Про затвердження положень про структурні підрозділи Міністерства

5.2. Затверджує посадові інструкції заступника начальника та спеціалістів відділу;

5.2. Забезпечує належні умови праці у відділі , раціональний розподіл обов'язків між працівниками, додержання ними правил внутрішнього трудового розпорядку, а також вживає заходів щодо підвищення рівня кваліфікації працівників відділу;

5.3. Подає Міністрові в установленому порядку кандидатури працівників на заміщення вакантних посад, пропозиції щодо присвоєння їм рангів державних службовців, заохочення, а також накладення дисциплінарного стягнення і звільнення з обійманої посади згідно із законодавством;

5.4. Проводить виробничі наради у відділі;

5.5. Підписує (візує) документи, підготовлені у межах сфери діяльності відділу;

5.6. Уносить пропозиції керівництву департаменту щодо автоматизації та комп'ютеризації процесів діловодства в Міністерстві та придбання для цього розмножувальної та іншої техніки, витратних матеріалів, програмного забезпечення;

5.7. Забезпечує в межах компетенції додержання працівниками відділу вимог Законів України "Про державну таємницю" та "Про боротьбу з корупцією".

5.8. Створює всі умови для просування працівників по службі.

1.1. Відділ реєстрації та сканування вхідної кореспонденції Міністерства (далі - відділ) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економіки України (далі - Міністерство), що входить до складу департаменту документального забезпечення.

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства, Положенням про Міністерство, Положенням про департамент документального забезпечення, положеннями про структурні підрозділи Міністерства, Інструкцією з діловодства у Міністерстві економіки, затвердженою наказом Міністерства від 27.03.1998 N 36, зі змінами (далі - Інструкція), Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 18.05.1999 N 67, зі змінами (далі - Інструкція з "ДСК"), Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 03.06.1997 N 62, вказівками Міністра, його першого заступника та заступників (далі - керівництво Міністерства), вказівками директора департаменту документального забезпечення, його заступників (далі - керівництво департаменту документального забезпечення) та цим Положенням.

1.3. Штатна чисельність відділу визначається наказом Міністерства про затвердження штатного розпису.

1.4. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

Головною метою діяльності відділу є забезпечення вчасної реєстрації та сканування всієї вхідної кореспонденції Міністерства та вчасного направлення зареєстрованих документів на розгляд керівництву Міністерства.

Для досягнення цієї мети відділ виконує завдання щодо:

вчасної реєстрації вхідної кореспонденції в Міністерстві;

чіткого сканування вхідної кореспонденції Міністерства;

аналізу проходження вхідної кореспонденції в Міністерстві;

формування бази даних про документи;

забезпечення вчасного направлення зареєстрованих документів на розгляд керівництву Міністерства;

забезпечення точності перенесення реквізитів документів;

моніторингу проходження документів;

підготовки інформації для формування щомісячної довідки про документообіг у Міністерстві.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань у тісній взаємодії з відділами департаменту документального забезпечення, секторами координації роботи департаментів відповідних заступників Міністра:

3.1. Здійснює:

реєстрацію всієї вхідної кореспонденції Міністерства;

сканування всієї вхідної кореспонденції Міністерства;

моніторинг проходження документів у Міністерстві;

вчасне передавання документів на розгляд керівництву Міністерства;

підготовку щомісяця інформаційних даних для формування довідки про документообіг в Міністерстві;

пошук вхідних документів за вихідними даними їх реквізитів;

реєстрацію окремих доручень керівництва Міністерства;

3.2. Бере участь у нарадах з питань діловодства;

3.3. Вносить пропозиції керівництву департаменту документального забезпечення щодо вдосконалення процесу реєстрації вхідної кореспонденції Міністерства та роботи автоматизованої системи "Діловодство", матеріально-технічне забезпечення процесу;

3.4. Забезпечує, у межах своєї компетенції, додержання вимог Законів України "Про державну таємницю", "Про боротьбу з корупцією".

Відділ має право:

4.1. Повертати передані на реєстрацію документи, у яких наявні порушення вимог діловодства;

4.2. Залучати до співпраці працівників інших структурних підрозділів за згодою їх керівників;

4.3. Відмовляти заявникам у наданні інформації, що не належить до компетенції відділу;

4.4. Вимагати від працівників секторів координації роботи департаментів відповідних заступників Міністра чіткості в написанні резолюцій керівництва Міністерства;

4.5. Подавати департаменту інформатизації замовлення на вчасне технічне та матеріальне забезпечення роботи відділу;

4.6. При потребі проводити наради з питань, які належать до компетенції відділу, залучати до участі у них представників інших структурних підрозділів Міністерства;

4.7. Вимагати від відповідних структурних підрозділів роботи в автоматизованій системі "Діловодство";

4.8. Вимагати від департаменту інформатизації негайного усунення недоліків у роботі автоматизованої системи "Діловодство".

Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади Міністр економіки України відповідно до законодавства і має заступника, який в разі відсутності начальника відділу виконує його обов'язки. На начальника відділу покладаються обов'язки щодо забезпечення вчасної та якісної реєстрації та сканування всієї вхідної кореспонденції Міністерства та направлення її на розгляд керівництву Міністерства, а також тримання на контролі вчасного матеріального та технічного забезпечення реєстрації документів та успішного проходження їх в автоматизованій системі "Діловодство", впровадження зазначеної системи.

Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту документального забезпечення.

Начальник відділу:

керує діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та здійснення ним своїх функцій, організовує і забезпечує у визначені терміни виконання доручень керівництва Міністерства та департаменту документального забезпечення;

затверджує посадові інструкції працівників відділу;

забезпечує необхідні умови праці у відділі, раціональний розподіл обов'язків між працівниками, додержання ними правил внутрішнього трудового розпорядку, а також вживає заходів щодо підвищення рівня кваліфікації працівників відділу;

подає Міністрові через директора департаменту документального забезпечення в установленому порядку кандидатури працівників на заміщення вакантних посад, пропозиції щодо присвоєння їм рангів державних службовців, заохочення, а також накладення дисциплінарного стягнення і звільнення з займаної посади згідно із законодавством;

проводить виробничі наради у відділі;

підписує (візує) документи, підготовлені у межах сфери діяльності відділу;

уносить пропозиції щодо автоматизації та комп'ютеризації процесу реєстрації та сканування вхідної кореспонденції в Міністерстві та придбання для цього відповідної техніки, витратних матеріалів, програмного забезпечення;

забезпечує в межах компетенції додержання працівниками відділу вимог Законів України "Про державну таємницю" та "Про боротьбу з корупцією".

створює всі умови для просування працівників по службі.

1.1. Відділ пошти та архіву (далі - відділ) є структурним підрозділом департаменту документального забезпечення (далі - департамент) центрального апарату Міністерства економіки України (далі - Міністерство).

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства, Положенням про Міністерство, положеннями про структурні підрозділи Міністерства, Інструкцією з діловодства у Міністерстві економіки, затвердженою наказом Міністерства від 27.03.1998 N 36, зі змінами (далі - Інструкція), Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 18.05.1999 N 67, зі змінами (далі - Інструкція з "ДСК"), Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 03.06.1997 N 62, Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 N 16, зареєстрованим у Мін'юсті України 08.05.2001 за N 407/5598, Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованим у Мін'юсті України 17.09.98 за N 576/3016, вказівками Міністра, його перших заступників та заступників (далі - керівництво Міністерства), нормативно-правовими актами України з питань діловодства та архівної справи, вимогами Держспоживстандарту України щодо оформлення документів, Положенням про департамент документального забезпечення, затвердженим наказом Міністерства від 22.11.2006 N 358, та цим Положенням.

1.3. Штатна чисельність відділу визначається наказом Міністерства про затвердження штатного розпису.

1.4. Відділ очолює начальник, який забезпечує виконання завдань, покладених на структурний підрозділ, має заступника та призначається наказом Міністерства.

1.5. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.6. Покладання на відділ обов'язків, не передбачених цим Положенням не допускається.

Головною метою діяльності відділу є:

2.1. Вчасне доведення кореспонденції Міністерства до всіх його структурних одиниць;

2.2. Здійснення моніторингу та контролю за вчасним проходженням документів у Міністерстві;

2.3. Забезпечення вчасного відправлення вихідної кореспонденції Міністерства;

2.4. Здійснення звіряння з реєстрами рекомендованої кореспонденції;

2.5. Участь в формуванні номенклатур справ структурних підрозділів і їх погодження;

2.6. Прийняття від структурних підрозділів на зберігання документів з паперовими носіями;

2.7. Участь у здійсненні контролю стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах установи;

2.8. Участь в складанні зведеної номенклатури справ Міністерства;

2.9. Проведення попередньої експертизи цінності документів, що зберігаються в архіві та складання актів про виділення до знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;

2.10. Складання та подання на розгляд експертної комісії Міністерства описів справ документів Національного архівного фонду та описів справ з особового складу.

2.11. Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

2.12. Організація користування документами, видавання в установленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

2.13. Підготовка і передавання документів Національного архівного фонду до ЦДАВО;

2.14. Забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи та виконання державних програм розвитку архівної справи;

2.15. Забезпечення зберігання зведеної номенклатури справ Міністерства, описів справ постійного зберігання ,актів передавання справ, тощо.

