Про Порядок передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ

Відповідно до пунктів 1, 7 частини першої статті 24, пункту 20 частини другої, пункту 25 частини п'ятої статті 25 та статті 92 Закону України "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів", за погодженням з Державним комітетом архівів України, керуючись статтями 11 - 13, пунктами 4, 13 статті 17, пунктом 7 статті 21 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія

1. Затвердити Порядок передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ (додається).

2. Визнати таким, що втратив чинність, Порядок передавання виборчої та іншої документації виборчих комісій та комісій із всеукраїнського та місцевих референдумів на зберігання до архівних установ, затверджений постановою Центральної виборчої комісії від 10 березня 2006 року N 885, у частині, що стосується передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до архівних установ.

3. Територіальним виборчим комісіям з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів забезпечити дотримання цього Порядку.

4. Цю постанову надіслати Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям для доведення до відома територіальних виборчих комісій, а також Державному комітету архівів України.

Після офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів територіальні виборчі комісії з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів (далі - територіальні виборчі комісії) передають виборчу та іншу документацію до державних архівних установ згідно із цим Порядком.

1.1. Документи дільничних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів, зазначені в пункті 1.2 цього Порядку, передаються до державної архівної установи через відповідну територіальну виборчу комісію.

1.2. Після завершення підрахунку голосів виборців на виборчій дільниці та складення у порядку, визначеному Законом України "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" (далі - Закон), протоколів з кожних місцевих виборів по кожному виборчому округу дільнична виборча комісія негайно надсилає до територіальної виборчої комісії такі документи:

пакети з протоколами дільничної виборчої комісії про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці з кожних місцевих виборів по кожному виборчому округу, пакети з виборчими бюлетенями, контрольними талонами, предметами, а також, за наявності, окремими думками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими виборчою комісією, список виборців для місцевих виборів (додається до виборчої документації з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласної ради, Київської, Севастопольської міської ради).

1.3. Після закінчення строку повноважень дільничних виборчих комісій документи, які втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в державній архівній установі, знищуються в порядку, визначеному в розділі 4 цього Порядку.

Акти про знищення документів надсилаються до відповідної територіальної виборчої комісії з відповідних місцевих виборів.

1.4. Після офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів відповідні територіальні виборчі комісії передають на зберігання до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, відповідних місцевих державних архівних установ такі документи, що належать до Національного архівного фонду:

рішення територіальної виборчої комісії про формування складу територіальних виборчих комісій та утворення дільничних виборчих комісій;

рішення (постанови, протокольні рішення) територіальної виборчої комісії та документи, на підставі яких прийнято рішення (подання, заяви, скарги та інші передбачені законодавством документи);

протоколи засідань територіальної виборчої комісії з відповідними додатками до протоколу засідання комісії;

протоколи територіальних виборчих комісій про підсумки голосування у виборчому окрузі та про результати місцевих виборів;

протоколи дільничних виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях;

фінансові документи виборчої комісії (кошториси, штатний розпис, плани асигнувань, фінансові звіти);

акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню в архівній установі;

акти приймання-передачі документів до державних архівних установ;

документи з особового складу;

інші документи відповідно до Закону, а також Типової номенклатури справ виборчої комісії.

1.5. Територіальні виборчі комісії передають на зберігання до відповідних місцевих державних архівних установ таку виборчу документацію тимчасового строку зберігання:

виборчі бюлетені, контрольні талони виборчих бюлетенів;

списки виборців;

акти, заяви, скарги про порушення вимог Закону при проведенні голосування і підрахунку голосів виборців;

первинні бухгалтерські документи;

інші документи відповідно до Закону, а також Типової номенклатури справ виборчої комісії.

1.6. Пакети з виборчими бюлетенями, контрольними талонами виборчих бюлетенів, списками виборців та іншими документами територіальної виборчої комісії передаються до архівних установ запакованими в коробки з міцного картону, архівні бокси, мішки тощо, які пломбуються або опечатуються стрічкою з проставленням на ній підписів голови та секретаря територіальної виборчої комісії, а також печатки територіальної виборчої комісії. На зовнішньому боці коробки, архівного боксу, мішка тощо наноситься напис із зазначенням номерів виборчого округу, виборчої дільниці, описом видів документів, їх кількості, що засвідчується підписами голови та секретаря територіальної виборчої комісії, печаткою цій комісії.

Пакети із списками виборців запаковуються окремо від інших видів виборчої документації в порядку, передбаченому абзацом першим цього пункту.

1.7. Передача виборчої та іншої документації на архівне зберігання здійснюється за описами справ та актом приймання-передачі справ установленого Державним комітетом архівів України зразка (додаток 10), один примірник якого залишається у відповідній місцевій державній архівній установі, інший - в територіальній виборчій комісії.

1.8. Місцеві державні архівні установи забезпечують доступ до виборчої документації з місцевих виборів у порядку, встановленому законодавством України.

1.9. Місцеві державні архівні установи в порядку, встановленому Державним комітетом архівів України, знищують виборчу та іншу документацію, що не підлягає внесенню до Національного архівного фонду, після закінчення строку її зберігання, визначеного Законом та Типовою номенклатурою справ виборчої комісії.

1.10. Відповідальність за збереження виборчої документації до передачі її на архівне зберігання покладається на голову (заступника голови) і секретаря відповідної територіальної виборчої комісії.

2.1. Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві виборчої комісії, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, систематизації, опису та пошуку документів за їх змістом та видом, а також відбору документів для архівного зберігання.

2.2. У виборчій комісії використовується Типова номенклатура справ (додаток 1), якою встановлено перелік виборчої документації.

Відповідно до Типової номенклатури справ кожна виборча комісія складає індивідуальну номенклатуру справ (далі - номенклатура справ) (додаток 2).

