а) оглянути цілість печаток, замків, дверей, вікон, віконних грат та, переконавшись, що не було стороннього проникнення до приміщення, відкрити їх;
б) відкрити комори в присутності одного з працівників зазначених виробничих підрозділів, який брав участь в їх закритті та опечатуванні;
в) розкрити опечатані сейфи, металеві шафи. Печатки не зриваються, а разом зі шпагатом зрізаються так, щоб була можливість перевірити їхню дійсність, і зберігаються до кінця робочого дня;
г) видати на робочі місця під розписку із зазначенням числа, місяця і часу (години, хвилини) іменні речі, квитанційні книжки, книги ф. 55 із зазначенням невикористаної кількості квитанцій (аркушів), ключі від реєстраторів розрахункових операцій, книги обліку реєстраторів розрахункових операцій до них, шкатулки з авансами знаків поштової оплати, літерні марки, а також товари та інші цінності;
ґ) перед видачею календарних штемпелів перевірити відповідність їхніх відбитків даті та часу поточного робочого дня;
д) проставити на обкладинці книжки ф. 5 перед початком застосування (якщо вона видається вперше), на реєстрах ф. 10а відбиток контрольно-гербової печатки;
е) забезпечити робочі місця необхідним асортиментом знаків поштової оплати, поштовою документацією та експлуатаційними матеріалами;
є) видати готівку працівникам зв'язку, які здійснюють виплату переказів, виплату пенсій та допомоги, відповідно до вимог Порядку ведення касових операцій підприємствами зв'язку України.
512. Працівники зв'язку, які надають послуги користувачам з приймання реєстрованих поштових відправлень, до початку роботи повинні перевірити кількість квитанцій у квитанційних книжках ф.ф. 1, 5, 47, П-2.
Кожного робочого дня перед записом поштових відправлень до квитанційних книжок ф. ф. 1, 5, 47, П-2 на копії першої за день квитанції (у верхній частині) проставити чіткий відбиток календарного штемпеля. Вгорі кожної наступної сторінки книжок дата приймання (число і місяць) пишеться вручну.
Одержані під розписку іменні речі, квитанційні книжки, знаки поштової оплати, товари та інші цінності впродовж робочого дня повинні зберігатися порядком, що забезпечує їх схоронність.
Наявність невиданих на початок робочого дня (зміни) поштових відправлень працівник зв'язку перевіряє в присутності начальника відділення поштового зв'язку (цеху, дільниці) або його заступника, звіряє із записами в накладних ф. 16 (реєстрах ф. 11) і розписується в їх прийманні.
513. Працівникам, які надають послуги користувачам, видається аванс знаків поштової оплати за розпискою-зобов'язанням, а літерних марок, призначених для оплати пересилання міжнародної письмової кореспонденції, - за накладною ф. 16, яка складається в двох примірниках з поіменним зазначенням кожного виду, ціни і повної вартості марок. Перший примірник накладної разом з марками видається працівнику зв'язку, який надає послуги користувачам, а другий примірник з розпискою працівника про одержання залишається в керівника об'єкта поштового зв'язку. Розрахунок за продані марки, які були видані за накладною ф. 16, здійснюється по закінченні робочого дня (зміни). Готівка, отримана за продані марки, працівником зв'язку здається керівнику об'єкта поштового зв'язку за касовою довідкою ф. 42, а залишок марок - під розписку на зворотному боці накладної ф. 16. Працівнику зв'язку повертається копія накладної ф. 16 з його розпискою про одержання марок.
Розписка-зобов'язання зберігається в керівника об'єкта поштового зв'язку як грошовий документ і поновлюється з 1 січня кожного року, а також після тривалої відсутності працівника (відпустка, хвороба), в разі зміни суми авансу знаків поштової оплати, виданих працівнику, при іншій потребі.
Начальники цехів (дільниць), відділень поштового зв'язку та їхні заступники періодично, не менше одного разу на місяць, перевіряють наявність у працівників авансів знаків поштової оплати і своєчасність їх поповнення. Про результати перевірок робляться відмітки на звороті розписки-зобов'язання.
У разі виявлення нестачі знаків поштової оплати складається акт про перевірку знаків поштової оплати, який підписується начальником цеху (дільниці) відділення поштового зв'язку або їхніми заступниками, а також працівником, у якого провадилась перевірка наявності знаків поштової оплати.
Глава 30
ЗАКІНЧЕННЯ ОПЕРАЦІЙНОГО ДНЯ. ПІДБИТТЯ ПІДСУМКІВ ЗА ПРИЙНЯТИМИ ТА ВИДАНИМИ ПОШТОВИМИ ВІДПРАВЛЕННЯМИ
514. У кінці робочого дня працівники, які приймали реєстровані поштові відправлення, зобов'язані у квитанційних книжках підбити підсумки прийнятих поштових відправлень і записати:
а) на копії останньої за день (зміну) заповненої квитанції в книжці ф. 1 - кількість прийнятих за день поштових відправлень (цифрами), суму плати за пересилання (цифрами і літерами), окремо готівкою і платіжними документами.
Якщо поштові відправлення приймаються за однією книжкою ф. 1, то в даному підсумку кількість прийнятих відправлень і суму показують окремо за кожним видом. Плата за додаткові послуги записується окремо;
б) на копії останньої за день (зміну) квитанції книжки ф. 47 - загальну суму плати (цифрами і літерами).
Підсумки і підпис пишуться чорнилом або кульковою ручкою.
Підсумки перевіряє і підписує начальник відділення поштового зв'язку (цеху, дільниці) або його заступник і працівник, який здійснював приймання поштових відправлень. Якщо у відділенні поштового зв'язку працює один начальник, то підбиття підсумків провадиться однією особою.
Готівку та платіжні документи, одержані протягом робочого дня (зміни) за надані послуги з приймання поштових відправлень (поштових переказів), продажу товарів, приймання платежів тощо працівники здають до каси об'єкта поштового зв'язку під розписку в касовій довідці ф. 42.
