Про затвердження Інструкції з діловодства в Державній судовій адміністрації України

Відповідно до частини п'ятої статті 153 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, та з метою вдосконалення діловодства та архівної справи в Державній судовій адміністрації України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Державній судовій адміністрації України (далі - Інструкція), що додається.

2. Управлінню організаційного забезпечення та контролю (Парубченко Т.В.) не пізніше наступного робочого дня за днем видання цього наказу довести його до працівників Державної судової адміністрації України, начальників територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, керівників державних підприємств, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України.

3. Керівникам структурних підрозділів Державної судової адміністрації України забезпечити неухильне дотримання підлеглими працівниками вимог Інструкції.

4. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, керівникам державних підприємств, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, розробити й затвердити власні інструкції з діловодства.

5. Прес-службі (на правах сектору) (Пастухова В.М.) розмістити в розділі "Нормативно-правова база" рубрики "Інше" офіційного сайту Державної судової адміністрації України цей наказ не пізніше наступного робочого дня за днем його видання.

6. Даний наказ набуває чинності з 01.12.2017.

7. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 23.03.2011 № 73 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Державній судовій адміністрації України" (зі змінами).

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Булку О.А.

1. Ця Інструкція встановлює єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в Державній судовій адміністрації України (далі - ДСА України).

2. У цій Інструкції терміни вживаються в таких значеннях:

архів ДСА України - структурний підрозділ ДСА України, що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними;

фонд - сукупність архівних документів ДСА України, сформованих на підставі зв'язку між документами та (або) їх утворювачами;

бланк службового документа - уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією та наявним місцем для фіксування змінної інформації;

витяг - засвідчена копія частини тексту службового документа;

галузевий перелік документів - перелік видів документів, створюваних у процесі профільної діяльності всіх установ певної галузі чи сфери діяльності, зі строками їх зберігання;

державні архівні установи - центральні, галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва та Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій;

джерела комплектування - юридичні та фізичні особи, що є утворювачами чи власниками документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що підлягають передаванню до архівних установ в обов'язковому порядку або на підставі угоди;

джерела формування НАФ - установи, що є створювачами чи власниками документів цього Фонду;

діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами;

документаційний (документальний) фонд - сукупність службових документів, що нагромадились або зібрані в процесі діяльності установи, склад і процес формування якої визначають її нормативні документи;

документообіг в установі - рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення;

експертиза цінності документів в установі - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ;

зона комплектування - адміністративно-територіальна одиниця, в якій перебувають установи, на які поширюються повноваження відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради);

інструкція з діловодства - обов'язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства установи;

копія документа - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа та в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак;

номенклатура справ - обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ;

огляд архівних документів - архівний довідник, що містить систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів з їх джерелознавчим аналізом;

опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;

орган вищого рівня - установа, що здійснює функції управління щодо безпосередньо підпорядкованих їй установ;

організаційно-розпорядча документація - уніфікована підсистема управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської праці;

організація роботи зі службовими документами - організація здійснення документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними в поточній діяльності установи;

оригінал службового документа - примірник службового документа, що має оригінальний підпис посадової (службової) особи установи;

перелік типових документів - перелік видів документів, створюваних під час виконання загальних для всіх установ функцій управління, зі строками їх зберігання;

покажчик - архівний довідник, що містить систематизований перелік об'єктів чи явищ, згадуваних в архівних документах, із зазначенням їх пошукових даних;

реквізит службового документа - обов'язковий елемент, зафіксований у документі для його ідентифікації, організації обліку та надання йому юридичної сили;

служба діловодства - структурний підрозділ ДСА України, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи;

службовий документ - офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений установою у процесі її діяльності та має відповідні реквізити;

строк зберігання документа - період обов'язкового зберігання службового документа, визначений законодавством унаслідок проведення експертизи його цінності;

унікальний документ - документ НАФ, що становить виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості Українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину;

управлінський документ - службовий документ, спрямований на виконання установою функцій, що забезпечують її діяльність. До управлінських документів належать організаційно-розпорядчі, первинно-облікові, банківські, фінансові, звітно-статистичні, планові, ресурсні тощо;

фондоутворювач - установа, у результаті діяльності якої утворилися документаційний та відповідно архівний фонди;

формування справ - групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

3. Особливості організації діловодства зі службовими документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян та запитами на інформацію визначаються іншими нормативно-правовими актами та наказами ДСА України.

Особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з електронними документами), а також наказами ДСА України.

4. Викладені в Інструкції з діловодства в ДСА України (далі - Інструкція) правила й рекомендації щодо порядку здійснення діловодства в ДСА України розроблені відповідно до Конституції України та законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі - Правила організації діловодства), а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі - регламенти та національні стандарти).

Перелік документів, проходження яких у ДСА України переведено в електронну форму, крім документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, звернень громадян, запитів на інформацію та електронних документів, що в установлених законом випадках не можуть бути застосовані як оригінали, затверджується Головою ДСА України. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній і паперовій формі.

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в ДСА України повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

5. Голова ДСА України відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату й несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами.

6. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники.

7. Організація діловодства в ДСА України покладається на відділ документального забезпечення управління організаційного забезпечення та контролю (далі - служба діловодства).

Організація діловодства в структурних підрозділах ДСА України покладається на працівників, відповідальних за ведення діловодства, визначених відповідним наказом ДСА України, та в посадових інструкціях яких додатково зазначаються ці обов'язки.

ДСА України організовує діловодство відповідно до цієї Інструкції.

8. У ДСА України призначається особа, відповідальна за архів ДСА України, яка входить до складу служби діловодства.

9. Служба діловодства працює на підставі положення про неї, яке затверджується в порядку, визначеному законодавством.

Особа, відповідальна за архів, працює на підставі посадової інструкції, в якій зазначаються її обов'язки, права та відповідальність.

10. Керівництво ДСА України зобов'язано забезпечити архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами.

11. Матеріальний носій інформації управлінського документа, що створений в ДСА України, способи та засоби її фіксування повинні забезпечувати збереженість документа протягом визначеного строку його зберігання.

12. Власником управлінського документа є установа, яка створила або отримала цей документ і внесла його до складу документаційного фонду.

13. Спірні питання щодо права власності на управлінські документи вирішуються у судовому порядку.

14. Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи повинно(а) бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів, що здійснюється за письмовою вказівкою керівника установи, в установі обов'язково залишаються копії цих документів, засвідчені відповідно до пунктів 197, 198 цієї Інструкції, та протокол вилучення (виїмки).

Документи НАФ, вилучені відповідно до закону за вмотивованим рішенням слідчого, судді, суду, підлягають обов'язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після провадження у справі.

15. Створювані управлінські документи повинні відповідати правовому статусу установи.

Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів у ДСА України визначається актами законодавства, зокрема, Законом України "Про судоустрій і статус суддів", а також Положенням про Державну судову адміністрацію України, положеннями про структурні підрозділи ДСА України і посадовими інструкціями.

16. Управлінські документи установи за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (зі змінами) (далі - ДКУД).

17. Організаційно-розпорядча документація ДСА України, що є одним із класів управлінської документації, поділяється на:

організаційну, що містить правила, норми, що визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад ДСА України, функціональний зміст діяльності ДСА України та її підрозділів (положення про ДСА України, положення про структурні підрозділи ДСА України, посадові інструкції, штатні розписи, тощо);

розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності ДСА України, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань (рішення, накази);

інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо).

18. Право на видання певного виду розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу,) закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється правовим статусом установи та порядком прийняття управлінських рішень.

Відповідно до Положення про Державну судову адміністрацію України Голова ДСА України видає накази.

19. Спільні розпорядчі документи установ, що видають однакові за формою документи (рішення, накази), видаються у відповідній формі.

Спільні розпорядчі документи установ, уповноважених видавати різні за формою документи, видаються у формі рішення, яке має правову силу розпорядчого документа кожної установи, що приймає цей документ.

Розпорядчий документ може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим розпорядчим документом.

20. Проекти розпорядчих документів, що зачіпають інтереси інших установ, повинні попередньо погоджуватися з ними. У разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або суть розбіжностей зазначається в супровідному листі.

21. Хід обговорення питань і рішень, що приймаються на засіданнях колегіальних органів (колегіях, радах, зборах, нарадах), фіксується в протоколі. Протокол складається на підставі записів, зроблених під час засідання (стенограм, фонограм), та документів, підготовлених до засідання (текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів постанов або рішень, порядку денного, списку запрошених тощо).

