| 04-03 | Річний (піврічний, квартальний) план основних заходів адміністрації | Пост. ст. 153 | ||
| 04-04 | Оперативні (місячні) плани адміністрації | 1 р. ст. 155 | ||
| 04-05 | Річний звіт про роботу адміністрації | Пост. ст. 297-а | ||
| 04-06 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст. ст. 154, 299 | ||
| 04-07 | Документи (плани проведення, програми, протоколи, рішення, списки запрошених) нарад, семінарів, що проводить відділ | Пост. ст. 12-а | ||
| 04-08 | Документи (доповіді, доповідні записки) з питань організаційної роботи, що подаються відділом керівництву адміністрації | 5 р. ЕПК ст. 45-б | ||
| 04-09 | Документи (доповідні записки, пропозиції, листування) з питань адміністративно- територіального устрою області (міста) | 5 р. ЕПК ст. 45-б | ||
| 04-10 | Документи (структура, штатний розпис, регламент і плани роботи) райдержадміністрацій | 3 р. ст. 46-б | ||
| 04-11 | Документи (структура, штатний розпис, регламент і плани роботи) виконавчих органів місцевого самоврядування | 3 р. ст. 46-б | ||
| 04-12 | Розпорядження голів райдержадміністрацій; протоколи засідань і рішення виконавчих органів місцевого самоврядування (копії) | Доки не мине потреба ст. ст. 5-б, 6-б | ||
| 04-13 | Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) про роботу управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації | Пост. ст. 45-а | ||
| 04-14 | Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) про роботу райдержадміністрацій і виконавчих органів місцевого самоврядування | Пост. ст. 45-а | ||
| 04-15 | Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) про діяльність громадських об'єднань області (міста) | Пост. ст. 45-а | ||
| 04-16 | Документи (доповідні записки, довідки, акти, висновки, звіти, пропозиції) з перевірки роботи управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації | Пост. ст. 24-а | ||
| 04-17 | Документи (доповідні записки, довідки, акти, висновки, звіти, пропозиції) з перевірки роботи райдержадміністрацій | Пост. ст. 24-а | ||
| 04-18 | Документи (доповідні записки, довідки, акти, висновки, звіти) з перевірки діяльності виконавчих органів місцевого самоврядування із здійснення ними делегованих повноважень державної виконавчої влади | Пост. ст. 24-а | ||
| 04-19 | Документи (довідки, листування) щодо забезпечення адмінприміщеннями і транспортом райдержадміністрацій та виконавчих органів місцевого самоврядування | 3 р. ст. 1144, 1166 | ||
| 04-20 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 1 3 р. ст. 55-б | 1 Після зміни відпові- дальних працівників | |
| 04-21 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 05 - ВІДДІЛ КАДРОВОЇ РОБОТИ ТА З ПИТАНЬ ДЕРЖСЛУЖБИ І НАГОРОД 05.01 - СЕКТОР КАДРОВОЇ РОБОТИ | ||||
| 05.01- 01 | Правила, положення, інструкції; методичні вказівки та рекомендації щодо роботи з кадрами і резервом | До заміни новими ст. 18-б | ||
| 05.01- 02 | Посадові інструкції працівників апарату адміністрації | Пост. ст. 49-а | В інших підрозділах зберігаються копії посадових інструкцій - до заміни новими | |
| 05.01- 03 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст. ст. 154, 299 | ||
| 05.01- 04 | Накази керівника апарату адміністрації про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників апарату, про матеріальну допомогу | 75 р. ст. 16-б | ||
| 05.01- 05 | Накази керівника апарату адміністрації про надання відпусток працівникам | 5 р. ст. 16-в | ||
| 05.01- 06 | Накази керівника апарату адміністрації про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно- господарських питань | 1 3 р. ст. 16-г | 1 Що стосується участі у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС - пост. | |
| 05.01- 07 | Документи до наказів з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не увійшли до складу особових справ | 3 р. ст. 508 | ||