Порядок складання касової довідки ф. 42 викладений у Порядку ведення касових операцій підприємствами зв'язку України, затвердженому наказом Держкомзв'язку України від 02.02.98 N 26, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 26.08.98 за N 529/2969.
Після закінчення операційного дня (зміни) працівник, який здійснює контроль, перевіряє відповідність кількості та суми відправлених переказів, записаних на копії останнього за робочий день (зміну) реєстру ф. 11, з підсумком за квитанційною книжкою ф. 5 (звітними документами реєстратора розрахункових операцій) і засвідчує своїм підписом.
Кількість прийнятих і відправлених за даний робочий день (зміну) телеграфних (електронних) переказів звіряється з підсумками записів у контрольному журналі ф. 26 або на останній сторінці реєстру ф. 11, чи на останній переказній телеграмі (електронному повідомленні).
Дослані та повернені перекази підраховуються окремо.
Після закінчення операційного дня (зміни) книжки ф. ф. 1, 5, 47, П-2 здаються під розписку начальнику відділення поштового зв'язку (цеху, дільниці) або його заступнику і зберігаються порядком, що забезпечує їх схоронність.
515. У разі надання послуг із застосуванням РРО провадиться операція X-звіт (проміжні звіти) та в кінці дня - Z-звіт (загальний звіт з обнуленням інформації в оперативній пам'яті РРО), згідно з яким провадиться перевірка за накладними ф. 16 (реєстрами ф. 11) на вихідну пошту, реєстрами ф. 10 на виплачені перекази.
Порядок підведення підсумків за прийнятими та виданими поштовими відправленнями, прийманняздавання виробничої документації при роботі на РРО визначений окремою інструкцією.
516. Працівники, які видають реєстровані поштові відправлення, підбивають підсумки руху поштових відправлень за операційний день (зміну) за книгами ф. 8, накладними ф. 16, реєстрами ф. 11, повідомленнями на видані поштові відправлення. При цьому враховується кількість поштових відправлень, що були в наявності на початок робочого дня (зміни), що надійшли протягом робочого дня (зміни), видані (доставлені), дослані (повернені). Виводиться залишок на кінець робочого дня (зміни).
Для зручності підбиття підсумків у накладних ф. 16, реєстрах ф. 11 або на чистому аркуші паперу рекомендується застосовувати штампи такої форми або вести записи вручну:
Залишок на (число, місяць) __________________________________
Надійшло ____________________________________________________
Видано ______________________________________________________
Дослано і повернено _________________________________________
Залишок на (число, місяць) __________________________________
Підсумки підбиваються за кожним видом відправлення і засвідчуються підписами працівника даного робочого місця і працівника, який здійснює контроль.
При передачі залишку поштових відправлень (поштових переказів) між працівниками зв'язку в кінці зміни додатково робиться запис:
Залишок здав ___________________________
(підпис)
Залишок прийняв _______________________
(підпис)
В об'єктах поштового зв'язку, де вхідні листи і бандеролі з оголошеною цінністю та посилки нумеруються за однією загальною нумерацією протягом місяця, підсумок і рух поштових відправлень також підбивається окремо за кожним видом.
У поштамтах, вузлах поштового зв'язку і кущових відділеннях зв'язку наприкінці робочого дня, крім того, підраховується добовий рух поштових відправлень (поштових переказів) і речей за накладними ф. 16 і реєстрами ф. 11. На зворотному боці документів або на чистому аркуші паперу робиться запис за такою формою:
Залишок на (число, місяць) __________________________________
Надійшло ____________________________________________________
Прийнято вихідних ___________________________________________
Дослано і повернено _________________________________________
Видано для видачі та доставки _______________________________
Відправлено з поштою ________________________________________
Залишок на (число, місяць) __________________________________
Перевірив _______________ підпис
Здав ____________________ підпис
Прийняв ________________ підпис
Облік руху поштових відправлень з оголошеною цінністю, посилок, контейнерів і речей можна вести за відомістю, зробленою на зразок зворотного боку дорожнього листа ф. 14.
Відомість складається на робочих місцях протягом робочого дня на підставі документів на одержану і відправлену пошту.
517. Виробничі документи на відправлені, одержані та видані поштові відправлення за кожний день (зміну) формуються в підшивку за день (зміну), п'ятиденку декаду, 15 днів або місяць, залежно від кількості поштових відправлень та документів.
Повідомлення на видані посилки, листи і бандеролі з оголошеною цінністю можуть розкладатися до накопичувальної картотеки за вхідними порядковими номерами, потім формуватись в окремі зшитки за видами поштових відправлень і за періодами в залежності від кількості виданих поштових відправлень. Дозволяється формувати повідомлення на видані посилки, листи і бандеролі з оголошеною цінністю за днями їх видачі.
Накладні та реєстри підбираються за послідовністю відправляння й приймання пошти та підшиваються окремо на одержану та виправлену пошту.
518. На верхній обкладинці кожного зшитка документів (повідомлень, накладних, реєстрів) указується найменування документів, найменування об'єкта поштового зв'язку, за який період сформовані документи.
519. Перед закінченням операційного дня (зміни), після підбиття підсумків та відповідного оформлення виробничої документації працівник зв'язку зобов'язаний:
а) перевірити фактичний залишок поштових відправлень та речей на кінець робочого дня (зміни);
б) здати під розписку квитанційні книжки, іменні речі, ключі від РРО, товари та інші цінності.
Іменні речі працівник зв'язку зобов'язаний здати чистими, на календарному штемпелі перевести диски на позначення числа, місяця, року, години наступного робочого дня;
в) здати звіт встановленим порядком за касовою довідкою ф. 42;
г) поповнити аванс знаків поштової оплати, опечатати і здати шкатулку з авансом на зберігання працівнику, який здійснює контроль;
ґ) привести в порядок робоче місце.
