Про затвердження Інструкції з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України

Правління Національного банку України відмічає, що з часу прийняття останньої Інструкції з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України відбулися значні зміни в організації, формах і методах роботи з документами, підвищився рівень контролю і виконавської дисципліни. В усіх структурних підрозділах системи Національного банку України впроваджена автоматизована система контролю і організації діловодства (АСКОД). В умовах зростання обсягів документообігу досягнуто певної оперативності і підвищення культури в роботі з документами. Напрацьована нормативна база з цього питання.

У зв'язку з вищезазначеним та на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, Правління

1. Затвердити розроблену управлінням загального діловодства Управління справами Інструкцію з діловодства у центральному апараті та установах Національного банку України (додається).

2. Директорам департаментів, керівникам структурних підрозділів центрального апарату, керівникам регіональних управлінь та установ Національного банку України:

забезпечити неухильне дотримання Інструкції з діловодства в установах, організаціях та підрозділах, що належать до сфери їх управління;

розробити і здійснити заходи, спрямовані на вивчення і оволодіння Інструкцією з діловодства кожним працівником центрального апарату, установи Національного банку України;

впроваджувати сучасні засоби, зокрема, комплексну комп'ютеризацію, форми і методи, спрямовані на підвищення рівня, культури та відповідальності в роботі з документами.

3. Визнати такими, що втратили чинність:

постанову Правління Національного банку України від 2 жовтня 1992 р. N 27 "Про затвердження Інструкції з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України";

наказ від 09.09.93 р. N 91 "Про заходи щодо упорядкування підготовки службових документів та підвищення якості їх змісту";

наказ від 25.03.94 р. N 42 "Про впорядкування роботи з нормативними документами вищестоящих органів";

наказ від 20.04.94 р. N 54 "Про комплексну комп'ютеризацію діловодства в Національному банку України";

наказ від 25.04.95 р. N 48 "Про впорядкування проходження і доставки службових документів";

наказ від 29.05.95 р. N 60 "Про порядок виготовлення, зберігання і використання фірмових бланків Національного банку України";

наказ від 08.12.95 р. N 118 "Про створення типового (єдиного) пакета з автоматизованої системи діловодства для регіональних управлінь та установ Національного банку України";

наказ від 13.02.96 р. N 6 "Про упорядкування процесу підготовки, реєстрації та зберігання службових розпоряджень з фінансових питань у Національному банку України";

наказ від 31.12.96 р. N 116 "Про тимчасову інструкцію про порядок реєстрації, надсилання і одержання кореспонденції засобами автоматизованої системи контролю і організації діловодства (АСКОД)";

наказ від 10.04.97 р. N 41 "Про порядок візування проектів постанов Кабінету Міністрів, спільних постанов Кабінету Міністрів і Національного банку України";

п.2 наказу від 06.05.97 р. N 46 "Про заходи щодо покращання роботи із зверненнями громадян у системі Національного банку України";

розпорядження від 12.10.93 р. "Про впорядкування видання, реєстрації та прийняття до виконання фінансово-розпорядчих документів";

розпорядження від 24.05.96 р. N 94 "Про посилення контролю за використанням копіювально-розмножувальної техніки";

розпорядження від 29.06.95 р. N 122 "Про впорядкування розгляду службових документів у Національному банку України";

розпорядження від 29.06.95 р. N 123 "Про порядок підготовки актів і внесення проектів актів вищих органів державної влади";

нормативний лист від 30.10.95 р. N 315 "Про порядок передачі документів у разі реорганізації чи ліквідації комерційного банку".

4. Управлінню справами (В.В.Врублевський) здійснювати постійний контроль за застосуванням Інструкції з діловодства у центральному апараті та підвідомчих Національному банку України установах, організовувати навчання працівників служб діловодства та надавати їм методичну допомогу у повсякденній роботі.

1.1. Інструкція встановлює загальні правила документування управлінської діяльності в центральному апараті та установах Національного банку України(1) і регламентує порядок роботи з документами з часу їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву установи.

------------------------------------------

(1) Далі - установа банку.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, а також на звернення громадян.

Положення цієї Інструкції не поширюються на нормативні документи (положення, інструкції, правила) з грифами "Таємно" і "Для службового користування". Правила роботи з такими документами визначаються окремими інструкціями.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в установах банку розроблені відповідно до положень "Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153, до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, а також враховуючи специфіку роботи системи Національного банку України.

1.4. Зважаючи на обсяги документообігу, територіальне розташування структурних підрозділів та специфіку діяльності, діловодство у центральному апараті та деяких установах банку ведеться децентралізовано(2).

---------------------------------------

(2) Децентралізована реєстрація документів допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік (постанова Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. N 1153).

1.5. Окремі питання, не врегульовані цією Інструкцією, можуть регулюватися внутрішніми нормативно-розпорядчими документами установи банку, не порушуючи основних норм цієї Інструкції.

1.6. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах центрального апарату та установ банку несе керівник структурного підрозділу, установи.

Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, цієї Інструкції та нормативно-розпорядчих документів з питань діловодства установ банку покладається на управління загального діловодства, загальні відділи, канцелярії або секретарів(3).

-----------------------------------

(3) Далі - канцелярія.

В установах банку, їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота наказом керівника покладається на спеціально виділену для цього особу.

1.7. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками установи банку, методичне керівництво і контроль за дотриманням цієї Інструкції - управлінням загального діловодства, загальними відділами, секторами, канцеляріями.

1.8. Керівники установи банку, діловодні служби в межах наданих їм прав зобов'язані:

вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування;

не допускати без нагальної потреби вимагання від підпорядкованих та інших установ, комерційних банків інформації та звітності, не передбаченої нормативно-правовими актами;

вдосконалювати форми і засоби роботи з документами на основі розвитку комплексної комп'ютеризації та автоматизації діловодних процесів;

забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби установ банку та їх структурних підрозділів з метою підвищення кваліфікації.

1.9. У разі звільнення, відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин відповідального за діловодство працівника усі неоформлені службові документи та ведення діловодства за вказівкою керівника передається особі, що його заміщує.

1.10. Діловодство у центральному апараті банку та його установах ведеться засобами комп'ютерної техніки (автоматизованої системи контролю і організації діловодства - АСКОД).

Інформаційно-пошукова система АСКОД призначена для опрацювання вхідних, вихідних і внутрішніх службових документів, звернень громадян, обліку і одержання статистичних даних документообігу, оперативного пошуку документів.

1.11. Установи банку здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою.

У місцях, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національної меншини, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом.

2.1.1. Управлінська діяльність установ банків здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Згідно з чинним законодавством і в межах своєї компетенції установи банків видають:

- Національний банк України - постанови колегіального органу, накази, інструкції, положення, розпорядження, вказівки, які можуть поширюватися на всі банківські установи в Україні;

- регіональні управління, установи Національного банку України - рішення постійно діючих нарад (ПДН), накази, розпорядження, які регулюють діяльність цієї установи.

2.1.2. Підставами для складання розпорядчих документів у діяльності банківських установ є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, доручення органів державної влади та місцевих органів влади;

- провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою банку покладених на неї завдань;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.1.3. Із питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних державних органів та громадських організацій, приймаються спільні розпорядчі документи.

2.1.4. Розпорядчі документи, що надходять до Національного банку України від органів державної влади, доводяться до підвідомчих організацій шляхом:

видання самостійних розпорядчих документів (постанов, наказів, рішень, розпоряджень, вказівок), в яких викладається зміст документа вищестоящого органу щодо завдань установи банку;

видання інформаційного або супровідного листа, якщо розпорядчий документ органу державної влади не потребує конкретизації завдань для установ банків.

2.1.5. В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів державної влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

2.1.6. Рішення колегіального органу доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи банку, шляхом надсилання їм рішень.

2.2.1. Засідання колегіального органу установи банку проводяться відповідно до регламенту та квартального плану їх роботи, а також у міру потреби.

Керівники структурних підрозділів завчасно, не пізніше 15 числа місяця, що передує запланованому кварталу, подають на включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за доцільне розглянути на засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.

2.2.2. Право на внесення проектів документів на розгляд колегіального органу Національного банку України мають: члени Правління, директори департаментів і самостійних управлінь центрального апарату, керівники регіональних управлінь та установ; від комерційних банків - Асоціація українських банків; у регіональних управліннях - керівники структурних підрозділів.

2.2.3. Відповідальність за обгрунтованість розгляду того чи іншого питання, своєчасну і якісну підготовку матеріалів (проектів постанов, довідок до них та ін.) до засідання колегіального органу покладається на керівників структурних підрозділів, зазначених у плані.

2.2.4. Формування проектів рішень колегіального органу для розгляду, організація засідання, протоколювання, реєстрація і доведення до виконавців рішень колегіального органу покладається:

- у центральному апараті - на протокольний відділ, відповідального секретаря колегіального органу;

- у регіональних управліннях та установах - на діловодні служби або призначеного керівництвом відповідального секретаря з числа фахівців інших підрозділів.

2.2.5. Документи з питань, що вносяться на обговорення колегіального органу, подаються протокольному відділу або відповідальному секретарю не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи мають включати:

- проект постанови (рішення) колегіального органу, а у разі потреби і проект наказу;

- доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якій грунтовно викладені доцільність, мета, підстави, висновки та пропозиції;

- довідку або лист про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами або відповідну візу на проекті.

При цьому всі без винятку проекти рішень колегіального органу в обов'язковому порядку мають бути завізовані керівниками відповідних департаментів, управлінь, відділів установи банку, які мають відношення до питання, що обговорюється, а також виконавцем, редактором, юридичною службою та керівником установи банку, який здійснює загальне керівництво структурним підрозділом. У разі відсутності будь-якої з перелічених вище віз матеріали приймаються для розгляду колегіальним органом разом з поясненням службової особи, яка їх не завізувала.

