Про затвердження Інструкції з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України

Реєстраційний номер вихідного документа складається з індексу структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року(11).

------------------------------------

(11) Наприклад, реєстраційний номер вихідного документа - 13-217/2310-4378. 13-217 - індекс Департаменту валютного регулювання, де 13 - цифровий індекс департаменту, 2 - підіндекс управління валютного контролю, 17 - номер справи за номенклатурою управління; 2310 - порядковий номер реєстрації вихідних документів у департаменті з початку року; 4378 - порядковий номер реєстрації вихідних документів у канцелярії з початку року.

Вихідні реєстраційні реквізити та імена файлів мають бути унікальними. Не дозволяється надсилати декілька відправлень за різним змістом з однаковими назвами файлів та вихідними номерами.

5.3.4. У деяких випадках службові документи можуть складатися з кількох частин, у тому числі і в нетекстовому форматі. Ці документи повинні обов'язково супроводжуватися спеціальним листом, у якому має бути чітко викладено основне питання, до якого належать усі інші документи, їх перелік із зазначенням засобів оброблення (перегляд, друк, виконання), посилання на вихідний номер адресата або власний, якщо відправлення є продовженням попереднього листування, прізвище особи, яка підписала документ, та виконавця. Саме цей супровідний лист і підлягає реєстрації у картці. Набраний він має бути у форматі тексту MS DOS за допомогою редакторів типу LEXICON, EDIT.

Усі документи разом із супровідним листом мають бути об'єднані в один архівний файл у форматі ARJ, ім'я якого заноситься до поля "Файл-копія" реєстраційної картки.

Відсутність такого листа робить неможливим опрацювання відправлення і є підставою для відмови у реєстрації.

5.3.5. Копії вихідних документів формуються відповідальними за ведення діловодства у справи відповідно до затвердженої номенклатури.

5.4.1. Відправлення службових документів у центральному апараті Національного банку України здійснюється за таким порядком:

а) документи, що надсилаються за підписом Голови та його заступників, - шляхом "переадресації" від департаменту (управління) - розроблювача документа до АРМу "Вихідна кореспонденція" канцелярії реєстраційної картки, електронної копії документа (якщо документ надсилається електронною поштою) і передаванням оригіналу документа. За пред'явленням останнього проводиться фактична реєстрація із занесенням у картку та файл-копію реєстраційного номера канцелярії з позначкою дозволу на відправлення.

При цьому:

документ на паперовому носії передається канцелярією до експедиції для надсилання; документ на електронному носії - картка з файл-копією повертається до АРМу діловода департаменту-розроблювача, який виконує технологічне розсилання системою АСКОД або з АРМу "Вихідна кореспонденція" канцелярії;

кореспонденція, адресована керівникам обласного управління, установи банку, надсилається на поштову скриньку V22SPRA відповідного вузла;

б) документи, які йдуть за підписом керівника структурного підрозділу, - шляхом прямого передавання відповідальним за діловодство зареєстрованого документа (на паперовому носії) до експедиції або розсилання електронних копій системою АСКОД до поштових скриньок адресатів.

Обмін інформацією між департаментами центрального апарату та підрозділами регіональних управлінь і установ здійснюється через відповідні скриньки (наприклад, 10BANN - V10BANN).

5.4.2. У регіональному управлінні, установі банку при децентралізованій реєстрації кореспонденція розсилається за таким порядком:

а) адресована керівництву Національного банку України і підписана згідно з вимогами п.5.1.2 реєструється та надсилається електронною поштою через систему АСКОД до поштової скриньки 22SPRA або документи на паперовому носії засобами поштового зв'язку централізовано - загальним відділом, канцелярією;

б) адресована структурним підрозділам центрального апарату Національного банку України, регіональним управлінням, комерційним банкам та іншим установам і підписана згідно з вимогами п.5.1.2 - шляхом реєстрації у загальній базі з подальшим надсиланням електронної копії (з позначкою АСКОД - для адресатів системи Національного банку, без позначки АСКОД - для всіх інших користувачів ЕП НБУ) до поштових скриньок адресатів або передаванням паперового носія до експедиції відповідальними за діловодство у структурних підрозділах.

При централізованому веденні діловодства в установі банку вся кореспонденція розсилається канцелярією до відповідних поштових скриньок (електронна пошта) або іншими засобами зв'язку.