520. Після закінчення робочого дня начальник (заступник) відділення поштового зв'язку, цеху, дільниці зобов'язаний особисто:
а) прийняти від працівників зв'язку звіт за касовою довідкою ф. 42;
б) прийняти під розписку речі, зазначені в п. 519 (б);
в) при потребі поповнити аванс знаків поштової оплати та прийняти на зберігання в разі необхідності аванси знаків поштової оплати працівників зв'язку;
г) перевірити правильність ведення та оформлення виробничої документації, підрахованих відповідно до документів підсумків руху та виведених залишків поштових відправлень і фактичну їх наявність;
ґ) здійснити контроль за повним оприбуткуванням плати за кожне прийняте і видане поштове відправлення;
д) перевірити своєчасність виплати поштових переказів, доставки поштових відправлень та періодичних друкованих видань, відправляння повідомлень про вручення реєстрованих поштових відправлень та переказів післяплати;
е) перевірити робочі місця працівників.
Начальники (заступники) цехів, дільниць, відділень поштового зв'язку зобов'язані кожного дня перевіряти книгу пропозицій, заяв і скарг, своєчасно знімати копії звернень та контролювати надходження копій відповідей на звернення.
521. Керівники поштамтів (вузлів поштового зв'язку), а в разі їх відсутності - заступники, незалежно від перевірок, які проводять начальники цехів, дільниць повинні особисто:
а) на початку робочого дня перевірити готовність операційного залу та робочих місць до роботи з користувачами послуг;
б) постійно перевіряти забезпечення схоронності поштових відправлень та готівки;
в) контролювати своєчасність надходження, обробки і доставки поштових відправлень та періодичних друкованих видань;
г) періодично бути присутніми при обміні та відправлянні пошти, при розпакуванні поштових речей;
ґ) перевірити порядок закриття і відкриття головних кас та забезпечення збереження готівки в них відповідно до вимог Порядку ведення касових операцій підприємствами зв'язку України;
д) бути присутніми при передачі мішків з підкріпленням для відділень поштового зв'язку відповідно до вимог Порядку ведення касових операцій підприємствами зв'язку України.
Глава 31
ЗБЕРІГАННЯ ГРОШОВИХ СУМ, ПОШТОВИХ ВІДПРАВЛЕНЬ ТА ІНШИХ ЦІННОСТЕЙ
Перевірка руху та фактичного залишку грошових сум, поштових відправлень, правильності стягнення плати. Здавання сум плати до каси об'єкта поштового зв'язку
522. Керівники поштамтів, вузлів та відділень поштового зв'язку зобов'язані забезпечити щоденну перевірку за документами руху і фактичного залишку поштових відправлень і речей на кожному робочому місці в присутності працівників. Така перевірка покладається:
а) у поштамтах і вузлах поштового зв'язку - на працівників, які призначаються наказом керівника поштамту (вузла поштового зв'язку);
б) у відділеннях поштового зв'язку - на начальників відділень (їхніх заступників).
У поштамтах (вузлах та відділеннях поштового зв'язку) зі змінним режимом роботи рух і залишки поштових відправлень і речей перевіряються окремо за кожну зміну.
523. Рух і залишки поштових відправлень та речей перевіряються шляхом звірки прибуткових і видаткових документів. При цьому перевіряється:
а) правильність підрахунку і виведення за документами підсумків прийнятих, одержаних, відправлених та виданих поштових відправлень (речей); відповідність залишків поштових відправлень і речей, показаних за книжками і документами, наявному залишку;
б) наявність повідомлень на всі видані реєстровані відправлення і правильність їх оформлення (наявність розписок адресатів про одержання відправлень, даних пред'явленого документа, а у відповідних випадках - довіреностей, наявність підпису працівника, який видав відправлення);
в) своєчасність відправляння за призначенням повідомлень про вручення поштових відправлень;
г) одержання з адресата і відправляння сум післяплати, платежів, нарахованих митницею.
Факт перевірки засвідчується підписом працівника, який здійснює контроль, на кожній пачці перевірених ним документів та в книзі ф. 8.
В об'єктах поштового зв'язку, де здійснюється приймання та виплата телеграфних (електронних) переказів, крім того, щоденно провадиться взаємна звірка з телеграфом (робочим місцем з приймання електронних переказів) кількості вихідних і вхідних переказних телеграм (електронних повідомлень). Про факт звірки працівник, який здійснює контроль, робить за своїм підписом відповідну відмітку в журналі ф. 26 і реєстрах ф. 11.
У разі розходження кількості одержаних, прийнятих, відправлених або виданих поштових відправлень (речей) терміново вживаються заходи із з'ясування причини розбіжності.
524. У кожному об'єкті поштового зв'язку здійснюється щоденний контроль за правильністю застосуванням тарифів і повнотою оприбуткування плати за прийняті і видані поштові відправлення, який покладається:
у поштамтах, вузлах поштового зв'язку, інших виробничих підрозділах (цехах, дільницях, відділеннях поштового зв'язку) - на начальників цехів, дільниць, відділень поштового зв'язку (їхніх заступників) або на працівників, які призначаються наказом керівника поштамту (вузла поштового зв'язку).
Працівники, які здійснюють контроль, перевіряють правильність одержання і здавання до каси плати за прийняті і видані реєстровані поштові відправлення, за доставку, повернення і зберігання поштових відправлень, плати за поштові відправлення з відміткою "Доплатити", виторгу за реалізовані знаки поштової оплати, а також плати за пред'явлення поштових відправлень для митного контролю.
525. У поштамтах, вузлах поштового зв'язку, а також в об'єктах поштового зв'язку, де послуги користувачам надаються більш як на одному робочому місці, плата, одержана з відправників та адресатів, а також переказні суми здаються працівниками зв'язку до каси дільниці (відділення поштового зв'язку) відповідно до вимог Порядку ведення касових операцій підприємствами зв'язку України. Суми плати за надані послуги і переказні суми здаються в міру їх накопичення протягом операційного дня, а остаточний розрахунок провадиться по закінченні операційного дня (зміни).
При здаванні грошей за продані знаки поштової оплати одночасно на ту саму суму поповнюється аванс, виданий цьому працівникові.
