Про затвердження нової редакції Положення про колегію Головдержслужби України і Регламенту підготовки та проведення засідань колегії Головдержслужби України

З метою подальшого удосконалення організації роботи Головного управління державної служби України з питань роботи Колегії відповідно до вимог системи управління якістю ДСТУ ISO 2001-9001,

1. Наказ Головдержслужби України від 19 січня 2006 року N 4 "Про затвердження нової редакції Положення про колегію Головдержслужби України і Регламенту підготовки та проведення засідань колегії Головдержслужби України" вважати таким, що втратив чинність.

2. Затвердити нову редакцію Положення про колегію Головного управління державної служби України і Регламент підготовки та проведення засідань колегії Головного управління державної служби України.

3. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України, директору Центру сприяння інституційного розвитку державної служби забезпечити неухильне виконання вимог Положення про Колегію та Регламенту підготовки та проведення засідань Колегії.

4. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю (Яцуба О.І.) ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головного управління державної служби України, директора Центру сприяння інституційному розвитку державної служби, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування, керівників структурних підрозділів центрального апарату та керівників територіальних органів Головного управління державної служби України.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Це Положення визначає загальні засади утворення і діяльності колегії Головдержслужби України (далі - Колегія) та її територіальних органів.

Колегія є постійним консультативно-дорадчим органом і утворюється для погодженого вирішення питань, що належать до її компетенції, та для колективного і вільного обговорення найважливіших напрямів діяльності.

У своїй роботі Колегія керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами інших центральних органів виконавчої влади, наказами Головдержслужби України, Регламентом підготовки та проведення засідань колегії Головного управління державної служби України, вимогами ДСТУ ISO 9001-2001, а також цим Положенням.

Рішення про утворення Колегії приймається Начальником Головдержслужби України.

На засіданнях Колегії розглядаються питання вироблення рекомендацій з питань формування та реалізації державної політики, найважливіших напрямів діяльності Головдержслужби України та її територіальних органів, проектів нормативно-правових актів, програм та інших документів, розгляду інших питань.

До складу Колегії входять:

Начальник Головдержслужби України (голова Колегії), перший заступник та заступники Начальника Головдержслужби України (за посадою), а також за згодою представники відповідних комітетів Верховної Ради України, органів державної влади, установ, громадських організацій, науковці та інші особи;

у разі потреби - інші керівні працівники Головдержслужби України та керівники територіальних органів Головдержслужби України.

Персональний склад Колегії затверджується Начальником Головдержслужби України.

Організаційною формою роботи Колегії є засідання.

Засідання Колегії проводяться в міру потреби, але не рідше одного разу на місяць як правило в четвер останнього тижня місяця.

Голова Колегії може визначити іншу періодичність проведення засідань Колегії.

У разі потреби можуть проводитися розширені та виїзні засідання Колегії, а також спільні засідання з колегіями інших органів виконавчої влади.

Робота Колегії проводиться відповідно до затверджених її Головою орієнтовних планів роботи Колегії на рік та на квартал, в яких зазначаються питання:

- що необхідно розглянути;

- строк подання матеріалів;

- особи, відповідальні за підготовку і подання матеріалів на засідання Колегії;

- орієнтовна дата проведення засідань Колегії.

Затверджений орієнтовний план проведення засідань Колегії розміщується на офіційному веб-сайті Головдержслужби України в спеціальній рубриці "Дорадчі органи" - "колегія Головдержслужби України" - "Плани роботи Колегії" на рік - до 1 лютого, на квартал - за 10 днів до початку нового кварталу.

Додаткові питання до затвердженого плану засідань Колегії можуть бути включені за рішенням її Голови не пізніше ніж за десять днів до чергового засідання, якщо порядок денний не перевищує 5 питань.

Дата, час, місце проведення та проект порядку денного засідання Колегії визначаються головою Колегії.

Матеріали для розгляду на засіданнях Колегії опрацьовуються структурними підрозділами Головдержслужби України відповідно до напрямів їх діяльності.

Текст проектів постанов перевіряється літературним редактором. Проекти постанов погоджуються з юридичним управлінням, управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю, першим заступником та заступниками Начальника Головдержслужби України. Погоджені матеріали (проект постанови, довідка) подаються відповідальними за підготовку питань до засідання Колегії управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю не пізніше ніж за 7 робочих днів до засідання разом з доповідною запискою, списком осіб, запрошених до участі в засіданні Колегії, списком виступаючих на засіданні з питань порядку денного та з пропозиціями для підготовки презентаційних матеріалів у паперовому та електронному вигляді.

