Про внесення змін до Положення про відділ матеріально-технічного забезпечення та проведення тендерних процедур

Внести зміни до Положення про відділ матеріально-технічного забезпечення та проведення тендерних процедур, затвердженого наказом Міністерства економіки України від 31.07.2007 N 249, виклавши його в новій редакції, що додається.

1.1. Відділ матеріально-технічного забезпечення та проведення тендерних процедур (далі - відділ) є структурним підрозділом фінансово-адміністративного департаменту (далі - департамент) Міністерства економіки України (далі - Міністерство).

1.2. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, чинним законодавством з питань державних закупівель, Положенням про Міністерство, наказами Міністерства, Положенням про департамент, а також цим Положенням.

1.3. Структура та гранична чисельність відділу визначаються відповідно до структури та штатного розпису Міністерства.

1.4. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

Основними завданнями відділу є:

матеріально-технічне забезпечення Міністерства в межах фінансування на поточний рік;

організація та проведення процедур закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти для потреб Міністерства згідно із затвердженим планом державних закупівель Міністерства на поточний рік;

забезпечення двосторонніх комісій та представницьких зустрічей сувенірно-представницькою продукцією та канцелярським приладдям відповідно до графіка засідань комісій та затвердженого кошторису.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань і в межах своєї компетенції:

розробляє, удосконалює та систематизує нормативно-правову базу з питань матеріально-технічного забезпечення Міністерства та функціонування державних закупівель Міністерства щодо організації та проведення закупівель товарів, робіт і послуг, пов'язаних з матеріально-технічним забезпеченням Міністерства;

готує циркулярні листи та розробляє нормативні акти з питань матеріально-технічного забезпечення та дотримання фінансової дисципліни;

веде службове листування зі структурними підрозділами Міністерства, а також листування з іншими установами, центральними органами виконавчої влади тощо;

опрацьовує заявки структурних підрозділів Міністерства щодо придбання або видачі матеріально-технічного обладнання (канцтовари, кондиціонери, обігрівачі, електричні чайники, телефонні апарати, кавоварки тощо);

забезпечує укладання договорів з постачальниками з питань матеріально-технічного забезпечення, а також здійснює контроль за їх своєчасним виконанням;

здійснює закупівлі товарів та послуг відповідно до чинного законодавства України;

забезпечує працівників Міністерства матеріально-технічними засобами, канцтоварами, папером та іншим обладнанням відповідно до затверджених норм;

вживає заходів із поліпшення умов праці співробітників Міністерства;

здійснює забезпечення двосторонніх комісій та представницьких зустрічей сувенірно-представницькою продукцією та канцтоварами;

здійснює планування, розроблення норм щодо забезпечення Міністерства канцелярськими товарами, папером, господарськими товарами, тощо;

контролює та організовує ведення складського господарства, яке забезпечує належне оформлення, збереження, видачу та списання товарно-матеріальних цінностей;

бере участь у формуванні бюджетних запитів з питань матеріально-технічного забезпечення центрального апарату Міністерства;

бере участь разом з відділом бухгалтерського обліку та звітності в установленому порядку в проведенні інвентаризації матеріальних цінностей, які знаходяться на балансі Міністерства;

здійснює процедури закупівель протягом бюджетного року відповідно до затвердженого кошторису, плану державних закупівель, лімітів та пріоритетності закупівель після письмового звернення структурного підрозділу Міністерства, яке в установленому порядку погоджено тендерним комітетом Мінекономіки;

оприлюднює інформацію про здійснення закупівель відповідно до вимог чинного законодавства у сфері державних закупівель;

готує та надає документацію, необхідну для проведення процедур закупівель чи процедури попередньої кваліфікації учасників;

надає роз'яснення учасникам процедур державних закупівель щодо змісту тендерної документації у разі отримання від останніх відповідних запитів;

організовує приймання та зберігання тендерних пропозицій;