526. Приймання до основної каси грошових сум, їх зберігання та видача на операційні каси покладається:
а) у поштамтах і вузлах поштового зв'язку - на працівників, визначених наказом керівника поштамту (вузла поштового зв'язку);
б) у відділеннях поштового зв'язку - на начальників (їхніх заступників) або виділених працівників зв'язку.
527. Облік, зберігання та перевірка наявності грошових сум та інших цінностей здійснюється відповідно до вимог Порядку ведення касових операцій підприємствами зв'язку України.
Порядок і місце зберігання грошових коштів, поштових відправлень та інших цінностей
528. Для зберігання грошових сум, поштових відправлень та інших цінностей об'єкти поштового зв'язку обладнуються коморами з протипожежними засобами, причому готівка та платіжні документи повинні зберігатися в сейфах, а інші цінності - в сейфах або металевих шафах, що розміщуються в коморах. Двері комори повинні бути металевими або обшитими металом. Вікна повинні мати внутрішні ставні та металеві грати. Комора повинна закриватися на внутрішній і зовнішній замки. Необхідність обладнання охоронною сигналізацією відділень поштового зв'язку (цехів, дільниць), і якою саме, визначається керівником поштамту (вузла поштового зв'язку), виходячи з місцевих умов з урахуванням забезпечення схоронності грошових сум.
529. Протягом робочого дня готівка та інші цінності зберігаються на робочих місцях у спеціальних металевих шкатулках, прикріплених до підлоги та замкнених на ключ, або в ящиках столів, пристосованих (спеціально обладнаних) для цього.
По закінченні робочого дня всі цінності зберігаються забезпеченим порядком. Шкатулки (коробки) із знаками поштової оплати працівників зв'язку опечатуються їхніми контрольними печатками.
530. Працівники зв'язку, які не здійснюють приймання або видачу поштових відправлень, а також сторонні особи не допускаються до комор зберігання грошових сум, поштових відправлень та інших цінностей.
Порядок опечатування сховищ після закінчення робочого дня
531. Після перевірки готівки та платіжних документів всі сховища, що знаходяться в коморі головної каси (сейфи і металеві шафи), замикаються відповідно до вимог Порядку ведення касових операцій підприємствами зв'язку України.
У відділеннях поштового зв'язку (цехах, дільницях) сейфи, металеві шафи і комори запечатуються контрольною печаткою начальника (його заступника) та страховою печаткою. Ключі від сейфів, комори, вхідних дверей, страхова і контрольна печатки зберігаються у начальника відділення поштового зв'язку (цеху, дільниці) чи його заступника.
Відкриття дверей, комор і сейфів у відділеннях поштового зв'язку (цехах, дільницях) провадиться відповідно до вимог Порядку ведення касових операцій підприємствами зв'язку України.
532. Відповідальність за забезпечення схоронності грошових сум у поштамтах (вузлах поштового зв'язку) покладається на керівників цих об'єктів поштового зв'язку, головних бухгалтерів (їхніх заступників), а у відділеннях поштового зв'язку (цехах, дільницях) - на начальника відділення поштового зв'язку (цеху, дільниці), його заступника чи працівника, призначеного наказом керівника поштамту (вузла поштового зв'язку).
Відповідальність за облік, збереження основного запасу знаків поштової оплати в поштамтах (вузлах поштового зв'язку), забезпечення ними підвідомчих відділень поштового зв'язку (цехів, дільниць) покладається на працівників, визначених наказом по поштамту (вузлу поштового зв'язку), а у відділеннях поштового зв'язку - на начальників. На них покладаються обов'язки видачі авансу знаків поштової оплати працівникам, які їм підпорядковуються.
533. Забороняється зберігання в сховищах особистих речей, а також сейфів, металевих шаф, що належать установам та закладам інших відомств.
Зберігання виробничої документації
534. В об'єктах поштового зв'язку сформовані зшитки документів після контролю здаються особі, яка відповідає за їх збереження (у відділеннях поштового зв'язку - начальнику відділення чи його заступнику).
Зберігання зшитків документів на робочих місцях не допускається.
535. Документи відділень поштового зв'язку на вихідні поштові перекази, реєстри ф. 10а, касові довідки ф. 42, бланки та повідомлення на оплачені поштові перекази разом з касовим звітом щоденно направляються службовими постпакетами до поштамту (вузла поштового зв'язку) з припискою до накладної ф. 16.
Книги ф. 55, відомості на виплату пенсій разом з копіями реєстрів ф. 10а для запису виплачених пенсій та допомоги висипаються в кінці виплатного періоду.
Квитанційні книжки ф. 1, 5, 47, П-2 надсилаються до поштамту (вузла поштового зв'язку) по мірі їх повного використання, а неповністю задіяні (із зазначенням кількості невикористаних квитанцій) - по закінченні місяця разом з документами на вхідні поштові відправлення (поштові перекази).
536. У поштамтах (вузлах поштового зв'язку) усі документи після закінчення звітного місяця, в тому числі й документи, одержані з підпорядкованих відділень поштового зв'язку (крім книжок ф. 55), здаються при опису на зберігання до архіву.
Повністю задіяні квитанційні книжки ф. ф. 1, 5, 47, П-2 після перевірки тарифікації та повноти оприбуткування плати за прийняті поштові відправлення (надані послуги) здаються до архіву працівнику, який здійснює їх облік, контроль за використанням та рухом квитанційних книжок. Всі документи здаються під розписку на копії опису.
Неповністю задіяні квитанційні книжки ф. ф. 1, 5, 47, П-2 після перевірки тарифікації та повноти оприбуткування плати за прийняті поштові відправлення (надані послуги), повертаються до відділень поштового зв'язку, з яких вони надійшли. Книги ф. 55 після перевірки також повертаються до відділень поштового зв'язку, з яких вони надійшли.
537. В архівах поштамтів (вузлів поштового зв'язку) виробнича документація зберігається на стелажах в спеціальних ящиках або розсортована в пачки за місяцями і відділеннями поштового зв'язку.
Для всіх документів, що зберігаються в архівах поштамтів (вузлів поштового зв'язку), ДОПП, ЗВ, ЦОПП, ЦОП, в тому числі документів, пов'язаних з переказними операціями (крім бухгалтерських), термін зберігання встановлюється відповідно до вимог Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 N 11-а.
