МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 29.03.2017 № 250 |
Про затвердження Положення про службові відрядження в межах України та за кордон працівників Міненерговугілля України
На виконання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів", відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (із змінами), з метою ефективного і раціонального використання бюджетних коштів, удосконалення порядку здійснення службових відряджень працівників
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про службові відрядження в межах України та за кордон працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Положення), що додається.
2. Першому заступнику Міністра, заступникам Міністра, державному секретарю, керівникам структурних підрозділів, іншим працівникам апарату Міненерговугілля взяти до відома і безумовного виконання правові та організаційні вимоги Положення.
3. Керівникам структурних підрозділів апарату Міненерговугілля довести цей наказ до відома своїх працівників.
4. Управлінню по роботі з персоналом (Ковальова І.В.) здійснювати підготовку та реєстрацію наказів про службові відрядження.
5. Департаменту бюджетного фінансування та звітності (Пержинська С.Л.) здійснювати оплату відрядження в рамках чинного законодавства за наявності наказу, авансового звіту, підтвердних документів в оригіналі, оформлених відповідно до вимог Положення.
6. Управлінню міжнародного співробітництва та європейської інтеграції (Козловська О.О.) здійснювати загальну координацію відряджень працівників апарату Міненерговугілля за кордон.
7. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міненерговугілля
від 04.07.2011 № 251 "Про затвердження Положення про здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України", від 28.05.2012 № 331 "Про порядок відряджень працівників центрального апарату Міненерговугілля в межах України",
від 17.10.2012 № 806 "Про внесення змін до наказу Міненерговугілля 28.05.2012 № 331 "Про порядок відряджень працівників центрального апарату Міненерговугілля в межах України".
8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на в.о. державного секретаря – директора Департаменту забезпечення комунікацій та організаційної роботи Підкоморну Ю.А.
| Міністр | І. Насалик |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства енергетики та
вугільної промисловості України
від 29.03.2017 № 250
ПОЛОЖЕННЯ
про службові відрядження в межах України та за кордон працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
І. Загальні положення
1. Положення розроблено на виконання вимог та з урахуванням положень законів України "Про державну таємницю", "Про міжнародні договори"; Указу Президента України від 18.09.96 № 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин"; постанов Кабінету Міністрів України: від 11.12.92 № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", від 02.02.2011 № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів", від 04.11.2015 № 903 "Про затвердження Порядку підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатам"; наказу Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон", зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31.03.1998 за № 218/2658.
2. Це Положення визначає єдиний порядок здійснення підготовки та оформлення службових відряджень працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України.
3. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника апарату Міненерговугілля за рішенням Міністра або державного секретаря міністерства, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю Міненерговугілля).
Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю Міненерговугілля, є, зокрема (але не виключно): запрошення сторони, що приймає; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях, симпозіумах, інших заходах.
4. Міненерговугілля, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися на платіжну картку за наявності оригіналів наказу та планового кошторису витрат на відрядження працівників апарату Міненерговугілля.
У разі, якщо працівник отримав грошовий аванс на відрядження готівкою або на платіжну картку, він повинен після повернення з відрядження подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі авансовий звіт), Департаменту бюджетного фінансування та звітності до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, а залишок коштів повернути в касу до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи.
Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, затверджується державним секретарем міністерства або заступником Міністра, який здійснює його повноваження.
5. Міністр або державний секретар міністерства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Указані в цьому абзаці обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) Міністра або державного секретаря міністерства.
6. Керівники структурних підрозділів, що відряджають осіб, зобов'язані ознайомити їх з кошторисом витрат та з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. Порядок ознайомлення осіб, які направляються у відрядження за кордон, з їх фінансовими зобов'язаннями регулюється постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 та цим Положенням.
7. Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.
Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.
Затримка у відряджені або перенесення термінів відрядження можливі тільки з виробничої необхідності з подальшим виданням відповідного наказу.
8. Забороняється придбання квитків у м`якому вагоні залізничного транспорту, 1-го класу та бізнес-класу повітряного транспорту.
Під час відряджень по Україні повітряним транспортом можуть користуватися Міністр, перший заступник Міністра, заступники Міністра, державний секретар, керівники структурних підрозділів та їх заступники. Дозвіл Міністру на відшкодування зазначених витрат надається Першим віце-прем’єр-міністром України або Віце-прем’єр-міністром України згідно з розподілом функціональних повноважень.