22. У межах повноважень ДСА України може надсилати листи при виконанні оперативних зв'язків з органами вищого рівня, функціональними органами, підлеглими та іншими установами, підприємствами та організаціями, а також громадянами.

Листування між структурними підрозділами необхідно уникати й застосовувати усні роз'яснення, вирішення питань по телефону, листування електронною поштою ДСА України тощо.

23. Доведення до відома структурних підрозділів ДСА України, територіальних управління Державної судової адміністрації України, судів розпорядчих документів органів вищого рівня або інших установ здійснюється у формі, встановленій автором документа.

Накази ДСА України доводяться до виконавців у вигляді копій.

Протокольні рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у формі, встановленій положенням про ці органи.

Документи без адресної частини (плани, звіти, довідки, акти тощо) та документи, що підлягають поверненню, електронні носії інформації надсилаються із супровідним листом.

24. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003", затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ 4163-2003).

25. Під час підготовки, оформлення та/або опрацювання документів застосовують реквізити, що відповідають призначенню документа або способу його опрацювання.

Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

26. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів ДСА України відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-XII "Про Державний Герб України".

Зображення Державного Герба України, розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування ДСА України а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

27. Код ДСА України проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про ДСА України".

28. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

29. Повне найменування - Державна судова адміністрація України відповідає найменуванню, зазначеному в Положенні про Державну судову адміністрацію України, затвердженому відповідним рішенням Ради суддів України. Скорочене найменування Державної судової адміністрації України - ДСА України. Скорочене найменування розміщується без дужок нижче повного найменування окремим рядком у центрі бланку документа.

30. Довідкові дані про ДСА України містять: поштову адресу, номери телефонів, факсів, код ЄДРПОУ, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування ДСА України.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

31. Назва виду документа зазначається на бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

32. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Порядок формування реєстраційних індексів певних груп документів ДСА України зазначається в пунктах 230-232 цієї Інструкції.

33. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

34. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

35. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами й розташовується без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться в називному відмінку, а посада й прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилання, на кожному документі зазначається тільки один адресат.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270. Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Якщо документ надсилається фізичній особі, то в називному відмінку зазначається прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулиця, номер будинку й квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

У разі надсилання документа органам влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі надсилання документа кореспондентам країн далекого зарубіжжя зазначається повна поштова адреса англійською мовою (або латинськими літерами).

37. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

38. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

39. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, або особа, навпроти прізвища якої зазначено слово "скликання", скорочено "скл.". Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду. Головному виконавцю документа надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу.

40. На документах зі строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

41. Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання, або на окремих аркушах із зазначенням реєстраційного індексу й дати документа, якого вона стосується.

42. Також на окремих аркушах або спеціальних бланках резолюція може оформлятися в разі, коли документ підлягає поверненню.

43. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа та бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

44. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

45. Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

46. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

47. Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

48. У разі необхідності повернення документа установі-авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

49. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

50. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

51. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), розміщується гриф затвердження відповідно до пунктів 117-118 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)".

52. На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, зазначається відмітка у верхньому правому куті першого аркуша додатка, наприклад:

53. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату й номер, наприклад:

54. У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

55. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

56. У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

57. Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

58. Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів ДСА України на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

59. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

60. Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

61. Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про зміни до кошторису на II квартал 2014 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік погашення заборгованості на II квартал 2014 р. на 2 арк. в 1 прим.

62. Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20.03.2014 № 595/03-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

63. Якщо додаток надсилається в електронному вигляді (електронними засобами зв'язку), про це робиться відповідний запис, наприклад:

Додаток: на 3 арк. в електронному вигляді.

64. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

65. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

66. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 256 23 29

Петренко (044) 256 23 29

67. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи ставиться у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату й номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова "До справи", номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади та підпис виконавця. Наприклад:

68. Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, прізвище виконавця та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

69. На документах, що підлягають поверненню, відмітки про їх опрацювання в ДСА України не проставляють.

70. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

71. ДСА України здійснює діловодство державною мовою. Документи оформлюють державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюють українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

72. Обмеження доступу до інформації, що містять управлінські документи, і надання їм відповідних грифів ("Для службового користування", "Конфіденційно", "Таємно" тощо) здійснюються відповідно до законодавства.

73. Організаційно-розпорядчі документи оформляють на бланках. Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2003.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі береги (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

Зразки бланків затверджуються наказом ДСА України.

