Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві аграрної політики України

З метою удосконалення організації праці, зміцнення трудової і виконавської дисципліни, забезпечення єдиного порядку та встановлення загальних правил документування управлінської діяльності міністерства і регламентування порядку роботи з документами

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві аграрної політики України, що додається.

2. Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи (Шейко):

2.1. Забезпечити розсилку Інструкції всім структурним підрозділам Міністерства;

2.2. Подати на затвердження Заходи щодо впровадження Інструкції з діловодства в Міністерстві аграрної політики України;

2.3. В 2-х місячний термін подати на затвердження Державному секретаю зведену номенклатуру справ міністерства.

3. Керівникам структурних підрозділів міністерства:

3.1. Довести до відома працівників центрального апарату цей наказ та забезпечити його дотримання.

3.2. В місячний термін скласти номенклатуру справ структурного підрозділу та один примірник подати до Департаменту зв'язків із Верховною Радою України та організаційної роботи.

4. Вважати такою, що не застосовується, Тимчасову інструкцію з діловодства в Міністерстві аграрної політики України, затверджену Міністром аграрної політики України 31 липня 2000 року.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на Державного секретаря С.Мельника.

1.1. Інструкція з діловодства у Міністерстві аграрної політики України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерства і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в Інструкції правила щодо порядку здійснення діловодних процесів в міністерстві розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153.

1.4. У міністерстві застосовується повна централізація діловодства.

1.5. Організація роботи з документами в міністерстві покладається на Державного секретаря.

1.6. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції в центральному апараті міністерства покладається на Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи.

Відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах міністерства, додержання вимог цієї Інструкції, а також за збереження документів покладається на керівників цих підрозділів. У структурних підрозділах міністерства ведення діловодства здійснює спеціально виділений для цього працівник (секретар), який затверджується розпорядженням Державного секретаря.

1.7. Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи розробляє обов'язкові для виконання всіма структурними підрозділами центрального апарату міністерства та підприємствами, установами і організаціями, що належать до сфери управління міністерства, нормативно-правові акти з питань ведення діловодства, присвоює індекси, здійснює контроль за обов'язковим додержанням вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією, всебічно сприяє механізації та автоматизації діловодних процесів, надає структурним підрозділам організаційно-методичну допомогу в удосконаленні та веденні діловодства.

Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи здійснює контроль за правильністю застосуваня вимог Інструкції в апараті міністерства, а також має право перевіряти стан діловодства в структурних підрозділах і вимагати від керівників усунення виявлених недоліків.

Стан діловодства у структурних підрозділах міністерства перевіряється один раз на рік (у лютому - березні за минулий рік) комісією, створеною розпорядженням Державного секретаря. Про наслідки перевірки складається акт, який доводиться до відома керівництва міністерства, а також керівників структурних підрозділів для вжиття заходів.

1.8. Керівники структурних підрозділів міністерства зобов'язані:

забезпечувати дотримання в апараті підрозділу вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією;

розглядати і передавати виконавцям документи в день їх надходження у підрозділ; вживати необхідних заходів до скорочення службового листування, не допускати листування з питань, які можна вирішити шляхом особистих контактів або внаслідок переговорів по телефону. Листування між структурними підрозділами міністерства не допускається; постійно сприяти вдосконаленню діловодних процесів, вживати необхідні заходи до оснащення робочих місць сучасним обладнанням та локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

організовувати підвищення кваліфікації всіх спеціалістів підрозділу щодо роботи з документами і використання засобів організаційної та обчислювальної техніки; ознайомлювати новоприйнятих працівників з цією Інструкцією;

покладати на період відсутності секретаря підрозділу (відпустка, хвороба та ін.) ведення діловодства на спеціально виділеного працівника підрозділу; при звільненні або переході на іншу роботу секретаря підрозділу організувати передачу справ, документів і реєстраційно-контрольних карток за актом новопризначеному на цю роботу працівникові;

забезпечити ознайомлення новоприйнятого секретаря з цією Інструкцією та направлення до Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи для проходження інструктажу.

1.9. Всі службові документи, що знаходяться на виконанні, повинні зберігатися в шафах і столах, які замикаються. При звільненні, переході на іншу роботу, перебуванні у відпустці, перед від'їздом у відрядження спеціаліста всі наявні у нього службові документи передаються іншій особі за вказівкою керівника підрозділу.

