Порядок бухгалтерського обліку, збереження та використання необоротних активів у Федерації профспілок України

Порядок бухгалтерського обліку, збереження та використання необоротних активів у Федерації профспілок України (далі - Порядок) розроблено відповідно до Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" від 22.05.97 N 283/97-ВР (із змінами та доповненнями), Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 N 996-XIV, Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 7 "Основні засоби", затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 27.04.2000 N 92 (із змінами та доповненнями), Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 N 69, Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 N 116, Інструкції щодо застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств та організацій, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 N 291, наказу Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку" від 29.12.95 N 352, постанови Президії Ради ФПУ від 28.09.2000 N П-29-3 "Про особливості методики впровадження бухгалтерського обліку в профспілкових організаціях", розпорядження від 20.01.2004 N 6-к "Про організацію бухгалтерського обліку та облікову політику ФПУ в 2004 році".

Необоротні активи - це матеріальні та нематеріальні ресурси, які є на балансі ФПУ та надані у розпорядження структурним підрозділам для їх експлуатації і строк корисної експлуатації яких, як очікується, становить більше одного року.

Необоротні активи ФПУ складаються з:

- основних засобів;

- інших необоротних матеріальних активів;

- нематеріальних активів (програмне забезпечення).

Група основних засобів - сукупність однотипних за технічними характеристиками, призначенням та умовами використання необоротних матеріальних активів.

Об'єкт основних засобів - закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього або окремий конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій.

Балансова вартість (залишкова вартість) - це вартість, за якою необоротні активи зараховують до балансу після вирахування суми зносу.

Первісна вартість - це вартість, що історично склалася, тобто собівартість за фактичними витратами на їх придбання, спорудження та виготовлення.

Первісна вартість основних засобів збільшується на суму витрат, пов'язаних з поліпшенням технічних характеристик об'єкта, таких як витрати на модернізацію, модифікацію, добудування, дообладнання, реконструкцію, технічне переоснащення тощо, а зменшується у зв'язку із частковою ліквідацією основних засобів.

Відновлювальна вартість - це первісна вартість, змінена після переоцінки.

Справедлива вартість - це вартість, по якій матеріальні цінності можуть бути продані в результаті операції між добре обізнаними, незалежними і бажаючими здійснити таку операцію сторонами.

Переоцінка об'єкта основних засобів може проводитись, якщо залишкова вартість цього об'єкта суттєво відрізняється від його справедливої вартості на дату балансу.

Залишкова вартість - різниця між первісною (переоціненою) вартістю та сумою зносу основних засобів.

Знос необоротних активів - сума систематичного розподілу вартості об'єкта основних засобів протягом строку їх корисного використання, накопичена з початку їх застосування.

Поточні ремонти здійснюються за необхідності і виконуються в основному спеціалістами управління інформатизації апарату ФПУ. До поточних ремонтів належать дрібні роботи по заміні окремих зношених деталей, вузлів машин, обладнання, а також профілактичні ремонти й огляди.

Капітальні ремонти здійснюються з періодичністю понад один рік, при цьому здійснюється повне розбирання, заміна або відновлення всіх зношених деталей, вузлів.

Строк корисної дії експлуатації необоротного активу - це очікуваний період часу, протягом якого основні фонди будуть використовуватись.

Для бухгалтерського обліку основних засобів по коштах ФПУ необоротні активи класифікуються за такими групами:

Основні засоби:

- будинки та споруди;

- машини та обладнання;

- транспортні засоби;

- інвентар;

- інші основні засоби.

Інші необоротні матеріальні активи:

- бібліотечні фонди;

- малоцінні необоротні матеріальні активи.

Нематеріальні активи:

- авторські та суміжні з ними права;

- інші нематеріальні активи.

У бухгалтерському обліку вартість, за якою відображаються необоротні активи, поділяється на: балансову вартість, первісну вартість та відновлювальну вартість.