5.4.3. Для забезпечення контролю за правом щодо надсилання документів у картку вихідної кореспонденції введені поля "Виконавець", "Підпис", куди вносяться індекси виконавця від підрозділу та службової особи, яка підписала документ. При цьому контроль відправлення виконується за кодом особи, яка підписала документ.

5.4.4. При надсиланні документів, адресованих органам державної влади за підписом Голови або виконуючого обов'язки Голови Національного банку України, підрозділ, що їх готував, передає до канцелярії ці документи у двох примірниках: оригінал надсилається адресату, а другий примірник (або копія з візами виконавців) залишається у канцелярії.

При надсиланні нормативних документів підрозділ, що їх готував, передає до канцелярії, крім оригіналу, необхідну кількість копій для надсилання їх до адресатів за окремою схемою.

5.4.5. При пересиланні документів електронною поштою обов'язково вказуються коди вузлів електронної пошти та поштових скриньок адресатів.

До реєстраційної картки може бути занесено до дев'яти індивідуальних електронних адресатів. У разі великої кількості адресатів пересилання документів здійснюється за встановленими груповими схемами розсилання. Групові, типові схеми розсилання створюються керівником діловодного підрозділу разом з адміністраторами бази даних АСКОД і електронної пошти.

5.4.6. Під час приймання від виконавців вихідних документів відповідальними за діловодство у структурних підрозділах обов'язково перевіряється правильність оформлення документів і недооформлені або виконані з порушенням документи повертають на доопрацювання.

5.4.7. Службова кореспонденція на паперових носіях приймається експедицією для розсилання до 15 години в робочі дні. Після вказаного часу приймається тільки термінова кореспонденція.

Термінова кореспонденція на адресу органів державної влади (у зв'язку з режимом роботи експедицій цих органів) приймається канцелярією до 16 год. 30 хв. Після вказаного часу термінова кореспонденція доставляється підрозділом, який готував документ, безпосередньо адресату. У разі необхідності термінові документи можуть бути передані факсом з подальшим надсиланням оригіналу.

Регіональні управління самостійно визначають режим роботи своїх експедицій, виходячи з режиму роботи відповідних установ зв'язку.

5.4.8. Офіційна кореспонденція до установ зарубіжних країн після підписання і реєстрації передається для відправлення до управління міжнародних банківських зв'язків.

5.4.9. При відправленні документів на паперових носіях канцелярія, відповідальні за діловодство у структурних підрозділах передають їх до експедиції під розписку на реєстраційній картці (роздруковки журналу реєстрації) або на копії документа, який залишається у справі підрозділу.

Експедиція складає зведений по установі банку реєстр у двох примірниках (додаток 8). Перший разом із закритою кореспонденцією здається поштовій або фельд'єгерській службі, а другий з розпискою цих служб зберігається у справах експедиції.

У разі відправлення кількох листів в одному пакеті, у нього обов'язково вкладається опис документів.

5.4.10. Окремі документи (претензії, позовні заяви, відзиви на позовні заяви тощо) надсилаються через поштову службу з оформленням поштової квитанції.

6.1. До внутрішніх службових документів належать такі: доповідні записки, інформації, звіти для доповіді керівництву, замовлення, листи, заходи щодо вирішення питань виробничо-службового (нерозпорядчого) характеру, які утворюються у відносинах між структурними підрозділами банківської установи.

6.2. Внутрішні службові документи готуються на чистому папері формату А-4 або А-5. Використовувати фірмові бланки для внутрішнього листування забороняється.

6.3. Вхідні та вихідні внутрішні службові документи реєструються у базі відповідних АРМів системи АСКОД - "вхідна" і "вихідна" шляхом введення інформації про документи до реєстраційних карток за загальною схемою.

6.4. Організація реєстрації, проходження, передачі за призначенням, контроль за виконанням службових документів внутрішнього характеру покладається на відповідальних за ведення діловодства безпосередньо у структурних підрозділах.

6.5. У разі, якщо внутрішній службовий документ після його розгляду керівництвом набуває загальнобанківського характеру і його виконання чи розгляд доручено кільком виконавцям в обумовлені контрольні строки, то цей документ передається канцелярії для реєстрації, організації проходження і контролю в установленому порядку.

