Про затвердження Інструкції про порядок проведення документальної ревізії фінансово-господарської діяльності митних органів Державної митної служби України

- звірка відомостей на отримання форменого одягу з речовим атестатом;

- правильність оформлення передачі тканин та фурнітури до майстерні та отримання готових виробів, наявність реєстрів на використання тканин та фурнітури;

- аналіз актів звірки залишків тканини та грошових коштів за даними майстерні та митного органу;

- правильність та своєчасність розрахунків з митним органом та Держмитслужбою по форменому одягу осіб, що звільнилися з митної служби України.

13.1. Матеріальні цінності, що затримані митними органами згідно Митного кодексу України, являють собою майно, товари, предмети, грошові кошти, валюту, цінності. Названі матеріальні цінності та грошові кошти згідно Митного кодексу України можуть обліковуватись як:

а) вилучені за протоколом про порушення митних правил, в тому числі безхазяйні та вилучені з метою забезпечення стягнення платежів або штрафів;

б) здані на зберігання, в тому числі ті, за якими не звернувся власник до кінця строку зберігання;

в) передані митному органу для передачі у власність держави;

г) конфісковані.

13.2. Первинними документами, що дають право оприбуткування вказаних вище цінностей на забалансових рахунках митного органу, можуть бути:

- уніфікована квитанція МД-1;

- акт про передачу-прийомку товарів (предметів) на відповідальне зберігання форми А-1;

- протокол вилучення предметів (документів) форми П-9 з описом предметів форми Т-10.

Вказані документи повинні бути оформлені згідно інструкції по їх використанню.

13.3. Облік, оцінка та використання конфіскованого митними органами України майна, валюти та цінностей, безхазяйного майна, товарів та інших предметів, за якими не звернувся власник до кінця строку зберігання, проводиться згідно Тимчасового порядку, затвердженого наказом ДМКУ від 15.11.93 року за N 291, з наступними змінами та доповненнями, наказів Держмиткому від 10.08.94 р. N 246, від 25.07.95 р. N 337, інших діючих нормативних документів.

13.4. Ревізуючий перевіряє:

- наявність обладнаного всіма необхідними засобами збереження та контролю спеціального приміщення під склад;

- якість оформлення квитанцій МД-1 та описів предметів Т-10 із заповненням всіх необхідних реквізитів: первинної оцінки товару, його особливих ознак тощо;

- ведення окремих книг та карток складського обліку по затриманому майну згідно поділу п. 9.1 а; б; в; г; цієї Інструкції та наказу Держмиткому від 10.08.94 р. N 246;

- відповідність бухгалтерських облікових даних з оперативними документами: протоколами про порушення митних правил, квитанціями, описами, актами реалізації, банківськими документами, наявність актів звірки;

- виконання інспекторським складом митниць встановленого строку передачі затриманих предметів, валюти та цінностей разом з відповідними документами на склад чи касу для оприбуткування;

- недопущення практики передачі затриманого майна та цінностей у слідчі органи як речових доказів без оприбуткування на складі митного органу, наявність належно оформлених супровідних листів, актів на передачу речових доказів;

- правильність складання акта оцінки товарів перед реалізацією з обов'язковою участю всіх членів оціночної комісії;

- виконання термінів реалізації товарів та своєчасність перерахування торгівельною організацією коштів від реалізації товарів, правильність нарахування і сплати в бюджет податку на добавлену вартість та акцизного збору;

- правильність укладання угод із торгівельними організаціями, яким передаються для реалізації товари, реалізація яких покладена на митні органи;

- своєчасність перерахування митним органом коштів за реалізовані товари на відповідні статті бюджету;

- правильність нарахування складського збору за товари, здані на зберігання митному органу;

- правильність ведення касових книг забалансового обліку, в т.ч. інвалютних;

- наявність актів інвентаризації каси, складів, періодичність їх проведення та документальне оформлення.

14.1. При проведенні ревізії чи перевірки ревізор перевіряє виконання пропозицій по актах попередніх ревізій та перевірок фінансово-господарської діяльності митного органу.

У разі повного чи часткового невиконання пропозицій встановлює причини невиконання і винних осіб, в ході ревізії домагається їх виконання, а при неможливості виконання під час ревізії, вносить відповідні пропозиції в акт ревізії.

15.1. Ревізія фінансово-господарської діяльності митного органу оформлюється актом, який підписується ревізором (головою ревізійної комісії), керівником та головним бухгалтером митного органу, який перевірявся. Якщо в ревізії приймали участь декілька ревізорів, то кожен з них складає довідку по перевіряємому напрямку роботи за своїм підписом та підписом головного бухгалтера і віддає її голові комісії для узагальнення.