Управління організаційної роботи, документообігу та контролю контролює своєчасність подання матеріалів та перевіряє правильність їх оформлення.

Управління організаційної роботи, документообігу та контролю формує проект порядку денного засідання Колегії згідно з затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій;

узагальнює списки осіб, які запрошуються на засідання, списки виступаючих на засіданні та подає на розгляд голови Колегії не пізніше ніж за шість робочих днів до засідання Колегії.

Порядок денний засідання Колегії затверджується безпосередньо на її засіданні.

У разі внесення додаткового питання безпосередньо на засіданні Колегії, член Колегії, який ініціює доповнення до порядку денного, готує відповідний проект постанови або, за рішенням Голови Колегії, його готує підрозділ, до компетенції якого належить внесене питання.

Членам Колегії матеріали надсилаються не пізніше ніж за три дні до засідання Колегії, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день до засідання.

На розгляд Колегії подаються:

- проект порядку денного засідання Колегії з визначенням доповідача з кожного питання;

- довідка до кожного з питань порядку денного засідання Колегії з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій;

- проекти постанов Колегії;

- список членів Колегії;

- список запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питань порядку денного засідання Колегії, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи, займаних посад, наукового ступеня та вченого звання;

- довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються питань порядку денного.

Керівники структурних підрозділів Головдержслужби України, відповідальні за підготовку питань на засідання Колегії, узгоджують та координують роботу інших структурних підрозділів та органів виконавчої влади, залучених до розроблення необхідних матеріалів, забезпечують роботу з запрошеними особами та особами, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питання порядку денного.

Засідання Колегії веде її голова, а у разі його відсутності - заступник голови Колегії.

Засідання Колегії проводиться у разі, коли у ньому беруть участь не менше ніж дві третини загальної кількості членів Колегії.

Члени Колегії беруть участь у засіданнях Колегії особисто.

Член Колегії, який не може бути присутнім на засіданні, попередньо подає голові Колегії відповідні пропозиції у письмовій формі.

Порядок денний засідання і рішення Колегії затверджуються членами Колегії шляхом голосування.

Члени Колегії та запрошені, які беруть участь у засіданні, проходять реєстрацію.

На засіданнях Колегій, що відбуваються в Головдержслужбі України, працівникам центрального апарату Головдержслужби України та Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу забороняється мати при собі увімкнений мобільний телефон або його використовувати, а також інші переговорні пристрої, які можуть перешкоджати проведенню заходу.

За недотримання вимог цього порядку до порушників можуть бути застосовані заходи впливу у вигляді зменшення розміру премії або її позбавлення.

Члени Колегії - представники інших органів влади, установ, організацій, запрошені особи повідомляються про існуючу заборону до початку проведення засідання Колегії працівником структурного підрозділу, який є відповідальним за його організацію.

Особи, запрошені на засідання Колегії для розгляду окремих питань, можуть бути присутніми під час розгляду інших питань лише з дозволу голови Колегії.

Члени Колегії і особи, запрошені для участі у розгляді окремих питань, беруть участь в їх обговоренні, вносять пропозиції, дають необхідні пояснення.

Пропозиції та зауваження, висловлені учасниками засідання під час обговорення питання, подаються в ході засідання головуючому у письмовій формі для розгляду їх при доопрацюванні проекту рішення або іншого документа.

Головуючий на засіданні Колегії може прийняти рішення про закритий розгляд питань порядку денного.

Під час закритих засідань Колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення рішень, що приймаються, здійснюється відповідно до законодавства.

Рішення Колегії приймаються з кожного питання порядку денного відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів Колегії.

За рішенням головуючого може застосовуватися процедура таємного голосування.

Думка відсутнього члена Колегії з питань порядку денного засідання, подана у письмовій формі, розглядається на засіданні Колегії і враховується під час голосування.

Рішення Колегії оформляються протоколом та проводяться у життя, як правило, наказом Головдержслужби України.

Рішення Колегії з організаційних, процедурних і контрольних питань, внесені до протоколу засідання, видання наказу не потребують.

Колегія визначає доцільність підготовки наказу про виконання рішення Колегії з кожного розглянутого питання порядку денного.

У разі проведення спільних засідань колегій двох і більше органів виконавчої влади приймається спільне рішення.

Під час проведення спільних засідань колегій двох і більше органів виконавчої влади або участі їх представників у роботі Колегії обов'язково ведеться стенограма.