Про знищення документів складається акт, що постійно зберігається в справах об'єкта поштового зв'язку.
Глава 32
ДОНЕСЕННЯ ПРО КРАДІЖКИ ТА НЕСТАЧІ ГРОШОВИХ СУМ
538. У разі виявлення крадіжки, нестачі чи втрати грошових сум, цінностей та поштових відправлень начальник відділення поштового зв'язку (цеху, дільниці) негайно повідомляє за підпорядкуванням керівника поштамту (вузла поштового зв'язку).
Порядок проведення відомчої перевірки за випадками розкрадання грошових коштів, поштових відправлень та матеріальних цінностей визначається окремими нормативними документами Державного комітету зв'язку та інформатизації України.
Під час проведення відомчої перевірки підробок і неправильних виплат за переказами начальники поштамтів (вузлів поштового зв'язку) запитують у ПЗППД квитанції ф. 5, списки ф. 103 та оригінали виплачених поштових переказів, які після закінчення перевірки негайно повертаються.
Матеріали перевірки передаються правоохоронним органам і відображаються в оперативному звіті та бухгалтерському обліку.
РОЗДІЛ VIII ДОСИЛАННЯ (ПОВЕРНЕННЯ) ПОШТОВИХ ВІДПРАВЛЕНЬ. НЕРОЗДАНІ ПОШТОВІ ВІДПРАВЛЕННЯ
Глава 33
ДОСИЛАННЯ (ПОВЕРНЕННЯ) ВНУТРІШНІХ ПОШТОВИХ ВІДПРАВЛЕНЬ
539. Проста кореспонденція досилається (повертається) і вручається адресатам (відправникам) з довідками ф. 20.
540. При досиланні (поверненні) реєстрованого поштового відправлення (поштового переказу) на зворотному боці відправлення, бланка поштового переказу (переказної телеграми), бланка супровідної адреси до посилки робиться відмітка про причини досилання (повернення), яка затверджується підписом працівника зв'язку та відбитком календарного штемпеля. Адекватні відмітки робляться в книзі ф. 8 із зазначенням дати повернення чи досилання.
541. На повідомленні до посилки, листа, бандеролі з оголошеною цінністю, поштового переказу, що досилаються чи повертаються (якщо первинне повідомлення не повернено одержувачем, виписується повідомлення ф. 22), зазначаються причини і дата досилання чи повернення. Повідомлення підкладаються за вхідними номерами зазначених поштових відправлень і підшиваються разом з повідомленням на видані поштові відправлення.
Якщо повідомлення підшиваються за днями видачі, відмітка про дату досилання чи повернення поштових відправлень (поштових переказів) робиться на вхідних накладних ф. 16, реєстрах ф. 11. Причина зазначається на копіях реєстрів, накладних, за якими досилаються чи повертаються поштові відправлення.
542. Правильність оформлення поштових відправлень, що досилаються (повертаються) перевіряється начальниками цехів (дільниць), відділень поштового зв'язку (їхніми заступниками), які підписують відмітки про причини досилання чи повернення поштового відправлення. Без їхніх підписів досилання чи повернення не допускається.
543. При досиланні (поверненні) поштових відправлень попередня адреса на оболонці відправлення (і на бланку супровідної адреси до посилки), бланку поштового переказу та поштові індекси перекреслюються і на адресному боці зазначається:
при досиланні - літера "Д" і найменування об'єкта поштового зв'язку нового місця призначення;
при поверненні - літера "П" і найменування об'єкта поштового зв'язку, куди повертається відправлення (мал. 86).
Літери "Д" і "П" підкреслюються.
При досиланні поштового відправлення (поштового переказу) нова адреса зазначається:
на листах, бандеролях, поштових переказах, бланках супровідних адрес до посилок - на зворотному боці;
на поштових картках - на довідках ф. 20, які прикріплюються до їхнього адресного боку;
на посилках - на ярлику ф. 19 (аналогічному відбитку штампа), який прикріплюється до адресного боку посилки (мал. 87).
544. Бандеролі в поліетиленовій оболонці, що підлягають досиланню (поверненню), запаковуються в папір (нову оболонку) і на них переносяться всі необхідні адресні дані.
545. Реєстровані поштові відправлення, що досилаються (повертаються), поіменно приписуються до реєстрів ф. 11 (накладних ф. 16) із зазначенням літери "Д" чи "П" та таких даних: вихідного номера, найменування об'єкта поштового зв'язку місця приймання. Якщо реєстр (накладна) не адресовані до місця призначення поштового відправлення, крім того, зазначається місце призначення.
546. За повернення чи досилання реєстрованих поштових відправлень з відправників (адресатів) справляється плата згідно з діючими тарифами відповідно до п. 102 Правил надання послуг поштового зв'язку.
Про стягнення плати видається касовий чек (квитанція ф. 47).
547. Повернені реєстровані поштові відправлення видаються відправникам у порядку, передбаченому для видачі вхідних відправлень.
548. Якщо відправнику повертається реєстроване відправлення, яке ще не надіслане за призначенням, його записують до книги ф. 8 або накладної ф. 16 (реєстр ф. 11), які складаються в одному примірнику із зазначенням причини повернення, і видають згідно з вимогами, передбаченими для видачі вхідних реєстрованих поштових відправлень.
549. Одержані в об'єктах поштового зв'язку місць призначення розпорядження про досилання чи повернення реєстрованих поштових відправлень після їх виконання долучаються до копій накладних та реєстрів, за якими були дослані чи повернені ці поштові відправлення.
Глава 34
ДОСИЛАННЯ ТА ПОВЕРНЕННЯ ВІЙСЬКОВИХ ПОШТОВИХ ВІДПРАВЛЕНЬ
550. Поштові відправлення, адресовані військовим частинам і військовослужбовцям строкової служби, яких даний об'єкт поштового зв'язку не обслуговує або які вибули, надсилаються до вузла фельд'єгерсько-поштового зв'язку відповідно до плану направлення.