При наявності заперечень або зауважень по акту головний бухгалтер та керівник ревізуємого митного органу підписують акт, але роблять про це обмовляння та не пізніше десяти діб після підписання акта надають письмові пояснення щодо своїх заперечень.

15.2. У разі надання заперечень та зауважень при підписанні посадовими особами акта ревізії, ревізор перевіряє їх обгрунтованість, а при необхідності вносить відповідні виправлення, доповнення, уточнення в акт ревізії. Якщо в результаті перевірки заперечень чи зауважень ревізор впевниться у правильності своїх висновків, тоді акт ревізії залишає без змін, а на зауваження складає довідку про їх перевірку і разом із зауваженнями додає до акта ревізії.

15.3. В тому випадку, коли в результаті ревізії або перевірки фінансово-господарської діяльності не виявлено недоліків та порушень фінансової дисципліни - результати ревізії або перевірки оформлюються довідкою за підписами ревізора (голови ревізійної комісії), начальника та головного бухгалтера митного органу, що перевірявся.

15.4. У випадках, коли виявлені порушення чи зловживання можуть бути приховані, або коли необхідно прийняти термінові заходи для припинення порушень та зловживань, або притягненню до відповідальності посадових осіб, в процесі ревізії, не чекаючи її закінчення, складається проміжний акт, а від посадових осіб вимагаються письмові пояснення по викритих фактах.

Проміжні акти складаються також по результатах перевірки наявності грошей в касі, бланків суворої звітності та інвентаризації матеріальних цінностей - при виявленні розбіжностей між обліковими даними та їх фактичною наявністю. Якщо таких розбіжностей не виявлено, проміжний акт не складається.

15.5. Проміжні акти підписуються ревізуючим та посадовою особою, безпосередньо відповідальною за виявлені порушення і доповідаються начальнику митного органу. Факти, викладені в проміжних актах, включаються в загальний акт ревізії або перевірки. Проміжні акти додаються до основного акта.

15.6. У разі виявлення порушень законодавства, серйозних порушень фінансової дисципліни, крадіжки державної власності та інших зловживань, за які можливе притягнення винних осіб до кримінальної відповідальності, матеріали ревізії після доповіді Голові Держмитслужби передаються слідчим органам та одночасно ставиться питання перед керівництвом ревізуємої організації або вищестоящої організації про відсторонення від роботи винних посадових осіб.

Рішення про передачу матеріалів слідчим органам приймає Голова Держмитслужби. Передача матеріалів слідчим органам може проводитись в необхідних випадках тими ревізорами, що проводили ревізію.

Матеріали, що передаються в слідчі органи, повинні містити: заяву (лист), в якій повинно бути викладено суть зловживань, розмір нанесеного державі збитку, які закони порушені, винні особи, акт ревізії, дійсні документи або копії документів, що підтверджують факти виявлених зловживань, пояснення ревізуємих, а також осіб, що мають відношення для перевірки обставин скоєних зловживань. При цьому в справах контрольно-ревізійного відділу Держмитслужби або іншого підрозділу митного органу, що здійснюють передачу матеріалів, повинні залишитись: копія акта ревізії, копії пояснень посадових осіб ревізуємої установи, які винні у встановлених ревізією порушеннях та зловживаннях, копії основних документів, що підтверджують зазначені в акті зловживання та порушення.

У разі, коли нанесені матеріальні збитки або дії винних осіб у карному порядку не розглядаються, або кримінальна справа припинена, керівник ревізуємого митного органу має право пред'явити позов до осіб, винних в нанесенні матеріальних збитків.

15.7. Про факти нечіткої та неоперативної роботи вищестоящих організацій або віддані ними незаконні розпорядження, ревізуючий письмово доповідає начальнику, який призначив ревізію. Такі факти в акт ревізії або перевірки не включаються.

15.8. Керівники митних органів за допущені порушення державної дисципліни у використанні грошових коштів та матеріальних цінностей притягуються до відповідальності владою вищестоящого керівництва. При виявленні таких порушень ревізуючий викладає в акті тільки їх суть та наслідки.