9. На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.
10. Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.
11. Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.
12. Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.
13. Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється Правилами внутрішнього службового розпорядку Міністерства.
14. За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) протягом усього часу відрядження, в тому числі й часу перебування в дорозі.
Працівнику, який направлений у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку. 15. Керівники структурних підрозділів апарату Міненерговугілля забезпечують оптимальні чисельні склади делегацій та строки їх перебування за кордоном. Здійснють постійний контроль за економним витрачанням іноземної валюти і одержанням реальних результатів від службових відряджень за кордон. 16. Працівники, що відряджаються мають неухильно дотримуватись виконання вимог законодавства щодо забезпечення охорони державної таємниці. 17. Сектор режимно-секретної роботи міністерства має право вимагати від відряджених працівників, які мають допуск до державної таємниці неухильного виконання вимог законодавства щодо забезпечення охорони державної таємниці.
II. Порядок відрядження в межах України
1. У службові відрядження працівники апарату Міненерговугілля можуть направлятися в разі потреби та за наявності коштів на відрядження на підставі рішення Міністра або державного секретаря міністерства.
2. Строк відрядження визначається керівником або його заступником але не може перевищувати 30 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98.
3. Для прийняття рішення про відрядження працівників апарату Міненерговугілля в межах України на розгляд Міністру або державному секретарю міністерства керівники відповідних структурних підрозділів подають доповідну записку (додаток 1). Доповідна записка повинна містити посилання на документи, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю Міненерговугілля.
4. Направлення працівників у відрядження оформляється наказом із зазначенням пункту призначення, найменування органу управління (підрозділу) або найменування підприємства (організації), куди відряджена особа, строку та мети відрядження. 5. Працівники апарату Міненерговугілля, які відряджаються, за 2 дні до відрядження готують і надають до Управління по роботі з персоналом документи (далі- документи про відрядження) для підготовки та реєстрації наказу про службове відрядження:
- доповідну записку з відповідною резолюцією Міністра або державного секретаря;
- завдання на відрядження (додаток 2).
6. Управління по роботі з персоналом на підставі оформлених документів, згаданих в пункті 5:
- готує наказ про відрядження та подає на підпис Міністру або державному секретарю;
- здійснює реєстрацію наказів про відрядження та веде їх облік;
- заповнює "Журнал обліку наказів про відрядження працівників апарату Міненерговугілля".
7. Працівник, що відбуває у відрядження при необхідності виплати авансу для витрат на відрядження (добові, проїзд та інші) надає у Департамент бюджетного фінансування та звітності завірену копію "Наказу про відрядження" та весь пакет документів не пізніше 3 повних днів до відрядження.
8. З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі.
Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом.
9. Після прибуття з відрядження працівник у десятиденний термін оформлює звіт про виконання завдання на відрядження (додаток 5), затверджує його у свого безпосереднього начальника та у керівника, який дозволив відрядження, та надає до Управління по роботі з персоналом.
Фінансовий звіт разом з документами що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат (в оригіналі), не пізніше 3-х днів після прибуття, подає у Департамент бюджетного фінансування та звітності.
IІI. Порядок відрядження за кордон
1. Відрядження керівництва Міненерговугілля за кордон.
1.1. Рішення про службове відрядження членів Кабінету Міністрів України та їх заступників, державного секретаря приймається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.92 № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон".
1.2. Рішення про службове відрядження за кордон приймається щодо Міністра, заступників Міністра, державного секретаря Першим-віце-прем’єр-міністром України, а також Віце-прем’єр-міністрами України згідно з розподілом функціональних повноважень.
1.3. Відповідальність за підготовку та оформлення відрядження Міністра, заступників Міністра, державного секретаря покладається на Управління міжнародного співробітництва та європейської інтеграції. 1.4. У разі відрядження за кордон Міністра, заступників Міністра, державного секретаря, Управління міжнародного співробітництва та європейської інтеграції, для оформлення службового відрядження не пізніш як за два тижні до виїзду особам, які дають дозвіл на відрядження, подає лист із визначенням мети виїзду, строків та умов перебування за кордоном і обгрунтуванням джерел фінансування, проекти директив, вказівок і технічних завдань, погоджені з Міністерством закордонних справ, копію офіційного запрошення і кошторис витрат.
