про затвердження Положення про здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням контрольних доручень у ДПА України

З метою чіткої регламентації здійснення у ДПА України системного автоматизованого контролю за виконанням доручень, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, власними рішеннями та дорученнями до іншої вхідної кореспонденції, із використанням програмного забезпечення "Автоматизована система електронного документообігу ДПА України" (далі - АСЕДО)

1. Затвердити Положення про здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням контрольних доручень у ДПА України (далі - Положення), що додається;

2. Керівникам структурних підрозділів ДПА України, Департаменту контролю за виробництвом та обігом спирту, алкогольних напоїв і тютюнових виробів, Департаменту розвитку та модернізації державної податкової служби, Інформаційно-довідкового департаменту державної податкової служби забезпечити дотримання вимог Положення при здійсненні автоматизованого контролю за виконанням актів і доручень органів вищого рівня, власних рішень, доручень до іншої вхідної кореспонденції.

3. Вважати таким, що втратив чинність, пп. 1.1 наказу ДПА України від 11.03.2006 N 121 "Про затвердження нормативних документів щодо здійснення системного автоматизованого контролю за виконання доручень органів вищого рівня та власних рішень".

4. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Голови Захарченка В.Ю.

1.1. Положення про здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням контрольних доручень у ДПА України (далі - Положення) регламентує порядок організації та здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням доручень, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, дорученнями керівництва ДПА України та розпорядчими документами ДПА України, із використанням програмного забезпечення "Автоматизована система електронного документообігу" (далі - АСЕДО).

1.2. Положення розроблено з урахуванням:

Закону України від 4 грудня 1990 року N 509-XII "Про державну податкову службу в Україні" зі змінами;

Закону України від 17 листопада 1992 року N 2790-XII "Про статус народного депутата України" зі змінами (далі - Закон N 2790);

Закону України від 2 жовтня 1996 року N 393/96-ВР "Про звернення громадян" зі змінами (далі - Закон N 393);

Положення про контроль за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України, затвердженого Указом Президента України від 19 лютого 2002 року N 155/2002, зі змінами (далі - Указ Президента N 155);

Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року N 950, зі змінами;

Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153, зі змінами (далі - Примірна інструкція);

Положення про Державну податкову адміністрацію України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2007 року N 778, зі змінами;

Типового положення про структурний підрозділ з контролю апарату міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 року N 2037;

Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян в органах державної податкової служби, затвердженої наказом ДПА України від 18.06.2008 N 395, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 25.06.2008 N 554/15245;

Регламенту Державної податкової адміністрації України, затвердженого наказом ДПА України від 07.11.2007 N 626, зі змінами;

Типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України, затвердженої наказом ДПА України від 01.07.98 N 315, зі змінами (далі - Типова інструкція);

Наказу ДПА України від 05.06.2008 N 375 "Про організаційну структуру підрозділів ДПА України та їх функціональні повноваження";

Порядку здійснення системного дистанційного автоматизованого контролю ДПА України за виконанням ДПА в АР Крим, областях, мм. Києві і Севастополі контрольних завдань ДПА України з використанням інтегрованої автоматизованої системи контролю "ДПА України - регіональні ДПА", затвердженого наказом ДПА України від 05.02.2010 N 61;

Положення про преміювання працівників Державної податкової адміністрації України, затвердженого наказом ДПА України від 29.05.2008 N 363, зі змінами.

1.3. Терміни, що вживаються у Положенні:

Вхідна кореспонденція - це документи, що надійшли до ДПА України для розгляду й виконання та зареєстровані у встановленому порядку діловодною службою.

Відповідальний працівник ДПА України - працівник контрольно-аналітичного відділу Організаційно-розпорядчого департаменту, на якого покладено обов'язки здійснення системного дистанційного автоматизованого контролю за виконанням регіональними ДПА розпорядчих документів та доручень керівництва ДПА України.

Відповідальний працівник регіональної ДПА - працівник підрозділу організаційно-розпорядчої роботи регіональної ДПА, на якого покладено обов'язки здійснення системного дистанційного автоматизованого контролю за виконанням структурними підрозділами регіональних ДПА розпорядчих документів та доручень керівництва ДПА України.

Діловодна служба - підрозділ Департаменту господарського забезпечення, який забезпечує електронний документообіг вхідної кореспонденції, розпорядчих документів ДПА України та протоколів апаратних нарад відповідно до Типової інструкції.

Інтегрована система контролю "ДПА України - регіональні ДПА" - система контролю, створена на базі автоматизованої системи електронного документообігу ДПА України (АСЕДО) шляхом підключення до АСЕДО ДПА України всіх АСЕДО регіональних ДПА каналами телекомунікаційного зв'язку.

Контрольні доручення - це доручення, надані (визначені) органами вищого рівня, власними рішеннями та до іншої вхідної кореспонденції, за виконанням яких здійснюється системний автоматизований контроль.

Регіональні ДПА - державні податкові адміністрації в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі;

Резолюція - це напис на документі, зроблений Головою ДПА України, першим заступником (заступником) Голови ДПА відповідно до розподілу обов'язків, який містить вказівки щодо виконання документа та складається з таких елементів: прізвища виконавця (виконавців); рівня контролю; змісту доручення; терміну виконання; особистого підпису керівника; дати.