Рішення мають бути конкретними, точно визначати виконавців та строки виконання.

2.2.6. Відповідальний секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення. У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу начальник протокольного (загального або іншого, якому доручена організація роботи колегіального органу) відділу доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

2.2.7. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, який оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені до засідання (проекти постанов, рішень, довідки, списки), а також один примірник розмножених документів зберігаються у відповідального секретаря колегіального органу з кожного засідання окремо.

2.2.8. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

2.2.9. Керівники структурних підрозділів, які відповідали за підготовку питання на засідання колегіального органу, протягом наступного дня доопрацьовують проекти рішень з обов'язковим урахуванням висловлених на засіданні та прийнятих більшістю голосів зауважень і пропозицій, а після підписання та візування їх у членів колегіального органу, керівника, юридичної служби та редактора передають протокольному відділу або відповідальному секретарю колегіального органу установи банку.

Разом з доопрацьованою постановою структурний підрозділ готує і передає відповідальному секретарю покажчик розсилки, попередньо узгоджений із заступником керівника установи банку та текст постанови на дискеті у формі MS DOS, яка після введення в комп'ютер повертається відповідному структурному підрозділу. Відповідальний секретар колегіального органу або особа, яка вела протокол засідання, перевіряє наявність внесених на засіданні змін і доповнень, наявність віз і передає документ для підписання Голові Національного банку, першому керівнику установи банку.

2.2.10. Після підписання керівником установи рішення колегіального органу протокольний відділ або відповідальний секретар колегіального органу установи присвоює йому реєстраційний номер, проставляє дату засідання органу, здійснює тиражування і передавання для розсилки в експедицію разом із покажчиком розсилки.

Додатки до рішення колегіального органу мають бути підписані начальником протокольного відділу, а в установах банку - відповідальним секретарем.

Порядок підготовки, видання і реєстрації нормативних актів регулюється Інструкцією про порядок підготовки, видання, реєстрації, надсилання та систематизації нормативних актів Національного банку України в редакції, затвердженій постановою Правління Національного банку України від 10.02.97 р. N 31.

2.2.11. Колегіальний орган установи банку може приймати рішення і в робочому порядку, тобто шляхом підписання (візування) проекту документа більшістю членів колегіального органу. Постанова (рішення) колегіального органу Банку вважається прийнятою в робочому порядку, якщо вона завізована простою більшістю членів цього органу.

Підготовку та візування таких рішень організовують керівники структурних підрозділів, які вносять на розгляд.

2.2.12. Постанови (рішення) колегіального органу та протоколи його засідань оформляються і реєструються окремо в АРМі(4) "Внутрішня" автоматизованої системи АСКОД (додаток 4). (Додатки не наводяться).

-----------------------------------------

(4) АРМ - автоматизоване робоче місце.

Оригінали документів (рішення, порядок денний, доповідні записки, довідки, стенограми засідань, якщо такі ведуться, списки запрошених, протоколи, покажчики розсилки) зберігаються у протокольному відділі, загальному відділі або у відповідального секретаря колегіального органу установи банку.

2.2.13. Наказ - це документ, який видає керівник установи банку на правах єдиноначальності у межах своєї компетенції на виконання і відповідно до чинного законодавства України та постанов колегіального органу установи банку.

Згідно із Статутом Національного банку України Голова Національного банку України видає накази та інші нормативні акти, спрямовані на забезпечення єдиної державної політики в сфері грошового обігу, кредитування, фінансування і розрахунків у народному господарстві, а також вирішення оперативних питань діяльності Національного банку України.

Керівники установ банку видають накази на підставі повноважень, наданих їм положеннями про регіональне управління, установу Національного банку України.

2.2.14. Накази мають підпорядкований характер щодо постанов колегіального органу і за призначенням видаються з таких основних питань:

- з тих, що регулюють окремі або загальні для всієї системи (окремої групи установ) проблеми банківської діяльності;

- з основної діяльності;

- з кадрових питань;

- надання відпусток;

- надання відряджень та з адміністративно-господарських питань.

2.2.15. Розпорядження - акт управління, виданий службовою особою у межах наданої компетенції і з метою виконання питань організаційного, організаційно-технічного і розпорядчого характеру.

Розпорядження можуть бути загальними для всієї установи банку або стосуватися окремих ланок його роботи.

2.2.16. Накази та розпорядження видаються за ініціативою керівника установи банку або за поданням керівників структурних підрозділів, до компетенції яких входить вирішення поставленого питання.

Відповідальність за строки і якість підготовки наказу, розпорядження несе керівник структурного підрозділу, якому доручено керівництво підготовкою або яким ініційована його підготовка.

2.2.17. Оформлення наказів та розпоряджень здійснюється в такому ж порядку, як і рішення колегіального органу.

