Розпорядження оформлюється в такому ж порядку, як і наказ, тільки розпорядча частина може починатися словами "ПРОПОНУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", "ЗАБЕЗПЕЧИТИ".
Розпорядження підписує голова суду або його заступник згідно з розподілом функціональних обов'язків, керівник апарату суду.
Реєстрація розпорядження здійснюється в порядку, передбаченому для реєстрації наказів.
5.6. Протоколом фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на нарадах, конференціях чи засіданнях колегіальних органів.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина протоколу містить прізвища й ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний.
В основній частині протоколу фіксується перебіг засідання колегіального органу, яка складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами та складаються з таких підрозділів: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ". Підрозділи друкуються великими літерами від нульового положення табулятора, після яких ставиться двокрапка. Нижче слова "СЛУХАЛИ" з абзацу зазначається прізвище та ініціали доповідача та осіб, які брали участь в обговоренні, потім ставиться тире й викладається зміст доповіді від третьої особи однини. Основний зміст доповідей та виступів вміщується в тексті протоколу або додається до нього, постанова (ухвала) друкується повністю.
Документ, затверджений колегіальним органом, додається до протоколу.
Зміст окремої думки члена колегіального органу викладається в протоколі після відповідного протокольного рішення.
Протокол підписують головуючий на засіданні та секретар. Протоколи нумеруються за порядком складання у межах календарного року.
Протоколи загальних засідань (зборів) різних організацій мають складний номер, який включає номери протоколів організацій, які брали участь у роботі засідання.
Порядок підготовки протоколів та рішень колегіальних органів адміністративних судів визначається в положеннях про відповідні органи або в регламенті їх роботи.
Бланки протоколу можуть бути виготовлені друкарським способом.
5.7. Доповідна (службова) записка адресується голові суду, керівникові апарату суду керівником структурного підрозділу, у якій автор інформує про ситуацію, що склалася, про події, факти, котрі мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить свої висновки й пропозиції. Текст доповідної (службової) записки поділяється на дві частини: у першій (описовій) наводяться факти або описується ситуація, а в другій - викладаються пропозиції, прохання.
6. Проходження процесуальних документів. Формування справ
6.1. Проходження процесуальних документів
6.1.1. Позовні заяви, адміністративні справи, які надійшли з інших судів, подання, апеляційні та касаційні скарги, заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяви про перегляд судових рішень Верховним Судом України, постанови Верховного Суду України про направлення справи на новий розгляд, інші передбачені законодавством процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, реєструються в день їх надходження в порядку, установленому частиною третьою статті 15-1 Кодексу адміністративного судочинства України та Положенням про автоматизовану систему документообігу суду .
Суди можуть отримувати відомості про рух справи за допомогою програмних засобів (функції реплікації - обміну даних між судами різних інстанцій).
6.1.2. У разі роз'єднання однієї чи декількох поєднаних в одне провадження вимог у самостійні провадження відповідно до статті 116 Кодексу адміністративного судочинства України , новосформована адміністративна справа реєструється як така, що надійшла вперше.
6.1.3. Кожній адміністративній справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Номер справи складається з коду суду першої інстанції (три цифри), через дріб - номера справи за порядком у поточному році, через дріб - року реєстрації (дві цифри). Наприклад: 901/363/13.
Також автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
6.1.4. На процесуальних документах у правому нижньому куті або на вільному від тексту місці першого аркуша проставляється реєстраційний штамп, у якому може зазначатися номер провадження.
6.1.5. Реєстрація та облік адміністративних справ (матеріалів про адміністративне правопорушення) здійснюється (може здійснюватись) згідно з індексами:
П - позовна заява;
А - апеляційна скарга;
К - касаційна скарга;
В - заява про перегляд судового рішення Верховним Судом України;
Н - заява про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами;
Д - судове доручення;
АВ - відновлення втраченого провадження;
ЗВ - заяви в порядку виконання судових рішень, якщо рішення ухвалив інший суд;
ЗД - заяви про забезпечення доказів без подання позовної заяви;
ЗР - заява про скасування заходів реагування;
АМ - матеріали про адміністративне порушення.
Наприклад: П/800/122/13, де П - індекс судового документа, 800 - код суду, 122 - порядковий номер поточного року, 13 - рік реєстрації.
6.1.6. Якщо в одному конверті надійшло дві і більше позовних заяв, апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України тощо, кожна з них реєструється як окремий документ, а з оригіналу конверта робиться відповідна кількість копій та долучається до матеріалів.
6.1.7. При реєстрації адміністративної справи до автоматизованої системи документообігу вноситься інформація відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду .
6.1.8. Автоматичний розподіл адміністративних справ здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
6.1.9. Розподілені процесуальні документи не пізніше наступного робочого дня передаються суддям, визначеним автоматизованою системою документообігу суду.
6.1.10. У разі надходження процесуального документа разом з адміністративною справою реєстрації підлягають також супровідний лист і справа з проставлянням реєстраційного штампа в правому нижньому куті супровідного листа та лицьового боку обкладинки справи.
6.1.11. Справи, витребувані у встановленому порядку Вищим адміністративним судом України, реєструються за вхідним реєстраційним номером первинних матеріалів з додаванням індексу "С" та передаються під підпис за реєстром для подальшої передачі судді.
6.1.12. Додаткові документи до справ, що перебувають на розгляді в суді касаційної інстанції, реєструються за вхідним реєстраційним номером первинних матеріалів з додаванням індексу "Д" з цифровою позначкою в хронологічному порядку (наприклад, Д1, Д2 і т. д.) та передаються під підпис за реєстром для подальшої передачі судді.
6.1.13. Служба діловодства (канцелярія) в обов'язковому порядку перевіряє наявність додатків, зазначених у супровідному листі, та факт можливого попереднього надходження судового документа у справі. Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 6) у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий долучається до вхідних документів.
6.1.14. У разі надходження до адміністративного суду судової справи обов'язково перевіряється наявність додатків, указаних у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами та печатками опису справи).
6.1.15. У разі виявлення недоліків у формуванні судової справи, які не перешкоджають реєстрації, канцелярія суду складає акт про стан справи, що надійшла до суду, та додає його до матеріалів справи. Акт підписується трьома працівниками канцелярії, підписи яких засвідчуються відповідною печаткою суду. Про складання акта робиться відмітка в автоматизованій системі документообігу суду.
У разі виявлення суттєвих недоліків при формуванні справи, які перешкоджають реєстрації, адміністративна справа повертається за підписом керівництва суду.
6.1.16. У разі виникнення необхідності проведення повторного автоматичного розподілу адміністративна справа (матеріал) передається визначеній керівником апарату суду особі для підготовки проекту розпорядження про призначення повторного автоматичного розподілу з підстав, визначених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду .
6.1.17. Процесуальні документи складаються та оформлюються відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України , інших законодавчих та нормативно-правових актів, а також цієї Інструкції.
6.1.18. Тексти рішень, ухвал та інших процесуальних документів суду зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду у вигляді відповідного електронного документа, засвідченого електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача).
6.1.19. Судові рішення, виконавчі листи видаються на підставі наявних в автоматизованій системі даних. На кожній сторінці судового рішення (виконавчого листа) у момент друку автоматично формується унікальний штрих-код, що розміщується в нижньому правому куті документа. Унікальний штрих-код містить код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та вид юрисдикції (вводиться в дію окремим наказом).
Видача (надсилання, вручення) копій судових рішень, виконавчих листів та їх дублікатів без унікального штрих-коду забороняється.
6.1.20. Процесуальні документи надсилаються учасникам судового процесу відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України .
6.1.21. Вихідний процесуальний документ, оформлений належним чином, з підписаним конвертом та сформованим реєстром поштових відправлень, передається до служби діловодства (канцелярії) для відправлення адресатам.
6.1.22. Повістка про виклик (повістка-повідомлення) до суду в адміністративній справі (додаток 14) підписується секретарем судового засідання та надсилається з позначкою "Судова повістка" рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
Повістка може бути вручена під розписку безпосередньо в суді. Суд може за згодою особи, яка бере участь у справі, видати їй повістку для вручення іншій особі, яка викликається до суду.
6.1.23. Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративних справах, що надійшли до суду апеляційної інстанції від осіб, які їх подали, реєструються в автоматизованій системі документообігу суду у картці реєстрації копій апеляційних скарг. Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративній справі в суді апеляційної інстанції формуються у відповідні справи за номенклатурою справ суду.
6.1.24. В адміністративних судах оригінал окремої ухвали підшивається до матеріалів справи. Листування щодо виконання окремої ухвали зберігається в окремій справі за номенклатурою, а після виконання підшивається до матеріалів справи працівником апарату суду, на якого покладено обов'язок щодо контролю за виконанням окремих ухвал.
Якщо окрема ухвала постановлена судом апеляційної, касаційної інстанції, то листування щодо виконання окремої ухвали направляється до суду першої інстанції для приєднання до матеріалів справи, при цьому копії листування зберігаються в окремій справі за номенклатурою.
Копія окремої ухвали надсилається не пізніше наступного дня після набрання ухвалою законної сили відповідним суб'єктам владних повноважень для вжиття заходів щодо усунення причин та умов, які сприяли порушенню закону.