| 05.01- 08 | Річні статистичні звіти про чисельність, склад і рух кадрів апарату адміністрації | Пост. 298-б | ||
| 05.01- 09 | Довідки про склад працівників апарату адміністрації | 3 р. ст. 507 | ||
| 05.01- 10 | Перелік посад керівних працівників адміністрації | Пост. ст. 526 | ||
| 05.01- 11 | Списки, картотеки обліку керівних працівників адміністрації | Пост. ст. 528 | ||
| 05.01- 12 | Список (штатно-списочний склад) працівників апарату адміністрації | 75 р. ст. 525 | ||
| 05.01- 13 | Особові справи працівників апарату адміністрації | 75 р. - "В" ст. 513-в | ||
| 05.01- 14 | Особові справи керівних працівників управлінь, відділів, інших структурних підрозділів адміністрації | 75 р. - "В" ст. 513-в | ||
| 05.01- 15 | Особові картки працівників апарату адміністрації | 75 р. - "В" ст. 519 | ||
| 05.01- 16 | Журнал обліку, алфавіт особових справ | 75 р. ст. 521 | ||
| 05.01- 17 | Трудові книжки працівників апарату адміністрації | До запитання, не затре- бувані - не менше 50 р. ст. 539 | ||
| 05.01- 18 | Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладишів до них | 50 р. ст. 541-а | ||
| 05.01- 19 | Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладишів до них | 3 р. ст. 544 | ||
| 05.01- 20 | Довідки про склад працівників апаратів райдержадміністрацій і виконавчих органів місцевого самоврядування | 3 р. ст. 507 | ||
| 05.01- 21 | Довідки про наявність вакантних посад в апараті, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах адміністрації; апаратах райдержадміністрацій і виконавчих органів місцевого самоврядування | 1 р. ст. 535 | ||
| 05.01- 22 | Списки кандидатів на висування за посадою (резерв) | 5 р. ст. 536 | ||
| 05.01- 23 | Документи (доповідні записки, огляди, зведення, довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами | Пост. ст. 504 | ||
| 05.01- 24 | Документи (списки працівників, плани, звіти) про стажування | 5 р. ст. 554 | ||
| 05.01- 25 | Плани підвищення кваліфікації працівників апарату адміністрації | 3 р. ст. 619 | ||
| 05.01- 26 | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, зведення) з питань навчання працівників, підготовку кадрів нових професій, підвищення кваліфікації та перекваліфікацію кадрів | Пост. ст. 563 | ||
| 05.01- 27 | Документи (подання, списки, анкети, характеристики, листування) про направлення на навчання до Української Академії державного управління при Президентові України, її Львівської філії, магістратур на базі вищих закладів освіти | 5 р. ст. 564 | ||
| 05.01- 28 | Документи (довідки, подання, листування) про оформлення пенсій | 3 р. ст. 691 | ||
| 05.01- 29 | Журнал реєстрації наказів керівника апарату адміністрації про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників апарату; про надання матеріальної допомоги | Пост. ст. 100-а | ||
| 05.01- 30 | Журнал реєстрації наказів керівника апарату адміністрації про надання відпусток працівникам апарату | 3 р. ст. 100-б | ||
| 05.01- 31 | Журнал реєстрації наказів керівника апарату адміністрації про стягнення, відрядження працівників апарату; з адміністративно- господарських питань | 3 р. ст. 100-б | ||
| 05.01- 32 | Журнал обліку працівників, направлених у відрядження | 3 р. ст. 551-а | ||
| 05.01- 33 | Журнал обліку видачі посвідчень про відрядження | 1 3 р. ст. 552 | 1 Після закінчення журналу | |
| 05.01- 34 | Журнал обліку видачі довідок, що видаються працівникам апарату адміністрації, про стаж, місце роботи, заробітну плату | 3 р. ст. 562 | ||
| 05.01- 35 | Журнал реєстрації посвідчень працівників апарату адміністрації | 3 р. ст. 1137 | ||
| 05.01- 36 | Журнал обліку видачі тимчасових посвідчень (разових перепусток, корінців перепусток) у службові приміщення і на винос (вивіз) матеріальних цінностей | 1 р. ст. 1140 | ||
