Про затвердження Типової інструкції з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях

У відповідності із постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"

1. Затвердити Типову інструкцію з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях (додається).

2. Начальникам відділень Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях:

забезпечити неухильне додержання Типової інструкції з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях;

визначити наказами спеціалістів, на яких покладається виконання обов'язків ведення діловодства відповідного відділення;

вживати необхідних заходів щодо скорочення службової переписки.

3. Начальникам відділень Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях забезпечити дотримання в практичній роботі положень затвердженої пунктом 1 цього наказу Типової інструкції.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1 Типова інструкція з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях (далі - відділення НСПП) розроблена відповідно до Регламенту Національної служби посередництва і примирення, Закону України "Про звернення громадян", Закону України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)", інших нормативно-правових актів, державних стандартів, що регламентують правила складання та оформлення документів та встановлює єдині правила документування та документообігу у відділеннях НСПП і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення до адресату або передачі в архів Національної служби посередництва і примирення.

1.2. Положення Типової інструкції з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях (далі - Інструкція) поширюються на всі документи, що містять відкриту інформацію.

1.3. Положення Інструкції поширюються на документацію, створену за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153.

1.4. Дотримання вимог цієї Інструкції обов'язкове для всіх працівників відділень НСПП.

1.5. Діловодство у відділеннях НСПП здійснюється відповідальними за діловодство особами.

1.6. Методичне керівництво організацією діловодства у відділеннях НСПП покладається на загальний сектор НСПП.

1.7. Діловодство у відділеннях НСПП здійснюється державною мовою.

2.1. Організація роботи з документами у відділеннях НСПП передбачає визначення осіб відповідальних за діловодство, а також дотримання правил цієї Інструкції всіма працівниками відділень НСПП.

2.2. Забезпечення організації діловодства у відділеннях НСПП покладається на начальників відділень НСПП.

2.2.1. Начальники відділень НСПП у межах наданих їм прав зобов'язані:

- вживати заходів щодо скорочення службового листування;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства у відділенні НСПП;

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням у відділенні НСПП вимог щодо складання, оформлення документів і організації ділових процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

2.3. Обов'язки осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях НСПП, покладаються на відповідних працівників наказами відділень НСПП.

2.3.1. До функціональних обов'язків осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях НСПП належать:

одержання, реєстрація, облік та аналіз кореспонденції, що надходить до відділення НСПП, контроль за проходженням документів у відділенні тощо;

реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції, підготовленої та оформленої у відділенні;

своєчасна підготовка вхідної кореспонденції для доповіді керівникові відділення, а після письмової резолюції - забезпечення доведення доручення до безпосереднього виконавця, а також ознайомлення працівників підрозділу з інформаційними документами;

систематичне інформування керівника підрозділу щодо термінів виконання документів і доручень;

надання працівникам відділення справ і документів для роботи, контроль за їх зберіганням та поверненням;

підготовка проекту номенклатури справ відділення на кожний рік, ведення і формування справ відповідно до номенклатури справ;

участь у проведенні експертизи цінності документів, підготовка та оформлення справ до архівного зберігання;

контроль за дотриманням працівниками відділення вимог цієї Інструкції та ознайомлення з нормативними документами щодо ведення діловодства;

одержання та зберігання Бюлетенів Національної служби посередництва і примирення, ознайомлення працівників відділення із законами України, постановами Кабінету Міністрів України, указами та розпорядженнями Президента України, наказами та розпорядженнями Національної служби посередництва і примирення, наказами відділення НСПП;

забезпечення тиражування матеріалів до нарад, засідань та інших заходів, що здійснюються у відділеннях НСПП;

надання працівникам відділення методичної допомоги в оформленні документів;

замовлення, зберігання, облік та видача бланків документів.

2.4. У роботі з документами у відділеннях НСПП необхідно керуватися таким вимогами:

у прийняті і підписані документи не дозволяється вносити будь-які виправлення, робити на них помітки;

передавати документи або копії документів особам, які не є працівниками відділення НСПП, можна лише з дозволу керівництва відділення НСПП;

перед відпусткою або виїздом у відрядження та при переведенні на іншу посаду або при звільненні з роботи працівник повинен передати особі, відповідальній за ведення діловодства у відділенні НСПП документи, які знаходилися у нього на опрацюванні;

працівники відділень НСПП забезпечують зберігання документів та конфіденційність інформації, яка в них міститься.