Співвиконавці контрольного доручення - посадові особи, зазначені в дорученні (резолюції) після головного виконавця, які забезпечують у межах компетенції разом із головним виконавцем виконання доручення.

Проект документа - погоджений відповідно до чинного законодавства попередній текст документа, що виноситься на затвердження (підписання) керівництву ДПА України.

1.4. Контролю підлягають доручення, визначені:

законами України;

постановами Верховної Ради України;

актами Президента України;

рішеннями Кабінету Міністрів України;

дорученнями Прем'єр-міністра України;

листами Президента України;

листами Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій;

запитами і зверненнями народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

листами Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів;

листами Генерального прокурора України;

зверненнями міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, установ, підприємств і організацій;

зверненнями фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності;

зверненнями громадян;

зверненнями органів ДПС;

власними рішеннями (наказами, розпорядженнями ДПА України, протоколами апаратних нарад, колегій ДПА України тощо);

дорученнями керівництва ДПА України до інших документів, що надходять до ДПА України, тощо.

1.5. Системний автоматизований контроль за виконанням контрольних доручень здійснюється контрольно-аналітичним відділом Організаційно-розпорядчого департаменту (далі - контрольно-аналітичний відділ).

Системний автоматизований контроль за виконанням контрольних доручень включає такі основні види робіт:

постановка на автоматизований контроль контрольних доручень, які надаються структурним підрозділам ДПА України, та розпорядчих документів, доручень керівництва ДПА України, які надаються регіональним ДПА;

моніторинг дотримання строків виконання контрольних доручень структурними підрозділами ДПА України та розпорядчих документів і доручень керівництва ДПА України регіональними ДПА;

надання структурним підрозділам ДПА України, регіональним ДПА випереджувальної інформації про невиконані контрольні доручення, терміни виконання яких минають на відповідну дату, та строки виконання;

забезпечення надання структурними підрозділами контрольно-аналітичному відділу паперових копій документів, що підтверджують виконання контрольних доручень, або інших матеріалів про виконання контрольних доручень та прикріплення електронних копій цих документів до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДО;

аналіз копій документів, що підтверджують виконання контрольних доручень, з метою визначення повноти і своєчасності виконання;

опрацювання отриманих від регіональних ДПА електронних копій документів, що підтверджують виконання розпорядчих документів і доручень керівництва ДПА України та електронних звітів щодо стану виконання;

оцінка якості виконання контрольних доручень (виконано, виконано не в повному обсязі, не виконано);

зняття з контролю доручень, виконаних у повному обсязі;

проведення за необхідності перевірок стану виконання контрольних доручень;

систематичне інформування керівництва ДПА України про невиконані структурними підрозділами ДПА України контрольні доручення, регіональними ДПА - розпорядчі документи та доручення керівництва ДПА України для прийняття управлінських рішень;

підготовка інформаційно-аналітичних матеріалів про стан виконавської дисципліни у ДПА України, регіональних ДПА на засідання колегії ДПА України, апаратні наради, до заслуховувань керівників регіональних ДПА, для використання при перевірках структурних підрозділів ДПА України та регіональних ДПА тощо;

інформування керівників структурних підрозділів ДПА України про порушення термінів виконання контрольних доручень для врахування стану виконавської дисципліни при визначенні розміру премії працівникам структурних підрозділів ДПА України відповідно до положення про преміювання працівників ДПА України;

інформування керівників структурних підрозділів ДПА України про невиконання або виконання не в повному обсязі регіональними ДПА розпорядчих документів і доручень керівництва ДПА України для вжиття необхідних заходів щодо забезпечення їх виконання;

аналіз стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах ДПА України, регіональних ДПА;

підготовка пропозицій щодо удосконалення організації здійснення контролю.

3.1. Виконавці контрольних доручень

3.1.1. Виконавці контрольних доручень визначаються у тексті документа або резолюції до нього.

3.1.2. Якщо контрольне доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

3.1.3. Якщо у тексті контрольного доручення або в резолюції до нього виконавцями контрольного доручення визначені перші заступники (заступники) Голови ДПА України та керівники структурних підрозділів, відповідальність за виконання несе керівник структурного підрозділу ДПА України, зазначений першим після перших заступників (заступників) Голови ДПА України.

3.1.4. Виконавець, вказаний у резолюції до документа чи в тексті контрольного доручення першим (головним), зобов'язаний організувати виконання контрольного доручення іншими посадовими особами (співвиконавцями), прізвища яких зазначено у резолюції.

3.1.5. Співвиконавці контрольних доручень повинні надати пропозиції головному виконавцю контрольного доручення не пізніше ніж за три дні до настання терміну виконання.

У разі якщо доручення потребує негайного виконання, співвиконавці повинні надавати пропозиції головному виконавцю протягом попередньо узгодженого терміну, що дозволяє забезпечити своєчасне виконання.

На головного виконавця контрольного доручення покладається обов'язок узагальнення матеріалів за результатами виконання; інформування кореспондента, від якого надійшов документ; здійснення необхідних процедур для зняття з контролю контрольного доручення в установленому порядку.

3.1.6. Якщо виконання контрольного доручення покладено на кілька структурних підрозділів, реєстраційно-контрольна картка формується на головного виконавця, який звітує перед контрольно-аналітичним відділом за виконання.