Відділом відповідно до покладених на нього завдань у тісній взаємодії з іншими структурними підрозділами Міністерства, приймальнями керівництва та відповідними діловодними службами інших установ та організацій виконуються функції щодо:

3.1. Доставлення чотири рази на день: о 9-30, 12-00, 14-00 та 16-30 кореспонденції, що надходить до Міністерства через поштову скриньку, розміщену на 6-му під'їзді Будинку Уряду;

3.2. Ведення реєстрів кореспонденції, що направляється на розгляд керівництву та структурним підрозділам Міністерства;

3.3. Доставлення чотири рази на день кореспонденція до приймалень керівництва Міністерства: о 10-00, 12-00, 15-00, 17-00, негайна - поза встановленим графіком;

3.4. Доставлення вихідної кореспонденції на адресу Секретаріату Кабінету Міністрів України згідно з графіком до експедиції Секретаріату: о 9-30, 12-00, 14-00, 16-30;

3.5. Доставлення кореспонденції о 17-00 до експедиції Мінфіну України;

3.6. Доставлення о 15-00 вихідної кореспонденції до поштового відділення зв'язку N 8;

3.7. Здійснення щодня видачі кореспонденції структурним підрозділам згідно з графіком: з 11-00 до 12-00, 16-00 до 17-00;

3.8. Здійснення у разі проведення службового розслідування моніторингу проходження документів у Міністерстві;

3.9. Забезпечення доведення негайної кореспонденції до структурних підрозділів та приймалень керівництва Міністерства;

3.10. Підготовка щомісяця аналітичної довідки про кількість кореспонденції в розрізі структурних підрозділів;

3.11. Забезпечення зберігання авансової книги та вчасне наповнення авансового рахунка;

3.12. Ведення реєстрів структурних підрозділів, забезпечення їх зберігання;

3.13. Перевірка наявності рекомендованих надходжень реєстрам на них;

3.14. Доставлення кореспонденції двічі на день структурним підрозділам розміщеним за адресами: Львівська пл., 8, бульв. Дружби народів, 28;

3.15. Забезпечення діловодного процесу структурних підрозділів, розміщених за зазначеними у пункті 3.14 адресами;

3.16. Участі в підготовці проектів нормативно-правових та розпорядчих актів Міністерства з питань діловодства та архівної справи;

3.17. Підготовка в листопаді місяці проекту наказу Міністерства про передавання закінчених діловодством справ структурних підрозділів до архіву Міністерства;

3.18. Надання методичної допомоги у формування структурними підрозділами їх номенклатур справ на наступний рік, перевірка і погодження складених номенклатур;

3.19. Участь в складанні на основі поданих структурними підрозділами номенклатур справ зведеної номенклатури справ Міністерства, затвердження та погодження її в установленому порядку;

3.20. Перевірка правильності формування структурними підрозділами справ, надання при цьому методичної допомоги діловодам підрозділів;

3.21. Прийняття згідно з графіком сформованих підрозділами справ до архіву Міністерства;

3.22. Складання на підставі описів справ структурних підрозділів річних розділів зведених справ усього Міністерства;

3.23. Складання щороку підсумкового запису наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, унесення у разі потреби змін, складання передмови, підписання її укладачем та відповідальною за архів особою;

3.24. Подання річних розділів описів справ постійного зберігання на розгляд ЕК Міністерства для схвалення та затвердження в установленому порядку (через 2 роки після закінчення поточного діловодства);

3.25. Складання опису справ постійного та тимчасового зберігання;

3.26. Складання і оформлення опису справ з особового складу, їх погодження та підписання в установленому порядку;

3.27. Ведення обліку документів архіву;

3.28. Створення довідкового апарату до документів архіву;

3.29. Забезпечення збереженості документів архіву; контролю за дотриманням вимог щодо зберігання архівних документів, що перебувають у власності Міністерства;

3.30. Організація користування документами архіву;

3.31. Організацію надання на запит в установленому порядку послуг з використання інформації архівних документів;

3.32. Створення інформаційно-пошукових систем архівних документів;

3.33. Організацію передавання на державне зберігання архівних справ Міністерства до Центрально державного архіву вищих органів влади та управління України;

3.34. Розроблення і забезпечення здійснення заходів щодо вдосконалення ведення архівної справи в центральному апараті Міністерства, при потребі проводить наради;

3.35. Здійснення методичного керівництва роботою структурних підрозділів при підготовці документів для передачі їх на зберігання до архіву Міністерства;

3.36. Унесення керівництву департаменту пропозицій щодо розвитку архівної справи.

