Про затвердження Інструкції про організацію роботи з кадрами у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях

На виконання положень Закону України "Про державну службу" та у відповідності із чинними нормативно-правовими актами з питань організації роботи з кадрами державних службовців

1. Затвердити Інструкцію про організацію роботи з кадрами у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях (додається).

2. Сектору кадрів НСПП, відділенням НСПП в Автономній Республіці Крим та областях забезпечити реалізацію та дотримання положень цієї Інструкції.

3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Законом України "Про державну службу" визначено, що державна служба в Україні - це професійна діяльність осіб, які займають посади в державних органах та їх апараті щодо практичного виконання завдань і функцій держави та одержують заробітну плату за рахунок державних коштів.

Посада - це визначена структурою і штатним розписом первинна структурна одиниця державного органу та його апарату, на яку покладено встановлене нормативно-правовими актами коло службових повноважень. Посадовими особами відповідно до цього Закону вважаються керівники та заступники керівників державних органів та їх апарату, інші державні службовці, на яких законами або іншими нормативними актами покладено здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій.

Державний службовець повинен:

сумлінно виконувати свої службові обов'язки;

шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування;

не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам державної служби чи негативно вплинути на репутацію державного службовця.

Він має діяти в межах своїх повноважень. У разі одержання доручення, яке суперечить чинному законодавству, зобов'язаний невідкладно в письмовій формі доповісти про це посадовій особі, яка дала доручення, а у разі наполягання на його виконанні - повідомити вищу за посадою особу.

Визначене Законом специфічне коло повноважень і обов'язків спричинило більш жорсткі, порівняно з Кодексом законів про працю України, умови прийняття на посади державних службовців та проходження державної служби.

Законами України "Про державну службу" та "Про боротьбу з корупцією" для державного службовця встановлені спеціальні обмеження щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби.

Відповідно до статті 12 Закону України "Про державну службу" не можуть бути обраними, або призначеними на посаду в державному органі та його апараті особи, які мають судимість. Статтею 16 цього Закону визначено, що державний службовець не може брати участь у страйках.

Статтею 2 Закону України "Про боротьбу з корупцією" державні службовці визначені суб'єктами корупційних діянь та інших правопорушень, пов'язаних з корупцією. Стаття 1 цього Закону визначає, що корупційними діяннями є:

а) незаконне одержання особою, уповноваженою на виконання функцій держави, у зв'язку з виконанням таких функцій, матеріальних благ, послуг, пільг або інших переваг, у тому числі прийняття чи одержання предметів (послуг) шляхом їх придбання за ціною (тарифом), яка є істотно нижчою від їх фактичної (дійсної) вартості;

б) одержання особою, уповноваженою на виконання функцій держави, кредитів або позичок, придбання цінних паперів, нерухомості або іншого майна з використанням при цьому пільг чи переваг, не передбачених чинним законодавством.

Подарунок (винагорода), отриманий зазначеними особами за обставин, передбачених пунктом "а" частини другої цієї статті, у тому числі такий, що надійшов без їх відома, а також вартість незаконно одержаних послуг підлягають стягненню (відшкодуванню) в дохід держави.

Статтею 5 встановлено, що державний службовець не має права:

- сприяти, використовуючи своє службове становище, фізичним і юридичним особам у здійсненні ними підприємницької діяльності, а так само в отриманні субсидій, субвенцій, дотацій, кредитів чи пільг з метою незаконного одержання за це матеріальних благ, послуг, пільг або інших переваг;

- займатися підприємницькою діяльністю безпосередньо чи через посередників або підставних осіб, бути повіреним третіх осіб у справах державного органу, в якому він працює, а також виконувати роботу на умовах сумісництва (крім наукової, викладацької, творчої діяльності, а також медичної практики);

- входити самостійно, через представника або підставних осіб до складу правління чи інших виконавчих органів підприємств, кредитно-фінансових установ, господарських товариств тощо, організацій, спілок, об'єднань, кооперативів, що здійснюють підприємницьку діяльність;

- відмовляти фізичним та юридичним особам в інформації, надання якої передбачено правовими актами, умисно затримувати її, надавати недостовірну чи неповну інформацію.