3.1.7. Якщо контрольне доручення, визначене розпорядчим документом і дорученням керівництва ДПА України, надається всім структурним підрозділам ДПА України або регіональним ДПА, реєстраційно-контрольна картка формується на кожного виконавця, який звітує про виконання перед контрольно-аналітичним відділом.

3.2. Рівень контролю за виконанням контрольних доручень

3.2.1. За виконанням контрольних доручень встановлюється дворівневий контроль.

Рівень контролю доручень визначається керівництвом ДПА України в резолюціях до них.

3.2.2. До 1 рівня контролю належать доручення, за виконанням яких здійснюється обов'язковий автоматизований контроль контрольно-аналітичним відділом, а саме:

доручення до вхідної кореспонденції - відповідно до резолюції керівництва ДПА України, у якій визначаються конкретні виконавці, завдання, терміни їх виконання та проставлено штамп "Контроль" або літера "К";

доручення, визначені розпорядчими документами ДПА України, протоколами апаратних нарад, колегії ДПА України, у яких вказані виконавці та терміни виконання;

доручення Голови ДПА України та його перших заступників, у яких зазначені конкретні терміни виконання;

доручення Голови ДПА України, перших заступників (заступників) Голови ДПА України до доповідних записок та інших документів, у разі наявності у них інформації про здійснення контролю за їх виконанням контрольно-аналітичним відділом.

Системний автоматизований контроль за виконанням таких документів здійснюється як за змістом контрольних доручень, так і термінами виконання.

3.2.3. До 2 рівня контролю належать доручення, контроль за виконанням яких забезпечується керівниками структурних підрозділів ДПА України, яким доручено їх виконання, а саме:

визначені розпорядчими документами з термінами виконання "постійно" ("щоденно", "щотижнево" тощо);

підготовлені за ініціативою структурних підрозділів ДПА України, у яких не визначено підрозділ, що буде здійснювати контроль за виконанням, та які не доведено в установленому порядку до контрольно-аналітичного відділу для здійснення контролю. Контроль за виконанням забезпечує керівник структурного підрозділу, яким це доручення підготовлено.

3.2.4. Виконання контрольних доручень з постійними та тривалими термінами виконання в обов'язковому порядку передбачається у планах роботи структурних підрозділів ДПА України, визначених відповідальними за виконання.

3.3. Постановка контрольних доручень на автоматизований контроль

3.3.1. Постановку на автоматизований контроль контрольних доручень до вхідної кореспонденції здійснює діловодна служба при реєстрації в АСЕДО в установленому порядку шляхом створення реєстраційно-контрольних карток, у яких заповнюються реєстраційні реквізити, зазначається резолюція керівництва ДПА України, короткий зміст документа, зміст контрольного доручення, індекс і назва структурного підрозділу ДПА України (виконавця) та прізвище його керівника, дата передачі документа на виконання та термін виконання контрольного доручення.

3.3.2. Постановку на автоматизований контроль доручень, визначених наказами, розпорядженнями ДПА України, дорученнями керівництва ДПА України, протокольними дорученнями апаратних нарад та колегії ДПА України, здійснює контрольно-аналітичний відділ.

3.3.3. Постановку на автоматизований контроль окремих доручень Голови ДПА України та його перших заступників, доручень (резолюцій) перших заступників (заступників) Голови ДПА України здійснює контрольно-аналітичний відділ у разі наявності письмового доручення щодо здійснення цим підрозділом контролю за виконанням та після доведення цих доручень до контрольно-аналітичного відділу в установленому порядку.

3.3.4. Постановку на автоматизований контроль доручень ДПА України, виконання яких покладено на регіональні ДПА, здійснює в установленому порядку відповідальний працівник контрольно-аналітичного відділу ДПА України.

3.4. Доведення контрольних доручень до виконавців

3.4.1. Доведення до структурних підрозділів ДПА України контрольних доручень (разом із контрольними картками) до документів вхідної кореспонденції, поставлених на автоматизований контроль, а також наказів, розпоряджень ДПА України та протоколів апаратних нарад здійснює діловодна служба у порядку, встановленому Типовою інструкцією.

3.4.2. Доведення до структурних підрозділів ДПА України контрольних доручень, визначених протоколами колегії ДПА України, окремими дорученнями Голови ДПА України та його перших заступників, дорученнями перших заступників (заступників) Голови ДПА України до доповідних записок, інших документів, здійснює структурний підрозділ ДПА України, який їх готував.

Доручення (резолюція) Голови ДПА України, його перших заступників (заступників) доводяться до структурних підрозділів ДПА України працівниками приймалень під підпис у журналі реєстрації або структурним підрозділом, яким підготовлено документ.

3.4.3. Доведення контрольних доручень до безпосередніх виконавців у структурних підрозділах ДПА України здійснюється відповідно до вимог Типової інструкції.

3.4.4. У разі якщо контрольне доручення, що надійшло до структурного підрозділу ДПА України, не відповідає покладеним на нього функціям, то передача (далі - переадресація) цього доручення для виконання до іншого структурного підрозділу здійснюється на підставі службової записки (акта), підготовленої виконавцем, з відповідною резолюцією керівника, який підписав попередню резолюцію (чи на підставі зміни цим керівником попередньої резолюції) до цього контрольного доручення або вищого за посадою керівника у триденний термін від дня отримання:

у діловодній службі - для контрольних доручень, визначених документами вхідної кореспонденції;

у структурному підрозділі - для контрольних доручень, визначених внутрішніми документами.

