ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 18.02.2003 N 24 |
( Наказ скасовано на підставі Наказу Державної архівної служби N 24 від 04.02.2014 )
Про затвердження Примірної номенклатури справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій
( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 24 від 09.02.2009 )
З метою виконання Програми дій Держкомархіву України (затвердженої Головою Держкомархіву України 24 квітня 2000 р.), спрямованих на забезпечення виконання Програми діяльності Кабінету Міністрів України та надання методичної допомоги у складанні номенклатур справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Примірну номенклатуру справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій (додається).
2. Відділу адміністративно-технічного забезпечення Держкомархіву України (Кокодзей І.П.), Державному центру збереження НАФ (Терещук Л.В.) до 1 квітня організувати видання Примірної номенклатури справ накладом 100 прим.
3. Центру інформаційних технологій Держкомархіву України (Забенько Ю.І.) у п'ятиденний строк опублікувати Примірну номенклатуру справ на веб-сайті Держкомархіву України у розділі "Нормативна база".
4. Контроль за впровадженням Примірної номенклатури справ покласти на відділ формування НАФ та діловодства Держкомархіву України (Портнов Г.В.).
| Голова Державного комітету | Г.В.Боряк |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Держкомархіву України
18.02.2003 N 24
СХВАЛЕНО
Методичною комісією
Держкомархіву України
27.12.2002 протокол N 10
ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА
справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій
Методичні вказівки з використання примірної номенклатури справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій
Примірна номенклатура справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій (далі - апарату адміністрацій) є систематизованим переліком заголовків справ, характерних для діяльності апарату адміністрацій.
Примірну номенклатуру справ апарату адміністрацій побудовано за структурним принципом. Її розділи визначено відповідно до примірних переліків управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної, Севастопольської міської державних адміністрацій, які затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2000 р. N 821 "Про упорядкування структури місцевих державних адміністрацій".
Примірну номенклатуру справ підготовлено на основі вивчення складу і змісту документів апарату адміністрацій. При її підготовці враховано загальну практику систематизації та зберігання службових документів.
Для визначення строків зберігання використано Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, який затверджено наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. N 41 і зареєстровано в Мін'юсті України 17 вересня 1998 р. N 576/3016 (далі - Перелік типових документів), а також Зміни до Переліку типових документів, які затверджено наказом Державного комітету архівів України від 23 жовтня 2001 р. N 82 і зареєстровано в Мін'юсті України 6 листопада 2001 р. N 938/6129, та Доповнення до Переліку типових документів, які затверджено наказом Державного комітету архівів України від 26 листопада 2001 р. N 93 і зареєстровано в Мін'юсті України 11 грудня 2001 N 1023/6214.
Примірна номенклатура справ є методичним документом і має рекомендаційний характер. Вона є основним посібником для обов'язкового складання індивідуальної номенклатури справ кожного конкретного апарату адміністрації.
При складанні індивідуальної номенклатури справ апарату адміністрації необхідно мати на увазі, що:
5. З примірної номенклатури справ до індивідуальної переносяться тільки ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються в діяльності даного апарату адміністрації. В індивідуальну номенклатуру справ можуть бути включені також справи, не передбачені примірною номенклатурою.
6. Заголовки справ, наведені в примірній номенклатурі справ, при складанні індивідуальної номенклатури справ конкретизуються і уточнюються (вказуються автори, види документів тощо).
7. Залежно від обсягу документів, строків їхнього зберігання в індивідуальній номенклатурі дозволяється об'єднувати чи подрібнювати справи, зазначені в примірній номенклатурі справ. Наприклад, справа 01.01-26 "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування у агропромисловому комплексі" може бути подрібнена на більш вузькі питання:
- "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань фінансово-господарської діяльності колективних сільгосппідприємств, селянських (фермерських) господарств, інших організацій агропромислового комплексу, їх кредитування, банківського та страхового обслуговування";
- "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань приватизації в агропромисловому комплексі, проведення земельної реформи, землевпорядкування, землекористування";
- "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань меліорації, водного та лісового господарства".