7.1. Діловодство за листами, пропозиціями, заявами і скаргами громадян в установах і підрозділах банку ведеться окремо від службової кореспонденції і покладається на канцелярію, загальні відділи.

Відповідальність за стан діловодства, розгляд звернень громадян, організацію особистого прийому, обов'язкове і своєчасне повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень несуть керівники структурних підрозділів та підвідомчих установ банку.

7.2. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли до установи банку, одержуються, розкриваються експедицією і передаються канцелярії разом з конвертом для централізованої реєстрації у день їх надходження у спеціальному АРМі "Скарги" системи АСКОД. Конверти з поміткою "особисто" передаються нерозкритими.

Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах або засобами електронно-обчислювальної техніки працівниками приймалень членів Правління або іншими особами за дорученням службової особи, яка здійснює прийом громадян.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації.

7.3. У канцелярії, загальному відділі листи розглядаються і розподіляються за таким порядком:

листи з поміткою "особисто" після введення в систему АСКОД інформації, що є на конверті, передаються нерозкритими безпосередньо адресату під розписку.

У разі повернення таких листів до канцелярії з резолюцією вони реєструються і передаються на виконання у загальному порядку;

листи громадян з питань, які не входять до компетенції установи банку, після їх реєстрації у п'ятиденний строк відсилаються за призначенням до інших органів з обов'язковим повідомленням про це у копії заявників.

Переадресація листів здійснюється за підписом керівника служби діловодства з використанням спеціального супровідного бланка, погодженого з керівництвом установи банку;

усі інші листи громадян, за винятком анонімних, після їх реєстрації передаються на розгляд керівництву установи банку або структурного підрозділу, до компетенції якого входять порушені у листах питання.

7.4. На кожний лист громадянина канцелярія заповнює реєстраційно-контрольну картку встановленого зразка (додаток 5) і заводить окрему справу (додаток 9).

7.5. Реєстраційний індекс листа громадянина складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера з початку року та коду структурного підрозділу, в який лист передано на розгляд(12).

---------------------------------------

(12) Наприклад, К-325/12, де К - прізвище заявника (Кононенко); 325 - реєстраційний номер з початку року; 12 - індекс структурного підрозділу, якому надіслано лист на розгляд.

Повторне надходження пропозиції, заяви, скарги від тієї ж особи реєструється у новій картці, а на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першого звернення. На верхньому полі першої сторінки листа громадянина і в картці робиться позначка "Повторно" і підбирається все попереднє листування.

Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі, який ставиться на нижньому полі першої сторінки листа праворуч або на іншому вільному від тексту місці.

7.6. Опрацьовані листи громадян того ж дня передаються керівництву установи або структурного підрозділу банку для розгляду і прийняття щодо них рішень.

Після розгляду керівником установи справа громадянина повертається до канцелярії, де після внесення до реєстраційно-контрольної картки відповідних змін передається на виконання до структурного підрозділу.

7.7. Усі заяви і скарги розглядаються і вирішуються в строк до одного місяця з дня надходження до Національного банку, а такі, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, - не більше 15 днів.

У разі, якщо для вирішення заяви або скарги необхідно провести спеціальну перевірку (зажадати додаткових матеріалів або вжити інших заходів), строки розгляду документів можуть бути як виняток продовжені, але не більше як на один місяць від попередньо встановленого терміну з повідомленням про це заявника.

Рішення про продовження строку приймається службовою особою установи банку, яка доручила розгляд звернення, на підставі усної чи письмової пропозиції виконавця не пізніше ніж за три дні до закінчення початкового строку. Відмітка про продовження строку вноситься в реєстраційну картку.

Лист вважається виконаним тільки у тому разі, якщо за ним вжито вичерпних заходів. Листи, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються.

7.8. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду повертаються відповідальним за роботу із зверненнями громадян у канцелярії, загальному відділі для централізованого формування справи, банку даних.

Листи громадян розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до попередньої справи.

Крім цього, у підрозділі, який веде діловодство за зверненнями громадян, ведеться реєстраційно-довідкова картотека. Картотеки можуть формуватися за прізвищами заявників, розміщеними в алфавітному порядку, за тематикою порушених питань тощо.

7.9. До передачі до архіву звернення громадян зберігаються в установі банку два роки.

8.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

8.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких визначено конкретні завдання.