| 05.01- 37 | Журнал реєстрації листків непрацездатності | 1 3 р. ст. 722 | 1 Після закінчення журналу | |
| 05.01- 38 | Графіки надання відпусток, заяви, зведення, листування про використання відпусток | 1 р. ст. 559 | ||
| 05.01- 39 | Табелі (графіки) виходу працівників апарату адміністрації на роботу | 1 р. ст. 415 | ||
| 05.01- 40 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни керівних працівників адміністрації | Пост. ст. 55-а | ||
| 05.01- 41 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 1 3 р. ст. 55-б | 1 Після зміни відпові- дальних працівників | |
| 05.01- 42 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 05.02 - СЕКТОР З ПИТАНЬ ДЕРЖСЛУЖБИ | ||||
| 05.02- 01 | Протоколи засідань конкурсної комісії із заміщення вакантних посад державних службовців | Пост. ст. 533 | ||
| 05.02- 02 | Протоколи засідань, постанови атестаційної комісії | 5 р. ст. 652 | ||
| 05.02- 03 | Документи (відгуки, характеристики, атестаційні анкети, листи) з проведення атестації працівників, присвоєння рангів державних службовців | 1 75 р. - "В" ст. 653 | 1 Зберігаються у складі особових справ. Ті, що не увійшли до складу особової справи - 5 р. | |
| 05.02- 04 | Протоколи тарифікаційної комісії з питань визначення стажу державної служби | 75 р. ЕПК | ||
| 05.02- 05 | Документи (акти, доповіді, довідки, огляди) перевірок управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації, райдержадміністрацій, виконавчих органів місцевого самоврядування за дотриманням вимог Законів України "Про державну службу" та "Про боротьбу з корупцією" | Пост. ст. 21-а | ||
| 05.3 - СЕКТОР З ПИТАНЬ НАГОРОД | ||||
| 05.03- 01 | Укази, розпорядження Президента України про нагородження трудівників області (міста) державними нагородами України та відзнаками Президента України (копії) | Доки не мине потреба ст. 2-б | ||
| 05.03- 02 | Документи (протоколи, звіти тощо) про вручення і одержання нагород та документів до них | Пост. ст. 679 | ||
| 05.03- 03 | Списки, журнали (книги), картотеки обліку осіб, нагороджених державними нагородами СРСР та України, відомчими нагородами, республіканськими і відомчими почесними званнями | Пост. ст. 679 | ||
| 05.03- 04 | Документи (подання, клопотання, характеристики, нагородні листи, довідки-об'єктивки, витяги з рішень профспілкових органів) про подання до нагородження державними нагородами України, відзнаками Президента України | 75 р. ст. 674-б | ||
| 05.03- 05 | Документи (подання, клопотання, характеристики, нагородні листи, довідки-об'єктивки, витяги з рішень профспілкових органів) про подання до нагородження Почесними грамотами адміністрації, присвоєння Почесних звань, винесення Подяки голови адміністрації працівникам різних галузей області (міста) | 5 р. ст. 677-б | ||
| 05.03- 06 | Розпорядження голови адміністрації про видачу посвідчень до медалі "За доблесну працю у роки Великої Вітчизняної війни 1941 - 1945 рр." (копії) | Доки не мине потреба | ||
| 05.03- 07 | Документи (клопотання, копії довідок, витяги з трудових книжок тощо) для видачі посвідчень до медалі "За доблесну працю у роки Великої Вітчизняної війни 1941 - 1945 рр." | 5 р. ст. 678-в | ||
| 05.03- 08 | Журнал обліку нагородних знаків, бланків посвідчень і орденських книжок | 75 р. ст. 543 | ||
| 06 - ЮРИДИЧНИЙ ВІДДІЛ | ||||
| 06-01 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст. ст. 154, 299 | ||
| 06-02 | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, висновки, акти) перевірок відповідності чинному законодавству розпорядчих документів райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування | Пост. ст. 24-а | ||