Подрібнення справ може проводитися також і за кореспондентами.
8. При складанні індивідуальної номенклатури справ строки зберігання справ, передбачені примірною номенклатурою, переносяться до індивідуальної. Для документів, не передбачених примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюються відповідно до Переліку типових документів. Для документів, не передбачених чинним Переліком типових документів та змінами і доповненнями до нього, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) апарату адміністрації за погодженням з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому в індивідуальній номенклатурі справ у графі 5 робиться примітка: "Строк зберігання встановлений (назва ЕПК державного архіву, протокол від ____________ N ____)".
9. Оформлення індивідуальної номенклатури справ апарату адміністрації здійснюється відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи, примірної інструкції з діловодства. Індивідуальна номенклатура справ складається в 4-х примірниках. Перший з них зберігається у справах загального відділу, другий залишається в державному архіві, з яким номенклатура погоджувалася, третій примірник передається до архівного підрозділу апарату адміністрації, четвертий є робочим документом апарату адміністрації і розподіляється за розділами між її структурними підрозділами.
Форма індивідуальної номенклатури справ апарату адміністрації наведена у Додатку.
При заповненні граф індивідуальної номенклатури справ апарату адміністрації необхідно враховувати такий порядок:
1. У першій графі проставляється індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу апарату адміністрації і порядкового номера справи, наприклад: 04-02, де 04 - найменування структурного підрозділу апарату адміністрації (організаційний відділ); 02 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.
2. У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид справи або види документів і розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі справ повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. В заголовку на початку вказується вид справи (журнал, книга) або види документів (розпорядження, плани, звіти, листування тощо). У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживається термін "документи" (у значенні "вид справи"). Основні різновиди документів, згрупованих у справі, зазначаються в дужках, наприклад: "Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів". У заголовках справ, що містять листування, зазначається кореспондент та питання, з якого воно ведеться.
Якщо у справі групується планово-звітна документація, то в заголовку обов'язково вказується період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.
3. Третя графа (кількість справ) заповнюється із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображаються в підсумковому записі, який обов'язково оформляється після закінчення діловодного року (продовження Додатка).
4. У четвертій графі індивідуальної номенклатури справ вказуються строки зберігання і посилання на статті примірної номенклатури справ або Переліку типових документів. В окремих випадках, коли у справах передбачається формування документів з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюється максимальний строк зберігання, наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, буде мати строк зберігання 5 років.
Якщо до строку зберігання додана відмітка "ЕПК", це означає, що документи даної категорії можуть мати культурне та практичне значення і підлягають постійному зберіганню. Це питання вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року. При формуванні документів з грифом "Для службового користування" в одну справу, незалежно від їх змісту, строк зберігання справи не встановлюється, а у графі 4 ставиться відмітка "ЕК". Із закінченням діловодного року ця справа переглядається ЕК по аркушах і визначається строк її зберігання. При необхідності приймається рішення про переформування документів такої справи (документи постійного строку зберігання групуються в окрему справу, якій надається самостійний заголовок і додатково вноситься до номенклатури справ).
5. У п'ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляються відмітки про заведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цієї справи.
У справи групуються тільки виконані і правильно оформлені оригінали документів або засвідчені в установленому порядку копії. Кожна справа повинна містити не більше 200-250 аркушів (30-40 мм). Якщо справа має більшу кількість аркушів, її треба формувати у декількох томах під одним індексом. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям на доопрацювання.
Не дозволяється включення до справи документів, які не відносяться до неї, чернеток, різних варіантів, розмножених копій, а також документів, що підлягають поверненню. У справу повинні групуватись документи одного діловодного року (за винятком перехідних справ).
Не дозволяється групувати у справи документи постійного зберігання разом з документами тимчасового строку зберігання.
Необхідно включати до справи документи з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім - усі інші в логічній послідовності.