3.4.5. Контрольні доручення, що потребують термінового виконання, переадресовуються в разі необхідності до іншого структурного підрозділу у день отримання в діловодній службі.

3.4.6. Переадресація для виконання до іншого структурного підрозділу ДПА України контрольних доручень, поставлених на контроль діловодною службою, здійснюється шляхом надання діловодній службі відповідних службових записок (актів) з оригіналами документів, що підлягають виконанню, для внесення відповідних змін до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДО.

3.4.7. Переадресація для виконання до іншого структурного підрозділу контрольних доручень, поставлених на контроль контрольно-аналітичним відділом, здійснюється шляхом надання до іншого підрозділу відповідних службових записок (актів) з резолюцією того керівника, який підписав документ (надав доручення), чи вищого за посадою керівника (під підпис) з оригіналами документів, що підлягають виконанню, та копій зазначених документів - до контрольно-аналітичного відділу для внесення відповідних змін до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДО.

3.4.8. У разі зміни функцій структурних підрозділів (у результаті зміни структури, утворення нових структурних підрозділів, у тому числі на базі існуючих) або передачі функцій від одного структурного підрозділу до іншого, структурний підрозділ, у якому відбулися зміни, не пізніше тижневого терміну від часу зміни (передачі) функцій проводить інвентаризацію невиконаних контрольних доручень, визначає з них ті, що після зміни (передачі) функцій не належать до його компетенції, та передає в установленому порядку відповідно до акта передачі на виконання іншому структурному підрозділу (структурним підрозділам), до компетенції яких вони відносяться.

Переадресація контрольних доручень, що потребують термінового виконання, здійснюється в строк, який забезпечує дотримання встановленого терміну виконання.

Один примірник акта передачі цих документів (доручень) для внесення відповідних змін до реєстраційно-контрольних карток в АСЕДО надається:

щодо контрольних доручень до вхідної кореспонденції - до діловодної служби;

щодо контрольних доручень, визначених власними рішеннями, - до контрольно-аналітичного відділу.

3.4.9. У разі невирішення спірних питань між керівниками структурних підрозділів ДПА України щодо передачі невиконаних документів (доручень), ці питання вирішуються на рівні Голови ДПА України, перших заступників (заступників) Голови ДПА України відповідно до розподілу обов'язків.

3.4.10. У разі нездійснення переадресації контрольних доручень у встановленому порядку іншому структурному підрозділу (у разі зміни функцій, структури тощо), відповідальність за організацію виконання цих доручень несе керівник структурного підрозділу, визначеного головним виконавцем.

3.4.11. Контрольні доручення, що надаються Головою ДПА України, першими заступниками Голови ДПА України безпосередньо заступникам Голови ДПА України без визначення виконавцями керівників структурних підрозділів ДПА України (з відповідною резолюцією заступників Голови ДПА України), доводяться працівниками приймалень до виконавців не пізніше наступного дня від дня надходження, а негайних - невідкладно.

Копії зазначених документів з резолюціями заступників Голови ДПА України надаються до контрольно-аналітичного відділу невідкладно для постановки на автоматизований контроль.

3.4.12. Відповідальність за своєчасне доведення до виконавців контрольних доручень Голови ДПА до доповідних та службових записок перших заступників (заступників) Голови ДПА України, керівників структурних підрозділів ДПА України покладається на керівника структурного підрозділу, яким ініційовано питання.

Здійснення контролю за виконанням цих доручень покладається на керівника структурного підрозділу ДПА України, яким ініційовано питання.

Якщо у такому дорученні визначено конкретний структурний підрозділ ДПА України, на який покладається контроль за виконанням, відповідальність за здійснення контролю за виконанням цього контрольного доручення (документа) несе керівник зазначеного підрозділу після отримання.

4.1. Документи вхідної кореспонденції можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання.

4.2. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

4.3. Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов'язково зазначається конкретний строк.

4.4. Строки виконання контрольних доручень, визначених розпорядчими документами ДПА України, протоколами апаратних нарад та колегії ДПА України, дорученнями керівництва ДПА України, зазначаються у цих документах чи резолюціях до них.

4.5. Якщо кінцевий термін виконання контрольних доручень визначений як "до" певної дати, то останнім днем виконання є день, що передує цій даті.

4.6. Завдання, визначені в актах Президента України, виконуються в строки, встановлені керівництвом ДПА України відповідно до вимог Указу Президента N 155.

Якщо в акті Президента України строк виконання завдання не визначено, виконання здійснюється протягом 30 календарних днів від дати набрання чинності акта Президента України.

Продовження строку виконання акта Президента України здійснюється шляхом внесення відповідних змін.

4.7. Запити та звернення народних депутатів України розглядаються в строк, встановлений керівництвом ДПА України відповідно до вимог Закону N 2790.

