9.6. Один і той самий учасник не може подавати більше ніж одну конкурсну пропозицію при проведенні процедури закупівлі.
9.7. У разі встановлення арифметичних помилок, виявлених у поданій конкурсній пропозиції під час проведення процедури оцінки, замовник має право на їх виправлення за умови отримання письмової згоди учасника, який подав цю конкурсну пропозицію, на таке виправлення.
9.8. Перевірка акцепту конкурсних пропозицій здійснюється з урахуванням таких вимог:
у разі проведення відкритих торгів, двоступеневих торгів, попередньої кваліфікації (стаття 31 Закону) :
у день визначення переможця замовник акцептує пропозицію конкурсних торгів, що визнана найбільш економічно вигідною за результатами оцінки;
замовник зобов'язаний протягом одного робочого дня з дня прийняття рішення про визначення переможця надіслати переможцю торгів повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів, а всім учасникам - письмове повідомлення про результати торгів із зазначенням найменування та місцезнаходження учасника-переможця, пропозицію конкурсних торгів якого визнано найбільш економічно вигідною за результатами оцінки;
повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів обов'язково безоплатно публікується у державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель;
замовник акцептує цінову пропозицію в день визначення переможця. Протягом одного робочого дня з дня прийняття рішення про визначення переможця замовник зобов'язаний надіслати переможцю процедури закупівлі повідомлення про акцепт цінової пропозиції, а всім учасникам - повідомлення про результати процедури запиту цінових пропозицій із зазначенням найменування та місцезнаходження учасника-переможця;
повідомлення про акцепт цінової пропозиції обов'язково безоплатно публікується в державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель.
За результатами перевірки зазначених питань формується висновок щодо порушень вимог статті 28, 31 та 36 Закону.
10. Перевірка дотримання порядку складання звіту про результати процедури закупівлі (стаття 19 Закону)
10.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: звіти про результати здійснення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти.
10.2. Перевірка дотримання складання звіту про результати процедури закупівлі базується на:
- перевірці відповідності звітів про результати торгів формі, затвердженій наказом Міністерства економіки України від 26.07.2010 р. N 922 "Про затвердження форм документів у сфері державних закупівель";
- дослідженні повноти та правильності відображення інформації, передбаченої при складанні звіту про результати торгів.
10.3. Урахувати те, що при скороченні строку подання конкурсних пропозицій учасників торгів обґрунтування такої нагальної потреби зазначаються у звіті про результати проведення процедури закупівлі та не повинні свідчити про наміри замовника послабити конкуренцію між учасниками.
У разі якщо в результаті проведення торгів не було укладено договору про закупівлю, у звіті про результати проведення процедури закупівлі зазначаються підстави прийняття рішення про неукладення цього договору.
За результатами перевірки зазначених питань формується висновок щодо порушення вимог статті 19 Закону та відповідності формі складання звіту про результати проведення процедури закупівлі, затвердженій наказом Міністерства економіки України від 26.07.2010 р. N 922 "Про затвердження форм документів у сфері державних закупівель".
11. Перевірка обґрунтованості та правильності застосування процедури закупівлі в одного учасника (стаття 39 Закону)
11.1. Під час перевірки цього питання досліджуються:
протокол (протоколи) засідання комітету з конкурсних торгів щодо прийняття рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника; лист-звернення до Уповноваженого органу; інформація про застосування процедури закупівлі в одного учасника, яка оприлюднена відповідно до статті 10 Закону; договір про закупівлю товарів, робіт і послуг; обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника; річний план закупівель; оригінали або копії експертних, нормативних, технічних та інших документів, що підтверджують наявність підстав для застосування процедури закупівлі в одного учасника відповідно до частини другої статті 39 Закону; копії установчих документів учасника, свідоцтва про державну реєстрацію, ліцензії (дозволу) на провадження певного виду господарської діяльності, засвідчені підписом уповноваженої особи учасника, скріпленим печаткою, із зазначенням посади і дати підпису, якщо отримання ліцензії (дозволу) на провадження виду діяльності, необхідного для виконання договору про закупівлю, передбачено законодавством (для юридичних осіб); копії паспорта, а в разі його відсутності іншого документа, що посвідчує особу, та документа про присвоєння ідентифікаційного номера (для фізичних осіб); копії паспорта, а в разі його відсутності іншого документа, що посвідчує особу.