| 06-03 | Документи (програми, плани, протоколи, доповіді, довідки) нарад, семінарів з підготовки і підвищення кваліфікації юридичних працівників райдержадміністрацій і виконкомів міських рад (міст обласного підпорядкування) | Пост. ст. 12-а | ||
| 06-04 | Документи (доповіді, доповідні записки) з питань діяльності відділу, що подаються керівництву адміністрації | 5 р. ст. 45-б | ||
| 06-05 | Листування з райдержадміністраціями і виконкомами міських рад (міст обласного підпорядкування) з питань надання методичної допомоги у роботі юридичних служб | 3 р. ст. 20 | ||
| 06-06 | Кодифікаційні картотеки і покажчики законодавчих актів та інших нормативних документів (наказів, інструкцій, правил тощо) | До ліквідації організації ст. 70 | ||
| 06-07 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 1 3 р. ст. 55-б | 1 Після зміни відпові- дальних працівників | |
| 06-08 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 07 - ВІДДІЛ ВЗАЄМОДІЇ З ПРАВООХОРОННИМИ ОРГАНАМИ | ||||
| 07-01 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст. ст. 154, 299 | ||
| 07-02 | Документи (постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми) Координаційного комітету по боротьбі з корупцією і організованою злочинністю | Доки не мине потреба ст. 15-б | ||
| 07-03 | Документи (постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми) обласної ради профілактики злочинності | Доки не мине потреба ст. 15-б | ||
| 07-04 | Протоколи засідань робочої групи з організації виконання обласної комплексної програми профілактики злочинності | Пост. ст. 15-а | ||
| 07-05 | Документи (постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми) обласного штабу громадських формувань з охорони громадського порядку і державного кордону | Доки не мине потреба ст. 15-б | ||
| 07-06 | Документи (звіти, доповіді, доповідні записки) з питань боротьби з корупцією і організованою злочинністю в області (місті) | Пост. ст. 45-а | ||
| 07-07 | Документи (доповіді, доповідні записки) з питань діяльності відділу, що подаються керівництву адміністрації | 5 р. ст. 45-б | ||
| 07-08 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 1 3 р. ст. 55-б | 1 Після зміни відпові- дальних працівників | |
| 07-09 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 08 - ВІДДІЛ З ПИТАНЬ ОБОРОННОЇ І МОБІЛІЗАЦІЙНОЇ РОБОТИ | ||||
| 08-01 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст. ст. 154, 299 | ||
| 08-02 | Документи з грифом "Для службового користування", що стосуються питань оборонної і мобілізаційної роботи | ЕК | ||
| 08-03 | Документи (резолюції, постанови, рішення, рекомендації, протоколи) нарад з питань оборонної і мобілізаційної роботи | Пост. ст. 12-а | ||
| 08-04 | Документи (доповіді, доповідні записки) з питань діяльності відділу, що подаються керівництву адміністрації | 5 р. ЕПК ст. 45-б | ||
| 08-05 | Звіти про бронювання військовозобов'язаних | 5 р. ст. 545 | ||
| 08-06 | Списки військовозобов'язаних | 1 р.ст. 546 | ||
| 08-07 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 1 3 р. ст. 55-б | 1 Після зміни відпові- дальних працівників | |
| 08-08 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 09 - ВІДДІЛ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ | ||||
| 09-01 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст. ст. 154, 299 | ||
| 09-02 | Штатні розписи та переліки змін до них | Пост. ст. 46-а | ||
| 09-03 | Кошторис адміністративно- господарських та управлінських видатків | 5 р. ст. 211-а | ||
| 09-04 | Документи (положення, картки, листування) про відкриття в організаціях банку розрахункових і поточних рахунків та оформлення повноважень на проведення грошово-розрахункових операцій за рахунками | 1 3 р. ст. 243 | 1 Після закриття рахунку | |
| 09-05 | Річний бухгалтерський звіт і баланс та пояснювальні записки до них | Пост. ст. 308-б | ||
