Про дипломатичний та службовий паспорти України

Відповідно до частини третьої статей 23 і 24 Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус"

1. Затвердити такі, що додаються:

Положення про дипломатичний паспорт України;

Положення про службовий паспорт України.

2. Визнати такими, що втратили чинність:

Указ Президента України від 27 жовтня 1992 року № 515 "Про дипломатичний та службовий паспорти України";

Указ Президента України від 5 червня 1995 року № 424 "Питання видачі дипломатичних та службових паспортів України";

Указ Президента України від 18 січня 1996 року № 65 "Про внесення змін до Указу Президента України від 27 жовтня 1992 року № 515";

Указ Президента України від 29 серпня 1997 року № 924 "Про внесення змін до Положення про дипломатичний паспорт України";

Указ Президента України від 26 лютого 1998 року № 153 "Про дипломатичний та службовий паспорти України";

Указ Президента України від 14 квітня 1998 року № 296 "Питання дипломатичних та службових паспортів України";

Указ Президента України від 18 травня 1998 року № 481 "Про внесення змін і доповнень до Положення про дипломатичний паспорт України та Положення про службовий паспорт України";

пункт 1 статті 1 Указу Президента України від 14 липня 2000 року № 894 "Про внесення змін до деяких актів Президента України";

Указ Президента України від 3 липня 2001 року № 481 "Про внесення змін до Указу Президента України від 26 лютого 1998 року № 153";

Указ Президента України від 2 липня 2002 року № 599 "Про внесення змін до Указу Президента України від 26 лютого 1998 року № 153";

пункт 7 змін, що вносяться до деяких указів Президента України , затверджених Указом Президента України від 29 жовтня 2003 року № 1227 "Про внесення змін до деяких указів Президента України";

абзац тринадцятий - для службового користування;

пункт 1 змін, що вносяться до указів Президента України , затверджених Указом Президента України від 5 березня 2004 року № 280 "Про внесення змін та визнання такими, що втратили чинність, деяких указів Президента України";

Указ Президента України від 3 липня 2007 року № 586 "Про внесення змін до Указу Президента України від 26 лютого 1998 року № 153";

Указ Президента України від 4 грудня 2007 року № 1178 "Про внесення зміни до Положення про дипломатичний паспорт України";

пункт 1 статті 1 Указу Президента України від 11 квітня 2008 року № 333 "Про внесення змін та визнання такими, що втратили чинність, деяких указів Президента України";

Указ Президента України від 6 травня 2008 року № 420 "Про внесення зміни до Положення про дипломатичний паспорт України";

абзац дев'ятнадцятий - для службового користування;

абзац двадцятий - для службового користування;

Указ Президента України від 22 жовтня 2013 року № 579 "Про внесення зміни до Положення про дипломатичний паспорт України".

3. Цей Указ набирає чинності з дня його опублікування.

1. Цим Положенням відповідно до вимог Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус" визначається порядок оформлення, видачі, обміну, повернення державі, зберігання та знищення дипломатичних паспортів України.

Порядок організації роботи з оформлення, видачі, обміну, повернення державі, зберігання та знищення дипломатичних паспортів України встановлюється Міністерством закордонних справ України.

2. Дипломатичний паспорт України (далі - дипломатичний паспорт) є документом, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України під час перетинання державного кордону і перебування за межами України та надає право такій особі на виїзд з України і в’їзд в Україну.

3. Дипломатичний паспорт оформлюється Міністерством закордонних справ України у взаємодії з Головним обчислювальним центром Єдиного державного демографічного реєстру (далі - Головний обчислювальний центр Реєстру) та Державним центром персоналізації документів.

4. Дипломатичний паспорт оформлюється на строк до п’яти років.

5. Дипломатичний паспорт видається:

1) на строк перебування на відповідній посаді чи посту:

Президентові України;

Голові Верховної Ради України;

Прем’єр-міністрові України;

Міністрові закордонних справ України.

Дипломатичний паспорт видається іншій з подружжя особі, зазначеній у цьому підпункті, на строк перебування такої особи на відповідній посаді чи посту;

2) на строк перебування у відрядженні за кордоном:

дипломатичним працівникам, направленим у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України;

дипломатичним працівникам, направленим за кордон на роботу до секретаріатів міжнародних організацій за квотою України;

працівникам інших органів державної влади, тимчасово відрядженим на роботу до закордонних дипломатичних установ України на штатні дипломатичні посади для виконання службових обов’язків.

