Про затвердження Інструкції з діловодства в адміністративних судах України

Відповідно до пункту 6 частини першої статті 146, частини п'ятої статті 147 Закону України "Про судоустрій і статус суддів" , Положення про Державну судову адміністрацію України , затвердженого рішенням Ради суддів України від 22.10.2010 № 12, та з метою вдосконалення діловодства в адміністративних судах України

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в адміністративних судах України (додається).

2. Управлінню з питань судового діловодства розмістити текст цього наказу на офіційному веб-порталі судової влади України.

3. Управлінню організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України довести зміст цього наказу до Вищого адміністративного суду України, апеляційних адміністративних судів та територіальних управлінь Державної судової адміністрації України.

4. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України довести зміст цього наказу до окружних адміністративних судів.

5. Керівникам апаратів окружних та апеляційних адміністративних судів ознайомити з цим наказом працівників апарату суду.

6. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 05.12.2006 № 155 "Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах" (зі змінами), зареєстрований в Міністерстві юстиції України 22.12.2006 за № 1345/13219.

7. Управлінню з питань судового діловодства повідомити Міністерство юстиції України про втрату чинності наказу Державної судової адміністрації України від 05.12.2006 № 155 "Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах" (зі змінами), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22.12.2006 за № 1345/13219.

8. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2014 року.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Положишника В.В.

1.1. Предмет регулювання

1.1.1. Інструкція з діловодства в адміністративних судах України (далі - Інструкція) встановлює правила ведення діловодства у Вищому адміністративному суді України, апеляційних та окружних адміністративних судах і регламентує порядок роботи з документами з моменту надходження чи створення в суді до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи чи архіву суду.

1.1.2. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в адміністративному суді розроблені відповідно до положень Конституції України , законів України, інших нормативно-правових актів, що встановлюють порядок організації та діяльності органів судової влади, а також з урахуванням основних положень державної системи діловодства, державних стандартів України.

1.1.3. Положення Інструкції передбачають автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ і матеріалів) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду та ведення діловодства у паперовій формі.

1.1.4. Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію, що не містить конфіденційної (таємної) інформації, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів. Комп'ютерні (автоматизовані) технології оброблення документальної інформації повинні відповідати вимогам законів України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" , "Про захист персональних даних" , державних стандартів, Положення про автоматизовану систему документообігу суду та цієї Інструкції.

1.2. Мова діловодства

1.2.1. Діловодство в суді ведеться державною мовою.

1.2.2. Усі документи суду складаються державною мовою. Іноземною мовою можуть складатися документи суду, які адресуються безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, підприємства, установи чи посадової особи.

1.2.3. У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, забезпечені офіційним перекладом відповідно до вимог чинного законодавства.

1.3. Розподіл повноважень щодо діловодства

1.3.1. Загальне керівництво службою діловодства (канцелярією) та контроль за станом діловодства в суді здійснює керівник апарату суду.

1.3.2. Організація діловодства, методичне керівництво та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в підрозділах апарату суду покладається на керівників цих підрозділів.

1.3.3. Керівники підрозділів апарату суду:

забезпечують контроль за станом ведення діловодства, дотриманням вимог цієї Інструкції та складанням, оформленням, проходженням, зберіганням документів у підпорядкованих підрозділах;

аналізують процес документування в підпорядкованих підрозділах та скеровують його на засадах збалансованості та достатності, не допускаючи надмірного формалізму в питаннях, які не потребують документального оформлення;

здійснюють ознайомлення працівників підрозділу при призначенні на посади з нормативними і методичними документами з питань діловодства.

1.3.4. Керівник підрозділу апарату суду визначає відповідальну за ведення діловодства особу, яка забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, звітує перед керівником підрозділу про роботу з документами та їх виконання, ознайомлює працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства.

1.3.5. Служба діловодства (канцелярія) та відповідальні особи підрозділів апарату суду здійснюють періодичний аналіз документообігу суду, у разі необхідності готують пропозиції керівникові апарату суду щодо вдосконалення роботи з документами та діловодства суду в цілому.

Періодичність проведення аналізів визначається керівником апарату суду, виходячи з обсягу документообігу та потреб суду.

1.3.6. Служба діловодства (канцелярія) здійснює періодичні (але не рідше ніж один раз на рік) перевірки стану діловодства в підрозділах апарату суду. Висновки за результатами перевірки стану діловодства в підрозділах апарату суду викладаються у довідці, яка подається на розгляд керівникові апарату для прийняття відповідного рішення щодо вдосконалення роботи з документами.

1.3.7. Працівники суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції та є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації з обмеженим доступом, що міститься в них.

1.3.8. За порушення вимог цієї Інструкції працівники апарату суду несуть відповідальність, установлену чинним законодавством України.

