Про внесення змін до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України

Відповідно до пункту 6 частини першої статті 152 та частини п'ятої статті 153 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Вищої Ради правосуддя України від 17.01.2019 № 141/0/15-19, з метою вдосконалення порядку ведення діловодства в місцевих та апеляційних судах України

1. Затвердити зміни до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814, що додаються, які набирають чинності з 1 січня 2020 року.

2. Державному підприємству "Інформаційні судові системи" забезпечити реалізацію відповідних змін в автоматизованій системі документообігу суду.

3. Управлінню організаційного забезпечення та контролю (Парубченко Т.В.) довести копію цього наказу до територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, апеляційних судів.

4. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України не пізніше наступного робочого дня за днем отримання цього наказу довести його копію до місцевих загальних, місцевих господарських та окружних адміністративних судів.

5. Керівникам апаратів місцевих та апеляційних судів забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог Інструкції.

6. Прес-центру (на правах сектору) (Лисенко А.М.) опублікувати наказ на офіційному веб-порталі "Судова влада України" у розділі "Нормативно-правова база" рубрики "Інше".

7. Цей наказ набирає чинності з дня його видання.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Чорнуцького С.П.

1. У розділі I:

1) У пункті 1:

після терміну "відповідальний працівник" доповнити новим терміном такого змісту:

"віза - реквізит внутрішнього погодження документа, який включає: особистий підпис, ініціали і прізвище посадової особи, яка візує документ, дату візування";

термін "оригінал службового документа" виключити;

у терміні "резолюція" після слів "автора резолюції" доповнити словами ", а також його підпису";

в терміні "судове рішення" виключити слова "окрема думка судді";

термін "унікальний ідентифікатор документа" виключити;

2) Пункт 2 доповнити новим третім абзацом такого змісту:

"Порядок ведення діловодства з питань роботи з персоналом визначається чинним законодавством";

3) В абзаці другому пункту 4 після слова "містять" доповнити словом "службову", а слова "з обмеженим доступом виключити";

4) В абзаці третьому пункту 8 останнє речення викласти в такій редакції: "Документи іноземною мовою складаються (перекладаються) працівником суду, при наявності відповідного сертифікату (документу про освіту), що підтверджує вільне володіння іноземною мовою, або надаються перекладачу (бюро перекладів) за погодженням із керівництвом суду";

5) У пункті 9:

виключити третій абзац;

в абзаці четвертому слово "Контроль" замінити словами "Організація та контроль" та виключити слова ", або іншого визначеного для цього відповідального працівника";

абзац п'ятий доповнити словами ", а також надають практичну та методичну допомогу в разі потреби".

в абзаці шостому останнє речення замінити новим реченням "Копія довідки щодо перевірки стану діловодства в місцевих судах надсилається до відому відповідному територіальному управлінню Державної судової адміністрації України, в апеляційних судах - Державній судовій адміністрації України";

6) Друге речення третього абзацу пункту 10 виключити;

7) В абзаці четвертому пункту 12 після слова "судді" доповнити словами", а також в інших випадках, передбачених законом, коли суддя не може продовжувати розгляд справи,".

2. У розділі II:

1) В абзаці четвертому пункту 2 слова "керівництвом суду" замінити словами" у розпорядженні керівника апарату суду";

2) В абзаці п'ятому пункту 2:

перше речення доповнити словами ", з відміткою на реєстраційному штампі дати одержання електронного повідомлення";

друге речення виключити;

3) У пункті 3 слова "(реєстраційну позначку - унікальний ідентифікатор)" виключити;

4) У пункті 5 після слова "документи" доповнити словами "не реєструються та";

5) В абзаці третьому пункту 7:

слово "тощо" виключити;

після слова "запрошення" доповнити словами "рекламного характеру";

6) У пункті 12 слова "штампу вхідної кореспонденції з датою" замінити словом "дати";

7) Пункт 16 доповнити новим абзацом такого змісту:

"У разі розгляду по суті в межах справ про банкрутство позовних заяв, заяв, такій справі присвоюється єдиний унікальний номер справи про банкрутство та в дужках зазначається єдиний унікальний номер справи. Справи, які передані для розгляду в межах справ про банкрутство з господарського суду або судів інших юрисдикцій, містять єдиний унікальний номер справи про банкрутство та в дужках - єдиний унікальний номер справи, який був визначений раніше. Процесуальні документи в таких справах, які можуть бути оскаржені в апеляційному чи касаційному порядку, мають подвійний номер.";

8) Пункт 17 доповнити новими абзацами такого змісту:

"Категорія справи визначається в суді першої інстанції:

для проведення автоматичного розподілу справ - відповідальним працівником апарату суду;

під час здійснення судочинства - головуючим суддею у справі.