3.1. Загальні вимоги

3.1.1. Положення, інструкції, рішення та інші акти відділень НСПП (далі - акти відділень НСПП), їх проекти, порівняльні таблиці до них друкуються шрифтом Times New Roman на папері формату A4 кеглем через одинарні міжрядкові інтервали у форматі *.doc, з дотриманням інших вимог, встановлених розділом 5.1. цієї Інструкції і оформляються на відповідних бланках.

3.1.2. Реквізити проектів актів відділень НСПП мають відповідати таким вимогам:

- найменування виду акта (для проектів) друкується великими літерами 12 мм кеглем, напівжирним шрифтом і розміщується по центру над заголовком;

- заголовок (відповідає на запитання "про що?" або в ньому міститься назва акта) відділяється від попереднього реквізиту трьома міжрядковими інтервалами і друкується по центру з великої літери;

- основний текст відділяється від заголовка трьома-чотирма міжрядковими інтервалами;

- підпис відділяється від тексту трьома міжрядковими інтервалами і складається з назви посади особи, що підписує документ. Ці слова друкуються у два рядки через один інтервал.

3.1.3. При оформленні на підпис актів відділень НСПП їхні реквізити (заголовок, основний текст, підпис) мають відповідати вимогам п. 3.1.2 цієї Інструкції. При цьому реквізит підпису має містити ініціали імені та прізвище начальника відділення НСПП.

3.2.1. Преамбула наказів відділень НСПП обов'язково містить слово "наказую". У разі відсутності вступної частини преамбулою є це слово.

Заголовки частин, розділів друкуються великими літерами, підрозділів - малими і розміщуються по центру.

Заголовки частин, розділів, підрозділів, якщо вони є, друкуються після слів "частина", "розділ", "підрозділ" з їх порядковим номером і крапки.

Примітки до частин, розділів, підрозділів розміщуються після них. Слово "Примітка" друкується з абзацу, з великої літери, після нього ставиться крапка.

3.2. Робота з проектами нормативних актів

3.2.1. Проекти нормативних актів подаються (вносяться) на розгляд голови НСПП відділеннями НСПП.

Разом з паперовим примірником тексту проекту нормативного акту подається відповідний комп'ютерний файл на дискеті.

3.2.2. Проекти нормативних актів, що подаються (вносяться) на розгляд голові НСПП, реєструються в установленому порядку загальним сектором НСПП.

3.2.3. Після реєстрації проекту нормативного акту загальним сектором НСПП, він передається на розгляд голови НСПП.

3.2.4. Резолюція голови НСПП має містити вказівку щодо розгляду його відповідними структурними підрозділами НСПП.

3.2.5. Після розгляду проекту нормативного акту відповідними структурними підрозділами юридичний відділ НСПП готує довідку до нього, яка повинна містити:

- повну назву проекту;

- фінансово-економічне обгрунтування проекту (в разі необхідності);

- юридичне обгрунтування проекту;

- науково-експертний висновок;

- ким і коли проект погоджено і завізовано.

3.2.6. Після підписання проекту головою НСПП загальний сектор НСПП здійснює його реєстрацію та розсилку.

3.3. Документування засідань та нарад

3.3.1. Документами засідань та нарад є протоколи.

3.3.2. Протоколи нарад у начальників відділень НСПП оформляють особи, відповідальні за ведення діловодства.

3.3.3. У протоколі зазначаються дата проведення, кількість і склад присутніх, прізвище головуючого, порядок денний, прізвища виступаючих, теми виступів, тексти або короткий виклад виступів, прийняті рішення.

Кожне з включених до порядку денного питань викладається у протоколі за такою схемою "Слухали-виступили-вирішили".

4.1. Загальні вимоги

4.1.1. Для оформлення службових документів використовується папір форматів AЗ (297х420 мм), A4 (210х297 мм) та A5 (148х210 мм). Оформлення документів на папері іншого формату не дозволяється.