1.4. Оперативне зберігання справ і документів. Приймання-передавання справ (документів) під час зміни відповідальних посадових осіб

1.4.1. Судові справи та загальні документи з часу створення (надходження) і до передачі в архів суду зберігаються за місцем формування справ та/або централізовано в службі діловодства згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Особові справи працівників суду до передачі в архів суду зберігаються в підрозділі апарату суду, який відповідає за кадрове забезпечення.

1.4.2. Справи повинні зберігатися в робочих кабінетах та розташовуватися у шафах (сейфах), здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб.

1.4.3. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються згідно з номенклатурою справ. На корінцях обкладинок справ вказуються індекси згідно з номенклатурою справ.

1.4.4. На період тимчасової відсутності працівника (відпустка, відрядження, хвороба тощо) всі невиконані ним документи передаються для виконання особі, яка його тимчасово заміщує, або за дорученням керівника структурного підрозділу - іншому працівникові.

При звільненні працівника підрозділу апарату суду всі невиконані ним документи передаються за актом приймання-передавання справ та документів.

При звільненні керівника апарату, його заступника, керівника підрозділу апарату суду всі документи та номенклатурні справи, не передані на зберігання до архіву суду, передаються за актом приймання-передавання справ та документів комісії, утвореній наказом керівника апарату суду.

У разі ліквідації структурного підрозділу апарату суду не виконані та не завершені діловодством документи і номенклатурні справи передаються за актом приймання-передавання справ та документів структурному підрозділу, на який покладено виконання функцій ліквідованого підрозділу, або підрозділу (працівникові), визначеному керівником апарату суду (додаток 2). Справи, завершені діловодством, передаються до архіву суду відповідно до номенклатури справ.

При звільненні судді не розглянуті судові справи передаються до служби діловодства (канцелярії) суду. Судові справи та документи, які перебувають у процесі розгляду, передаються за актом приймання-передавання справ та документів для подальшого розподілу в установленому порядку.

1.5. Облік та зберігання печаток, штампів і бланків суду

1.5.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток, штампів суду, бланки документів.

1.5.2. Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених судом за допомогою комп'ютерної техніки, приймає керівник апарату суду. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються головою суду, про що видається розпорядчий документ.

1.5.3. Облік печаток і штампів ведеться у журналі обліку печаток і штампів суду (додаток 3), бланків документів - у журналі обліку бланків документів суду (додаток 4) окремо за їх видами. Видавання бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у журналі обліку бланків суду.

1.5.4. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.

1.5.5. Забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків суду здійснюється відповідальною особою суду, а контроль за їх виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та визначених ним осіб.

1.5.6. Гербова печатка суду за розпорядженням голови суду зберігається у керівника апарату суду або іншого уповноваженого ним працівника.

Гербова печатка суду використовується у випадках, передбачених законодавством, а саме: для засвідчення договорів, посвідчень, грошових та банківських документів, доручень, трудових книжок, довідок про місце роботи і розмір заробітної плати, бухгалтерської, статистичної звітності, фінансових планів, номенклатури справ, виконавчих документів суду, ухвал про повернення судового збору, судових рішень, що підлягають негайному виконанню, тощо.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М. П.".

1.5.7. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом (додаток 5) з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

Для знищення печаток і штампів керівник апарату суду утворює комісію. Комісія складає акт знищення печаток та штампів, у якому зазначається:

кількість печаток і штампів, які знищуються;

підстава знищення печаток і штампів (реорганізація органу чи структурного підрозділу, їх ліквідація, перейменування тощо);

склад комісії із зазначенням прізвищ, імен, по батькові та посад;

дата і місце знищення печаток і штампів.

Акт складається у двох примірниках та зберігається у відповідних підрозділах.

Печатки і штампи знищуються таким чином: металеві вироби - шляхом обпилювання двома перехресними лініями; гумові, каучукові деталі - розрізанням на малі нез'єднувані, невідновлювані частини; пластмасові - шляхом механічного розбивання на такі ж нез'єднувані, невідновлювані частини.

1.5.8. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік. Про проведення перевірки робляться відмітки у відповідних журналах обліку.

У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом та доводяться до відома керівництва суду.

2.1. Загальний порядок опрацювання документів

2.1.1. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в суді лише один раз: вхідні документи - у день їх надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створені у суді документи - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого такий документ повторно не реєструється, а передається згідно з резолюцією керівництва суду службою діловодства (канцелярією) з відміткою в автоматизованій системі документообігу суду.

2.1.2. Уся кореспонденція, що надходить до суду, приймається та реєструється службою діловодства (канцелярією).

2.1.3. Під час приймання кореспонденції перевіряється цілісність конвертів або пакетів, відповідність їх адресування.