У разі ненадходження до суду повідомлення про вжиті заходи протягом одного місяця після надходження окремої ухвали суб'єктові владних повноважень працівник апарату суду, який контролює виконання окремої ухвали, доповідає судді, але не пізніше трьох днів після спливу цього терміну, для вжиття відповідних заходів.
Контроль за виконанням окремої ухвали суду покладається на суд, який постановив окрему ухвалу.
6.1.25. Учасники судового процесу у справі можуть отримати, за резолюцією головуючого судді (судді-доповідача), а у разі його відсутності заступника голови суду або секретаря відповідної судової палати, копії рішень (за винятком судових рішень, визначених пунктом 6.8.13 цієї Інструкції), які є в матеріалах справи та/або копії матеріалів справи (за наявності справи у відповідному суді). Копії таких документів не засвідчуються.
Особи, які беруть участь у справі, можуть за власний рахунок додатково замовити та отримати в суді засвідчені копії документів і витяги з них.
6.1.26. Вилучення зі справи документів (крім процесуальних, які виготовлені судом) допускається тільки після закінчення провадження у справі.
6.1.27. У передбачених законодавством випадках вилучення документів з матеріалів справи може здійснюватись за резолюцією голови суду з обов'язковою заміною вилучених матеріалів їх належно засвідченими копіями, про що зазначається у внутрішньому описі справи у графі "Примітки".
Заява про проведення вилучення документів зі справи з резолюцією голови суду та протокол вилучення документів приєднуються до матеріалів справи.
При вилученні документів у порядку кримінального провадження доступ до речей і документів, у тому числі їх вилучення, здійснюється на підставі ухвали слідчого судді. Особа, яка здійснює вилучення, зобов'язана залишити володільцю речей і документів опис речей і документів, які були вилучені на виконання ухвали слідчого судді, суду. На вимогу володільця особою, яка пред'являє ухвалу про тимчасовий доступ до речей і документів, має бути залишено копію вилучених документів. Копії вилучених документів виготовляються з використанням копіювальної техніки, електронних засобів володільця (за його згодою) або копіювальної техніки, електронних засобів особи, яка пред'являє ухвалу про тимчасовий доступ до речей і документів.
6.1.28. Оригінали письмових доказів, які є у справі, суд повертає після їх дослідження, якщо це можливо, без шкоди для розгляду справи або після набрання законної сили судовим рішенням у справі за клопотанням осіб, які їх надали. У справі залишається засвідчена суддею копія письмового доказу.
6.1.29. У разі відсутності в учасників судового процесу засвідчених копій для заміни необхідні копії за резолюцією судді (судді-доповідача) або голови суду, якщо провадження у справі закінчено, виготовляються та засвідчуються відповідальним працівником апарату суду.
Заява учасника судового процесу з відповідною резолюцією приєднується до справи.
Про заміну оригіналів документів копіями ставиться відмітка в описі справи в графі "Примітки".
6.2. Звернення судових рішень до примусового виконання
6.2.1. Для виконання судового рішення в адміністративній справі, яке набрало законної сили або яке належить виконати негайно, особі, на користь якої воно ухвалено, за її письмовою заявою видається один виконавчий лист (додаток 15). Якщо судове рішення ухвалено на користь кількох позивачів чи проти кількох відповідачів, суд має право видати кілька виконавчих листів, точно зазначивши, яку частину судового рішення треба виконати за кожним виконавчим листом.
6.2.2. Виконавчий лист видається за заявою осіб, на користь яких ухвалено судове рішення, або їхніх представників після набрання судовим рішенням законної сили, а у справах, за якими рішення підлягає негайному виконанню, - у день ухвалення судового рішення. У справах за позовами органів та осіб, яким надано право захищати права, свободи та інтереси інших осіб або державні чи суспільні інтереси, виконавчі листи видаються за заявами таких органів чи осіб або осіб, в інтересах яких заявлено позов.
6.2.3. Виконавчий лист заповнюється чітко і грамотно. Помилки і виправлення у виконавчому листі не допускаються. Під час оформлення виконавчого листа про стягнення грошових сум на користь організацій вказуються номери рахунків у фінансових установах та інші відомості відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" на підставі інформації, що є в матеріалах адміністративної справи.
6.2.4. Виконавчий лист видається особисто стягувачу або його представникові, який на заяві про видачу виконавчого листа ставить свій підпис. Дані про видачу виконавчого листа вносяться до журналу обліку видачі виконавчих листів (додаток 16).
6.2.5. Виконавчий лист про стягнення судового збору надсилається судом відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України .
6.2.6. Листування щодо виконання судового рішення підшивається до матеріалів адміністративної справи.