Придбані основні засоби зараховуються на баланс за первісною вартістю та податком на додану вартість. Уразі купівлі основних фондів, що знаходились в експлуатації, вони зараховуються на баланс за залишковою вартістю.

Витрати з наймання транспорту для перевезення основних засобів не збільшують вартість придбаних необоротних активів, а відносяться на видатки відповідної статті бюджету ФПУ.

Для своєчасного відображення надходження, вибуття, ліквідації та руху основних засобів та інших необоротних активів аналітичний облік ведеться за місцем їх зберігання (експлуатації) та у фінансовому управлінні за типовими формами, які встановлені наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку" від 29.12.95 N 352.

Аналіз необхідності придбання нової комп'ютерної та копіювальної техніки, визначення її характеристик здійснюється управлінням інформатизації апарату ФПУ.

Прийняття основних засобів та інших необоротних активів на баланс ФПУ проводиться на підставі протоколу засідання постійно діючої комісії та акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів, складеним за формою ОЗ-1.

Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів застосовують для будь-якого переміщення об'єктів основних засобів, зокрема:

- оформлення зарахування новопридбаних основних засобів;

- облік введення їх в експлуатацію;

- оформлення внутрішнього переміщення основних засобів з одного структурного підрозділу до іншого;

- оформлення передачі основних засобів із запасу в експлуатацію;

- проведення вибуття основних засобів при передачі їх іншому підприємству (організації).

Акт в одному примірнику на кожний новоприйнятий об'єкт складає приймальна комісія, призначена розпорядженням ФПУ від 20.01.2004 N 6-к (зі змінами від 20.07.2005 N 159-К).

Після оформлення акт разом із технічною документацією передається у фінансове управління.

Оформлення прийняття окремих предметів необоротних активів дозволяється проводити безпосередньо на підставі документів, що стали підставою для отримання цінностей (накладних та ін.).

Для оформлення прийняття декількох об'єктів однотипних активів, які мають однакову вартість, дозволяється складання загального акта прийняття необоротних активів.

Для внутрішнього переміщення необоротних матеріальних активів складається акт приймання-передачі (додаток 2).

При надходженні необоротних активів у ФПУ відповідальна особа розписується на документі постачальника або на акті приймання-передачі про одержання цих цінностей і прийняття їх на відповідальне збереження.

За місцем зберігання всі необоротні активи повинні знаходитись на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, які призначаються розпорядженням Голови ФПУ. З посадовими особами, які відповідають за збереження необоротних активів, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (додаток 1).

Надходження необоротних активів супроводжується відкриттям інвентарних карток. Кожному об'єкту необоротного активу (крім бібліотечних фондів, малоцінних необоротних активів, матеріалів довготривалого використання) присвоюється інвентарний номер, який складається з восьми знаків та зберігається за ним протягом усього періоду експлуатації.

Необоротні активи в розрізі матеріально відповідальних осіб обліковуються за інвентарними номерами.

Нова комп'ютерна і копіювальна техніка монтується та розміщується на місці використання спеціалістами управління інформатизації апарату ФПУ.

Спеціалістами цього управління проводиться інструктаж користувачів зазначеної техніки.

Облік основних засобів, отриманих безоплатно як гуманітарну допомогу, ведеться згідно з планом рахунків бухгалтерського обліку в профспілкових організаціях. їх розподіл для використання в структурних підрозділах оформляється відповідним розпорядженням.

Переоцінка (уцінка, дооцінка) основних засобів проводиться в тих випадках, якщо залишкова вартість істотно відрізняється від її справедливої вартості.

Відображення у бухгалтерському обліку сум уцінок і дооцінок об'єктів основних засобів залежить від результату проведення попередніх переоцінок цього об'єкта. Кожний факт переоцінки оформляється розпорядженням та фіксується в регістрі аналітичного обліку об'єкта основних засобів.