Рішення спільних засідань Колегії оформляються протоколами, які підписуються головами відповідних Колегій органів виконавчої влади та секретарем Колегії.

Голова Колегії приймає рішення щодо присутності в залі під час засідання Колегії представників засобів масової інформації та проведення кіно-, відео, фотозйомки і звукозапису.

Після засідання Колегії структурний підрозділ, відповідальний за підготовку відповідного питання, доопрацьовує протягом трьох днів (якщо головою Колегії не встановлено інший строк) проект рішення Колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного, погоджує у встановленому порядку, визначеному Регламентом підготовки та проведення засідань колегії Головного управління державної служби України, та подає до управління організаційної роботи, документообігу та контролю (у паперовому та електронному вигляді).

Рішення Колегії (у дводенний термін після подання структурними підрозділами доопрацьованих та погоджених в установленому порядку проектів постанов з розглянутих питань) оформляються протоколом, який підписується головуючим та секретарем Колегії.

Рішення Колегії доводяться до членів Колегії, керівників структурних підрозділів Головдержслужби України, територіальних органів, які були присутні на засіданні, у формі протоколу.

Рішення Колегії розміщується на веб-сайтах Головдержслужби України протягом трьох робочих днів з дня підписання протоколу.

Матеріали засідань Колегії передаються управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю в установленому порядку до відділу документообігу управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головдержслужби України.

Відділ документообігу управління організаційної роботи, документообігу та контролю забезпечує зберігання оригіналів протоколів колегій Головдержслужби України, а копія оригіналу зберігається в організаційному відділі управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

Матеріально-технічне забезпечення засідань Колегії здійснюється управлінням справами Головдержслужби України. Контроль за виконанням рішень Колегії

Контроль за виконанням рішень Колегії здійснює відділ контролю управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

Структурні підрозділи, на які покладена відповідальність за виконання рішень Колегії, інформують про стан виконання відділ контролю управління організаційної роботи документообігу та контролю (у паперовому та електронному вигляді) відповідно до встановлених термінів.

Колегія розглядає на своїх засіданнях стан виконання прийнятих нею рішень.

Цей Регламент визначає правила підготовки і проведення засідань колегії Головдержслужби України (далі - Колегія), оформлення прийнятих рішень та контроль за їх виконанням.

Підготовка і проведення засідань Колегії, оформлення прийнятих нею рішень та контроль за їх виконанням здійснюється відповідно до Положення про колегію Головдержслужби України, методики процесу управління якістю Головдержслужби України "Організація та проведення комунікативних заходів", Тимчасового регламенту центрального апарату Головдержслужби України, Інструкції з діловодства Головдержслужби України, Порядку здійснення контролю та цього Регламенту.

Засідання колегії Головдержслужби України проводяться відповідно до орієнтовного плану роботи засідань колегії Головдержслужби України, затвердженого Начальником Головдержслужби України.

Засідання Колегії проводяться в міру потреби, але не рідше одного разу на місяць як правило в четвер останнього тижня місяця.

Голова Колегії може визначити іншу періодичність проведення засідань Колегії з повідомленням про це учасників засідання не пізніше ніж за 48 годин до його початку.

В особливих випадках за рішенням Начальника Головдержслужби України засідання Колегії може бути скликане невідкладно.

У разі потреби можуть проводитися розширені та виїзні засідання Колегії, а також спільні засідання з колегіями інших органів виконавчої влади.

Дата, час, місце проведення та проект порядку денного засідання Колегії визначаються головою Колегії.

Організацію підготовки та проведення засідання Колегії здійснює управління організаційної роботи, документообігу та контролю. Якщо Головою Колегії прийнято рішення щодо проведення засідання у адмінбудівлі Головдержслужби, то таке засідання проводиться у спеціально облаштованих для подібних заходів приміщеннях - зала засідань (кімната 405) або Конференц-зал Школи вищого корпусу державної служби (6 поверх).

Матеріали розширеного засідання Колегії обов'язково видаються та публікуються у засобах масової інформації.

Термін видання та опублікування матеріалів визначає Начальник Головдержслужби України.

Відповідальним за видання та опублікування матеріалів розширеного засідання Колегії є Центр сприяння інституційному розвитку державної служби.

План проведення засідання Колегії є орієнтовним, оскільки за необхідністю може переглядатись та уточнюватись Начальником Головдержслужби України або особою, яка виконує його обов'язки.

Орієнтовний план проведення засідань Колегії (далі - орієнтовний план) складається, як правило, на рік та на квартал.