Дипломатичний паспорт видається іншому з подружжя та дітям працівників, зазначених у цьому підпункті, якщо вони відряджені з такими працівниками та проживають разом з ними за кордоном.

Дипломатичний паспорт також видається іншим членам сім’ї працівників, зазначених у цьому підпункті, над якими згідно із законодавством України встановлено опіку або піклування такого працівника або іншого з подружжя, якщо вони відряджені з такими працівниками та проживають разом з ними за кордоном;

3) на строк виїзду у службове відрядження за кордон:

дипломатичним працівникам, іншим, ніж зазначені у підпунктах 1 і 2 цього пункту;

дипломатичним кур’єрам України;

народним депутатам України;

членам Кабінету Міністрів України, крім осіб, зазначених у підпункті 1 цього пункту;

Голові Конституційного Суду України;

Голові Верховного Суду України;

Секретареві Ради національної безпеки і оборони України;

Главі Адміністрації Президента України;

главам і членам делегацій України на міжнародні переговори, утворених відповідно до актів Президента України, Кабінету Міністрів України, якщо такими актами передбачено видачу дипломатичного паспорта;

4) Президентові України та іншому з подружжя - після закінчення строку повноважень Президента України або у разі дострокового припинення повноважень Президента України, крім випадку, коли Президент України був усунений з поста в порядку імпічменту;

5) особам, яким присвоєно дипломатичний ранг Надзвичайного і Повноважного Посла, та іншому з подружжя, за якими згідно із Законом України "Про дипломатичну службу" зберігається право на користування дипломатичним паспортом довічно.

6. Дипломатичний паспорт оформлюється та видається особам, не зазначеним у пункті 5 цього Положення, які виконують особливо важливі функції у сфері зовнішніх зносин, за письмовим рішенням Міністра закордонних справ України, якщо на це є письмовий дозвіл Президента України.

7. Для оформлення дипломатичного паспорта до Міністерства закордонних справ України подаються:

1) особиста заява особи про оформлення дипломатичного паспорта (заява батьків або законних представників особи, яка не досягла шістнадцятирічного віку, про оформлення такій особі дипломатичного паспорта - у разі оформлення дипломатичного паспорта дітям працівників, зазначених у підпункті 2 пункту 5 цього Положення);

2) письмове клопотання за підписом керівника або заступника керівника державного органу, установи чи організації про оформлення заявникові дипломатичного паспорта. Таке клопотання не надається для оформлення дипломатичних паспортів дипломатичним працівникам та іншим особам, зазначеним у підпункті 2 пункту 5 цього Положення;

3) анкета "Відомості про особу", заповнена та засвідчена в установленому Міністерством закордонних справ України порядку;

4) копії документів, що підтверджують наявність підстав для оформлення особі дипломатичного паспорта відповідно до цього Положення;

5) копія паспорта громадянина України, а для оформлення дипломатичного паспорта особі, яка не досягла шістнадцятирічного віку, - свідоцтво про народження дитини.

8. Для внесення інформації до Реєстру в установленому законодавством порядку формується заява-анкета встановленого зразка.

Відомості, зазначені в заяві-анкеті, передаються від відомчої інформаційної системи Міністерства закордонних справ України до Головного обчислювального центру Реєстру захищеними каналами зв’язку з дотриманням вимог до обробки персональних даних, визначених законодавством України.

Головний обчислювальний центр Реєстру проводить автоматизовану перевірку, накопичення та збереження відомостей, одержаних від відомчої інформаційної системи Міністерства закордонних справ України, установлює їх унікальність, формує набори даних для виготовлення дипломатичного паспорта та передає їх Державному центру персоналізації документів, який здійснює персоналізацію дипломатичного паспорта та вносить до безконтактного електронного носія інформацію, що міститься на сторінці даних дипломатичного паспорта, біометричні параметри особи, а також дані про забезпечення захисту інформації, що міститься на безконтактному електронному носії, відповідно до рекомендацій Міжнародної організації цивільної авіації (ІКАО) Doc 9303.

9. Оформлення дипломатичного паспорта здійснюється Міністерством закордонних справ України протягом десяти робочих днів з дня оформлення в установленому порядку заяви-анкети.

10. На ім’я однієї особи оформлюється один дипломатичний паспорт.

За рішенням Міністра закордонних справ України на підставі вмотивованого письмового клопотання державного органу, установи чи організації особі може бути оформлено другий дипломатичний паспорт.

