Про організацію роботи органів прокуратури України у сфері міжнародного співробітництва

3.8. Рішення щодо можливості здійснення візиту іноземної делегації, прийнятних термінів його проведення та тривалості з урахуванням висловлених пропозицій приймається виключно Генеральним прокурором або виконувачем його обов'язків.

3.9. Підрозділ міжнародно-правового співробітництва Офісу Генерального прокурора забезпечує направлення запрошення членам делегації та готує узгоджену з ними програму візиту. У програмі візиту зазначаються дата й час проведення окремих заходів, опис їх змісту, дані щодо осіб, відповідальних за забезпечення кожного з них. Програма візиту залежно від його категорії може передбачати проведення переговорів, зустрічей та бесід, підписання спільних документів, офіційний обід (сніданок, вечерю) на честь особи, яка очолює іноземну делегацію (на честь делегації), культурну програму, обмін пам'ятними сувенірами, а також інші заходи з урахуванням побажань глави делегації, рівня та складу делегації.

3.10. Якщо програмою візиту передбачено проведення переговорів, зустрічей та бесід, підрозділ міжнародно-правового співробітництва Офісу Генерального прокурора спільно з іншими структурними підрозділами, до компетенції яких належать відповідні питання, готує інформаційно-аналітичні матеріали, проєкти підсумкових документів (звіту, протоколу, спільної заяви, комюніке тощо) та матеріали за результатами цих заходів (у тому числі на прохання запитуючої сторони).

3.11. Організаційне та протокольне забезпечення візитів іноземних делегацій в органах прокуратури України здійснюється у порядку, передбаченому пунктами 2.9 - 2.14 цієї Інструкції.

3.12. Підрозділ інформаційної політики після погодження тексту з Генеральним прокурором розміщує на офіційному вебсайті Офісу Генерального прокурора та передає до медіа повідомлення про візити іноземних гостей (делегацій).

4.1. Виїзд працівників органів прокуратури України у закордонні службові відрядження здійснюється в разі необхідності:

а) присутності на заходах правоохоронних органів інших держав щодо надання правової допомоги під час кримінального провадження за клопотаннями правоохоронних органів України за умови отримання згоди на це запитуваної сторони;

б) участі в переговорах та робочих зустрічах із представниками правоохоронних та інших державних органів зарубіжних країн або міжнародних організацій у складі державних делегацій та делегацій Офісу Генерального прокурора, у тому числі ініційованих керівництвом органів прокуратури України;

в) проходження навчання або стажування;

г) участі в заходах міжнародного характеру (симпозіумах, конференціях, семінарах тощо).

4.2. Фінансування витрат, пов'язаних із закордонним службовим відрядженням, здійснюється:

- Кабінетом Міністрів України в частині валютних витрат (проживання, добові, побутове обслуговування, транспортні витрати тощо);

- прокуратурою, у якій працює особа, що виїздить у відрядження та/або Офісом Генерального прокурора відповідно до порядку, встановленого для службових відряджень;

- приймаючою стороною, за винятком випадку, передбаченого підпунктом "а" пункту 4.1 цієї Інструкції;

- міжнародною організацією або її представництвом в Україні.

4.3. Фінансування витрат, пов'язаних із закордонними службовими відрядженнями працівників прокуратури, з інших джерел забороняється.

4.4. Перебуваючи на території іноземної держави, працівники прокуратури України повинні додержуватися законодавства країни перебування. Будь-яке втручання з їхнього боку в дії співробітників іноземних правоохоронних органів, проведення слідчих дій самостійно, вжиття заходів, не передбачених планом-завданням, а також таких, що можуть зашкодити державним інтересам України, забороняється.

4.5. Обов'язковою умовою для виїзду у службове відрядження за кордон є наявність письмового запрошення або згоди міжнародної організації чи урядової установи іноземної держави, її посольства чи представництва в Україні. У виняткових випадках із цією метою може використовуватися запрошення посольства України у відповідній країні.

