Про Порядок передачі окружними виборчими комісіями з виборів Президента України виборчої та іншої документації на зберігання до місцевих державних архівних установ

Відповідно до пункту 1 частини другої статті 25 та статті 88 Закону України "Про вибори Президента України" , за погодженням з Державною архівною службою України, керуючись статтями 11-13, пунктами 4, 13 статті 17, пунктом 9 статті 18 Закону України "Про Центральну виборчу комісію" , Центральна виборча комісія

1. Затвердити Порядок передачі окружними виборчими комісіями з виборів Президента України виборчої та іншої документації на зберігання до місцевих державних архівних установ (додається).

2. Визнати такою, що втратила чинність, постанову Центральної виборчої комісії від 10 березня 2006 року № 885 "Про Порядок передавання виборчої та іншої документації виборчих комісій та комісій із всеукраїнського та місцевих референдумів на зберігання до архівних установ" (із змінами, внесеними постановою Центральної виборчої комісії від 21 вересня 2007 року № 440).

3. Цю постанову надіслати Державній архівній службі України, Верховній Раді Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським радам, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям до відома, окружним виборчим комісіям з виборів Президента України для виконання та доведення до відома відповідних дільничних виборчих комісій після їх утворення.

4. Цю постанову оприлюднити на офіційному веб-сайті Центральної виборчої комісії.

Після офіційного оголошення результатів виборів Президента України (далі – вибори Президента) окружні виборчі комісії з виборів Президента України (далі – окружні виборчі комісії) передають виборчу та іншу документацію до місцевих державних архівних установ згідно із цим Порядком.

1. Перелік виборчої та іншої документації виборчих комісій, що передається до місцевих державних архівних установ

1.1. Документи дільничних виборчих комісій з виборів Президента, зазначені в пункті 1.2 цього Порядку, передаються до місцевої державної архівної установи через відповідну окружну виборчу комісію.

1.2. Після завершення підрахунку голосів виборців на виборчій дільниці та складення протоколів у порядку, визначеному Законом України "Про вибори Президента України" (далі – Закон), дільнична виборча комісія негайно передає до окружної виборчої комісії запаковані відповідно до вимог Закону пакети з протоколами дільничної виборчої комісії про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці, виборчими бюлетенями, контрольними талонами виборчих бюлетенів, списками виборців, а також, за наявності, окремими думками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими виборчою комісією.

Інша виборча документація, що підлягає зберіганню в місцевій державній архівній установі, зокрема протоколи засідань та рішення дільничної виборчої комісії, передається до відповідної окружної виборчої комісії не пізніше дня припинення повноважень дільничної виборчої комісії.

1.3. Документи, які втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі, знищуються у порядку, визначеному в розділі 4 цього Порядку.

Акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – акти про вилучення для знищення документів), передаються до відповідної окружної виборчої комісії.

1.4. Після офіційного оголошення результатів виборів Президента відповідні окружні виборчі комісії передають на зберігання до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, відповідних місцевих державних архівних установ такі документи:

1) для постійного зберігання:

фінансові документи окружної виборчої комісії (кошториси, штатний розпис, плани асигнувань, фінансові звіти);

акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

2) для тимчасового зберігання:

постанови окружної виборчої комісії про утворення дільничних виборчих комісій;

постанови, протокольні рішення окружної виборчої комісії та документи (подання, заяви, скарги та інші передбачені законодавством документи), на підставі яких прийнято рішення;

протоколи засідань окружної виборчої комісії з відповідними додатками;

протокол окружної виборчої комісії про підсумки голосування в територіальному виборчому окрузі;

протокол окружної виборчої комісії про повторний підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці;

протоколи дільничних виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях;

виборчі бюлетені, контрольні талони виборчих бюлетенів;

списки виборців (попередні та уточнені);

акти, заяви, скарги про порушення вимог Закону при проведенні голосування і підрахунку голосів виборців;

протоколи засідань та рішення дільничних виборчих комісій;

первинні бухгалтерські документи;

3) інші документи відповідно до Закону, а також Типової номенклатури справ окружної виборчої комісії (додаток 1).

1.5. Документи з кадрових питань (особового складу) передаються до місцевої архівної установи.