Відділ має право:

4.1. Вимагати від усіх працівників Міністерства додержання чинних у Міністерстві Інструкцій з питань діловодства;

4.2. Повертати відправнику кореспонденцію, що надійшла до Міністерства з порушенням вимог діючої Примірної інструкції з діловодства, попередньо склавши відповідний акт;

4.3. При потребі проводити наради з питань, які належать до компетенції відділу, залучати до участі у них представників інших структурних підрозділів Міністерства, підвідомчих організацій, відповідальних за ведення діловодства;

4.4. Здійснювати перевірку повної передачі структурними підрозділами справ до архіву Міністерства;

4.5. Вимагати від керівництва структурних підрозділів забезпечення додержання строків передачі справ до архіву Міністерства;

4.6. Інформувати керівництво департаменту про стан роботи з документами в сфері архівної справи і вносити пропозиції щодо її поліпшення;

4.7. Контролювати усунення порушень і недоліків у веденні архівної справи структурними підрозділами та вимагати вчасного повернення справ, взятих ними в користування;

4.8. Повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

4.9. Порушувати в установленому порядку питання про притягнення до відповідальності винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи;

4.10. Брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах що проводяться в Міністерстві, в разі розгляду на них питань роботи з документами у сфері архівної справи.

Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає посаду та звільняє з посади Міністр економіки України відповідно до законодавства і має заступника, який в разі відсутності начальника відділу виконує його обов'язки.

Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директорові департаменту та заступникові директора департаменту і виконує наступні функції:

5.1. Керує діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань щодо забезпечення успішного проходження документів у Міністерстві, організовує і забезпечує у визначені терміни виконання доручень керівництва Міністерства;

5.2. Затверджує посадові інструкції заступника начальника та спеціалістів відділу;

5.3. Забезпечує належні умови праці у відділі , раціональний розподіл обов'язків між працівниками, додержання ними правил внутрішнього трудового розпорядку, а також вживає заходів щодо підвищення рівня кваліфікації працівників відділу;

5.4. Подає Міністрові в установленому порядку кандидатури працівників на заміщення вакантних посад, пропозиції щодо присвоєння їм рангів державних службовців, заохочення, а також накладення дисциплінарного стягнення і звільнення з займаної посади згідно із законодавством;

5.5. Проводить виробничі наради у відділі;

5.6. Підписує (візує) документи, підготовлені у межах сфери діяльності відділу;

5.7. Уносить пропозиції керівництву департаменту щодо автоматизації та комп'ютеризації процесів діловодства в Міністерстві, придбання для цього розмножувальної та іншої техніки, витратних матеріалів, програмного забезпечення;

5.8. Забезпечує в межах компетенції додержання працівниками відділу вимог Законів України "Про державну таємницю" та "Про боротьбу з корупцією";

5.9. Створює всі умови для просування працівників по службі.

1.1. Відділ матеріально-технічного забезпечення та проведення тендерних процедур (далі - відділ) є структурним підрозділом фінансово-адміністративного департаменту (далі - департамент) Міністерства економіки України (далі - Міністерство).

1.2. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, чинним законодавством з питань державних закупівель, Положенням про Міністерство, наказами Міністерства, Положенням про департамент, а також цим Положенням.

1.3. Структура та гранична чисельність відділу визначаються відповідно до структури та штатного розпису Міністерства.

1.4. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

Основними завданнями відділу є:

матеріально-технічне забезпечення Міністерства в межах фінансування на поточний рік;

організація та проведення процедур закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти для потреб Міністерства згідно із затвердженим планом державних закупівель Міністерства на поточний рік;

забезпечення двосторонніх комісій та представницьких зустрічей сувенірно-представницькою продукцією та канцелярським приладдям відповідно до графіка засідань комісій та затвердженого кошторису.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань і в межах своєї компетенції:

розробляє, удосконалює та систематизує нормативно-правову базу з питань матеріально-технічного забезпечення Міністерства та функціонування державних закупівель Міністерства щодо організації та проведення закупівель товарів, робіт і послуг, пов'язаних з матеріально-технічним забезпеченням Міністерства;

готує циркулярні листи та розробляє нормативні акти з питань матеріально-технічного забезпечення та дотримання фінансової дисципліни;

веде службове листування зі структурними підрозділами Міністерства, а також листування з іншими установами, центральними органами виконавчої влади тощо;

опрацьовує заявки структурних підрозділів Міністерства щодо придбання або видачі матеріально-технічного обладнання (канцтовари, кондиціонери, обігрівачі, електричні чайники, телефонні апарати, кавоварки тощо);

забезпечує укладання договорів з постачальниками з питань матеріально-технічного забезпечення, а також здійснює контроль за їх своєчасним виконанням;

здійснює закупівлі товарів та послуг відповідно до чинного законодавства України;

забезпечує працівників Міністерства матеріально-технічними засобами, канцтоварами, папером та іншим обладнанням відповідно до затверджених норм;

вживає заходів із поліпшення умов праці співробітників Міністерства;

здійснює забезпечення двосторонніх комісій та представницьких зустрічей сувенірно-представницькою продукцією та канцтоварами;

здійснює планування, розроблення норм щодо забезпечення Міністерства канцелярськими товарами, папером, господарськими товарами, тощо;