4.6. Дозвіл на виїзд у закордонне службове відрядження надається Генеральним прокурором або виконувачем його обов'язків шляхом накладення резолюції на рапорті (службовій записці) працівника Офісу Генерального прокурора, що відряджається за кордон, погодженому з керівником самостійного структурного підрозділу Офісу Генерального прокурора, першим заступником та заступником Генерального прокурора згідно з розподілом обов'язків. Включення працівників обласних та окружних прокуратур до наказу Генерального прокурора або виконувача його обов'язків про виїзд у закордонне службове відрядження здійснюється після погодження кандидатур таких осіб із керівником відповідної обласної прокуратури.

4.7. У рапорті (службовій записці) зазначаються:

а) персональні дані працівника або кожного з групи працівників, які направляються у відрядження: посада, прізвище, ім'я, по батькові, контактний телефон;

б) держава, до якої планується виїзд, та орган, який є приймаючою стороною;

в) мета та обґрунтування необхідності виїзду за кордон;

г) запланований термін відрядження та дата виїзду;

ґ) населені пункти, перебування в яких заплановано;

д) вид транспорту;

е) пропозиції щодо джерел фінансування витрат, включаючи проїзд та зупинку в готелі на території України;

є) дані про наявність у зазначених працівників дійсних службових паспортів України та їх атрибути (серія та номер паспорта, дата видачі і термін дії, орган, що видав паспорт). У разі необхідності оформлення працівникам, які відряджаються, службових паспортів України до рапорту додаються відповідні копії належних їм паспортів громадянина України, 2 кольорові фотокартки паспортного формату (3,5 х 4,5 см), копія довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків та довідка з місця роботи, у якій указано займану посаду;

ж) план роботи у відрядженні з обов'язковим визначенням обсягу роботи кожного працівника, що відбуває за кордон.

4.8. У випадках, коли вирішується питання про відрядження до країн, для в'їзду в які необхідно отримати візи, до рапорту (службової записки) додається оригінал запрошення або згоди приймаючої установи на приїзд конкретних осіб.

4.9. Після отримання дозволу Генерального прокурора або виконувача його обов'язків на виїзд у відрядження рапорт (службова записка) разом із запрошенням (згодою на приїзд) приймаючої сторони та іншими документами не пізніше ніж за 15 робочих днів до запланованої дати виїзду передається до підрозділу міжнародно-правового співробітництва Офісу Генерального прокурора.

4.10. За потреби оформлення в'їзних віз працівниками, що відряджаються, заповнюються відповідні візові анкети, а також надаються необхідні для отримання віз особисті документи. У випадку, якщо за вимогами посольства відповідної іноземної держави для отримання візи необхідна особиста присутність особи, такий працівник прокуратури повинен прибути для співбесіди у визначені день та час.

4.11. Документи для оформлення службових паспортів України і віз, а також для забезпечення від'їжджаючих грошовими коштами, проєкти наказів про відрядження працівників органів прокуратури України готуються підрозділом міжнародно-правового співробітництва Офісу Генерального прокурора. Працівники цього структурного підрозділу за необхідності забезпечують від'їжджаючих квитками на відповідний вид транспорту, вибираючи при цьому найбільш економний маршрут.

4.12. Підставою для виїзду працівників органів прокуратури України в закордонне службове відрядження є наказ Генерального прокурора або виконувача його обов'язків.

4.13. Кошторис видатків на відрядження за кордон, яке здійснюється за кошти Офісу Генерального прокурора та/або Кабінету Міністрів України, погоджується бухгалтерською службою Офісу Генерального прокурора і затверджується першим заступником або заступником Генерального прокурора згідно з розподілом обов'язків.

4.14. Працівники, відрядження яких фінансується за рахунок коштів Кабінету Міністрів України, повинні до початку відрядження отримати в бухгалтерській службі цієї установи валютні кошти, що видаються на підставі відповідного розпорядження за зверненням Офісу Генерального прокурора. У разі необхідності одержати кошти можуть за відповідною довіреністю працівники підрозділу міжнародно-правового співробітництва.

