Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (не гербова), проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні.
Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала підпис особи, яка підписала документ.
10.4.9. Внесення до підписаних або затверджених документів будь-яких виправлень та доповнень не допускається.
10.5. Адресування документів
10.5.1. При адресуванні документа необхідно дотримуватися таких правил:
- якщо документ надсилається в установу або його структурний підрозділ, їх найменування пишуть у називному відмінку. Наприклад:
Міністерство юстиції України
Управління справами
- якщо документ надсилається службовій особі, найменування установи пишеться у називному відмінку, а посада і прізвище - у давальному, наприклад:
Дніпропетровське обласне управління
Національного банку України
Фінансовий відділ
Начальнику
Ясменко О.М.
- якщо документ адресується керівнику установи або його заступнику, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:
Голові Національного банку України
(Ініціали, прізвище)
- при адресуванні документа багатьом однорідним установам адресат вказується узагальнено, наприклад:
Начальникам Кримського
республіканського, обласних,
по м. Києву і Київській області
управлінь Національного банку України
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед позначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. При надсиланні документа більш ніж на чотири адреси складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
10.5.2. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу установи мають відповідати Поштовим правилам Міністерства зв'язку України.
Повна поштова адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Редакція журналу
"Архіви України"
252110, МСП, Київ-100,
вул. Солом'янська, 24
При адресуванні документа приватній особі спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище і ініціали одержувача, наприклад:
327025, м. Миколаїв-25,
Київське шосе, 67, кв. 4,
Карпенку А.Є.
10.5.3. При надсиланні документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цьому разі застосовуються конверти із завчасно надрукованими адресами.
10.6. Резолюція
10.6.1. Резолюція проставляється у верхній частині лицьового боку першої сторінки документа, праворуч. На доповідних записках, листах та інших видах документів, що мають реквізит "адресат", резолюція проставляється між зазначенням адресата і текстом документа.
Якщо місця для резолюції недостатньо, то її можна проставляти на іншому вільному від тексту місці, у верхній частині лицьового боку першої сторінки документа (але не на полі, призначеному для підшивання).
Проставляти резолюцію на тексті документа забороняється.
10.7. Додатки до документів
10.7.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом.
10.7.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами;
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки слід оформляти на стандартних аркушах з усіма необхідними для конкретного виду документа реквізитами.
10.7.3. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Ця відмітка проставляється у верхньому правому полі першої сторінки додатка, наприклад:
Додаток
до постанови Правління
Національного банку України
24.04.97 N 173
За наявності кількох додатків на них проставляються порядкові номери. Наприклад: додаток 1, додаток 2 і т. д. Знак N перед цифровими позначеннями не ставиться.
10.7.4. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за зразком:
Додаток: на 3 стор. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, які не названо у тексті, то їх найменування необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додаток: Довідка про виконання плану заходів
на II квартал 1997 р. на 2 стор. у 1 прим.
Якщо додаток надсилається не в усі зазначені у документі адреси, відмітку про наявність документа проставляють за формою:
Додаток: на 5 стор. у 2 прим. на першу адресу.
10.8. Оформлення копій документів
10.8.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи банку або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа банку може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються в самій установі.
При вирішенні питань, що стосуються прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників та учнів установа банку може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про освіту тощо).
10.8.2. Копія з документа відтворюється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. При виготовленні копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові.
У верхній частині лицьового боку першої сторінки документа справа проставляється відмітка "копія".
10.8.3. На копіях вихідних документів, які залишаються у справах установи, текст бланків не відтворюється, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис.
10.8.4. Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис завіряється печаткою, яка відтворює найменування відповідної установи (не гербова) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.
11. Друкарські та копіювально-розмножувальні роботи
11.1. Друкарські роботи
11.1.1. Службові документи в установах банку друкуються у структурних підрозділах та в друкарському бюро.
У центральному апараті банку друкарське бюро виконує роботи виключно для керівництва банку та на замовлення управління справами (протоколи, стенограми засідань Правління, нарад, конференцій, окремі нормативно-розпорядчі документи тощо).