Обов'язково контролюється виконання:

- законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України;

- запитів та звернень народних депутатів України;

- рішень колегіального органу банку;

- наказів, розпоряджень, нормативних документів, доручень керівництва установи банку;

- звернень громадян.

За вказівкою керівництва установи банку на контроль можуть братися також інші документи.

8.1.3. Відповідальність за організацію контролю і своєчасність виконання документа несуть особи, зазначені у тексті розпорядчого або в резолюції службового документа.

У разі, якщо документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

У разі, якщо виникає потреба зміни виконавця (у т.ч. відповідального за організацію, скликання) або залучення інших виконавців, то це має бути оформлено протягом 1-2 днів з дня отримання документа.

8.1.4. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається:

- у центральному апараті Національного банку - на відділ контролю та відповідальних за діловодство у структурних підрозділах;

- в установах банку - на відділ контролю Національного банку та загальні відділи, канцелярії, зокрема у регіональних управліннях - на загальні відділи або інших службових осіб.

8.2.1. Строки виконання документа обчислюються від дати підписання (затвердження) доручення; для тих документів, що надійшли, - від дати надходження (реєстрації).

8.2.2. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути встановлені актами законодавства.

Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "Терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Для найбільш важливих і складних за характером виконання документів керівниками встановлюються індивідуальні строки виконання, які вказуються безпосередньо в документах (постановах, наказах, розпорядженнях) або фіксуються в резолюції.

Телеграми (телетайпограми), які потребують термінового вирішення, виконуються протягом 2 робочих днів, інші телеграми - не більше 10 календарних днів.

Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий час, то останнім днем строку вважається перший наступний за ним робочий день.

8.2.3. Відповідно до Закону України "Про статус народного депутата України" офіційна письмова відповідь на запит депутата на сесії Верховної Ради має бути дана не пізніше як у 15-денний термін з дня його одержання або інший термін, встановлений Верховною Радою, на 2 адреси - Голові Верховної Ради України і народному депутату. Якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений термін, необхідно письмово повідомити про це Голову Верховної Ради та народного депутата і запропонувати інший термін, який не повинен перевищувати один місяць після одержання запиту.

Відповіді на звернення народних депутатів України та депутатів місцевих Рад народних депутатів надаються протягом не більше 10 днів з дня одержання.

У разі, якщо доручення виконується кількома виконавцями, департаменту (управлінню, відділу), відповідальному за організацію (скликання), іншими виконавцями надається матеріал за 2 - 3 дні до настання основного терміну виконання.

8.2.4. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою службової особи, яка його встановила. Змінювати строки виконання рішень колегіального органу має право тільки сам колегіальний орган або за його дорученням - Голова Національного банку; наказів, розпоряджень - тільки той керівник, за чиїм підписом вони видавалися.

8.2.5. У разі потреби строк виконання документів може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Про отриманий дозвіл на продовження строку виконання документа виконавець або відповідальний за діловодство має у той же день повідомити відділ контролю, загальний відділ.

8.2.6. Якщо документ пересилається до виконання в установу банку з подальшим інформуванням про результати його розгляду, обов'язково вказується строк очікуваної відповіді.

8.3.1. Контроль за виконанням документів вимагає такі види робіт:

постановку документів на контроль;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

інформування керівників про порушення термінів виконання.

8.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою засобів автоматизованої системи АСКОД, а також контрольних карток (додаток 6).

8.3.3. Контрольні картки систематизують за вхідними номерами та за видами документів (постанови, накази, рішення та ін.), а після виконання документів зберігають у картотеці відділу контролю (загального відділу) протягом трьох років.

8.3.4. Відділ контролю, загальний відділ отримує дані про хід виконання документа безпосередньо від виконавців або через відповідальних за діловодство у структурних підрозділах. У контрольній формі робиться запис про хід та результати виконання документа з обов'язковою резолюцією керівника підрозділу про зняття документа з контролю. У разі необхідності управління справами, загальний відділ надсилає в структурні підрозділи нагадування - переліки невиконаних у строк документів, а також попередження на наступний тиждень.

8.3.5. Структурний підрозділ, який здійснює контроль за виконанням документів, не рідше одного разу на декаду інформує керівництво про стан і результати виконання документів, у необхідних випадках готує доповідні записки про несвоєчасне виконання документів із зазначенням конкретних виконавців.