Оформлення трьох і більше дипломатичних паспортів на ім’я однієї особи заборонено.

11. До дипломатичного паспорта за заявою особи, на ім’я якої оформлюється дипломатичний паспорт, можуть вноситися відмітки про:

1) посаду чи пост, яку обіймає особа;

2) перебування особи на консульському обліку;

3) присвоєння особі дипломатичного рангу Надзвичайного і Повноважного Посла.

Відмітки про перебування особи на консульському обліку вносяться закордонною дипломатичною установою України, інші відмітки - Міністерством закордонних справ України.

12. Видача дипломатичного паспорта, який зберігається в Міністерстві закордонних справ України, здійснюється на підставі письмового подання за підписом керівника або заступника керівника відповідного державного органу, установи чи організації.

Видача дипломатичного паспорта дипломатичним працівникам та іншим особам, зазначеним у підпункті 2 пункту 5 цього Положення, здійснюється на підставі наказу Міністерства закордонних справ України про їх відрядження за кордон.

13. Обмін дипломатичного паспорта здійснюється у випадках, передбачених частиною сьомою статті 16 Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус", у порядку та строки, встановлені цим Положенням для оформлення дипломатичних паспортів.

14. Дипломатичні паспорти, оформлені та видані особам, зазначеним у підпунктах 2 і 3 пункту 5, пункті 6 цього Положення, підлягають поверненню на зберігання Міністерству закордонних справ України протягом десяти днів після закінчення строку, на який їх було видано.

15. Повернення дипломатичного паспорта на зберігання Міністерству закордонних справ України забезпечується відповідним державним органом, установою або організацією, які клопотали про його оформлення та/або видачу. Дипломатичний паспорт повертається на зберігання разом із супровідним листом.

У разі неможливості повернення дипломатичного паспорта в установлений строк відповідний державний орган, установа або організація інформують Міністерство закордонних справ України про причини, що перешкоджають своєчасному поверненню дипломатичного паспорта, та звертаються з вмотивованим клопотанням до Міністерства закордонних справ України з проханням про продовження строку повернення дипломатичного паспорта.

Рішення про продовження строку повернення дипломатичного паспорта на зберігання приймається Міністерством закордонних справ України протягом трьох днів з дня надходження відповідного клопотання.

16. Дипломатичний паспорт вважається недійсним та підлягає знищенню у разі:

1) припинення громадянства України особи, на ім’я якої оформлено дипломатичний паспорт;

2) втрати або викрадення дипломатичного паспорта;

3) припинення передбачених цим Положенням підстав для оформлення та видачі дипломатичного паспорта;

4) неповернення дипломатичного паспорта на зберігання Міністерству закордонних справ України в установлений цим Положенням строк;

5) смерті особи, на ім’я якої оформлено дипломатичний паспорт;

6) виявлення помилки в інформації, внесеній до дипломатичного паспорта;

7) закінчення строку дії дипломатичного паспорта;

8) непридатності дипломатичного паспорта для дальшого використання.

17. Недійсні дипломатичні паспорти підлягають поверненню для знищення Міністерству закордонних справ України протягом місяця з дня виникнення обставин, передбачених цим Положенням, а у випадку, передбаченому підпунктом 2 пункту 16 цього Положення, - протягом місяця у разі їх віднайдення або повернення.

18. Про недійсність дипломатичного паспорта Міністерство закордонних справ України невідкладно повідомляє центральний орган виконавчої влади, що забезпечує реалізацію державної політики у сфері захисту державного кордону України, та Українське бюро Інтерполу.

19. До дипломатичного паспорта вноситься інформація, визначена частиною п’ятою статті 23 Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус", у порядку, встановленому названим Законом.

20. У дипломатичному паспорті прізвище та ім’я особи зазначаються українською мовою та через скісну риску - латинськими літерами відповідно до правил транслітерації.

На письмове прохання особи її прізвище та ім’я можуть бути зазначені латинськими літерами відповідно до їх написання в паспорті громадянина України для виїзду за кордон.

21. Найменування полів для внесення інформації про особу та реквізитів на сторінці даних дипломатичного паспорта заповнюються українською та англійською мовами.

22. Сторінка даних дипломатичного паспорта заповнюється відповідно до рекомендацій ІКАО Doc 9303.

