про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, посада і підпис виконавця), наприклад:
До справи N 06/24 Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.03.02
(Посада, ініціали, прізвище)
Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.
4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 277 12 64
У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс друкарки, кількість надрукованих примірників і дата друкування, наприклад:
tid pc6
26.09.02.
4.10. Оформлення копій документів
4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва міністерства або керівника відповідного структурного підрозділу.
Засвідчуються копії лише тих документів, які створюються в міністерстві.
Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:
Згідно Головний спеціаліст Відділу кадрів центрального апарату (Підпис) (Ініціали,прізвище) Дата
4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення. На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
4.11. Оформлення додатків до документів
4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа; додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити. Сторінки додатка нумеруються окремо.
У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
"Затвердити склад комісій з корпоратизації підприємств (додатки 1, 2)".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток
до наказу Мінагрополітики
України
від 20.04.02 N 120
Додатки до положень, порядків, інструкцій тощо позначаються грифом:
Додаток
до пункту 2.3 Інструкції
з діловодства в
Міністерстві
аграрної політики України
У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів міністерства на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Додатки до положень, порядків, інструкцій тощо, що затверджуються розпорядчим документом, візуються керівником структурного підрозділу, який є розробником документа на лицьовій стороні останнього аркуша. Наприклад:
Начальник Департаменту стратегії розвитку аграрної економіки (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку: якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;
якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Довідка про забезпечення ПСП насіннєвим матеріалом на 3 арк. в 1 прим.
2. Графік одержання насіння для сівби в 2000 році на 1 арк. в 1 прим.;
якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток: Висновок контрольно-ревізійної комісії від 20.04.02 N 2 і додаток до нього, всього на 12 арк. у 2 прим.;
якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;
при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на 50 арк.;
якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами
4.12.1. У бюро комп'ютерного набору і структурних підрозділах міністерства друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до бюро комп'ютерного набору, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу .
Рукописи, написані нечітко, кольоровим чорнилом, пастою або олівцем, до друку не приймаються.
На рукописі виконавець зазначає, на якому форматі необхідно друкувати, дату здачі матеріалів до бюро комп'ютерного набору, індекс підрозділу, телефон.
4.12.2. Текст документів, набраних на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.
Тексти документів, що готуються до видання або для доповіді, друкуються через два міжрядкових інтервали.
4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного двома міжрядковими інтервалами, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
1,5
Державний
1
секретар Міністерства
аграрної політики України
2
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
1,5
Дата
4.12.4 Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.
4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.
4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
4.12.8. Під час друкування документів на комп'ютері використовують вісім стандартних положень табулятора.
0 від межі лівого поля для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ".
1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;
2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;
3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;
4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";
5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";
7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положення табулятора 0 і 5.
4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.
4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
4.13. Розмноження документів
Порядок і перелік документів для розмноження засобами розмножувальної техніки визначається Державним секретарем Мінагрополітики.
4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії
Засідання колегії проводяться відповідно до затвердженого плану роботи та згідно з Положенням про колегію Міністерства аграрної політики.
4.15. Оформлення документів про відрядження
4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи міністерства та кошторису витрат на відрядження.
Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я Державного секретаря або його заступника зазначає, куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.
Проект наказу та посвідчення про відрядження подається на підпис Державному секретарю, як правило, за три доби до початку відрядження.
Наказ і посвідчення про відрядження підписує Державний секретар або його заступник, який виконує обов'язки Державного секретаря. Відрядження за межі країни здійснюється лише з дозволу Міністра, а в разі його відсутності - особи, яка виконує його обов'язки.
Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 9).
4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк готує керівникові структурного підрозділу письмовий звіт про виконання завдання, а також подає авансовий звіт за встановленою формою. Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до відділу бухгалтерського обліку і звітності Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи.
5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
5.1. Вихідні документи обробляються в Департаменті зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації в Департаменті зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи.
При реєстрації вихідних документів на зворотній стороні бланка єдиного зразка міністерства проставляється черговий номер бланка, який фіксується в журналі реєстрації.
5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:
відповідність бланка вимогам державного стандарту;
правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
правильність зазначення адреси;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на копії документа, що залишається в Департаменті зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи;
наявність на документі відмітки про додатки;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню в Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи, на нижньому лівому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.
5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.
5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).
5.7. У реєстраційній картці зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатись його копія.
5.8. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати в конвертах зі всіма реквізитами.
Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.
Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в міністерстві. В інші установи надсилаються їх завірені копії.
Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
5.9. Вихідні документи для відправки в органи вищого рівня передаються до Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи (щоденно не пізніше 15 години, у п'ятницю і передсвяткові дні - до 13 години).
6. Організація контролю за виконанням документів 6.1. Завдання і порядок здійснення контролю за виконанням документів
6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.
Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов, розпоряджень, протокольних рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України, наказів та розпоряджень Міністра, Державного секретаря міністерства.
6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівництва, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.