Проект орієнтовного (річного ) та квартального планів формується на основі пропозицій Голови, членів Колегії, керівників територіальних органів та керівників структурних підрозділів Головдержслужби України.

З метою своєчасної підготовки проекту орієнтовного плану (річного) керівники структурних підрозділів Головдержслужби України готують перелік питань, які доцільно внести на розгляд Колегії в наступному році за визначеною формою (Додаток 1).

Підготовлений перелік питань, погоджений з відповідними заступниками Начальника Головдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків, подається управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю до 10 січня наступного року у двох друкованих примірниках та в електронному вигляді.

Працівник управління організаційної роботи, документообігу та контролю, відповідальний за підготовку та проведення засідання Колегії (далі - секретар Колегії), на підставі поданих матеріалів до 15 січня наступного року готує проект орієнтовного плану на наступний рік. Підготовлений проект візується керівниками структурних підрозділів, відповідальними за підготовку питань, визначених орієнтовним планом.

В плані зазначаються питання, які необхідно розглянути на засіданні Колегії, термін подання матеріалів, відповідальні особи за підготовку і подання матеріалів на засідання Колегії (прізвище та ініціали), доповідачі (прізвище та ініціали), орієнтовна дата проведення засідання Колегії.

Орієнтовний план проведення засідань Колегії подається на затвердження Начальнику Головдержслужби України до 20 січня наступного року.

Відповідно до Орієнтовного річного плану готуються квартальні плани, в яких враховуються пропозиції членів Колегії, структурних підрозділів та територіальних органів Головдержслужби України (Додаток 2).

Пропозиції до орієнтовного плану на квартал подаються до організаційного відділу управління організаційної роботи, документообігу та контролю за 15 днів до початку відповідного кварталу за зразком річного .

Управління організаційної роботи, документообігу та контролю узагальнений план подає на затвердження Начальнику Головдержслужби України не пізніше 20 числа місяця до початку кварталу.

Затверджений орієнтовний план проведення засідань Колегії розміщується на офіційному веб-сайті Головдержслужби України в спеціальній рубриці "Дорадчі органи" - "Колегія Головдержслужби України" - "Плани роботи Колегії" на рік - до 1 лютого, на квартал - за 10 днів до початку нового кварталу.

Робота Колегії проводиться відповідно до затвердженого її Головою орієнтовного плану роботи Колегії на квартал.

Затверджений план проведення засідань Колегії надсилається членам Колегії, керівникам структурних підрозділів Головдержслужби України Головдержслужби України за 10 днів до початку нового кварталу.

Додаткові питання до затвердженого плану засідань Колегії можуть бути включені за рішенням Голови Колегії.

Секретар Колегії своєчасно інформує всіх членів Колегії, а також керівників структурних підрозділів про внесені до плану зміни.

Організація підготовки засідань Колегії здійснюється відповідно до плану підготовки та проведення засідання Колегії (Додаток 3).

Розробка плану підготовки та проведення засідань Колегії.

Проект плану підготовки та проведення засідань Колегії розробляється управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю.

Планом передбачено встановлені завдання, терміни виконання та відповідальні особи за виконання завдань.

Підготовлений план візується відповідальними особами, визначеними у плані.

Завізований проект плану затверджується Начальником Головдержслужби України.

План підготовки поділяється на два розділи: порядок підготовки до проведення засідання Колегії та порядок підготовки в день проведення засідання Колегії.

Порядок підготовки до проведення засідань Колегії передбачає:

1. Підготовку та погодження Начальником Головдержслужби України порядку денного засідання Колегії.

2. Підготовку пропозицій та формування списків учасників засідання Колегії та виступаючих.

3. Направлення запрошень.

4. Підготовку матеріалів на засідання Колегії.

5. Підготовку презентаційних матеріалів.

6. Попереднє ознайомлення членів Колегії з матеріалами Колегії.

7. Підготовку порядку ведення Колегії.

8. Тиражування матеріалів для учасників засідання Колегії.

9. Замовлення місць для проживання, зворотних квитків на від'їзд учасників (при потребі).

Порядок дій в день проведення засідань Колегії

1. Підготовка зали для засідання Колегії.

2. Організація перепустки учасникам засідання та запрошеним.

3. Реєстрація учасників.

4. Забезпечення роботи стенографіста (при потребі).

5. Організація ведення протоколу Колегії.

6. Технічне забезпечення проведення засідання Колегії.

7. Забезпечення членів Колегії та запрошених роздатковими матеріалами.

8. Робота з представниками ЗМІ та забезпечення проведення прес-конференції /брифінгу/.