Державний службовець, який є посадовою особою, не має також права:

- сприяти, використовуючи своє посадове становище, фізичним та юридичним особам у здійсненні ними зовнішньоекономічної, кредитно-банківської та іншої діяльності з метою незаконного одержання за це матеріальних благ, послуг, пільг, або інших переваг;

- неправомірно втручатися, використовуючи своє посадове становище, у діяльність інших державних органів чи посадових осіб з метою перешкодити виконанню ними своїх повноважень;

- бути повіреним третіх осіб у справах державного органу, діяльність якого він контролює;

- надавати незаконні переваги фізичним та юридичним особам під час підготовки і прийняття нормативно-правових актів чи рішень.

Статтею 6 цього Закону встановлено, що в разі відкриття валютною рахунка в іноземному банку державний службовець або інша особа, уповноважена на виконання функцій держави, зобов'язана у десятиденний строк письмово повідомити про це податкову службу із зазначенням номера рахунка і місцезнаходження іноземного банку.

Статтею 13 Закону України "Про державну службу" передбачено, що особа, яка претендує на зайняття посади державного службовця третьої - сьомої категорій, подає за місцем майбутньої служби відомості про доходи та зобов'язання фінансового характеру, в тому числі і за кордоном, щодо себе і членів своєї сім'ї.

Громадяни України, які вперше зараховуються на державну службу, приймають Присягу такого змісту: "Повністю усвідомлюючи свою високу відповідальність, урочисто присягаю, що буду вірно служити народові України, суворо дотримувати Конституції та законів України, сприяти втіленню їх у життя, зміцнювати їх авторитет, охороняти права, свободи і законні інтереси громадян, з гідністю нести високе звання державного службовця, сумлінно виконувати свої обов'язки".

Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи за розпорядженням керівника державний службовець зобов'язаний з'являтися на службу у вихідні, святкові та неробочі дні, може бути відкликаним із щорічної або додаткової відпустки. Перебування на державній службі обмежується граничним віком: 60 років для чоловіків і 55 років для жінок. Досягнення граничного віку, якщо не продовжено в установленому порядку терміну перебування на державній службі, відмова від прийняття або порушення Присяги, неподання або подання неправдивих відомостей щодо доходів є підставою для беззастережного звільнення державного службовця з посади.

Статтею 15 Закону України "Про державну службу" визначено, що прийняття на державну службу на посади третьої-сьомої категорій, передбачених статтею 25 цього Закону, здійснюється на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено законами України.

Проведення конкурсу здійснюється відповідно до Порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців в Національній службі посередництва і примирення, затвердженого наказом НСПП від 15 листопада 2002 року N 376, який був розроблений на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року N 169 з урахуванням Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого спільним наказом Головного управління державної служби України та Української Академії державного управління при Президентові України від 10 травня 2002 року N 30/84, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 24 травня 2002 року за N 446/6734.

Рішення про проведення конкурсу на заміщення вакантних посад у відділеннях Національної служби посередництва і примирення (далі - відділення НСПП) та його умови приймається головою НСПП. Наказом НСПП утворюється конкурсна комісія, яку очолює заступник голови НСПП. Інформація про конкурс на заміщення вакантних посад та умови конкурсу публікуються начальниками відділень НСПП в пресі та поширюються через інші засоби масової інформації не пізніш як за місяць до проведення конкурсу і доводяться до відома працівників відділення НСПП, в якому оголошується конкурс.

Особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають на ім'я начальника відділення НСПП заяву, до якої додаються особовий листок обліку кадрів, автобіографія, копії документів про освіту, декларація про доходи, зобов'язання фінансового характеру, в тому числі і за кордоном, щодо себе і членів своєї сім'ї за формою N 001-ДС, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 06.03.97 р. N 58 та зареєстрованою Міністерством юстиції 31.03.97 р. N 104/1908. Забороняється вимагати від кандидатів на державну службу відомості та документи, подання яких не передбачено законодавством України.

Особи, які працюють у відділенні НСПП, де оголошено конкурс, і ті, які зараховані до кадрового резерву цього відділення НСПП і бажають взяти участь у конкурсі, зазначених документів до заяви не додають.