2.1.4. Документи, що були отримані безпосередньо керівництвом суду, передаються для реєстрації до служби діловодства (канцелярії).

2.1.5. Документи, які подано судді у судовому засіданні, передаються для реєстрації до служби діловодства (канцелярії) не пізніше наступного дня або за резолюцією судді долучаються до матеріалів справи.

2.1.6. Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправникові службою діловодства (канцелярією) протягом трьох робочих днів від дня її надходження.

2.1.7. Після відкриття конверта (пакета) перевіряється фактична наявність документів і додатків до них, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конверті, перевіряється цілісність прошитих і опечатаних документів. Конверт додається до документів.

2.1.8. У разі відсутності або пошкодження документа, що унеможливлює використанню його за призначенням, складається акт у двох примірниках (додаток 6), який підписують працівники служби діловодства (канцелярії). Один примірник акта додається до вхідних документів, другий надсилається відправникові.

2.1.9. У разі прийняття вхідної кореспонденції від служби фельд'єгерського зв'язку працівник служби діловодства (канцелярії) перевіряє відповідність вихідного номера документа номеру, вказаному на конверті, встановлює правильність адресування, розписується за отримання документа в супровідному листі служби фельд'єгерського зв'язку і засвідчує підпис печаткою із зазначенням часу та дати отримання.

2.1.10. Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документи, що належать до урядових, на кожному з них у правому нижньому куті ставиться реєстраційний штамп, зазначаються вхідний номер, дата і прізвище працівника, який отримав документ.

2.1.11. Конверти (пакети) з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання.

2.1.12. Приймання документів безпосередньо від учасників адміністративного процесу та їхніх представників здійснюється щодня у робочий час, відповідно до графіка роботи суду.

2.1.13. На документі, отриманому безпосередньо від учасників адміністративного процесу та їхніх представників, проставляється штамп "Одержано" із зазначенням дати отримання та підпису особи, яка його отримала, і в цей же день документ передається для реєстрації до служби діловодства (канцелярії).

2.1.14. Документи, які надійшли до суду, розподіляються службою діловодства (канцелярією) на позовні заяви, подання, апеляційні та касаційні скарги, заяви про перегляд судових рішень Верховним Судом України, заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, справи, додаткові документи, урядові документи, скарги, заяви, пропозиції, звернення громадян тощо.

2.1.15. Реєстрація документів здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду.

2.1.16. У правому нижньому куті чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до документа або його першої сторінки проставляється реєстраційний штамп суду, у якому зазначається дата надходження документа (а щодо документів у судових справах, які надійшли в день судового розгляду, та позовних заяв, щодо яких законодавством встановлено скорочений строк розгляду - час їх надходження) і вхідний номер, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації.

2.1.17. До реєстраційної картки в автоматизованій системі документообігу суду вносяться відомості про особу, від якої надійшов документ (матеріал, справа), дата і вихідний номер документа, дата реєстрації у суді та вхідний реєстраційний номер, короткий зміст документа, які відображаються у журналі реєстрації вхідної кореспонденції (реєстру вхідних документів).

2.1.18. Документи, що надійшли до суду, реєструються і передаються керівництву для розгляду в день їх надходження. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом однієї години з моменту їх отримання.

2.1.19. Після розгляду документа керівництвом та визначення виконавця в той самий день документ повертається до служби діловодства (канцелярії) для реєстрації резолюції та внесення її до автоматизованої системи документообігу суду. До автоматизованої системи документообігу суду вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі документа відповідальній за діловодство відповідного структурного підрозділу особі чи безпосередньо виконавцю (виконавцям). За призначенням документ передається під підпис за реєстром.

2.1.20. Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, перший із них є відповідальним за виконання документа і йому в установленому порядку передається документ. Служба діловодства (канцелярія) оперативно передає копію документа іншим вказаним у резолюції особам під підпис на резолюції ліворуч від відповідного прізвища.

Відповідальний виконавець координує та контролює стан виконання документа іншими виконавцями.

2.1.21. Зареєстровані непроцесуальні документи передаються на розгляд керівництву суду відповідно до визначеного у суді розподілу повноважень. Після накладення резолюції документи передаються службою діловодства (канцелярією) виконавцям до структурних підрозділів під підпис у реєстрі вхідних документів.

Документи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства та стосуються конкретних адміністративних справ, що перебувають у провадженні суду, не пізніше наступного робочого дня передаються під підпис у реєстрі вхідних документів суддям, у провадженні яких перебувають відповідні адміністративні справи, для розгляду та вирішення питання про приєднання їх до матеріалів справ.

Документи, що надійшли напередодні розгляду справи або в день розгляду справи, негайно передаються суддям, в провадженні яких знаходяться вказані справи.