1.5. У разі відрядження Міністра, заступників Міністра, державного секретаря здійснення заходів щодо інформування про відрядження Міністерство закордонних справ України/Посольство України в країні відрядження, бронювання готелю, квитків, користування залом офіційних делегацій, оформлення закордонних паспортів та в'їзних віз до країни відрядження покладається на Управління міжнародного співробітництва та європейської інтеграції.
1.6. Після завершення службового відрядження за кордон Міністра, заступників Міністра, державного секретаря Управління міжнародного співробітництва та європейської інтеграції з урахуванням пропозицій структурних підрозділів, за компетенцією яких здійснюється відрядження подає у десятиденний строк особам, з якими воно погоджено, письмовий звіт про результати відрядження з відповідними висновками, копії угод, протоколів, інших документів, що були підписані або парафовані під час відрядження, а також відомості про фактичні витрати.
2. Відрядження працівників апарату за кордон.
2.1. Рішення про відрядження працівників Міненерговугілля за кордон приймає Міністр або державний секретар.
Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98.
2.2. У разі отримання запрошення щодо участі у міжнародних заходах за кордоном або відповідного доручення Кабінету Міністрів України готується доповідна записка на ім'я Міністра або державного секретаря про надання дозволу на здійснення закордонного відрядження. Якщо поїздка фінансується за рахунок бюджетних коштів, до доповідної записки додається кошторис витрат на відрядження. 2.3. Кошторис на відрядження готується особою, яка відряджається або структурним підрозділом, який відповідає за підготовку та оформлення відрядження, відповідно до норм постанови КМУ від 02.02.2011 № 98.
2.4. У разі прийняття рішення Міністром або державним секретарем (резолюція на доповідній записці) щодо доцільності участі працівників Міненерговугілля у заходах міжнародного характеру особа, яка відряджається, або структурний підрозділ, який відповідає за підготовку та оформлення відрядження, готує проект директив, вказівок, технічного завдання про закордонне відрядження, який містить:
- підставу (запрошення з боку сторони, що приймає, доручення КМУ тощо);
- мету відрядження, термін перебування за кордоном та місце проведення заходу;
- інформацію стосовно джерел фінансування особи, що відряджається;
- завдання на відрядження, яке містить коло питань, які мають обговорюватись під час відрядження, проекти документів, які мають підписуватись та інше;
- очікуваний результат (підписані документи, досягнуті домовленості).
2.5. Проекти директив, вказівок і технічного завдання структурний підрозділ, який відповідає за підготовку та оформлення відрядження, погоджує
з Управлінням міжнародного співробітництва та європейської інтеграції.
2.6. Проекти директив, вказівок або технічного завдання, подаються у паперовій формі на погодження до Міністерства закордонних справ України не пізніше, ніж за три тижні до початку заходу.
Після погодження з Міністерством закордонних справ України, технічне завдання, вказівки затверджуються Міністром або його заступниками, а директиви подаються на затвердження Президентові України або Кабінету Міністрів України відповідно.
2.7. Директиви, вказівки чи технічні завдання не оформлюються у разі здійснення працівниками Міненерговугілля контактів протокольного чи робочого характеру (протокольні зустрічі, телефонні розмови, листування тощо) з представниками іноземних держав, а також у випадках, коли не передбачено викладення позиції української сторони. У таких випадках у встановленому порядку здійснюється інформування відповідних органів державної влади, зокрема Міністерство закордонних справ України, про зазначені контакти. 2.8. Посадові особи апарату Міненерговугілля, які відряджаються за кордон, за 5 днів до відрядження готують і надають до Управління по роботі з персоналом документи про відрядження для підготовки та реєстрації наказу про службове відрядження:
- доповідну записку з відповідною резолюцією Міністра або державного секретаря;
- погоджені Міністерством закордонних справ України вказівки, директиви, технічне завдання;
- у разі необхідності, дозвіл Кабінету Міністрів України;
- запрошення чи інші підстави для виїзду.
2.9. Управління по роботі з персоналом на підставі оформлених документів, згаданих в пункті 2.8:
- готує наказ про відрядження та подає на підпис Міністру або державному секретарю;
- здійснює реєстрацію наказів про відрядження та веде їх облік;
- заповнює "Журнал обліку наказів про відрядження працівників апарату Міненерговугілля".
