документа | додатка |
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
Додаток 12
до п. 2.2.11.12 Інструкції
ПАКЕТНО-КОНТРОЛЬНИЙ ЖУРНАЛ -
форма 52
Номери пакетів за порядком та їх гриф
секретності | Номер і дата реєстру (розносної книги,
розписки) | Загальна кількість пакетів (словами), що надійшли
протягом дня | Підпис фельд'єгеря (кур'єра), який доставив
кореспонденцію із зазначенням дати і часу | Звідки надійшли пакети | Номери документів, зазначені на пакеті | Підпис працівників РСП за одержання пакетів від
чергового і дата | Підпис виконавця за одержання пакета з позначкою
"Особисто" і дата | За яким вхідним (інвентарним) номером зареєстровано
документ | Позначка про передані до інших підрозділів
документи, повернення помилково засланих (номер реєстру, розносної
книги, розписки і дата) | Позначка про перевірку наявності документів | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |