Про Порядок передавання виборчої та іншої документації виборчих комісій та комісій із всеукраїнського та місцевих референдумів на зберігання до архівних установ

Відповідно до статті 88 Закону України "Про вибори Президента України", пунктів 1, 2 частини другої статті 30, пункту 18 частини другої статті 31, статті 118 Закону України "Про вибори народних депутатів України", пункту 21 частини другої статті 24 та статті 89 Закону України "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів", пункту 6 статті 26 Закону України "Про всеукраїнський та місцеві референдуми", за погодженням з Державним комітетом архівів України, керуючись пунктами 5, 13 статті 17 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія

1. Затвердити Порядок передавання виборчої та іншої документації виборчих комісій та комісій із всеукраїнського референдуму на зберігання до архівних установ (додається).

2. Виборчим комісіям з виборів Президента України, народних депутатів України, комісіям із всеукраїнського референдуму забезпечити дотримання цього Порядку.

3. Рекомендувати комісіям з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів застосовувати цей Порядок у своїй роботі.

4. Цю постанову надіслати Верховній Раді Автономної Республіки Крим, обласним, Київській і Севастопольській міським радам, виборчим комісіям, комісіям із референдумів після їх утворення та Державному комітету архівів України.

Після офіційного оприлюднення результатів виборів Президента України, виборів народних депутатів України, депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад, сільських, селищних міських голів та відповідного референдуму дільничні, територіальні, окружні виборчі комісії, комісії з референдуму передають виборчу та іншу документацію до архівних установ згідно з цим Порядком.

1.1. Документи дільничних виборчих комісій з виборів Президента України, народних депутатів України, дільничних комісій з референдуму, зазначені в пункті 1.2 цього Порядку, передаються до архівної установи відповідно через виборчу комісію, комісію з референдуму вищого рівня, а з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів - через комісію, яка здійснює повноваження окружної виборчої комісії з відповідного виду місцевих виборів.

1.2. Після завершення підрахунку голосів на виборчій дільниці, дільниці для голосування під час проведення референдуму дільнична виборча комісія, дільнична комісія з референдуму негайно надсилає до виборчої комісії, комісії з референдуму вищого рівня відповідно такі документи:

протокол про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці з виборів Президента України, а за наявності - і протокол з поміткою "Уточнений" (у передбаченій законом кількості примірників) разом з пакетами виборчих бюлетенів та контрольних талонів, списками виборців і предметами, а також, за наявності, окремими думками членів комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими комісією, іншими передбаченими законом документами;

протокол про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці в багатомандатному загальнодержавному виборчому окрузі з виборів народних депутатів України, а за наявності - і протокол з поміткою "Уточнений" (у передбаченій законом кількості примірників) разом з пакетами з виборчими бюлетенями, контрольними талонами, предметами списками виборців, а також, за наявності, окремими думками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими комісією, іншими передбаченими законом документами;

протокол про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевої ради та сільського, селищного, міського голови, а за наявності - і протокол з позначкою "Уточнений" разом з пакетами з виборчими бюлетенями, контрольними талонами, предметами, списками виборців, а також, за наявності, окремими думками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими комісією, іншими передбаченими законом документами;

протокол про результати підрахунку голосів на дільниці для голосування з референдуму, запаковані бюлетені для голосування і списки громадян, які мають право брати участь у референдумі.

1.3. Після закінчення строку повноважень виборчих комісій документи, які втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в архівній установі, знищуються в порядку, визначеному в розділі 5 цього Порядку.

Акти про знищення документів надсилаються відповідно до виборчої комісії, комісії з референдуму вищого рівня до завершення роботи комісії.

1.4. Після офіційного опублікування підсумків голосування та результатів виборів, результатів референдуму територіальна, окружна виборча комісія, комісія Автономної Республіки Крим, обласна, міська, міст Києва та Севастополя, районна у містах, районна, селищна, сільська комісія з референдуму передають на зберігання відповідно до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, відповідних місцевих державних архівних установ такі документи, що належать до Національного архівного фонду:

протоколи засідань територіальної, окружної виборчої комісії, комісії Автономної Республіки Крим, обласної, міської міст Києва та Севастополя, комісій з референдуму з додатками, передбаченими відповідним законом;

рішення (постанови, протокольні рішення) територіальної, окружної виборчої комісії та документи, на підставі яких прийнято рішення;

рішення територіальної, окружної виборчої комісії, іншого відповідного органу про утворення дільничних виборчих комісій, дільничних комісій з референдуму;

протокол територіальної виборчої комісії про підсумки голосування у відповідному територіальному виборчому окрузі;

протокол окружної виборчої комісії про підсумки голосування в багатомандатному загальнодержавному виборчому окрузі з виборів народних депутатів України;

протоколи дільничних виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях;

протоколи дільничних комісій із всеукраїнського та місцевих референдумів про підсумки голосування;

фінансові документи комісії (кошториси, штатний розпис, плани асигнувань, фінансові звіти);

акти про знищення документів, що не підлягають зберіганню в архівній установі;

інші документи відповідно до законів України про вибори, референдуми, а також типової номенклатури справ комісії.