На другий день після закінчення терміну оголошення конкурсу начальник відділення НСПП направляє заяви із документами, що додаються до заяви, конкурсній комісії НСПП, яка розглядає їх в тижневий термін з дня отримання.

За рішенням комісії до участі в конкурсі допускаються особи, які відповідають умовам конкурсу. Особи, які досягли граничного віку перебування на державній службі, участі в конкурсі не беруть.

Рішення комісії про недопущення до конкурсу надсилається заявникові і може бути оскаржено голові НСПП протягом 3 днів з дня одержання відмови комісії.

Учасникам конкурсу надається інформація щодо особливостей умов праці за відповідною посадою, вони завчасно повідомляються про час і місце засідання комісії. Комісія проводить співбесіду з кожним учасником конкурсу. Їм може бути запропоновано викласти свої міркування чи підготувати реферат на тему, пов'язану з майбутньою роботою.

Засідання комісії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менше двох третин її складу. На підставі вивчення поданих документів, рефератів, співбесід комісія приймає рішення стосовно кожного учасника конкурсу шляхом голосування. Рішення комісії приймається простою більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні. Голосування проводиться на закритому засіданні. Форма голосування обирається на розсуд комісії.

У разі, коли два або більше учасників конкурсу, які претендують на одну і ту ж посаду, отримали рівну кількість голосів або жоден з учасників конкурсу не отримав більшості голосів, за рішенням комісії може бути проведено повторне голосування. Коли за підсумками повторного голосування жоден з учасників конкурсу не набрав необхідної кількості голосів, оголошується повторний конкурс.

Засідання комісії оформляється протоколом, який підписується всіма присутніми на засіданні членами комісії і направляється начальникові відділення НСПП не пізніш як через 2 дні після голосування. Кожний член комісії може додати до протоколу свою окрему думку.

Рішення про укладення трудового договору приймає начальник відділення НСПП на підставі рішення комісії про переможця конкурсу, інші учасники конкурсу можуть бути зараховані до кадрового резерву чи прийняті на стажування. Відповідно до рекомендацій Головдержслужби, наказ про призначення на посади осіб, які пройшли конкурсний відбір, має бути такого змісту:

"Призначити (прізвище, ім'я, по батькові) з (число, місяць, рік) на посаду (назва посади) з окладом _______ грн. на місяць з присвоєнням йому ___ рангу державного службовця, як такого, що пройшов за конкурсом".

Постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.94 р. N 423 "Про деякі питання застосування статей 4, 15 і 27 Закону України "Про державну службу" визначено, що просування по службі державного службовця, який зарахований до кадрового резерву чи пройшов стажування, а також прийняття на роботу державного службовця, який припинив державну службу у зв'язку з відставкою, може здійснюватися за рішенням начальника відділення НСПП без конкурсного відбору.

Постановою Кабінету Міністрів України від 30.08.95 року N 694 "Про внесення доповнень до пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 17 червня 1994 р. N 423" встановлено, що без конкурсного відбору або стажування можуть також прийматися:

а) державні службовці на посади:

- керівників, які згідно з законодавством обираються або затверджуються колегіальним органом;

- керівників, які призначаються міністрами, керівниками інших центральних органів виконавчої влади за погодженням з керівниками місцевих органів виконавчої влади;

- спеціалістів при переміщенні їх в межах одного державного органу на рівнозначну або нижчу посаду з дотриманням вимог законодавства про працю;

б) державні службовці, які перебували на відповідних посадах у державних органах та виконавчих органах рад, у тому числі в тих, що ліквідуються, до новостворених органів виконавчої влади і місцевого самоврядування;

в) випускники Української Академії державного управління при Президентові України та її філіалів у державні органи, які направляли їх на навчання.

Відповідно до статті 19 Закону України "Про державну службу" постановою Кабінету Міністрів України від 01.12.94 р. N 804 затверджено Положення про порядок стажування у державних органах. Воно проводиться у відповідному державному органі з метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на посаду державного службовця, терміном до двох місяців.

Стажування можуть проходити як особи, що вперше претендують на посаду державного службовця, так і державні службовці, які бажають зайняти більш високу посаду. Стажування проводиться за рішенням начальника відділення НСПП, погодженим з головою НСПП. Відбір кандидата на стажування проводиться з ініціативи начальника відділення НСПП, де має відбуватись стажування. При цьому необхідна письмова заява самого стажиста та згода відповідних керівників за місцями його стажування та основної роботи. Працівники, які досягли пенсійного віку, до стажування не залучаються.