На довідках ф. 20 і ярликах ф. 19 робиться відмітка: "Військову частину не приписано". За наявності великої кількості кореспонденції така відмітка робиться на постпакеті.
551. У разі повернення військовою частиною до об'єкта поштового зв'язку поштових відправлень і повідомлень, не виданих адресатам - військовослужбовцям строкової служби, військова частина робить відмітку про причину невручення, наприклад: "Адресат у частині не значиться", "Адресат вибув" (зазначається куди). Відмітка підписується уповноваженим військової частини і засвідчується відбитком печатки "Для пакетів" цієї військової частини. Така сама відмітка робиться у верхній частині адресного боку посилки, листа чи бандеролі з оголошеною цінністю. На повернені військовою частиною невручені рекомендовані відправлення працівник зв'язку складає реєстр ф. 11 із зазначенням їхніх номерів і місця приймання.
Реєстр складається в одному примірнику і є для об'єкта поштового зв'язку документом на вхідну пошту.
На кожну посилку, що досилається (повертається) військовою частиною, складається дублікат бланка супровідної адреси до посилки, на якому перекреслюється попередня адреса і пишеться нове місце призначення. У верхній частині дубліката бланка супровідної адреси до посилки пишеться "Дослана військова" чи "Повернена військова". Причина невручення посилки зазначається також на звороті дубліката бланка супровідної адреси. Порядок зазначення адреси та причини досилання (повернення) визначені в пункті 543 цього Порядку. Причина досилання (повернення) засвідчується відбитком власної печатки військової частини.
На повернені військовою частиною посилки, листи і бандеролі з оголошеною цінністю працівник зв'язку складає накладну ф. 16 із зазначенням номерів і місця приймання. Накладна складається в одному примірнику і є для об'єкта поштового зв'язку документом на вхідну пошту.
552. Про досилання (повернення) прийнятих від військових частин невручених поштових відправлень робиться відмітка із зазначенням причини в реєстрі-дорученні ф. 2, книзі ф. 8 чи реєстрі ф. 11, за якими їх було видано військовій частині.
553. При прийманні від військових частин посилок, листів і бандеролей з оголошеною цінністю, раніше виданих за реєстрами-дорученнями ф. 2, що підлягають досиланню (поверненню), їх необхідно ретельно оглянути. Якщо стан оболонки, перев'язу і відбиток страхової печатки (пломби) викликають сумніви в цілості вкладення, а також у разі розбіжності маси відправлення повертаються військовій частині для перепакування і повторного здавання на загальних підставах.
Глава 35
ДОСИЛАННЯ І ПОВЕРНЕННЯ МІЖНАРОДНИХ ПОШТОВИХ ВІДПРАВЛЕНЬ
554. Досилання міжнародних поштових відправлень здійснюється за заявами відправників або адресатів.
555. Плата за досилання міжнародних поштових відправлень в межах України справляється з адресатів згідно з діючими тарифами для внутрішніх поштових відправлень, а за межі України - за тарифами для міжнародних поштових відправлень.
Поштові відправлення, що досилаються за кордон, відправляються до ММПО, звідки вони були одержані.
556. Якщо міжнародне поштове відправлення, на вкладення якого митницею нараховані митні платежі, досилається в межах України, але за межі своєї області, то об'єкт поштового зв'язку, що здійснює досилання, надсилає рекомендованим листом повідомлення про це до ММПО, де здійснювався митний контроль міжнародного поштового відправлення. У повідомленні зазначається: номер відправлення (для посилки, дрібного пакета - через дріб валовий номер поштового відправлення), країна подання, об'єкт поштового зв'язку місця призначення, адреса, за якою досилається відправлення, причина досилання, суми митних платежів та плати за пред'явлення для митного контролю. Повідомлення підписується керівником об'єкта поштового зв'язку (його заступником) і на ньому проставляється відбиток календарного штемпеля.
557. Посилки досилаються в мішках, в яких вони надходять з ММПО, відправлення з оголошеною цінністю і дрібні пакети досилаються в страхових мішках з припискою до накладної ф. 16 із зазначенням найменування пункту і країни подання, номера відправлення та через дріб - валового номера, суми оголошеної цінності, сум митних платежів, нарахованих митницею, у національній валюті України. Міжнародні рекомендовані відправлення досилаються в окремих постпакетах із зазначенням у реєстрі ф. 11 країни подання і номера відправлення.
558. Невручені в Україні поштові відправлення, які надійшли із-за кордону, після закінчення встановленого терміну зберігання відправляються до ММПО, з яких вони були одержані.
559. До кожного міжнародного поштового відправлення, що повертається чи досилається за кордон, за винятком посилок, прикріплюється довідка ф. 20.
При поверненні або досиланні посилки ярлик ф. 19 прикріплюється на адресному боці бирки, прикріпленої до мішка з посилкою.
Відомості про причину повернення відправлення, зазначені в довідці ф. 20 або на ярлику ф. 19, обов'язково засвідчуються підписом керівника об'єкта поштового зв'язку (його заступника) з нанесенням відбитка календарного штемпеля. Проставляти на оболонках відправлень відмітки про причину їх невручення не дозволяється.
560. Дрібні пакети і посилки, які не було можливості вручити адресату (не проживає, відмова від одержання, неточна адреса тощо), негайно відправляються до ММПО, де вони оглядались митницею. Мішки, в яких пересилаються посилки, не розкриваються.
У ММПО мішки з неврученими посилками розкриваються і за розпорядженнями відправників, зазначеними на супровідних адресах CP71 та оболонках посилок, з'ясовується, як вчинити з посилками. Якщо на супровідній адресі водночас є декілька суперечливих розпоряджень відправника, то такі посилки повертаються до країни подання без попереднього запиту Центрального бюро рекламацій України (далі - ЦБР).