Примірна номенклатура справ апарату адміністрацій передбачає централізоване формування справ з листуванням за підписом керівництва адміністрації у загальному відділі. В індивідуальній номенклатурі справ дозволяється при необхідності у структурних підрозділах апарату адміністрації формувати копії цих справ та зберігати їх доки не мине потреба.
До індивідуальної номенклатури (в структурних підрозділах) можуть включатися копії нормативних актів державної влади, копії організаційно-розпорядчих документів апарату адміністрації (розпорядження, накази, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо), які будуть мати строк зберігання "доки не мине потреба".
Індивідуальна номенклатура справ підлягає переоформленню, повторному погодженню з відповідним державним архівом при суттєвих змінах у структурі чи напрямках діяльності, але не рідше одного разу за 5 років. За відсутності таких змін до кінця кожного діловодного року номенклатура справ обов'язково уточнюється, передруковується, затверджується керівником апарату адміністрації і набирає чинності з 1 січня наступного року.
ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | К-ть (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей запереліком | Примітки |
| 01 - ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ 01.01 - КАНЦЕЛЯРІЯ | ||||
| 01.01- 01 | Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної Ради України | Доки не мине 1 потреба ст. 1-б | 1 НА державне зберігання не передаються | |
| 01.01- 02 | Укази, розпорядження Президента України | Доки не мине 1 потреба ст. 2-б | 1 Що стосуються діяльності адміністрації - пост. | |
| 01.01- 03 | Розпорядження Глави Адміністрації Президента України | Доки не мине 1 потреба ст. 2-б | 1 Що стосуються діяльності адміністрації - пост. | |
| 01.01- 04 | Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України | Доки не мине 1 потреба ст. 3-б | 1 Що стосуються діяльності адміністрації - пост. | |
| 01.01- 05 | Протоколи, стенограми засідань Кабінету Міністрів України, витяги з протоколів засідань Кабінету Міністрів України, надіслані до відома | Доки не мине 1 потреба ст. 10-б | 1 Що стосуються діяльності адміністрації - пост. | |
| 01.01- 06 | Рішення Національної Ради з узгодження діяльності загальнодержавних і регіональних органів та органів місцевого самоврядування; рішення Ради регіонів, інших консультативних рад | Доки не мине 1 потреба ст. 15-б | 1 Що стосуються діяльності адміністрації - пост. | |
| 01.01- 07 | Документи (постанови, рішення, протоколи тощо) Конституційного суду України | Доки не мине 1 потреба ст. 10-б | 1 Що стосуються діяльності адміністрації - пост. | |
| 01.01- 08 | Ініціативні пропозиції, законопроекти, внесені до органів державної влади, та документи (довідки, доповідні записки, висновки) з їх розроблення | Пост. ст. 7-а | ||
| 01.01- 09 | Доручення Президента України та документи (довідки, доповідні записки, інформації тощо) з їх виконання | Пост. ст. 9 | ||
| 01.01- 10 | Доручення Кабінету Міністрів України та документи (довідки, доповідні записки, інформації тощо) з їх виконання | Пост. ст. 9 | ||
| 01.01- 11 | Депутатські запити та документи (довідки, доповідні записки, інформації, висновки, листування) з їх виконання | 10 р. ЕПК ст. 1а | ||
| 01.01- 12 | Документи (довідки, доповідні записки, інформації тощо) з виконання рішень Національної Ради з узгодження діяльності загальнодержавних і регіональних органів та органів місцевого самоврядування; Ради регіонів, інших консультативних рад | Пост. ст. ст. 9, 45-а | ||
| 01.01- 13 | Документи (доповіді, довідки, доповідні записки, огляди, розрахунки) з виконання державних і регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку | Пост. ст. ст. 132-а, 137-а | ||
| 01.01- 14 | Документи (доповіді, довідки, доповідні записки, огляди, розрахунки) з виконання програм охорони довкілля | Пост. ст. ст. 132-а, 137-а | ||
| 01.01- 15 | Документи (доповіді, довідки, доповідні записки, огляди, розрахунки) з виконання програм національно-культурного розвитку корінних народів і національних меншин | Пост. ст. ст. 132-а, 137-а | ||
| 01.01- 16 | Документи (довідки, доповідні записки, розрахунки, обгрунтування, звіти) з підготовки та виконання бюджетів | Пост. ст. ст. 149-а, 150-а, 234 | ||