1.10. Використання працівниками міністерства службових документів і відомостей, пов'язаних з діяльністю Мінагрополітики, у пресі, в передачах по радіо і на телебаченні здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про інформацію" та з дозволу Міністра або Державного секретаря.

1.11. Міністерство аграрної політики здійснює діловодство, веде листування державною мовою.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів у міністерстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У міністерстві визначається конкретний перелік документів, передбачений номенклатурою справ, необхідний і достатній для документування їх діяльності.

2.3. Управлінська діяльність міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів: наказів та розпоряджень.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних центральних органів виконавчої влади або установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи (накази).

Накази мають нормативний або організаційно-розпорядчий характер.

Розпорядження не мають нормативного характеру.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів у міністерстві є:

Конституція і закони України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України;

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання міністерством покладених на нього завдань і функцій; потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до міністерства від органів вищого рівня, доводяться до підвідомчих організацій за формою, встановленою автором документа. Якщо спосіб доведення не визначений, міністерство це питання вирішує самостійно за допомогою: розсилки ксерокопій розпорядчих документів органів вищого рівня разом із супровідним листом;

видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень), в яких викладається зміст розпорядчого документа органу вищого рівня стосовно завдань міністерства; надсилання листів, якщо розпорядчий документ органу вищого рівня не потребує конкретизації завдань для міністерства, територіальних органів, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління міністерства.

2.6. В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегії міністерства, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань. Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

2.8. Рішення колегії провадяться в життя наказами, які доводяться до виконавців.

2.9. Міністерство під час здійснення оперативних зв'язків з підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, доручення (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу, телефаксу або електронною поштою.

3.1. Приймання документів

3.1.1. Всі документи, що надходять до міністерства, приймаються централізовано відповідним підрозділом Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи.

Працівникам структурних підрозділів міністерства забороняється безпосередньо приймати кореспонденцію інших органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються відповідальним черговим міністерства.

На документах, отриманих через комп'ютерну мережу, електронну пошту, зверху, з правої сторони титульного листа проставляється дата і час отримання документа, посада, прізвище та підпис особи, яка отримала документ, наприклад:

3.1.2. У Департаменті зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

При розкритті конвертів перевіряється наявність вкладених у них документів, відповідність номерів на документах і в конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у Департаменті зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи. На оригіналі документа робляться відповідні записи і працівник відповідного підрозділу Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи направляє вимогу про досилання документів, які відсутні. У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документа номерам на конверті та у випадках, коли дата, поставлена на документі, відрізняється від дати на поштовому штампі конверта. Конверти додаються обов'язково до листів з пропозиціями, заявами і скаргами громадян, а також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг, кореспонденції з правоохоронних органів.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.

3.1.4. Звернення громадян, в яких не вказані прізвище, ім'я, по батькові заявника, адреса його проживання, не підписані, визнаються анонімними, реєструються та списуються до архіву міністерства і подальша робота з ними не проводиться.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Всі документи (крім анонімних), що надійшли до міністерства, підлягають обов'язковому попередньому розгляду у Департаменті зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи. Попередній розгляд документів здійснюється спеціалістами діловодної служби відповідно до розподілу обов'язків між ними.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом міністерства або керівниками структурних підрозділів, відповідно до функціональних повноважень, визначення необхідності реєстрації документів та встановлення термінів їх виконання, з наступною передачею структурним підрозділам міністерства.

3.2.3. Попередній розгляд документів здійснюється в день їх одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробчий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми доповідаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про міністерство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

3.2.5 Міністрові або Державному секретарю передаються на розгляд закони України, постанови Верховної Ради України, укази, розпорядження і доручення Президента України, постанови, розпорядження і доручення Кабінету Міністрів України, кореспонденція центральних та місцевих органів виконавчої влади за підписом першої особи, запити і звернення народних депутатів України, пропозиції, заяви і скарги громадян, адресовані на ім'я Міністра і Державного секретаря, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності міністерства та потребують вирішення першою особою.