9. Демонстрація презентаційних матеріалів.

10. Забезпечення висвітлення у ЗМІ проведення засідання Колегії.

11. Організація харчування та здійснення обслуговування учасників Колегії під час перерви (кава-брейк - при потребі).

Порядок підготовки до проведення засідань Колегії Формування порядку денного та регламенту роботи засідання Колегії.

Підготовка проекту порядку денного засідання Колегії згідно із затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій здійснюється секретарем Колегії.

Секретар Колегії формує проект порядку денного та регламенту роботи колегії Головдержслужби України (Додаток 4).

Кількість питань не має перевищувати 5, а у виключних випадках 1 додаткове за рішенням Голови Колегії.

Проект порядку денного не пізніше ніж за 10 днів до засідання подається Голові Колегії для погодження.

Погоджений проект порядку денного та регламенту роботи надається керівникам структурних підрозділів Головдержслужби України.

У порядку денному засідання Колегії зазначаються:

- дата проведення;

- місце проведення;

- початок роботи;

- перелік питань порядку денного з визначенням доповідачів з кожного питання.

У регламенті роботи засідання Колегії зазначається загальна тривалість засідання та відповідно тривалість доповідей, виступів, довідок, перерви.

Як правило тривалість доповіді визначається в межах 15 - 30 хвилин, співдоповіді - до 10 хвилин, виступу під час обговорення - до 5 хвилин, довідок - до 3 хвилин.

Перерва оголошується, як правило, після двох годин роботи.

Порядок денний та регламент роботи затверджуються на засіданні Колегії членами Колегії шляхом голосування.

Формування списку учасників засідання Колегії, виступаючих та ЗМІ

Список присутніх членів Колегії на засіданні Колегії готує управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

Керівники структурних підрозділів подають до управління організаційної роботи, документообігу та контролю погоджені із заступниками Начальника Головдержслужби України, відповідно до розподілу обов'язків, пропозиції щодо списку запрошених осіб, яким запропоновано виступити та тих, які виявили бажання, взяти участь в обговоренні питань порядку денного засідання Колегії, списку ЗМІ не пізніше ніж за 7 робочих днів до засідання, за формами визначеними у додатках 5, 6.

За три дні до засідання Колегії відповідальні працівники структурних підрозділів уточнюють списки запрошених осіб та подають остаточну інформацію за підписом керівника структурного підрозділу в друкованому вигляді та електронну версію до управління організаційної роботи, стратегічного планування та контролю для формування списку реєстрації учасників засідання Колегії.

Підготовка та направлення листів-запрошень щодо участі у засіданні Колегії.

Запрошення членам Колегії надсилаються не пізніше, ніж за три дні до засідання. У цей же термін для ознайомлення членам Колегії надсилаються електронною поштою попередні матеріали, погоджені Головою Колегії або його заступником. У разі проведення позачергового засідання зазначені матеріали надсилаються не пізніше, ніж за 24 години.

Керівники структурних підрозділів готують та направляють листи-запрошення учасникам засідання Колегії відповідно до внесених пропозицій за 5 днів до засідання.

Зразки запрошень наведені у додатку 7.

Порядок підготовки матеріалів для розгляду на засіданнях Колегії

Відповідно до порядку денного засідання Колегії та на виконання орієнтовного плану проведення засідань Колегії керівники структурних підрозділів, відповідальні за підготовку питань, готують матеріали для розгляду на засіданні Колегії та подають до управління організаційної роботи, документообігу та контролю не пізніше ніж за 7 робочих днів до засідання у двох друкованих примірниках (один з візами) та в електронному вигляді такий пакет матеріалів:

1. Довідку до кожного з питань порядку денного засідання Колегії з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій.

2. Проект постанови Колегії.

3. Список осіб, яким запропоновано виступити з даного питання.

4. Список осіб, які запрошуються на засідання Колегії для участі в розгляді питання.

5. Презентаційні матеріали.

Управління організаційної роботи, документообігу та контролю формує пакет матеріалів Колегії та забезпечує ними членів Колегії та інших учасників перед початком засідання. Сформований пакет матеріалів для розгляду на засіданні Колегії містить:

- проект порядку денного засідання колегії з визначенням доповідача з кожного питання;

- список учасників засідання: членів Колегії та запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питань порядку денного засідання Колегії, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи, займаних посад, наукового ступеня та вченого звання;

- список виступаючих на засіданні;

- проекти постанов Колегії.

Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку матеріалів до засідань Колегії покладається особисто на першого заступника Начальника Головдержслужби України та заступників Начальника Головдержслужби України, керівників структурних підрозділів, визначених планом проведення засідань Колегії, і секретаря Колегії.

Підготовка довідки

У довідці викладається суть питання з обґрунтуванням, висновками і пропозиціями підписується керівником структурного підрозділу, відповідальним за підготовку питання.

Зразок довідки наведено у Додатку 8.

Обсяг довідки не повинен перевищувати чотирьох сторінок (без урахування додатків).

Підготовка проекту постанови Колегії

Проект постанови Колегії (Додаток 9), що подається на розгляд засідання Колегії, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

Проект постанови містить такі реквізити:

- герб;

- назва органу;

- назва виду документа;

- дата складання;

- короткий зміст (заголовок);

- текст.

Постановляюча частина має передбачати завдання, виконавців, терміни виконання та осіб, які здійснюватимуть контроль за виконанням.

Текст проекту постанови перевіряється літературним редактором.

Проект постанови візується керівником структурного підрозділу Головдержслужби України, до компетенції якого належить це питання, погоджується з юридичним управлінням, управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю, першим заступником та заступниками Начальника Головдержслужби України.

Керівники структурних підрозділів у межах компетенції готують і подають візований проект постанови Колегії про нагородження відомчими заохочувальними відзнаками Головдержслужби України до сектору кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника. Сектор кадрів готує загальний проект постанови разом зі списком представлених на нагородження до засідання Колегії.

Після погодження на засіданні Колегії керівники структурних підрозділів готують постанови Колегії про нагородження відомчими заохочувальними відзнаками Головдержслужби України на кожного нагородженого окремо і надають їх сектору кадрової роботи організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника, який перевіряє їх в установленому порядку на відповідність вимогам додатків до Регламенту підготовки та проведення засідань Колегії, подає їх на підпис разом з наказом Головдержслужби України.

Загальні мовні вимоги до підготовки проекту постанов та довідок.

Логічна послідовність - тісний логічний зв'язок між реченнями, чітке членування тексту на окремі пункти, абзаци, параграфи.

Переконливість і доказовість - викладення причин у конкретній формі з точним добором фактів і цифрових даних, обґрунтованість висловленої думки, доказовість матеріалу.

Контроль за своєчасним поданням усіх необхідних матеріалів та перевірку їх на відповідність вимогам здійснює секретар Колегії. У разі виявлених недоліків матеріали повертаються на доопрацювання.

Про порушення встановленого порядку підготовки або низької якості матеріалів до засідань Колегії управління організаційної роботи, стратегічного планування та контролю інформує першого заступника Начальника Головдержслужби України для вжиття необхідних заходів.

Підготовка презентаційних матеріалів

Як правило, засідання Колегії супроводжується демонстрацією презентаційних матеріалів під час доповідей.

За підготовку та організацію роботи щодо забезпечення проведення презентації на засіданні Колегії відповідає інформаційно-аналітичне управління.

Структурні підрозділи, відповідальні за підготовку питань порядку денного, надають відповідні матеріали для презентації інформаційно-аналітичному управлінню за сім робочих днів до засідання Колегії.

Підготовка порядку ведення засідання Колегії

Порядок ведення засідання Колегії розробляє управління організаційної роботи, документообігу та контролю і погоджує з Головою Колегії.

Погодження матеріалів до засідання Колегії та ознайомлення членів Колегії і учасників Колегії із матеріалами засідання

Підготовлений пакет матеріалів до засідання Колегії подається управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю на розгляд Голови Колегії за шість робочих днів до засідання Колегії.

У разі внесення змін у матеріали Колегії, вони повторно розміщуються на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України з відміткою "Оновлено, дата, час.

Члени Колегії, інші посадові особи, яким надіслано матеріали Колегії, як правило, подають не пізніше ніж за два дні до засідання зауваження і пропозиції до порядку денного з питань, що розглядаються.

У разі внесення додаткового питання безпосередньо на засіданні Колегії, член Колегії, який ініціює розгляд додаткового питання, або підрозділ, до компетенції якого належить внесене питання (за рішенням Голови Колегії) готує відповідний проект постанови.

Секретар Колегії доводить зазначені зауваження і пропозиції до відома керівника структурного підрозділу Головдержслужби України, відповідального за підготовку питання, для відповідного врахування.

Тиражування матеріалів

Після погодження Головою Колегії матеріалів засідання Колегії управління організаційної роботи, документообігу та контролю формує "контрольну папку", тиражує матеріали в необхідній кількості та готує папки до засідання Колегії.