| 01.01- 17 | Угоди про економічне та культурне співробітництво з різними регіонами України та зарубіжними країнами | Пост. ст. ст. 1008 | ||
| 01.01- 18 | Документи (протоколи зустрічей, звіти, доповіді, інформації) про прийом представників зарубіжних країн і організацій | Пост. ст. 1007, 1008 | ||
| 01.01- 19 | Документи (програми, плани проведення зустрічей, графіки, маршрути) про приїзд і перебування в області (місті) визначних діячів України та представників зарубіжних країн | 5 р. ст. 1010 | ||
| 01.01- 20 | Листування з Верховною Радою України, її Президією та комітетами з питань діяльності органів державної виконавчої влади та місцевого самоврядування | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 21 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про забезпечення законності, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 22 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про соціально-економічний розвиток області міста | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 23 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про фінансування, затвердження і виконання бюджету, ціноутворення, індексацію, виділення і використання коштів тощо | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 24 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про управління майном, приватизацію комунального і державного майна, сприяння розвитку підприємництва | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 25 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування у промисловості, паливно-енергетичному комплексі, транспорті та зв'язку | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 26 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 27 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про стан і розвиток капітального будівництва, житлово-комунального господарства, містобудування та архітектури | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 28 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про стан і розвиток торгівлі, побутових послуг та громадського харчування | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 29 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про стан і розвиток освіти і науки | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 30 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про стан і розвиток культури та засобів масової інформації | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 31 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань охорони здоров'я | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 32 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань фізичної культури, спорту та туризму | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 33 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань сім'ї, жінок, молоді та неповнолітніх | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 34 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань релігії, національностей та міграції населення | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 35 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про використання землі, природних ресурсів, охорони довкілля | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 36 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про зовнішньоекономічну діяльність, встановлення виробничих, наукових і культурних зв'язків | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 37 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про захист населення від наслідків Чорнобильської катастрофи та екологічної безпеки | 10 р. ЕКП ст. 2179 | ||
| 01.01- 38 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань забезпечення соціального захисту, зайнятості населення, праці та заробітної плати | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 39 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань кадрової роботи та державної служби | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 40 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, профспілковими органами, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про представлення працівників до урядових нагород, присвоєння почесних звань, висування і затвердження кандидатур на здобуття Державних премій | 10 р. ст. 680 | ||