4.1.2. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є протоколи, плани, звіти, узагальнюючі документи.

4.1.3. Тексти документів складаються з двох частин: констатуючої та резолютивної. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, доручення або клопотання.

У листах зміст викладається від 3-ої особи однини. Наприклад: "Відділення Національної служби посередництва і примирення вважає...", "Відділенням Національної служби посередництва і примирення розглянуто...".

Допускається вживати у листах звернення типу "рекомендуємо", "просимо" у разі, коли керівник, підписуючи лист, висловлює думку підрозділу, органу тощо.

4.1.4. Документи організаційно-розпорядчого характеру та документи, які адресуються зовнішнім адресатам, оформляються на бланках.

Внутрішні документи (службові та доповідні записки, довідки, акти, заяви тощо) та документи, створювані кількома підрозділами, оформляються не на бланках.

4.1.5. Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається; у виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути завізовані особою, яка підписала цей документ.

4.1.6. Проект документа візується виконавцями, іншими посадовими особами, відповідальними за його підготовку.

Віза включає особистий підпис, ініціали, прізвище та дату, а при необхідності - зазначення посади особи, яка візувала документ. Візи проставляються на проектах нормативно-правових та організаційно-розпорядчих актів на зворотному боці в нижній частині останнього аркуша першого примірника (оригіналу); на проектах інших документів - на лицьовому боці нижче тексту останнього аркуша другого примірника.

4.2. Адресування документів

4.2.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу їхні найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Запорізька обласна державна адміністрація

4.2.2. Якщо документ надсилається керівнику установи, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Голові Запорізької обласної державної адміністрації (прізвище, ініціали)

4.2.3. У разі адресування документа установам або підрозділам одного рівня адресат зазначається узагальнено, наприклад:

Головам районних державних адміністрацій

4.2.4. Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.2.5. Порядок і форма запису відомостей про адресу повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

4.2.6. Повна адреса після назви установи, організації зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам. Якщо документ надсилається органам державної влади та постійним кореспондентам, їх поштова адреса на документах не зазначається.

4.2.7. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються прізвище та ініціали, а потім поштова адреса:

Іваненку О.П. вул. Шевченка, буд. 6, кв 5. м. Остер, Козелецький район, Чернігівська область, 17044

4.3. Заголовки документів

4.3.1. Документ повинен мати заголовок, який передає зміст документа і відповідає на питання "Про що". Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

4.3.2. Текст документа, надрукований на папері формату А5, а також внутрішні документи (службові та доповідні записки тощо) та листи фізичним особам обсягом до двох аркушів дозволяється подавати без заголовка.

4.3.3. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.4. Датування документів

4.4.1. На службових документах обов'язково проставляється дата.

4.4.2. Датою документа є дата його підписання. Датою для документа, що затверджується, є дата його затвердження.

4.4.3. Дати підписання і затвердження документа, а також дати, що є в тексті, оформлюються, як правило, цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 червня 2002 року слід писати: 12.06.02.

Якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 липня 2002 року слід писати: 03.07.02. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад 27 червня 2002 року.

4.4.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання тощо.

4.4.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ оформлено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у окремій графі.

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

4.5.2. Погодження проекту документа може бути внутрішнім (структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) і зовнішнім.

4.5.3. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, її посаду та дату візування. Наприклад:

Головний спеціаліст (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

4.5.4. Віза проставляється на примірниках документів, що залишаються у відділеннях НСПП, після тексту на лицьовому боці останнього аркуша або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця не вистачає.

4.5.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відмітка: "Зауваження і пропозиції додаються". Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ. Наприклад:

Головний спеціаліст (підпис) (ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції на __ стор. додаються.

Дата

4.5.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "Погоджено", найменування посади особи (включаючи найменування установи), з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження.

4.5.7. Проекти наказів, рішень відділення НСПП по колективних трудових спорах перевіряються працівниками відділення НСПП, відповідальними за юридичне забезпечення діяльності відділення НСПП.

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження, а також печаткою.

4.6.2. Документи підписуються начальником відділення НСПП, а в разі його відсутності - особою, яка у встановленому порядку його заміщає.