Зарахування на стажування, терміни та зміни порядку його проходження оформляються наказом начальника відділення НСПП, де проводиться стажування. Під час проходження стажування працівник повинен додержуватись правил внутрішнього трудового розпорядку відділення НСПП, де він проходить стажування.

Стажування працівника проводиться з відривом від основної роботи. За працівником, направленим на стажування, зберігається його посада та заробітна плата за основним місцем роботи з подальшим урахуванням змін розміру мінімальної заробітної плати відповідно до чинного законодавства. Стажисту за основним місцем роботи відшкодовуються також витрати на проїзд до місця стажування і назад, добові за час знаходження в дорозі та наймання житла.

Витрати, пов'язані з стажуванням спеціаліста, відшкодовуються відділенням НСПП, яке запросило спеціаліста на стажування, за рахунок коштів, передбачених на утримання цього відділення НСПП. НСПП провадить витрати на зазначені цілі за рахунок коштів, призначених на інші видатки.

На період стажування за стажистом закріплюється державний службовець, відповідальний за стажування. Зміст стажування визначається індивідуальним планом, що затверджується начальником відділення НСПП, де проводиться стажування.

Стажист за час проходження стажування повинен виконати індивідуальний план стажування. Після закінчення стажування він подає начальнику відділення НСПП доповідну записку про стажування з висновками державного службовця, відповідального за стажування, щодо можливості використання його на державній службі, а за основним місцем роботи - стислий письмовий звіт. За результатами стажування у відділенні НСПП стажисту видається довідка для подання за основним місцем роботи.

Особа (не державний службовець), яка після успішного стажування виявила бажання працювати у відповідному відділенні НСПП, складає відповідно до статті 15 Закону України "Про державну службу" іспит на заміщення вакантної посади державного службовця в Національній службі посередництва і примирення згідно з "Порядком проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців в Національній службі посередництва і примирення", затвердженого наказом НСПП від 15 листопада 2002 року N 376. При цьому їй надається перевага над особами, які беруть участь у даному конкурсі, але не проходили стажування.

Державний службовець після успішного закінчення стажування може бути переведений на посаду за рішенням начальника відділення НСПП без конкурсного відбору або зарахований до кадрового резерву.

При призначенні на посаду видається наказ такого змісту:

"Призначити (прізвище, ім'я, по батькові) з (число, місяць, рік) на посаду (назва посади) з окладом ____ грн. на місяць з присвоєнням йому ____ рангу державного службовця, як такого, що успішно пройшов стажування".

У випадку, коли призначеному на посаду на попередній роботі було присвоєно вищий ранг, можна в наказі відзначити: "Взяти до уваги, що (прізвище, ініціали) присвоєно ___ ранг державного службовця".

Відповідно до Положення про формування кадрового резерву для державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2001 року N 199, для заміщення вакантних посад державних службовців, а також для просування їх по службі, створюється кадровий резерв. Формування кадрового резерву повинне забезпечити добір працівників, які здатні запровадити демократичні цінності правової держави та громадського суспільства, неухильно відстоювати права людини та громадянина і мають професійні навички, що грунтуються на сучасних спеціальних знаннях і аналітичних здібностях, для прийняття та успішної реалізації управлінських рішень.

Робота, яка проводиться з особами, зарахованими до кадрового резерву, повинна сприяти підвищенню професійного рівня працівників та підготовці їх до виконання функцій на майбутній посаді.

Кадровий резерв формується із:

керівників і спеціалістів підприємств, установ, організацій, сфера діяльності яких належить до компетенції даного державного органу, та інших органів;

працівників місцевих органів виконавчої влади і органів самоврядування;

випускників вищих навчальних закладів відповідного профілю, державних службовців, які підвищили кваліфікацію, пройшли стажування або рекомендовані для просування на більш високі посади;

осіб, рекомендованих конкурсною комісією НСПП для зарахування до кадрового резерву;

числа випускників вищих закладів освіти, зарахованих на навчання за освітньо-професійними програмами підготовки магістрів державного управління, за поданням Головдержслужби.