| 09-06 | Квартальні бухгалтерські звіти і баланси та пояснювальні записки до них | 1 3 р. ст. 308-в | 1 За відсутністю річних - пост. | |
| 09-07 | Звіти про перерахування грошових сум на державне і недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, медичне тощо) | Пост. ст. 71Д | ||
| 09-08 | Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції, накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо) | 1 3 р. ст. 315 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-09 | Особові рахунки працівників апарату адміністрації | 75 р. - "В" ст. 316-а | ||
| 09-10 | Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (в тому числі на машинних носіях) | 1 3 р. ст. 317 | 1 За відсутністю особових рахунків - 75 р. | |
| 09-11 | Інвентарні картки та журнали обліку основних коштів | 1 3 р. ст. 318 | 1 Після ліквідації основних коштів | |
| 09-12 | Доручення на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані доручення) | 3 р. ст. 319 | ||
| 09-13 | Облікові реєстри (головна книга, журнали-ордери та ін.) | 1 3 р. ст. 321 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-14 | Касова книга | 1 3 р. ст. 322 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-15 | Обігові відомості | 1 3 р. ст. 322 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-16 | Журнал, книга реєстрації рахунків | 3 р. ст. 324 | ||
| 09-17 | Журнал, книга реєстрації касових ордерів | 3 р. ст. 324 | ||
| 09-18 | Журнал, книга реєстрації доручень | 3 р. ст. 324 | ||
| 09-19 | Журнал, книга реєстрації платіжних доручень | 3 р. ст. 324 | ||
| 09-20 | Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок, асигнівок | 1 3 р. ст. 325 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-21 | Реєстри рахунків до оплати | 1 3 р. ст. 326 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-22 | Відомості про відрахування із заробітної плати | 3 р. ст. 329 | ||
| 09-23 | Відомості про сумарний прибуток працівників за рік та сплату податків | 3 р. ст. 76Д | ||
| 09-24 | Паспорти будівель, споруд, обладнання | 1 3 р. ст. 338 | 1 Після ліквідації основних засобів | |
| 09-25 | Документи (протоколи, акти, звіти, відомості) про переоцінку основних засобів та визначення їх зношеності | Пост. ст. 336 | ||
| 09-26 | Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) з інвентаризації | 1 3 р. ст. 330 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-27 | Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності | 1 5 р. ст. 342 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-28 | Акти перевірок каси | 3 р. ст. 344 | ||
| 09-29 | Господарські, трудові та інші договори, угоди | 1 3 р. ст. 345 | 1 Після закінчення строків дії договорів, угод за умови завершення ревізій | |
| 09-30 | Документи (акти, процентівки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт | 3 р. ст. 82Д | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-31 | Договори про матеріальну відповідальність | 1 5 р. ст. 347 | 1 Після звільнення матеріально відпові- дальної особи | |
| 09-32 | Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів | 3 р. ст. 350 | ||
| 09-33 | Листки непрацездатності | 3 р. ст. 720 | ||
| 09-34 | Книга отримання та видачі путівок до санаторно-курортних установ | 3 р. ст. 754 | ||
| 09-35 | Листування з фінансовими органами про фінансове планування, виконання балансів прибутків та видатків | 3 р. ст. 197 | ||
| 09-36 | Листування з фінансовими органами про поточні бюджетні операції, стан і закриття поточних і розрахункових рахунків | 3 р. ст. 244 | ||
| 09-37 | Листування з фінансовими органами, банками, органами місцевої виконавчої влади і місцевого самоврядування, іншими підприємствами, установами і організаціями з бухгалтерського обліку та звітності | 3 р. ст. 305 | ||