Ремонт та технічне обслуговування комп'ютерної та копіювальної техніки здійснюється працівниками управління інформатизації апарату ФПУ із залученням у разі необхідності спеціалістів інших установ, які спеціалізуються на таких видах робіт.

Планові профілактичні роботи та ремонт комп'ютерної і копіювальної техніки проводяться в окремому приміщенні, обладнаному електричними розетками із заземленням, вентиляцією та протипожежною системою, а також системою охоронної сигналізації.

Нова та виведена із експлуатації комп'ютерна і копіювальна техніка зберігається у складському приміщенні, обладнаному протипожежною системою, а також системою охоронної сигналізації.

Витрати, які здійснюються для підтримання об'єкта основних засобів у робочому стані шляхом проведення поточного або капітального ремонтів, не відносяться на збільшення вартості основних засобів, а відображаються у складі фактичних витрат за відповідними статтями видатків бюджету ФПУ.

У разі потреби модернізації основних засобів постійна комісія вносить подання Голові ФПУ, в якому зазначається характеристика необхідних заходів та необхідні витрати на їх реалізацію.

Знос нараховується на об'єкти основних засобів, які знаходяться на балансі ФПУ.

Аналітичний облік зносу необоротних активів ведеться відповідно за видами основних засобів, інших необоротних активів та нематеріальних активів.

Нарахування зносу у Федерації профспілок України здійснюється прямолінійним методом із встановленням терміну використання по кожному об'єкту окремо.

Строк корисного використання згідно з розпорядженням ФПУ від 20.01.2004 N 6-к встановлюється постійно діючою комісією по кожному необоротному активу.

У разі необхідності строк корисного використання об'єкта основних засобів може бути переглянутий.

Знос на основні засоби, безкоштовно отримані ФПУ по програмах технічної допомоги, не нараховується.

Нарахування зносу припиняється в разі досягнення нульової залишкової вартості основних засобів. Знос, нарахований у розмірі 100% балансової вартості, не може бути підставою для їх списання.

Нарахування зносу починається з місяця, що настає за місяцем, в якому об'єкт основних засобів став придатним для корисного використання, і припиняється, починаючи з місяця, наступного за місяцем вибуття об'єкта основних засобів.

Знос на малоцінні необоротні матеріальні активи і бібліотечний фонд встановлений у розмірі 100% вартості в першому місяці використання.

Запаси, які не використовуються для адміністративних цілей, визнаються неліквідними і списуються в бухгалтерському обліку. При складанні фінансової звітності згідно з П(С)БО 9 вони не відображаються в балансі, а враховуються на позабалансовому рахунку 02 "Активи на відповідальному зберіганні".

Експлуатація комп'ютерної та копіювальної техніки здійснюється відповідно до технічних вимог та рекомендацій, визначених виробниками в інструкціях з експлуатації відповідного обладнання.

Працівники структурних підрозділів апарату ФПУ - користувачі комп'ютерної та копіювальної техніки зобов'язані самостійно виконувати всі необхідні роботи, пов'язані з експлуатацією програмно-технічного комплексу (увімкнення, вимкнення, завантаження, наповнення баз даних, розрахунки, архівація тощо).

Вибір необхідного програмного забезпечення, його інсталяція, налаштування та супровід здійснюється працівниками управління інформатизації апарату ФПУ.

Супровід прикладного програмного забезпечення означає підтримку його в актуальному стані, оновлення версій з метою поліпшення роботи програм.

У разі виникнення нестандартних ситуацій користувачі комп'ютерної та копіювальної техніки повинні звертатися до спеціалістів управління інформатизації апарату ФПУ. Забороняється самостійно вживати будь-яких заходів, які можуть пошкодити обладнання.

Переміщення комп'ютерної та копіювальної техніки здійснюється тільки з відома та під контролем працівників управління інформатизації апарату ФПУ.

Забороняється робота з комп'ютерною та копіювальною технікою сторонніми особами, крім випадків, погоджених з керівниками структурних підрозділів.