До кадрового резерву зараховуються професійно підготовлені працівники, які успішно справляються з виконанням службових обов'язків, проявляють ініціативу, мають організаторські здібності і необхідний досвід роботи, успіхи у навчанні. Під час формування кадрового резерву забезпечується пропорційно-збалансоване представництво кандидатур кожної статі з урахуванням складу працюючих у відповідних сферах управління.

Зарахування працівника до кадрового резерву проводиться за його згодою. Про зарахування до кадрового резерву повідомляється керівництво за місцем роботи зарахованого працівника.

На кожну посаду державного службовця-керівника формується кадровий резерв у кількості двох осіб, а за посадами спеціалістів складаються списки осіб, які включаються до резерву з урахуванням фактичної потреби.

Зарахування до кадрового резерву проводиться начальником відділення НСПП. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, щорічно у грудні переглядається начальником відділення НСПП і направляється сектору кадрів НСПП.

З працівниками, зарахованими до кадрового резерву, начальники відділень НСПП проводять роботу згідно із затвердженими ними особистими річними планами, в яких передбачається:

систематичне навчання шляхом самоосвіти;

періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах (у тому числі зарубіжних);

участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з відповідних проблем та питань діяльності державних органів і структурних підрозділів;

стажування у відповідному відділенні НСПП терміном до двох місяців;

заміщення на період відсутності державного службовця посади, на яку зараховано працівника до кадрового резерву;

участь у підготовці проектів актів законодавства та інших нормативних документів тощо;

вивчення і аналіз виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, наказів і розпоряджень НСПП, нормативних актів з питань діяльності НСПП та здійснення примирних процедур.

Якщо посада, на яку до кадрового резерву зараховано працівника, стає вакантною, він має переважне право на її заміщення при проведенні конкурсу. Просування по службі державного службовця, який зарахований до кадрового резерву, може здійснюватися за рішенням начальника відділення НСПП поза конкурсним відбором.

Зміст наказу щодо призначення осіб, які були зараховані до кадрового резерву має бути таким:

"Призначити (прізвище, ім'я, по батькові) з (число, місяць, рік) на посаду (назва посади) з окладом _______ грн. на місяць та із присвоєнням йому _____ рангу державного службовця, як такого, що був зарахований до кадрового резерву на цю посаду".

У випадку, коли призначеному на посаду на попередній роботі було присвоєно вищий ранг, можна в наказі відзначити: "Взяти до уваги, що (прізвище, ініціали) присвоєно ___ ранг державного службовця".

Відповідно до статті 18 Закону України "Про державну службу", при прийнятті на державну службу може встановлюватися додаткова умова - випробування терміном до шести місяців. Це рішення начальник відділення НСПП може прийняти за наслідками конкурсу, стажування, просування по службі державного службовця, який зарахований до кадрового резерву. Випробування застосовується з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Умова про випробування повинна бути застережена в наказі про прийняття на роботу.

Зміст наказу щодо призначення осіб, на посади з випробувальним терміном має бути таким:

"Призначити (прізвище, ім'я, по батькові) з (число, місяць, рік) на посаду (назва посади) з окладом ___ грн. на місяць, як такого, що пройшов за конкурсом (успішно пройшов стажування, був зарахований до кадрового резерву на цю посаду) з випробувальним терміном на (вказується термін)".

Відповідно до Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.06.96 року N 658, особам, призначеним на посади державних службовців з установленням випробування, ранги присвоюються з урахуванням його результатів, тобто після закінчення вказаного терміну.

Якщо протягом терміну випробування встановлено невідповідність працівника роботі, на яку його прийнято, начальник відділення НСПП може видати наказ про звільнення працівника з посади, на яку його прийнято з випробувальним строком.

Зміст наказу щодо звільнення з посади працівника, який не витримав випробування має бути таким:

"Звільнити (прізвище, ім'я, по батькові) з (число, місяця, рік) з посади (назва посади) як такого, що не витримав випробування згідно статті 28 КЗпП України".

Розірвання трудового договору з цих підстав може бути оскаржене працівником у порядку, встановленому для розгляду трудових спорів у питаннях звільнення.