бере участь в аналізі та оцінці тендерних пропозицій учасників торгів на підставі критеріїв та методики оцінки, визначених у тендерній документації;

аналізує проекти договорів на їх відповідність вимогам тендерної документації та пропозиції учасника-переможця;

готує звіти про результати проведення закупівель на підставі копії затверджених договорів з усіма додатками до них;

організовує роботу тендерного комітету за розпорядженнями голови тендерного комітету Міністерства з організації та проведення закупівель товарів, робіт і послуг, пов'язаних з матеріально-технічним забезпеченням Міністерства;

організовує своєчасне підвищення кваліфікації співробітників відділу та членів тендерного комітету відповідно до чинного законодавства;

готує документи для проведення засідань тендерного комітету;

готує тендерну документацію;

своєчасно оформлює відповідну поточну та статистичну звітність і забезпечує її подання відповідним органам.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань має право:

отримувати від структурних підрозділів Міністерства інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;

здійснювати контроль за дотриманням правил експлуатації та переміщенням матеріальних цінностей;

взаємодіяти з іншими структурними підрозділами Міністерства, контрагентами у процесі виконання покладених на відділ завдань;

вимагати від структурних підрозділів Міністерства інформацію, необхідну для підготовки тендерної документації та інструкцій учасникам (технічні вимоги щодо товарів, робіт чи послуг; розраховану кількість відповідних товарів; копії необхідних креслень, проектів; перелік відповідних ліцензій; реквізити організацій, які братимуть участь у торгах за процедурою запиту цінових пропозицій (котирувань) та закупівлі в одного учасника з обґрунтуванням щодо доцільності їх запрошення);

брати участь у нарадах, зборах, що належать до компетенції відділу;

вносити керівництву департаменту пропозиції з питань оптимізації штатного розпису відділу, вдосконалення системи матеріально-технічного забезпечення Міністерства.

5.1. Керівництво відділом здійснюється начальником відділу, який в установленому порядку призначається на посаду і звільняється з посади Міністром економіки України.

5.2. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту.

5.3. Начальник відділу в межах своєї компетенції:

здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та здійснення ним своїх функцій;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установленні строки доручень керівництва Міністерства та директора департаменту, несе відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;

забезпечує реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", вживає необхідних заходів щодо збереження службової таємниці у відділі;

визначає ступінь відповідальності, функціональні обов'язки працівників відділу та розподіляє навантаження між ними;

затверджує посадові інструкції працівників відділу;

організовує разом із департаментом персоналу роботу з підбору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації; координує роботу з формування кадрового резерву відділу;

вносить пропозиції керівництву щодо вдосконалення структури та штатного розпису відділу, проведення атестації співробітників відділу;

готує і подає в установленому порядку керівництву Міністерства подання про призначення, переміщення та звільнення працівників відділу, присвоєння їм рангів державних службовців, а також про заохочення і накладання дисциплінарних стягнень;

розробляє і вживає заходів з організації та підвищення ефективності роботи відділу;

забезпечує підготовку перспективних та поточних планів роботи відділу;

забезпечує додержання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку, раціональний розподіл обов'язків між ними; вживає заходів із підвищення фахової кваліфікації працівників відділу;

за дорученням керівництва бере участь у нарадах та засіданнях Міністерства з питань, що належать до компетенції відділу;

візує проекти нормативно-правових актів, що належать до компетенції відділу;

за дорученням керівництва Міністерства та директора департаменту здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах і організаціях з питань, що належать до компетенції відділу;

організовує роботу тендерного комітету Міністерства;

вносить пропозиції до графіка відпусток працівників відділу, вживає заходів із поліпшення умов праці співробітників, подає керівництву відповідні пропозиції.

5.4. За відсутності начальника відділу його функції виконує заступник начальника.

5.5. Начальник відділу та його заступник мають право підпису документів з питань, що належать до компетенції відділу, які підготовлені для внутрішнього використання в системі Міністерства.