Про внесення змін до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України

Відповідно до пункту 6 частини першої статті 152 та частини п'ятої статті 153 Закону України "Про судоустрій і статус суддів" , Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Вищої ради правосуддя України від 17.01.2019 № 141/0/15-19, з метою вдосконалення порядку ведення діловодства в місцевих та апеляційних судах України

1. Затвердити зміни до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814 (далі - Інструкція), що додаються.

2. Державному підприємству "Інформаційні судові системи" - адміністратору автоматизованої системи документообігу суду (далі - АСДС) не пізніше 30 робочих днів з дня видання цього наказу забезпечити технічну реалізацію відповідних норм Інструкції в АСДС, про що повідомити ДСА України, апеляційні та місцеві суди.

3. До внесення відповідних змін до АСДС норми Інструкції застосовуються без урахування положень, що потребують технічної реалізації.

4. Управлінню організаційного забезпечення та контролю (Парубченко Т.В.) довести копію цього наказу до територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, апеляційних судів.

5. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України не пізніше наступного робочого дня за днем отримання цього наказу довести його копію до місцевих загальних, місцевих господарських та окружних адміністративних судів.

6. Керівникам апаратів місцевих та апеляційних судів забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог Інструкції.

7. Прес-службі (на правах сектору) (Лисенку А.М.) не пізніше наступного робочого дня за днем його видання оприлюднити цей наказ у розділі "Нормативно-правова база" рубрики "Інше" офіційного сайту ДСА України.

8. Цей наказ набирає чинності з дня його видання.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Чорнуцького С.П.

1. В останньому реченні абзацу п'ятого пункту 9 розділу I після слова "надсилається" доповнити словами "в електронному вигляді".

2. У розділі II:

1) пункт 12 викласти в новій редакції:

"12. Повідомлення про вручення поштового відправлення адресатові після повернення до суду долучаються до матеріалів судової справи. При цьому до АСДС вносяться відомості про факт вручення (не вручення) документів адресатові та дату повернення до суду повідомлення.";

2) пункт 17 доповнити новим другим абзацом такого змісту:

"Усі пункти (електронні поля) обліково-статистичних (інформаційних) карток та реєстраційних журналів, що містять відомості про судову справу, підлягають обов'язковому заповненню.";

3) доповнити новим пунктом 19:

"19. Якщо в одній справі, що надійшла до суду апеляційної інстанції, подано апеляційні скарги на декілька судових рішень, то на кожну апеляційну скаргу складається окрема обліково-статистична (інформаційна) картка.

У разі надходження декількох апеляційних скарг на одне і те ж судове рішення, на такі апеляційні скарги складається одна обліково-статистична (інформаційна) картка.".

3. У розділі III:

1) пункт 2 викласти в новій редакції:

"2. Після завершення автоматизованого розподілу судові справи передаються судді (судді-доповідачу) для розгляду під підпис у загальному реєстрі судових справ або окремо складених реєстрах судових справ на кожного суддю (суддю-доповідача) у порядку визначеному в суді.

Реєстри судових справ зберігаються в окремих справах за номенклатурою.

Список судових справ, призначених до розгляду, за будь-який період, по конкретному судді та по суду в цілому, роздруковується та надається в разі надходження відповідного запиту.";

2) у пункті 20 слова "у п'ятиденний строк" замінити словами "протягом п'яти робочих днів".

4. Пункт 9 розділу VI викласти в новій редакції:

"9. Розписки осіб, які одержали судові виклики і повідомлення, а також судові виклики та повідомлення, що повернулись у зв'язку з неврученням їх адресатові, долучаються до матеріалів судової справи. При цьому до АСДС вносяться відомості про факт вручення (не вручення) документів адресатові та дату отримання судом повідомлення.".

5. У розділі VII:

1) у пункті 1:

слова "бланк опису документів" замінити словами "аркуш(-і) внутрішнього опису документів";

виключити по тексту слова "зі списком розсилки поштової кореспонденції";

останній абзац замінити новими абзацами такого змісту:

"У разі фіксування перебігу судового засідання технічними засобами або проведення судового засідання в режимі відеоконференції носії інформації із технічним записом судового засідання вкладаються в конверт, який вклеюється на внутрішньому боці обкладинки в кінці відповідного тому справи.