свідоцтва про державну реєстрацію, ліцензії (дозволу) на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання ліцензії (дозволу) на провадження виду діяльності, необхідного для виконання договору про закупівлю, передбачено законодавством (для фізичних осіб - підприємців).
11.2. Перевірка дотримання правильності застосування процедури закупівлі в одного учасника базується:
- на перевірці наявності протоколу щодо вибору процедури закупівлі;
- на перевірці протоколу переговорів з учасником процедури закупівлі в одного учасника та надання ним підтвердженої документально інформації про його відповідність кваліфікаційним вимогам відповідно до статті 16 Закону;
- на перевірці інформації про застосування процедури закупівлі в одного учасника, яка оприлюднена відповідно до статті 10 Закону, з проставленням дати та номера реєстрації у державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель;
- на перевірці наявності підтвердних документів (експертних, нормативних, технічних та інших документів, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі). Крім того, необхідно перевіряти відповідність компетенції установи, що їх надала, достовірність зазначених документів, правильність зазначених у них даних та дати їх видачі;
- на перевірці установчих документів учасника, свідоцтва про державну реєстрацію, ліцензії (дозволу) на провадження певного виду господарської діяльності, засвідчених підписом уповноваженої особи учасника, скріпленим печаткою, із зазначенням посади і дати підпису, якщо отримання ліцензії (дозволу) на провадження виду діяльності, необхідного для виконання договору про закупівлю, передбачено законодавством (для юридичних осіб) та відповідності іншим кваліфікаційним вимогам, визначеним статтею 16 Закону;
- на перевірці правильності визначення підстав для погодження процедури закупівлі в одного учасника відповідно до вимог частини другої статті 39, а саме:
- при застосуванні підстави, пов'язаної із захистом прав інтелектуальної власності, або укладенні договору про закупівлю з переможцем архітектурного чи мистецького конкурсу необхідно перевіряти наявність договорів або інших документів, що підтверджують наявність в учасника авторських прав саме на предмет закупівлі, що погоджується;
- при застосуванні підстави відсутності конкуренції (у тому числі з технічних причин) на товари, роботи чи послуги, які можуть бути поставлені, виконані чи надані тільки певним постачальником (виконавцем),за відсутності при цьому альтернативи необхідно перевіряти, ким фактично поставлено товари, виконано роботи чи надано послуги, тобто досліджувати, чи учасником, з яким укладено договір, фактично виконувались роботи, чи не перераховувалися кошти субпідрядним організаціям, які виконували ці роботи.
У разі перерахування коштів субпідрядним організаціям проводити поглиблену перевірку відповідних перерахувань з метою підтвердження законності закупівлі послуг у зазначених організацій:
при застосуванні підстави виникнення термінової потреби в товарах, роботах чи послугах, у тому числі необхідних для оперативної негайної ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, обмежених у часі та не підконтрольних замовнику, яких не можна було уникнути, слід перевіряти строки реалізації договору, укладеного в результаті наданого погодження на застосування процедури закупівлі в одного учасника, тобто аналізувати, чи справді закупівлю проведено у зв'язку з терміновою потребою та у строки, визначені нею. Крім того, перевіряти реальний стан початку поставки товарів, надання послуг чи виконання робіт.
Перевіряти безумовність того, що замовник не міг передбачити економічних чи соціальних обставин, у результаті яких виникла термінова потреба у закупівлі, зокрема перевіряти, чи не встановлено нормативними та розпорядчими актами заздалегідь вимог до замовника щодо відповідної закупівлі.