| 01.01- 41 | Листування з органами державної виконавчої влади про громадсько-політичну ситуацію в області (місті) | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 42 | Листування з органами державної виконавчої влади з питань діяльності об'єднань громадян, політичних блоків, партій та рухів | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 43 | Листування з органами державної виконавчої влади про підготовку і проведення референдумів та виборів | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 44 | Листування з правоохоронними і контролюючими органами з правових питань | 10 р. ст. 68 | ||
| 01.01- 45 | Листування з органами державної виконавчої влади, Радою національної безпеки та оборони України, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про мобілізаційну та оборонну роботу | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 46 | Листування з райдержадміністраціями з організаційних питань їхньої діяльності | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 47 | Листування з органами місцевого самоврядування (сільськими, селищними і міськими Радами) та їх виконавчими комітетами, виборчими комісіями з організаційних питань їхньої діяльності | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 01.01- 48 | Листування з підприємствами, установами і організаціями з питань виділення, обміну та приватизації житла, постановки на квартирний облік, міжміського обміну | 10 р. ЕПК ст. 766 | ||
| 01.01- 49 | Документи з грифом "Для службового користування", що стосуються діяльності адміністрації | ЕК | ||
| 01.01- 50 | Зведена номенклатура справ апарату адміністрації | 1 Пост. ст. 89-а | 1 На держзбе- рігання не передається передається | |
| 01.01- 51 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст. ст. 154, 299 | ||
| 01.01- 52 | Відомості (довідки) про документообіг в апараті адміністрації | 3 р. ст. 91 | ||
| 01.01- 53 | Документи (доповідні записки, довідки, акти) про стан ведення діловодства в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах адміністрації | 5 р. ст. 111 | ||
| 01.01- 54 | Списки постійних кореспондентів та їх адреси | 1 1 р. ст. 1135 | 1 Після заміни новими | |
| 01.01- 55 | Реєстраційні картки законів, постанов та інших актів Верховної Ради України | Пост. ст. 99 | ||
| 01.01- 56 | Реєстраційні картки указів, розпоряджень Президента України | Пост. ст. 99 | ||
| 01.01- 57 | Реєстраційні картки розпоряджень Глави Адміністрації Президента України | Пост. ст. 99 | ||
| 01.01- 58 | Реєстраційні картки постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України | Пост. ст. 99 | ||
| 01.01- 59 | Реєстраційні картки виписок з протоколів засідань Кабінету Міністрів України і з протоколів засідань Президії Кабінету Міністрів України | Пост. ст. 99 | ||
| 01.01- 60 | Реєстраційні картки (бази даних) вхідних, вихідних та внутрішніх документів | 3 р. ст. 100-б | ||
| 01.01- 61 | Реєстри на відправлену кореспонденцію | 1 р. ст. 101 | ||
| 01.01- 62 | Журнал обліку бланків суворої звітності | 1 р. ст. 103-а | ||
| 01.01- 63 | Журнали обліку врученої кореспонденції (розносні книги) | 1 р. ст. 103-г | ||
| 01.01- 64 | Журнал реєстрації вхідних документів з грифом "Для службового користування" | 3 р. ст. 100-б | ||
| 01.01- 65 | Журнал реєстрації вихідних документів з грифом "Для службового користування" | 3 р. ст. 100-б | ||
| 01.01- 66 | Журнал обліку друкування документів з грифом "Для службового користування" для ознайомлення | 1 р. ст. 103-в | ||
| 01.01- 67 | Журнал обліку видачі працівникам апарату адміністрації документів з грифом "Для службового користування" для ознайомлення | 1 р. ст. 103-г | ||
| 01.01- 68 | Картки і журнали реєстрації телеграм, телефонограм, факсів | 1 р. ст. 102 | ||
| 01.01- 69 | Замовлення на виконання машинописних і розмножувальних робіт | 1 р. ст. 104 | ||
| 01.01- 70 | Журнал, табель реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників апарату адміністрації | 1 р. ст. 1142 | ||
| 01.01- 71 | Графіки чергувань керівництва апарату адміністрації | 1 р. ст. 1279 | ||
| 01.01- 72 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 1 3 р. ст. 55-б | 1 Після зміни відпові- дальних працівників | |
| 01.01- 73 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 01.02 - ПРОТОКОЛЬНА ЧАСТИНА | ||||