15.9. Акт ревізії повинен бути стислим, лаконічним. В акті ревізії, перевірки вказується:

- повна назва митного органу, що ревізується, перевіряється;

- П.І.Б. ревізора, посада, місце роботи;

- підстава для проведення ревізії, перевірки;

- період, за який проводиться ревізія, перевірка;

- дата проведення попередньої ревізії, перевірки, усунення порушень, що були виявлені;

- перелік питань, по яких проведена ревізія, перевірка;

- акт вміщує обов'язкові для виконання керівником та головним бухгалтером вимоги щодо усунення виявлених порушень, недоліків.

Якщо які-небудь питання фінансово-господарської діяльності не перевірялись, в акті ревізії відмічається, що саме не перевірялось і з якої причини.

Для того, щоб акт ревізії не був перевантажений однорідними фактами, їх необхідно згрупувати та систематизувати в спеціальних відомостях (довідках), що додаються до основного акта, зразки яких відображені в таблицях N 1 - 10 (додаток N 4).

Відомості, довідки підписуються ревізором, керівником та головним бухгалтером установи, що перевіряється. В них зазначаються номери та дати виправдовуючих документів, що підтверджують порушення, розмір невиправданих виплат, нестач, втрат, тощо.

15.10. При викладенні в акті виявлених недоліків, порушень, зловживань, ревізор повинен додержувати сувору об'єктивність, правильність та точність викладання їх суті і причин з посиланням на відповідні закони, постанови, розпорядження, накази та інші нормативні акти, що порушені, а також правдиві документи, що підтверджують достовірність зроблених в акті записів. Виявлені ревізією факти зловживань, безгосподарності, марнотратства та інших порушень повинні бути відображені в акті в кількісному та грошовому виразі із зазначенням посадових осіб, з вини яких вони допущені. Вносити в акт ревізії дані, що не підтверджуються документами, забороняється. Встановлені в ході ревізії дії або бездіяльність посадових осіб, в яких містяться ознаки злочину, в акті ревізії викладаються докладно. В необхідних випадках матеріали за такими фактами виділяються в окремий додаток до акта. Виявлені ревізією нестачі, розтрати, незаконні видатки грошових коштів, переплати заробітної плати, відшкодовані в ході ревізії, також записуються в акт із зазначенням характеру та причин зловживань і порушень із зазначенням "відшкодовано чи виправлено в процесі ревізії або перевірки". При цьому зазначається назва, номер документа, згідно з яким проведено відшкодування нанесених збитків, сума відшкодування, орган, якому відшкодовано та за рахунок яких джерел.

15.11. У разі необхідності до акта додаються вилучені у встановленому порядку правдиві первинні документи або їх завірені копії, а також довідки, розрахунки та пояснення посадових осіб. При вилученні первинних грошових виправдовуючих документів ревізор на копіях цих документів робить відмітку про вилучення, яку засвідчує своїм підписом. В разі вилучення значної кількості документів складається реєстр, на якому робляться зазначені відмітки та підпис.

15.12. Матеріали в акті викладаються довільною формою у послідовності, передбаченій цією інструкцією.

15.13. За матеріалами акта складаються пропозиції щодо усунення недоліків та порушень, викладених в акті, які не були виправлені в ході ревізії або перевірки. Розробка пропозицій повинна проводитись ревізорами спільно із службовими особами митного органу, який ревізувався, перевірявся. Пропозиції підписуються ревізором (керівником ревізійної групи), керівником та головним бухгалтером органу, що перевірявся. Пропозиції повинні бути конкретними, цілеспрямованими, із зазначенням строків їх виконання.

15.14. До акта ревізії додаються довідки членів комісії (в разі проведення ревізії, перевірки групою осіб), довідки про виявлені ревізією фінансові та інші порушення, які підписуються ревізором, керівником та головним бухгалтером митного органу, розшифровка розтрат, розкрадання незаконних витрат грошових коштів переплат заробітної плати, програма проведення ревізії, пояснення посадових осіб по виявлених фактах порушень фінансової дисципліни, пропозиції щодо усунення недоліків, порушень.

15.15. Акт ревізії складається в 3-х екземплярах, а при необхідності в більшій кількості.

Перший екземпляр в тижневий термін після закінчення ревізії, перевірки разом з висновками та пропозиціями надається керівникові, який призначив ревізію, другий - залишається в митному органі, перевірявся, а третій (в тижневий термін), в разі проведення ревізії, перевірки відомчими ревізорами регіональних митниць, або іншими контролюючими органами - в Держмитслужбу. Екземпляри актів передаються в Держмитслужбу з супроводжуючою запискою разом з додатками та пропозиціями щодо усунення виявлених недоліків.