1.6. Пакети з виборчими та іншими документами окружної виборчої комісії передаються до місцевих державних архівних установ запакованими в коробки з міцного картону, архівні бокси, мішки тощо, які пломбуються або опечатуються стрічкою з проставленням на ній підписів голови (заступника голови) та секретаря окружної виборчої комісії, а також печатки окружної виборчої комісії. На зовнішньому боці коробки, архівного боксу, мішка тощо наноситься напис із зазначенням номерів виборчого округу та виборчої дільниці, описом видів документів, їх кількості, що засвідчується підписами голови (заступника голови) та секретаря окружної виборчої комісії, печаткою цієї комісії.

Пакети із списками виборців запаковуються окремо від інших видів виборчої документації в порядку, передбаченому абзацом першим цього пункту.

1.7. Виборчі та інші документи передаються на архівне зберігання за описами справ та актом приймання-передавання справ (додаток 10), один примірник якого передається до Центральної виборчої комісії, другий – залишається у відповідній місцевій державній архівній установі.

1.8. Відповідальність за збереження виборчої документації до передачі її на архівне зберігання покладається на голову (заступника голови) і секретаря відповідної дільничної та окружної виборчої комісії.

2. Вимоги до складання номенклатури справ окружної виборчої комісії

2.1. Номенклатура справ – це систематизований перелік заголовків справ, створюваних у діловодстві окружної виборчої комісії, оформлених у відповідному порядку, із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, систематизації, опису та пошуку документів за їх змістом та видом, а також відбору документів для архівного зберігання.

2.2. У діловодстві окружної виборчої комісії застосовується Типова номенклатура справ окружної виборчої комісії, якою встановлено перелік виборчої документації та строки її зберігання.

Відповідно до вказаної Типової номенклатури справ кожна окружна виборча комісія складає індивідуальну номенклатуру справ (далі – номенклатура справ) (додаток 2).

2.3. До номенклатури справ вносяться тільки справи, що стосуються проведення виборів. При цьому заголовки справ уточнюються та конкретизуються.

Усі документи окружної виборчої комісії формуються у справи відповідно до номенклатури справ. Строки зберігання справ, внесених до номенклатури справ окружної виборчої комісії, повинні відповідати строкам, визначеним Типовою номенклатурою справ окружної виборчої комісії.

Позначка "ЕПК" поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в Типовій номенклатурі справ окружної виборчої комісії для деяких видів документів, означає, що за рішенням експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК) відповідного державного архіву такі документи можуть бути віднесені до Національного архівного фонду після закінчення встановленого Законом строку зберігання.

Документи Національного архівного фонду включаються до описів справ постійного зберігання.

2.4. Номенклатуру справ окружної виборчої комісії підписує секретар, затверджує голова окружної виборчої комісії та погоджує ЕПК відповідної місцевої державної архівної установи.

Нові справи, не передбачені Типовою номенклатурою справ окружної виборчої комісії, додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ окружної виборчої комісії. Усі зміни та доповнення вносяться до номенклатури справ за погодженням з головою окружної виборчої комісії.

2.5. До номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість справ, фактично заведених за період роботи окружної виборчої комісії (додаток 2).

3. Формування та оформлення справ окружної виборчої комісії для передачі на зберігання до місцевої державної архівної установи

3.1. Згідно із затвердженою номенклатурою справ окружної виборчої комісії секретар комісії організовує роботу з формування виконаних документів у справи для передачі їх на зберігання до відповідної місцевої державної архівної установи.

3.2. При формуванні справи перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, наявність на них підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або позначок щодо виконання, напису "До справи" тощо. Неправильно оформлені документи повинні бути належним чином дооформлені та долучені до справи.

Не допускається внесення до справи документів, що за змістом не відповідають назві справи, а також копій документів, їх чернеток, особистих документів.

3.3. При формуванні справ документи постійного та тимчасового зберігання групуються окремо у відповідні справи за їх змістом. Кожна справа постійного зберігання повинна містити не більше ніж 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). У разі необхідності включення до справи більшої кількості аркушів документів справа формується з кількох томів (частин).

3.4. Рішення окружної виборчої комісії формуються у справи за хронологією їх прийняття в межах протоколу одного засідання разом з відповідними додатками до них.

3.5. Протоколи засідань окружної виборчої комісії формуються у справи за хронологією їх проведення.