4.15. За потреби працівники органів прокуратури, які від'їжджають у закордонне відрядження, отримують від працівників підрозділу міжнародно-правового співробітництва консультативно-дорадчу допомогу та інформацію щодо країни, до якої вони виїздять.

4.16. У разі участі працівника органів прокуратури (не у складі офіційної делегації України) у заходах міжнародного характеру, пов'язаних зі здійсненням зовнішніх відносин, зокрема міжнародних конференціях, сесіях органів міжнародних організацій, засіданнях спільних міжурядових комісій з питань співробітництва, на яких передбачено викладення позиції української сторони, підрозділом міжнародно-правового співробітництва (за потреби) готується технічне завдання відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59, та Порядку підготовки проєктів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.11.2015 № 903, з урахуванням вимог Указу Президента України від 22.12.2021 № 671/2021 "Питання координації зовнішньополітичної діяльності держави".

4.17. Упродовж семи робочих днів після закінчення відрядження особою, що перебувала за кордоном, до підрозділу міжнародно-правового співробітництва подається звіт відповідно до встановленої форми (додаток 3), у якому, зокрема, відображаються:

а) фактична тривалість відрядження із зазначенням країн, до яких здійснювався виїзд;

б) мета виїзду;

в) інформація про результати відрядження (виконання завдання).

4.18. Звіт, що передається до підрозділу міжнародно-правового співробітництва Офісу Генерального прокурора, погоджується безпосереднім керівником для працівників Офісу Генерального прокурора або керівником обласної прокуратури в разі виїзду у відрядження працівника прокуратури нижчого рівня. У випадку відрядження групи її керівником складається єдиний звіт, у якому, крім указаних даних, зазначаються кількість і прізвища працівників, які виїздили за кордон.

4.19. Упродовж трьох робочих днів із моменту повернення на територію України працівники органів прокуратури, які перебували у відрядженні за кордоном, повинні здати службові паспорти України відповідальному працівнику підрозділу міжнародно-правового співробітництва Офісу Генерального прокурора. Ці документи передаються на зберігання до Міністерства закордонних справ України згідно з Положенням про службовий паспорт України, затвердженим Указом Президента України від 12.05.2015 № 264/2015.

4.20. Упродовж трьох робочих днів після повернення працівники, відрядження яких фінансувалося за рахунок коштів Кабінету Міністрів України, особисто звітують у бухгалтерській службі цієї установи за витрачені протягом поїздки валютні кошти відповідно до норм та порядку, встановлених актами Кабінету Міністрів та Міністерства фінансів України, чинними на час відрядження. Якщо відрядження фінансувалося з бюджету органів прокуратури, відряджені особи звітують упродовж зазначеного строку про витрати в цій частині в бухгалтерській службі органу прокуратури.

5.1. Візити працівників органів прокуратури України за кордон за своїм значенням, статусом особи, яка очолює українську делегацію, та особливостями їх здійснення поділяються на категорії, передбачені пунктом 3.1 цієї Інструкції. Керівництво Офісу Генерального прокурора та інші працівники органів прокуратури можуть виїжджати у службові відрядження за кордон у складі офіційних державних делегацій вищого рівня (візит Президента України, керівництва Верховної Ради України, урядові делегації тощо). Візити у відповідь здійснюються на запрошення приймаючої сторони після відвідування іноземною делегацією України.

5.2. Підготовка програми закордонного візиту керівництва Офісу Генерального прокурора здійснюється відповідним підрозділом іноземної установи та узгоджується підрозділом міжнародно-правового співробітництва Офісу Генерального прокурора.

5.3. Якщо програмою візиту передбачено проведення зустрічей, переговорів, консультацій та бесід, підрозділом міжнародно-правового співробітництва Офісу Генерального прокурора спільно з іншими структурними підрозділами Офісу Генерального прокурора готуються інформаційно-аналітичні матеріали з питань, запланованих до обговорення.