Покриття шкоди, завданої діями працівників, проводиться згідно з Кодексом законів про працю України.

При звільненні працівників апарату ФПУ керівники структурних підрозділів повідомляють про звільнення відповідальних осіб, які складають акт приймання-передачі основних засобів та інших необоротних матеріальних активів.

Для перевірки фактичної наявності об'єктів необоротних активів у натурі за їх місцезнаходженням чи місцем експлуатації проводиться інвентаризація необоротних активів згідно з порядком, установленим Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 N 69, та відповідним розпорядженням Голови ФПУ.

Необоротні активи, які стали непридатними, підлягають списанню з балансу ФПУ.

Списанню підлягають основні засоби та інші необоротні матеріальні активи як такі, що:

- непридатні для подальшого використання;

- морально застарілі;

- фізично зношені;

- пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що відновлення їх є неможливим або економічно недоцільним).

Списання з балансу основних засобів та інших необоротних матеріальних активів здійснюється у разі їх:

- ліквідації (на підставі акта);

- безоплатної передачі;

- продажу;

- тощо.

Обов'язки щодо визначення непридатності матеріальних цінностей та оформлення необхідної документації на списання цих цінностей покладається на постійно діючу комісію, затверджену розпорядженням ФПУ від 20.01.2004 N 6-к (зі змінами від 20.07.2005 N 159-К).

Право визначення непридатності матеріальних цінностей і встановлення неможливості або неефективності проведення відновлювального ремонту, а також оформлення необхідної документації надається постійній комісії.

За результатами обстеження комісією складаються акти довільної форми з детальним обґрунтуванням причини вибуття об'єкта, стану основних частин, деталей, вузлів, конструктивних елементів та вносяться пропозиції щодо недоцільності або неможливості їх відновлення, незалежно від вартості основних засобів, необоротних матеріальних активів та нематеріальних активів. Виведення техніки, яка технічно несправна, проводиться на підставі висновків спеціалізованих установ. Складені комісією акти затверджуються Головою ФПУ або його заступниками.

Списання з балансу ФПУ основних засобів, необоротних активів та нематеріальних активів (за винятком пошкоджених унаслідок аварії чи стихійного лиха, морально застарілих, фізично зношених та виявлених в результаті інвентаризації як нестача) до закінчення періоду нарахування зносу на них не може бути здійснено.

Списання основних засобів, необоротних матеріальних активів та нематеріальних активів проводиться за первісною вартістю або відновлювальною вартістю (уразі проведення переоцінки).

На матеріальні цінності, що були в експлуатації, в документах поряд з їх первинною (відновленою) вартістю вказується сума нарахованого зносу.

Демонтаж основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, які втратили своє виробниче призначення або стали непридатними, проводиться тільки після затвердження у встановленому порядку акта про їх списання.

Усі деталі, вузли і агрегати демонтованого обладнання, які придатні для ремонту іншого обладнання, а також матеріали, отримані від ліквідації необоротних активів, оприбутковуються на відповідних субрахунках бухгалтерського обліку. Вартість таких матеріальних цінностей встановлюється постійно діючою комісією виходячи з цін їх можливого використання або реалізації, яка визначається, в свою чергу, на підставі діючих ринкових цін на аналогічні матеріальні цінності з урахуванням зносу.

Облік та ліквідація матеріальних цінностей, отриманих після списання необоротних активів, які мали у своєму складі дорогоцінні метали, проводиться відповідно до Положення про порядок збору і здачі відходів і лому дорогоцінних металів та дорогоцінних каменів, затвердженого Міністерством економіки України, Державним комітетом України з матеріальних ресурсів, Національним банком України, Державним комітетом України по рідкісних, дорогоцінних металах та дорогоцінному каменю ( N 54/11/161/91/15 від 23.06.94).