Накази та розпорядження мають обов'язково погоджуватися (візуватися) у керівника установи банку, який здійснює керівництво відповідним структурним підрозділом, у керівника підрозділу, якого стосуються питання, викладені в документі, а також в юридичній службі та редагуватися.

2.2.18. Накази підписуються Головою Національного банку України, першим керівником установи банку, а в разі їх відсутності - особою, яка виконує їх обов'язки.

Накази про відрядження, розпорядження можуть бути підписані також заступником керівника установи банку, якщо йому надане таке право.

Додатки до наказів та розпоряджень мають бути підписані керівником структурного підрозділу, який готував цей документ.

2.2.19. Після підписання наказу, розпорядження, організацію якого забезпечує керівник структурного підрозділу, документи разом з покажчиком розсилки передаються до протокольного (загального) відділу установи банку.

Разом з оригіналом на паперовому носії текст наказу, розпорядження передається на дискеті у форматі MS DOS, яка після введення у комп'ютер повертається відповідному структурному підрозділу.

2.2.20. Реєстрація наказів та розпоряджень ведеться в системі АСКОД - АРМі "Внутрішня" за встановленою реєстраційною карткою (додаток 4) відокремлено, починаючи з початку року в такому порядку:

- накази з питань основної діяльності, про відрядження та з адміністративно-господарських - у протокольному відділі, канцелярії за окремою нумерацією. При цьому реєстраційний номер цих документів має тільки цифрові символи: наприклад, N 256;

- накази з кадрових питань - у департаменті персоналу, відділі кадрів за окремою нумерацією. При цьому реєстраційний номер наказу з кадрових питань має такі символи: наприклад, N 120-к;

- розпорядження із загальних питань - у протокольному відділі, канцелярії. При цьому реєстраційний номер розпорядження має такі символи: наприклад, N 56-р;

- розпорядження з фінансових питань, банківського нагляду, валютного регулювання тощо - у відповідних департаментах центрального апарату, регіональних управліннях та установах - відділах за визначенням керівника установи. При цьому реєстраційний номер має такі символи: 20/230-рф(5).

------------------------------------

(5) 20/230-рф. 20 - індекс фінансового департаменту: 230 - порядковий номер реєстрації розпорядження, рф - ознака розпорядження з фінансових питань.

2.2.21. Організація розсилки, доведення до відома виконавців наказів і розпоряджень, зберігання оригіналів та допоміжних матеріалів здійснюється структурним підрозділом, який реєструє дану групу розпорядчих документів.

2.2.22. Розпорядження, що стосуються проведення фінансових операцій Національного банку України, оформляються тільки на пронумерованих бланках зі спеціальним забарвленням у двох примірниках - А і Б. Видача бланків здійснюється тільки після використання раніше отриманих, про що управлінню загального діловодства подається звіт у формі реєстру використаних бланків.

2.2.23. Розпорядження, на підставі яких здійснюються операції в національній валюті, підписуються першим заступником Голови Національного банку і виконуються у такому порядку:

примірники А розпоряджень передаються на виконання до операційного управління Національного банку, де реєструються і використовуються як підстава для здійснення бухгалтерських проводок. Після цього вони підшиваються в документи дня;

примірники Б розпоряджень, завізовані директором департаменту чи його заступником, зберігаються у відповідному департаменті у закритих металевих шафах чи сейфах, доступ до яких обмежений.

2.2.24. Розпорядження, на підставі яких здійснюються операції в іноземній валюті, підписуються першим заступником Голови Правління Національного банку і виконуються у такому порядку:

примірники А розпоряджень передаються на виконання до управління валютних операцій чи операційного управління Національного банку (залежно від типу операції), де реєструються і використовуються як підстава для здійснення бухгалтерських проводок. Після цього примірники А розпоряджень зберігаються в управлінні валютних операцій у закритих шафах чи сейфах, а в операційному управлінні підшиваються в документи дня;

примірники Б розпоряджень, завізовані директором департаменту чи його заступником, зберігаються у відповідному департаменті у закритих шафах чи сейфах, доступ до яких обмежений.

2.2.25. Службові відрядження працівників установи банку здійснюються відповідно до плану роботи з урахуванням асигнувань на відрядження.

У разі потреби у відрядженні працівника поза планом керівник структурного підрозділу обгрунтовує це у доповідній записці на ім'я керівника або заступника керівника установи банку.

2.2.26. Направлення працівників у відрядження здійснюється з дозволу керівників та заступників керівників установи банку і оформляється наказом (додаток 13).

У центральному апараті та установах банку з великою кількістю відряджень дозволяється застосовувати спеціальний бланк з грифом "Має силу наказу", із зазначенням подання керівника структурного підрозділу на ім'я керівництва щодо відрядження працівника (додаток 14). Разом із зазначеним бланком додається і посвідчення про відрядження встановленої форми (додатки 15, 15-а).

2.2.27. Бланки подання з грифом "Має силу наказу" та посвідчень про відрядження виготовляються управлінням справами, загальним відділом, канцелярією установи банку, зберігаються і видаються особою, відповідальною за ведення і реєстрацію відряджень.