Крім того, при перевірці необхідно звертати увагу на термін застосування процедури закупівлі в одного учасника та досліджувати, чи не застосовано процедуру в останній момент необхідності поставки товарів, надання послуг або виконання робіт для уникнення відкритих торгів;
при застосуванні підстави, коли замовником було двічі відмінено процедуру закупівлі через відсутність достатньої кількості учасників, необхідно перевіряти наявність не менше ніж двох повідомлень про відміну процедури закупівлі через відсутність достатньої кількості учасників, предметом закупівлі в яких були ті самі товари, роботи і послуги, що є предметом закупівлі в одного учасника, застосування процедури якої передбачається погодити, із зазначенням дати та номера реєстрації у державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель, та звітів про результати проведення такої процедури закупівлі;
- на перевірці наявності погодження щодо застосування процедури закупівлі в одного учасника. Крім того, окрему увагу варто приділяти перевірці відповідності закуплених товарів, робіт і послуг предмету закупівлі, кількості, виду та іншим характеристикам, визначеним у листі-погодженні, наданому Уповноваженим органом.
11.3. При перевірці документів, що підтверджують підстави для застосування процедури в одного учасника, необхідно врахувати, що зазначені документи повинні бути прийняті у поточному році.
11.4. Відомості щодо рішення Уповноваженого органу про погодження або відмову у погодженні застосування процедури закупівлі в одного учасника не пізніш як через 15 робочих днів з дати видачі листа-погодження (листа про відмову у погодженні) повинні бути опубліковані в державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель та оприлюднені на веб-порталі Уповноваженого органу.
11.5. Погодження процедур закупівель у одного учасника здійснюється відповідно до Порядку погодження застосування процедури закупівлі в одного учасника, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.07.2010 р. N 668 "Про затвердження Порядку погодження застосування процедури закупівлі в одного учасника".
За результатами перевірки зазначених питань формується висновок щодо порушень вимог статті 29 Закону та постанови Кабінету Міністрів України від 28.07.2010 р. N 668 "Про затвердження Порядку погодження застосування процедури закупівлі в одного учасника".
12. Перевірка дотримання законодавства при укладанні договорів на закупівлю товарів, робіт і послуг та відповідності умов укладених договорів вимогам документації конкурсних торгів, умовам конкурсної пропозиції (статті 40, 41 та 42 Закону)
12.1. Під час перевірки цього питання досліджуються:
у разі проведення відкритих торгів, двоступеневих торгів, попередньої кваліфікації:
договори; акцептовані конкурсні пропозиції; розділ "Істотні умови договору" документації конкурсних торгів;
у разі проведення процедури запиту цінових пропозицій:
договори; акцептовані цінові пропозиції; запити щодо цінових пропозицій.
12.2. Перевірка процедури укладання договорів на закупівлю товарів, робіт і послуг на предмет відповідності законодавству про державні закупівлі та умови укладених договорів вимогам документації конкурсних торгів, умовам конкурсної пропозиції базується:
у разі проведення відкритих торгів, двоступеневих торгів, попередньої кваліфікації:
- на перевірці дотримання термінів укладання договорів;
- на зіставленні умов укладених договорів істотним умовам договору, передбаченим документацією конкурсних торгів та вимогам Закону.
При цьому слід враховувати, що істотними умовами договору про закупівлю обов'язково є:
предмет договору (найменування, номенклатура, асортимент);
кількість товарів, робіт і послуг та вимоги щодо їх якості;
порядок здійснення оплати;
ціна договору;
термін та місце поставки товарів, надання послуг, виконання робіт:
строк дії договору;
права та обов'язки сторін;
зазначення умови щодо можливості зменшення обсягів закупівлі залежно від реального фінансування видатків;
відповідальність сторін.