4.8. Контрольні доручення до запитів та звернень народних депутатів України, що надсилаються до ДПА України листами Генеральної прокуратури України, міністерств та інших центральних органів виконавчої влади для вжиття відповідних заходів, виконуються в строк, встановлений головним виконавцем, а в разі невизначення такого строку - в інший строк, який дає можливість головному виконавцю забезпечити своєчасний розгляд запитів та звернень народних депутатів України.

4.9. Звернення громадян, які надійшли з листами народних депутатів України, розглядаються в строк, встановлений керівництвом ДПА України відповідно до вимог Закону N 393.

4.10. Звернення громадян розглядаються в строк, встановлений керівництвом ДПА України відповідно до вимог Закону N 393.

4.11. Звернення платників податків до ДПА України зі скаргами на рішення органів ДПС розглядаються у терміни, встановлені Законом України від 21 грудня 2000 року N 2181 "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" зі змінами.

4.12. Якщо згідно з документами ДПА України визначено відповідальною за виконання контрольних доручень, строк виконання яких не зазначено та не регламентовано законами України, актами Президента України, нормативними документами Кабінету Міністрів України, ДПА України визначає строк і порядок їх виконання виходячи з цілей та складності завдання.

Проект резолюції до зазначених документів готується у встановленому порядку діловодною службою ДПА України та подається на підпис Голові ДПА України.

4.13. Структурний підрозділ, визначений головним виконавцем контрольних доручень, зазначених у п. 4.12, у п'ятиденний термін розробляє заходи щодо виконання із визначенням строків та письмово повідомляє про це співвиконавців (міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, структурних підрозділів ДПА України тощо) за підписом Голови ДПА України, першого заступника (заступника) Голови ДПА України відповідно до розподілу обов'язків.

Якщо документ (завдання) потребує термінового виконання, це повідомлення надсилається головним виконавцем до відповідних співвиконавців у термін, що дозволяє забезпечити належну взаємодію для своєчасного виконання.

Копія зазначеного плану заходів надається до діловодної служби для визначення кінцевого строку виконання таких документів (завдань) та внесення відповідних змін до реєстраційно-контрольних карток.

4.14. Якщо ДПА України визначено співвиконавцем документа (спільно з міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади), строк виконання якого не зазначено у документі та не регламентовано актами законодавства, діловодною службою в проекті резолюції до такого документа (доручення) визначається орієнтовно місячний термін виконання (з урахуванням строку пересилки головному виконавцю підготовлених ДПА України документів на їх виконання). Цей строк може коригуватися контрольно-аналітичним відділом на підставі листа-повідомлення головного виконавця про встановлений термін виконання співвиконавцями такого доручення.

4.15. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення розробки безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються Головою ДПА України невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів цих документів проводиться ДПА України у строк, визначений розробниками.

4.16. Проекти документів розробляються структурними підрозділами ДПА України в строки, які забезпечують своєчасне погодження, видання чи надсилання кореспондентові.

При підготовці наказів і розпоряджень ДПА України структурний підрозділ ДПА України забезпечує якісну розробку, детальне опрацювання та погодження, визначення реальних етапів і строків виконання завдань, встановлених цими документами, з метою недопущення у подальшому їх безпідставного перенесення.

4.17. Строк підготовки проектів документів встановлюється з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається день реєстрації в ДПА України вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

4.18. Якщо питання, порушене в одержаному ДПА України запиті (зверненні) платника податків, належить до компетенції регіональної ДПА (чи іншого центрального органу виконавчої влади), такі запити (звернення) у термін не більше п'яти днів від дати отримання можуть пересилатися за належністю до відповідної регіональної ДПА (чи іншого центрального органу виконавчої влади) супровідним листом за підписом першого заступника (заступника) Голови ДПА України відповідно до розподілу обов'язків, про що повідомляється заявникові, від якого вони надійшли.

Датою фактичного виконання структурними підрозділами ДПА України зазначених звернень (запитів) платників податків є дата вихідної реєстрації супровідних листів, якими вони пересилаються для розгляду регіональним ДПА (чи іншому центральному органу виконавчої влади).

4.19. У разі коли з об'єктивних причин визначені рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України завдання, відповідальною за виконання яких є ДПА України, виконати в установлений строк неможливо, структурний підрозділ, зазначений головним виконавцем, готує листи органу чи посадовій особі, які встановили строк виконання завдання, і співвиконавцям (міністерствам і іншим центральним органам виконавчої влади тощо), в яких визначає можливий новий строк з викладенням відповідного обґрунтування, який надсилає їм за підписом Голови ДПА України до закінчення раніше встановленого строку.

4.20. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених постановами Верховної Ради України та актами Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, надається структурним підрозділом ДПА України, визначеним головним виконавцем до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом із проектом листа відповідно керівникові апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України за сім днів до закінчення встановленого строку.

4.21. Строк виконання контрольного доручення може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі відсутності - посадової особи, яка тимчасово виконує обов'язки, чи вищою посадою особою.

4.22. У разі наявності в резолюції Голови ДПА України, перших заступників (заступників) Голови ДПА України на документах за результатами контрольного доручення завдання іншому структурному підрозділу ДПА України у частині надання висновків про повноту та якість виконання, термін виконання такого доручення переноситься контрольно-аналітичним відділом до фактичної дати надання цих висновків, але не більше місяця від дати резолюції, лише на підставі відповідних доповідних записок з позитивною резолюцією керівника, яким було надано контрольне доручення, чи вищого за посадою керівника.