У разі невручення посилки внаслідок розходження прізвища адресата, зазначеного на оболонці посилки (супровідній адресі), і в пред'явленому документі об'єкт поштового зв'язку місця призначення поштою надсилає запит до ЦБР з проханням повідомити, як вчинити з неврученою посилкою. У запиті зазначається номер подання посилки, через дріб - валовий номер, найменування країни призначення, докладна адреса, прізвище, ім'я та по батькові одержувача, що зазначені на посилці.
561. Якщо при огляді мішка з поверненою посилкою буде виявлено пошкодження оболонки або розбіжності маси, мішок розкривається для перевірки вкладення посилки, про що складається акт ф. 51-2 (на розкриття) у порядку, передбаченому пп. 445-446 цього Порядку. У разі нестачі вкладення посилки проводиться перевірка.
Глава 36
НЕРОЗДАНІ ПОШТОВІ ВІДПРАВЛЕННЯ
562. Нероздані поштові відправлення зберігаються в поштамтах і вузлах поштового зв'язку (зональних вузлах, центрах обробки пошти) протягом шести місяців від дня приймання, а невиплачені поштові перекази відправляються з черговим відправлянням звіту з переказних операцій до ЦОПМР.
На оболонці листів (бандеролей), на зворотному боці бланків поштових переказів і бланків супровідних адрес до посилок зазначається причина передачі до нерозданих. Обгрунтування цієї відмітки перевіряється і засвідчується підписом начальника цеху (дільниці), відділення поштового зв'язку (його заступника). На адресному боці поштового відправлення повинно бути написано "На зберігання".
Нероздані поштові відправлення відділеннями поштового зв'язку передаються на зберігання до поштамтів (вузлів поштового зв'язку) не менше ніж один раз на місяць.
Прості та рекомендовані відправлення пересилаються приписаними до реєстру ф. 11, в якому прості листи записуються загальною кількістю, рекомендовані листи і бандеролі - за номером і місцем приймання. Посилки, листи і бандеролі з оголошеною цінністю пересилаються приписаними до накладної ф. 16 із записом в ній номерів через дріб (в чисельнику - номера приймання за РРО (книжкою ф. 1), у знаменнику - вхідного номера за накладною ф. 16),суми оголошеної цінності та найменування місця приймання, маси відправлення, а у відповідних випадках - суми післяплати. Крім цього, зазначається сума всієї плати, що не стягнена з відправника за досилання, повернення і зберігання поштового відправлення до моменту передачі його до нерозданих. Посилки, на яких адреси змито, та інші пошкоджені поштові відправлення, на яких неможливо встановити вихідні дані, зазначаються загальною кількістю за видами.
У верхній частині реєстру ф. 11 (накладної ф. 16), з якими поштові відправлення передаються на зберігання, робиться відмітка "Нероздані". Ці документи складаються в двох примірниках і підписуються начальником цеху, дільниці, відділення поштового зв'язку (його заступником).
Перший примірник реєстру ф. 11 (накладної ф. 16) надсилається з відправленнями, копія залишається в об'єкті поштового зв'язку, який здійснює досилання.
Посилки, листи і бандеролі з оголошеною цінністю до місць остаточного зберігання в будь-якій кількості надсилаються в закритих речах, а письмова кореспонденція і поштові перекази - окремими постпакетами. На адресних ярликах робиться відмітка "Нероздані".
563. Про надсилання (передачу) нерозданих реєстрованих поштових відправлень на зберігання робляться відповідні відмітки в книзі ф. 8, контрольному журналі ф. 20, накладних ф. 16 (реєстрах ф. 11), на повідомленнях у картотеках на видачу посилок, листів і бандеролей з оголошеною цінністю, повідомленнях ф. 22 на виплату поштових переказів.
564. У поштамтах (вузлах поштового зв'язку, ЦОПП і ЗВ) постпакети і закриті речі з нерозданими поштовими відправленнями передаються на робоче місце зберігання нерозданих відправлень під розписку на накладних ф. 16, реєстрах ф. 11.
Якщо причини, зазначені на нерозданих відправленнях, виявляться документально недостатньо обгрунтованими, такі відправлення до нерозданих не приймаються і повертаються для дооформлення. У разі виявлення дефектних поштових відправлень складається акт ф. 51-1 і проводиться перевірка.
565. У місцях остаточного зберігання нероздані поштові відправлення зберігаються порядком, що забезпечує їх схоронність. Облік нерозданих поштових відправлень ведеться в книзі ф. 21 (мал. 88). У залежності від кількості поштових відправлень, переданих на зберігання, книга ф. 21 ведеться за окремими видами відправлень або для всіх видів разом. Проста кореспонденція записується до книги загальною кількістю, реєстровані поштові відправлення - поіменно. Книга ф. 21 прошнуровується, опечатується та засвідчується підписом керівника об'єкта поштового зв'язку (його заступника), в якому здійснюється її зберігання.
566. При одержанні документально обгрунтованої письмової заяви відправника (адресата) на видачу поштового відправлення, яке знаходиться на зберіганні, відправлення передається (досилається) для видачі. У таких випадках у книзі ф. 21 робиться відмітка: коли, куди і на підставі якого документа передане (дослане) відправлення. Заява відправника (адресата) для одержання поштового переказу, переданого до нерозданих, направляється до ЦОПМР з листом за підписом керівника поштамту (вузла поштового зв'язку) або його заступника.
567. Нероздані поштові відправлення розкриваються після закінчення терміну їх зберігання (не рідше одного разу на квартал).
Розпакування і оцінку вкладення проводить комісія у складі представників державних податкових інспекцій, представників поштамту (вузла поштового зв'язку, ЦОПП, ЗВ), представників фінансових органів та органів (організацій), які здійснюватимуть розпорядження вилученим вкладенням.
Про розпакування складається акт опису, оцінки та передачі вкладення, в якому поіменно зазначаються види реєстрованих поштових відправлень та їхні повні вихідні дані, а також указується вкладення, виявлене в кожному поштовому відправленні: одяг, документи, гроші, коштовне каміння та інше з докладним їх описом (маса, розмір, кількість, колір, цінність тощо). Прості поштові відправлення записуються до акта загальною кількістю з переліком виявленого вкладення. Усі примірники акта підписують члени комісії. Акт затверджують у терміни не пізніше трьох днів після його складання керівники органів (організацій), представники яких є членами комісії.