2.1.22. На документ, якому встановлено контрольний строк виконання та/або щодо якого встановлено контроль керівництвом суду, ставиться відмітка про взяття на контроль в автоматизованій системі документообігу суду, а на самому документі ставиться штамп або робиться напис червоного кольору "Контроль".

Якщо в резолюції не зазначено конкретного терміну виконання, то відповідь на документ повинна бути надіслана в строк, передбачений законодавством.

Після виконання документа працівник, визначений у резолюції першим, особисто доповідає про це керівництву суду, а керівник служби діловодства (канцелярії) знімає документ з контролю.

2.1.23. Документи для розгляду (виконання) з підрозділу в підрозділ передаються лише на підставі резолюції керівника, яким здійснювався розгляд документа, та накладення резолюції або письмової вказівки керівника апарату суду.

2.1.24. Передача документів з підрозділу в підрозділ (від виконавця до виконавця) відбувається виключно через службу діловодства (канцелярію) з внесенням відповідних даних до автоматизованої системи документообігу суду.

2.1.25. Після розгляду (виконання) документа відповідальна за його виконання особа доповідає про це керівникові, який наклав резолюцію.

2.1.26. Відповідь на виконаний документ у необхідній кількості примірників передається службі діловодства (канцелярії) для присвоєння вихідного реєстраційного номера, внесення відповідних даних до автоматизованої системи документообігу суду та відправлення адресатам.

2.1.27. Виконаний документ разом із копією відповіді, завізованої відповідальним виконавцем та усіма співвиконавцями, приєднується до відповідної номенклатурної справи та в подальшому обліковується і зберігається у відповідному структурному підрозділі суду до передачі в архів.

2.1.28. Усі документи, підписані керівництвом суду, відправляються в день їх підписання або не пізніше наступного дня після їх підписання, а за необхідності доставляються кур'єром.

2.1.29. Документи, що надійшли до суду (заяви, скарги, справи, листи тощо), виносити за межі приміщення суду категорично заборонено.

2.2. Організація роботи з документами, що передаються електронними засобами зв'язку (електронною поштою, факсом, телеграмою тощо)

2.2.1. Отримання та відправлення електронних документів здійснюється через офіційні електронні адреси суду.

2.2.2. Поштова програма забезпечує збереження інформації про отримані та відправлені повідомлення, а також перевірку повідомлень на наявність шкідливих програмних кодів (вірусів).

2.2.3. Працівники апарату суду, відповідальні за роботу з офіційними скриньками електронної пошти, зобов'язані перевіряти електронну поштову скриньку не менше двох разів на день (на початку першої та другої половини робочого дня).

2.2.4. Після отримання електронних документів працівники, відповідальні за роботу з офіційними скриньками електронної пошти:

перевіряють кожний документ на повноту та відповідність реєстраційних реквізитів, вказаних у темі і вкладеному файлі;

у разі отримання електронного документа з порушенням цілісності та автентичності (невідповідність електронного цифрового підпису, наявність шкідливого програмного коду тощо) відправникові електронного документа надсилається відповідне повідомлення, у якому зазначається про необхідність відправлення нового електронного документа;

інфікований електронний документ автоматично вилучається із папки "Вхідні" і переноситься до папки "Карантин";

надсилають відправникові електронною поштою підтвердження про отримання електронного документа (якщо про це є запит у листі) або повідомлення про проблеми з його читанням чи про відсутність файлів, що повинні бути додані;

реєструють електронний документ відповідно до вимог діловодства;

пересилають електронний документ керівництву суду, а у разі потреби друкують зміст електронного повідомлення до документа та файли, що були вкладені до нього, та передають їх на розгляд керівництва суду.

2.2.5. Документи з позначкою "Терміново" передаються негайно, але не пізніше ніж через годину після їх отримання.

2.2.6. Обробленню та реєстрації не підлягають електронні документи, у яких:

відсутня зворотна електронна адреса;

зворотна адреса невідома та в тексті документа відсутній підпис, за яким можливо ідентифікувати відправника;

не вказана електронна адреса одержувача, якому надійшов документ (рядок "Кому", "Копія" або "Прихована копія").

Відкривати файли, що приєднані до таких електронних документів, заборонено.

2.2.7. Надсилання офіційного листа електронною поштою здійснюється за умови реєстрації документа та запису вихідного реєстраційного номера і дати документа у файл, що відповідає конкретному документу. Електронний лист є офіційним, якщо містить вкладення з текстом офіційного документа у вигляді файлу, скріпленого електронним цифровим підписом.