74. У ДСА України використовують такі бланки документів з поздовжнім розміщенням реквізитів:

бланки для листів у кольоровому вигляді (додаток 2);

бланки для листів у чорно-білому вигляді (додаток 3);

бланки наказів (додаток 4).

Бланки для листів ДСА України виготовляються в кольоровому та чорно-білому вигляді.

Бланк для листа ДСА України в кольоровому вигляді застосовується при підготовці документів, що надсилаються:

Президентові України, Голові Верховної Ради України, Прем'єр-міністрові України, Главі Адміністрації Президента України, членам Кабінету Міністрів України, Генеральному прокурору України, Секретарю Ради національної безпеки і оборони України, головам комітетів Верховної Ради України, народним депутатам України, Голові Ради суддів України, Голові Конституційного Суду України, Голові Вищої ради правосуддя, Голові Верховного Суду, головам вищих спеціалізованих судів, Голові Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Голові Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Голові Ради міністрів Автономної Республіки Крим, головам обласних державних адміністрацій.

В інших випадках використовується бланк для листа ДСА України в чорно-білому вигляді.

Територіальні управління Державної судової адміністрації України виготовляють бланки для листів за зразком, наведеним у додатку 5 до цієї Інструкції.

75. Бланки документів структурних підрозділів, бланки документів посадової особи розробляються в тому разі, якщо керівник структурного підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень.

На бланках посадових осіб та бланках структурних підрозділів, що не є юридичними особами, не відтворюються зображення гербів.

76. У разі ведення листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовлятися бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, у межах України не використовуються.

77. Бланки виготовляються друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки на папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Для виготовлення бланка розробляється його макет у масштабі 1:1, на якому мають бути нанесені постійні реквізити бланка, необхідні відмітки для перемінних реквізитів, а також зазначені розміри зон розташування реквізитів.

78. Не на бланках оформлюються деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ.

Спільні розпорядчі документи та листи оформлюються на чистих аркушах паперу із зазначенням найменувань установ на одному рівні, а назви виду документа - посередині. Ліворуч зазначається дата, праворуч - реєстраційний індекс (номер). При цьому зображення гербів, емблем, товарних знаків (знаків обслуговування) не відтворюються.

79. Право на застосування гербових печаток (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або печаток установи із зазначенням найменування установи та ідентифікаційного коду (далі - печатка установи) закріплюється у положенні установи і зумовлюється її правовим статусом.

У ДСА України застосовується гербова печатка та мала гербова печатка ДСА України.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою ДСА України.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, малою гербовою печаткою визначається в ДСА України відповідно до законодавства, нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, малою гербовою печаткою (додаток 6).

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

80. У ДСА України застосовуються печатки структурних підрозділів (служби діловодства, управління з питань персоналу, відділу аудиту), печатки для окремих категорій документів (для пакетів, для відряджень тощо), а також металеві печатки - для опечатування приміщень, шаф, сейфів.

Відбиток печатки без зображення герба ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

81. У ДСА України застосовуються штампи з повним найменуванням та адресою ДСА України та інші штампи.

82. Наказом Голови ДСА України визначаються види й кількість печаток, штампів, що застосовуються, місце їх зберігання, посадові особи, відповідальні за їх зберігання та порядок застосування печаток і штампів.

83. Право засвідчення документів та їх копій може надаватися посадовим та іншим особам на підставі довіреності.

84. У посадових інструкціях визначаються повноваження щодо засвідчення документів та їх копій.

85. Відбиток печатки, що засвідчує підпис посадової особи, ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи. У документах, створених на основі уніфікованих форм, печатка ставиться на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М. П.".

86. Облік усіх печаток та штампів, що застосовуються в ДСА України, ведеться в журналі за формою, наведеною в додатку 7 до цієї Інструкції.

Видача печаток, штампів посадовим особам здійснюється під підпис у відповідному журналі.

87. Печатки зберігаються у шафах (сейфах), що замикаються й опечатуються.

88. Перевірка наявності печаток і штампів здійснюється щороку комісією, призначеною наказом ДСА України, та оформлюється актом.

89. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів).

Дату оформляють відповідно до ДСТУ 4163-2003 цифровим або словесно-цифровим способом.

Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число та місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 10.04.2016.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 01 квітня 2016 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 10 квітня 2016 р.