| 09-38 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 1 3 р. ст. 55-б | 1 Після зміни відпові- дальних працівників | |
| 09-39 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 10 - ГОСПОДАРСЬКИЙ ВІДДІЛ | ||||
| 10-01 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст. ст. 154, 299 | ||
| 10-02 | Документи (доповіді, огляди, довідки) про стан будівель і приміщень, які займають структурні підрозділи адміністрації | 3 р. ст. 1154 | ||
| 10-03 | Документи (плани, звіти, доповідні записки, довідки) про організацію загальної і протипожежної охорони | 5 р. ст. 1251 | ||
| 10-04 | Документи (акти, довідки, звіти, зведення, листування) з обстеження технічного, санітарного і протипожежного стану адмінприміщень адміністрації | 3 р. ст. ст. 1159, 1253 | ||
| 10-05 | Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) з інвентаризації | 1 3 р. ст. 330, 1115 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 10-06 | Картки, комірні й амбарні книги, описи, прибуткові і видаткові накладні, ордери з обліку прибутку, витрат, наявності, залишків товарів і матеріалів на складі | 1 3 р. ст. 1112 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 10-07 | Перепустки на вивезення товарів і матеріалів зі складу | 3 р. ст. 1122 | ||
| 10-08 | Листування відділу з лікувально-оздоровчим управлінням Кабінету Міністрів України про організацію лікувально- профілактичної допомоги і санаторно-курортного обслуговування працівників адміністрації | 5 р. ст. 708 | ||
| 10-09 | Листування відділу з органами місцевої виконавчої влади і місцевого самоврядування, підприємствами, установами і організаціями області (міста) з питань виділення і закріплення автотранспорту за керівництвом адміністрації; забезпечення автотранспорту пальним і запчастинами | 3 р. ст. 1144 | ||
| 10-10 | Листування відділу про придбання господарського майна, канцелярських товарів, залізничних і авіаквитків, оплату послуг засобів зв'язку | 1 р. ст. 1145 | ||
| 10-11 | Листування відділу про підготовку будівель до зими та попереджувальні заходи від затоплення | 3 р. ст. 1161 | ||
| 10-12 | Листування відділу про комунальне обслуговування адмінприміщень | 1 р. ст. 1163 | ||
| 10-13 | Листування відділу про бронювання місць у готелях | 1 р. ст. 1149 | ||
| 10-14 | Листування відділу про проведення передплати на періодичні і неперіодичні видання | 1 р. ст. 1147 | ||
| 10-15 | Книги реєстрації міжміських і міжнародних телефонних розмов працівників апарату адміністрації | 1 р. ст. 1244 | ||
| 10-16 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 1 3 р. ст. 55-б | 1 Після зміни відпові- дальних працівників | |
| 10-17 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 11 - ВІДДІЛ ІНФОРМАЦІЙНО-КОМП'ЮТЕРНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ | ||||
| 11-01 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст. ст. 154, 299 | ||
| 11-02 | Документи (звіти, довідки, доповідні записки) з питань інформатизації в області | Пост. ст. 45-а | ||
| 11-03 | Документи (доповіді, доповідні записки) з питань діяльності відділу, які подаються керівництву адміністрації | 5 р. ЕПК ст. 45-б | ||
| 11-04 | Технологічні інструкції на експлуатацію і ремонт комп'ютерного обладнання апарату адміністрації | До заміни новими ст. 1848 | ||
| 11-05 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 1 3 р. ст. 55-б | 1 Після зміни відпові- дальних працівників | |
| 11-06 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 12 - ПРЕС-СЛУЖБА | ||||
| 12-01 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст. ст. 154, 299 | ||
| 12-02 | Документи (плани, програми, списки учасників, тексти виступів і заяв, інтерв'ю) з проведення прес-конференцій, брифінгів, "круглих столів" за участю керівництва адміністрації | Доки не мине потреба ст. 927 | ||