У внутрішньому описі судової справи, в хронологічному порядку, вказується наявність технічного носія у справі, а в примітках зазначається його фактичне місцезнаходження: "у конверті в кінці тому".".

2) пункт 7 доповнити новими абзацами:

"У разі винесення судом окремої ухвали листування щодо її виконання підшивається до матеріалів судової справи.

Якщо окрема ухвала постановлена судом апеляційної інстанції, то листування щодо виконання окремої ухвали направляється до суду першої інстанції для приєднання до матеріалів справи.";

3) в абзаці першому пункту після слів "порядковий номер," доповнити словами "реєстраційний індекс документу,". Слова " (без скорочень)" виключити;

4) пункт 16 виключити. У зв'язку з цим пункти 17-25 вважати відповідно пунктами 16-24;

5) у новому пункті 22:

слова "бланк опису документів" замінити словами "аркуш(-і) внутрішнього опису документів";

доповнити новим дев'ятим абзацом такого змісту:

"Копії судових рішень, які містяться в контрольному провадженні, засвідчуються в установленому порядку підписом головуючого судді (судді-доповідача), а за його відсутності - секретарем відповідної судової палати, одним із заступників голови суду або головою суду.".

6. У розділі VIII виключити пункт 3. У зв'язку з цим пункти 4, 5 вважати відповідно пунктами 3, 4.

7. У розділі IX:

1) Абзац другий пункту 1 викласти у такій редакції:

"У кожному випадку справа надсилається за межі суду із супровідним листом, підписаним керівником апарату або особою, яка виконує його обов'язки. У супровідному листі зазначаються підстави направлення (повернення) справи та її реквізити.";

2) Доповнити пункт 4 новим абзацом такого змісту:

"Копії судових рішень, які містяться в справі-заміннику, засвідчуються в установленому порядку підписом судді (головуючого судді), а за його відсутності - одним із заступників голови суду або головою суду.".

8. У розділі XI:

1) У пункті 3:

у першому реченні першого абзацу перед словом "печаткою" доповнити словом "відповідною";

абзац четвертий замінити новими абзацами такого змісту:

"У випадках, встановлених чинним законодавством, у тому числі для проставлення апостиля, а також на вмотивовану вимогу учасника справи чи органів та установ, які виконують рішення судів, з метою недопущення порушень прав фізичних та юридичних осіб, копія судового рішення засвідчується гербовою печаткою та підписом головуючого судді (судді-доповідача), а у разі його відсутності - головою суду чи особою, що виконує його обов'язки.

Види судових рішень та відповідальні працівники суду, які їх засвідчують, визначаються розпорядчим документом голови суду.";

2) Абзац третій пункту 6 викласти в новій редакції:

"роздруківки електронного примірника судового рішення, оригінал якого збережений в АСДС, який містить електронні підписи відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги" .";

3) у пункті 9 абзаци перший-третій викласти в новій редакції:

"Копія судового рішення (документу) засвідчується відміткою "Згідно з оригіналом".

Крім того, на копії судового рішення (документу) може зазначатися інформація про те, що оригінал судового рішення (документу) знаходиться в матеріалах справи (кримінального провадження).

У разі засвідчення з оригіналу електронного документу, збереженого в АСДС, проставляється відмітка "Виготовлено з автоматизованої системи документообігу суду".";

4) Доповнити новими пунктами 16-18 такого змісту:

"16. У суді можуть засвідчуватися копії документів, що створюються в ньому, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

17. Копії документів інших осіб, організацій та установ з їх оригіналів можуть виготовлятися і засвідчуватися у таких випадках:

на вимогу судових та правоохоронних органів відповідно до законодавства;

під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання тощо, а також під час формування особових справ працівників суду (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

18. Копія документа засвідчується тільки в разі пред'явлення його оригіналу. Не дозволяється засвідчення копій документів з копій, що засвідчені іншими особами, організаціями та установами, за винятком передбачених законодавством випадків.".

9. У розділі XII:

1) Пункт 1 викласти в новій редакції:

"1. Суд має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням - гербову печатку. У суді можуть застосовуватися номерні гербові печатки.