4.23. Зміна строків виконання контрольних доручень в АСЕДО здійснюється контрольно-аналітичним відділом на підставі відповідної резолюції посадової особи, якою було встановлено такий строк виконання контрольного доручення, на письмове прохання виконавця щодо цього.

4.24. Внесення змін до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДО в частині продовження строку виконання контрольного доручення здійснюється контрольно-аналітичним відділом на підставі відповідної резолюції посадової особи, яка його встановила, до письмового прохання (службової записки тощо) виконавця щодо цього або на контрольній картці.

4.25. Строки виконання контрольних доручень, відповідно до запитів та звернень депутатів України, депутатів місцевих рад, на які надаються попередні (проміжні) відповіді, продовжуються до дати, визначеної керівництвом ДПА України, а при невизначені такої дати - згідно з вимогами чинного законодавства, про що вноситься відмітка до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДО.

4.26. Якщо закінчення строку виконання контрольного доручення припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, то перенесення строку виконання на перший робочий день здійснюється на підставі рішення керівництва ДПА України, - для доручень органів вищого рівня, контрольно-аналітичним відділом - для власних рішень.

4.27. Строки виконання контрольних доручень, визначених розпорядчими документами ДПА України та окремими дорученнями Голови ДПА України, контроль за виконанням яких покладено на першого заступника (заступника) Голови ДПА України, може бути змінено лише за вказівкою Голови ДПА України або особи, яка тимчасово виконує його обов'язки, за обов'язковим погодженням із першим заступником (заступником) Голови ДПА України, який контролює їх виконання.

4.28. Строки виконання контрольних доручень, визначених розпорядженнями чи окремими дорученнями першого заступника Голови ДПА України, контроль за виконанням яких покладено на заступника Голови ДПА України, може бути змінено за вказівкою Голови ДПА України чи його першого заступника за обов'язковим погодженням із заступником Голови ДПА України, який контролює їх виконання.

5.1. Повноваження Голови ДПА України щодо здійснення контролю за виконанням контрольних доручень структурними підрозділами ДПА України та розпорядчих документів і доручень керівництва ДПА України регіональними ДПА забезпечуються контрольно-аналітичним відділом.

5.2. Організацію роботи щодо здійснення системного автоматизованого контролю в ДПА України за виконанням контрольних доручень забезпечує перший заступник Голови ДПА України відповідно до розподілу обов'язків.

5.3. Голова ДПА України, перші заступники (заступники) Голови ДПА України в межах покладених на них повноважень:

визначають рівень контролю документів;

беруть під особистий контроль виконання підпорядкованими структурними підрозділами ДПА України завдань, визначених актами Президента України, дорученнями Кабінету Міністрів України, які поставлені на контроль у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

забезпечують відповідно до розподілу обов'язків належний рівень організації роботи структурних підрозділів ДПА України, регіональних ДПА з виконання контрольних доручень у повному обсязі та у встановлений термін;

вживають заходів щодо поліпшення стану виконавської дисципліни.

5.4. Безпосередній контроль за виконанням доручень, наданих керівництвом ДПА України під час особистого прийому громадян, здійснює в установленому порядку Департамент масово-роз'яснювальної роботи та звернень громадян ДПА України.

5.5. Безпосередній контроль за своєчасним розглядом у ДПА України скарг платників податків на рішення органів ДПС здійснює в установленому порядку Департамент апеляцій ДПА України.

Загальний контроль за розглядом зазначених скарг здійснює контрольно-аналітичний відділ.

5.6. Безпосередній контроль за виконанням структурними підрозділами ДПА України документів із грифом "таємно", визначених законодавчими та нормативно-правовими актами, наказами та розпорядженнями ДПА України з питань охорони державної таємниці, режиму секретності та захисту податкової інформації в органах ДПС у межах наданих повноважень, здійснює режимно-секретний відділ Управління захисту інформації ДПА України.

5.7. Безпосередній контроль за виконанням у структурних підрозділах ДПА України контрольних доручень здійснює керівник підрозділу та працівник, відповідальний за діловодство, чи посадова особа, на яку покладено ці обов'язки.

5.8. Контроль за виконанням контрольного доручення структурними підрозділами ДПА України, які є його співвиконавцями, здійснюється керівником структурного підрозділу, визначеного головним виконавцем.

5.9. Контроль за виконанням структурними підрозділами ДПА України доручень керівництва ДПА України щодо надання головному виконавцю інформаційно-аналітичних, довідкових матеріалів тощо здійснюється керівником структурного підрозділу, якому надаються зазначені матеріали.

За необхідності головний виконавець надає контрольно-аналітичному відділу інформацію про невиконання окремими структурними підрозділами ДПА України цих доручень для здійснення подальшого автоматизованого контролю в установленому порядку.

5.10. Організацію контролю за виконанням завдань із 2 рівнем контролю здійснює керівник структурного підрозділу ДПА України, якому доручено їх виконання та який систематично інформує заступника Голови ДПА України відповідно до розподілу обов'язків про стан виконання цих доручень.

6.1. Контрольне доручення вважається виконаним і знімається з контролю лише тоді, коли визначені в ньому завдання вирішені (щодо рішень і доручень органів вищого рівня і власних рішень ДПА України) або розглянуті (для звернень платників податків тощо) і кореспонденту дано письмову відповідь по суті.