Забезпечення членів Колегії та запрошених роздатковими матеріалами

Роздаткові матеріали (папки, папір, ручки, олівці) в необхідній кількості надаються управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю відділом господарського обслуговування та матеріально-технічного забезпечення управління справами.

Управління організаційної роботи, документообігу та контролю забезпечує членів Колегії та запрошених відповідними роздатковими матеріалами.

Підготовка в день проведення засідань Колегії

Підготовка зали для засідання Колегії

Забезпечення підготовки зали (озвучення, освітлення, мікрофони, підготовка трибун для виступаючих, стільці за кількістю присутніх, вода, стакани, квіти), оформлення сцени, місця розташування президії (державні символи) для засідання Колегії здійснює управління справами Головдержслужби України.

Підготовку розміщення табличок з прізвищами, ім'ям та по-батькові членів Колегії у відповідності з погодженою схемою розміщення забезпечує секретар Колегії.

Організація пропуску учасників засідання та запрошених

Управління організаційної роботи, документообігу та контролю надає службі охорони при Головдержслужбі України список учасників засідання Колегії з метою пропуску визначених осіб до приміщення Головдержслужби України.

Реєстрація учасників.

Перед початком засідання проводиться реєстрація присутніх.

Реєстрацію здійснюють працівники управління організаційної роботи, документообігу та контролю, а також представники структурних підрозділів, відповідальних за підготовку питань порядку денного відповідно до списку реєстрації членів Колегії та учасників засідання Колегії.

Секретар Колегії готує відповідні таблички та розміщує їх на столах для реєстрації членів Колегії і запрошених учасників засідання Колегії.

Під час реєстрації учасникам роздаються матеріали до засідання Колегії.

За 5 хвилин до початку засідання секретар Колегії готує узагальнену інформацію про підсумок реєстрації учасників засідання Колегії та надає її Голові Колегії.

Відмітка відряджень учасникам засідання

Відмітку відряджень учасникам засідання Колегії здійснює працівник сектору кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи.

Організація ведення протоколу Колегії

Ведення протоколу Колегії забезпечує секретар Колегії.

Протокол оформляється за короткою формою та має такі реквізити:

- назва;

- порядковий номер протоколу;

- назва (засідання Колегії; розширене засідання Колегії);

- назва установи, де відбулось засідання Колегії;

- дата;

- місце проведення;

- кількісний склад учасників (якщо кількість не перевищує 12 осіб, то вказують усіх присутніх);

- посада, прізвища й ініціали Голови Колегії;

- порядок денний;

- текст;

- перелік додатків до протоколу і зазначенням кількості сторінок;

- підписи Голови Колегії та секретаря.

Протоколам засідань Колегії присвоюються порядкові номери, відлік яких ведеться з початку календарного року. Зразок протоколу наведено у Додатку 10.

Основний текст поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить частини: "Слухали", "Виступили", "Ухвалили".

Ведення протоколу або технічний запис засідання Колегії забезпечує управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

Засідання Колегії веде її Голова, а у разі його відсутності - заступник голови Колегії.

Засідання Колегії проводиться у разі, коли у ньому беруть участь не менше ніж дві третини загальної кількості членів Колегії.

У засіданнях Колегії беруть участь члени Колегії особисто та запрошені для розгляду окремих питань.

Особи, запрошені на засідання Колегії для участі у розгляді окремих питань, після обговорення і прийняття рішень щодо цих питань у подальшій роботі Колегії участі не беруть.

Порядок денний засідання Колегії затверджується безпосередньо на засіданні Колегії.

Головуючий веде засідання відповідно до підготовленого порядку ведення засідання і затвердженого порядку денного та регламенту роботи.

Учасники засідання та особи, запрошені для участі у розгляді окремих питань, виступають під час обговорення роблять зауваження, надають пропозиції та необхідні довідки.

Дебати припиняються за пропозицією головуючого.

Пропозиції та зауваження, висловлені під час обговорення питань порядку денного учасниками засідання Колегії, формуються ними у письмовій формі і подаються секретарю Колегії.

У разі схвалення ці пропозиції та зауваження вносяться в протокольне рішення Колегії.

Рішення приймається шляхом голосування.

Право голосу на засіданні Колегії мають тільки члени Колегії.

Рішення Колегії з кожного питання порядку денного вважається прийнятим, якщо за нього проголосувало більше половини присутніх членів Колегії.

За рішенням головуючого може застосовуватися процедура таємного голосування.