4.6.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надрукований не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

4.6.4. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - усіма відповідальними особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.

У разі підписання документа кількома особами рівнозначних посад їх підписи розміщуються на одному рівні.

4.6.5. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, документ підписує її заступник або особа, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначаються посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад "В.о.", "Заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед назвою посади.

4.6.6. На документах, що засвідчують права громадян і фізичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен звірятися гербовою печаткою відділення НСПП.

4.6.7. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується органами державної влади або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

4.6.8. Затверджуються акти (перевірок, експертизи, передачі справ тощо), завдання (на відрядження, на перевірки тощо), звіти (про відрядження, перевірки тощо).

4.6.9. Затвердження документа здійснюється шляхом підписання його посадовою особою або видання організаційно-розпорядчого акта. Наприклад:

Гриф затвердження розміщується у верхньому правому полі першого аркуша документа.

4.6.10. Нормативно-правові акти затверджуються у порядку, встановленому законом.

4.7. Додатки до документів

4.7.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документа в цілому. Наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.7.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію організаційно-розпорядчим документом (додатки до організаційно-розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

4.7.3. Додатки оформляються на стандартних аркушах і повинні мати всі реквізити, визначені цією Інструкцією.

4.7.4. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження план: за формою, зазначеною у додатку". Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

4.7.5. У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

4.7.6. Додатки до розпорядчих документів повинні візуватися керівниками структурних підрозділів на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

4.7.7. Відомості про наявність додатків до листів, планів, звітів, протоколів тощо оформляються у такому порядку: якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то після тексту робиться така відмітка:

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання на ___ арк. у ___ прим.

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться таким чином:

Додаток: Висновок відділу правового забезпечення відділення НСПП в Харківській області і додаток до нього, всього на __ арк. у __ прим.;

якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не зазначається; у разі великої кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на __ арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, то після тексту документа робиться така відмітка:

Додаток: на __ арк. у __ прим. на першу адресу.

4.8. Організаційно-розпорядчі документи

4.8.1. Організаційно-розпорядчі документи у відділеннях НСПП (накази відділень НСПП) оформляються на бланках встановленого зразка.

4.8.2. Проекти наказів відділень НСПП готуються за дорученнями начальників відділень НСПП або в ініціативному порядку відповідними структурними підрозділами відділень НСПП.

Проекти наказів з кадрових питань відділень НСПП за дорученням начальника готуються відповідальними за кадрову роботу працівником відділення НСПП.

Проекти наказів відділень НСПП з питань відряджень готуються керівниками структурних підрозділів відділень НСПП.

Проекти наказів відділень НСПП візуються виконавцем, керівником структурного підрозділу, який готував проект наказу відділення НСПП.

Проекти наказів відділень НСПП, що містять правові питання, візуються начальником (завідувачем) відділу (сектора) правового забезпечення відділень НСПП.

Накази відділень НСПП оформляються із зазначенням повного найменування посади.

У разі відсутності начальника відділення НСПП накази відділення НСПП підписує особа, яка виконує його обов'язки, наприклад:

Виконуючий обов'язки начальника відділення

Національної служби посередництва і примирення в ...

Реєстрацію, облік, зберігання оригіналів і розсилку копій наказів відділень НСПП здійснюють особи, відповідальні за ведення діловодства у відділеннях НСПП.

Реєстрація наказів відділень НСПП здійснюється у спеціальних журналах шляхом присвоєння чергового порядкового номера протягом календарного року.

4.9. Службові листи та телеграми

4.9.1. Службові листи оформляються на бланках встановленого зразка.

4.9.2. Якщо листи або телеграми готуються як відповідь на клопотання або запит, в них зазначаються номер і дата документа, на який надсилається відповідь.

4.9.3. До проекту листа, що подається на підпис начальнику відділення НСПП, додається копія, завізована керівником відповідного структурного підрозділу відділення НСПП і працівником, який готував цей документ. Проект телеграми візується цими особами на першому примірнику.

У разі, коли проект листа або телеграми є відповіддю на вхідний документ чи підготовлений на його підставі, до проекту, що подається на підпис, додається цей документ.