У разі якщо сторони не досягли згоди щодо всіх істотних умов, договір про закупівлю вважається неукладеним. Якщо учасник вчинив фактичні дії щодо виконання договору, правові наслідки таких дій визначаються відповідно до Цивільного кодексу України;
- на зіставленні умов укладених договорів умовам акцептованої конкурсної пропозиції. Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту пропозиції конкурсних торгів (у тому числі ціни за одиницю продукції) переможця процедури закупівлі та не повинні змінюватися після підписання договору про закупівлю до повного виконання зобов'язань сторонами, крім випадків зменшення обсягів закупівлі залежно від реального фінансування видатків та узгодженого зменшення сторонами договору ціни договору про закупівлю;
у разі проведення процедури запиту цінових пропозицій (котирувань):
- на перевірці дотримання термінів укладання договорів;
- на зіставленні умов укладених договорів умовам, передбаченим запитами цінових пропозицій;
- на зіставленні умов укладених договорів умовам акцептованої цінової пропозиції. Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту цінової пропозиції (у тому числі ціни за одиницю продукції) переможця процедури закупівлі та не повинні змінюватися після підписання договору про закупівлю до повного виконання зобов'язань сторонами, крім випадків зменшення обсягів закупівлі залежно від реального фінансування видатків та узгодженого зменшення сторонами договору ціни договору про закупівлю.
12.3. Під час перевірки слід звернути увагу:
у разі проведення процедур відкритих, двоступеневих торгів та попередньої кваліфікації варто зважати на те, що:
замовник укладає договір про закупівлю з учасником, пропозицію конкурсних торгів якого було акцептовано, не пізніше ніж через 30 днів з дня акцепту пропозиції відповідно до вимог документації конкурсних торгів та акцептованої пропозиції. З метою забезпечення права на оскарження рішень замовника договір про закупівлю не може бути укладеним раніше ніж через 14 днів з дати публікації у державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів;
під час здійснення закупівель за скороченою процедурою з учасником, пропозицію конкурсних торгів якого було акцептовано, замовник укладає договір про закупівлю відповідно до вимог документації конкурсних торгів та акцептованої пропозиції у строк не раніше ніж через п'ять днів з дня публікації у державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів, але не пізніше ніж через 14 днів з дня акцепту:
договір про закупівлю, укладений з порушенням строків, передбачених абзацами третім, четвертим цієї частини, є нікчемним відповідно до статті 42 Закону;
у разі проведення процедури запиту цінових пропозицій варто зважати на те, що:
замовній: укладає з переможцем договір про закупівлю відповідно до основних умов договору, зазначених у запиті, у строк не раніше ніж через п'ять робочих днів з дня публікації в державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель повідомлення про акцепт цінової пропозиції, але не пізніше ніж через 14 днів з дня визначення переможця;
договір про закупівлю, укладений з порушенням строків, передбачених цією частиною, є нікчемним відповідно до статті 42 Закону;
у разі проведення процедури закупівлі в одного учасника варто зважати на те, що:
замовник має право укласти договір про закупівлю за результатами застосування процедури закупівлі в одного учасника у строк не раніше ніж через 14 днів (п'ять робочих днів у разі застосування процедури закупівлі з підстав, визначених пунктом 3 частини другої цієї статті) з дня опублікування у державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель відомостей про рішення Уповноваженого органу про погодження процедури закупівлі в одного учасника;
договір про закупівлю, укладений з порушенням строків, передбачених цією частиною, є нікчемним відповідно до статті 42 Закону.
При дослідженні питання погодження процедур закупівель у одного учасника необхідно звернути увагу на відповідність суми погодження із сумою укладеного за вказаною процедурою договору. Перевіряти фактично укладені договори на закупівлю товарів, робіт і послуг на предмет відповідності умовам проектів договорів, наданих у пакеті документів для погодження Міністерством економіки України. Крім того, перевіряти виконання умов договорів, наявність підстав для перерахування коштів. Порівнювати очікувану вартість закупівлі, вартість, зазначену в листі-погодженні, із сумою, на яку в результаті укладено договір. Проводити відповідні порівняння всіх інших умов договорів.
