Про затвердження Інструкції з діловодства в адміністративних судах України

6.6.19. Копії ухвали повинні бути засвідчені написом "З оригіналом згідно" із зазначенням найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища. Підпис помічника судді або особи, яка його заміщує, яким засвідчується копія документа, скріплюється номерною печаткою, закріпленою за відповідним помічником судді таким чином, щоб відбиток печатки охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

6.6.20. Після закінчення провадження у справі завершується її формування і справа разом із супровідним листом повертається до суду першої інстанції або згідно з ухвалою - для розгляду до суду апеляційної інстанції. У разі вирішення адміністративної справи Вищим адміністративним судом України як судом першої інстанції справа залишається у Вищому адміністративному суді України.

6.7. Приймання, облік і зберігання речових доказів

6.7.1. Речовий доказ приймається одночасно з відповідним процесуальним документом (позовною заявою, запереченням проти позову, заявою про залучення речового доказу до справи, супровідним листом про надання доказу, витребуваного судом, тощо), судовою справою, яка надходить з іншого суду, або безпосередньо у судовому засіданні.

6.7.2. Речовий доказ реєструється в день його надходження в автоматизованій системі документообігу суду із заведенням окремої реєстраційної картки.

6.7.3. При реєстрації речового доказу йому присвоюється номер, який складається з єдиного унікального номера судової справи з додаванням через дріб індексу "Р" та порядкового номера речового доказу у справі.

6.7.4. У реєстраційній картці вказуються також дата надходження, найменування речового доказу, місце його зберігання, а також ініціали, прізвище та посада працівника апарату суду, який провів реєстрацію.

6.7.5. Після реєстрації речового доказу на його пакування робиться наклейка з реєстраційним номером та підписом працівника, який провів реєстрацію.

6.7.6. У разі зміни місця зберігання речового доказу, передачі його разом зі справою в інший суд, повернення його володільцю чи передачі іншій особі робиться запис у реєстраційній картці.

6.7.7. Речовий доказ зберігається у документах справи, якщо це не шкодить збереженню його цілісності та доказових властивостей.

В іншому разі речовий доказ зберігається окремо.

6.7.8. Для зберігання речових доказів окремо від судових справ у суді обладнується камера схову - спеціальне приміщення (зі стелажами, решітками на вікнах, металевими дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією), сейф або металева шафа достатнього розміру.

6.7.9. Для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку тощо) керівник апарату суду визначає відповідального працівника апарату суду.

6.7.10. Доступ до камери схову для зберігання речових доказів можливий лише у присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.

У разі його відсутності доступ до камери схову можливий лише з дозволу і в присутності керівника апарату суду, судді та особи, у якої зберігається дублікат ключів від камери схову і яка несе відповідальність за збереження ключів.

У такому разі складається акт, у якому відображається, які саме і у зв'язку з чим речові докази вилучені з камери схову або поміщені до неї. Акт передається працівникові апарату суду, відповідальному за зберігання речових доказів, для внесення відповідних записів у реєстраційну картку речового доказу.

6.7.11. Для обліку речових доказів, які зберігаються в камері схову, працівник, відповідальний за роботу з речовими доказами, веде журнал обліку речових доказів (додаток 25).

Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

6.7.12. Використання речових доказів для потреб, що не пов'язані з розглядом судової справи, заборонено.

6.7.13. Речові докази повертаються судом після їх дослідження за клопотанням осіб, які їх надали, якщо це можливо без шкоди для розгляду справи. В іншому разі речові докази повертаються після набрання рішенням суду законної сили за клопотанням осіб, яким належать ці докази.

6.7.14. Керівник апарату суду зобов'язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання, передавання. Про результати перевірки складається відповідний акт. Зі змістом акта ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами.

Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.

6.7.15. При звільненні працівника апарату суду від виконання обов'язків щодо роботи з речовими доказами керівник апарату суду утворює спеціальну комісію для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаному працівникові, записам у журналі обліку речових доказів, а також обліковим відомостям щодо речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на якого такі обов'язки покладено керівником апарату суду.