4.9.5. Текст телеграми друкується великими літерами без переносу слів, абзаців і виправлень. Цифри пишуться словами.

4.9.6. Підписані листи і телеграми передаються особам, відповідальним за ведення діловодства у відділеннях НСПП.

4.9.7. Для оперативного з'ясування питань, що можуть виникнути в адресата, на звороті останньої сторінки листа і копії зліва внизу обов'язково друкується прізвище і номер службового телефону працівника, який підготував проект листа, наприклад:

4.10. Інші службові документи

4.10.1. Протокольні доручення начальника відділення НСПП з питань, порушених на нарадах і семінарах, що проводяться у відділенні, оформляє особа, відповідальна за ведення діловодства у відділенні НСПП та подає їх на підпис начальнику відділення НСПП. Підписані доручення реєструються, розмножуються у необхідній кількості і відправляються адресатам. Про стан виконання доручень особа, відповідальна за ведення діловодства у відділенні, періодично інформує начальника відділення НСПП.

4.11. Оформлення документів про відрядження

4.11.1. Службові відрядження працівників відділенні НСПП здійснюються відповідно до плану роботи відділення з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника відділення поза планом, начальник відділення НСПП в доповідній записці (заяві) на ім'я голови НСПП зазначає куди, на який строк та з якою метою необхідно відрядити працівника.

Наказ про відрядження підписується начальником відділення НСПП, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 3).

4.11.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний термін подає начальнику відділення НСПП звіт про службове відрядження і авансовий звіт за встановленою формою.

Начальник відділення НСПП підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який пересилається до відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП.

5.1. Друкування документів

5.1.1. Друкування документів здійснюється на бланках встановлених зразків або на чистих аркушах стандартних розмірів. Для складання службових документів у відділенні НСПП повинен використовуватись папір форматів А3 (297x420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

5.1.2. Тексти документів у відділеннях НСПП друкуються на папері формату А4 шрифтом Times New Roman 14 у форматі *.doc.

5.1.3. Документи формату А4 мають поля: верхнє, нижнє - 2 см, праве - 1,5 см, ліве - З см (для альбомних документів - 2 см), двосторонні документи друкуються з дзеркальними полями. Документи формату А5 односторонні - верхнє, нижнє та ліве поля - 2 см, праве - 1 см.

5.1.4. Якщо документ містить дві і більше сторінки, друга та наступні сторінки нумеруються.

Номери сторінок проставляються арабськими цифрами без слова "сторінка" або "стор." та розділових знаків на відстані 1 см від верхнього краю сторінки посередині відносно лівого і правого полів друку. Перша сторінка, як правило, не нумерується. Нумерація сторінок у буклетах та інших документах, які мають обкладинки, починається з першої сторінки числом.

5.1.5. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал.

5.1.6. Назва виду документа друкується великими напівжирними літерами. Заголовок - малими напівжирними літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

5.1.7. Розшифровка підпису у реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка найменування посади без пробілу між ініціалами і прізвищем.

5.2. Тиражування документів

5.2.1. Тиражування документів і матеріалів у відділеннях НСПП здійснюється особами, відповідальними за ведення діловодства.

Нормативні акти НСПП підлягають централізованому тиражуванню та комплектуванню у загальному секторі НСПП.

5.2.2. У відділеннях НСПП тиражуються лише службові документи і матеріали, безпосередньо пов'язані з діяльністю відділень НСПП. Матеріали особистого характеру тиражуванню не підлягають.

5.2.3. Особи, відповідальні за ведення діловодства, здійснюють копіювання та розмноження документів і матеріалів за замовленням, підписаним керівником відповідного структурного підрозділу відділення НСПП, у порядку їх одержання.

Першочерговому розмноженню підлягають нормативні акти НСПП, доручення голови НСПП, начальника відділення НСПП.

Виготовлення матеріалів тиражем більше 10 примірників здійснюється лише за дозволом начальника відповідного відділення НСПП.

5.2.4. Документи і матеріали передаються на розмноження у незброшурованому вигляді, якісно і чітко надрукованими, як правило, - перші примірники. Забруднені, з помарками і вклейками матеріали на розмноження не приймаються.