3.6. Документами, що стосуються одного засідання окружної виборчої комісії, є: протокол засідання виборчої комісії з відповідними додатками та документами, на підставі яких це рішення прийняте. Аркуші таких документів підлягають наскрізній нумерації.

3.7. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

3.8. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду формуються у справи за алфавітом прізвищ авторів звернень.

3.9. Оформлення справи для передавання на архівне зберігання передбачає визначення назви справи відповідно до номенклатури справ, що виноситься на обкладинку або титульний аркуш справи, нумерацію аркушів у справі, а також складання (у разі необхідності) внутрішнього опису документів справи (додаток 3), засвідчувальний напис справи (додаток 4), підшивання, оправлення справи, оформлення обкладинки або титульного аркуша справи.

3.10. У справі всі аркуші, крім аркуша засвідчувального напису, підлягають наскрізній нумерації арабськими цифрами в правому верхньому куті чорним графічним олівцем.

Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Кількість пронумерованих аркушів у справі та особливості їх нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.

3.11. У справах постійного зберігання (у разі необхідності) може складатися внутрішній опис документа або групи документів з одного питання, який підшивається на початку справи.

3.12. Документи тимчасового зберігання вміщуються в папки (швидкозшивачі). Для забезпечення збереженості документів у справі всі аркуші нумеруються, складається засвідчувальний напис.

3.13. Перед підшиванням справи перевіряється правильність її оформлення та належність документів до цієї справи, наявність підписів відповідальних осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання документів, а також наявність їх додатків. Справи підшиваються у спосіб, що дає змогу вільно читати текст документа, резолюції та візи на ньому.

Справи постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) повинні бути оправлені у тверду обкладинку, при цьому металеві та інші скріплення вилучаються з документів.

3.14. Обкладинка справ постійного зберігання або з кадрових питань (особового складу) оформляється за встановленою формою (додаток 5). На обкладинці зазначається назва справи та строк її зберігання відповідно до затвердженої номенклатури справ окружної виборчої комісії.

Написи на обкладинках робляться чітким почерком, без скорочень світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі виготовленого титульного аркуша друкарським способом на її обкладинці зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

3.15. На оформлені справи складаються описи справ постійного, тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу), а також акт про вилучення для знищення документів (додатки 6-9). Описи справ постійного зберігання складаються у трьох примірниках, а з кадрових питань (особового складу) та тимчасового зберігання – у двох.

3.16. Описи справ складає секретар окружної виборчої комісії. Перед складанням описів справ секретар окружної виборчої комісії повинен отримати у відповідній місцевій державній архівній установі номери фонду та описів справ.

3.17. До опису справ вносяться заголовки всіх справ відповідно до затвердженої номенклатури справ окружної виборчої комісії.

У кінці опису робиться підсумковий запис про кількість внесених до нього справ.

3.18. До архівного фонду складається історична довідка, яка виконує функції довідника, у якому в узагальненому вигляді подаються відомості з історії фондоутворювача і фонду.

До описів справ постійного зберігання складається передмова, в якій дається характеристика змісту та повноти документів у справах, зазначаються особливості їх формування та систематизації.

3.19. Опис справ підписує секретар окружної виборчої комісії та затверджує голова цієї комісії.

3.20. Описи справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) разом з актом про вилучення для знищення документів подаються на схвалення і погодження ЕПК відповідної місцевої державної архівної установи.

4. Порядок знищення документації окружної виборчої комісії, що не підлягає зберіганню в місцевій державній архівній установі

Документи, що втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі, знищуються, про що окружною виборчою комісією складається акт про вилучення для знищення документів. Відбір документів, строк зберігання яких закінчився, та складання акта про вилучення для знищення документів здійснюються після складання описів справ окружної виборчої комісії.

Акт про вилучення для знищення документів складається у двох примірниках, які підписує секретар та затверджує голова окружної виборчої комісії за погодженням з відповідною місцевою державною архівною установою.

Справи і документи знищуються за актом про вилучення для знищення документів у встановленому центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства порядку.

ТИПОВА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ОКРУЖНОЇ ВИБОРЧОЇ КОМІСІЇ-1

1Для визначення строків зберігання документів у Типовій номенклатурі використано Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884 (із змінами).