| 01.02- 01 | Розпорядження голови адміністрації з основної діяльності | Пост. ст. 5-а | В інших підрозділах зберігаються копії розпоряджень - доки не мине потреба | |
| 01.02- 02 | Розпорядження голови адміністрації з грифом "Для службового користування" | Пост. ст. 5-а | ||
| 01.02- 03 | Розпорядження голови адміністрації про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво заступників голови, керівників апарату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації | 75 р. ст. 5-б | ||
| 01.02- 04 | Розпорядження голови адміністрації про надання відпусток заступникам голови, керівникам апарату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації | 5 р. ст. 5-в | ||
| 01.02- 05 | Розпорядження голови адміністрації про стягнення, відрядження заступників голови, керівників апарату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації; з адміністративно- господарських питань | 3 р. ст. 5-г | ||
| 01.02- 06 | Доручення голови адміністрації та документи (довідки, доповідні записки, доповіді, інформації) з їх виконання | Пост. ст. 9 | ||
| 01.02- 07 | Протоколи засідань колегії адміністрації | Пост. ст. 10 | ||
| 01.02- 08 | Протоколи нарад у голови адміністрації | Пост. ст. 11 | ||
| 01.02- 09 | Протоколи нарад у заступників голови адміністрації | Пост. ст. 11 | ||
| 01.02- 10 | Документи (постанови, рішення, протоколи) постійно діючих комісій, рад при адміністрації1 | Пост. ст. 15-а | 1 Документи кожної комісії, ради формують в окремі справи | |
| 01.02- 11 | Накази керівника апарату адміністрації з основних напрямів діяльності апарату | Пост. ст. 16-а | ||
| 01.02- 12 | Журнал реєстрації розпоряджень голови адміністрації з основної діяльності | Пост. ст. 100-а | ||
| 01.02- 13 | Журнал реєстрації розпоряджень голови адміністрації з грифом "Для службового користування" | Пост. ст. 100-а | ||
| 01.02- 14 | Журнал реєстрації розпоряджень голови адміністрації про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво заступників голови, керівників апарату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації | Пост. ст. 100-а | ||
| 01.02- 15 | Журнал реєстрації розпоряджень голови адміністрації про надання відпусток заступникам голови, керівникам апарату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації | 3 р. ст. 100-б | ||
| 01.02- 16 | Журнал реєстрації розпоряджень голови адміністрації про стягнення, відрядження заступників голови, керівників апарату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації; з адміністративно- господарських питань | 3 р. ст. 100-б | ||
| 01.02- 17 | Журнал реєстрації доручень голови адміністрації | Пост. ст. 100-а | ||
| 01.02- 18 | Журнал реєстрації наказів керівника апарату адміністрації з основних напрямів діяльності апарату | Пост. ст. 100-а | ||
| 01.03 | АРХІВ | |||
| 01.03- 01 | Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань архівної справи | До заміни новими ст. 18-б | ||
| 01.03- 02 | Паспорт архіву апарату адміністрації | До заміни новим ст. 37Д | ||
| 01.03- 03 | Примірна номенклатура справ | До заміни новою ст. 88-б | ||
| 01.03- 04 | Номенклатура справ (другий примірник) апарату адміністрації | До заміни новою ст. 89-а | ||
| 01.03- 05 | Протоколи засідань експертної комісії | Пост. ст. 15-а | ||
| 01.03- 06 | Описи справ постійного зберігання | Пост. ст. 109-а | ||
| 01.03- 07 | Описи справ з особового складу | 1 3 р. ст. 109-а | 1 Після знищення справ | |
| 01.03- 08 | Описи справ тимчасового зберігання | 1 3 р. ст. 109-б | 1 Після знищення справ | |
| 01.03- 09 | Справи фондів (історична довідка, акти перевіряння наявності та стану документів, акти приймання-передавання документів від структурних підрозділів та на державне зберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів) | Пост. ст. 107 | ||
| 01.03- 10 | Списки, аркуші, картки фондів | Пост. ст. 108 | ||
| 01.03- 11 | Акти, довідки про підсумки перевірок державним архівом умов зберігання і стану збереженості документів адміністрації | 5 р. ст. 110 | ||
| 01.03- 12 | Документи (доповідні записки, довідки) про роботу діловодної служби та архіву, що подаються керівництву адміністрації | 5 р. ЕПК ст. 45-б | ||