6.2. Підставою для зняття контрольного доручення з контролю є:

повна реалізація вказаних у контрольному дорученні заходів та документальне підтвердження цього;

вичерпна інформація про цей факт органу або особі, яка надіслала документ (надала контрольне доручення);

доповідна записка керівнику, який підписав резолюцію до документа чи надав доручення, з обґрунтуванням необхідності зняття з контролю невиконаного в повному обсязі контрольного доручення з відповідною його резолюцією;

інформування на апаратній нараді ДПА України про результати виконання доручення Голови ДПА України та його позитивне рішення з цього питання.

Документ вважається виконаним, якщо виконано всі пункти доручення.

6.3. Рішення про зняття з контролю невиконаних завдань, визначених наказами, розпорядженнями ДПА України та окремими дорученнями Голови ДПА України, приймає лише Голова ДПА України або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки.

6.4. Рішення про зняття з контролю невиконаних завдань, визначених наказами, розпорядженнями ДПА України, які підписані Головою ДПА України, та окремими дорученнями Голови ДПА України, контроль за виконанням яких покладено на перших заступників (заступників) Голови ДПА України, приймає лише Голова ДПА України або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки, за погодженням із першим заступником (заступником) Голови ДПА України, який контролює їх виконання.

6.5. Рішення про зняття з контролю невиконаних завдань, визначених розпорядженнями та окремими дорученнями перших заступників Голови ДПА України, контроль за виконанням яких покладено на заступників Голови ДПА України, приймають Голова ДПА України або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки, та перші заступники Голови ДПА України за погодженням із заступниками Голови ДПА України, які контролюють їх виконання.

6.6. Контрольне доручення, виконане не у повному обсязі, щодо якого кореспондентові (кореспондентам) надано проміжну відповідь, знімається з контролю лише в разі його виконання в повному обсязі чи на підставі відповідного рішення керівника, яким воно надано.

6.7. За відсутності в дорученнях Голови ДПА України, перших заступників (заступників) Голови ДПА України завдань щодо інформування їх про результати виконання контрольних доручень та відсутності у виконавця документів, що підтверджують виконання, структурним підрозділом ДПА України - виконавцем, надається не пізніше встановленого терміну виконання відповідно Голові ДПА України чи його заступнику доповідна записка з інформацією про результати виконання доручень і конкретними пропозиціями щодо:

зняття їх із контролю - у разі повної реалізації вказаних у контрольних дорученнях заходів;

вжиття заходів для забезпечення виконання в повному обсязі невиконаних (виконаних не в повному обсязі) контрольних доручень і перенесення термінів його виконання - у разі невиконання їх у повному обсязі у встановлений термін.

6.8. За наявності в дорученнях Голови ДПА України, наданих на апаратних нарадах керівного складу ДПА України, завдання інформувати його про результати виконання, керівники структурних підрозділів доповідають з цього питання на наступній нараді після закінчення встановленого терміну виконання цього доручення. Такі доручення знімаються з контролю на підставі документів, що підтверджують доповідь на апаратній нараді.

6.9. За наявності в дорученні (резолюції) Голови ДПА України, першого заступника (заступника) Голови ДПА України завдання інформувати про результати виконання цього доручення в установлений термін, структурним підрозділом ДПА України - виконавцем не пізніше визначеного терміну виконання надається відповідна доповідна записка.

Завдання знімаються з контролю на підставі позитивної резолюції керівництва ДПА України до таких доповідних записок.

6.10. За наявності в резолюції Голови ДПА України, перших заступників (заступників) Голови ДПА України на документах, за результатами виконання доручення, завдань здійснювати подальший контроль та інформувати про результати його виконання, виконавцем цього доручення в термін, зазначений у резолюції, надається відповідному керівнику письмова інформація із зазначеного питання.

6.11. Контрольні доручення, визначені резолюцією Голови ДПА України, першими заступниками (заступниками) Голови ДПА України на документах, в яких зазначено результати виконання завдання, іншому структурному підрозділу ДПА України, щодо надання висновків про повноту та якість виконання такого завдання, знімаються з контролю лише на підставі відповідних доповідних записок з позитивною резолюцією керівника, яким було надано таке доручення, чи керівника вищого за посадою.

6.12. Контрольні доручення щодо розгляду звернень народних депутатів України, керівників підприємств, установ, організацій та громадян, які надіслані для розгляду ДПА України та одночасно органам державної влади (Верховній Раді України, Кабінету Міністрів України, міністерствам та іншим центральним органами виконавчої влади) і переадресовані ними до ДПА України для розгляду за належністю, знімаються з контролю лише при наявності у письмових відповідях цим кореспондентам посилання на дату та індекс відповідних документів зазначених органів державної влади.

У разі коли зазначені звернення народних депутатів України, керівників підприємств, установ, організацій та громадян надійшли до ДПА України після надання письмових відповідей на аналогічні звернення, адресовані безпосередньо до ДПА України, таким кореспондентам повторно надаються письмові відповіді з посиланням на дату та індекс відповідних документів цих органів державної влади.