23. На сторінку даних дипломатичного паспорта дані вносяться за допомогою технології лазерного гравіювання. Висота літер становить до 3 міліметрів з горизонтальною щільністю друкування не більш як 15 знаків на 25,4 міліметра (у машинозчитуваній зоні - шрифтом розміру 1 з горизонтальною щільністю 10 знаків на 25,4 міліметра).

24. Заповнення даних здійснюється з дотриманням таких вимог:

25. До безконтактного електронного носія, який імплантований у дипломатичний паспорт, що відповідає вимогам законодавства у сфері технічного та криптографічного захисту інформації в Україні, вносяться:

1) інформація, що міститься на сторінці даних дипломатичного паспорта;

2) біометричні дані та параметри (відцифрований образ обличчя особи, відцифрований підпис особи та за згодою особи - відцифровані відбитки пальців рук особи);

3) дані про забезпечення захисту інформації, що міститься на безконтактному електронному носії, відповідно до рекомендацій ІКАО Doc 9303.

26. Інформація вноситься до безконтактного електронного носія відповідно до рекомендацій ІКАО Doc 9303.

27. До дипломатичного паспорта, виданого особі, яка в установленому законом порядку визнана недієздатною, відцифрований підпис не вноситься, а до дипломатичного паспорта, виданого особі з фізичними вадами, - вноситься за її бажанням.

28. Дата зазначається таким чином:

1) день - двома цифрами (перед цифрами від одиниці до дев’яти проставляється нуль), після яких робиться пробіл;

2) місяць - першими трьома літерами назви місяця українською мовою і через скісну риску - першими трьома літерами назви місяця англійською мовою:

3) рік - двома останніми цифрами, перед якими робиться пробіл.

29. Якщо дату народження або якусь її частину не встановлено, проставляються відповідно позначки "XX" - для дня, "XXX" - для місяця, "XX" - для року, "XX XXX XX" - для дня, місяця і року.

30. Жіноча стать зазначається літерами "Ж/F", чоловіча - "Ч/M".

31. Відомості про місце народження вносяться таким чином:

назва міста - у разі народження в м. Києві або в м. Севастополі;

назва міста та області, Автономної Республіки Крим, до складу якої входить місто, - у разі народження в місті обласного чи республіканського (Автономної Республіки Крим) значення;

назва населеного пункту, району та області, Автономної Республіки Крим - у разі народження в інших населених пунктах;

відомості згідно з документом, що засвідчує факт реєстрації народження особи, з обов’язковим зазначенням держави народження та через скісну риску трилітерного коду держави народження - у разі народження за межами України.

32. Коди держав зазначаються згідно з ДСТУ ISO 3166-1:2009 "Коди назв країн світу".

33. Міністерство закордонних справ України як уповноважений суб’єкт позначається трилітерним кодом кирилицею та латинськими літерами через скісну риску МЗС/МFА.

34. Для заповнення значення елемента даних "Унікальний номер запису в Реєстрі", який формується автоматично (зазначається унікальний номер запису в базі даних Реєстру), використовуються цифри від нуля до дев’яти.

35. Елемент ідентифікації (відцифрований образ обличчя особи та відцифрований підпис особи) вноситься на сторінку даних відповідно до рекомендацій ІКАО Doc 9303.

Вимоги до відцифрованого образу обличчя особи встановлюються Міністерством внутрішніх справ України.

36. Відмітка про посаду чи пост особи, на ім’я якої оформлено дипломатичний паспорт, вноситься на другу або третю сторінку дипломатичного паспорта.

37. Відмітка про присвоєння особі, на ім’я якої оформлено дипломатичний паспорт, дипломатичного рангу Надзвичайного і Повноважного Посла вноситься на четверту сторінку дипломатичного паспорта.

38. Відмітка про перебування особи, на ім’я якої оформлено дипломатичний паспорт, на консульському обліку вноситься на п’яту сторінку дипломатичного паспорта.

39. Відмітка про оформлення особі другого дипломатичного паспорта вноситься на п’яту сторінку кожного дипломатичного паспорта.

40. Заповнення машинозчитуваної зони здійснюється відповідно до рекомендацій ІКАО Doc 9303.

1. Цим Положенням відповідно до вимог Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус" визначається порядок оформлення, видачі, обміну, повернення державі, зберігання та знищення службових паспортів України.

Порядок організації роботи з оформлення, видачі, обміну, повернення державі, зберігання та знищення службових паспортів України встановлюється Міністерством закордонних справ України.