5.2.5. Особи, відповідальні за ведення діловодства, здійснюють облік виготовлених матеріалів і видають їх замовнику разом з оригіналом під розписку.

5.2.6. За порушення вимог цієї Інструкції щодо тиражування документів у відділеннях НСПП винні притягаються до дисциплінарної відповідальності у порядку, встановленому законом.

6.1. Приймання, реєстрація і проходження службової кореспонденції

6.1.1. Документи, що надходять на адресу відділення НСПП, приймаються та реєструються особами, відповідальними за ведення діловодства.

Кореспонденція, що надсилається факсимільним зв'язком, приймається і реєструється в загальному порядку, визначеним частиною першою цього пункту.

Працювати з незареєстрованими документами забороняється.

6.1.2. Приймання документації здійснюється з 9-ої до 18-ої години особою, відповідальною за ведення діловодства, термінової - у позаробочий час та вихідні дні - відповідальними черговими з передачею до начальника відділення НСПП до 9-ої години наступного робочого дня.

6.1.3. Первинна обробка документів включає перевірку особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, правильності доставки, адресування, оформлення і цілісності упаковки, її розкриття, перевірку наявності вкладень та їх відповідність опису.

Неналежним чином оформлені документи (незареєстровані, непідписані, з незавізованими додатками тощо), а також помилково вкладені документи не реєструються і повертаються відправникові.

6.1.4. Конверти, в яких надійшла кореспонденція, підлягають знищенню, за винятком випадків, коли на документах немає дати й адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою її одержання і поштові штемпелі є підтвердженням часу відправлення та одержання кореспонденції, а також коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів вкладених документів номерам на конверті.

6.1.5. У разі надходження документів безпосередньо до структурних підрозділів відділення НСПП, вони повинні бути передані для реєстрації у встановленому подяку.

6.1.6. Конверти (пакети, бандеролі) з позначками "Особисто" або "Конфіденційно" не розкриваються, а реєструються за зазначеними на конверті даними і передаються за призначенням. Якщо кореспонденція виявиться службовою, вона обов'язково повертається до осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях НСПП і подальша робота з нею проводиться у встановленому порядку.

6.1.7. Попередній розгляд документів включає їх анотування і розподіл за адресатами. Визначення адресата здійснюється відповідно до змісту документів і розподілу обов'язків між начальником відділення НСПП, його заступником, відання відповідних структурних підрозділів відділень НСПП.

6.1.8. Реєстрації підлягають документи, що мають встановлені реквізити оформлення (найменування або бланк із зазначенням установи чи організації, посада особи, яка надіслала документ, вихідний номер і дата реєстрації документа, адреса, підпис або відбиток печатки, що його замінює).

Рекламні матеріали реєстрації не підлягають. Матеріали інформаційного характеру, періодичні видання тощо обліковуються у відділеннях НСПП.

6.1.9. Документ у відділеннях НСПП централізовано реєструється тільки один раз.

Реєстрація документа здійснюється шляхом присвоєння йому єдиного реєстраційного номера (порядкового номера надходження протягом календарного року).

Реєстраційний номер і дата реєстрації документа проставляються у реєстраційному штампі, як правило, у нижньому правому вільному від тексту куті документа.

Додатки до документів окремо не реєструються. У випадку, коли додаток може бути використаний як самостійний документ, реєстраційний штамп з номером основного документа дублюється і на додатку.

6.1.10. Документи, одержані до 17-ої години, реєструються і доставляються за призначенням у той же день, одержані після 17-ої години - наступного дня, у неробочі дні - у перший наступний робочий день, термінові - негайно.

6.1.11. Після розгляду керівництвом відділень НСПП документи повертаються до осіб, відповідальних за ведення діловодства, де тексти резолюцій заносяться до відповідних карток реєстрації вхідної кореспонденції, а документи передаються виконавцям.

6.1.13. Якщо доручення дається кільком виконавцям, особі, зазначеній в резолюції першою, надсилається оригінал, а іншим - копії документа, виготовлені особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях.