6.2.7. Якщо за результатами перегляду справи суд апеляційної чи касаційної інстанції залишить ухвалене по суті позовних вимог рішення без змін, ухвалить нове судове рішення по суті позовних вимог чи змінить судове рішення, то виконавчий лист видається судом апеляційної чи касаційної інстанції за умови, що заява особи про видачу виконавчого листа надійшла до моменту повернення адміністративної справи до суду першої інстанції.
6.3. Проходження процесуальних документів у справах про адміністративні правопорушення
6.3.1. Реєстрація та облік матеріалів про адміністративне правопорушення, вчинене учасниками адміністративного процесу або іншими особами під час розгляду адміністративної справи здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду в журналі обліку матеріалів про адміністративні правопорушення за структурою: індекс/номер за порядком у поточному році/рік/номер справи, в межах якої було розглянуто документи про адміністративне правопорушення.
Наприклад: АМ-1/13/804/135/13-а.
6.3.2. У разі потреби повістки про виклик до суду у справі про адміністративне правопорушення надсилаються за вказівкою головуючого судді, судді-доповідача.
6.3.3. Копія постанови у справі про адміністративне правопорушення протягом трьох днів після закінчення розгляду справи вручається під підпис або надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення особі, щодо якої її прийнято.
Після надання особою до суду документа про сплату штрафу він підшивається до матеріалів про адміністративне правопорушення.
6.3.4. Формування та оформлення матеріалів про адміністративне правопорушення здійснюється відповідно до вимог цієї Інструкції.
Матеріали про адміністративне правопорушення зберігаються в адміністративній справі, в межах якої було розглянуто документи про адміністративне правопорушення.
6.4. Формування справ у суді першої інстанції
6.4.1. Документи адміністративної справи підшиваються у тверду обкладинку в міру надходження до суду чи оформлення в суді в такому порядку:
бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису);
ухвала про відкриття провадження у справі;
документи про сплату судового збору чи звільнення від його сплати, а також про оплату витрат на правову допомогу (якщо такі проводилися);
позовна заява;
документи, додані до позовної заяви;
конверт, у якому надійшла позовна заява;
ухвала про залишення позовної заяви без руху, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто;
позовна заява, що надійшла в порядку усунення недоліків, з доданими документами (якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем усунуто);
конверт, у якому надійшла позовна заява в порядку усунення недоліків;
заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, постановлені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову чи доказів;
документи, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;
розписки (додаток 17) (повідомлення) про одержання учасниками адміністративного процесу повісток;
інші документи у хронологічному порядку.
6.4.2. Документи справи, у якій позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем не усунуто, підшиваються у тверду обкладинку в міру надходження до суду чи формування у суді в такому порядку:
ухвала про залишення позовної заяви без руху;
засвідчена копія позовної заяви;
конверт, у якому надійшла позовна заява;
копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві копії ухвали про залишення позовної заяви без руху;
інші документи з приводу залишення позовної заяви без руху;
ухвала про повернення позовної заяви;
інші документи у хронологічному порядку.
6.4.3. У разі відмови у відкритті провадження в адміністративній справі, залишення позовної заяви без розгляду (на стадії відкриття провадження) або повернення позовної заяви документи справи підшиваються у тверду обкладинку в такому порядку:
відповідна ухвала;
засвідчена копія позовної заяви;
конверт, у якому надійшла позовна заява;
копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві копії відповідної ухвали разом з позовною заявою та всіма доданими до неї документами;
інші документи у хронологічному порядку.
6.4.4. Документи, що підшиваються до адміністративної справи, повинні бути тільки в одному примірнику.
Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.
6.4.5. На зворотному боці надісланих документів, які залишилися у справі, обов'язково зазначається дата їх надіслання та ставиться у правому нижньому куті підпис особи, яка їх надіслала.
6.4.6. Якщо подано апеляційну скаргу на ухвалу суду першої інстанції, яка не перешкоджає провадженню у справі, то суд першої інстанції направляє до адміністративного суду апеляційної інстанції апеляційну скаргу та копії документів адміністративної справи, що необхідні для розгляду такої скарги, для чого формуються відокремлені матеріали.
Документи справи підшиваються у тверду обкладинку, на якій зазначається позначка "Відокремлені матеріали", в такому порядку:
оригінал ухвали, що оскаржується;
засвідчені копії:
ухвали про відкриття провадження у справі;
адміністративного позову;
всіх процесуальних документів, прийнятих у цій справі;
документів, які впливають на суть прийняття оскаржуваного процесуального документа.
Після розгляду апеляційної скарги вказані вище документи повертаються до суду першої інстанції для приєднання до адміністративної справи або приєднуються до справи у разі перебування її в суді апеляційної інстанції.