2.3. До номенклатури справ вносяться тільки справи, що стосуються проведення відповідних виборів. При цьому заголовки справ уточнюються і конкретизуються.

Усі документи виборчої комісії формуються у справи відповідно до номенклатури справ. Строки зберігання справ, внесених до номенклатури справ виборчої комісії, повинні відповідати строкам, зазначеним у Типовій номенклатурі справ виборчої комісії.

2.4. Номенклатуру справ виборчої комісії підписує секретар комісії, затверджує голова комісії та погоджує експертно-перевірна комісія відповідної державної архівної установи.

Сформовані нові справи, не передбачені Типовою номенклатурою справ, додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ виборчої комісії. Всі зміни та доповнення вносяться до номенклатури справ за погодженням з головою виборчої комісії. У кінці року до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість справ, фактично заведених за рік.

3.1. Відповідно до затвердженої номенклатури справ виборчої комісії секретар комісії організовує роботу з формування виконаних документів у справи для передачі їх на зберігання до відповідної державної архівної установи.

3.2. При формуванні документів у справи перевіряються правильність віднесення їх до цієї справи, наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або позначок щодо виконання, напису "До справи" тощо. Неправильно оформлені документи повинні бути належним чином дооформлені та долучені до справи.

Не допускається включення до справи документів, що за змістом не відповідають назві справи, а також чернеток, особистих документів та копій документів.

3.3. При формуванні справ документи постійного та тимчасового строків зберігання групуються окремо у відповідні справи згідно з їх змістом. Невиконані документи у справи не підшиваються, а повертаються виконавцю для виконання та відповідного оформлення. Кожна справа постійного строку зберігання повинна містити не більше ніж 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). У разі необхідності включення до справи більшої кількості аркушів документів справа формується з кількох томів (частин).

3.4. Рішення виборчої комісії формуються у справи за хронологічним порядком їх прийняття в межах протоколу одного засідання разом з відповідними додатками до них.

3.5. Протоколи засідань виборчої комісії формуються у справи за хронологічним порядком їх проведення.

3.6. Документами, що стосуються одного засідання, є: протокол засідання комісії; рішення, що долучаються до протоколу, з відповідними додатками та документами, на підставі яких ці рішення приймалися. Аркуші таких документів мають наскрізну нумерацію.

3.7. Матеріали листування групуються за змістом та кореспондентською ознакою і систематизуються в такій послідовності: документ-відповідь вкладається після документа-запиту.

3.8. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду формуються у справи окремо від листування з інших питань. Кожне звернення і документи щодо його розгляду групуються окремо і формуються у справу за алфавітним порядком прізвищ авторів звернень.

3.9. Оформлення справи для передачі на архівне зберігання передбачає визначення назви справи відповідно до номенклатури справ виборчої комісії, що заноситься на обкладинку або титульний аркуш, нумерацію аркушів у справі, а також складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи (додаток 3), засвідчувального напису справи (додаток 4), підшивання, оправлення справи, оформлення обкладинки або титульного аркуша справи.

3.10. Перед підшиванням справи перевіряється правильність її оформлення та належність документів до цієї справи, наявність підписів відповідних осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання документів, а також наявність їх додатків. Підшивання справи виконується у спосіб, що дозволяє вільно читати текст документа, резолюції та візи на ньому.

Справи постійного зберігання та з особового складу повинні бути оправлені у тверду обкладинку, при цьому металеві та інші скріплення вилучаються з документів.

3.11. Обкладинка справ постійного зберігання та з особового складу оформляється за встановленою формою ( додаток 5) . На обкладинці відповідно до номенклатури справ зазначається назва справи та строк її зберігання.

Написи на обкладинках виконуються розбірливо, без скорочень світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

3.12. У справі всі аркуші, крім аркуша засвідчувального напису, мають наскрізну нумерацію арабськими цифрами, проставлену в правому верхньому куті документа чорним графічним олівцем.

Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Кількість пронумерованих аркушів у справі та особливості їх нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.

3.13. У справах постійного зберігання у разі необхідності може складатися внутрішній опис документа або групи документів з одного питання, який підшивається на початку справи.

3.14. Документи тимчасового зберігання вміщуються в папки (швидкозшивачі) різного типу. З метою забезпечення збереженості документів у справі всі аркуші також нумеруються, складається засвідчувальний напис.

3.15. На завершені й оформлені справи складаються описи справ постійного зберігання, тимчасового зберігання та з особового складу, а також акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню (додатки 6-9). Описи справ постійного зберігання складаються у трьох примірниках, а з особового складу та тимчасового зберігання - у двох.

3.16. Описи справ складає секретар виборчої комісії. Перед складанням описів справ секретар виборчої комісії повинен отримати у відповідній державній архівній установі номери фонду та описів справ.

3.17. До опису справ вносяться заголовки всіх справ відповідно до номенклатури справ.

У кінці опису робиться підсумковий запис про кількість внесених до нього справ.

3.18. До описів справ постійного зберігання складається передмова, в якій дається характеристика змісту та повноти документів, що містяться у справах, зазначаються особливості їх формування та систематизації.

3.19. Опис справ підписує секретар виборчої комісії та затверджує голова цієї комісії.

3.20. Описи справ постійного зберігання та з особового складу подаються на схвалення та погодження експертно-перевірній комісії відповідної державної архівної установи.

Документи, що втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі, знищуються, про що комісією складається акт про вилучення документів для знищення. Акт, що містить конкретний перелік, складається у двох примірниках, які підписує секретар та затверджує голова виборчої комісії за погодженням з відповідною державною архівною установою.

Відбір документів, строк зберігання яких закінчився, та складання акта про вилучення для знищення таких документів здійснюються після складання описів справ комісії.

Справи і документи знищуються за відповідним актом шляхом їх спалення.