3.2.6. Заступникам Державного секретаря передаються на розгляд документи місцевих органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, а також ті, що відносяться до їх компетенції згідно з розподілом функціональних повноважень між Державним секретарем та його заступниками.

3.2.7. Документи, що надійшли до міністерства, розглядаються керівництвом в той же день.

3.2.8. Порядок денний засідань Кабінету Міністрів України, протоколи засідань і виписки з протоколів засідань Кабінету Міністрів України та його Урядових комітетів, протоколи нарад у Прем'єр-міністра України доповідаються Міністру негайно. У разі відсутності Міністра, вони передаються для розгляду Державному секретарю або його заступнику, який виконує обов'язки Державного секретаря.

3.2.9. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції.

3.2.10. Для забезпечення ритмічності роботи Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Документи, що надійшли до міністерства, розподіляються на ті, що підлягають реєстрації, та ті, що підлягають обліку (додаток 1).

3.3.2. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим відображенням в реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.3.3. Реєстрація документів здійснюється централізовано Департаментом зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи. Реєстрація документів в державних департаментах міністерства, здійснюється децентралізовано, в межах їх компетенції.

3.3.4. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та власні рішення міністерства, за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, а також тих, що враховуються у функціональних структурних підрозділах.

3.3.5. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання та використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в міністерстві, так і ті, що надходять від підприємств, організацій, установ і громадян. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

3.3.6. Основним принципом реєстрації документів є однократність.

Кожний документ реєструється в міністерстві один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.3.7. Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються: закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України; накази міністерства з основної діяльності і ті, що прийняті за рішенням колегії, розпорядження; накази з кадрової діяльності; про надання відпусток, відрядження працівників, акти ревізій, бухгалтерські документи та ін.

3.3.8. При реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера, номера кореспондента згідно з класифікатором (додаток 2) та адресата - підрозділ, якому документ направляється на виконання (згідно з індексатором), і може доповнюватись індексами за номенклатурою справ (вказується номер справи, де документ зберігається).

3.3.9. При реєстрації вихідних документів застосовується зворотний порядок: першим стоїть індекс підрозділу, де документ реєструється (Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи чи структурний підрозділ), далі - індекс підрозділу, який готував документ, код адресата (кому документ адресується) та порядковий номер.

3.3.10. Реєстрація документів здійснюється до їх розгляду керівництвом міністерства. Після розгляду вони передаються в Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи для перенесення в ПК тексту резолюції, термінів виконання і передачі виконавцям.

Документи можуть бути зареєстровані після розгляду відповідними посадовими особами. В такому випадку одночасно з даними про документ вноситься текст резолюції, індекс підрозділу - виконавця, контрольні терміни.

3.3.11. Для реєстрації всіх документів застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК (додаток 3).

3.3.12. Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано, у Департаменті зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи, в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: (додаток 4).

При реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизований реєстраційний банк даних забезпечує працівників інформацією про всі документи і місця їх знаходження за допомогою виведення їх на дисплей та (або) виготовлення машинограми.

Пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи забезпечує можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (248 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Всі види організаційно-розпорядчих документів обов'язково оформляються на бланках міністерства.

Бланки міністерства, державних департаментів, департаментів, самостійних управлінь та відділів виготовляються згідно з вимогами державних стандартів (додаток 5).

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, розпоряджень, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з цього питання документів.

4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

4.1.6. Проекти законів України, постанов Верховної Ради України, указів та розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України складаються та оформляються згідно з вимогами Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 червня 2000 року N 915.

4.1.7. Проекти нормативно-правових актів слід розробляти з урахуванням необхідності подальшого вдосконалення діючих актів міністерства. Якщо з даного питання раніше видано декілька нормативно правових актів, то слід, по можливості, передбачати в проекті об'єднання діючих норм з одночасною відміною раніше виданих актів.

4.1.8. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів міністерства.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службовий документ, що складається в міністерстві, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додаток 6).

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 7).

4.2.2. Найменування міністерства повинно відповідати найменуванню, зазначеному у Положенні про нього. Скорочене найменування міністерства вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у Положенні про міністерство. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.2.3. Назва виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначається друкарським або машинописним способом і повинна відповідати змісту управлінської діяльності.