контролює та організовує ведення складського господарства, яке забезпечує належне оформлення, збереження, видачу та списання товарно-матеріальних цінностей;

бере участь у формуванні бюджетних запитів з питань матеріально-технічного забезпечення центрального апарату Міністерства;

бере участь разом з відділом бухгалтерського обліку та звітності в установленому порядку в проведенні інвентаризації матеріальних цінностей, які знаходяться на балансі Міністерства;

здійснює процедури закупівель протягом бюджетного року відповідно до затвердженого кошторису, плану державних закупівель, лімітів та пріоритетності закупівель після письмового звернення структурного підрозділу Міністерства, яке в установленому порядку погоджено тендерним комітетом Мінекономіки;

оприлюднює інформацію про здійснення закупівель відповідно до вимог чинного законодавства у сфері державних закупівель;

готує та надає документацію, необхідну для проведення процедур закупівель чи процедури попередньої кваліфікації учасників;

надає роз'яснення учасникам процедур державних закупівель щодо змісту тендерної документації у разі отримання від останніх відповідних запитів;

організовує приймання та зберігання тендерних пропозицій;

бере участь в аналізі та оцінці тендерних пропозицій учасників торгів на підставі критеріїв та методики оцінки, визначених у тендерній документації;

аналізує проекти договорів на їх відповідність вимогам тендерної документації та пропозиції учасника-переможця;

готує звіти про результати проведення закупівель на підставі копії затверджених договорів з усіма додатками до них;

організовує роботу тендерного комітету за розпорядженнями голови тендерного комітету Міністерства з організації та проведення закупівель товарів, робіт і послуг, пов'язаних з матеріально-технічним забезпеченням Міністерства;

організовує своєчасне підвищення кваліфікації співробітників відділу та членів тендерного комітету відповідно до чинного законодавства;

готує документи для проведення засідань тендерного комітету;

готує тендерну документацію;

своєчасно оформлює відповідну поточну та статистичну звітність і забезпечує її подання відповідним органам.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань має право:

отримувати від структурних підрозділів Міністерства інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;

здійснювати контроль за дотриманням правил експлуатації та переміщенням матеріальних цінностей;

взаємодіяти з іншими структурними підрозділами Міністерства, контрагентами у процесі виконання покладених на відділ завдань;

вимагати від структурних підрозділів Міністерства інформацію, необхідну для підготовки тендерної документації та інструкцій учасникам (технічні вимоги щодо товарів, робіт чи послуг; розраховану кількість відповідних товарів; копії необхідних креслень, проектів; перелік відповідних ліцензій; реквізити організацій, які братимуть участь у торгах за процедурою запиту цінових пропозицій (котирувань) та закупівлі в одного учасника з обґрунтуванням щодо доцільності їх запрошення);

брати участь у нарадах, зборах, що належать до компетенції відділу;

вносити керівництву департаменту пропозиції з питань оптимізації штатного розпису відділу, вдосконалення системи матеріально-технічного забезпечення Міністерства.

5.1. Керівництво відділом здійснюється начальником відділу, який в установленому порядку призначається на посаду і звільняється з посади Міністром економіки України.

5.2. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту.

5.3. Начальник відділу в межах своєї компетенції:

здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та здійснення ним своїх функцій;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установленні строки доручень керівництва Міністерства та директора департаменту, несе відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;

забезпечує реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", вживає необхідних заходів щодо збереження службової таємниці у відділі;

визначає ступінь відповідальності, функціональні обов'язки працівників відділу та розподіляє навантаження між ними;

затверджує посадові інструкції працівників відділу;

організовує разом із департаментом персоналу роботу з підбору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації; координує роботу з формування кадрового резерву відділу;

вносить пропозиції керівництву щодо вдосконалення структури та штатного розпису відділу, проведення атестації співробітників відділу;

готує і подає в установленому порядку керівництву Міністерства подання про призначення, переміщення та звільнення працівників відділу, присвоєння їм рангів державних службовців, а також про заохочення і накладання дисциплінарних стягнень;

розробляє і вживає заходів з організації та підвищення ефективності роботи відділу;

забезпечує підготовку перспективних та поточних планів роботи відділу;

забезпечує додержання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку, раціональний розподіл обов'язків між ними; вживає заходів із підвищення фахової кваліфікації працівників відділу;

за дорученням керівництва бере участь у нарадах та засіданнях Міністерства з питань, що належать до компетенції відділу;

візує проекти нормативно-правових актів, що належать до компетенції відділу;

за дорученням керівництва Міністерства та директора департаменту здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах і організаціях з питань, що належать до компетенції відділу;

організовує роботу тендерного комітету Міністерства;

вносить пропозиції до графіка відпусток працівників відділу, вживає заходів із поліпшення умов праці співробітників, подає керівництву відповідні пропозиції.