Для здійснення контролю за усуненням недоліків та порушень фінансової дисципліни за результатами ревізій, перевірок, що проводяться будь-якими контролюючими органами в підпорядкованих регіональним митницям митницях, обов'язково один екземпляр акта та додатків до нього надається в регіональну митницю.

При переведенні перевірок або ревізій фінансово-господарської діяльності будь-якими контролюючими органами в митних органах прямого підпорядкування Держмитслужбі, обов'язково один екземпляр акта разом з додатками та пропозиціями щодо усунення виявлених недоліків та порушень фінансової дисципліни, в тижневий термін після закінчення ревізії, перевірки, надається в Держмитслужбу.

У разі виявлення зловживань або інших незаконних дій, що можуть стати предметом судового розгляду, слідчим органам підлягає направленню перший екземпляр акта.

До першого екземпляру додаються дійсні пояснення посадових осіб обревізованої митної установи, винних у скоєнні встановлених ревізією порушень або зловживань, основні документи, що підтверджують зазначені в акті зловживання та порушення.

До акта, що надсилається до Держмитслужби, в разі виявлення порушень фінансової дисципліни, за які можливе застосування до посадових осіб, що являються номенклатурою Держмитслужби дисциплінарних стягнень, в обов'язковому порядку додаються пропозиції начальників митних органів щодо накладання дисциплінарних стягнень з особистими поясненнями винних в порушеннях посадових осіб, а також пропозиції щодо зменшення розміру премій керівникам підпорядкованих митних органів.

У разі проведення ревізій, перевірок в підпорядкованих регіональним митницям митницях, пропозиції надаються начальником регіональної митниці.

У разі проведення ревізії, перевірки за наказом Голови Держмитслужби, пропозиції щодо застосування дисциплінарних стягнень готує голова комісії.

15.16. Протягом 30 днів після проведення ревізії ревізуючою організацією приймається рішення за результатами ревізії, яке направляється митному органу, що перевірявся, для безумовного виконання.

В залежності від характеру виявлених порушень та недоліків рішення по акту приймається у вигляді наказу або листа. Наказ видається тільки в тому випадку, якщо ревізією встановлені грубі порушення, які потребують накладання на винних осіб дисциплінарних стягнень або притягнення до іншої відповідальності.

В наказі або листі коротко викладаються основні факти порушень та намічаються заходи щодо їх виправлення. При цьому в рішенні зазначається термін виконання, відповідальні особи. Міру покарання встановлює керівник, що призначив ревізію або перевірку.

Крім того, наказом необхідно передбачити підготовку оглядового листа, з метою більш детального інформування митних органів про виявлені недоліки та порушення фінансової дисципліни для недопущення їх в подальшій роботі.

Таким чином, реалізовуючи матеріали ревізій, ревізор повинен домагатися не тільки усунення виявлених порушень та недоліків, покарання винних осіб, відшкодування збитків, нанесених державі, але і попередження порушень фінансової дисципліни в подальшому.

15.17. Перевірка виконання вжитих заходів за результатами ревізії може проводитися різними методами. Найкращим являється фактична перевірка на місці.

Проте митний орган, що перевірявся, зобов'язаний в місячний термін після закінчення ревізії, перевірки надавати в Держмитслужбу (контрольно-ревізійний відділ) докладну інформацію про вжиті заходи за результатами ревізії.

15.18. Важливішим завданням в успішній реалізації підсумків ревізії являється узагальнення ревізійної практики та розробка на цій основі рекомендацій, пропозицій по удосконаленню фінансово-господарської діяльності митних органів.

Роботу по реалізації матеріалів ревізії, перевірку ходу виконання усунення недоліків, заходах, вжитих за результатами ревізії, необхідно покладати на ревізорів, що провели ревізію, що підвищить відповідальність ревізорів за покладену на них роботу. Кожну послідуючу ревізію необхідно розпочинати із перевірок фактичного виконання рішень, вжитих за результатами попередньої ревізії чи перевірки.