| 01.03- 13 | Документи (акти, довідки, доповідні записки) перевірок стану діловодства і архівної справи в апараті адміністрації | 1 1 р. ст. 90 | 1 Після наступної перевірки | |
| 01.03- 14 | Листування з державними архівними установами з організаційно-методичних питань діловодства і архівної справи | 3 р. ст. 106 | ||
| 01.03- 15 | Акти видавання документів у тимчасове користування | 1 1 р. ст. 117 | 1 Після повернення документів | |
| 01.03- 16 | Документи (заяви, запити) про видачу архівних довідок, копій, витягів з документів | 3 р. ст. 121 | ||
| 01.03- 17 | Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву | 1 1 р. ст. 119 | 1 Після повернення документів | |
| 01.03- 18 | Журнал обліку видачі документів з архіву в тимчасове користування | 1 р. ст. 120 | ||
| 01.03- 19 | Реєстраційні картки, журнали обліку видачі архівних довідок, копій, витягів з документів | 3 р. ст. 122 | ||
| 02 - ВІДДІЛ КОНТРОЛЮ | ||||
| 02-01 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст. ст. 154, 299 | ||
| 02-02 | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, плани контролю) з перевірки виконання законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня | Пост. ст. 21-а | ||
| 02-03 | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, плани контролю) з перевірки виконання рішень колегії адміністрації | Пост. ст. 22-а | ||
| 02-04 | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, плани контролю) з перевірки виконання розпоряджень і доручень голови адміністрації | Пост. ст. ст. 9, 22-а | ||
| 02-05 | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки) перевірок роботи структурних підрозділів адміністрації, райдержадміністрацій, виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування щодо здійснення контролю за виконанням документів | Пост. ст. ст. 9, 22-а | ||
| 02-06 | Документи (доповідні записки, довідки) з питань контролю, що подаються відділом керівництву адміністрації | 5 р. ЕПК ст. 45-б | ||
| 02-07 | Картотеки (бази даних) контролю виконання документів | 3 р. ст. 94 | ||
| 02-08 | Оперативні відомості про стан виконання документів | 1 міс. ст. 300 | ||
| 02-09 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 1 3 р. ст. 55-б | 1 Після заміни відпові- дальних працівників | |
| 02-10 | Номенклатура справ відділу | 3 р.ст. 89-б | ||
| 03 - ВІДДІЛ РОБОТИ ІЗ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН | ||||
| 03-01 | Правила, положення, інструкції; методичні вказівки та рекомендації з питань роботи із зверненнями громадян | До заміни новими ст. 18-б | ||
| 03-02 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст. ст. 154, 299 | ||
| 03-03 | Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян щодо суттєвих змін у роботі підприємств, установ і організацій області (міста) або про усунення серйозних недоліків та зловживань | Пост. ст. 28-а | ||
| 03-04 | Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян особистого та другорядного характеру | 5 р. ст. 28-б | ||
| 03-05 | Документи (аналітичні довідки, огляди, доповідні записки, аналізи, статистичні звіти) про стан роботи з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян | Пост. ст. 29-а | ||
| 03-06 | Річні (квартальні) статистичні звіти управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації про роботу із зверненнями громадян | 5 р. ст. 299 | ||
| 03-07 | Річні (квартальні) статистичні звіти райдержадміністрацій, виконавчих органів місцевого самоврядування про роботу із зверненнями громадян | 5 р. ст. 299 | ||
| 03-08 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про перевірку пропозицій, заяв, скарг громадян | 5 р. ст. 30 | ||
| 03-09 | Картотеки (журнали, бази даних) реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян | 5 р. ст. 95 | ||
| 03-10 | Журнали, картки реєстрації прийому громадян керівництвом адміністрації | 3 р. ст. 96 | ||
| 03-11 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 1 3 р. ст. 55-б | 1 Після зміни відпові- дальних працівників | |
| 03-12 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 04 - ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ ВІДДІЛ | ||||
| 04-01 | Положення про апарат адміністрації | Пост. ст. 32-а | ||
| 04-02 | Положення про структурні підрозділи апарату адміністрації | Пост. ст. 33 | В інших підрозділах зберігаються копії положень - до заміни новими | |