6.2 Робота з вхідними документами

6.2.1. У відділеннях НСПП вхідні документи обліковуються і реєструються за реєстраційними номерами, присвоєними особами, відповідальними за ведення діловодства. При цьому у реєстраційному штампі після індексу (додаток 5) проставляються через дефіс індекс відділу (сектора) відділення НСПП та через дріб - внутрішній порядковий номер і дата.

Облік вхідних документів у НСПП ведеться у журналі (додаток 1) та на картках.

6.2.2. Документи, що надійшли до відділень НСПП, після реєстрації доповідаються відповідному керівникові та з його резолюцією передаються для виконання або на ознайомлення під розписку з відміткою в обліковій формі. На документі, як правило, повинна бути лише резолюція керівника.

6.2.3. Резолюція керівника повинна містити:

прізвище виконавця (виконавців);

конкретний зміст доручення;

термін виконання (за необхідності);

особистий підпис керівника і дату.

У разі, коли доручення надано кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений у резолюції першим.

6.2.4. У випадку, коли доручення виконують кілька виконавців, виконавець, зазначений у резолюції першим, складає коротку довідку про виконання доручення з урахуванням пропозицій усіх виконавців. За наявності різних точок зору щодо вирішення завдання у довідці викладаються всі пропозиції і передаються автору резолюції для прийняття остаточного рішення.

6.2.5. Якщо в довідці про виконання доручення міститься пропозиція надіслати лист органам державної влади, органам місцевого самоврядування, разом з довідкою обов'язково подається проект такого листа або доручення, другий примірник якого візує виконавець.

6.2.6. Робота над документом завершується після вирішення визначених у ньому завдань або передачі його для розгляду в іншу установу чи організацію і, якщо потрібно, одержання відповіді.

6.2.7. Після завершення роботи над документом виконавець повинен на самому документі або на окремому аркуші викласти результати виконання доручення (наприклад: "Надіслано відповідь, вих. N... від...", "Враховано при формуванні зауважень до ..." тощо, посада і підпис виконавця, дата).

6.2.8. Виконані документи передаються до справи відповідним керівником. При цьому позначка "До справи", номер справи згідно з номенклатурою справ, де документ буде зберігатися, дата і підпис керівника проставляються, як правило, на нижньому лівому полі лицьового боку першого аркуша документа.

6.2.9. На документі з позначкою "Для ознайомлення" розписуються (із зазначенням прізвища в дужках) особи, які з ним ознайомилися, а у відповідному реєстрі - особи, які його одержали, з обов'язковим зазначенням дати.

6.2.10. Службова кореспонденція разом з напрацьованими матеріалами залишається в справах того структурного підрозділу, який їх опрацьовував.

6.3. Реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції

6.3.1. Вихідними документами відділень НСПП є документи, що створюються в його структурних підрозділах і адресуються як зовнішнім (організаціям, посадовим особам і громадянам), так і внутрішнім адресатам. Створювані відділенням НСПП документи реєструються в журналі (додаток 2).

6.3.2. Кореспонденція, що надходить від керівництва відділення НСПП і адресується внутрішнім адресатам, передається адресатам особою, відповідальною за ведення діловодства у відділенні НСПП.

6.3.3. Підготовку до відправлення та реєстрацію документів відділень НСПП на адресу зовнішніх адресатів здійснюють особи, відповідальні за ведення діловодства.

Вихідний реєстраційний номер формується з індексу структурного підрозділу, відповідно до класифікаторів індексів відділень НСПП (додаток 6), номера справи відповідно до номенклатури справ і через дефіс - порядкового номера в межах календарного року та дати, наприклад: 02-01/09-28 від 15.07.02, де 02-01 - індекс відділу (відповідає відділу правового забезпечення у відділенні НСПП в Автономній Республіці Крим), 09 - номер справи, 28 - порядковий реєстраційний номер документа, 15.07.02 - дата.

Документу, який надсилається за кількома адресами, присвоюється один реєстраційний номер.

6.3.4. Підготовка документів до відправлення здійснюється працівником підрозділу, визначеним його керівником. Підготовка включає оформлення конвертів (пакетів, бандеролей), списків у двох примірниках, а у разі відправлення документів фельдзв'язком - розписки та реєстру.