Для офіційного електронного листа обов'язково заповнюється поле "Тема" таким чином: "дата реєстрації листа у форматі "ДДММРРРР", реєстраційний номер листа, короткий зміст (за потреби)". Наприклад: 23102012 № 10-6521/2012 відповідь на лист ДСА України від 15102012 № 19-1550/2012.

Для офіційного електронного листа інформація про приєднані файли вказується в тексті такого листа.

2.2.8. У разі якщо кінцевий адресат не має власної електронної адреси, в електронному листі необхідно вказати, кому адресована передана інформація, одночасно вказавши цю інформацію в рядку "Тема", який заповнюється обов'язково.

2.2.9. Працівники, відповідальні за роботу з офіційними скриньками електронної пошти, здійснюють відправлення офіційних листів за дорученням посадових осіб суду.

2.2.10. Відправлення документів (листів) електронною поштою здійснюється в кодуванні "KOI8-U" або "Windows-1251".

2.2.11. Сумарний обсяг файлів, що приєднуються до електронного повідомлення, не повинен перевищувати 10 Мегабайтів (Мб). У разі коли розмір файлу перевищує 10 Мб, створюється багатотомний архів з розбиттям на частини до 10 Мб та надісланням кожної частини окремим електронним листом. У кожному листі в рядку "Тема" в кінці найменування листа в дужках вказується поточний номер частини листа та через дріб загальна кількість листів.

2.2.12. Архівні файли повинні бути у форматі "ZIP-архіву" або "RAR-архіву".

2.2.13. Приєднання до електронних листів файлів, що передаються (EXE, COM, BAT та ін.), без їх архівації не допускається.

2.2.14. У полі для тексту електронного листа зазначається найменування суду, посада, найменування підрозділу, ім'я та прізвище, код міжміського зв'язку та службовий телефон, адреса електронної пошти особи, яка його відправляла.

2.2.15. У разі якщо електронний лист було відправлено в режимі отримання від адресата повідомлення про його отримання (прочитання), після доставки листа та отримання від адресата відповідного підтвердження особа, відповідальна за роботу з офіційними скриньками електронної пошти, повідомляє про це особу, за дорученням якої було відправлено цей лист.

2.2.16. Після відправлення листів електронною поштою працівники, відповідальні за роботу з офіційними скриньками електронної пошти, контролюють надходження підтверджень від адресатів про отримання електронних листів.

2.2.17. Для недопущення несанкціонованого використання своєї електронної адреси користувач зобов'язаний забезпечити блокування доступу до засобів електронної пошти з використанням пароля доступу.

2.2.18. Для підтвердження офіційного статусу документів, отриманих електронною поштою, не скріплених електронно-цифровим підписом, або отриманих каналами факсимільного зв'язку, повинні бути надані (надіслані) їх оригінали. До підтвердження оригіналами такі документи мають статус інформаційних.

2.2.19. Працівники апарату суду, які користуються електронною поштою, несуть персональну відповідальність за порушення вимог цієї Інструкції.

2.2.20. Прийняття та передавання інформації каналами факсимільного зв'язку здійснюють служба діловодства (канцелярія) суду та/або інші працівники.

2.2.21. Забороняється передавати каналами факсимільного зв'язку документи, що містять таємну інформацію, тексти документів з грифом "Для службового користування" ("ДСК").

2.2.22. Факсограми, які надійшли каналами факсимільного зв'язку, підлягають реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду із зазначенням у реєстраційній картці слова "Факс".

2.2.23. Прийняті факсограми, що не стосуються процесуальних документів, передаються для розгляду і накладення резолюції керівництву суду.

2.2.24. Відповідальність за зміст інформації, яка передається каналами факсимільного зв'язку, несе виконавець, який підготував матеріал до передавання, а також керівник відповідного підрозділу апарату суду.

2.2.25. Призначений для передавання текст повинен бути надрукований чорним кольором. Документи, надруковані іншим кольором, для передачі не приймаються і повертаються виконавцеві.

2.2.26. Після передачі інформації оригінали документів повертаються виконавцеві.

2.2.27. Телеграма передається за допомогою телеграфного зв'язку.

Текст телеграми складається згідно з вимогами (додаток 1) і передається до служби діловодства (канцелярії) для відправлення.

Копія телеграми з позначкою про час приймання повертається до відповідного підрозділу апарату суду.

2.2.28. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по можливості без прийменників, сполучників і займенників, розділових знаків.

Цифрові дані в телеграмі рекомендується писати словами.

2.2.29. Текст телеграми друкується великими літерами з одного боку аркуша через два інтервали, без переносів, абзаців, виправлень, у трьох примірниках. Два примірники телеграми повинні мати оригінали підписів, скріплені гербовою печаткою суду, один з них надсилається адресатові, другий повертається виконавцеві для залучення до матеріалів справи. Третій примірник (копія) залишається у відповідному наряді служби діловодства (канцелярії).