5.4. За відсутності начальника відділу його функції виконує заступник начальника.

5.5. Начальник відділу та його заступник мають право підпису документів з питань, що належать до компетенції відділу, які підготовлені для внутрішнього використання в системі Міністерства.

1.1. Відділ попереднього розгляду вхідної кореспонденції (далі - відділ) є структурним підрозділом департаменту документального забезпечення (далі - департамент) центрального апарату Міністерства економіки України (далі - Міністерство).

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства, Положенням про Міністерство, Положенням про департамент документального забезпечення, положеннями про структурні підрозділи Міністерства, Інструкцією з діловодства у Міністерстві економіки, затвердженою наказом Міністерства від 27.03.98 N 36, зі змінами (далі - Інструкція), Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 18.05.99 N 67, зі змінами (далі - Інструкція з "ДСК"), Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 03.06.97 N 62, вказівками Міністра, його перших заступників та заступників (далі - керівництво Міністерства), вказівками директора департаменту документального забезпечення, його заступників (далі - керівництво департаменту документального забезпечення), нормативно-правовими актами України з питань діловодства та архівної справи, та цим Положенням.

1.3. Відділ у своїй роботі використовує прямокутні штампи "Міністерство економіки України N 2", "Міністерство економіки України (дата) Вх. N ____", "Міністерство економіки України (дата) Вх. факс N" "Отримано Мінекономіки електронною поштою (дата) (підпис)", а також "Додаток на ____ арк.", які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розпис.

1.4. Штатна чисельність відділу визначається наказом Міністерства про затвердження штатного розпису.

1.5. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись Інструкцією, Інструкцією "ДСК", Законами України "Про звернення громадян", "Про статус народних депутатів", Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.06.2000 N 915, зі змінами, цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.6. Покладання на відділ обов'язків, не передбачених цим Положенням, не допускається.

Головною метою діяльності відділу є здійснення:

приймання вхідної кореспонденції Міністерства;

первинного розгляду вхідної кореспонденції Міністерства;

моніторингу проходження документів у Міністерстві;

розгляду та визначення виконавців окремих доручень керівництва Міністерства;

визначення типу відправника;

передавання кореспонденції на реєстрацію відділу реєстрації та сканування вхідної кореспонденції;

приймання/передавання термінових документів телефаксом згідно з поданими структурними підрозділами документами в порядку надходження.

Відділом відповідно до покладених на нього завдань у тісній взаємодії з іншими структурними підрозділами Міністерства, приймальними керівництва та відповідними діловодними службами інших установ та організацій виконуються такі функції:

3.1. Здійснюється згідно з розділом 3 Інструкції приймання кореспонденції, у тому числі з грифом "ДСК", що надходить до Міністерства з інших установ, у тому числі від вищих органів влади, та організацій:

від вищих органів влади - через фельдзв'язок згідно з реєстром;

через поштове відділення зв'язку, у тому числі рекомендованої;

через поштову скриньку, що знаходиться на 6-му під'їзді Будинку Уряду; яка передається згідно з реєстрами через кур'єрів відповідних організацій;

3.2. Перевіряється наявність зазначених у реєстрі документів, у разі відсутності зазначених у реєстрі документів - складається акт (якщо документи передаються нарочно, у прийнятті їх відмовляється);

3.3. Звіряється комплектність документів, повна наявність зазначених у документах додатків, проставляється загальна їх кількість, у разі виявлення відсутності додатків чи неповної їх кількості - складається акт (у двох примірниках: один примірник - відправнику, другий - до справи у відділі) про інформування відправника щодо відсутності (некомплектності) додатків;

3.4. Перевіряються документи на відповідність вимогам діловодства (наявність номера, дати реєстрації, підпису), у разі виявлення порушень вимог діловодства (документ не адресовано Міністерству, відсутній підпис, не зареєстровано) - складається акт (у двох примірниках) про повернення документа відправнику (один примірник - відправнику разом з документом, що надійшов, другий - до справи у відділі);

3.5. Відправляються відправникам складені відповідно до підпунктів 3.3, 3.4 цього Положення акти;

3.6. Фіксується надходження документа до Міністерства шляхом проставлення на ньому номерного штампа вхідної кореспонденції (у майбутньому - шляхом штрих-кодування);

3.7 Визначається тип кореспондента;

3.8. Визначається коло порушених у документах питань та посадова особа, до компетенції якої входять вони;

3.9. Здійснюється первинний розгляд, облік документів з грифом "ДСК" та контроль над додержанням вимог Інструкції "ДСК" при роботі з відповідною інформацією;

3.10. Відділ бере участь в підготовці проектів нормативно-правових та розпорядчих актів Міністерства з питань діловодства;