2. Службовий паспорт України (далі - службовий паспорт) є документом, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України під час перетинання державного кордону і перебування за межами України та надає право такій особі на виїзд з України і в'їзд в Україну.

3. Службовий паспорт оформлюється Міністерством закордонних справ України у взаємодії з Головним обчислювальним центром Єдиного державного демографічного реєстру (далі - Головний обчислювальний центр Реєстру) та Державним центром персоналізації документів.

4. Службовий паспорт оформлюється на строк до п'яти років.

5. Службовий паспорт видається:

1) на строк перебування у відрядженні за кордоном:

направленим у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України адміністративно-технічним працівникам дипломатичної служби, які є громадянами України;

направленим у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України працівникам обслуговуючого персоналу дипломатичної служби України, які є громадянами України.

Службовий паспорт видається іншому з подружжя та дітям працівників, зазначених у цьому підпункті, якщо вони відряджені з такими працівниками та проживають разом з ними за кордоном.

Службовий паспорт також видається іншим членам сім'ї працівників, зазначених у цьому підпункті, над якими згідно із законодавством України встановлено опіку або піклування такого працівника або іншого з подружжя, якщо вони відряджені з такими працівниками та проживають разом з ними за кордоном;

2) на строк виїзду у службове відрядження за кордон;

керівникам та заступникам керівників центральних органів виконавчої влади та інших державних органів, крім тих, яким згідно з Положенням про дипломатичний паспорт України видається дипломатичний паспорт України; першим заступникам та заступникам міністрів;

Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини;

керівникам та заступникам керівників Адміністрації Президента України, Апарату Верховної Ради України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, Апарату Ради національної безпеки і оборони України, крім тих, яким згідно з Положенням про дипломатичний паспорт України видається дипломатичний паспорт України;

керівникам та заступникам керівників самостійних структурних підрозділів (не нижче управління) міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

керівникам та заступникам керівників самостійних структурних підрозділів Адміністрації Президента України, Апарату Верховної Ради України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, Апарату Ради національної безпеки і оборони України;

заступникам Голови та суддям Конституційного Суду України; першому заступнику, заступникам Голови та суддям Верховного Суду України;

головам, заступникам голів вищих спеціалізованих судів України;

членам державних колегіальних органів;

керівникам та заступникам керівників Національного банку України, Генеральної прокуратури України, Національного антикорупційного бюро України, Генерального штабу Збройних Сил України, Служби безпеки України, інших утворених відповідно до законів України військових формувань, крім тих, яким згідно з Положенням про дипломатичний паспорт України видається дипломатичний паспорт України;

керівникам та заступникам керівників самостійних структурних підрозділів (не нижче управління) Національного банку України, Генеральної прокуратури України, Національного антикорупційного бюро України, Генерального штабу Збройних Сил України, Центрального управління Служби безпеки України, органів військового управління інших військових формувань, утворених відповідно до законів України;

військовослужбовцям Управління державної охорони України, які забезпечують охорону Президента України, Голови Верховної Ради України, Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України та Міністра закордонних справ України;

главам та членам делегацій на міжнародні переговори, утворених відповідно до актів Президента України або Кабінету Міністрів України.

6. Для оформлення службового паспорта до Міністерства закордонних справ України подаються:

1) особиста заява особи про оформлення службового паспорта (заява батьків або законних представників особи, яка не досягла шістнадцятирічного віку, про оформлення такій особі службового паспорта - у разі оформлення службового паспорта дітям працівників, зазначених у підпункті 1 пункту 5 цього Положення);

2) письмове клопотання за підписом керівника або заступника керівника державного органу, установи чи організації про оформлення заявникові службового паспорта. Таке клопотання не надається для оформлення службових паспортів особам, зазначеним у підпункті 1 пункту 5 цього Положення;

3) анкета "Відомості про особу", заповнена та засвідчена в установленому Міністерством закордонних справ України порядку;

4) копії документів, що підтверджують наявність підстав для оформлення особі службового паспорта відповідно до цього Положення;

5) копія паспорта громадянина України, а для оформлення службового паспорта особі, яка не досягла шістнадцятирічного віку, - свідоцтво про народження дитини.

7. Для внесення інформації до Реєстру в установленому законодавством порядку формується заява-анкета встановленого зразка.

Відомості, зазначені в заяві-анкеті, передаються від відомчої інформаційної системи Міністерства закордонних справ України до Головного обчислювального центру Реєстру захищеними каналами зв'язку з дотриманням вимог до обробки персональних даних, визначених законодавством України.