2.2.30. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Урядова", "Термінова".

2.2.31. Зворотну адресу суду зазначають без скорочення, з розділовими знаками.

2.2.32. У телеграмі під рискою вказуються найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

2.2.33. Телеграму підписує голова суду. У суді може бути визначено категорію телеграм, які мають право підписувати заступники голови, судді та керівник апарату суду.

3.1. У разі роз'єднання однієї чи декількох поєднаних в одне провадження позовних вимог у самостійні провадження кожна виділена адміністративна справа реєструється в автоматизованій системі документообігу суду не пізніше робочого дня, що настає після ухвалення відповідного судового рішення. Цій справі присвоюється новий єдиний унікальний номер та номер провадження (якщо такий номер формується судом).

3.2. У разі об'єднання адміністративних справ в одну об'єднаній справі присвоюється єдиний унікальний номер та номер провадження тієї справи, що надійшла до суду першою (якщо такий номер формувався судом).

Щодо об'єднаної (першої) справи відповідно до ухвали суду до автоматизованої системи документообігу вноситься інформація про об'єднання справ із зазначенням номера справи. Відмітка про об'єднання справи також уноситься до автоматизованої системи документообігу суду щодо кожної справи, які були об'єднані.

3.3. Апеляційні скарги на судові рішення в адміністративних справах, що надійшли до суду першої інстанції, адміністративні справи разом з апеляційними скаргами, що надійшли для перегляду судових рішень в апеляційному порядку, касаційні скарги реєструються в автоматизованій системі документообігу адміністративних судів із внесенням відповідних облікових відомостей.

3.4. Якщо суд унаслідок невиконання однією із сторін умов примирення, зафіксованих у постановленій ухвалі суду про закриття провадження у справі, за клопотанням іншої сторони поновлює провадження у справі, то відомості про цю подію вносяться до раніше внесених показників про рух такої справи.

3.5. Якщо в одній справі, що надійшла до суду апеляційної інстанції, подано апеляційні скарги на декілька судових рішень, то справа реєструється за кількістю оскаржуваних рішень.

У разі надходження декількох апеляційних скарг на одне і те ж судове рішення, то такі апеляційні скарги реєструються за однією справою відповідно до оскаржуваного рішення.

3.6. Якщо в одній справі, що надійшла до суду касаційної інстанції, подано декілька касаційних скарг, їх реєстрація здійснюється окремо. Відомості щодо кожної касаційної скарги відображаються в автоматизованій системі документообігу суду окремо лише до відкриття касаційного провадження.

У разі надходження до Вищого адміністративного суду України кількох судових документів у межах однієї справи після відкриття провадження у справі, апеляційного чи касаційного провадження, провадження за нововиявленими обставинами та в разі ухвалення одного рішення за результатом розгляду декількох таких судових документів відомості щодо них відображаються за однієї справою.

3.7. Позовам третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги на предмет спору, заявам про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заявам щодо виконання рішення присвоюється номер основної справи, у якій вони подані.

3.8. Судові справи, що надійшли з судів апеляційної або касаційної інстанції після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також які не перешкоджають подальшому розгляду, не підлягають автоматичному розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. Реєстрація судових справ після скасування вищезазначених ухвал продовжується у раніше заведених відповідних облікових документах із збереженням раніше присвоєного єдиного унікального номера.

Адміністративні справи, що надійшли із суду касаційної інстанції на новий судовий розгляд, а також в разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами обліковуються за новим номером провадження.

4.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних, організаційно-розпорядчих та інших документів, що становлять його документообіг.

4.2. Організаційно-розпорядчий документ повинен мати обов'язкові для цього виду документа реквізити у відповідному порядку їх розташування, встановленому державним стандартом, зокрема: найменування суду, найменування виду документа (крім листів), заголовок до тексту, дата, номер, текст, підпис тощо. У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

4.3. Організаційно-розпорядчий документ (далі - документ), як правило, оформлюється на бланку, має визначений комплекс реквізитів і відповідний порядок їх розташування, установлений Державним стандартом України (додатки 7, 8, 9).

4.4. Без бланка оформлюються:

проекти законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, адресованих органам державної влади України для розгляду та вирішення питання про їх прийняття;

листи та інші документи, підготовлені судом спільно з іншими органами державної влади;

внутрішні службові документи (листи, окремі види довідок, службові, доповідні записки тощо), призначені для використання в апараті суду.

4.5. Найменування виду документа повинно відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (постанова, ухвала, наказ, розпорядження тощо), що документується.

4.6. Спільні розпорядчі документи організацій, які уповноважені видавати різні за формою документи, видаються у формі рішення, що має правову силу розпорядчого документа для кожної організації, яка прийняла такий документ.