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовок документа розміщується з лівого боку аркуша під датою документа.

Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.3. Датування документів

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятись цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 10 лютого 2002 року слід писати 10.02.02.

Якщо порядковий номер місяця або число складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 2 січня 2002 року слід писати: 02.01.02. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 25 серпня 2002 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, в разі внесення змін і доповнень до попередніх резолюцій обов'язково проставляється дата повторного розгляду, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

При датуванні спільного листа за підписом декількох виконавців дата ставиться нижче підпису.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індекси вхідних і створюваних міністерством документів складаються з індексів кореспондентів адресатів, індексів виконавців та порядкових реєстраційних номерів.

4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку:

вхідних документів - порядковий номер, через дріб - індекс кореспондента, через тире - індекс виконавця. У разі необхідності зазначаються індекси з питань діяльності, індекси за номенклатурою справ;

вихідних документів - індекс місця створення документа, через тире - індекс структурного підрозділу - виконавця, через тире - індекс адресата і через дріб -порядковий номер документа.

Виняток складають індекси розпорядчих документів, якими є їх порядкові реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів. Індекси пропозицій, заяв і скарг громадян доповнюються першою літерою прізвища автора документа.

4.4.4. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як в міністерстві (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа), - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

Проекти документів, підготовлені структурними підрозділами міністерства, погоджуються з установами, організаціями і службовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що порушується в проекті.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування.

У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник управління ревізії і контролю

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

При підготовці документів обов'язково необхідне погодження співвиконавців.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в міністерстві (з обов'язковим розшифруванням підпису).

4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Начальник управління ревізії і контролю

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата.

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.4. Проекти нормативно-правових актів міністерства обов'язково перевіряються працівниками юридичної служби на відповідність їх законодавству і ними візуються.

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО Міністр фінансів України

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України Дата, N

4.5.7. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи, які направляються на адресу Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, та накази міністерства підписуються виключно Міністром, а у разі його відсутності - Державним секретарем або його заступником, який виконує обов'язки Державного секретаря.

Розпорядження підписуються Міністром, Державним секретарем або його заступником, який виконує обов'язки Державного секретаря. інша кореспонденція підписується Державним секретарем та його заступниками відповідно до їх функціональних повноважень.

4.6.3. Документи, які надсилаються на адресу підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Мінагрополітики України, підписуються Міністром, Державним секретарем, заступниками Державного секретаря, а також керівниками структурних підрозділів міністерства відповідно до їх компетенції.

4.6.4. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком органам вищого рівня підписуються всі примірники.

4.6.6. У разі надсилання документа одночасно кільком центральним органам виконавчої влади, організаціям, що належать до сфери управління міністерства, підписується тільки оригінал, який залишається у справах міністерства, а на місця розсилаються примірники, засвідчені відповідальним працівником Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи.

4.6.7. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

4.6.8. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

4.6.9. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

4.6.10. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.11. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Перелік документів, що підлягають затвердженню, наведений в додатку 8.

4.6.12. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Розпорядчий документ видається в тому випадку, коли введення затверджуючого документа потребує додаткових приписів і роз'яснень. Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.

Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися наказом міністерства.

4.6.13. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

4.6.14. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

4.6.15. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

4.6.16. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, підприємств і організацій, договорах, посвідченнях, довіреностях.

4.6.17. Право підпису і перелік документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначаються окремим наказом міністерства.

Печатка Управління справами ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Документ не повинен мати більше 4-х адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам, складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу міністерства повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений Міністром, Державним секретарем, його заступниками, керівниками структурних підрозділів міністерства, що містить доручення щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Оригінал документа з резолюцією керівника передається відповідальному виконавцю, який повинен організувати його виконання у встановлений термін. Співвиконавцям передаються копії документа в той же день. Затримка документів Департаментом зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи не допускається.

Разом з документом або його копією кожному виконавцеві передається реєстраційно-контрольна картка.

Співвиконавці документа повинні на вимогу відповідального виконавця надати всі необхідні матеріали. Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Під час проходження документів в міністерстві обов'язково робляться такі помітки: про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування міністерства, дата надходження документа, індекс документа; на документах, що не підлягають реєстрації, індекс не проставляється); про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";