Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити...", "роз'яснюємо, що...".

Зазвичай у листі порушується одне питання.

4. Акт - документ, складений групою осіб для засвідчення встановлених фактів або подій. Акти оформлюються за результатами ревізій фінансово-господарської діяльності, під час приймання-передавання справ, списання майна тощо.

Датою акта є дата його складення.

Текст акта складається зі вступної та констатуючої частин.

У вступній частині зазначаються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.

У констатуючій частині викладаються суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлюватися у вигляді таблиці.

У кінці тексту акта записуються дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.

1. Звернення до виконання судових рішень здійснюється в порядку та в строки встановлені відповідно до вимог процесуального законодавства, Кримінально-виконавчого кодексу України, з урахуванням положень Закону України "Про виконавче провадження", а також інших нормативно-правових актів.

2. Виконавчі документи (виконавчий лист, наказ, судовий наказ, постанова, ухвала), які виготовляються судом, мають відповідати вимогам до виконавчого документа, встановленим законом.

3. Виконавчий лист (наказ), формується на підставі внесених даних в АСДС.

4. З дня початку функціонування Єдиного державного реєстру виконавчих документів усі виконавчі документи, на підставі яких відповідно до закону здійснюється примусове виконання судових рішень, підлягають обов'язковому внесенню до Єдиного державного реєстру виконавчих документів.

До дня початку функціонування Єдиного державного реєстру виконавчих документів оформлення і видача виконавчих документів здійснюється в паперовій формі.

Виконавчий документ може бути видано у формі електронного документа в порядку, передбаченому статтею 4 Закону України "Про виконавче провадження".

Порядок пред'явлення до виконання виконавчих документів, виданих у формі електронного документа, визначається Міністерством юстиції України.

5. Звернення до виконання судового рішення та контроль за його виконанням покладається на суд, що розглянув справу як суд першої інстанції.

6. Судові рішення звертаються до виконання після того, як вони набрали законної сили, та повернення справ до суду першої інстанції після апеляційного або касаційного розгляду, крім випадків негайного їх виконання.

7. Листування щодо виконання судового рішення підшивається до матеріалів відповідної судової справи.

8. Контроль за виконанням судового рішення здійснює суд у межах повноважень, наданих йому законом.

9. Визначена керівником апарату суду відповідальна особа контролює своєчасність та повноту повідомлень про виконання судового рішення. У разі неодержання повідомлення про виконання судового рішення він доповідає про це головуючому судді, який вживає необхідних заходів.

10. Судове рішення вважається виконаним лише після отримання повідомлення про його виконання в повному обсязі.

11. Оригінал виконавчого документа про стягнення судового збору, штрафу (як засобу процесуального примусу) надсилається судом до ДСА України або відповідного територіального управління ДСА України, як представника стягувача відповідно до частини четвертої статті 16 Закону України "Про виконавче провадження", для його подальшого пред'явлення до виконання.

Постанова суду (судді) про накладення адміністративного стягнення, у якій міститься положення про стягнення з особи, щодо якої її винесено, судового збору, надсилається судом для її подальшого пред'явлення до виконання до органу державної виконавчої служби за місцем проживання порушника, роботи або за місцезнаходженням його майна відповідно частини четвертої статті 299 та частини першої статті 308 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

1. Органами виконання судових рішень у кримінальному провадженні є: центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері виконання кримінальних покарань та пробації, його територіальні органи управління, уповноважені органи з питань пробації.

Установами виконання покарань є: арештні доми, кримінально-виконавчі установи, спеціальні виховні установи (виховні колонії), слідчі ізолятори. Також, у визначених законодавством випадках, виконання кримінальних покарань здійснюють органи державної виконавчої служби, військові частини, гауптвахти і дисциплінарний батальйон.

2. Якщо у справі є декілька засуджених і щодо деяких із них подано апеляційні скарги, вирок суду звертається до виконання стосовно всіх засуджених не пізніше ніж через три робочих дні після повернення справи з апеляційної інстанції.

Порядок звернення до виконання вироків щодо іноземних громадян, які проживають за межами України, визначається відповідними міжнародними договорами.

3. Стосовно особи, яка засуджена до позбавлення волі або до арешту та не перебуває під вартою, органу Національної поліції за обраним місцем проживання засудженого надсилаються дві копії вироку, копії апеляційної, касаційної ухвал (за наявності) і розпорядження про виконання судового рішення, що набрало законної сили, далі - розпорядження про виконання (додаток 13).