6.4.7. Документи щодо розгляду заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами підшиваються до відповідної адміністративної справи у такому порядку:
ухвала про відкриття провадження за нововиявленими обставинами;
документ про сплату судового збору;
заява про перегляд рішення за нововиявленими обставинами з доданими документами;
конверт, у якому надійшла заява;
інші документи у хронологічному порядку.
6.4.8. Листування щодо виконання судових доручень, наданих іншими адміністративними судами України або іноземними судами про проведення певних процесуальних дій, формуються у справу в такому порядку:
ухвала про призначення судового засідання;
ухвала про судове доручення, надане іншим судом;
журнал судового засідання;
протокол виконання судового доручення;
супровідний лист про направлення протоколу та інших документів про виконання судового доручення.
6.4.9. Документи щодо розгляду заяв про розстрочення (відстрочення) виконання судового рішення, зміни способу або порядку виконання судового рішення підшиваються до відповідної адміністративної справи у такому порядку:
ухвала про призначення заяви до розгляду;
заява з доданими до неї документами;
конверт, у якому надійшла заява;
інші документи у хронологічному порядку.
6.4.10. У разі роз'єднання однієї чи декількох поєднаних в одне провадження позовних вимог у самостійні провадження документи справи формуються в такому порядку:
ухвала про відкриття провадження у справі;
засвідчена копія позовної заяви з доданими до неї документами, що мають значення для справи;
засвідчені копії процесуальних документів, що мають значення для справи;
інші документи у хронологічному порядку.
6.4.11. У разі об'єднання адміністративних справ в одну документи справи формуються в такому порядку:
ухвала про відкриття провадження у справі та всі документи справи, що надійшла до суду першою;
документи справ, які приєднанні до цієї справи;
оригінал ухвали про об'єднання справ;
інші документи у хронологічному порядку.
6.4.12. Оформлення справ, заведених у діловодстві суду, покладається на працівників апарату суду відповідно до розподілу обов'язків та за методичною допомогою працівників архіву суду.
6.4.13. Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
6.4.14. Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.
Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів заборонено.
6.4.15. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", адміністративні справи тощо.
Внутрішній опис (додаток 18) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Обов'язково зазначається оригінал чи копію документа підшито.
6.4.16. Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в описі не перелічуються, але обов'язково зазначається про їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. У разі їх відсутності зазначається причина такої відсутності документа (акт складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи.
6.4.17. Опис складає працівник апарату суду, який оформлює справу, із зазначенням посади, підпису, ініціалів і прізвища.
У справах, у яких уже є внутрішній опис документів, опис продовжується.
6.4.18. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповідні підтверджувальні документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис
6.4.19. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксування особливостей їх нумерації.
Засвідчувальний напис (додаток 19) складається на окремому аркуші, що вміщується в кінці справи, а в друкарських примірниках справ (реєстраційні журнали, алфавітні покажчики, тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.
У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.
У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:
наявність літерних та пропущених номерів аркушів;
номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
номери великоформатних аркушів;
номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.
Засвідчувальний напис підписує особа, яка його склала. Усі подальші зміни у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються в засвідчувальному написі з посиланнями на відповідний підтверджувальний документ (наказ, акт).
У разі перенумерації аркушів у справі у великому обсязі у кінці справи складається новий засвідчувальний напис. Попередній засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.
6.4.20. Адміністративні справи оправляються у тверду обкладинку. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки, скоби тощо) вилучаються з документів.
До справи документи підшиваються нитками через п'ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювання голкою, шилом або іншим устаткуванням.
Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці другому цього пункту, категорично заборонено.
Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документа надруковано дуже близько до його лівого краю, то потрібно наростити корінець документа папером тієї самої якості, що й носій тексту документа.
Обкладинки адміністративних справ, справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання оформляються за встановленою формою.
На обкладинках справ управлінської документації суду проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів, а також номер тому справи та загальна кількість томів.
У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця зазначається словами.
На обкладинці справи проставляється її номер за описом.
У разі зміни найменування суду або якщо адміністративна справа надійшла за підсудністю з іншого суду, на обкладинці справи зазначається нове найменування, а попереднє береться в дужки.
Написи на обкладинках справ робляться чітко, розбірливо світлостійким чорним або синім чорнилом (пастою).
6.4.21. На обкладинці адміністративної справи (додаток 20), крім найменування суду та номера, за описом вказуються:
категорія спору;
єдиний унікальний номер та номер провадження, якщо такий формувався судом;
номер тому справи та загальна кількість томів, якщо томів справи більше одного;
прізвище, ініціали чи найменування сторін, суть позовних вимог.
Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду про прийняття справи на зберігання.
На обкладинці журналу (реєстраційного журналу) вказуються строк зберігання, кількість аркушів та на зворотному боці останнього чистого аркуша робиться засвідчувальний напис.