1.5. Територіальна, окружна виборча комісія, комісія Автономної Республіки Крим, обласна, міська, районна у місті, районна, селищна, сільська комісія з референдуму передає на зберігання до відповідних місцевих державних архівних установ або місцевих архівних установ, створених місцевими органами виконавчої влади чи органами місцевого самоврядування відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (далі - місцеві архівні установи), таку виборчу документацію тимчасового строку зберігання:

списки виборців для проведення голосування;

списки виборців для повторного голосування;

списки громадян України, які мають право брати участь у референдумі;

виборчі бюлетені разом з контрольними талонами;

відкріпні посвідчення та документи з їх видачі та обліку;

акти, заяви, скарги про порушення вимог відповідного закону при проведенні голосування і підрахунку голосів;

первинні бухгалтерські документи;

документи з особового складу;

інші документи відповідно до законів України про вибори, референдуми, а також типової номенклатури справ комісії.

1.6. Виборчі бюлетені, контрольні талони виборчих бюлетенів, відкріпні посвідчення, списки виборців, а за наявності - списки виборців для повторного голосування передаються до архівних установ запакованими в міцні коробки, бокси, мішки тощо, які у верхній частині повинні бути фіксовано опломбовані. На кожному виді пакування повинна бути накладна пластикова кишеня, захищена від намокання, з петлями для пломбування, у яку вкладається аркуш, на якому має бути вказано номер дільниці, види документів та їх кількість, що засвідчується підписами голови, секретаря, членів комісії та печаткою комісії. Пластикова кишеня опломбовується.

Списки виборців запаковуються окремо від інших видів виборчої документації з урахуванням вимог абзацу першого цього пункту.

1.7. Передавання виборчої та іншої документації на архівне зберігання здійснюється за описами справ та актом приймання-передавання справ установленого Державним комітетом архівів України зразка (додаток 10), один примірник якого передається до Центральної виборчої комісії, другий - залишається у відповідній архівній установі.

1.8. Відповідна архівна установа забезпечує доступ до документації щодо виборів, референдумів у порядку, встановленому законодавством України.

1.9. Архівні установи в установленому Державним комітетом архівів України порядку знищують виборчу та іншу документацію, що не підлягає внесенню до Національного архівного фонду, після закінчення строків її зберігання, визначених відповідними законами про вибори, референдуми та типовою номенклатурою справ комісії.

1.10. Відповідальність за збереження виборчої документації до передачі її на архівне зберігання покладається на голову (заступника голови) і секретаря відповідної виборчої комісії або комісії з референдуму.

2.1. Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві комісії, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, систематизації, опису та пошуку документів за їх змістом та видом, а також відбору документів для архівного зберігання.

2.2. У комісії використовують Типову номенклатуру справ (додаток 1), у якій встановлено склад виборчої документації виборчих комісій з виборів Президента України, народних депутатів України, депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад, сільських, селищних, міських голів та комісій із референдумів.

Відповідно до Типової номенклатури справ кожна комісія складає індивідуальну номенклатуру справ (додаток 2).

2.3. До індивідуальної номенклатури справ слід вносити тільки справи, що стосуються проведення відповідних виборів або референдуму. При цьому заголовки справ уточнюються і конкретизуються.

Усі документи виборчої комісії, комісії з референдуму формуються у справи відповідно до індивідуальної номенклатури справ комісії. Строки зберігання справ у номенклатурах справ комісій мають відповідати строкам, зазначеним у Типовій номенклатурі справ комісії.

2.4. Номенклатуру справ комісії підписує секретар комісії, затверджує голова комісії та погоджує експертно-перевірна комісія відповідної державної архівної установи.

Сформовані нові справи, не передбачені у Типовій номенклатурі справ, додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ комісії. Всі зміни та доповнення вносяться до номенклатури справ за погодженням із головою комісії.

2.5. Після завершення роботи комісії до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість справ, фактично заведених за період роботи комісії (додаток 2).

3.1. Відповідно до затвердженої номенклатури справ комісії секретар комісії організовує роботу з формування виконаних документів у справи для передавання їх на зберігання до відповідної архівної установи.

3.2. При формуванні документів у справи перевіряються правильність віднесення їх до цієї справи, якість оформлення та наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або позначок щодо виконання, напису "До справи" тощо. Неправильно оформлені документи мають бути дооформлені та долучені до справи.