6.8. Порядок видачі адміністративних справ для ознайомлення та копій процесуальних документів

6.8.1. Справи, у тому числі ті, що перебувають в архіві суду, видаються для ознайомлення працівниками апарату суду за письмовою заявою на підставі резолюції судді (судді-доповідача), у провадженні якого перебуває справа, а у разі його відсутності - голови суду, його заступника або секретаря судової палати.

Справи для ознайомлення видаються у разі відсутності об'єктивних причин, що унеможливлюють ознайомлення, особам, які брали участь у справі, а також особам, які не брали участі у справі, якщо суд вирішив питання про їхні права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу та повноваження відповідно до чинного законодавства).

6.8.2. Ознайомлення з матеріалами справи здійснюється виключно в приміщенні суду в установленому відповідно до розпорядження керівництва суду місці та в присутності працівника апарату суду протягом усього робочого часу суду.

6.8.3. Заявник під час одержання справи для ознайомлення та після ознайомлення з матеріалами справи проставляє відмітки із зазначенням дати, часу видачі та повернення справи після ознайомлення в журналі обліку заяв про надання доступу до матеріалів судових справ та судових рішень (додаток 26) та на своїй заяві про видачу справи для ознайомлення, яка долучається до її матеріалів.

6.8.4. При поверненні справи після ознайомлення працівник апарату суду, який видавав справу, повинен ретельно перевірити наявність у справі всіх документів, зазначити на заяві про видачу справи для ознайомлення про її отримання із зазначенням підпису, дати та часу отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких за резолюцією судді (судді-доповідача) долучається до матеріалів справи, інший передається голові суду для вжиття відповідних заходів.

6.8.5. Направлення справ за межі суду для підготовки аналітичної інформації, узагальнень або з іншою метою, не пов'язаною з розглядом справи, проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим дозволом голови суду.

6.8.6. Адміністративні справи надсилаються поштою або доставляються кур'єром лише на підставі процесуального документа або письмової вимоги органів, яким законом надано право витребування справ, і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду. Надсилання справ через сторонніх осіб категорично заборонено.

6.8.7. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання, або надсилаються судом відповідно до вимог процесуального законодавства.

6.8.8. Копії судових рішень повинні бути належним чином оформлені, підписані працівником апарату суду та скріплені номерною печаткою суду, окрім випадків, передбачених пунктом 1.5.6 цієї Інструкції.

На копіях судових рішень у верхньому правому куті проставляється штамп "Копія", після тексту судового рішення проставляються штамп суду "Згідно з оригіналом".

Фото-, ксерокопії з матеріалів справи, на яких уже є підпис судді, засвідчуються в загальному порядку.

6.8.9. Копії документів, долучених до адміністративної справи, копії судових рішень у справах видаються працівниками апарату суду за письмовою заявою та дозволом головуючого судді (судді-доповідача) у справі або голови суду відповідно до процесуального законодавства.

Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони, як правило, повинні бути прошнуровані нитками через три проколювання голкою та на зворотному боці останнього аркуша скріплені підписом відповідальної особи апарату суду і печаткою із зазначенням кількості зшитих аркушів, посади, прізвища, імені, по батькові відповідного працівника апарату суду.

6.8.10. Повторна видача копій судових рішень здійснюється з урахуванням вимог Закону України "Про судовий збір" .

6.8.11. Роздрукування технічного запису судового засідання здійснюється відповідно до вимог статті 44 Кодексу адміністративного судочинства України після надання документів, що підтверджують сплату судового збору в розмірах, установлених Законом України "Про судовий збір" .

6.8.12. Заяви щодо видачі копій судових документів, долучених до справи, копій судових рішень з відміткою заявника про їх отримання разом з документом про сплату судового збору підшиваються до матеріалів справи.

6.8.13. Особа, яка бере участь у справі, а також особа, яка не брала участі у справі, але щодо якої суд вирішив питання про її права, свободи, інтереси чи обов'язки, може отримати в суді, де знаходиться адміністративна справа, копію рішення, що є в матеріалах цієї справи, ухваленого адміністративним судом будь-якої інстанції. Копія такого судового рішення засвідчується відповідно до вимог п. 6.8.8 цієї Інструкції.

6.8.14. Після повернення справ із суду апеляційної чи касаційної інстанції копії судових рішень цих судів видаються судом першої інстанції.