Головний обчислювальний центр Реєстру проводить автоматизовану перевірку, накопичення та збереження відомостей, одержаних від відомчої інформаційної системи Міністерства закордонних справ України, установлює їх унікальність, формує набори даних для виготовлення службового паспорта та передає їх Державному центру персоналізації документів, який здійснює персоналізацію службового паспорта та вносить до безконтактного електронного носія інформацію, що міститься на сторінці даних службового паспорта, біометричні параметри особи, а також дані про забезпечення захисту інформації, що міститься на безконтактному електронному носії, відповідно до рекомендацій Міжнародної організації цивільної авіації (ІКАО) Doc 9303.

8. Оформлення службового паспорта здійснюється Міністерством закордонних справ України протягом десяти робочих днів з дня оформлення в установленому порядку заяви-анкети.

9. На ім'я однієї особи оформлюється один службовий паспорт.

За рішенням Міністра закордонних справ України на підставі вмотивованого письмового клопотання державного органу, установи чи організації особі може бути оформлено другий службовий паспорт.

Оформлення трьох і більше службових паспортів на ім'я однієї особи заборонено.

10. До службового паспорта за заявою особи, на ім’я якої оформлюється службовий паспорт, можуть вноситися відмітки про:

1) посаду, яку обіймає особа;

2) перебування особи на консульському обліку.

Відмітки про перебування особи на консульському обліку вносяться закордонною дипломатичною установою України, про посаду, яку обіймає особа, - Міністерством закордонних справ України.

11. Видача службового паспорта, який зберігається в Міністерстві закордонних справ України, здійснюється на підставі письмового подання за підписом керівника або заступника керівника відповідного державного органу, установи чи організації.

Видача службового паспорта особам, зазначеним у підпункті 1 пункту 5 цього Положення, здійснюється на підставі наказу Міністерства закордонних справ України про їх відрядження за кордон.

12. Обмін службового паспорта здійснюється у випадках, передбачених частиною сьомою статті 16 Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус", у порядку та строки, встановлені цим Положенням для оформлення службових паспортів.

13. Службові паспорти, оформлені та видані особам, зазначеним у підпункті 2 пункту 5 цього Положення, підлягають поверненню на зберігання Міністерству закордонних справ України протягом десяти днів після закінчення строку, на який їх було видано.

14. Повернення службового паспорта на зберігання Міністерству закордонних справ України забезпечується відповідним державним органом, установою або організацією, які клопотали про його оформлення та/або видачу. Службовий паспорт повертається на зберігання разом із супровідним листом.

У разі неможливості повернення службового паспорта в установлений строк відповідний державний орган, установа або організація інформують Міністерство закордонних справ України про причини, що перешкоджають своєчасному поверненню службового паспорта, та звертаються з вмотивованим клопотанням до Міністерства закордонних справ України з проханням про продовження строку повернення службового паспорта.

Рішення про продовження строку повернення службового паспорта на зберігання приймається Міністерством закордонних справ України протягом трьох днів з дня надходження відповідного клопотання.

15. Службовий паспорт вважається недійсним та підлягає знищенню у разі:

1) припинення громадянства України особи, на ім'я якої оформлено службовий паспорт;

2) втрати або викрадення службового паспорта;

3) припинення передбачених цим Положенням підстав для оформлення та видачі службового паспорта;

4) неповернення службового паспорта на зберігання Міністерству закордонних справ України в установлений цим Положенням строк;

5) смерті особи, на ім'я якої оформлено службовий паспорт;

6) виявлення помилки в інформації, внесеній до службового паспорта;

7) закінчення строку дії службового паспорта;

8) непридатності службового паспорта для дальшого використання.

16. Недійсні службові паспорти підлягають поверненню для знищення Міністерству закордонних справ України протягом місяця з дня виникнення обставин, передбачених цим Положенням, а у випадку, передбаченому підпунктом 2 пункту 15 цього Положення, - протягом місяця у разі їх віднайдення або повернення.

17. Про недійсність службового паспорта Міністерство закордонних справ України невідкладно повідомляє центральний орган виконавчої влади, що забезпечує реалізацію державної політики у сфері захисту державного кордону України, та Українське бюро Інтерполу.

18. До службового паспорта вноситься інформація, визначена частиною п'ятою статті 23 Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус", у порядку, встановленому названим Законом.