У разі звернення до виконання вироку щодо особи, засудженої до позбавлення волі або арешту, яка перебуває під вартою, дві копії вироку, копії апеляційної, касаційної ухвал і розпорядження про виконання надсилаються адміністрації місця попереднього ув'язнення.

Стосовно військовослужбовців, засуджених до тримання в дисциплінарному батальйоні або до кримінального покарання у вигляді арешту, суд надсилає копію вироку та розпорядження про виконання начальнику органу управління Служби правопорядку в зоні відповідальності.

4. Стосовно особи, яка засуджена до покарань, не пов'язаних з позбавленням волі (у виді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю, громадських робіт, виправних робіт, засуджених, яким покарання у виді обмеження волі або позбавлення волі на певний строк замінено більш м'яким покаранням у виді громадських робіт або виправних робіт, засуджених осіб, звільнених від відбування покарання з випробуванням, звільнених від відбування покарання вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років), до уповноваженого органу з питань пробації надсилається копія судового рішення.

До копії судового рішення додаються:

при зверненні судового рішення до виконання - розпорядження про виконання судового рішення; при зміні судового рішення - копія ухвали суду, винесеної в апеляційному чи касаційному порядку; при заміні невідбутої частини покарання більш м'яким покаранням - відповідне судове рішення, що набрало законної сили.

5. Суд, який постановив вирок, що передбачає покарання у вигляді конфіскації майна, після набрання ним законної сили надсилає виконавчий лист, копію опису майна і копію вироку для виконання органу державної виконавчої служби, про що сповіщає відповідну фінансову установу. У разі відсутності у справі опису майна засудженого надсилається довідка про те, що опису майна не проводилося.

Виконання покарання у виді конфіскації майна здійснюється органом державної виконавчої служби, за місцезнаходженням майна відповідно до Закону України "Про виконавче провадження".

6. Якщо судом закрито кримінальне провадження, копія ухвали про закриття кримінального провадження після її винесення вручається або надсилається прокурору. Крім того, таке рішення направляється особі, яка притягалася до відповідальності, потерпілій особі або заявнику, а також цивільному позивачеві.

7. У разі якщо особу зобов'язали до відшкодування збитків, заподіяних злочином, виконавчі листи видаються не пізніше трьох днів після набрання рішенням суду законної сили або після повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанції, у порядку, передбаченому законом про виконавче провадження.

Якщо відшкодування збитків покладено солідарно на декількох осіб, виконавчі листи видаються за кількістю боржників з обов'язковим зазначенням у кожному виконавчому листі загальної суми, що підлягає стягненню, та всіх осіб, які зобов'язані відшкодувати збитки. У виконавчому листі вказується відоме суду місцезнаходження (місце проживання) кожного боржника.

8. Виконавчі листи про відшкодування збитків на користь держави, державного бюджету не пізніше трьох днів після набрання вироком законної сили або після повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанції направляються безпосередньо до органу державної виконавчої служби за місцем проживання засудженого, за місцезнаходженням його майна або за місцем відбування покарання.

9. Копії ухвали суду, винесеної за результатами розгляду клопотання прокурора про звільнення особи від кримінальної відповідальності (кримінальне провадження без обвинувального акта), надсилаються прокурору, особі, стосовно якої розглянуто клопотання, та потерпілому.

10. Ухвала про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання чи інше звільнення від покарання, скасування звільнення від покарання з випробуванням чи інша ухвала, постановлена судом у порядку виконання судового рішення у кримінальному провадженні, звертається до виконання шляхом надіслання копій ухвали:

до органу чи установи, які звернулися до суду з відповідним клопотанням (разом з розпорядженням про виконання), - для виконання;

до суду, який постановив судове рішення, що виконується, - для приєднання до матеріалів кримінального провадження (кримінальної справи);

особі, стосовно якої розглянуто клопотання, - до відома.

11. У разі задоволення подання уповноваженого органу з питань пробації про скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням, звільнення від відбування покарання у зв'язку із закінченням іспитового строку, якщо вирок у кримінальному провадженні постановлено судом, до якого подано таке подання, це подання з усіма документами долучається до матеріалів кримінального провадження, а особова справа повертається до уповноваженого органу з питань пробації. Якщо вирок у кримінальному провадженні постановлено іншим судом, матеріали подання оформляються в окрему справу, особова справа засудженого повертається до уповноваженого органу з питань пробації, а копія ухвали надсилається до суду, яким постановлено вирок, для долучення до матеріалів кримінального провадження.