12.4. Для визначення повноти розрахунків між замовником та учасником процедур закупівель при здійсненні перевірок дотримання законодавства у сфері закупівель за державні кошти потрібно проводити зустрічні звірки, відстежувати повноту виконання договорів та звертати особливу увагу на формування цін в укладених договорах.
Необхідно аналізувати калькуляції та специфікації до договорів, а у разі проведення процедури закупівлі у одного учасника порівнювати ті, що подавалися до Уповноваженого органу, та ті, що були фактично підписані та виконувалися.
За результатами перевірки зазначених питань формується висновок щодо порушень вимог статті 40 Закону.
12.5. При перевірці врахувати те, що учасник-переможець процедури закупівлі при укладенні договору повинен надати дозвіл або ліцензії на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання такого дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законодавством.
12.6. Забороняється укладання договорів, які передбачають витрачання державних коштів до/без проведення процедур закупівель, крім випадків, передбачених Законом.
Договір про закупівлю відповідно до статті 42 Закону є нікчемним у разі його укладення в період оскарження процедури закупівлі відповідно до статті 18 Закону, а також у разі його укладення з порушенням строків, передбачених абзацами третім, четвертим частини другої статті 31, абзацом четвертим частини п'ятої статті 36 та абзацом першим частини третьої статті 39 Закону.
Наказом Міністерства економіки України від 27.07.2010 р. N 925 "Про затвердження Типового договору про закупівлю товарів (робіт або послуг) за державні кошти та Інструкції щодо заповнення Типового договору про закупівлю товарів (робіт або послуг) за державні кошти" затверджено Типовий договір про закупівлю товарів (робіт або послуг) за державні кошти.
За результатами перевірки зазначених питань формується висновок щодо порушень вимог статей 40, 41 та 42 Закону.
13. Перевірка виконання умов договорів, наявності підстав для перерахування державних коштів
13.1. Під час перевірки цього питання досліджуються договори, додаткові угоди до договорів, платіжні доручення, накладні, бухгалтерські регістри.
13.2. Перевірка базується на:
- зіставленні умов укладених договорів (у частині оплати) з фактично здійсненими перерахуваннями коштів;
- перевірці правильності і своєчасності виконання договірних зобов'язань постачальниками;
- перевірці достовірності і реальності дебіторської та кредиторської заборгованості;
- перевірці дотримання встановленого порядку списання дебіторської та кредиторської заборгованості;
- перевірці дотримання учасником умов договору в частині визначених Календарним планом термінів поставки товарів, надання послуг та виконання робіт;
- перевірці фактичного постачання товарів (виконання робіт, надання послуг) шляхом інвентаризації, обстеження та контрольного обміру закуплених (отриманих) об'єктом контролю товарно-матеріальних цінностей, робіт, послуг та інших дій.
13.3. Під час перевірки слід звернути увагу на відповідність істотних умов укладених договорів (ціна за одиницю, кількість/обсяг, загальна вартість) з розміром фактично сплаченої суми та поставленими товарно-матеріальними цінностями (виконаними роботами, наданими послугами). Водночас потрібно дослідити питання своєчасності оприбуткування товарно-матеріальних цінностей та відображення цих операцій в регістрах бухгалтерського обліку.
13.4. Врахувати те, що укладання додаткових угод до основного договору через збільшення кількості предмета закупівлі або розширення переліку предмета закупівлі призводить до здійснення закупівель без проведення процедур державних закупівель, що порушує вимоги статті 2 Закону.
При перевірці цього питання в частині визначення порушень при виконанні умов договорів та при оплаті товарів, робіт і послуг слід користуватись Методичними рекомендаціями з оформлення органами державної контрольно-ревізійної служби результатів ревізії, затвердженими наказом ГоловКРУ від 28.04.2009 р. N 93.