6.1.4. Контроль за термінами виконання документів здійснює відділ контролю Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи, а в структурних підрозділах - працівник, відповідальний за діловодство.
6.2. Строки виконання документів
6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані в самому документі, резолюції керівництва або встановлені актами законодавства (додаток 10).
6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.
6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише організацією або посадовою особою, яка його встановила. У разі потреби строк виконання може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.
6.2.4. Запити народних депутатів розглядаються в п'ятнадцятиденний термін з дня їх одержання або в інший установлений Верховною Радою України термін. Якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений термін, керівник міністерства повинен письмово повідомити про це Голову Верховної Ради України та народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України, який вніс (внесли) запит, і запропонувати інший термін, який не повинен перевищувати одного місяця після одержання запиту.
На вимогу народного депутата керівник міністерства повідомляє народному депутатові про день розгляду порушених в запиті питань завчасно, але не пізніше ніж за три дні до їх розгляду.
Відповідь на депутатський запит, внесений на розгляд народним депутатом, надається відповідно Голові Верховної Ради України і народному депутату, який його вніс. Відповідь на депутатський запит, внесений групою народних депутатів, комітетом Верховної Ради України, надається відповідно Голові Верховної Ради України і народному депутату, підпис якого під запитом значиться першим, голові комітету Верховної Ради України. Відповідь надається за підписом Міністра або Державного секретаря міністерства.
6.2.5. Депутатське звернення розглядається протягом 10 днів з моменту його одержання. Відповідь надається в письмовому вигляді за підписом Міністра або Державного секретаря міністерства. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений термін його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження терміну розгляду. Термін розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.
Посадова особа, відповідальна за розгляд звернення народного депутата, зобов'язана завчасно, але не пізніше ніж за день повідомити народного депутата про час і місце розгляду звернення.
Вмотивована відповідь на депутатське звернення повинна бути надіслана народному депутату не пізніш як на другий день після розгляду звернення за підписом Міністра або Державного секретаря міністерства.
6.3. Здійснення контролю за виконанням документів
6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
постановку документів (доручень) на контроль, формування банку даних контрольних документів на ПК;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
інформування керівництва міністерства про хід та підсумки виконання документів (доручень);
повідомлення про хід та підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегії;
зняття документів з контролю;
формування банку даних виконаних документів.
6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою комп'ютерної системи. При цьому пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання.
6.3.3. Дані про виконання документа, які включають дату виконання, вихідний номер документа і його короткий зміст, прізвище керівника, який підписав документ, прізвище і телефон виконавця вносяться виконавцем в реєстраційно-контрольну картку, яка передається у відділ контролю Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи.
6.3.4. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.
6.3.5. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль.
6.3.6. Відділ контролю Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи щоп'ятниці передає в структурні підрозділи міністерства перелік документів, які підлягають виконанню наступного тижня, а керівникам структурних підрозділів - перелік документів, які не були виконані в установлений строк (додатки 11, 12, 13).
Щоп'ятниці готується тижнева довідка про стан виконавської дисципліни, щомісячно - аналіз стану виконавської дисципліни та доповідається керівництву міністерства, щоквартально стан виконавської дисципліни розглядається на колегії міністерства.
6.4. Підготовка власних рішень (наказів, розпоряджень) міністерства
6.4.1. Накази міністерства видаються на виконання законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, рішень колегії міністерства, а також за дорученням керівництва міністерства або за ініціативою структурних підрозділів з найважливіших питань діяльності міністерства (додаток 14).
Державний секретар з питань, що належать до його компетенції, видає накази організаційно-розпорядчого характеру.
Розпорядження видаються з оперативних, організаційно-розпорядчих та інших питань діяльності міністерства (додаток 15).
6.4.2. Структурний підрозділ, якому доручено підготувати проект наказу здійснює його комплексну підготовку, яка включає:
розгляд питань, забезпечення встановлення конкретних завдань, виконавців і строків виконання;
погодження проектів документів із заінтересованими структурними підрозділами міністерства, а при необхідності - з іншими установами.
6.4.3. Проекти наказів повинні бути завізовані на останньому аркуші заступниками Державного секретаря відповідно до їх функціональних повноважень (нормативного характеру - обов'язково Державним секретарем), керівниками заінтересованих структурних підрозділів, Департаментом зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи, Юридичним управлінням та літредактором.
Проекти законів України, указів та розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України візуються Міністром, Державним секретарем, заступниками Державного секретаря відповідно до їх функціональних повноважень, керівниками структурних підрозділів міністерства, літредактором, начальником Юридичного управління на лицевому боці останнього аркуша проекту документа.
Проект розпорядження міністерства повинен бути завізований керівником структурного підрозділу, що його підготував, Департаментом зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи, Юридичним управлінням та літредактором.
Візування проектів законів України, указів та розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, які розроблені міністерством, а також проектів наказів міністерства здійснюється керівниками структурних підрозділів протягом одного дня.
При наявності зауважень до проекту наказу, проект візується із зауваженнями, зміст яких стисло викладається на окремому аркуші.