7.1. Робота з письмовими пропозиціями, заявами та скаргами фізичних або юридичних осіб (далі - звернення), що не підлягають розгляду в порядку адміністративного судочинства, ведеться у суді відповідно до Закону України "Про звернення громадян" , а також у порядку, встановленому постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".

7.2. Особистий прийом громадян, у тому числі представників юридичних осіб, з питань роботи суду здійснюють голова суду, його заступники, керівник апарату суду, а також особи, які виконують їх повноваження.

Графік особистого прийому громадян та режим роботи суду розміщуються на сайті суду, а також у суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). Також на сайті суду та стенді може бути розміщена інша корисна інформація: список справ, призначених до розгляду; зразки заяв про надання копій судових рішень, запитів на інформацію, витяги з нормативно-правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, платіжні реквізити тощо.

7.3. Звернення приймаються до розгляду з усіх питань, що належать до компетенції суду.

7.4. До розгляду не приймаються звернення без підпису (анонімні), у яких містяться нецензурні висловлювання, а також не придатні для читання.

7.5. Звернення приймаються в порядку, передбаченому цією Інструкцією.

7.6. Колективні звернення реєструються з позначкою "Колективне", а реєстраційний індекс позначається літерами "КО".

7.7. Зміст звернень, що надійшли до суду, які стосуються діяльності керівництва суду, суддів, обов'язково доводиться до відома голови суду.

7.8. Звернення вважаються опрацьованими, якщо порушені в них питання розглянуті по суті, вжито необхідних заходів, надано відповідь заявнику в письмовій (електронній) формі, а також якщо порушені питання зняті з розгляду заявником, про що є його письмове (електронне) повідомлення.

7.9. Під час прийому громадян керівництвом суду ведеться окремий журнал прийому громадян, який містить такі реквізити: номер за порядком, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка звернулася, суть порушеного питання, відмітка про подані особою на прийомі документи, відмітка про заходи реагування.

8.1. Робота із запитами на інформацію в суді ведеться відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" та Закону України "Про інформацію" .

8.2. Запити на інформацію, що надходять на адресу суду, приймає і реєструє служба діловодства в автоматизованій системі документообігу суду.

8.3. Після отримання та реєстрації запит на інформацію передається керівникові апарату суду або визначеній ним відповідальній особі.

8.4. Відповідь на запит на інформацію надається на адресу, вказану запитувачем, та у запитуваній формі.

8.5. Довідково-інформаційну роботу в суді здійснює відповідний структурний підрозділ або особа, на яку покладено такі обов'язки.

8.6. Інформація про судові справи, заяви та скарги на будь-якій стадії їх проходження (розгляду) може бути надана сторонам або їхнім представникам за усними (телефонними) та письмовими запитами.

8.7. У письмовому вигляді інформація, довідки та відповіді на запити надаються відповідним структурним підрозділом або особою, на яку покладено обов'язки, за резолюцією керівництва суду.

8.8. Представникам сторін може бути надано інформацію щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформацію про надходження апеляційних чи касаційних скарг, позовних заяв, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляд, вхідний реєстраційний номер справи (документа).

8.9. Для пошуку інформації щодо наявності документів та одержання відомостей про їхній склад, обсяг і рух використовуються пошукові можливості автоматизованої системи документообігу суду.

9.1. Вихідними документами суду є документи, що створюються в суді, структурних підрозділах апарату суду та адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, юридичним чи фізичним особам.

9.2. Вихідний номер документа автоматично формується автоматизованою системою документообігу таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.

9.3. Підготовка документів до відправлення здійснюється працівниками структурних підрозділів суду. Підготовка включає оформлення конвертів і списків у двох примірниках (додатки 11, 12, 13), які повинні відповідати вимогам державних стандартів, договору про надання послуг поштового зв'язку та цієї Інструкції.

9.4. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресатові, вкладаються в один конверт. На конверті та зворотному повідомленні про вручення (у лівому нижньому куті) проставляються номери всіх справ документів, які містяться в конверті. В одному конверті не дозволяється відправляти кілька судових викликів, повісток та повідомлень. Справи передаються особі, яка відповідає за відправлення справ до судів України, відповідно до журналу відправлення справ (додаток 21).