Якщо член Колегії не може бути присутнім на засіданні, він має право попередньо подати голові Колегії відповідні пропозиції у письмовій формі.

Думка відсутнього члена Колегії з питань порядку денного засідання, подана у письмовій формі, розглядається на засіданні Колегії і враховується під час голосування.

При рівній кількості голосів вирішальним є голос Голови Колегії.

На вимогу членів Колегії принципові розбіжності в прийнятті рішень відображаються в протоколі.

У разі проведення спільних засідань колегій двох і більше органів виконавчої влади приймається спільне рішення.

Рішення спільних засідань Колегії оформляються протоколами, які підписуються головою відповідної Колегії органів виконавчої влади та секретарем Колегії.

Голова Колегії приймає рішення щодо присутності в залі під час засідання Колегії представників засобів масової інформації та проведення кіно-, відео-, фотозйомки і звукозапису.

Опрацювання та оформлення рішень Колегії

Після засідання Колегії керівники структурних підрозділів, відповідальні за підготовку розглянутих питань порядку денного засідання Колегії, протягом трьох днів (якщо головою Колегії не встановлено інший строк) доопрацьовують проекти протокольних рішень з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених учасниками засідання Колегії та схвалених колегіальним органом.

Текст доопрацьованого рішення узгоджується із секретарем Колегії на відповідність внесеним зауваженням, визначеним термінами виконання і правилами оформлення, погоджується розробником із керівниками заінтересованих підрозділів, першим заступником Начальника Головдержслужби України, заступниками Начальника Головдержслужби України та подається в двох друкованих примірниках та електронному вигляді секретарю Колегії.

Доопрацьовані матеріали передаються Голові Колегії на затвердження.

Підготовка протоколу засідання Колегії.

Секретар Колегії у дводенний термін після подання структурними підрозділами доопрацьованих та погоджених в установленому порядку проектів постанов з розглянутих питань готує доповнений протокол засідання Колегії, з урахуванням окремих доручень головуючого.

Протокол підписують головуючий та секретар Колегії.

Підписаний протокол передається до відділу документообігу управління організаційної роботи, документообігу та контролю для зберігання, а копія оригіналу зберігається в організаційному відділі управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

Ознайомлення членів Колегії із прийнятими рішеннями Колегії.

Рішення Колегії доводяться до членів Колегії, керівників структурних підрозділів Головдержслужби, керівників управлінь державної служби Головдержслужби України секретарем Колегії у формі протоколу та втілюється у життя, як правило, наказом Головдержслужби України. Протокол Колегії доводиться до відома членів Колегії за допомогою електронної пошти, а також розміщується на внутрішньому та офіційному веб-сайтах Головдержслужби України.

Довідки до питань порядку денного засідання Колегії направляються територіальним органам Головдержслужби або установам і організаціям, яких вони безпосередньо стосуються, протягом місяця. Відповідальність за розсилку несуть керівники структурних підрозділів, які готували відповідні матеріали.

Видання наказу не потребують рішення Колегії з організаційних, процедурних і контрольних питань, внесених до протоколу засідання.

Колегія визначає доцільність підготовки наказу про виконання рішення Колегії по кожному розглянутому питанню порядку денного.

Висвітлення роботи засідання Колегії у ЗМІ

Висвітлення роботи засідання Колегії у засобах масової інформації здійснює управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи

Контроль за виконанням рішень Колегії

Контроль за виконанням рішень Колегії здійснює відділ контролю управління організаційної роботи, документообігу та контролю відповідно до Порядку здійснення контролю.

Структурні підрозділи інформують управління організаційної роботи, документообігу та контролю про виконання рішень Колегії (у паперовому та електронному вигляді) відповідно до встановлених термінів.

На випадок виникнення обставин, які не дають змоги виконання прийнятих рішень Колегією в установлені терміни, керівники структурних підрозділів обґрунтовують причини невиконання, доповідають відповідальному за виконання рішення члену Колегії, який повідомляє про це письмово голову Колегії.

Колегія розглядає на своїх засіданнях стан виконання прийнятих нею рішень.

Зберігання матеріалів Колегії

Матеріали до засідань Колегії (оригінали): порядок денний, план підготовки та проведення Колегії, постанови та довідки з кожного питання порядку денного, списки запрошених осіб, списки присутніх осіб, протокол Колегії є документами постійного зберігання і зберігаються у відділі організації документообігу управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

Секретар Колегії до передання матеріалів до відділу організації документообігу зберігає їх в установленому порядку.