Виготовлення і застосування бланків посвідчень про відрядження іншими структурними підрозділами і не встановленої форми забороняється.

2.2.28. Реєстрація бланків з грифом "Має силу наказу" та посвідчень про відрядження ведеться відповідальним за це працівником засобами автоматизованої системи або у спеціальному журналі (додаток 26).

2.2.29. Бланки з грифом "Має силу наказу" після відповідного оформлення передаються до бухгалтерії, де вони зберігаються і є підставою для виплати витрат на відрядження.

2.2.30. Усі інші питання службових відряджень регулюються інструкцією про службові відрядження, затвердженою Міністерством фінансів України і зареєстрованою у Міністерстві юстиції України.

2.3. Порядок підготовки і внесення проектів актів органів державної влади

2.3.1. Національний банк України, використовуючи надане йому право законодавчої ініціативи, при підготовці і внесенні проектів актів органів державної влади керується Положенням про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалів, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України (Постанова Президії Верховної Ради України від 30 жовтня 1995 року N 668/95-ПВ), Положенням про порядок підготовки і внесення проектів указів і розпоряджень Президента України (Указ Президента України від 10 вересня 1994 р. N 512/94) і дотримується таких основних вимог:

проекти законів України, постанов Верховної Ради України, указів Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, а також усі листи щодо роботи над проектами зазначених документів мають бути обов'язково узгоджені з Юридичним департаментом;

у разі, якщо проект акта органу державної влади стосується також міністерств та інших органів виконавчої влади, він має бути обов'язково погоджений у відповідному міністерстві (органі) у вигляді листка погодження. Процедуру погодження здійснюють керівники або спеціалісти структурного підрозділу, який готує проект акта;

проекти актів органів державної влади при їх відправленні до відповідного органу візуються з підписанням супровідного листа тільки Головою або виконуючим обов'язки Голови Національного банку України. Перед поданням проекту акта на візування Голові або виконуючому обов'язки Голови Національного банку України він має бути обов'язково завізований керівником структурного підрозділу, який готував проект, керівником Юридичного департаменту.

Заступники Голови Правління особисто доповідають Голові банку щодо доцільності прийняття представленого проекту.

2.3.2. Забороняється відправлення підготовлених з порушенням встановлених вимог проектів актів органів державної влади.

3.1.1. Уся кореспонденція, що надходить до установи банку, приймається, попередньо обробляється і розподіляється за призначенням тільки службами діловодства (експедиція, канцелярія, загальний відділ).

У разі надходження кореспонденції у неробочий час вона приймається черговим працівником.

Кореспонденція, що надсилається засобами електронної пошти, приймається децентралізовано - адресатами-користувачами поштових скриньок, засобами факсимільного і телексного зв'язку - відповідними службами зв'язку або адресатами.

Телефонограми приймаються секретарями приймалень керівництва установи банку і в разі необхідності передаються до канцелярії для реєстрації.

3.1.2. Приймати службові документи іншим структурним підрозділам установ банку та працювати з незареєстрованими документами не дозволяється, за винятком документів прямого призначення.

У випадках, якщо кореспонденція надійшла безпосередньо до приймальні керівництва установи банку або його структурних підрозділів, вона підлягає обов'язковому передаванню до канцелярії (за винятком прямого призначення).

3.1.3. Розкриття конвертів одержаної кореспонденції здійснюється експедицією і канцелярією, за винятком тих конвертів, що мають гриф "особисто".

У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, інших порушень або пошкоджень складається акт у двох примірниках, один з яких разом з документом надсилається відправнику, а другий залишається в експедиції, канцелярії. Якщо документ без додатків термінового характеру - він передається на реєстрацію з відповідним записом у картці.

3.1.4. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.

3.1.5. Конверти від одержаних документів знищуються, за винятком листів громадян, судових справ, позовних заяв, наказів арбітражу, договірно-фінансових та у разі, якщо лише за конвертом можна встановити реквізити відправника.

3.2.1. Встановити, що на розгляд Національного банку України приймаються лише ті питання, які входять до його компетенції.

Виключне право на ініціативні звернення до центрального апарату Національного банку України від мережі банківської системи мають регіональні управління, установи, підпорядковані Національному банку України, Асоціація українських банків та комерційні банки, які мають статус юридичної особи. Листи від зазначених банківських установ підписуються першими керівниками, а в разі їх відсутності - особами, які їх заміщують.

Обласні дирекції, філії, відділення комерційних банків порушують питання перед Національним банком України через комерційні банки - юридичні особи, а підприємства, установи і організації - через регіональні управління Національного банку України.

3.2.2. Кореспонденція, що надійшла до установи банку, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд кореспонденції здійснюється керівниками канцелярії або іншою особою відповідно до розподілу функціональних обов'язків у день її одержання. Документи від органів державної влади та управління, телеграми, телефонограми, факсограми, електронна пошта розглядаються негайно.