3.11. Готує пропозиції керівництву Міністерства щодо вдосконалення механізму проходження документів в установі;

3.11. Здійснює первинний розгляд звернень громадян, що надійшли до Міністерства, визначає тип звернення та направляє на розгляд згідно із Законом України "Про звернення громадян";

3.12. Здійснює первинний розгляд, направлення на розгляд згідно із Законом України "Про статус народних депутатів" звернень та запитів народних депутатів України;

3.15. Бере участь у здійсненні заходів щодо вдосконалення діловодства в центральному апараті Міністерства;

3.16. Здійснює приймання документів за телефаксом;

3.17. Здійснює відправлення документів, адресованих за межі м. Києва і підписаних Міністром чи першими його заступниками, телефаксом;

3.18. Здійснює доведення негайних доручень керівництва структурним підрозділам, розміщеним за іншими адресами;

3.19. Веде щомісяця облік відправлених-прийнятих телефаксів;

3.20. Забезпечує, у межах своєї компетенції, додержання вимог Законів України "Про державну таємницю", "Про боротьбу з корупцією".

Відділ має право:

4.1. Повертати відправнику документи, що надійшли до Міністерства з порушенням вимог діючої Примірної інструкції з діловодства, попередньо склавши відповідний акт;

4.2. Відкривати конверти, адресовані працівникам Міністерства, крім тих, що мають позначку "особисто";

4.3. При потребі проводити наради з питань, які належать до компетенції відділу, залучати до участі у них представників інших структурних підрозділів Міністерства;

4.4. Відмовляти заявникам у наданні інформації у разі, коли питання, порушені ними, не входять до компетенції відділу;

4.5. Повертати адресантам в установленому порядку документи при виявленні порушень вимог діловодства;

4.6. Інформувати в установленому порядку вищі органи влади про некомплектність документів, що надійшли до Міністерства з порушенням вимог діловодства (відсутності додатків, не адресовані Міністерству тощо), необхідність їх заміни;

4.7. Відмовляти у прийнятті анонімних звернень громадян.

Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади Міністр економіки України відповідно до законодавства і має заступника, який в разі відсутності начальника відділу виконує його обов'язки. На начальника відділу покладаються обов'язки щодо забезпечення приймання вхідної кореспонденції Міністерства, первинного розгляду вхідної кореспонденції та моніторингу проходження документів у Міністерстві, розгляду та визначення виконавців окремих доручень керівництва Міністерства, передавання кореспонденції на реєстрацію відділу реєстрації та сканування вхідної кореспонденції; приймання та вчасне передавання термінових документів телефаксом.

Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту документального забезпечення.

Начальник відділу:

5.1. Керує діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та здійснення ним своїх функцій, організовує і забезпечує у визначені терміни виконання доручень керівництва Міністерства;

5.2. Затверджує посадові інструкції працівників відділу;

5.3. Забезпечує необхідні умови праці у відділі, раціональний розподіл обов'язків між працівниками, додержання ними правил внутрішнього трудового розпорядку, а також вживає заходів щодо підвищення рівня кваліфікації працівників відділу;

5.4. Подає Міністрові через директора департаменту документального забезпечення в установленому порядку кандидатури працівників на заміщення вакантних посад, пропозиції щодо присвоєння їм рангів державних службовців, заохочення, а також накладення дисциплінарного стягнення і звільнення з займаної посади згідно із законодавством;

5.5. Проводить виробничі наради у відділі;

5.6. Підписує (візує) документи, підготовлені у межах сфери діяльності відділу;

5.7. Уносить пропозиції щодо автоматизації та комп'ютеризації процесу пошуку вхідної кореспонденції в Міністерстві;

5.8. Забезпечує в межах компетенції додержання працівниками відділу вимог Законів України "Про державну таємницю" та "Про боротьбу з корупцією";

5.9. Створює всі умови для просування працівників по службі.

1.1. Сектор з питань організації мобілізаційної роботи, цивільної оборони і пожежної безпеки у складі фінансово-адміністративного департаменту (далі - сектор) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економіки України (далі - Міністерство)

1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Міністерства, Положенням про фінансово-адміністративний департамент, а також цим Положенням.

1.3. Структура і чисельність сектору визначаються нормативно-правовими актами України і штатним розписом Міністерства.

1.4. Працівники сектору здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

2.1. Основними завданнями сектору є:

1) організація заходів з мобілізаційної підготовки та мобілізації і контроль за їх здійсненням в центральному апараті Міністерства;

2) розроблення і здійснення запобіжних заходів у сфері цивільного захисту центрального апарату Міністерства, оперативне оповіщення працівників про виникнення або загрозу виникнення надзвичайної ситуації, надання з використанням засобів цивільного захисту оперативної допомоги спеціалістам центрального апарату у разі виникнення нестандартних ситуацій;

3) проведення організаційних, технічних та інших заходів, спрямованих на попередження пожеж, забезпечення безпеки людей, зниження можливих майнових втрат, створення умов для швидкого виклику пожежних підрозділів та успішного гасіння пожеж.

