563. Видавання справ у тимчасове користування іншій установі оформлюють у порядку, зазначеному у пунктах 482, 483 цієї Інструкції.
Розділ XIII. Організація роботи архіву
Глава 1. Планування роботи архіву
564. Річне планування проводиться на підставі визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу. Річний план складається за формою, наведеною в додатку 56 до цієї Інструкції.
Плани підписує особа, відповідальна за архів і затверджує Голова ДСА України.
565. Архів складає графік приймання справ від структурних підрозділів, який підписує особа, відповідальна за архів. Графік узгоджується з керівниками структурних підрозділів та затверджується Головою ДСА України.
Графік включає найменування структурних підрозділів, у діяльності яких створюються архівні документи, строк їх приймання, назви посад та ініціали, прізвища осіб, відповідальних за передавання документів до архіву.
В установах, що не мають структурного поділу, графік приймання справ в архів установи не складається.
Глава 2. Звітування та облік роботи архіву
566. За підсумками роботи архів складає звіт про виконання річного плану. Звіт складається за аналогічною формою плану, а також з додаванням видів робіт, що виконані поза планом, та відомостей про виконання графіка. Останні включаються в кінці звіту окремими розділами.
Звіти підписуються особою, відповідальною за архів.
Глава 3. Здійснення контролю за станом архівної справи
567. Архів спільно зі службою діловодства здійснюють контроль:
за станом архівів і організацією документів у діловодстві в територіальних управліннях ДСА України, державних підприємствах, що належать до сфери управління ДСА України;
за станом формування, оформлення справ у структурних підрозділах ДСА України, підготовки документів та справ до передавання на архівне зберігання.
568. Перевіряння в підвідомчих установах проводяться не рідше одного разу на п'ять років, а в структурних підрозділах ДСА України - не рідше одного разу на рік. Допускається проведення позапланових перевірок та контрольних перевірок.
569. За підсумками перевіряння складається довідка або доповідна записка на ім'я Голови ДСА України, у якій аналізується стан роботи архівів і діловодства, пропонуються заходи щодо усунення виявлених недоліків і подальшого поліпшення роботи. За підсумками перевіряння може видаватися наказ.
Розділ XIV. Передавання справ на постійне зберігання
Глава 1. Порядок передавання документів на постійне зберігання
570. Передавання документів ДСА України на постійне зберігання до ЦДАВО України здійснюється щороку після закінчення граничних строків зберігання в архіві ДСА України, зазначених у пунктах 380-382 цієї Інструкції.
571. Перед передаванням справ на постійне зберігання архівом спільно з представником ЦДАВО України проводиться перевіряння наявності, фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом ДСА України.
572. Документи передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за описами, затвердженими в порядку, визначеному в пунктах 392-394 цієї Інструкції.
Разом зі справами на постійне зберігання передається історична довідка про ДСА України та її документи або продовження історичної довідки.
Глава 2. Оформлення приймання-передавання справ на постійне зберігання
573. Надходження документів на постійне зберігання оформлюється актом про приймання-передавання за формою, наведеною в додатку 57 до цієї Інструкції, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до ЦДАВО України, а другий залишається у справі фонду архіву ДСА України.
574. Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ на постійне зберігання. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві ДСА України.
575. Якщо при прийманні-передаванні виявлено невідповідність між підсумковим записом в опису та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий запис, у якому наводяться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.
На відсутні справи складається акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 48 до цієї Інструкції, та надається довідка про проведені заходи щодо їх розшуку.
576. Номери відсутніх справ застерігаються в акті приймання-передавання документів на постійне зберігання.
Розділ XV. Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи
Глава 1. Приймання-передавання документів під час зміни керівника установи
577. Під час зміни керівника установи наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів та в архіві, а також облікових документів та довідкового апарату до них відбиваються окремим розділом в акті приймання-передавання установи.
578. Відповідно до облікових даних служби діловодства та архіву в акті наводяться окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архіві, у тому числі кількість справ, що внесені до НАФ.
Глава 2. Приймання-передавання справ під час зміни особи, відповідальної за архів
579. Під час зміни особи, відповідальної за архів приймання-передавання справ, облікових документів та довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю архіву здійснюється за актом, наведеним у додатку 58 до цієї Інструкції.
580. Для приймання-передавання архіву наказом Голови ДСА України призначається комісія у складі не менше трьох осіб, у тому числі представника служби діловодства.
581. Під час приймання-передавання архіву перевіряються наявність і стан:
справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу);
облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);
печаток і штампів, якими користується архів;
стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації;
умов зберігання документів.
582. Акт приймання-передавання справ під час зміни особи, відповідальної за архів, підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії та затверджується Головою ДСА України.
583. У випадку виявлення нестачі справ, обладнання та інвентарю архіву, комісія негайно інформує Голову ДСА України для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна архіву.
Глава 3. Порядок передавання документів у разі припинення установи
584. Порядок передавання та подальшого користування документами у разі припинення установи передбачається в розпорядчому документі про її припинення.
Передавання документів установи, що припиняється, входить до обов'язків комісії, створеної для передавання справ і майна.
585. У разі припинення установи кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для її припинення.
586. Якщо установа припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня.
587. У разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (далі - реорганізація) з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.
588. Якщо функції установи, що реорганізується, передаються декільком іншим установам, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені у діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня.
Документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу до установ-правонаступників, передаються цим установам за належністю.
589. У разі реорганізації установи, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.
590. У випадку банкрутства установи передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, встановленому Законом України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом".
| Начальник управління організаційного забезпечення та контролю | Т. Парубченко |
( Додатки 1-58 )
Додаток 59
до Інструкції з діловодства
в Державній судовій
адміністрації України
(пункт 222)
ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ,
які передаються безпосередньо на розгляд відповідальному структурному підрозділу Державної судової адміністрації України
( Інструкцію доповнено новим додатком 59 згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 198 від 22.06.2022 )( Текст взято з сайту ДСА України http://dsa.court.gov.ua )