19. У службовому паспорті прізвище та ім'я особи зазначаються українською мовою та через скісну риску - латинськими літерами відповідно до правил транслітерації.

На письмове прохання особи її прізвище та ім’я можуть бути зазначені латинськими літерами відповідно до їх написання в паспорті громадянина України для виїзду за кордон.

20. Найменування полів для внесення інформації про особу та реквізитів на сторінці даних службового паспорта заповнюються українською та англійською мовами.

21. Сторінка даних службового паспорта заповнюється відповідно до рекомендацій ІКАО Doc 9303.

22. На сторінку даних службового паспорта дані вносяться за допомогою технології лазерного гравіювання. Висота літер становить до 3 міліметрів з горизонтальною щільністю друкування не більш як 15 знаків на 25,4 міліметра (у машинозчитуваній зоні - шрифтом розміру 1 з горизонтальною щільністю 10 знаків на 25,4 міліметра).

23. Заповнення даних здійснюється з дотриманням таких вимог:

24. До безконтактного електронного носія, який імплантований у службовий паспорт, що відповідає вимогам законодавства у сфері технічного та криптографічного захисту інформації в Україні, вносяться:

1) інформація, що міститься на сторінці даних службового паспорта;

2) біометричні дані та параметри (відцифрований образ обличчя особи, відцифрований підпис особи та за згодою особи - відцифровані відбитки пальців рук особи);

3) дані про забезпечення захисту інформації, що міститься на безконтактному електронному носії, відповідно до рекомендацій ІКАО Doc 9303.

25. Інформація вноситься до безконтактного електронного носія відповідно до рекомендацій ІКАО Doc 9303.

26. До службового паспорта, виданого особі, яка в установленому законом порядку визнана недієздатною, відцифрований підпис не вноситься, а до службового паспорта, виданого особі з фізичними вадами, - вноситься за її бажанням.

27. Дата зазначається таким чином:

1) день - двома цифрами (перед цифрами від одиниці до дев'яти проставляється нуль), після яких робиться пробіл;

2) місяць - першими трьома літерами назви місяця українською мовою і через скісну риску - першими трьома літерами назви місяця англійською мовою:

3) рік - двома останніми цифрами, перед якими робиться пробіл.

28. Якщо дату народження або якусь її частину не встановлено, проставляються відповідно позначки "XX"- для дня, "XXX" - для місяця, "XX" - для року, "XX XXX XX" - для дня, місяця і року.

29. Жіноча стать зазначається літерами "Ж/F", чоловіча - "Ч/M".

30. Відомості про місце народження вносяться таким чином:

назва міста - у разі народження в м. Києві або в м. Севастополі;

назва міста та області, Автономної Республіки Крим, до складу якої входить місто, - у разі народження в місті обласного чи республіканського (Автономної Республіки Крим) значення;

назва населеного пункту, району та області, Автономної Республіки Крим - у разі народження в інших населених пунктах;

відомості згідно з документом, що засвідчує факт реєстрації народження особи, з обов'язковим зазначенням держави народження та через скісну риску трилітерного коду держави народження - у разі народження за межами України.

31. Коди держав зазначаються згідно з ДСТУ ISO 3166-1:2009 "Коди назв країн світу".

32. Міністерство закордонних справ України як уповноважений суб'єкт позначається трилітерним кодом кирилицею та латинськими літерами через скісну риску МЗС/MFA.

33. Для заповнення значення елемента даних "Унікальний номер запису в Реєстрі", який формується автоматично (зазначається унікальний номер запису в базі даних Реєстру), використовуються цифри від нуля до дев'яти.

34. Елемент ідентифікації (відцифрований образ обличчя особи та відцифрований підпис особи) вноситься на сторінку даних відповідно до рекомендацій IKAO Doc 9303.

Вимоги до відцифрованого образу обличчя особи встановлюються Міністерством внутрішніх справ України.

35. Відмітка про посаду особи, зазначеної у підпункті 1 пункту 5 цього Положення, на ім’я якої оформлено службовий паспорт, вноситься на другу або третю сторінку службового паспорта.

36. Відмітка про перебування особи, на ім'я якої оформлено службовий паспорт, на консульському обліку вноситься на п'яту сторінку службового паспорта.

37. Відмітка про оформлення особі другого службового паспорта вноситься на п’яту сторінку кожного службового паспорта.

38. Заповнення машинозчитуваної зони здійснюється відповідно до рекомендацій ІКАО Doc 9303.