| 12-03 | Списки керівників засобів масової інформації області (міста) | Доки не мине потреба ст. 526-б | ||
| 12-04 | Інформаційні огляди публікацій у місцевій пресі, підготовлені прес-службою для керівництва адміністрації | Доки не мине потреба ст. 921-а | ||
| 12-05 | Повідомлення (інформації) прес-служби адміністрації, подані до опублікування у пресі та передавання у програмах телебачення та радіомовлення | Доки не мине потреба ст. 924-б | ||
| 12-06 | Листування з прес-службами Адміністрації Президента і міністерств, інформаційними агенціями з проведення прес-конференцій, брифінгів, "круглих столів" за участю керівництва адміністрації | 3 р. ст. ст. 920, 943 | ||
| 12-07 | Акти приймання-передавання документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 1 3 р. ст. 55-б | 1 Після зміни відпові- дальних працівників | |
| 12-08 | Номенклатура справ прес-служби | 3 р. ст. 89-б | ||
| 13 - ПРОФСПІЛКОВИЙ КОМІТЕТ | ||||
| 13-01 | Постанови обкому профспілки, надіслані до відома | Доки не мине потреба | ||
| 13-02 | Документи (протоколи, доповіді, стенограми, постанови, резолюції) загальних, звітно-виборчих зборів | Пост. ст. 1312-а | ||
| 13-03 | Протоколи засідань профкому | Пост. ст. 1320 | ||
| 13-04 | Протоколи засідань ревізійної комісії | 10 р. ЕПК ст. 1316 | ||
| 13-05 | Акти ревізійної комісії | 5 р. ст. 1317 | ||
| 13-06 | Плани роботи профкому | 1 р. ст. 42 | ||
| 13-07 | Календарні плани проведення культурно-масових заходів | 1 р. ст. 1319 | ||
| 13-08 | Заяви про прийом у члени профспілки | 3 р. ст. 1323 | ||
| 13-09 | Списки членів профспілки | 75 р. ст. 1324 | ||
| 13-10 | Звіти про кількість отриманих і використаних членських квитків | 3 р. ст. 1327 | ||
| 13-11 | Облікові картки членів профспілки | До зняття з обліку ст. 1329 | ||
| 13-12 | Документи (заяви, довідки, листування) про надання матеріальної допомоги | 3 р. ст. 1337 | ||
| 13-13 | Документи (заяви, плани, довідки, листування, книга реєстрації) про надання, придбання, облік, розподіл і реалізацію путівок у санаторно-курортні заклади | 3 р. ст. 751 | ||
| 13-14 | Протоколи засідань, рішення правління каси взаємодопомоги про видачу позик | 5 р. ст. 1340 | ||
| 13-15 | Річний фінансовий звіт каси взаємодопомоги | 10 р. ст. 1341-а | ||
| 13-16 | Кошторис витрат і річний фінансовий звіт профкому | 10 р. ЕПК ст. 1333 | ||
| 13-17 | Договір на банківське обслуговування профкому | 1 3 р. ст. 243 | 1 Після закриття рахунку | |
| 13-18 | Зразки підписів матеріально відповідальних осіб | Доки не мине потреба ст. 348 | ||
| 13-19 | Звіти про надходження і витрачення членських внесків | 5 р. ст. 1332 | ||
| 13-20 | Довідки (акти) про перевірку касових операцій профкому | 1 5 р. ст. 342 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 13-21 | Доручення на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані доручення) | 3 р. ст. 319 | ||
| 13-22 | Касові книги профкому | 1 3 р. ст. 322 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 13-23 | Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, доручень | 1 3 р. ст. 324 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 13-24 | Корінці, копії касових ордерів, рахунків, накладних, платіжних доручень, чекових книжок | 1 3 р. ст. 325 | 1 За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 13-25 | Листування з обкомом профспілок про організацію профспілкової роботи | 3 р. ст. 1321 | ||
| 13-26 | Бюлетені таємного голосування, списки кандидатів, висунутих до нового складу профкому | Впродовж строку повноважень ст. 1314 | ||
| 13-27 | Номенклатура справ профкому | 3 р. ст. 89-б | ||
| 14* - ВІДДІЛ АДМІНІСТРУВАННЯ ДЕРЖАВНОГО РЕЄСТРУ ВИБОРЦІВ | ||||