4.7. Процесуальні документи видаються і оформлюються відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України , цієї Інструкції та інших нормативно-правових актів.

4.8. Датою прийняття документа є дата його підписання; для документа, прийнятого колегіальним органом, - дата прийняття рішення; для документа, який підлягає затвердженню, - дата затвердження.

Дата документа вказується посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.

4.9. Для документа, складеного спільно декількома організаціями, датою прийняття є дата його підпису всіма керівниками організацій.

4.10. Дата підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, які вміщені в тексті, оформлюються цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами одним рядком у послідовності: число, місяць, рік, наприклад: 15.07.2012. У текстах документів, що вміщують відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 31 жовтня 2012 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх надходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і надіслання його до справи).

Дата підписання зазначається в лівій верхній частині документа разом з індексом в спеціально відведеному для цього місці бланка. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Адреса не зазначається на документах, що надсилаються до урядових установ та постійним адресатам. У цьому разі можуть застосовуватись конверти, на яких заздалегідь надруковані адреси.

Посилання на вихідний номер та дату документа, на який надається відповідь, є обов'язковим і складається з постійної частини "На № ____________ від _______", розміщеної після вихідних дати та номера документа, що складається.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на всі номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька листів різних адресатів, то посилання на їхні вихідні номери та дати вміщуються одне під одним у тій послідовності, в якій у листі суду вказані адресати.

4.11. Заголовок як реквізит документа використовується для оперативного встановлення призначення документа під час його реєстрації та подальшого опрацювання.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

4.12. Текст документа, надрукований на папері формату А5, а також внутрішні документи (службові і доповідні записки тощо) та листи на адресу фізичних осіб обсягом до двох аркушів дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не вказуються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої створено документ.

Як правило, текст документа складається з трьох частин:

вступної, у якій викладаються підстави виготовлення документа;

описової, у якій викладаються обставини, факти, посилання на нормативні акти, обґрунтування;

заключної, у якій викладаються висновки, пропозиції, клопотання, рекомендації, рішення тощо.

Цифровий матеріал, як правило, оформлюють у вигляді таблиць. Таблицю слід розташовувати безпосередньо після тексту, у якому вона згадується вперше, або на наступній сторінці. Таблиці слід нумерувати арабськими цифрами порядковою нумерацією, номер таблиці повинен складатися з номера розділу та порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад: Таблиця 2.1 - перша таблиця другого розділу.

4.13. Документи підписуються відповідальними особами суду згідно з їхньою компетенцією. На копії документа, як правило, на зворотному боці вказується прізвище, ім'я та по батькові, телефон виконавця.

До складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує документ, її підпис та його розшифрування (ініціал(и) та прізвище).

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

У документах, які готуються комісією, зазначається статус осіб у складі комісії (голова, члени комісії).

Якщо документ підписується декількома особами, які обіймають посади однакового рівня, то їхні підписи розміщують на одному рівні.

Якщо документ підписується декількома посадовими особами, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

4.14. Якщо посадова особа, підпис якої вказано на проекті документа, відсутня, документ повинен підписуватись особою, яка виконує її обов'язки, або її заступником. При цьому необхідно вказувати фактичну посаду особи, яка підписує документ, наприклад: "Виконувач обов'язків" (В. о.), "Заступник". Не дозволяється підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну скісну риску перед найменуванням посади.

Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається. У виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути погоджені особою, яка підписала цей документ.

4.15. У разі необхідності оцінки доцільності документа його обґрунтованості, відповідності законодавству України та нормативно-правовим актам проект цього документа потребує погодження.

Проект документа візують усі виконавці, яким доручено його виконання, а також уповноважена особа підрозділу забезпечення роботи голови і заступників голови суду (якщо проект документа подається на розгляд голови суду) або підрозділу забезпечення роботи керівника апарату суду (якщо проект документа подається на розгляд керівника апарату суду).

Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза складається з найменування посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, яка візує документ, дати візування.

4.16. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі особи, які візують документ.

Заперечення та доповнення до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що при візуванні робиться відмітка: "Заперечення (доповнення) додаються". Заперечення (доповнення) обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Візуються примірники, що залишаються в суді, нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці не вистачає місця.

Проекти наказів, розпоряджень, постанов колегіальних органів візуються на першому примірнику нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці не вистачає місця.

Зовнішнє погодження оформлюється відповідним грифом.

Грифи погодження можуть розміщуватися на окремому аркуші "Аркуш погодження", якщо зміст документа стосується інтересів декількох організацій. На такому документі робиться позначка "Аркуш погодження додається".

Залежно від змісту документа за необхідності здійснюється зовнішнє погодження із заінтересованими організаціями.