9.5. Вихідні документи суду, які створені та оформлені належним чином до відправлення у структурних підрозділах, сортуються залежно від ваги, маркуються та відправляються централізовано службою діловодства (канцелярією) поштою на умовах договору про надання послуг поштового зв'язку.

9.6. Відправленню службою діловодства (канцелярією) підлягає лише поштова кореспонденція, пов'язана з діяльністю суду.

9.7. Відправлення адресатові судових документів без їх реєстрації у службі діловодства (канцелярії) забороняється, за винятком доставки копій процесуальних документів кур'єром.

9.8. При надсиланні поштової кореспонденції, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номери будинку і квартири, місто, район, область, поштовий індекс) за визначеною формою (додаток 27).

На міжнародному поштовому відправленні найменування адресата та його поштова адреса зазначаються латинськими літерами і арабськими цифрами. У разі коли поштова адреса написана мовою країни призначення, під нею повторюється найменування населеного пункту і країни призначення українською мовою (великими літерами) (додаток 28).

Судові повістки пересилаються у листах з позначкою "Судова повістка" з рекомендованим повідомленням про їх вручення.

9.9. Приймання для відправлення поштової кореспонденції службою діловодства (канцелярією) здійснюється відповідно до затвердженого графіка.

10.1. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, яким надається гриф "Для службового користування" (далі - "ДСК"), регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, яка знаходиться у володінні держави , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

10.2. Працівники суду, яким дозволено присвоювати документам гриф "ДСК" і працювати з документами, що мають такий гриф, визначаються наказом голови суду.

10.3. Ознайомлення представників інших організацій із документами з грифом "ДСК" допускається з дозволу голови суду або особи, яка виконує його обов'язки, за наявності письмового запиту організацій, у яких вони працюють.

11.1. Підрахунок кількості документів, які перебували на розгляді суду, здійснюється на підставі їх реєстраційних відомостей в автоматизованій системі документообігу суду.

11.2. За одиницю обліку береться документ, відомості щодо якого підлягають внесенню до автоматизованої системи документообігу суду.

11.3. Облік документів здійснюється не рідше двох разів на рік судом у цілому за групами документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити про надання публічної інформації тощо.

11.4. Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівникові апарату суду щодо вжиття заходів для удосконалення роботи з документами, оцінки правильності ведення діловодства, використання під час звітування перед зборами суддів тощо.

11.5. Облік процесуальних документів, визначених цією Інструкцією, здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду на постійній основі шляхом фіксування відомостей стосовно руху, результатів і порядку їх розгляду, а також результатів виконання судових рішень. На підставі цих відомостей формується банк реєстраційних даних.

11.6. Обсяг даних про адміністративну справу, необхідних для внесення до автоматизованої системи документообігу суду, визначається Переліком відомостей про адміністративну справу, що затверджується Державною судовою адміністрацією України.

11.7. Призначенням обліку відомостей щодо адміністративної справи є:

оперативне надання необхідної інформації на запити та узагальнення судової практики з питань, передбачених чинним законодавством;

одержання інформації за всіма реквізитами реєстрації судових документів та про точне місцезнаходження документа або адміністративної справи;

сприяння в здійсненні контролю за дотриманням процесуальних строків при розгляді справ;

акумулювання необхідної інформації для формування статистичних звітів щодо роботи суду;

забезпечення достовірності та прискорення складання статистичних звітів про роботу суддів та суду.

11.8. Первинні облікові відомості в автоматизованій системі документообігу суду вносяться судом першої інстанції та при подальшому розгляді адміністративних справ у судах апеляційної та касаційної інстанцій у хронологічному порядку їх руху, вчинення дій судом та порядку розгляду.

11.9. Облікові відомості формуються і вносяться до автоматизованої системи документообігу відповідальними працівниками апарату суду під час здійснення судочинства судом.

Формування чи внесення облікових відомостей проводиться не пізніше дня, що настає після ухвалення судового рішення (відкриття провадження у справі, зупинення провадження в справі тощо) або проведення певних дій у справі (надіслання справи у суд апеляційної інстанції, видача виконавчого листа тощо).

11.10. Архівна база даних автоматизованої системи документообігу суду за минулий рік створюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в місяці, що настає за звітним, до якої з робочої бази переносяться відомості про судові документи та інші дані у справах, у яких закінчено провадження.