13.5. Для того щоб оптимально перевірити питання щодо виконання умов договорів та перерахування коштів бюджетними установами та одержувачами державних коштів слід застосовувати Порядок обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства України, затверджений наказом Державного казначейства України від 09.08.2004 р. N 136.
При цьому слід звернути увагу, що перевіряється договір як юридичне зобов'язання на відповідність фінансовим зобов'язанням у вигляді підтвердних документів (акти виконаних робіт (наданих послуг), накладні, квитанції, чеки тощо), а потім платіжні доручення та інші розрахункові документи перевіряються на відповідність фінансовим зобов'язанням - підтвердним документам.
14. Аналіз закупівельних цін на товари, роботи і послуги
14.1. Перевірка цього питання здійснюється у разі встановлення порушень, що розглянуті в пунктах 2-13 цих Методичних рекомендацій та з метою виявлення фактів придбання товарів, робіт і послуг за завищеними цінами (штучне завищення цін через наявність низки посередницьких структур, які фактично не поставляли товари, а лише оформляли документи; завищення постачальниками, у т.ч. виробниками чи їх офіційними дилерами, агентами, дистриб'юторами тощо, закупівельних цін порівняно з середньоринковими).
Перевірка здійснюється відповідно до Методичних рекомендацій з визначення суми збитків у разі порушення законодавства у сфері державних закупівель, затверджених наказом ГоловКРУ від 13.04.2010 р. N 89.
14.2. При закупівлі робіт з будівництва необхідно врахувати:
формування кошторисної нормативної бази і порядку її застосування в будівництві згідно зі статтею 12 Закону України від 03.12.90 р. N 507-XII "Про ціни і ціноутворення" покладено на Мінрегіонбуд України. Відповідно законне тлумачення спірних питань, пов'язаних з будівництвом, може бути надане тільки Мінрегіонбудом України;
прямі витрати в кошторисах і в актах приймання виконаних робіт під час розрахунків визначаються на підставі кошторисних норм (загальнодержавні будівельні кошторисні нормативи, відомчі кошторисні нормативи, кошторисні нормативи для окремих будов, індивідуальні кошторисні норми). Правила застосування кошторисних норм при визначенні прямих витрат у вартості будівництва наведено в ДБН Д.1.1-1-2000;
загальнодержавні будівельні кошторисні норми обов'язкові для застосування всіма організаціями, установами і підприємствами незалежно від їх відомчої належності і форм власності під час визначення вартості будов, будівництво яких здійснюється із залученням бюджетних коштів або коштів підприємств, установ і організацій державної власності;
до відомчих належать нормативи, які розробляються в обґрунтованих випадках, коли за прийнятою для спеціалізованого будівництва технологією і організацією робіт витрати трудових і матеріально-технічних ресурсів відрізняються від рівня, прийнятого у загальнодержавних.
Вони не мають суперечити загальнодержавним або дублювати їх.
Відомчі норми обов'язкові для організацій, установ і підприємств міністерства чи іншого центрального органу виконавчої влади, які затвердили ці норми. Для організацій, установ і підприємств, що входять до сфери управління інших міністерств та органів виконавчої влади, ці нормативи можуть бути обов'язковими за умови прийняття ними відповідного рішення.
15. Перевірка інших документів, що стосуються діяльності комітету з конкурсних торгів та закупівель, які перевіряються
Під час перевірки інших документів, що стосуються діяльності комітету з конкурсних торгів та закупівель, досліджуються звернення учасників, скарги, рішення уповноваженого центрального органу та органу оскарження тощо.
За результатами перевірки інших документів формується висновок з урахуванням впливу цих документів на допущення порушень, розглянутих в попередніх пунктах.
| Начальник Управління контролю у сфері державних закупівель | О.Заржевський |