6.4.4. Додатки до проектів наказів підписуються або візуються керівниками структурних підрозділів, які їх готують.
6.4.5. До проектів наказів та розпоряджень (при необхідності) додається план контролю, який підписується керівником структурного підрозділу, що підготував проект (додаток 16).
6.4.6. Підписані накази та розпорядження передаються на реєстрацію в Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи разом з розрахунком розсилки, підписаним керівником структурного підрозділу, який їх готував.
6.4.7. Після реєстрації накази та розпорядження тиражуються і разом з реєстраційно-контрольною карткою доводяться до виконавців.
7. Складання номенклатур і формування справ
7.1. Складання номенклатур справ
7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві міністерства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для міністерства документом, який складається для створення в міністерстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
7.1.3. У міністерстві діє індивідуальна номенклатура справ, яка складається з номенклатури справ його окремих структурних підрозділів.
7.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з відповідальним працівником за ведення архіву міністерства (додаток 17).
7.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
7.1.6. Виконані документи групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
7.1.7. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації міністерства (накази, розпорядження, протокольні рішення колегії), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
7.1.8. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за індексатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо.
7.1.9. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.
7.1.10. Номенклатура справ структурного підрозділу міністерства складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ міністерства):
перший примірник - недоторканний, зберігається у структурному підрозділі;
другий примірник - передається Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи;
третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа у архіві.
7.1.11. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться Департаментом зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи в єдину (зведену) номенклатуру справ міністерства.
7.1.12. Підприємства, установи і організації, що належать до сфери управління міністерства, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ міністерства.
7.1.13. Під час розроблення єдиної номенклатури справ міністерства, крім зведення номенклатур структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність міністерства в цілому. При цьому використовуються положення про міністерство та його структурні підрозділи; штатні розписи; індивідуальні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в міністерстві, РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання міністерства на наступний рік.
7.1.14. Під час складання зведеної номенклатури справ міністерства використовується структурний принцип її внутрішньої побудови. Підзаголовком у номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури зазначається Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи, а далі - за структурою.
7.1.15. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ міністерства включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи міністерства.
До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.
7.1.16. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
7.1.17. Зведена номенклатура справ міністерства після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією (ЕК) міністерства і експертно-перевірною комісією (ЕПК) Центрального державного архіву, після чого затверджується Державним секретарем (додаток 18).
7.1.18. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ міністерства протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про зведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ міністерства та інші установи для їх продовження тощо.
7.1.19. У кінці діловодного року номенклатура справ міністерства обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом начальник Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архівний підрозділ міністерства.
7.1.20. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами.
Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:
перший - зберігається у справах Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи;
другий - передається до архівного підрозділу міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
третій - надсилається до Центрального державного архіву;
четвертий - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.
7.1.21. Зведена номенклатура справ міністерства, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується Державним секретарем.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з центральним державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи міністерства.
7.2. Формування справ
7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в міністерстві;
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи міністерства, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архів міністерства документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:
в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;
включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;
якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;
справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи. Накази з основної діяльності, про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.
7.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.
7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності міністерства. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в міністерстві здійснюється Департаментом зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи.
7.3. Оперативне зберігання документів
7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ міністерства зберігаються за місцем їх формування у справах.
З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
7.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що зачиняються.
7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегії зберігаються у секретаря колегії. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегії несе відповідальність за їх схоронність.
7.3.5. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
7.3.6. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу Державного секретаря міністерства. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.
7.3.7. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу Державного секретаря міністерства з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
8. Підготовка справ до зберігання та використання
8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ міністерства для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архівний підрозділ міністерства за погодженням з її керівником.
8.2. Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ міністерства включає:
експертизу цінності документів;
оформлення справ;
складання описів справ;
передачу справ до архівного підрозділу міністерства і забезпечення схоронності документів.
8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.
8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів у міністерстві та його структурних підрозділах створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).
8.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.
8.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. При передачі документів на державне зберігання, акти затверджуються Державним секретарем міністерства після затвердження описів справ постійного строку зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) Центрального державного архіву (додаток 19).
8.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками діловодної служби або архівного підрозділу міністерства господарській службі або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.
8.8. Документи міністерства групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
8.9. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.
8.10. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
8.11. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 20).
8.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
8.13. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".
8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
8.15. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом міністерства, номер опису і фонду.
8.16. У разі зміни назви міністерства (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).
8.17. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
8.18. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.
8.19. Описи справ, зазначених у пункті 8.18 цієї Інструкції категорій як міністерства в цілому, так і кожного структурного підрозділу окремо, складаються за встановленою формою (додаток 21).
8.20. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, при методичній допомозі Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи.
8.21. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил: номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу N 5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 1997 році, будуть мати номери: 5 П-97; 5 Т-97; 5о/С-97;
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";
графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам міністерства, про наявність копій тощо;
систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і міністерства в цілому;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