11.11. Категорія справи визначається у суді першої інстанції:

для проведення автоматичного розподілу справ - відповідальним працівником апарату суду;

під час здійснення судочинства - головуючим суддею у справі.

Категорія справи може бути змінена головуючим суддею до завершення розгляду адміністративної справи.

При розгляді адміністративних справ у судах апеляційної або касаційної інстанцій категорія адміністративної справи не змінюється.

У разі надходження процесуального документа, що містить декілька вимог, суддя визначає категорію за більш істотним предметом спору.

11.12. Вид оскаржуваного рішення суду першої або апеляційної інстанцій визначається в суді касаційної інстанції за принципом останнього рішення, ухваленого щодо суті позовних вимог із урахуванням такого:

у разі залишення судом апеляційної інстанції рішення суду першої інстанції без змін до суду касаційної інстанції фактично здійснюється оскарження рішення суду першої інстанції, оскільки цим рішенням розглянуто спір або клопотання по суті;

у разі коли судом апеляційної інстанції змінюється або скасовується рішення суду першої інстанції, до суду касаційної інстанції фактично здійснюється оскарження рішення суду апеляційної інстанції, тому що таке рішення ухвалюється по суті спору або вирішуваного питання, яке було предметом розгляду в суді першої інстанції.

12.1. Контролю та перевірці виконання в суді підлягають:

накази, розпорядження та доручення голови суду;

розпорядження та доручення заступників голови суду, з питань, віднесених до їх компетенції;

накази, розпорядження та доручення керівника апарату суду з питань, віднесених до його компетенції.

12.2. Для забезпечення своєчасного та якісного виконання документів (доручень) наказом голови суду затверджується перелік документів, що підлягають контролю.

12.3. Забезпечення контролю покладається наказом голови суду на відповідний структурний підрозділ суду або визначену головою суду особу.

12.4. Відповідальність за організацію контролю та стан виконавської дисципліни в структурних підрозділах покладається на керівників цих підрозділів.

12.5. Контроль за виконанням документів і доручень включає доведення до виконавця (виконавців) змісту документа або доручення, що контролюється, перевірку ходу виконання, інформування про це керівництва, а також зняття з контролю виконаного документа або доручення.

12.6. Термін виконання внутрішніх документів суду обчислюється в календарних днях починаючи з дати їх підписання (затвердження), а документів, що надійшли від інших організацій, - з дати їх надходження до суду.

Якщо термін виконання документа припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, то днем закінчення терміну виконання вважається перший робочий день, що настає за ним.

12.7. Доручення з резолюцією "Терміново" виконується протягом трьох днів, якщо інший термін не встановлено керівництвом суду в резолюції.

12.8. Якщо виконання документа або доручення керівництва суду покладено на декілька підрозділів (осіб), то відповідальним за виконання є підрозділ (особа), вказаний першим. Співвиконавці за вимогою відповідального виконавця у встановлений термін повинні подати всі необхідні матеріали. Відповідальний за здійснення контролю підрозділ (або відповідальна особа) не пізніше ніж за два дні до закінчення терміну виконання документа (доручення) попереджає про це виконавця.

У разі необхідності продовження терміну виконання доручення виконавець не пізніше ніж за два дні до закінчення строку подає керівникові, який дав доручення, мотивоване клопотання про його продовження з обґрунтуванням нового терміну виконання.

Відомості про зміну строку виконання документа (доручення) або виконавця (співвиконавців) передаються службі діловодства (канцелярії) для внесення відповідної інформації до реєстраційних документів та передачі виконавцю (співвиконавцям).

Якщо доручення або запит на виконання вказаного доручення надсилається судом до інших організацій, підприємств, установ, то на копії доручення чи запиту ставлять позначку "Контроль". Копія доручення (запиту) зберігається у відповідній номенклатурній справі суду.

Документи і доручення знімають з контролю тільки після їх остаточного виконання. Проміжна відповідь або запит не є підставою для зняття документа з контролю.

12.9. Рішення про остаточне виконання документа чи доручення приймається особою, яка наклала відповідну резолюцію (дала доручення), і засвідчується її відміткою про зняття з контролю та підписом.