15.19. Відділи бухгалтерського обліку, звітності, контролю та розрахунків по митних платежах регіональних митниць:

- проводять ревізії фінансово-господарської діяльності та перевірки окремих її аспектів підпорядкованих митних органів. Приймають участь у проведенні комплексних ревізій та перевірок митних органів за планом Держмитслужби та позапланових, а також за поданням правоохоронних та інших повноважних органів;

- здійснюють контроль за вжиттям заходів по усуненню недоліків, виявлених в результаті ревізії або перевірки фінансово-господарської діяльності підвідомчих митних органів;

- ведуть облік ревізій, проведених всіма контролюючими органами в регіоні діяльності та їх результатів, облік надійшовших скарг, заяв, листів, що стосуються фінансово-господарської діяльності підвідомчих митних установ, складають та надають у Держмитслужбу (контрольно-ревізійний відділ) звітність про контрольно-ревізійну роботу в регіоні діяльності за встановленою формою;

- одразу по закінченні ревізії інформують Держмитслужбу про всі виявлені випадки грубих порушень законодавства, фінансової дисципліни, крадіжок, марнотратства та інших зловживань, а також надають пропозиції щодо попередження подібних випадків в подальшому, притягненню до відповідальності винних осіб та відшкодуванню збитків;

- систематично вивчають та узагальнюють матеріали ревізій та на їх основі вносять необхідні пропозиції щодо перегляду діючих положень, правил, інструкцій, покращання системи контролю за дотриманням фінансової дисципліни, економним витрачанням державних коштів, попередженню можливості зловживань, пропозиції щодо покращання фінансово-господарської діяльності підвідомчих митних органів та стану відомчого контролю.

Право доступу до роботи з документами, що становлять державну таємницю, мають посадові особи на те уповноважені.

В книзі реєструються ревізії та перевірки фінансово-господарської діяльності, проведені всіма контролюючими органами, в т.ч. відомчими ревізорами.

Пояснювальна записка до звіту повинна носити характер узагальнюючих матеріалів ревізій та перевірок фінансово-господарської діяльності, проведених відомчими ревізорами із розшифровкою виявлених порушень фінансової дисципліни, відображеними в звіті, вжитих заходів за результатами ревізій та перевірок в розрізі митних органів. В ній повинні знайти відображення недоліки в контрольно-ревізійній роботі та зазначені напрями їх усунення.

Пояснювальна записка повинна висвітлити такі питання:

1. Розкрити (конкретизувати) всі пункти звіту у порядку їх черговості, показати недоліки в питаннях стану та організації бухгалтерського обліку, в обладнанні приміщень кас, складських приміщень, їх оснащенні необхідним інвентарем та дотриманні умов, що забезпечують належне збереження грошових коштів та матеріальних цінностей.

2. Дати у загальному вигляді характеристику фінансово-господарського стану обревізованих митних органів за всіма напрямами діяльності у черговості, передбаченій дійсною Інструкцією.

3. Дати характеристику умов та обставин, що сприяли виникненню фактів порушень фінансової дисципліни, скоєнню нестач, розкрадань грошових коштів та матеріальних цінностей.

4. Викласти пропозиції щодо покращання фінансово-господарського стану митних органів, усунення наявних недоліків та порушень фінансової дисципліни з метою запобігання їх надалі.

В записці відображається кількість проведених ревізій та перевірок підвідомчих митних органів іншими контролюючими органами в розрізі митних органів. При цьому також висвітлюються основні недоліки та порушення фінансової дисципліни та вжиті заходи у черговості, передбаченій формою звіту.

При виявленні фактів значних порушень фінансової дисципліни необхідно зазначити винних в цьому осіб, притягнення їх до відповідальності, а також повідомити про вжиті заходи щодо попередження порушень.

Суми незаконних витрат, недоплат або зайво проведених утримань повинні відповідати даним звіту.

Крім негативних явищ в питаннях фінансово-господарської діяльності митних органів необхідно викласти в записці позитивні напрями в зазначених питаннях з метою розповсюдження позитивного досвіду серед митних органів Державної митної служби України.

Факти порушень чинного законодавства в питаннях фінансово-господарської діяльності, що призвели до додаткових, необгрунтованих витрат бюджетних коштів, нестач, розкрадань, виявлені митними органами самостійно, на стадії оперативного контролю, зазначаються в записці із відповідним обмовлянням. При цьому викладаються суть порушень, сума збитків, особа, відповідальна за порушення, вжиті заходи, суми відшкодованих збитків, джерела відшкодування та орган, якому відшкодовано. Дані викладаються в розрізі митних органів. Митні органи прямого підпорядкування Держмитслужбі інформацію про зазначені факти порушень направляють у Держмитслужбу (контрольно-ревізійний відділ) у терміни, встановлені для надання звітів про контрольно-ревізійну роботу.

Суми незаконних витрат грошових коштів, матеріальних цінностей, нестач, розкрадань, виявлених митними органами самостійно, або при ревізіях (перевірках), що проводились державними контролюючими органами, в звіт про контрольно-ревізійну роботу регіональної митниці не включаються.