Крім гербової печатки суду дозволяється також застосовувати печатки структурних підрозділів (канцелярії, архіву, бухгалтерії тощо), печатки для окремих категорій документів (для копій, перепусток, конвертів тощо), штампи з повним найменуванням суду та іншими реквізитами бланка, а також металеві печатки - для опечатування приміщень, шаф, сейфів.

Розпорядчим документом голови суду визначаються:

види та кількість печаток і штампів, що застосовуються;

переліки документів, підписи на яких відповідно до законодавства необхідно скріплювати гербовою печаткою та іншими печатками суду;

порядок використання, місце зберігання печаток і посадові особи, відповідальні за їх зберігання;

перелік посадових осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою суду.";

2) пункт 5 викласти в новій редакції:

"5. Наказом керівника апарату суду визначаються відповідальні працівники за зберігання штампів та бланків суду.";

3) у пункті 6 виключити абзац вісімнадцятий.

10. У розділі XIV:

1) пункти 7, 8 виключити. У зв'язку з цим пункти 9-16 вважати відповідно пунктами 7-14;

2) новий пункт 14 викласти в такій редакції:

"14. На поштових відправленнях, які містять судові виклики і повідомлення про дату, час та місце судового засідання чи вчинення процесуальної дії обов'язково проставляється відповідна відмітка з позначкою або зі штампом суду "Судова повістка.";

3) пункт 17 виключити. У зв'язку з цим пункти 18, 19 вважати відповідно пунктами 15, 16.

11. У пункті 3 розділу XVII виключити слова ", внутрішні документи суду (листи, службові, доповідні записки, окремі види довідок тощо)" та "в АСДС".

12. У розділі XIX:

1) Пункт 4 викласти в новій редакції:

"4. З дня початку функціонування Єдиного державного реєстру виконавчих документів усі виконавчі документи, на підставі яких відповідно до закону здійснюється примусове виконання судових рішень, підлягають обов'язковому внесенню до Єдиного державного реєстру виконавчих документів.

До дня початку функціонування Єдиного державного реєстру виконавчих документів оформлення і видача виконавчих документів здійснюється в паперовій формі.";

2) пункт 11 викласти в новій редакції:

"11. Оригінали виконавчих документів про стягнення з державного органу судового збору, штрафу (як засобу процесуального примусу) надсилаються до відповідних територіальних управлінь ДСА України, за місцезнаходженням суду, яким видано виконавчий документ, для їх подальшого пред'явлення уповноваженим представником ДСА України до органів Державної казначейської служби України в порядку та строки, встановлені законодавством України.

Оригінали виконавчих документів про стягнення судового збору, про накладення штрафу (як засобу процесуального примусу) з фізичних та юридичних осіб пред'являються судами для виконання до відповідних органів державної виконавчої служби в порядку та строки, встановлені Законом України "Про виконавче провадження" .".

13. Розділ XX доповнити новим пунктом 11 такого змісту:

"11. У разі задоволення подання уповноваженого органу з питань пробації про скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням, звільнення від відбування покарання у зв'язку із закінченням іспитового строку, якщо вирок у кримінальному провадженні постановлено судом, до якого подано таке подання, це подання з усіма документами долучається до матеріалів кримінального провадження, а особова справа повертається до уповноваженого органу з питань пробації. Якщо вирок у кримінальному провадженні постановлено іншим судом, матеріали подання оформляються в окрему справу, особова справа засудженого повертається до уповноваженого органу з питань пробації, а копія ухвали надсилається до суду, яким постановлено вирок, для долучення до матеріалів кримінального провадження.

У разі відмови у задоволенні судом такого подання, якщо вирок у кримінальному провадженні постановлено судом, до якого внесено подання, - усі матеріали подання долучаються до матеріалів кримінального провадження, а особова справа повертається до уповноваженого органу з питань пробації для подальшого виконання. Якщо вирок постановлено іншим судом, подання оформляється окремою справою, особова справа засудженого повертається до уповноваженого органу з питань пробації, а копія ухвали надсилається до суду, яким постановлено вирок, для долучення до матеріалів кримінального провадження."