6.4.22. При надходженні до суду процесуальних документів у справі, яка перебуває за межами суду, на таку справу заводиться справа-замінник (жетон) за тим самим номером. У справі-заміннику (жетоні) зберігаються всі документи, що надійшли до суду з моменту відправлення і до моменту повернення справи до суду.
Після повернення справи до суду всі документи вилучаються зі справи-замінника (жетона) та приєднуються до адміністративної справи. Справа-замінник (жетон) зберігається у головуючого у справі судді або передається на зберігання до служби діловодства (канцелярії).
6.4.23. Суд першої інстанції після одержання всіх апеляційних скарг у справі від осіб через три дні після закінчення строку на подання апеляційної скарги направляє супровідним листом адміністративну справу разом з апеляційною скаргою до суду апеляційної інстанції. Після закінчення провадження у справі справа передається до архіву.
6.5. Формування справ у суді апеляційної інстанції
6.5.1. Документи апеляційного провадження до справи підшиваються в такому порядку:
апеляційна скарга з додатками;
ухвала про відкриття провадження у справі;
інші документи у порядку їх надходження (реєстрації);
ухвала про залишення апеляційної скарги без руху (якщо апеляційну скаргу було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто);
супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення апеляційної скарги без руху;
апеляційна скарга, що надійшла в порядку усунення недоліків, з доданими до неї документами (у разі, якщо апеляційну скаргу було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем усунуто);
конверт, у якому надійшла апеляційна скарга в порядку усунення недоліків;
супровідний лист про надіслання копії ухвали про відкриття апеляційного провадження в адміністративній справі особі, що подала апеляційну скаргу;
заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову чи доказів;
документи, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;
розписки (повідомлення) про одержання учасниками адміністративного процесу повісток;
інші документи у хронологічному порядку.
6.5.2. Документи справи, у якій апеляційну скаргу було залишено без руху і недоліки позивачем не усунуто, підшиваються до справи в міру надходження їх до суду чи формування у суді в такому порядку:
ухвала про залишення апеляційної скарги без руху;
засвідчена апеляційна скарга;
конверт, у якому надійшла апеляційна скарга;
копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві копії ухвали про залишення апеляційної скарги без руху особі, що подала апеляційну скаргу;
інші документи з приводу залишення апеляційної скарги без руху;
ухвала про повернення апеляційної скарги як такої, що вважається неподаною;
копія супровідного листа щодо надіслання особі, що подала апеляційну скаргу, копії ухвали про повернення апеляційної скарги;
інші документи у хронологічному порядку.
6.5.3. У разі повернення апеляційної скарги або відмови у відкритті апеляційного провадження документи справи підшиваються в такому порядку:
апеляційна скарга;
конверт, у якому надійшла апеляційна скарга;
ухвала про відмову у відкритті провадження за апеляційною скаргою або про повернення апеляційної скарги;
копія супровідного листа про надіслання копії ухвали про відмову у відкритті апеляційного провадження за апеляційною скаргою або про повернення апеляційної скарги з доданими до скарги документами.
6.5.4. У разі розгляду справи апеляційним судом як судом першої інстанції справа формується в тверду обкладинку у справу в такому порядку:
бланк опису документів адміністративної справи або декілька чистих аркушів для продовження опису, початого на обкладинці (додаток 18);
ухвала про відкриття провадження у справі або про залишення скарги без руху;
документ про сплату судового збору;
конверт або його копія;
заява/скарга із доданими до неї документами;
інші документи в хронологічному порядку.
6.5.5. У разі відсутності додатка зазначається причина такої відсутності, викладена в акті, складеному під час розкриття конверта, який долучається до адміністративної справи.
6.5.6. Конверт (його копія), у якому надійшла заява/скарга, або інші документи стосовно судової справи, підлягає обов'язковому долученню до адміністративної справи після документів, які в ньому надійшли.
6.5.7. Опис справи здійснюється на внутрішньому боці першого аркуша обкладинки справи і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає короткий заголовок документа, кількість аркушів.
У справах, де вже є внутрішній опис, при приєднанні нових документів опис та його нумерація продовжуються. Опис підписує особа, яка формує справу.
До внутрішнього опису кожного тому справи окремо складається підсумковий запис, у якому вказується цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису.
6.5.8. У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення процесуального документа судом.
6.5.9. Документи, зазначені в додатку до апеляційної скарги або в іншому супровідному документі, в описі не перелічуються, але обов'язково зазначається про їх наявність згідно з переліком у додатку.
Якщо до справи підшита копія, а не оригінал документа, то про це обов'язково зазначається в описі.
6.5.10. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповідні підтверджувальні документи, і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.