3.2.3. Кореспонденція, яка надійшла до експедиції, розглядається, розподіляється і доставляється експедицією за такими напрямами:

- адресована керівництву установи банку, без зазначення конкретного адресата або загального характеру, іншомовна, листи громадян - канцелярії;

- адресована структурним підрозділам установи банку - відповідальним за діловодство безпосередньо у структурних підрозділах (при децентралізованій реєстрації).

3.2.4. Кореспонденція, яка надійшла до канцелярії і підлягає централізованій реєстрації, попередньо розглядається і розподіляється за такими напрямами(6):

--------------------------------------

(6) Пункт 3.2.4 визначений для центрального апарату НБУ. Приблизно такий же порядок розподілу кореспонденції, залежно від обсягів документообігу, може застосовуватися і на рівні регіональних управлінь та установ.

- закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, народних депутатів України, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань банківської діяльності і потребують вирішення на вищому рівні, - секретаріату Голови Національного банку України;

- службові документи від регіональних управлінь, установ Національного банку України, банківських і фінансових установ України та зарубіжних, міністерств і відомств, органів правопорядку, якщо ці документи підписані першими керівниками або особами, що їх заміщають, інші документи, якщо вони вимагають втручання керівництва, - заступникам Голови Національного банку України;

- усю іншу кореспонденцію (адресовану безпосередньо структурним підрозділам, на їх вихідні номери, запити, інформації, відповіді, доповнення до раніше надісланих документів, прохання дати роз'яснення з того чи іншого питання, оперативну в разі відсутності заступника Голови Правління, листи, характер яких не потребує прийняття рішення на вищому рівні) - керівникам відповідних структурних підрозділів банку.

3.2.5. Канцелярія, відповідно до наданих їй прав, переадресовує за призначенням або повертає без реєстрації листи кореспондентам, що надіслані у порушення п.3.2.1 (за винятком листів, передбачених абз.4 п.3.2.4). Для цього застосовуються погоджені керівництвом супровідні бланки до листів, що повертаються, із посиланням на відповідні пункти Інструкції.

Відповідний порядок попереднього розгляду, розподілу, переадресації та повернення кореспонденції, яка надійшла безпосередньо до структурного підрозділу, застосовується і в структурних підрозділах центрального апарату, установах банку (з децентралізованою реєстрацією) з дозволу їх керівників.

3.2.6. Кореспонденція з поміткою "Особисто" передається адресатам у нерозкритому вигляді. Якщо вона виявиться службовою, то підлягає обов'язковому поверненню для реєстрації до канцелярії або відповідного структурного підрозділу. Звернення громадян передаються до канцелярії.

3.3.1. Кожний службовий документ(7), що надходить до установи банку, підлягає обов'язковій реєстрації у канцелярії або у відповідального за діловодство у структурному підрозділі.

----------------------------------------

(7) Службовий документ - це лист (надходження), який виконаний на бланку або має штамп установи, організації, юридичну адресу, реєстраційні реквізити, підпис із зазначенням посади особи, яка підписала документ.

Документ реєструється в установі банку лише один раз.

При цьому, зважаючи на обсяги документообігу, реєстрація документів у канцелярії і структурних підрозділах центрального апарату Національного банку ведеться за окремою, в регіональних управліннях і установах банку - за єдиною нумерацією з початку року.

3.3.2. Реєстрація кореспонденції, що не належить до службової і не має відповідних реквізитів (бланка або штампа організації, реєстраційних індексів, підписів тощо), не рекомендується.

У разі потреби ця кореспонденція може обліковуватися безпосередньо у підрозділі, який її одержав. Орієнтовний перелік кореспонденції, що не підлягає реєстрації, наведено у додатку 1.

3.3.3. Реєстрація вхідних службових документів ведеться засобами автоматизованої системи контролю і організації діловодства АСКОД, в АРМі "Вхідна".

Реєстрація всіх видів службових документів здійснюється за принципом єдиної нумерації.

3.3.4. При реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси.

Індекс службового вхідного документа при його реєстрації у канцелярії складається з коду кореспондента, порядкового номера з початку року та цифрового індексу структурного підрозділу, якому передається документ. Після надходження документа у структурний підрозділ цей індекс доповнюється номером справи за номенклатурою (якщо документ залишається у цьому структурному підрозділі)(8). У разі, якщо документ надійшов на ознайомлення і підлягає поверненню до канцелярії або іншим виконавцям, доповнення на паперовому носії не проставляються.

-----------------------------------------

(8) Наприклад, реєстраційний номер вхідного документа при централізованому опрацюванні - 001/9532-01. 001 - індекс кореспондента (Верховна Рада України); 9532 - порядковий номер реєстрації вхідних документів у канцелярії з початку року; 01 - індекс Секретаріату Голови банку, якому цей документ передано.

Індекс службового документа при його реєстрації у структурному підрозділі складається з індексу структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року(9).