Коли термін випробування закінчився успішно, начальник відділення НСПП направляє голові НСПП подання про присвоєння працівникові рангу державного службовця.

У відповідності із Положенням про ранги державних службовців, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 19 червня 1996 р. N 658, ранги присвоюються державним службовцям в індивідуальному порядку відповідно до займаної посади, рівня професійної кваліфікації та результатів роботи.

Присвоєння рангу державного службовця в Національній службі посередництва і примирення здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 16 травня 2001 року N 513 "Про віднесення посад працівників центрального апарату та відділень Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях відповідно до категорій посад державних службовців", якою встановлено перелік посад працівників Національної служби посередництва і примирення, віднесених до категорій посад державних службовців.

Особам, які вперше зараховані на державну службу, присвоюється, як правило, найнижчий ранг, передбачений для відповідних категорій посад.

Відповідно до пункту 7 Положення про Національну службу посередництва і примирення, затвердженого Указом Президента України від 17 листопада 1998 року N 1258/98, із змінами, внесеними Указом Президента України від 30 грудня 2000 року N 1393/2000, ранги державних службовців відповідної категорії працівникам НСПП присвоюються головою НСПП.

Ранги присвоюються державним службовцям одночасно з прийняттям їх на державну службу або призначенням на вищу посаду.

Ранги працівникам відділень НСПП присвоюються головою НСПП за поданням начальників відділень НСПП.

Особам, призначеним на посади державних службовців з установленням випробування, ранги присвоюються з урахуванням його результатів.

Через два роки після присвоєння державному службовцю відповідного рангу голова НСПП за поданням начальника відділення НСПП розглядає питання щодо можливості присвоєння йому чергового рангу. Позитивне рішення приймається за умови успішної роботи державного службовця.

Черговий ранг не може бути присвоєний державному службовцю, до якого протягом останнього року застосовувалися дисциплінарні стягнення, а також у період проведення службового розслідування або перебування під слідством.

Затримка у присвоєнні чергового рангу до одного року може застосовуватися до державного службовця як захід дисциплінарного впливу.

За виконання особливо відповідальних завдань державному службовцю може бути присвоєно черговий ранг достроково у межах відповідної категорії посад.

У разі призначення державних службовців на посади більш високої категорії їм присвоюється ранг у межах категорії посад, які вони зайняли.

Якщо державні службовці зайняли більш високі посади в межах категорії посад, на яких вони перебували, їм може бути залишений попередній або присвоєний більш високий ранг у межах цієї категорії.

У разі залишення попереднього рангу наступний ранг державному службовцю присвоюється з урахуванням часу присвоєння попереднього рангу.

Надбавка за ранг провадиться з дня його присвоєння.

Особам, які призначені на посади державних службовців з терміном випробування і мають ранги, присвоєні за попереднім місцем роботи, надбавка за ранг у період випробування провадиться відповідно до цього рангу.

З початком розгляду питання про призначення на посаду державного службовця розпочинається формування його особової справи. Постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 р. N 731 з метою упорядкування кадрового діловодства та удосконалення процедури прийняття на посади державних службовців затверджено Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади. Він застосовується також в інших органах, на які поширюється дія Закону України "Про державну службу".

Порядок - це нормативний документ, який визначає перелік документів, які складають особову справу державного службовця, а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку. Згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.96 року N 912 формування та ведення особової справи здійснюється кадровою службою відповідного державного органу. У відділенні НСПП формування та ведення особових справ працівників відділення здійснює посадова особа, на яку у відповідності із наказом начальника відділення НСПП покладені обов'язки проведення роботи з кадрами.

Відповідальна посадова особа повинна перевірити правильність заповнення матеріалів особової справи, відповідність зазначених у них відомостей з оригіналами документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо). В особовій справі повинні міститися такі документи:

1) Особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4х6 сантиметрів. Форма особової картки П-2 ДС та інструкція по її заповненню затверджені наказом Мінстату України N 343 від 26 грудня 1995 року. Відповіді на всі питання особової картки (розділи I, VIII, IX та відомості про попередню роботу) заповнюються працівником особисто, відповідно до вимог зазначеної інструкції без скорочень та виправлень.