4.17. Після вивчення документа посадова особа суду накладає резолюцію.

Резолюція містить прізвище та ініціали автора резолюції, прізвище виконавця (виконавців), спосіб виконання документа, термін виконання, підпис керівника, дату.

На документах, які не вимагають додаткових вказівок та мають типові терміни виконання, у резолюції вказується виконавець (виконавці), підпис автора резолюції, дата.

4.18. Способом введення документа в дію є його затвердження.

Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами) чи відповідним актом суду або іншими організаціями, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у документі, що затверджується.

4.19. Вихідні документи оформлюються на бланках суду, які виготовляються згідно з вимогами державних стандартів (додатки 9, 10).

4.20. До передачі документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, правильно оформити, забезпечити внутрішнє погодження. Документ подається на підпис разом із додатками до документа та матеріалами, на підставі яких він виконувався.

Якщо документ підлягає надісланню декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

4.21. У разі надсилання поштових відправлень рекомендованою кореспонденцією працівники служби діловодства (канцелярії) складають списки (реєстри) на відправлення (додаток 11).

Реєстр поштових відправлень підписує особа, яка його складає, та проставляється печатка служби діловодства (канцелярії). У випадках, передбачених правилами роботи відділень зв'язку (відправлення поштової кореспонденції за кордон тощо), відповідні реєстри поштових відправлень підписує керівник відповідного структурного підрозділу суду, підпис якого скріплюється відповідною печаткою суду.

4.22. Копія документа виготовляється і видається з дозволу керівництва суду або керівника відповідного структурного підрозділу. Суд має право засвідчувати копії лише тих документів, які ним виготовляються.

Копія документа виготовляється механічним способом або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії машинописним способом текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис". Наприклад:

Згідно з оригіналом

5.1. Проекти ініціативних документів щодо вдосконалення законодавчих та інших правових актів, проекти документів, розроблені за дорученням керівництва суду, надсилаються адресатам із супровідним листом, у якому обґрунтовується необхідність розроблення такого документа.

5.2. На зворотному боці супровідного листа, як правило, вказується найменування структурного підрозділу, прізвище, телефон виконавця, який підготував проект документа.

5.3. Проекти законів, указів, постанов та інших документів для розгляду та вирішення питання про їх прийняття органами державної влади України подає голова суду або особа, яка виконує його обов'язки.

Проекти цих документів готують структурні підрозділи суду, до компетенції яких віднесено питання, для вирішення яких створюється документ. Другий примірник проекту документа візують керівники структурних підрозділів, які опрацьовують проект, керівник правового управління, заступники голови суду. Перший примірник проекту документа візує (підписує) голова суду або особа, яка виконує його обов'язки.

Проект документа подається до органу державної влади або органу місцевого самоврядування із супровідним листом, у якому обґрунтовується необхідність прийняття рішення та його зміст.

На зворотному боці останнього аркуша супровідного листа зазначається, як правило, найменування структурного підрозділу, прізвище і номер телефону керівника підрозділу та виконавця, які підготували проект документа.

5.4. Проекти наказів (додаток 7) розробляють структурні підрозділи за дорученням керівництва суду або з власної ініціативи.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатувальній частині викладається мета і завдання приписаних дій, причини його видання. Якщо основою для видання наказу є законодавчий, інший нормативно-правовий чи розпорядчий акт, то в констатувальній частині зазначається його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини вказаного документа, яка безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "НАКАЗУЮ".

У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються конкретні заходи і дії, а також посадові особи, які відповідають за його реалізацію, та термін виконання завдань.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини наказу вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

Проект наказу, завізований виконавцем та його керівником, подається для погодження та візування всім виконавцям, які згадані у ньому. Внутрішнє погодження проекту наказу здійснюється не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення його розроблення безпосереднім виконавцем. Візи ставляться на зворотному боці оригіналу наказу.

Наказ підписує голова суду, його заступник, у разі виконання ним обов'язків голови, або керівник апарату суду в межах своєї компетенції.

Реєстрація наказів із загальних питань здійснюється у відповідних журналах служби діловодства (канцелярії) шляхом присвоєння чергового порядкового номера.

Після підписання наказу та його реєстрації в службі діловодства (канцелярії) відповідальний працівник структурного підрозділу, який готував наказ, доводить його до відома всіх співвиконавців, що вказані в наказі.

Реєстрація наказів з особового складу та про відрядження здійснюється у відповідних журналах підрозділу з ведення кадрової роботи шляхом присвоєння чергового порядкового номера.

5.5. Проекти розпоряджень (додаток 8) розробляють структурні підрозділи за дорученням керівництва суду або з власної ініціативи.

Розпорядження видаються для вирішення оперативних питань з окремих напрямків діяльності суду.