------------------------------------------

(9) Наприклад, реєстраційний номер вхідного документа при реєстрації у структурному підрозділі 15-111/370. 15 - індекс Економічного департаменту; 111 - листування з обласними управліннями НБУ в управлінні аналізу та організації економічної роботи; 370 - порядковий номер реєстрації вхідних документів в Економічному департаменті з початку року.

3.3.5. Окрім реєстраційних реквізитів, до бази даних інформаційно-пошукової програми АСКОД вводиться й інша обов'язкова інформація про кожний вхідний службовий документ за встановленою реєстраційною карткою (додаток 2).

3.3.6. Після повного заповнення реєстраційної картки на документі (паперовому носії) у правому нижньому куті першої сторінки, а у разі, якщо це неможливо, то на її зворотному боці проставляється штамп канцелярії або структурного підрозділу (де здійснюється реєстрація документа) із зазначенням дати і індексу документа. На документах надзвичайно термінового характеру проставляється і час надходження.

3.3.7. На кожний зареєстрований вхідний документ у канцелярії і структурних підрозділах роздруковується на принтері тверда копія реєстраційної картки, яка супроводжує документ при передаванні його виконавцям, є розпискою про одержання документа та інформацією для надання довідок у разі пошкоджень обчислювальної техніки.

3.3.8. Реєстраційно-довідкові картки після передавання документа виконавцям повертаються: на документи, зареєстровані централізовано, - канцелярії, на документи, зареєстровані у структурному підрозділі, - відповідальним за діловодство у структурному підрозділі.

Реєстраційно-довідкові картки формуються у картотеку, яка упорядковується, систематизується і зберігається 3 роки, а потім передається до архіву.

3.3.9. Зареєстровані електронні копії документів знаходяться у робочому режимі системи АСКОД не менше трьох місяців, після чого можлива їх архівація засобами системи. Незареєстрована технологічна та інша електронна інформація зберігається за потребою користувача.

Повне вилучення з бази даних АСКОД зареєстрованих файл-копій здійснюється разом з реєстраційними картками через 3 роки і передається до архіву на дискетах (ст.91 Переліку документів зі строками зберігання).

3.4.1. Організація проходження і передавання на розгляд керівництву службових документів покладається на працівників канцелярії, секретарів приймалень керівництва і відповідальних за діловодство у структурних підрозділах установи банку.

3.4.2. Службова кореспонденція, яка зареєстрована централізовано канцелярією, передається:

- на розгляд Голови, заступників Голови Правління банку, а після їх розгляду виконавцям до структурних підрозділів двічі на день (о 12 і 17 год., у п'ятницю - до 16 год.), а документи з грифом "Терміново" - відразу після надходження і реєстрації.

До термінових документів також належать окремі за змістом телеграми, телефонограми, факси, електронна пошта;

- на виконання керівникам структурних підрозділів та установ банку, які розташовані за межами центрального апарату, передається експедицією щоденно нарочним або засобами фельд'єгерського і поштового зв'язку.

У регіональних управліннях, установах банку залежно від специфіки, режиму їх роботи та інших причин може бути встановлений інший порядок доставки документів.

3.4.3. Усі службові документи, централізовано зареєстровані канцелярією, передаються на розгляд керівництву і виконавцям через секретарів приймалень, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах у день надходження під розписку.

3.4.4. На документи, зареєстровані централізовано канцелярією при передачі їх виконавцям, окрім паперового носія, локальною мережею до АРМів інспекторів-діловодів передається і реєстраційна картка, яка трансформується у порядкову нумерацію бази даних підрозділу, у регіональному управлінні - в загальну нумерацію. На ці документи реєстраційна картка у структурному підрозділі не заповнюється, а до одержаної мережею картки вносяться додаткові відомості про проходження і контроль виконання документа у підрозділі.

3.4.5. Одержані документи розглядаються керівником, як правило, у день їх надходження. У разі, якщо документ надійшов наприкінці робочого дня, то термін розгляду переноситься на наступний день. Термінові документи розглядаються негайно.

Розглянуті керівництвом установи банку документи передаються виконавцям тільки через канцелярію, а в структурному підрозділі - через відповідального за ведення діловодства.

3.4.6. Передача керівником службової кореспонденції безпосередньо виконавцям або з одного підрозділу установи банку до іншого забороняється.

3.4.7. Доручення виконавцям дається у формі короткої за змістом резолюції, яка накладається безпосередньо на документ, на вільному від тексту місці, але не на полі, яке призначене для підшиття документів у справу. У разі відсутності місця на документі, резолюція має бути накладена на окремому аркуші (бланку керівника). Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можуть накладатися керівником нижчого рангу (для деталізації шляхів виконання документа) на окремому аркуші.

3.4.8. Коригування, зміна резолюції керівника виконавцями забороняється. Необхідні зміни в доручення може внести тільки автор резолюції.