Автобіографія пишеться працівником особисто у довільній формі, в кінці ставиться підпис і дата. В ній, крім прізвища, імені та по батькові, дати і місця народження, висвітлюються питання, пов'язані з трудовою і громадською діяльністю, пояснюються причини переходу з однієї роботи на іншу, зміни місця проживання, тимчасового непрацевлаштування, про навчання та інше. У разі необхідності можуть надаватися пояснення з приводу важливих моментів особистого життя і життя своїх близьких родичів (батька, матері, братів, сестер), та родичів дружини (чоловіка).

2) Копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання підвищення кваліфікації. Копії цих документів засвідчуються нотаріально або начальником відділення НСПП.

3) Відповідно до статті 13 Закону України "Про державну службу" відомості (декларацію) про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на посаду державного службовця і членів його сім'ї. Декларація державного службовця чи особи, яка претендує на посаду державного службовця і членів його сім'ї відповідно до чинного законодавства, подаються при прийомі на посаду державного службовця та щорічно до 15-го квітня за встановленою формою.

4) Попередження про встановлені законодавством України обмеження пов'язані з прийняттям та з її проходженням, підписане претендентом.

5) Довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад) за формою, встановленою Держкомсекретів України. Вона видається режимно-секретним підрозділом за останнім місцем роботи працівника на запит керівника відповідного державного органу.

6) Інформація про ознайомлення працівника із Загальними правилами державного службовця, затвердженими наказом Головдержслужби від 23.10.2000 року N 58.

7) Біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби).

Відповіді на питання у довідці мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Прізвище, ім'я, по батькові, місце і дата народження вказуються згідно з даними паспорта. Довідка скріплюється підписом начальника відділення НСПП та печаткою.

Подання щодо призначення претендентів на посади, призначення на які відповідно до чинних законодавчих та нормативно-правових актів здійснюються головою НСПП, готуються у довільній формі. У поданні вказується прізвище, ім'я, по батькові, дата народження претендента, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується, рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про перебування претендента під слідством або наявність судимості.

Картка погодження оформляється за визначеною формою. В залежності від посади, на яку претендує особа, за рішенням начальника відділення НСПП визначається перелік посадових осіб, які проводять співбесіди при призначенні на посади. Спеціаліст, відповідальний з проведення кадрової роботи, організовує проведення співбесід претендентів на посади з відповідними посадовими особами. Свої висновки про наслідки співбесід посадові особи записують до картки погодження.

8) Погодження, передбачені чинним законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів.

9) Довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву). У довідці вказується дата і номер документа, яким працівник зарахований до кадрового резерву, відомості про роботу за особистими річними планами, перелік завдань, виконаних працівником за час перебування у резерві, висновки начальника відділення НСПП.

10) Направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів).

11) Заява про участь в конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі).

12) Заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування, наказ начальника відділення НСПП про допущення працівника до стажування, доповідна записка про стажування з висновками начальника відділення НСПП щодо можливості використання стажиста на зазначеній посаді (для осіб, які проходили стажування).

13) Заява щодо призначення на відповідну посаду. Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

1) Наказ про призначення на посаду. Наказ про призначення на посаду або увільнення з посади повинен містити найменування органу, дату, номер і назву. При призначенні на посаду або звільненні з посади керівних працівників, які призначаються (звільняються) згідно з чинними законодавчими та нормативно-правовими актами головою НСПП, видається наказ начальника відділення НСПП про вступ працівника до виконання обов'язків або їх припинення.

У наказі про призначення або увільнення працівника вказується повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу, надбавок та доплат, а також підстави призначення (звільнення).

2) Копії наказів НСПП про призначення на посаду (у випадках, передбачених чинним законодавством).

3) Текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу).

4) Копії документів про надані пільги.

5) Копія паспорта.

6) Копія військового квитка (для військовозобов'язаних).

Копії (ксерокопії) документів про наявність пільг, копії першої сторінки військового квитка (для військовозобов'язаних) і відомості про проходження військової служби, копії першої і другої сторінок паспорта та відомості щодо прописки засвідчуються начальником відділення НСПП.

7) Опис документів особової справи.

Спеціаліст, відповідальний за проведення кадрової роботи, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо). Особова справа повинна бути сформована та зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого строку з дня призначення на посаду. В міру проходження державної служби вона доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.