Категорія справи може бути змінена головуючим суддею до завершення розгляду справи";

9) В абзаці третьому пункту 18 після слова "процесу" доповнити словами "(за наявності відповідної інформації)";

10) У пункті 13 після слів "в день розгляду справи" доповнити словами "після їх реєстрації в АСДС із зазначенням дати і часу отримання цих документів".

3. У розділі III:

1) У другому реченні пункту 2 слова "в порядку, визначеному у суді" замінити словами "судових справ на кожного суддю (суддю-доповідача).".

2) У пункті 9 після слів "такі матеріали" доповнити словами "виокремлюються, формуються в окремі обкладинки та";

3) У пункті 11 виключити слова "не пізніше наступного дня";

4) Пункт 12 викласти у новій редакції:

"12. Позовна заява/заява/скарга/клопотання, що надійшла в порядку усунення недоліків, з доданими документами, передається для розгляду судді";

5) У пункті 13 виключити слова "не пізніше наступного дня";

6) У пункті 14:

в абзаці третьому підпункту 1 слово "розпорядження" замінити словами "письмове запрошення";

підпункт 5 виключити. У зв'язку з цим підпункт 6 вважати підпунктом 5;

останній абзац виключити;

7) В абзаці першому пункту 19 виключити слово "невідкладно";

8) Пункт 20 виключити. У зв'язку з цим пункт 21 вважати пунктом 20.

4. У розділі V:

1) Абзац перший пункту 4 доповнити новим реченням: "Речові докази, які надаються для огляду в судовому засіданні і не передаються на зберігання суду, реєстрації не підлягають.";

2) Доповнити новим пунктом 12 такого змісту:

"12. Керівник апарату суду, за обов'язковою участі особи, відповідальної за збереження речових доказів, не рідше одного разу на рік, перевіряє стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів. За результатами перевірки складається акт.".

5. Пункт 9 розділу VI доповнити словами "та внесенням відповідних даних до АСДС".

6. У розділі VII:

1) У пункті першому:

абзац чотирнадцятий

"вступна та резолютивна частини судового рішення (за наявності)" вважати п'ятнадцятим;

останній абзац доповнити словами ", про що зазначається в описі справи";

2) У пункті 5 виключити слова ", із внесенням до АСДС відповідної відмітки про дату та час їх передачі та отримання";

3) У пункті 6:

абзац перший викласти в новій редакції:

"У разі відмови у відкритті провадження у справі, повернення позовної заяви, документи формуються та підшиваються у спеціальну обкладинку у хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення документа судом.";

у першому реченні другого абзацу слова "повернення її без розгляду" замінити словами "її поверненні";

4) Пункт 7 доповнити новими абзацами такого змісту:

"У разі направлення справи до іншого суду за підсудністю (для визначення підсудності), до органу, що направив адміністративний протокол - на доопрацювання, повернення обвинувального акту прокурору, суд самостійно, виходячи з конкретних обставин справи, вирішує питання про перелік матеріалів, копії яких йому необхідно залишити. Такі матеріали формуються та підшиваються в спеціальну обкладинку в хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення судом.

Справи позовного провадження, заяви та матеріали, судові рішення, ухвалені за результатами їх розгляду по суті, які можуть бути оскаржені, та розглядаються у межах справи про банкрутство, формуються окремо за правилами цього розділу Інструкції.";

5) У пункті 8:

в абзаці п'ятому після слова "підписує" доповнити словами "суддя та";

в абзаці сьомому виключити слово "окремо";

6) У пункті 16:

абзац перший викласти в новій редакцій:

"У разі відмови у відкритті апеляційного провадження у справі, повернення апеляційної скарги, документи формуються та підшиваються у спеціальну обкладинку у хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення документа судом.";

у першому реченні другого абзацу слова "у прийнятті чи повернення її без розгляду" замінити словами "у відкритті апеляційного провадження чи повернення апеляційної скарги";

7) У пункті 22:

у першому реченні другого абзацу слово "тверду" замінити словом "спеціальну";

в абзаці четвертому слова "відповідальна особа суду, яка" замінити словами "працівник апарату суду (із зазначенням посади, прізвища, ініціалів та дати), який";

в абзаці п'ятому слова "Апеляційна (касаційна) скарга разом з матеріалами" замінити словом "Матеріали", а слово "надсилається" замінити словом "надсилаються";

8) Пункт 25 доповнити новим реченням: "До матеріалів судової справи долучаються належно засвідчені копії документів та акт вилучення документів, про що зазначається у внутрішньому описі справи у графі "Примітки".".