| 14-01 | Нормативно- правові акти органів державної влади, постанови ЦВК щодо функціонування Державного реєстру виборців | Доки не мине потреба ст. 3-б | ||
| 14-02 | Постанови ЦВК рішення окружних, територіальних виборчих комісій щодо утворення виборчих округів, надіслані до відома | Доки не мине потреба ст. 3-б | ||
| 14-03 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 років ст. ст. 154, 299 | ||
| 14-04 | Документи (доповіді, доповідні записки) з питань діяльності відділу, що подаються відділом керівництву адміністрації | 5 років ст. 45б | ||
| 14-05 | Документи (плани, програми, протоколи, рішення, списки запрошених) нарад, семінарів, що проводить відділ | 1 рік ст. 14б | ||
| 14-06 | Документи (листи, довідки, пояснювальні записки тощо) з розгляду заяв виборців та політичних партій щодо адміністративного оскарження рішень, дій чи бездіяльності органів ведення Державного реєстру виборців (копії)** | Доки не мине потреба | ||
| 14-07 | Копії документів (позовні заяви, акти, довідки, доповідні записки, листи, рішення, вироки, ухвали тощо) щодо судового оскарження рішень, дій чи бездіяльності органів адміністрування та ведення Державного реєстру виборців** | Доки не мине потреба | ||
| 14-08 | Документи (довідки, доповідні записки, висновки, листи) про перевірку виконання рішень ЦВК щодо функціонування Державного реєстру виборців | 5 років ЕПК | ||
| 14-09 | Акти приймання- здавання справ при зміні відповідальних працівників | 3 роки(1) ст. 55-б | (1) після зміни відпові- дальних працівників | |
| 14-10 | Журнал реєстрації особистого прийому громадян начальником відділу | 3 роки ст. 96 | ||
| 14-11 | Номенклатура справ відділу | 3 роки ст. 89-б | ||
_______________
* В індивідуальній номенклатурі справ встановлюється індекс відповідно до класифікації структурних підрозділів, прийнятої в конкретній обласній, Київській та Севастопольській міській державній адміністрації.
( Номенклатура із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 24 від 09.02.2009 )
Додаток
(назва адміністрації)
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗАТВЕРДЖУЮ
апарату адміністрації Керівник апарату адміністрації
__________ N _________ (підпис) (ініціали, прізвище)
(місце складання) (дата)
на __________________ рік
------------------------------------------------------------------
| Індекс | Заголовок | Кількість | Строк зберігання |Примітки |
| справи | справи | справ | справи (тому, | |
| | (тому, | (томів, | частини) і номери | |
| | частини) | частин) |статей за переліком | |
| | | | ( z0576-98 ) | |
------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
Посада керівника
діловодної служби ______________________________
підпис, ініціали, прізвище
Віза посадової особи, відповідальної за архів апарату адміністрації
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Протокол ЕК
____________ N _______ ____________ N _______
ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИС
про категорії та кількість справ, заведених у ______ році в апараті адміністрації
------------------------------------------------------------------
| За | Усього | У тому числі |
| строками | | |
| зберігання | | |
|----------------+----------+------------------------------------|
| | | таких, що | з позначкою |
| | | переходять | "ЕПК" |
------------------------------------------------------------------
Постійного
Тимчасового (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Разом
Посада керівника
діловодної служби ______________________________
підпис, ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано до архівного підрозділу апарату
адміністрації
Дата
Посада керівника
діловодної служби ______________________________
підпис, ініціали, прізвище