Відповідальний за діловодство у департаменті, управлінні, відділі має кожного дня переглядати контрольні форми обліку документів і за три дні до закінчення строку виконання документа нагадувати керівнику структурного підрозділу або виконавцю про настання цього строку.

8.3.6. Документ вважається виконаним тільки після вирішення усіх порушених у ньому питань і повідомлення про це кореспондента. Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконання робиться на документі.

Попередня відповідь, як і запит про документ, що виконується, не може бути підставою для визнання документа виконаним.

8.3.7. Відмітка про передавання у справу складається із слів "до справи", індексу справи, дати і підпису безпосереднього виконавця - за наявності документа про виконання або начальника управління (відділу) - якщо відсутній документ, який свідчить про виконання або використання матеріалу.

8.3.8. Відділ контролю чи інші відповідні підрозділи щомісяця узагальнюють дані про хід виконання документів і аналізують причини несвоєчасного їх виконання.

9.1.1. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документів за їх змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Основним нормативним документом, що визначає строки зберігання всіх категорій документів і яким слід керуватися при складанні номенклатури справ, є "Перелік документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання", затверджений постановою Правління НБУ від 24 грудня 1996 р. N 327.

Кожна установа банку повинна мати номенклатуру справ. Як правило, номенклатура справ установи складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

9.1.2. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється службовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, складається у трьох примірниках, погоджується із завідуючим архівом і підписується керівником структурного підрозділу установи банку.

Один примірник номенклатури справ структурного підрозділу передається до канцелярії загального відділу для складання зведеної номенклатури справ установи банку.

9.1.3. Зведена номенклатура справ складається наприкінці поточного року у чотирьох примірниках і затверджується керівництвом установи банку. Вводиться в дію з початку нового календарного року.

9.1.4. Зведена номенклатура справ щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється, до неї вносяться відповідні корективи. Погодження зведеної номенклатури справ з архівним органом проводиться один раз у п'ять років.

У разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи банку зведена номенклатура справ підлягає перескладанню та повторному затвердженню в архівному органі. Якщо таких змін не було, то про це повідомляється відповідному архівному органу.

9.1.5. Як до номенклатури структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури мають включатися усі без винятку справи і документи, що створюються у процесі діяльності установи банку.

До номенклатури включаються також не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, та всі довідкові картотеки до документів.

Найменування справ з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом усього строку вирішення питання.

Ведення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається.

9.1.6. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

9.1.7. Розділами номенклатури справ установи банку є назва структурних підрозділів. Найменування структурних підрозділів розміщуються відповідно до затвердженої структури або штатного розпису. Всередині розділів номенклатури справи розміщуються за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів.

9.1.8. Найменування справ у номенклатурі ведеться у стислій формі. Основною частиною найменування (заголовка) справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

9.1.9. Усім структурним підрозділам за номенклатурою справ присвоюються умовні позначення - цифрові індекси. Кожна внесена до номенклатури справа одержує свій номер у межах структурного підрозділу. Індекс справи поєднує в собі структурний підрозділ та номер справи цього підрозділу(13).

--------------------------------------

(13) Наприклад, 12-130, де 12 - індекс Департаменту бухгалтерського обліку; 1 - підіндекс управління організації обліку та звітності; 30 - номер справи за номенклатурою.

9.1.10. Протягом усього строку дії зведеної номенклатури та номенклатури структурного підрозділу слід своєчасно робити відмітки про заведення і включення нових справ, про передавання їх в архів установи, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ, про передавання справ в інші установи для продовження. Ці відмітки слід робити у графі "Примітки".

9.1.11. Після закінчення діловодного року номенклатура справ установи банку обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі. Підсумковий запис у зведеній номенклатурі справ підписує начальник канцелярії (загального відділу). Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється в архів установи.

9.2.1. Усі виконані документи після їх оформлення мають формуватися у справи в суворій відповідності із затвердженою номенклатурою.

9.2.2. При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:

групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублікатів документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи і особові рахунки формуються протягом усього часу роботи особи в установі;

групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи, документи постійного і тимчасового зберігання, зв'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення року або перед передаванням справи в архів документи мають бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;

включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності.

Якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

перевіряти відповідність документів (зміст, різновид, автор, кореспондент, найменування) заголовкам справ за номенклатурою;

товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм (200-250 стор.);

написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

9.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

9.2.4. Документи засідань колегіального органу групуються у дві справи:

1) протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

2) документи з організації засідань (порядок денний, проекти рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку та за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів, документи, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

Додатки до документів формуються у справи разом з документами, до яких вони належать. Великі за обсягом додатки формуються в окремі справи (томи).

9.2.5. Розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження тощо) розміщуються у справі за їх характером і хронологією разом з додатками, що до них належать.

Накази з основної діяльності, про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, надання відпусток, про відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань групуються у різні справи.

9.2.6. Доручення, документи органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

9.2.7. Листування розміщується у справах у хронологічній послідовності, причому документ-відповідь розміщується зразу ж за документом-запитом.

9.2.8. Плани, звіти, кошториси розміщуються у справах окремо від проектів цих документів.

9.2.9. Документи в особових справах розміщуються в такому порядку: внутрішній опис документів, що знаходяться у справі, заява про прийняття на роботу, направлення на роботу; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту; витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів; доповнення до особової справи з обліку заохочень; довідки та інші документи, що стосуються цієї особи.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку з внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

9.2.10. Особові справи та особові рахунки працівників формуються окремо щодо кожного працівника.

9.2.11. На кожну пропозицію, заяву і скаргу громадян заводиться окрема справа і після виконання розміщується в хронологічному або алфавітному порядку.

9.2.12. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі банку та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією.

9.3.1. Документи з часу їх створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу установи банку зберігаються за місцем їх формування - у структурних підрозділах (у невеликих установах - централізовано, у канцелярії).

З метою оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

9.3.2. Схоронність документів і справ до передачі їх до архіву забезпечується керівниками структурних підрозділів і службовими особами, відповідальними за діловодство.

9.3.3. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівника установи банку з відповідним оформленням карти-замінника справи.

Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється.

9.4.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строку зберігання повинні здаватися до архівного підрозділу установи банку для подальшого зберігання та використання.

9.4.2. Підготовка документів для передачі до архіву вимагає експертизи цінності документів, оформлення справ і складання описів справ.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ та Переліку документів із зазначенням строків зберігання.

9.4.3. Оформлення справи включає такий обов'язковий комплекс робіт: описання справи на обкладинці, брошурування справи у тверду обкладинку у чотири проколи, нумерація сторінок арабськими цифрами у правому верхньому кутку чорним олівцем, складання засвідчувального напису.

9.4.4. Документи тимчасового строку зберігання (до 10 років включно) не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

9.4.5. На всі справи постійного і тривалого зберігання після закінчення їх діловодством мають складатися описи - окремо на справи постійного, тривалого зберігання і на справи по особовому складу.

Описи складаються особою, відповідальною за діловодство, або працівниками підрозділу, які спеціально для цього призначаються керівником.

Справи структурних підрозділів розміщуються в описах згідно з затвердженою номенклатурою і вносяться під самостійними порядковими номерами. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером.

9.4.6. Описи на документи постійного строку зберігання, особові справи і особові рахунки працівників ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Окрім цього, особові справи і особові рахунки систематизуються в опису за алфавітом. Справи кожного року становлять річний розділ опису. Закінчення опису обов'язково затверджується республіканським (обласним) архівним органом.

До річного розділу опису справ тимчасового зберігання мають вноситися також справи, не завершені діловодством протягом року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, N ______".

9.4.7. Річні розділи описів справ постійного зберігання складаються в чотирьох примірниках, підписуються начальником канцелярії, загального відділу, погоджуються з експертною комісією та затверджуються керівництвом установи банку.

Описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так само, як і описи на справи постійного зберігання.

9.4.8. Описи на справи постійного зберігання підлягають обов'язковому затвердженню експертно-перевірною комісією республіканського (обласного) архівного органу через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження архівного органу надсилаються всі чотири примірники описів, з яких один примірник після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається до установи банку. Відповідно до затверджених описів справи передаються в державний архів у встановлені строки.

9.4.9. Описи справ тривалого зберігання на затвердження республіканського (обласного) архівного органу не надсилаються.

9.4.10. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з контрольно-обліковими картками на документи передаються до архіву установи банку через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1994 рік передаються в архів у 1997 році).

Справи тимчасового строку зберігання передаються до архіву установи банку через рік після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1994 рік передаються до архіву у 1996 році).