568. Цінності та предмети, виявлені в нерозданих поштових відправленнях, на підставі акта опису, оцінки та передачі майна передаються для подальшого розпорядження ними відповідно до вимог Порядку обліку, зберігання, оцінки конфіскованого та іншого майна, що переходить у власність держави, і розпорядження ним, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 серпня 1998 року N 1340.
Вилучені з обігу та зарубіжні поштові марки (чисті та погашені) надсилаються до Державного підприємства поштового зв'язку "Укрпошта".
569. Листи та їхні оболонки знищуються таким чином, щоб забезпечити збереження таємниці листування.
570. За виконання вимог щодо розпакування нерозданих відправлень відповідальність несуть особисто керівники об'єктів поштового зв'язку, де провадиться зберігання нерозданих поштових відправлень.
Глава 37
УМОВИ ЗАТРИМКИ, ОГЛЯДУ ТА ВИЛУЧЕННЯ ПОШТОВИХ ВІДПРАВЛЕНЬ СЛІДЧИМИ І СУДОВИМИ ОРГАНАМИ. ПОРЯДОК НАДАННЯ ІНФОРМАЦІЇ ПРО СПОЖИВАЧА ПОСЛУГ
571. Арешт поштових відправлень означає затримання їх у відповідних виробничих підрозділах без повідомлення відправника і одержувача. Накладення арешту на поштові відправлення проводиться за постановою суду. У постанові про накладення арешту на поштові відправлення зазначається кримінальна справа і підстави, з яких буде провадитись ця слідча дія, прізвище, ім'я та по батькові особи, відправлення якої мають затримуватися, точна адреса цієї особи, види поштових відправлень, на які накладається арешт, термін, протягом якого зберігається арешт, найменування об'єкта поштового зв'язку, на який покладається обов'язок затримувати поштові відправлення і повідомляти про це слідчого.
Слідчі органи при отриманні повідомлення від об'єкта поштового зв'язку про затримання поштових відправлень, на котрі накладено арешт, проводять їх огляд. Про час прибуття слідчого об'єкт поштового зв'язку повідомляється завчасно. Огляд проводиться в присутності керівника поштамту (вузла поштового зв'язку) або його заступника чи керівника цеху (дільниці).
Після огляду поштового відправлення представником слідчих органів вирішується питання про те, чи може бути направлено це відправлення за призначенням, чи воно підлягає вилученню з об'єкта поштового зв'язку для долучення до справи.
Про огляд і вилучення поштових відправлень слідчим складається протокол у двох примірниках. Про отримання вилученого поштового відправлення представник слідчого органу розписується на оригіналі протоколу, який залишається в об'єкті поштового зв'язку. Про вилучення грошових сум за поштовими переказами повідомляється ЦОПМР.
572. За заявами про розшук поштових відправлень, на які накладено арешт або котрі вилучені слідчими органами, об'єкти поштового зв'язку відповідають відправникам або адресатам тільки за згодою цих органів. Претензії відправників і адресатів на одержання матеріального відшкодування за поштові відправлення і грошові суми, вилучені слідчими органами, підприємством поштового зв'язку не задовольняються.
573. Арешт, накладений на поштові відправлення, скасовується після закінчення терміну, встановленого для виконання цих слідчих дій постановою суду, або за рішенням слідчих органів, коли у здійсненні цих заходів відпадає необхідність, при закритті кримінальної справи або при передачі її прокуророві в установленому законодавством порядку.
574. Органами, що мають право витребувати, збирати і вивчати документи та дані, що характеризують діяльність підприємств, установ, організацій, а також спосіб життя окремих осіб, підозрюваних у підготовці або скоєнні злочину, джерела та розміри їхніх доходів, є:
органи внутрішніх справ - кримінальна та спеціальна міліція, спеціальні підрозділи з боротьби з організованою злочинністю, оперативно-розшукові підрозділи Державної автомобільної інспекції;
органи служби безпеки - розвідка, контррозвідка, військова контррозвідка, підрозділи захисту національної державності, боротьби з корупцією та організованою злочинною діяльністю, оперативнотехнічного, оперативного документування;
прикордонні війська - підрозділи з оперативно-розшукової роботи;
управління державної охорони - підрозділи оперативного забезпечення охорони;
органи державної податкової служби - оперативні підрозділи податкової міліції;
органи і установи Державного департаменту України з питань виконання покарань - оперативні підрозділи.
Інформація про особу надається за письмовим запитом указаних органів.
Він подається в письмовій формі. У запиті має бути зазначено прізвище, ім'я та по батькові запитувача, посада, повна назва організації, документ, письмова інформація, що його цікавить, та адреса, за якою він бажає одержати відповідь.
575. Крім того, витребувати інформацію про особу, якщо вона необхідна для розгляду та вирішення справ, мають право суди, які виносять відповідну ухвалу про витребування документів, прокуратура та адвокати.
576. Прокурор безперешкодно за посвідченням, що підтверджує займану посаду, має доступ до документів і матеріалів, необхідних для проведення перевірки, у тому числі за письмовою вимогою, і таких, що містять комерційну чи банківську таємницю або конфіденційну інформацію, а також може письмово вимагати подання в прокуратуру для перевірки зазначених документів та матеріалів, видачі необхідних довідок, в тому числі щодо операцій і рахунків юридичних осіб та інших організацій, для вирішення питань, пов'язаних з перевіркою.
При здійсненні професійної діяльності адвокат має право на запит і отримання документів або їхніх копій, що стосуються інформації про особу, від підприємств, установ, організацій тільки тоді, коли в нього є належним чином оформлена довіреність на право збирання такої інформації від особи, про яку він її збирає.
577. У разі потреби вилучення виробничих документів особі, яка проводить розслідування, видається лише той аркуш, що потрібен для справи, а не весь зшиток документів або книга. З вилучених документів знімаються копії, які належним чином завіряються і залишаються в об'єкті поштового зв'язку.