Якщо одному адресату надсилається кілька документів, то вони вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням вихідних номерів усіх документів.

6.3.5. Вихідні документи відправляються поштою, фельдзв'язком, передаються телеграфом або телефаксом.

Відправлення документів фельдзв'язком у відділеннях НСПП здійснюється безпосередньо начальниками відділень.

Централізоване відправлення документів поштою та телеграфом здійснюється особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, один раз в день.

Передача документів телефаксом здійснюється підрозділами, що готували документ.

6.3.6. Відправленню особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, службової кореспонденції підлягає лише кореспонденція, пов'язана з діяльністю НСПП. Кореспонденція особистого характеру відправляється самостійно.

Відправлення кореспонденції здійснюється лише у робочі дні.

7.1. Посадові особи НСПП при розгляді звернень та організації особистого прийому громадян керуються Конституцією України, законами України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)", "Про звернення громадян", іншими нормативно-правовими актами з питань роботи із зверненнями громадян. Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348, та цією Інструкцією.

7.2. Діловодство за зверненнями громадян здійснюється окремо від загального діловодства.

7.3. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги громадян (далі - звернення), надіслані на адресу відділення НСПП (індивідуальні, колективні, особисті), приймаються особами, відповідальними за ведення діловодства.

7.4. Звернення може бути усним, викладеним громадянином та записаним посадовою особою на особистому прийомі. Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються. Якщо вирішити питання, порушені в усному зверненні, безпосередньо на особистому прийомі неможливо, вони розглядаються у тому самому порядку, що й питання, порушені у письмовому зверненні.

7.5. Реєстрація письмових і усних звернень у відділеннях НСПП здійснюється безпосередньо особами, відповідальними за ведення діловодства у день їх надходження.

Кожен лист, а також кожне усне звернення реєструються шляхом присвоєння реєстраційного індексу, яким є порядковий номер звернення. Крім порядкового номера реєстраційний індекс включає індекс структурного підрозділу відділення НСПП та, за необхідності, інші позначення з урахуванням потреб систематизації, статистики, аналізу, пошуку звернень.

Реєстраційний індекс звернення та дата його надходження зазначаються на реєстраційно-контрольній картці та у реєстраційному штампі, який проставляється на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки звернення до справи.

7.6. Звернення, в яких не вказані прізвище, ім'я, по батькові заявника, адреса його проживання або місце роботи чи навчання, а також такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними, реєструються та передаються до справи керівництвом відділень НСПП, до яких надійшли такі звернення, і подальша робота з ними не проводиться.

7.7. Звернення розглядаються керівництвом відділень НСПП або, залежно від характеру порушених питань, передаються ними у встановленому порядку відповідним структурним підрозділам відділень НСПП, або надсилаються відповідним органам державної влади, органам місцевого самоврядування, об'єднанням громадян, підприємствам, установам, організаціям, до компетенції яких належить вирішення порушених громадянами питань.

7.8. Листування за зверненнями громадян здійснюється структурними підрозділами відділень НСПП.

7.9. Відповіді міністерств, відомств, місцевих державних адміністрацій, виконавчих комітетів рад, інших органів і організацій, до яких були надіслані на розгляд звернення громадян, передаються до відповідних структурних підрозділів відділень НСПП у встановленому порядку.

7.10. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду звернення може бути скорочено.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у встановленому порядку.

7.11. Ознайомлення із зверненнями громадян осіб, які їх безпосередньо не стосуються, а також розголошення відомостей із звернень громадян стороннім особам не дозволяється.

7.12. З метою вивчення громадської думки, виявлення і усунення причин, що породжують заяви і скарги громадян, врахування пропозицій у діяльності НСПП в структурних підрозділах НСПП систематично аналізується і узагальнюється інформація, що міститься у зверненнях.

Особи, відповідальні за ведення діловодства за зверненнями громадян, щороку до 5 січня готують для керівництва НСПП та керівників відділень НСПП матеріали у формі статистичних довідок за минулий рік для аналізу й узагальнення.

7.13. Відповідальність за організацію прийому громадян і розгляд їхніх звернень, стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники структурних підрозділів НСПП.