Передача структурними підрозділами справ в архів здійснюється за графіком, який розробляється архівною службою і затверджується керівництвом банку.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві структурного підрозділу для поточної роботи, архів оформляє видачу цих справ у тимчасове користування.

9.4.11. Структурні підрозділи установи банку передають свої документи в архів після упорядкування та оформлення згідно з вимогами діючих правил та інструкцій з архівної справи. Справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються в архів за описами встановленої форми. Завідуючий архівом розписується у прийнятті на всіх примірниках описів з обов'язковим зазначенням дати прийняття і кількості прийнятих справ. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві.

Протягом виробничого року на видані у разі службової потреби справи заповнюється картка-замінник.

9.4.12. Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період. Для установ, банків, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву.

До акта на знищення виділяються справи, строк зберігання яких настав до 1 січня року, в якому складений акт.

Після здачі документів на знищення вносяться відповідні записи до журналу обліку надходження й вибуття документів з архіву.

9.5.1. З метою збереження документів ліквідованих або реорганізованих банків документи останніх в обов'язковому порядку передаються на зберігання до архівів регіональних управлінь Національного банку України за територіальною ознакою відповідно до "Переліку документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання", номенклатури справ та до цієї Інструкції.

9.5.2. Вищезазначена норма в обов'язковому порядку повинна бути відображена в статуті акціонерно-комерційного банку при його розгляді і поданні на затвердження (перезатвердження) регіональним управлінням Національного банку України.

9.5.3. Приймання документів від банку, який ліквідується, і їх передача до архіву входить в обов'язки ліквідаційної комісії.

До складу ліквідаційної комісії обов'язково включаються представники регіонального управління з числа спеціалістів архівної справи, діловодства та членів експертних комісій.

9.5.4. У комплексі заходів, пов'язаних з ліквідацією або реорганізацією банку у питаннях приймання-передачі документів на архівне зберігання, ліквідаційна комісія керується вимогами архівних правил, вказаних у п.9.5.1, Переліком та цією Інструкцією.

У разі, якщо стан зберігання і оформлення документів ліквідованого банку не відповідає вимогам архівних правил, ліквідаційна комісія зобов'язана організувати їх упорядкування.

При цьому слід керуватися Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", яким зазначено, що службові особи і громадяни, винні у недбалому зберіганні, псуванні, знищенні, приховуванні, розкраданні або незаконній передачі іншій особі документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, та в інших порушеннях законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

9.5.5. До передачі документів ліквідованого банку до архіву ліквідаційна комісія:

здійснює експертизу цінності документів згідно з Переліком документів зі строками зберігання та номенклатурою справ;

складає історичну довідку про ліквідований банк (де відображується: процес його створення, завдання та функції, зміни в назві, структура, штати, кількість справ тощо);

перевіряє наявність, стан та якість оброблення документів постійного строку зберігання та з особового складу;

на документи, строки зберігання яких закінчилися і не підлягають подальшому зберіганню, складає акт про виділення документів до знищення і організовує фізичне знищення документів.

9.5.6. До знищення документів, строки зберігання яких закінчилися, історична довідка та описи на документи постійного зберігання та особовий склад мають бути затверджені у Державному архіві.

9.5.7. При підготуванні документів для передачі до архіву ліквідаційна комісія керується правилами, викладеними у розділі 9.4 цієї Інструкції.

9.5.8. Ліквідаційною комісією складається акт приймання-передачі до архіву упорядкованих документів на зберігання у 3 примірниках, який затверджується керівником обласного управління Національного банку України та головою ліквідаційної комісії (додаток 28).

9.5.9. На відсутні документи згідно з номенклатурою або у разі відсутності останньої складається акт про допущені порушення Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

9.5.10. При реорганізації комерційного банку і передачі його функцій іншому комерційному банку останній приймає за актом незавершені діловодством справи та його архів.

10.1.1. Службові документи, що складаються в установах банку, повинні мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розміщення (додатки 10-23): найменування установи - автора документа, вихідні номери і дату, назву документа, текст, підпис, дані про розробника документа (прізвище, ініціали, телефон). Для листів, які надсилаються електронною поштою, також вказується номер поштової скриньки відправника.

При підготовці і оформленні документів склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами. Наприклад, нормативні акти Національного банку підлягають реєстрації в Юридичному департаменті або у Міністерстві юстиції України.