12.10. Виконання документа і доручення реєструється службою діловодства (канцелярією) шляхом внесення відповідної інформації до автоматизованої системи документообігу суду, після чого здійснюється відправлення відповідних документів та передача інформації до відповідального за здійснення контролю підрозділу (відповідальній особі) для зняття документа (доручення) з контролю.

13.1. У суді складаються номенклатури справ підрозділів апарату суду і зведена номенклатура справ суду (додаток 29).

Номенклатура справ підрозділів апарату суду розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у підрозділі апарату суду, на підставі документів з усіх питань діяльності суду.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства (канцелярією) на основі номенклатур справ підрозділів апарату суду.

Методична допомога у складанні номенклатур справ надається суду відповідальною особою служби діловодства (канцелярії).

13.2. За складання номенклатури справ та її ведення відповідає служба діловодства (канцелярія).

13.3. Під час складання номенклатури справ суду слід використовувати положення про структурні підрозділи, штатні розписи суду, номенклатуру справ суду за минулі роки, типові та галузеві переліки із зазначенням строків зберігання документів.

13.4. Під час складання зведеної номенклатури справ у суді використовується структурний принцип її побудови. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба діловодства (канцелярія).

13.5. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

у графі 1 проставляються індекси кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індекса структурного підрозділу суду та порядкового номера справи в межах підрозділу;

у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи: назву виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи); короткий зміст документів справи тощо. Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

у графі 4 зазначається строк зберігання справи, номер статті за переліком документів із строками зберігання;

у графі 5 номенклатури справ упродовж року, на який вона складена, робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву суду.

13.6. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені (крім статистичних), реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

13.7. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

13.8. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідною державною архівною установою.

Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається у службі діловодства (канцелярії);

другий використовується службою діловодства (канцелярією) як робочий;

третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;

четвертий надсилається до відповідної державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває суд.

Підрозділи апарату суду отримують витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ для використання у роботі.

13.9. У кінці року номенклатура справ суду обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник служби діловодства (канцелярії). Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву суду (особа, відповідальна за архів).

13.10. Номенклатура справ суду щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

Номенклатура справ суду затверджується керівництвом суду не пізніше грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

13.11. Номенклатура справ суду схвалюється експертною комісією (далі - ЕК) суду та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідної державної архівної установи один раз на п'ять років або щороку в разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи суду, після чого затверджується керівником апарату.

14.1. Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ суду.

14.2. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких правил:

групувати у справи постійного зберігання тільки оригінали документів (у разі їх відсутності - засвідчені копії);

не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншій установі);

групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ). Особові справи формуються впродовж усього часу роботи особи в суді;

групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання (як виняток, документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву суду документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою);

до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщують ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання.

14.3. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

14.4. Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

Для забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються валовою нумерацією з дотриманням таких правил:

аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором;

аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються окремо в кожному томі (частині);

фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстровані документи, що є окремими аркушами у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті;

аркуш формату, більшого ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. А потім фальцюється на формат А4;

аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо;

підшиті у справи конверти із вкладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи;

у разі наявності значної кількості помилок у нумерації аркушів справи здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша;

у разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо).

14.5. Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються у справи разом із цими документами.

Накази та розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників; відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

14.6. Документи засідань зборів, нарад тощо групуються у дві справи:

протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, які виступають тощо).

Протоколи групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами й номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

14.7. Запити судів та інших органів і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності суду. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Усередині справи документи систематизуються за датами запитів.

14.8. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

14.9. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

14.10. Особові справи працівників суду ведуться у визначеному законодавством порядку.

14.11. Особові рахунки працівників, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісяця.

15.1. Ведення архівної справи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготовці і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду, до архіву суду, забезпеченні збереженості документів архівного фонду суду, їх передавання на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також їх відбору для знищення.

15.2. Порядок ведення архівної справи в суді, а також передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду, на державне зберігання, здійснюється в порядку, передбаченому Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій , затвердженими наказом Державного комітету архівів від 16 березня 2001 року № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за № 407/5598, зі змінами та доповненнями, Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду , затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 15 грудня 2011 року № 168.