6.5.11. Поштові повідомлення про отримання (неотримання) процесуальних документів, що надсилаються учасникам судового процесу, підшиваються після відповідного процесуального документа.
6.5.12. При формуванні справи заборонено використовувати швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів.
6.5.13. Оформлення судової справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, складання засвідчувального напису, підшивання, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
6.5.14. Судові справи оправляються у тверду обкладинку. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки, скоби тощо) вилучаються з документів.
До справи документи підшиваються нитками через п'ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювань голкою, шилом або іншим устаткуванням упродовж лівого, вільного від тексту поля документів.
Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці другому цього пункту, категорично заборонено.
Обкладинки судових справ оформлюються за встановленою формою (додаток 20).
Якщо справа складається з кількох томів, то на кожному з них проставляється номер тому справи та загальна кількість томів.
У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
Написи на обкладинках справ робляться чітко, розбірливо світлостійким чорним або синім чорнилом (пастою).
6.5.15. На обкладинці справи (тому справи) вказуються:
найменування суду;
єдиний унікальний номер справи та номер провадження, якщо такий формувався судом;
код категорії справи, який є незмінним на всіх стадіях провадження та визначається суддею (суддею-доповідачем);
найменування сторін справи;
предмет спору;
дати початку і закінчення провадження у справі;
номер тому справи та загальна кількість томів (якщо томів справи більше одного) вказуються у правому верхньому куті обкладинки. Наприклад: Том 1/Усього - 8, Том 2/Усього - 8 і так далі.
дата передачі справи до архіву.
6.5.16. Після закінчення апеляційного провадження всі документи, що надійшли у справі до суду, за резолюцією судді у справі долучаються до адміністративної справи в хронологічному порядку відповідно до дати надходження документа до суду.
6.5.17. Документи у справі, які не потребують вирішення та надходять після її надіслання за межі суду апеляційної інстанції, надсилаються до суду першої інстанції для подальшого приєднання до адміністративної справи.
6.5.18. Судові рішення, прийняті апеляційним адміністративним судом, документи апеляційного провадження підшиваються до адміністративної справи в оригіналі.
6.5.19. Після закінчення апеляційного провадження у справі завершується її формування і справа разом із супровідним листом надсилається відповідно до місцевого адміністративного суду згідно з рішенням апеляційного суду. У разі вирішення адміністративної справи апеляційним судом як судом першої інстанції після закінчення провадження у справі така справа передається до архіву.
6.6. Формування справ у суді касаційної інстанції
6.6.1. Формування справи у суді касаційної інстанції розпочинається після відкриття провадження в адміністративній справі.
6.6.2. Після закінчення судового розгляду справи помічник судді або особа, яка його заміщує, здійснює перевірку наявності в ній усіх документів, що надійшли під час її слухання, оформлює (засвідчує) копії судових рішень. Справу разом із засвідченими копіями судових рішень, у відповідній кількості, передає секретареві судового засідання для оформлення та відправлення за належністю відповідно до вимог цієї Інструкції.
Передача справ секретареві судового засідання фіксується помічником судді або особою, яка його заміщує, в журналі передачі справ на відправлення (додаток 21) із зазначенням у ньому дати передачі та номера справи. Секретар судового засідання приймає справи, що підтверджує підписом у відповідному журналі.
Помічник судді або особа, яка його заміщує, здійснює контроль за своєчасним направленням секретарем судового засідання розглянутих судових справ та копій судових рішень за належністю.
6.6.3. Копії ухвал про залишення заяви/скарги без руху та кінцеві судові рішення надсилаються рекомендованим листом. Якщо в ухвалі про залишення касаційної скарги без руху вказано, що протягом тридцяти днів з моменту отримання ухвали про залишення касаційної скарги без руху особа повинна усунути вказані в судовому рішенні недоліки, то копія такої ухвали надсилається особі рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
6.6.4. Копія ухвали про повернення заяви/скарги або про відмову у відкритті провадження разом з доданими до заяви/скарги документами надсилається особі, яка подавала заяву/скаргу супровідним листом із посиланням у ньому на додані до неї документи, а оригінал заяви/скарги разом із копією ухвали, засвідченою помічником судді, залишається у суді.
6.6.5. У разі якщо заява/скарга подана за підписом двох або більше осіб, копія ухвали надсилається всім особам, які підписали заяву/скаргу, а додані до неї документи повертаються особі, чий підпис на заяві/скарзі стоїть першим (якщо відсутня їх відповідна кількість).
6.6.6. Після постановлення ухвали Вищого адміністративного суду України про допуск справи до провадження у Верховному Суді України оригінал цієї ухвали з доданими до неї документами надсилається до Верховного Суду України протягом п'яти днів з дня її постановлення та сторонам у справі супровідним листом із складанням опису та прошиванням документів (копія опису залишається в суді).