5.4. Підрозділом міжнародно-правового співробітництва спільно з підрозділом матеріально-технічного забезпечення, бухгалтерською службою і підрозділом інформаційних технологій (за необхідності разом із посольством України у відповідній державі та приймаючою стороною) вживаються заходи з метою забезпечення:

а) зустрічі при прибутті керівництва Офісу Генерального прокурора до іноземної держави;

б) бронювання готелю та проживання під час візиту;

в) організації зустрічей та переговорів, проведення яких передбачене програмою візиту;

г) зустрічі керівництва Офісу Генерального прокурора після повернення із закордонного відрядження;

ґ) забезпечення сувенірною продукцією для взаємного обміну в порядку, передбаченому пунктом 2.17 цієї Інструкції.

5.5. Підрозділ інформаційної політики після погодження тексту з керівництвом Офісу Генерального прокурора розміщує на офіційному вебсайті Офісу Генерального прокурора та передає до медіа повідомлення про візит.

6.1. До листування з органами прокуратури, юстиції та іншими іноземними державними установами, а також із міжнародними організаціями, їхніми представництвами в Україні застосовуються правила, передбачені організаційно-розпорядчим документом Офісу Генерального прокурора з питань діловодства в органах прокуратури. Водночас це листування має особливий характер і повинно відповідати додатковим вимогам дипломатичного листування та встановленій практиці підготовки міжнародно-правових документів, контроль за додержанням якої покладається на підрозділ міжнародно-правового співробітництва Офісу Генерального прокурора.

6.2. Для листування використовується державна мова України. Лист може супроводжуватися перекладом іноземною мовою, якщо бажано довести його зміст до відома адресата якнайшвидше або запобігти можливим неточностям при перекладі адресатом.

6.3. Листи за підписом Генерального прокурора оформлюються на бланку, призначеному для листування з міжнародними установами та організаціями.

Листи органів прокуратури оформлюються на офіційних бланках відповідної прокуратури. На листах, адресованих державній установі зарубіжної країни або міжнародній організації (їхнім посадовим особам), підпис працівника прокуратури та переклад іноземною мовою засвідчуються гербовою печаткою відповідної прокуратури (печаткою бюро перекладів).

6.4. Рекомендації щодо використання окремих формулювань при підготовці листів іноземним державним установам або міжнародним організаціям та установам (їхнім посадовим особам) залежно від типу повідомлення та його змісту наводяться в додатку 4.

Департамент

міжнародно-правового

співробітництва Офісу

Генерального прокурора

1. За участі представників іноземних держав та міжнародних організацій, зокрема у рамках їх візитів в Україну, можуть проводитися протокольні заходи:

1) зустріч при прибутті іноземного гостя (делегації) в Україну;

2) прийоми: ланч, фуршет, обід, вечеря, коктейль;

3) від'їзд іноземного гостя (делегації).

2. Зустріч іноземного гостя на залізничному вокзалі чи в аеропорту проводиться у разі прибуття в Україну керівника закордонної державної установи або глави міжнародної організації (далі - високий гість).

Зустрічає високого гостя перший заступник або заступник Генерального прокурора (керівник відповідної обласної прокуратури). У зустрічі також беруть участь керівник підрозділу міжнародно-правового співробітництва Офісу Генерального прокурора або його заступник (працівник підрозділу міжнародно-правового співробітництва обласної прокуратури або уповноважений працівник обласної прокуратури.

На церемонію зустрічі в аеропорту (на вокзалі) можуть запрошуватися відповідальні працівники дипломатичного представництва відповідної іноземної держави (міжнародної організації) в Україні.

За рішенням керівництва прокуратури, яка приймає гостей, зустріч може фотографуватися з виготовленням для високого гостя та членів делегації фотоальбомів на пам'ять про візит. Фотоальбоми вручаються високому гостю під час останньої зустрічі з керівником відповідної прокуратури або під час церемонії проводів в аеропорту (на залізничному вокзалі).