В особову картку П-2ДС (розділи II, III, IV, V, VI, VII, VIII) систематично вносяться зміни облікових даних працівника. Підставою для їх внесення є укази і розпорядження Президента України, накази НСПП, накази відділень НСПП, а також особисті повідомлення працівника.

Всі документи, на підставі яких зроблені записи, підшиваються в особову справу і заносяться в опис документів. Документи, які долучаються до особової справи, повинні мати необхідні підписи, дати і у разі потреби засвідчені печаткою. Крім перерахованих документів, до особової справи в хронологічному порядку з часом надходження додаються:

1) заява про переведення на відповідну посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади;

2) наказ про переміщення на іншу посаду, звільнення з посади;

3) наказ про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення;

4) листи-погодження Головдержслужби (витяги), накази про продовження терміну перебування на державній службі (для осіб, які досягли граничного віку перебування на державній службі);

5) документи про підвищення кваліфікації,

6) атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист);

7) інші документи, що містять відомості щодо проходження державної служби.

Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається у відділенні НСПП і передається до архіву НСПП в порядку, визначеному Типовою інструкцією з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях. При цьому в особовій картці (форма П-2ДС) та книзі обліку руху особових справ зазначається дата, причина звільнення, дата і номер наказу про звільнення. У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.

Порядок роботи з особовими справами та обліку встановлюється начальником відділення НСПП. Особові справи державних службовців є документами для службового користування, що зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні. Не дозволяється розголошувати дані, що містяться в особових справах, вилучати з них документи, вносити в облікові дані будь-які зміни без відома працівника, на якого сформована особова справа, та начальника відділення НСПП.

Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці розміром А-4. Зберігання особових справ забезпечують спеціалісти, відповідальні за здійснення кадрової роботи, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, збереження і видачі особових справ.

9.1. Відділення НСПП інформують сектор кадрів НСПП про призначення державних службовців та про зміни облікових даних, передбачених формою первинного обліку N П-2ДС "Особова картка", затвердженою наказом Міністерства статистики від 26 грудня 1995 року N 343, а також про формування кадрового резерву на ці посади відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2001 року N 199 "Про затвердження Положення про формування кадрового резерву для державної служби".

9.2. Визначаються такі форми інформації:

9.2.1. Про прийняття (призначення) на посаду

На особу, яка призначена на посаду державного службовця, особова картка П-2ДС та додаток N 1 до неї (автобіографія, робота у минулому) подаються до юридичного відділу НСПП у трьохденний термін з дня виходу документа про призначення з обов'язковим заповненням пункту 13 розділу III (підстави призначення - наказ начальника відділення НСПП про фактичне призначення).

9.2.2. Про зміни облікових даних по всіх розділах особової картки

Відповідні відомості (в разі змін облікових даних) подаються до сектора кадрів НСПП щомісячно до 5 числа місяця, наступного за звітним, за формою:

(приклад)

Відомості щодо змін в особових картках за ____________ місяць __________ року

(станом на "___"_________ _____ року)

Прізвище, ім'я, по батькові

Посада

Номер розділу і зміст зміни. Наприклад:

Розділ I:

п.6 - "кандидат історичних наук"; 2001 р.; Е-І N 233537, 14.02.2001 р.;

п.7 - "англійською володію вільно"

п.11 - нова адреса.

Розділ II:

"На термін ______ років з ______ до ______ Підстава ________"

Розділ III:

за новим призначенням.

9.2.3. Про звільнення з посади

У разі звільнення працівника з посади копія документа про звільнення (наказу відділення НСПП про фактичне звільнення) подається до сектора кадрів НСПП на наступний день після дня фактичного припинення трудових відносин.

9.2.4. Про зарахування до кадрового резерву

Відділення НСПП щорічно до 15 грудня подають сектору кадрів НСПП списки осіб, зарахованих до кадрового резерву на посади спеціалістів відділень НСПП за формою, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2001 року N 199, та особові картки N П-2ДС на державних службовців, включених до цих списків.

Якщо протягом року будуть внесені зміни до списків осіб, зарахованих до кадрового резерву, про внесення цих змін сектору кадрів НСПП подається інформація у місячний термін.