Оригінал наказу про відрядження зберігається в Управлінні по роботі з персоналом, а його копії надаються до Управління міжнародного співробітництва та європейської інтеграції, Сектору режимно-секретної роботи та, у разі необхідності, до структурних підрозділів Міненерговугілля.
2.10. Особа, яка відряджається, у разі необхідності особисто здійснює бронювання готелю, квитків, оформлення закордонних паспортів та в'їзних віз до країни відрядження.
2.11. Після завершення відрядження особою, що відряджалась, у десятиденний термін готується звіт про відрядження, який надається до Міністерства закордонних справ України, та його копії - до Управління міжнародного співробітництва та європейської інтеграції, Управління по роботі з персоналом та Сектору режимно-секретної роботи.
У разі погодження відрядження з Кабінетом Міністрів України у десятиденний термін готується та надається звіт до Кабінету Міністрів України та Міністерства закордонних справ України, а його копії - до Управління міжнародного співробітництва та європейської інтеграції, Управління по роботі з персоналом та Сектору режимно-секретної роботи.
2.12. Якщо відрядження здійснюється за рахунок бюджетних коштів особа, яка відряджалась, не пізніше 3-денного терміну після прибуття готує фінансовий звіт та разом з іншими фінансовими документами подає до Департаменту бюджетного фінансування та звітності.
3. Інші умови пов’язані із відрядженням, які не визначені даним Положенням регулюються відповідно до законодавства.
Додаток 1
до Положення
Міністру енергетики та вугільної
промисловості України
або державному секретарю
Міністерства енергетики та
вугільної промисловості України
(прізвище, ініціали у давальному
відмінку)
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Прошу надати дозвіл на відрядження _____________________________________
_____________________________________________________________________________
(посада, прізвище, ім'я, по батькові)
у ___________________________________________________________________________
(найменування пункту призначення)
_____________________________________________________________________________
(найменування підприємства, установи, організації)
Мета відрядження _______________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Термін відрядження ___днів з "___"________20___р. до "__"________20___р.
Фінансування відрядження _______________________________________________
(за рахунок Міненерговугілля)
_____________________________________________________________________________
(за рахунок приймаючої сторони)
Керівник департаменту, управління, відділу___________________________________
"____"_________________20____р. №__________________________________________
Примітка. За умови фінансування відрядження за рахунок приймаючої сторони при заповненні графи "Фінансування відрядження" необхідно точно зазначити, які конкретно витрати сплачує приймаюча сторона (проїзд, добові, проживання).
Додаток 2
до Положення
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр або державний секретар
______________________________
"____"________________20____р.
ЗАВДАННЯ НА ВІДРЯДЖЕННЯ
Департамент, управління, відділ ________________________________________
_____________________________________________________________________________
П.І.П.__________________________________________________________________
Посада__________________________________________________________________
Пункт призначення_______________________________________________________
Термін відрядження з "___"____________20___р. до "___"___________20___р.
На час відрядження Вам доручається:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Керівник ______________________________
(підпис)
Додаток 3
до Положення
Зображення Державного Гербу України
Міністерство енергетики та вугільної промисловості України
Н А К А З
від "____"_____________20__р. №____________
Відповідно до завдання направити у відрядження _________________________
_________________________________________________________________________, що
(прізвище, ім’я, по батькові)
працює на посаді_____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
в департаменті, _____________________________________________________________
управлінні, відділі__________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
до міста (організації)_______________________________________________________
_____________________________________________________________________________
З питань________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
на ____________________ днів з "___"_________20___р. до "___"_________20___р.
Міністр
(державний секретар) (підпис) Прізвище, ініціали
Додаток 4
до Положення
ЖУРНАЛ
реєстрації наказів про відрядження працівників апарату Міненерговугілля
Початий ____________________
Закінчений _________________
| № | Прізвище, ім'я, по батькові | Посада, відділ | Місце відрядження, мета відрядження | Дата та номер наказу | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
Додаток 5
до Положення
ЗВІТ
ПРО ВИКОНАННЯ ЗАВДАННЯ НА ВІДРЯДЖЕННЯ
За час відрядження виконано роботи______________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
"____"_____________20___р. Підпис __________________________
Висновки керівника про виконання завдання_______________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Керівник ____________________________________________________________________
(підпис)
Джерело інформаціі: http://mpe.kmu.gov.ua