Якщо серед членів делегації є жінки (високий гість, дружина високого гостя або член делегації), особи, які їх зустрічають, беруть із собою квіти для вручення під час церемонії зустрічі.

За потреби для проведення зустрічі замовляється зала офіційних делегацій або VIP-зала та необхідна кількість автомобілів відповідного класу, включаючи представницькі, з розрахунку один автомобіль не більше ніж для трьох осіб. У разі необхідності організовується супровід колони автомобілів, які перевозять делегацію, спеціалізованими автомобілями поліції.

Під час здійснення необхідних процедур із прикордонного та митного оформлення високому гостю, членам делегації та особам, які їх зустрічають, пропонуються кава, чай та напої в попередньо замовленій окремій залі.

Керівник органу прокуратури або відповідальний працівник прокуратури, який зустрічає високого гостя (делегацію), проводить їх до автомобілів та разом із ними їде до готелю, де попередньо замовляється (бронюється) відповідна кількість номерів.

3. За формою проведення прийоми поділяються на ланч, фуршет, обід, вечерю, коктейль.

Ланч належить до денних прийомів з іменним розміщенням за основним столом. Його влаштовують між 12 та 15 годинами тривалістю 1-1,5 години, з яких 45-60 хвилин гості перебувають за столом, а 15-30 хвилин - за кавою. Кава, чай можуть подаватися як за основним столом, так і в іншій залі.

Фуршет відрізняється від ланчу тим, що при його влаштуванні не передбачено іменного розміщення за основним столом, а гості самі беруть страви й напої та обирають столи, за які сідають.

Коктейль розпочинається між 17 та 19 годинами і триває 1,5-2 години. Прийом проводиться стоячи. У запрошенні зазначається час початку і закінчення прийому. Гості можуть приходити і залишати приміщення у будь-який момент указаного часу.

Найбільш представницьким видом прийому є обід. Він проводиться, як правило, між 19 та 21 годинами з іменним розміщенням запрошених осіб. У залі прийому встановлюються державні прапори країни-гостя та України.

Вечеря розпочинається о 21 годині і пізніше. Від обіду вона відрізняється лише часом проведення і тим, що перша страва не подається.

На ланчі, обіди, вечері необхідно прибути в точно зазначений у запрошенні час, привітати господарів заходу і зайняти місця за столом згідно з планом розташування. По завершенні першим залишає місце прийому керівник, потім підлеглі йому посадові особи за посадовим старшинством.

У разі, коли під час протокольного заходу передбачається обмін короткими промовами чи тостами, господар повинен заздалегідь передати текст свого виступу високому гостю для ознайомлення й підготовки промови у відповідь.

Першим промову виголошує господар, а потім - гість, на честь якого влаштовано прийом.

Промова господаря, як правило, передбачає привітання на адресу високого гостя (керівника іноземної делегації), виклад положень, що стали приводом для зустрічі, прийняту форму побажання гостям здоров'я, процвітання, щастя й інших гараздів.

Міжнародним дипломатичним протоколом не передбачені промови чи тости інших учасників заходу, однак в окремих випадках керівники делегацій можуть надавати слово учасникам прийому. Можливе завершення прийому тостом господаря.

З метою надання прийому більшої урочистості на його початку можуть організовуватися концерти майстрів мистецтв (тривалістю до 20 хвилин), під час яких запрошеним особам подаються напої (аперитив).

4. Завершальним протокольним заходом є від'їзд високого гостя, що передбачає необхідність відповідної підготовки. Як правило, високого гостя проводжає в аеропорт (на залізничний вокзал) та сама посадова особа, що й зустрічала. За рішенням керівництва відповідної прокуратури проведення цього заходу може також бути доручено іншому працівнику прокуратури аналогічного посадового рівня.

Церемонія проводів високого гостя здійснюється аналогічно церемонії його зустрічі.