Сектор відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі функції:

3.1. Розробляє та подає керівництву Міністерства проекти нормативно-правових актів з питань мобілізаційної підготовки та мобілізації, цивільного захисту.

3.2. Організує виконання в центральному апараті Міністерства законів, інших нормативно-правових актів з питань мобілізаційної підготовки та мобілізації, цивільного захисту і пожежної безпеки.

3.3. Розробляє оперативно-мобілізаційні документи плану переводу центрального апарату з мирного на воєнний стан, плану цивільної оборони та додатки до планів, постійно вносить відповідні зміни до них.

3.4. Організовує проведення занять та контролює навчання з питань мобілізаційної підготовки та мобілізації і цивільного захисту в підрозділах центрального апарату Міністерства.

3.5. Складає плани проходження підготовки працівників центрального апарату Міністерства з цивільного захисту та контролює їх виконання.

3.6. Контролює стан захисних споруд Міністерства та керує роботою їх обслуговуючого персоналу, розробляє документацію на захисні споруди.

3.7. Приймає заходи щодо забезпечення захисних споруд необхідними матеріальними запасами та засобами, організує контроль за їх зберіганням та обслуговуванням.

3.8. Вирішує питання забезпечення працівників Міністерства засобами особистого захисту.

3.9. Надає допомогу відповідальному працівнику департаменту персоналу щодо бронювання військовозобов'язаних.

3.10. Забезпечує додержання протипожежних вимог, норм, правил, а також виконання вимог приписів і постанов органів державного пожежного нагляду.

3.11. Своєчасно інформує пожежну охорону про несправність пожежної техніки і систем протипожежного захисту.

3.12. Готує звітні документи про стан мобілізаційної підготовки та мобілізації, цивільного захисту в центральному апараті Міністерства.

Сектор має право:

4.1. Організовувати роботу згідно з цим Положенням.

4.2. Вести листування з Кабінетом Міністрів України, міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади, структурними підрозділами Міністерства.

4.3. Контролювати і координувати діяльність підвідомчих організацій, підприємств і установ у межах свої компетенції.

4.4. У рамках своєї компетенції готувати вказівки підвідомчим організаціям, підприємствам і установам, перевіряти їх виконання.

4.5. Отримувати в установленому порядку від підвідомчих організацій, підприємств і установ інформацію, необхідну для роботи сектору.

4.6. Готувати аналітичні документи за напрямками своєї роботи.

4.7. Одержувати від структурних підрозділів Міністерства відомості та інформацію, які необхідні для вирішення поставлених завдань.

4.8. Брати участь у проведенні перевірок та інвентаризації захисних споруд Міністерства.

4.9. Вносити керівництву пропозиції щодо кадрових переміщень працівників сектору та їх заохочення.

4.10. Направляти співробітників сектору на навчання по підвищенню кваліфікації.

5.1. Сектор очолює завідувач, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади Міністр економіки України.

5.2. Завідувач сектору безпосередньо підпорядкований директору фінансово-адміністративного департаменту. У разі відсутності завідувача сектору його обов'язки покладаються на головного спеціаліста сектору.

5.3. Завідувач сектору:

1) здійснює керівництво сектором і несе персональну відповідальність за виконання покладених на сектор завдань та здійснення ним своїх функцій; організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Міністерства та директора фінансово-адміністративного департаменту, несе відповідальність за стан виконавської дисципліни в секторі;

2) забезпечує в межах своєї компетенції реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці у суворій відповідності до Закону України "Про державну таємницю", здійснює необхідні заходи щодо збереження службової таємниці в секторі;

3) визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки працівників сектору, затверджує посадові інструкції працівників сектору;

4) організовує роботу з підбору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації; координує роботу з формування кадрового резерву сектору;

5) готує і подає керівництву Міністерства за підписом директора фінансово-адміністративного департаменту подання про призначення, переміщення та звільнення працівників сектору, присвоєння їм рангів державних службовців, а також заохочення і накладення дисциплінарних стягнень;

6) розробляє і здійснює заходи щодо організації та підвищення ефективності роботи сектору;

7) забезпечує додержання працівниками сектору правил внутрішнього трудового розпорядку, раціональний розподіл обов'язків між ними, вживає заходів щодо підвищення фахової кваліфікації працівників сектору;

8) за дорученням керівництва Міністерства та директора фінансово-адміністративного департаменту здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в організаціях і установах з питань, що належать до повноважень сектору.

5.4. Завідувач сектору має право підпису документів, що направляються від імені сектору на адресу інших структурних підрозділів Міністерства.