Копія ухвали про допуск справи до провадження за заявою про перегляд судових рішень надсилається разом із копією заяви особам, які беруть участь у справі, рекомендованим листом.
У разі відмови в допуску копія ухвали та додані до заяви документи надсилаються особі, яка подала заяву рекомендованим листом. При цьому оригінал судового рішення та заява повинні зберігатися у відповідній номенклатурній справі суду.
6.6.7. У разі відсутності адміністративної справи в суді оригінал ухвали та касаційна скарга залишаються в суді і зберігаються у відповідній номенклатурній справі суду.
6.6.8. У разі наявності адміністративної справи в суді оригінал ухвали та копія касаційної скарги підшиваються у справу, а в суді залишається копія ухвали, засвідчена помічником судді або особою, яка його заміщує, оригінал касаційної скарги та копія супровідного листа про надіслання справи за належністю, які зберігаються у відповідній номенклатурній справі суду (у разі повернення скарги або відмови у відкритті провадження, відкликанні заяви/скарги).
6.6.9. Решта копій процесуальних документів суду касаційної інстанції надсилається учасникам процесу простими відправленнями.
6.6.10. Перед початком формування справи секретарем судового засідання перевіряється наявність судових рішень, прийнятих у справі, заяв/скарг, документів, зазначених у додатку до них, та інших документів, що надійшли під час її слухання та зареєстрованих в автоматизованій системі документообігу суду, і визначається порядок їх підшивання у справу.
Під час формування справи заборонено використовувати швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів, які полегшують вилучення документів зі справи.
6.6.11. На обкладинці справи (у разі розгляду Вищим адміністративним судом України справи як судом першої інстанції або заведення нового тому у справі) вказуються:
найменування суду;
єдиний унікальний номер справи та номер провадження, якщо такий формувався судом;
код категорії справи, який є незмінним на всіх стадіях провадження та визначається суддею (суддею-доповідачем);
найменування сторін справи;
предмет спору;
дати початку і закінчення провадження у справі;
номер тому справи та загальна кількість томів (якщо томів справи більше одного) вказуються у правому верхньому куті обкладинки. Наприклад: Том 1/Усього - 8, Том 2/Усього - 8 і так далі.
дата передачі справи до архіву.
Лівий верхній кут обкладинки справи повинен бути вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду про прийняття справи на зберігання.
6.6.12. Документи адміністративної справи підшиваються у такому порядку:
бланк опису документів справи або декілька чистих аркушів для продовження опису, початого на обкладинці (додаток 18);
ухвала про відкриття провадження у справі або про залишення скарги без руху або інший прийнятий у справі перший документ;
документ про сплату судового збору;
заява/скарга із доданими до неї документами;
конверт або його копія;
інші документи у хронологічному порядку.
6.6.13. Документи, зазначені в додатку до заяви/скарги або в іншому супровідному документі, в описі не перелічуються, але обов'язково зазначається про їх наявність.
У разі відсутності додатка зазначається причина його відсутності, викладена в акті, складеному під час розкриття конверта, який долучається до адміністративної справи.
6.6.14. Конверт (або його копія), у якому надійшла заява/скарга або інші документи стосовно судової справи, підлягає обов'язковому долученню до адміністративної справи після документів, які в ньому надійшли.
6.6.15. Опис справи здійснюється на внутрішньому боці обкладинки справи і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає коротку назву документа, кількість аркушів.
У справах, де вже є внутрішній опис, при приєднанні нових документів опис та його нумерація продовжуються.
Опис підписує особа, яка формує справу.
6.6.16. У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку відповідно до дати надходження документа до суду з документів, зареєстрованих у службі діловодства (канцелярії) або за резолюцією судді.
Підшивання документів справи здійснюється протягом розгляду справи.
Кожен том справи формується окремо, має власну нумерацію аркушів та власний опис. На кожному томі проставляються реквізити справи, номер тому, а також загальна кількість томів у справі.
6.6.17. Документи суду (ухвали, постанови, листи тощо) оформлюються відповідно до встановленого зразка (додатки 22, 23, 24).
Перший (підписаний) примірник процесуального документа (оригінал ухвали, постанови) залишається у справі.
На звороті у лівому нижньому куті оригіналу процесуального документа, який залишається у справі, проставляється відповідний штамп суду з відміткою про відправлення копії документа, що містить дату відправлення, підпис працівника, який здійснив відправлення.
6.6.18. Помічник судді або особа, яка його заміщує, здійснює оформлення копій судових рішень для надіслання сторонам у справі відповідно до вимог процесуального законодавства.