Не допускається включення до справи документів, що за змістом не відповідають назві справи, а також чернеток, особистих документів та копій документів.

3.3. При формуванні справ документи постійного та тимчасового зберігання групуються окремо у відповідні справи згідно з їх змістом. Невиконані документи у справи не підшиваються, а повертаються виконавцю для виконання та відповідного оформлення. Кожна справа постійного строку зберігання не повинна включати більше 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). У разі включення більшої кількості аркушів справа формується з кількох томів (частин).

3.4. Рішення комісії формуються у справи в хронологічному порядку їх прийняття в межах протоколу одного засідання разом з відповідними додатками до них.

3.5. Протоколи засідань комісії формуються у справи в хронологічному порядку проведення засідань.

3.6. Документами, що стосуються одного засідання, є: протокол засідання комісії; рішення, що долучаються до протоколу, з відповідними додатками та документами до них. Сторінки зазначених документів нумеруються наскрізно.

3.7. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

3.8. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду формуються у справи окремо від листування з інших питань. Кожне звернення і документи щодо його розгляду групуються окремо і систематизуються у справу в алфавітному порядку прізвищ авторів звернень.

3.9. Оформлення справи для передавання на архівне зберігання передбачає визначення назви справи відповідно до номенклатури справ комісії, що заноситься на обкладинку або титульний аркуш, нумерацію аркушів у справі, а також складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи (додаток 3), засвідчувального напису справи (додаток 4), підшивання, оправлення справи, оформлення обкладинки або титульного аркуша справи.

3.10. Перед підшиванням справи перевіряється правильність її оформлення та належність документів до цієї справи, наявність підписів відповідних осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання документів, а також наявність додатків. Підшивка робиться так, щоб можна було вільно читати текст документа, резолюції та візи.

Справи постійного зберігання повинні бути оправлені у тверду обкладинку, при цьому металеві скріплення вилучаються з документів.

3.11. Обкладинка справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання оформляється за встановленою формою ( додаток 5. На обкладинці відповідно до номенклатури справ зазначається назва справи та строк її зберігання.

Написи на обкладинках виконуються розбірливо, без скорочень світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначають тільки номери архівного фонду, опису і справи.

3.12. У справі всі аркуші, крім аркушів засвідчувального напису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті документа чорним графічним олівцем.

Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Кількість пронумерованих аркушів у справі та особливості їх нумерації фіксуються у засвідчувальному написі.

3.13. У справах постійного зберігання у разі необхідності може складатися внутрішній опис, що містить відомості про документ або групу документів з одного питання та підшивається на початку справи.

3.14. Документи тимчасового зберігання вміщуються в папки (швидкозшивачі) різного типу. З метою забезпечення збереженості документів у справі всі аркуші також нумеруються, складається засвідчувальний напис.

3.15. Після припинення повноважень комісії на завершені й оформлені справи складаються описи справ постійного зберігання, тимчасового зберігання та з особового складу та акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню (додатки 6, 7 8, 9). Описи справ постійного зберігання складаються у трьох примірниках, а з особового складу та тимчасового зберігання - у двох.

3.16. Описи справ складає секретар комісії. Перед складанням описів справ секретар комісії повинен отримати у відповідній архівній установі номери фонду та описів справ.

3.17. До опису справ вносяться заголовки всіх справ відповідно до номенклатури справ.

У кінці опису робиться підсумковий запис про кількість внесених до нього справ.

3.18. До описів справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості, що характеризують зміст і повноту документів у справах, висвітлюються особливості формування та описання справ, їх систематизація в опису.

3.19. Опис справ підписує секретар комісії та затверджує голова комісії.

3.20. Описи справ постійного зберігання та з особового складу подаються на погодження експертно-перевірній комісії відповідної державної архівної установи.

Дільничні, територіальні, окружні виборчі комісії з виборів Президента України, народних депутатів України, виборчі комісії з місцевих виборів, комісії з всеукраїнського та місцевих референдумів після припинення їх повноважень передають на зберігання печатки, штампи, виборчі скриньки, кабіни для голосування, методичну літературу, що надавалися на період виборчого процесу, до місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування за актом приймання-передавання матеріальних цінностей.

Після закінчення строку повноважень комісії документи, що втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі або місцевій архівній установі, знищуються, про що комісією складається акт про вилучення документів для знищення. Акт, що містить конкретний перелік, складається у двох примірниках, які підписує секретар та затверджує голова комісії за погодженням з відповідною державною архівною установою.

Відбір документів, строк зберігання яких закінчився, та складання акта про вилучення для знищення здійснюються після складання описів справ комісії.

Знищення справ і документів здійснюється шляхом спалення, але тільки після затвердження відповідного акта.