7. У розділі IX:

1) У пункті 1:

в абзаці другому після слів "у справі" доповнити словами "а в разі його відсутності - головою суду або особою, яка виконує його обов'язки,";

абзац п'ятий викласти в новій редакції:

"Примірник супровідного листа прикріплюється до лицьової сторінки обкладинки справи, що направляється за межі суду, а його копія долучається до відповідної номенклатурної справи суду, що направляє справу.";

2) У пункті 5 слово "Канцелярія" замінити словами "Відповідальна особа";

3) Пункт 6 викласти в новій редакції:

"6. У разі направлення за межі суду справи, що не закінчена провадженням, справа-замінник зберігається у судді (головуючого судді або судді-доповідача у разі колегіального розгляду судової справи).

Якщо за межі суду направляється справа, провадження у якій закінчено, справа-замінник зберігається в канцелярії (архіві) суду. ".

8. У другому реченні пункту 2 розділу X виключити слова "або безпосередньо у місці тримання під вартою".

9. У розділі XI:

1) В абзаці першому пункту 2 виключити слова "протягом двох днів з дня його складення у повному обсязі" та слова ", у випадку наявності у особи офіційної електронної адреси - в електронній формі, або рекомендованим листом з повідомленням про вручення - якщо офіційна електронна адреса відсутня";

2) Абзац перший пункту 3 викласти в новій редакції:

"Копія судового рішення, виготовлена апаратом суду, засвідчується відповідальною особою апарату суду та печаткою суду із зазначенням дати.";

3) Пункт 4 викласти в новій редакції:

"4. Копії судових рішень, що набрали законної сили або підлягають негайному виконанню повинні бути прошиті, пронумеровані, засвідчені та скріплені відповідною печаткою суду.";

4) У пункті 5:

доповнити новим першим реченням: "Копії судових рішень можуть бути видані повторно за заявою особи у порядку, встановленому законодавством.";

у другому реченні виключити слова "судових рішень у справі, які видаються учасникам судового процесу повторно,";

5) Абзац перший після слова "рішення" доповнити словами "повинна відповідати оригіналу та".

У розділі XII:

1) У пункті 1 слова "посвідчень для відряджень," виключити;

2) В абзаці четвертому пункту 6 після слів "законної сили" доповнити словами "(за вимогою)";

3) Пункт 9 доповнити новим третім абзацом:

"Якщо за результатами службового розслідування (перевірки) місцезнаходження печатки не встановлено, таку печатку визнають недійсною, про що робиться відповідна відмітка в журналі, а також оприлюднюється відповідна інформація в засобах масової інформації.".

10. У розділі XIV:

1) В абзаці четвертому пункту 2 слова "електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП)" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису (ЕЦП)";

2) У пункті 7 слова ", який має містити такі відомості: найменування суду; вихідний номер; дату відправки; адресатів; вид відправки (на руки, проста, рекомендована, рекомендована з повідомленням, цінна); ідентифікатор поштового відправлення; дата отримання повідомлення /відповіді на запит; кому видана; підпис про отримання; примітка (аркуш справи з повідомленням / відповіддю на запит, тощо); підпис відповідального працівника" замінити словами "із зазначенням адрес";

3) у пункті 12 букви "ЕЦП" замінити словами "кваліфікованим електронним підписом (ЕЦП)";

4) у пункті 13:

у першому реченні слова "секретар судового засідання" замінити словами "відповідальний працівник суду";

у другому реченні слово "канцелярії" замінити словом "суду";

5) у пункті 16 після слова "повідомленням" доповнити словами "(ухвала суду про дату, час та місце судового засідання чи вчинення відповідної процесуальної дії)";

6) у пункті 18 виключити слова ", або відповідальному працівнику канцелярії".