90. Усі реквізити на документі, пов'язані з його проходженням і виконанням, датуються та підписуються. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його візує, погоджує або затверджує. Дата зазначається нижче підпису ліворуч.

91. Під час реєстрації документа його дата проставляється працівником служби діловодства в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному місці на бланку.

У документах, складених не на бланку (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо), дата проставляється автором документа нижче підпису.

92. На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

93. У разі виникнення потреби в проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

94. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх повноважень вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

95. Внутрішнє погодження оформляють шляхом проставляння візи, яка оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003 й включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище посадової особи, яка візує документ, дату візування. У разі потреби може бути зазначена посада особи, яка візує документ.

96. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

У разі необхідності відправлення кореспонденції адресату тільки з використанням засобів електрозв'язку виготовляється один примірник листа (оригінал), на зворотному боці якого проставляються візи.

Проекти наказів візуються на першому примірнику як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо.

У деяких випадках допускається поаркушне візування документів.

У ДСА України поаркушно візуються договори.

97. Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка. Наприклад:

Начальник відділу

підпис, ініціал (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауважень обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

98. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ в установі, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

99. Внутрішнє погодження проекту документа залежно від його змісту проводиться в такій послідовності: працівником, який підготував документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, керівником самостійного структурного підрозділу, посадовими особами, які зазначені в проекті документа як виконавці, начальником планово-фінансового управління або начальником управління бухгалтерського обліку та звітності (якщо проект документа стосується фінансових питань), начальником юридичного управління (у разі погодження проектів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи), радниками Голови ДСА України (у разі, якщо вони залучались до підготовки документа), заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проекті документа, посадовою особою, до функціональних обов'язків якої належить здійснення літературного редагування документів (далі - літредактор).

100. Проекти наказів з основної діяльності візуються працівником, який підготував проект документа, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, керівником самостійного структурного підрозділу, керівниками структурних підрозділів, які визначені в проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, начальником управління забезпечення діяльності керівництва ДСА України, начальником управління організаційного забезпечення та контролю, начальником юридичного управління, головним спеціалістом з питань запобігання та виявлення корупції, заступниками Голови ДСА України, які відповідають за питання, що містяться в проекті документа, посадовою особою, до функціональних обов'язків якої належить здійснення літературного редагування документів.

101. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу), з надання відпусток, про відрядження, про дисциплінарні стягнення візуються виконавцем, керівником структурного підрозділу виконавця, начальником управління з питань персоналу (далі - кадрова служба), начальником юридичного управління, начальником управління бухгалтерського обліку та звітності, заступником Голови ДСА України, який спрямовує, координує та контролює діяльність кадрової служби.

Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) про призначення/звільнення візуються виконавцем, керівником структурного підрозділу виконавця, кадровою службою, начальником юридичного управління, головним спеціалістом з питань запобігання та виявлення корупції, начальником управління бухгалтерського обліку та звітності, посадовою особою ДСА України, яка спрямовує, координує та контролює діяльність кадрової служби.

102. Проекти вихідних листів, підготовлених на виконання завдань, визначених законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України (далі - акти органів державної влади), рішеннями з'їзду суддів України, Ради суддів України, а також відповідей на запити й звернення народних депутатів України, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, погодження проектів нормативно-правових актів у зв'язку із зверненнями органів державної влади та органів місцевого самоврядування, візуються:

виконавцем;

керівником структурного підрозділу виконавця;

керівником самостійного структурного підрозділу;

начальником юридичного управління;

начальником управління забезпечення діяльності керівництва ДСА України;

керівниками інших структурних підрозділів, які відповідають за питання, що містяться в проекті листа, якщо вони не подавали письмових пропозицій;

радниками Голови ДСА України (у разі, якщо вони залучались до підготовки документа);

заступником Голови ДСА України, який спрямовує, координує та контролює діяльність структурного підрозділу, що подає проект листа;

заступниками Голови ДСА України, які відповідають за питання, що містяться в проекті листа, літредактором.

Проекти інших вихідних листів візуються:

виконавцем;

керівником структурного підрозділу виконавця;

керівником самостійного структурного підрозділу;

начальником управління забезпечення діяльності керівництва ДСА України (у разі підписання листів Головою ДСА України);

керівниками інших структурних підрозділів, які відповідають за питання, що містяться в проекті листа, якщо вони не подавали письмових пропозицій;

радниками Голови ДСА України (у разі, якщо вони залучались до підготовки документа);