Рукописи, що здаються до машинописного бюро, повинні бути написані розбірливо, чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені, погоджені з керівником підрозділу, завізовані. На рукопису обов'язково вказується назва підрозділу, номер телефону та прізвище виконавця, кількість необхідних примірників.
Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється за погодженням керівника служби діловодства.
Замовлення на виконання друкарських робіт реєструється у книзі замовлень, де обов'язково вказується дата прийняття документа в роботу, його назва, кількість примірників і видрукуваних сторінок, прізвище замовника та його підпис.
11.1.2. Текст документів на бланках формату А-4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А-5 - через один міжрядковий інтервал.
Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.
11.1.3. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.
11.1.4. Назву виду документа друкують великими літерами.
11.1.5. Розшифровку підпису у реквізиті "підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
11.1.6. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.
Якщо заголовок (зміст) листа перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка у кінці заголовка не ставиться.
11.1.7. Виконана робота обов'язково повинна бути пронумерована.
Номери сторінок мають проставлятися посередині поля сторінки арабськими цифрами без слова "сторінка" (стор.) та розділових знаків.
11.2. Розмноження документів
11.2.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником установи банку, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.
Забороняється копіювати і розмножувати документи та інші матеріали, які не пов'язані з діяльністю установи банку. Відповідальність за зміст та якість документів-оригіналів, які тиражуються, несуть замовники.
11.2.2. Розмноження невеликих за обсягами документів (у центральному апараті - до 20 стор.) може здійснюватися безпосередньо у структурних підрозділах за допомогою існуючих засобів оргтехніки.
11.2.3. Розмноження матеріалів або документів має здійснюватися спеціалізованим підрозділом (розмножувальним цехом, бюро) за такими правилами:
для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу і погоджує керівник управління справами, загального відділу (додаток 27);
документи на розмноження передаються у розмножувальний підрозділ разом із замовленням. При цьому замовленню присвоюється номер, проставляється дата його передавання;
замовлення на копіювально-розмножувальні роботи реєструються шляхом систематизованого зберігання у встановленому порядку (картотеці) замовлень.
Працівник, який одержує розмножений матеріал, розписується на замовленні і проставляє дату одержання;
оригінали документів після зняття з них копій повертаються замовнику.
11.2.4. Копіювання і розмноження документів з грифом "Для службового користування" здійснюються згідно з порядком, встановленим Інструкцією "Про порядок роботи з документами "Для службового користування".
11.2.5. Видання великих за обсягами документів друкарським способом здійснюється Інженерно-технічним центром або в друкарнях за місцем розташування установи банку.
12. Порядок виготовлення, зберігання і використання фірмових бланків листів
12.1. Фірмові бланки установи банку (далі - бланки) виготовляються на замовлення управління загального діловодства, загального відділу, канцелярії і зберігаються у металевій шафі, пронумеровані - у сейфі.
12.2. Для обліку використання бланки обов'язково пронумеровуються наростаючим підсумком. Бланк має індивідуальний шестизначний номер. Бланк без номера вважається недійсним і на реєстрацію та на відправлення не приймається.
12.3. Видача бланків структурним підрозділам здійснюється відповідальним працівником канцелярії під розписку у спеціально відведеному для цього журналі за встановленою формою (додаток 29).
Бланки для структурних підрозділів видаються тільки відповідальним за діловодство працівникам, а у разі їх відсутності особам, які їх офіційно заміщують.
12.4. Облік і видача бланків безпосередньо у структурному підрозділі здійснюється відповідальним за діловодство працівником під розписку у журналі за формою додатка 29.
12.5. Журнали обліку і видачі бланків включаються до номенклатури справ, їх сторінки нумеруються, прошиваються і опечатуються, вони зберігаються у сейфі.
12.6. Після використання одержаних бланків відповідальні за діловодство працівники подають канцелярії установи банку звіт за встановленою формою (додаток 29) за підписом керівника структурного підрозділу. Разом зі звітом подають і зіпсовані або пошкоджені бланки.
12.7. Знищення зіпсованих або пошкоджених бланків проводиться канцелярією за актом.
"Законодавчі і нормативні акти з банківської діяльності", 3/98