У разі відмови у задоволенні судом такого подання, якщо вирок у кримінальному провадженні постановлено судом, до якого внесено подання, - усі матеріали подання долучаються до матеріалів кримінального провадження, а особова справа повертається до уповноваженого органу з питань пробації для подальшого виконання. Якщо вирок постановлено іншим судом, подання оформляється окремою справою, особова справа засудженого повертається до уповноваженого органу з питань пробації, а копія ухвали надсилається до суду, яким постановлено вирок, для долучення до матеріалів кримінального провадження.

1. Реєстрація, зберігання та робота з документами з обмеженим доступом здійснюється відповідно до вимог, встановлених спеціальним законодавством у сфері інформації з обмеженим доступом, з урахуванням особливостей, визначених цим розділом. Зокрема, реєстрація документів здійснюється в спеціальних журналах, а робота і зберігання документів - в спеціальних приміщеннях та відведених для цього місцях.

2. Якщо матеріали судової справи, окрім документів з відкритою інформацією, містять документи (та/або додатки) з обмеженим доступом, то вони зберігаються і обліковуються окремо від судової справи за вимогами, встановленими для документів з обмеженим доступом.

При цьому в описі матеріалів судової справи робиться лише запис про наявність у матеріалах судової справи документів з обмеженим доступом із зазначенням відкритих даних про такі документи. Наприклад, зазначається вихідна дата таких документів або дата їх реєстрації. По можливості, якщо це не розголошує інформацію з обмеженим доступом, зазначається інша відкрита інформація (номер, вид документа, адресат тощо).

В описі матеріалів справи зазначається кількість сторінок, на яких викладено документ з обмеженим доступом.

3. У випадку, коли вся судова справа містить гриф обмеженого доступу, така справа обліковується і зберігається за вимогами, встановленими для документів з обмеженим доступом.

4. До автоматизованої системи документообігу суду стосовно матеріалів судової справи з обмеженим доступом вносяться лише відкриті відомості, необхідні для здійснення автоматизованого розподілу справи, відображення у звітності та формування єдиного унікального номеру справи. До таких відомостей відносяться дата надходження, номер провадження (за необхідності), вид інформації з обмеженим доступом (таємна, для службового користування), категорія справи, результати розгляду та інші дані, що не розголошують інформації з обмеженим доступом.

Матеріали судової справи з обмеженим доступом до автоматизованої системи документообігу суду не вносяться.

5. Формування судової справи, що містить інформацію з обмеженим доступом, здійснюється за правилами розділу VII Інструкції.

1. Ведення архівної роботи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготовки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду до архіву суду, забезпечення збереженості архіву суду, їх передання на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також їх відбору для знищення.

2. Порядок ведення архівної справи в суді, а також передавання судових справ та документації, що створилася в процесі управлінської діяльності суду, на постійне зберігання, здійснюється згідно з Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженою наказом ДСА України від 15.12.2011 № 168, а також нормативними документами Державної архівної служби України.

1. Реєстрація та облік справ і матеріалів адміністративного і цивільного судочинства, матеріалів кримінального провадження, справ і матеріалів про адміністративні правопорушення в місцевих загальних та апеляційних судах здійснюється за індексами:

"1-кп" - обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження (кримінальна справа);

"1-кс" - клопотання слідчого, прокурора чи адвоката; скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора; заяви про відвід;

"1-в" - клопотання (подання), пов'язані із виконанням судових рішень у кримінальному провадженні (заяви про видачу дублікатів виконавчих листів, подання державних виконавців тощо);

"1-кд" - кримінальні справи (кримінальне провадження) щодо виконання судових доручень;

"1-о" - заяви про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими або виключними обставинами;

"1-вп" - заяви про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;

"1-м" - запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні;

"1-з" - заява у кримінальному провадженні;

"2" - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;

"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;

"2-в" - заяви про відновлення втраченого судового провадження;

"2-ав" - заяви про відновлення втраченого судового провадження в адміністративних справах;

"2-д" - судові доручення в цивільних справах;

"2-ад" - судові доручення в адміністративних справах;

"2-аз" - заяви про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах;

"2-азз" - заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів в адміністративних справах;

"2-асз" - заяви про повернення судового збору в адміністративних справах;