6.13. Документи, підготовлені на виконання контрольних доручень, повинні містити посилання на дату та індекс документа, на який надається відповідь (для вихідних документів) і на відповідні реєстраційні дані (для внутрішніх документів).

6.14. Після виконання контрольного доручення виконавець вносить до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДО звіт про його виконання та прикріплює до неї електронну копію документа, що підтверджує виконання.

6.15. Контрольна картка (у паперовому вигляді) про виконання контрольного доручення після заповнення її реквізитів та підписання керівником структурного підрозділу надається до контрольно-аналітичного відділу в день його виконання (а в разі реєстрації вихідного документа після 18-00 год. - не пізніше 11-00 год. наступного дня) разом із копією листа-відповіді або іншого документа, що підтверджує виконання контрольного доручення.

Працівники контрольно-аналітичного відділу можуть підтверджувати своїм підписом отримання від виконавців контрольної картки.

6.16. Контрольно-аналітичний відділ звіряє основні реквізити паперової копії листа-відповіді або іншого документа, що підтверджує виконання контрольного доручення, з її електронною копією, яка прикріплена до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДО, та повертає паперову копію виконавцю.

6.17. При необхідності підтвердження якісного виконання контрольного завдання співвиконавцями (при його колективному виконанні) контрольно-аналітичний відділ має право вимагати від його співвиконавців відмітку головного виконавця на контрольній картці про те, що завдання виконано якісно.

6.18. Контрольно-аналітичний відділ аналізує копії документів, що підтверджують виконання контрольних доручень, з метою визначення повноти та своєчасності їх виконання та знімає з контролю ті, що виконані в повному обсязі.

6.19. Відповідальний працівник ДПА України на підставі отриманого від регіональної ДПА в АСЕДО ДПА України звіту здійснює аналіз прикріплених відповідальним працівником регіональної ДПА електронних копій документів, що підтверджують виконання контрольного завдання ДПА України, та оцінює стан його виконання.

При виконанні завдання в повному обсязі відповідальний працівник ДПА України в установленому порядку знімає з контролю завдання в АСЕДО ДПА України.

6.20. У разі ненадання контрольно-аналітичному відділу контрольної картки, з усіма заповненими реквізитами й підписаної керівником або заступником керівника структурного підрозділу ДПА України, та копії документа, що підтверджує виконання контрольного доручення, таке доручення вважається не виконаним.

6.21. Контрольне доручення, на виконання якого необхідно підготувати проект документа, що потребує погодження, вважається виконаним та знімається з контролю лише в разі його погодження у встановленому порядку.

6.22. Рішення про виконання в повному обсязі контрольних доручень, для яких визначено 2 рівень контролю, приймає керівник структурного підрозділу ДПА України, якому доручено їх виконання та який разом із безпосереднім виконавцем несе відповідальність за їх якісне та своєчасне виконання.

6.23. Виконані в повному обсязі доручення 2 рівня контролю, знімаються з контролю шляхом внесення відмітки в журналах обліку вхідної кореспонденції або шляхом створення в АСЕДО карток звіту для виконаних контрольних доручень з 2 рівнем контролю.

6.24. Контрольні доручення 2 рівня контролю, які включено до планів роботи структурних підрозділів ДПА України, знімаються з контролю керівником структурного підрозділу ДПА України за узгодженням із заступником Голови ДПА України відповідно до розподілу обов'язків шляхом внесення відмітки до відповідної графи планів роботи.

7.1. Відповідальність за організацію виконання контрольних доручень несуть керівники структурних підрозділів ДПА України, визначені виконавцями в розпорядчому документі, протокольному дорученні, резолюціях керівництва ДПА тощо, та безпосередні виконавці.

7.2. Відповідальність за якісне та своєчасне виконання контрольного доручення однаково несуть усі посадові особи, зазначені в резолюції до документа, у межах компетенції структурного підрозділу ДПА України, який бере участь у його виконанні.

7.3. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням Голови ДПА України покладається на одного з його перших заступників (заступників) відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів ДПА України.

7.4. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі зазначені посадові особи.

7.5. Відповідальність за достовірність електронної копії документа, що прикріплена до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДО та підтверджує виконання контрольного доручення, несе безпосередній виконавець.

7.6. У разі порушення встановлених термінів виконання контрольних доручень, керівникам самостійних структурних підрозділів ДПА України, їх заступникам, керівникам підрозділів, що входять до складу самостійних підрозділів та безпосереднім виконавцям, якими не забезпечено своєчасне виконання таких контрольних доручень, зменшується розмір премії відповідно до чинного положення про преміювання працівників ДПА України.

7.7. За невиконання (несвоєчасне виконання) контрольних доручень керівники самостійних структурних підрозділів ДПА України, їх заступники, керівники структурних підрозділів, що входять до складу самостійних підрозділів, безпосередні виконавці та керівники регіональних ДПА, на яких було покладено виконання зазначених контрольних доручень, можуть бути притягнуті до дисциплінарної відповідальності відповідно до рішення керівництва ДПА України.

7.8. Відповідальність за невиконання або неналежне виконання у встановлені терміни контрольних завдань ДПА України несуть у межах компетенції заступники голови відповідно до розподілу обов'язків, керівники структурних підрозділів регіональних ДПА, на які покладено виконання цих завдань, та безпосередні виконавці.