10.1.2. Для складання службових документів в установах банку застосовуються бланки форматом А-4 і А-5. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів діловодною службою установи. Встановлюються такі види бланків:

- бланки розпорядчих документів: постанов Правління, наказів, розпоряджень (додатки 10-17);

- єдиний фірмовий бланк установи для листів (додатки 18, 19);

- бланк департаменту для листів (додаток 20).

10.1.3. Листи, доповідні записки, довідки та інші документи, підготовлені установою банку разом з іншими організаціями, документи, призначені для використання у межах установи банку, складаються на чистих аркушах, а не на бланках.

При підготовці і розсиланні документів засобами електронної пошти та телеграм службові бланки не використовуються. Ці документи оформляються згідно з додатками 21, 22.

10.1.4. Як правило, для прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ складається з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та інших узагальнюючих документів.

10.1.5. Текст документа повинен містити повну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

10.1.6. Найменування установи вказується у точній відповідності з положенням про неї. Скорочене найменування застосовується тільки у тому разі, якщо воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. Довільне скорочення найменувань установ та окремих слів не допускається.

10.1.7. Кожен службовий документ в обов'язковому порядку повинен мати заголовок до тексту. Він має бути максимально коротким, точно передавати зміст тексту. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може формуватися узагальнено.

Заголовки до текстів не складаються на телефонограми, телеграми, телефаксограми, повідомлення та листи форматом А-5.

10.2.1. Усі службові документи датуються. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальними органами, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

10.2.2. Документи набувають чинності з часу їх підписання (затвердження, опублікування), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша дата. Спільні нормативні акти повинні мати єдину дату підписання документа.

Нормативні акти, які підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України, набувають чинності через десять днів після їх реєстрації.

10.2.3. Дати підписання, затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Наприклад, "9 квітня 1997 року" слід записати: "09.04.97". На окремих документах (актах, протоколах, фінансових документах) допускається оформлення дат словесно-цифровим способом, наприклад: "19 жовтня 1997 р.".

10.2.4. Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, під час підписання або затвердження. В інших випадках дата проставляється особою, яка реєструє документ, але не раніше і не пізніше дати його фактичного підписання.

10.2.5. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і передавання його до справи тощо).

10.2.6. Дата підписання документа проставляється в лівій верхній частині документа разом з реєстраційним індексом на спеціально відведеному для цього місці у бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі.

10.3.1. У разі необхідності оцінки доцільності документа, його обгрунтованості, відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження оформляється візуванням проекту документа службовою особою. Віза включає в себе посаду, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування.

Проставляється віза на лицьовому боці останньої сторінки документа нижче підпису або на зворотній стороні останньої сторінки документа.

10.3.2. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремій сторінці, про що на проекті робиться позначка: "Зауваження додаються".

10.3.3. Погодження проектів документів оформляється грифом "Погоджено", який проставляється нижче підпису на лицьовому боці останньої сторінки документа із зазначенням посади особи, з якою погоджується документ, з розшифровкою підпису та дати погодження. Наприклад:

10.4.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

10.4.2. Документи підписуються службовими особами установи банку відповідно до їх компетенції, розподілу функціональних обов'язків, положень цієї Інструкції.

Підписання керівниками структурних підрозділів установи банку документів нормативного характеру не допускається.

10.4.3. При надсиланні службового документа одночасно кільком вищим установам та іншим керівним органам керівник підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підвідомчим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені копії документа.

10.4.4. Якщо службова особа, підпис якої заготовлений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково вказується посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад, "в.о.", "заст."). Не допускається підписувати документи з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

10.4.5. Особливим способом засвідчення чинності документа після його підписання є затвердження, що санкціонує поширення дії документа на певне коло установ, службових осіб і громадян.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа "Затверджую" або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи.

Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню, наведено у додатку 24.

10.4.6. Якщо документ затверджується конкретною службовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:

10.4.7. При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за такою формою:

10.4.8. На документах, що вимагають засвідчення прав громадян і юридичних осіб, фіксації факту витрати коштів і матеріальних цінностей (ліцензіях, контрактах, статутах, положеннях, посвідченнях, дорученнях тощо), підпис відповідальної особи має завірятися гербовою печаткою. Перелік цих та інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою банку на підставі чинних нормативних актів (додаток 25).