"2-ар" - заяви про роз'яснення судового рішення в адміністративних справах;

"2-аво" - заяви про виправлення описки в адміністративних справах;

"2-адр" - заяви про винесення додаткового рішення в адміністративних справах;

"2-аі" - інше;

"2-з" - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах;

"2-зз" - заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів у цивільних справах;

"2-сз" - заяви про повернення судового збору у цивільних справах;

"2-р" - заяви про роз'яснення судового рішення у цивільних справах;

"2-во" - заяви про виправлення описки у цивільних справах;

"2-др" - заяви про винесення додаткового рішення у цивільних справах;

"2-к" - справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні;

"2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;

"2-о" - цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження;

"2-п" - заяви про перегляд заочного рішення;

"2-с" - заяви про скасування судового наказу;

"2-і" - інше в цивільному судочинстві;

"3" - матеріали про адміністративні правопорушення;

"3-в" - подання, заяви, звернення в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення;

"4-с"- скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства;

"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах;

"6-а" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень в адміністративних справах;

"8" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими або виключними обставинами рішення, ухвали суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими або виключними обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах.

"11-кп" - матеріали кримінального провадження з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією;

"11-о" - про перегляд судового рішення за нововиявленими або виключними обставинами;

"11-сс" - матеріали кримінального провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією;

"11-п" - подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого;

"22-а" - адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, ухвалені місцевим судом;

"22-ц" - цивільні справи з апеляційними скаргами на рішення та ухвали, винесені місцевим судом;

"22-ц-вп" - визначення підсудності цивільної справи;

"22-вк" - на заяву про визнання та виконання рішень міжнародних комерційних арбітражів в Україні, надання дозволу на виконання рішень третейських судів;

"22-ск" - на заяву про скасування рішення третейського суду, міжнародного арбітражу;

"88-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими або виключними обставинами постанов або ухвал суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах;

"88-ц" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими або виключними обставинами рішень суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

"33" - скарги і подання на постанови у справах про адміністративні правопорушення, постановлені суддею місцевого загального суду;

"3а" - справи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 185-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення, розглянуті апеляційним судом.

"21-з" - заява в кримінальному провадженні;

"22-з" - заява в цивільній справі;

"23-з" - заява в справі про адміністративне правопорушення;

"3-зв" - заяви про відвід (самовідвід) в справах про адміністративне правопорушення;

"2-аві" - питання про відвід судді, що вирішується в порядку частини четвертої статті 40 КАС України;

"2-ві" - питання про відвід судді, що вирішується в порядку частини третьої статті 40 ЦПК України;

Реєстрація та облік кримінальних справ і матеріалів, що розглядаються за нормами Кримінально-процесуального кодексу України (в редакції 1960 р.):

"1" - справи, про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги потерпілих про притягнення до кримінальної відповідальності;

"1-н" - справи про застосування до неповнолітніх заходів виховного характеру;

"1-п" - справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або щодо вирішення питання стосовно невстановлених осіб, про закриття провадження у справі у зв'язку із закінченням строку давності;

"4" - справи за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора і скарги на їх дії та рішення;

"5" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;

"9" - справи з поданням прокурора про перегляд судового рішення у порядку виключного провадження за нововиявленими обставинами;

"10" - апеляції на справи ухвали (постанови) судді, постановлені за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора або за скаргами на їх дії;

"11" - справи кримінального судочинства за апеляціями на судові рішення;

"11-кс" - клопотання, скарга, заява.

2. Реєстрація та облік справ і матеріалів адміністративного судочинства, матеріалів про адміністративні правопорушення в окружних адміністративних та апеляційних адміністративних судах здійснюється за індексами:

П - позовна заява;

А - апеляційна скарга;

Н - заява про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами;

Д - судове доручення;

АВ - відновлення втраченого провадження;

ЗВ - заяви в порядку виконання судових рішень, якщо рішення ухвалив інший суд;

ЗД - заяви про забезпечення доказів без подання позовної заяви;

ЗР - заява про скасування заходів реагування;

АМ - матеріали про адміністративне правопорушення.

3. Реєстрація та облік справ і матеріалів господарського судочинства, матеріалів про адміністративні правопорушення в місцевих господарських та апеляційних господарських судах здійснюється на картки справи та статистичні картки за індексами, наявними в автоматизованій системі документообігу суду.

4. У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації справ і матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.