11. У пункті 9 розділу XV:

слова "служби діловодства" замінити словом "канцелярії";

доповнити новим реченням такого змісту: "Разом з таким документом подається вмотивована службова записка, що містить підстави повернення документа.".

12. У розділі XVI:

1) Друге речення першого абзацу пункту 6 доповнити словами ", окрім випадків передбачених законом";

2) У пункті 8:

абзац шостий доповнити новим другим реченням такого змісту "Депутатське звернення - протягом 10 днів з моменту його одержання.";

у третьому реченні шостого абзацу слово "звернення" замінити словами "запиту/звернення";

абзац восьмий виключити. У зв'язку з цим абзац дев'ятий вважати абзацом восьмим;

абзац восьмий викласти в новій редакції:

"адвокатський запит - не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту. Строк розгляду адвокатського запиту може бути продовжено до двадцяти робочих днів з обґрунтуванням причин такого продовження.";

3) Абзац другий пункту 11 вважати пунктом 12.

13. У пункті 1 розділу XVIII:

1) У восьмому абзаці виключити слово ", кадрових";

2) В тринадцятому абзаці слова "подається на підпис разом із завізованим проектом цього документа" замінити словами "та додатки до нього візуються працівником, що створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено та посадовими особами суду, які визначені у проекті документа як виконавці завдань та подаються на підпис";

3) Абзац сімнадцятий викласти в новій редакції:

"Облік, ознайомлення, зберігання оригіналів і розсилка копій наказів (розпоряджень) здійснюється відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом.".

14. У розділі XIX:

1) У пункті 2 після слова "лист" доповнити словом "наказ,";

2) У пункті 3 після слова "лист" доповнити словом "(наказ)";

3) Пункт 8 викласти в новій редакції:

"8. Контроль за виконанням судового рішення здійснює суд у межах повноважень, наданих йому законом.";

4) Пункт 11 викласти в новій редакції:

"11. Оригінали виконавчих документів про стягнення з державного органу, державного підприємства, установи, організації судового збору, штрафу (як засобу процесуального примусу) направляються судами до ДСА України, як стягувачу, для подальшого пред'явлення до органів Державної казначейської служби України.

Оригінали виконавчих документів про стягнення судового збору, про накладення штрафу (як засобу процесуального примусу) з фізичних та юридичних осіб пред'являються судами для виконання до відповідних органів державної виконавчої служби у строки, встановлені Законом України "Про виконавче провадження".

Перед направленням виконавчого документу відповідальний працівник суду перевіряє стан добровільної сплати боржниками судового збору або штрафу (як засобу процесуального примусу) до бюджету.";

5) Пункти 12, 13 виключити.

15. У розділі XX:

1) Абзац третій пункту 3 викласти в новій редакції:

"Стосовно військовослужбовців, засуджених до тримання в дисциплінарному батальйоні або до кримінального покарання у вигляді арешту, суд надсилає копію вироку та розпорядження про виконання начальнику органу управління Служби правопорядку в зоні відповідальності.";

2) У першому реченні пункту 6 виключити слова "із розпорядженням про виконання протягом трьох робочих днів";

3) У пункті 7:

абзац перший доповнити словами ", у порядку, передбаченому законом про виконавче провадження";

у другому реченні другого абзацу слово "супровідному" замінити словом "виконавчому", а слово "точне" замінити словами "відоме суду";

4) У пункті 8 виключити слово "видаються" та слова "судом кур'єром або рекомендованим листом із розпискою про одержання";

5) У пункті 9 виключити слова "(разом із розпорядженням про виконання)".

16. У Додатку 3 до пункту 17 розділу II Інструкції :

1) У тексті додатку, крім в індексі "9", словосполучення "нововиявленими обставинами" замінити "нововиявленими або виключними обставинами";

2) У пункті 1 після індексу "3а " доповнити новими індексами:

"21-з" - заява в кримінальному провадженні;

"22-з" - заява в цивільній справі;

"23-з" - заява в справі про адміністративне правопорушення;

"3-зв" - заяви про відвід (самовідвід) в справах про адміністративне правопорушення;

"2-аві" - питання про відвід судді, що вирішується в порядку частини четвертої статті 40 КАС України;

"2-ві" - питання про відвід судді, що вирішується в порядку частини третьої статті 40 ЦПК України;

3) У пункті 1 після індексу "11" доповнити індексом:

"11-кс" - клопотання, скарга, заява;

4) У пункті 2 слова "порушення" замінити словом "правопорушення".