3.4.9. У разі, якщо доручення дається кільком виконавцям, його виконання організовує службова особа, вказана у резолюції першою. Їй передається оригінал документа, співвиконавцям у разі стислих строків виконання - копії документа, виготовлені канцелярією установи банку. Особа, якій доручено виконання документа, може давати доручення безпосереднім виконавцям відповідно до п.3.4.7.

3.4.10. Документи з дорученням керівництва "Для ознайомлення", як правило, направляються зазначеним у резолюції службовим особам в оригіналі "по колу" і повертаються до канцелярії. Для цього застосовується спеціальний "Лист ознайомлення" (додаток 7).

Нормативні та розпорядчі документи органів державної влади: закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, відомчі та інші нормативні документи - після виконання доручень керівництва передаються канцелярією до юридичної служби установи банку.

3.4.11. Документ, над яким завершено роботу, з усіма матеріалами до нього залишається у справі структурного підрозділу, що його опрацьовував.

4.1. Конверти з міжнародною кореспонденцією проштамповуються експедицією і передаються до канцелярії.

4.2. Канцелярія розкриває міжнародну кореспонденцію, розподіляє, реєструє (або обліковує) і передає за напрямами:

- кореспонденцію, яка не потребує перекладу, - безпосередньо зазначеним у ній службовим особам;

- кореспонденцію, яка потребує перекладу, після реєстрації її у спеціальному журналі - Департаменту міжнародних зв'язків.

4.3. Після здійснення перекладу в Департаменті міжнародних зв'язків документи повертаються до канцелярії, яка після відповідної реєстрації передає їх на розгляд за схемою вхідної кореспонденції.

4.4. Міжнародна кореспонденція, яка не має службового характеру, не реєструється, а обліковується у спеціальному журналі і передається канцелярією конкретному адресату або управлінню міжнародних банківських зв'язків.

5.1.1. З метою врегулювання і зменшення потоку кореспонденції, дотримання необхідної службової субординації та етики службове листування здійснюється за таким порядком:

листи на адресу Верховної Ради, Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів України надсилаються тільки за підписом Голови Національного банку України, а в разі його відсутності - особою, яка його заміщує. У разі відсутності вищезазначених осіб та необхідності термінового надання відповіді на доручення цих органів - за підписом першого заступника Голови Національного банку при погодженні ним цього питання з вищою установою;

листи на адресу перших осіб міністерств, інших центральних відомств, народних депутатів України, облдержадміністрацій, регіональних управлінь та установ Національного банку України надсилаються тільки за підписом Голови або його заступників;

листування керівників департаментів і самостійних управлінь (а в разі їх відсутності - осіб, що їх заміщують) дозволяється у межах своєї компетентності лише з відповідними службами установ Національного банку, комерційними банками, управліннями і відділами міністерств, відомств, а також підприємствами, організаціями та установами;

надсилання службової кореспонденції за межі Національного банку України за підписами інших, не передбачених цим пунктом осіб, забороняється.

5.1.2. Регіональні управління та підвідомчі установи надсилають службові документи на ім'я Голови та заступників Голови Національного банку за підписом перших керівників, а в разі їх відсутності - осіб, що їх заміщують, а на адресу департаментів та управлінь - за підписом заступників керівників.

5.2.1. Службові документи, які створюються в установах банку і виходять за його межі, складаються на папері стандартного формату, як правило, А-4 і А-5 або на бланках встановленої форми, які виготовляються службою діловодства згідно з вимогами державних стандартів.

Складання документів на папері довільного формату та на непронумерованих бланках не дозволяється.

5.2.2. Кожний документ, який виходить з установи банку, повинен мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розміщення (див. розділ 10).

5.2.3. Службові документи для надсилання оформляються у структурних підрозділах установи банку. Відповідальність за зміст документа, наявність віз, додатків, правильність адресування, а також його підписання у керівництва несе виконавець документа.

5.3.1. Службові документи, які розсилаються установами банку, реєструються за умови дотримання таких вимог:

усі без винятку службові документи після їх підписання реєструються у структурному підрозділі, який їх готував;

у центральному апараті Національного банку документи, які надсилаються за підписами Голови та його заступників, після реєстрації їх у структурному підрозділі підлягають обов'язковій реєстрації у канцелярії;

нормативні документи Національного банку України реєструються в Юридичному департаменті(10), а окремі з них, що регулюють правовідносини, суб'єктами яких є фізичні особи, підлягають ще й державній реєстрації у Міністерстві юстиції України.

-----------------------------------

(10) Див. Інструкцію "Про порядок підготовки, видання, реєстрації, надсилання та систематизації нормативних документів Національного банку України".

5.3.2. Надсилання або передача документів без реєстрації не допускається.

Резервування або надання виконавцям вихідних номерів на не підписані і не пред'явлені на реєстрацію документи забороняється.

5.3.3. Усі вихідні документи реєструються особами, відповідальними за ведення діловодства, засобами автоматизованої системи АСКОД. Інформація про документ вноситься у реєстраційну картку АРМу "Вихідні" (додаток 3).