У разі часткової ліквідації об'єкта основних засобів його первісна (переоцінена) вартість та знос зменшуються відповідно на суму первісної (переоціненої) вартості та зносу ліквідованої частини об'єкта.

Дозвіл на реалізацію основних засобів та інших необоротних матеріальних активів надається Головою ФПУ або його заступниками. У першу чергу матеріальні цінності реалізуються членським організаціям та установам, створеним за участю ФПУ.

Продаж основних засобів здійснюється після проведення підготовчої роботи, яка включає в себе:

- отримання дозволу на продаж;

- визначення початкової ціни продажу майна;

- проведення маркетингу для визначення потенційних покупців;

- визначення справедливої вартості.

Безоплатна передача матеріальних цінностей з балансу ФПУ здійснюється на підставі розпорядження Голови ФПУ.

Федерація професійних спілок України (надалі іменується - "Роботодавець") в особі Голови ФПУ ____________________, що діє на підставі Статуту, з одного боку, та працівник управління інформатизації апарату ФПУ ___________________________ (надалі іменується "Працівник"), з другого боку, з метою забезпечення збереження матеріальних цінностей, що належать Федерації професійних спілок України, уклали цей Договір про таке:

1. Працівник, який обіймає посаду головного спеціаліста управління інформатизації, приймає на відповідальне зберігання передані йому матеріальні цінності згідно з додатками до цього договору.

2. Працівник зобов'язується:

2.1. Вести облік матеріальних цінностей, переданих йому на відповідальне зберігання.

2.2. Дбайливо ставитися до переданих йому на зберігання матеріальних цінностей.

2.3. Вживати заходів до відвернення випадків заподіяння шкоди майну Роботодавця, своєчасно інформувати його про обставини, що загрожують забезпеченню збереження переданих йому матеріальних цінностей.

2.4. На підставі розпорядження чи іншого документа передавати ввірені йому матеріальні цінності у користування працівникам апарату за актом приймання-передачі чи під розписку, контролювати правильність експлуатації переданої техніки та здійснювати її технічне обслуговування.

2.5. Вести облік переміщення матеріальних цінностей у межах апарату ФПУ, передачі їх іншим юридичним особам чи списання у встановленому порядку.

2.6. Вести облік відремонтованої техніки із зазначенням причин виходу її з ладу.

2.7. Брати участь в інвентаризації матеріальних цінностей.

2.8. Нести повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих на відповідальне зберігання матеріальних цінностей.

3. Роботодавець зобов'язується:

3.1. Створити умови для зберігання переданих Працівникові матеріальних цінностей, зокрема надати ізольоване приміщення, яке відповідає умовам зберігання цих цінностей; забезпечити недоступність приміщення для сторонніх осіб та його охорону.

3.2. Ознайомити Працівника з нормативно-правовими актами з питань матеріальної відповідальності працівників за шкоду, заподіяну роботодавцеві, у тому числі з інструкціями, нормативами, правилами приймання, зберігання, передачі, списання, застосування у процесі роботи переданих Працівникові цінностей.

3.3. Звіряти з Працівником дані обліку матеріальних цінностей.

3.4. Своєчасно реагувати на повідомлення працівника про обставини, що становлять загрозу збереження матеріальних цінностей та усувати причини, що становлять таку загрозу.

3.5. Проводити в установленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей.

4. У випадку незабезпечення з вини Працівника збереження матеріальних цінностей, прийнятих ним на відповідальне зберігання, визначення розміру заподіяної Роботодавцеві шкоди, її відшкодування здійснюється згідно із законодавством.

5. Працівник не несе матеріальної відповідальності, якщо шкода заподіяна не з його вини.

6. Дія цього Договору поширюється на весь час роботи з ввіреними Працівникові матеріальними цінностями.

7. Цей Договір складений українською мовою, на двох сторінках у двох примірниках, що мають рівну юридичну силу, з яких перший знаходиться у Роботодавця, а другий - у Працівника.