| | |--------------------------------|
| | | таких, що | з позначкою |
| | | переходять | "ЕПК" |
------------------------------------------------------------------
Постійно
Тимчасового
(понад 10 років)
Тимчасово
(до 10 років включно)
Разом
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано
до діловодної служби
Найменування посади особи,
відповідальної за передачу Підпис Ініціали, прізвище
відомостей
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 18
до пункту 7.1.17
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
політики України
Найменування міністерства ЗАТВЕРДЖУЮ
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ Державний секретар
_________________ N __________ Міністерства аграрної
політики України
Підпис
Розшифровка підпису
Дата
__________________________________________________________________
Найменування розділу*
------------------------------------------------------------------
| Індекс | Заголовок | Кількість | Строк збері- | |
| справи | справи | справ, | гання справи | Примітка |
| | (тому, | томів, | (тому, | |
| | частини) | частин | частини) | |
| | | | і номери | |
| | | | статей | |
| | | | за | |
| | | | переліком** | |
------------------------------------------------------------------
Найменування посади
керівника Підпис
діловодної служби Ініціали, прізвище
Віза відповідального
працівника за ведення
архіву міністерства
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Протокол ЕПК
_________ N ________ _______ N _________
_______________
* Найменування структурного підрозділу.
** Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані.
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених
у _________ році в установі
------------------------------------------------------------------
| За строками | Усього | У тому числі |
| зберігання | | |
| | |--------------------------------|
| | | таких, що | з позначкою |
| | | переходять | "ЕПК" |
------------------------------------------------------------------
Постійно
Тимчасового
(понад 10 років)
Тимчасово
(до 10 років включно)
Разом
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано
до діловодної служби
Найменування посади особи,
відповідальної за передачу Підпис Ініціали, прізвище
відомостей
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 19
до пункту 8.6
Інструкції з діловодства в
Міністерстві аграрної
політики України
Найменування міністерства ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ Державний секретар
Міністерства
аграрної політики
України
__________ N ___________ Підпис Розшифровка підпису
________________________ Дата
(місце складання)
Про виділення для знищення документів,
що не підлягають зберіганню
На підставі _________________________________________________
__________________________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів
__________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення документи фонду
N _______________
(найменування фонду)
------------------------------------------------------------------
| N |Заголовок| Дата |Номери | Індекс |Кіль- |Строк |Примітка|
|п/п| справи |справи| | справи |кість |збері- | |
| | або | або |описів | (тому, |справ |гання | |
| |груповий |крайні|(номен-|частини) |(томів,|справи | |
| |заголовок| дати |клатур)|за номен-|частин)|(тому, | |
| | справ | справ|за рік |клатурою | |частини)| |
| | | |(роки) |або номер| |і номери| |
| | | | |справи за| |статей | |
| | | | | описом | |за пере-| |
| | | | | | |ліком | |
------------------------------------------------------------------
Разом _________________________________________________ справ
за __________________________________ роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного зберігання за ___________________ роки
затверджені, а з особового складу погоджені
з ЕПК ____________________________________________________________
(найменування архівної
__________________________________________________________________
установи)
(протокол від ___________ N __________)
Найменування посади особи,
яка проводила експертизу
цінності документів Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від _________ N ___________
Документи у кількості _________________________________ справ
(цифрами і літерами)
вагою __________ кг здано в _________________________________
(найменування установи)
_______________________ на переробку за приймально-здавальною
накладною від ___________________________ N ______________________
Найменування посади особи, Підпис Розшифровка підпису
яка здала документи
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 20
до пункту 8.11
Інструкції з діловодства в
Міністерстві аграрної
політики України
------------------------------------------------------------------
| |30| | ________________ |
| | |--+-------------------------------------------------- |
| | | | |_________________ N| |
| |30| | |_________________ N| |
| | | | |_________________ N| |
| | 5|--+-------------------------------------------------- |
| | |--+-------------------------------------------------- |
| |50| |_________________________________________________ |
| | | |_________________________________________________ |
| | | |_________________________________________________ |
| | | |_________________________________________________ |
| | |--+-------------------------------------------------- |
|320|15| | |
| | |--| _____________ СПРАВА N __________________ ТОМ N |
| | | |__________________________________________________ |
| | | | |
| | | |__________________________________________________ |
| | | |__________________________________________________ |
| |70| |__________________________________________________ |
| | | |__________________________________________________ |
| | | |__________________________________________________ |
| |25| | (заголовок справи) |
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
| |20| | (дата) |
| | | | |
| | | | На ______ аркуш. |
| | | | Зберігати ______ |
| | | | |
| | | | |
| | |--+--------------------------------- |
| |30| | |Ф N _________________________| |
| | | | |Св. N _______________________| |
| | | | |Спр. N ______________________| |
| | |--+--+-----------------------------| |
| |10| |------------------------------------------------------|
------------------------------------------------------------------
Додаток 21
до пункту 8.19
Інструкції з діловодства в
Міністерстві аграрної
політики України
__________________________________________________________________
(найменування міністерства)
__________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника структурного
підрозділу
Підпис Розшифровка підпису
Дата
ОПИС N
__________________________________________________________________
(назва розділу)
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс |Заголовок| Дата |Кількість| Строк |Примітка|
|п/п| справи | справи | справи | аркушів | зберігання | |
| | (тому, | (тому, | (тому, |у справі |справи (тому,| |
| |частини)|частини) |частини)| (томі, | частини), | |
| | | |(тому, |частині) | стаття за | |
| | | | | | переліком* | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
У цей опис включено __________________________________ справ
з N ______
по N ____, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Найменування посади
укладача опису Підпис Розшифровка підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО
Найменування посади керівника
діловодної служби Підпис Розшифровка підпису
Примітка. Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.
Передав_________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
та _________________________________ реєстраційно-контрольних
(цифрами і літерами)
карток до документів*
Найменування посади особи
структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
Прийняв ______________________ справ та _____________________
(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)
реєстраційно-контрольних карток до документів.
Найменування посади особи
архівного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
Примітка. Передаються разом із справами діловодної служби.
Формат А4 (210 х 297)
Форма опису справ постійного,
тимчасового (понад 10 років)
зберігання і з особового
складу структурного
підрозділу установи
